MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Phương pháp nghiên cứu 3 B. NỘI DUNG 5 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 5 1.1.Khái niệm 5 1.1.1.Khái niệm Văn phòng 5 1.1.2.Chức năng nhiệm nhiệm vụ của văn phòng 6 1.1.2.1.Chức năng của văn phòng 6 1.1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.3.Khái niệm quản trị văn phòng 9 1.1.4.Khái niệm tin học và ứng dụng tin học 10 1.2. Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng. 16 1.3. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn 17 1.3.1.Chức năng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 17 1.3.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 18 1.3.3.Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 21 1.4.Nội dụng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 22 1.4.1.Ứng dụng trong công tác văn thư 22 1.4.2.Ứng dụng trong công tác lưu trữ 27 1.4.3.Ứng dụng công tác quản lý tài sản 31 1.4.4.Ứng dụng trong quản lý nhân sự 33 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌCTRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 36 2.1.Hiện trạng ứng dụng tin học tại Văn phòng Bộ 36 2.2.Ứng dụng trong công tác văn thư 37 2.2.1.Soạn thảo và ban hành văn bản 37 2.2.2.Quản lý văn bản 39 2.2.2.1.Quản lý văn bản đến 39 2.2.2.2.Quản lý văn bản đi 47 2.2.3.Lập hồ sơ hiện hành 54 2.2.4.Đánh giá 58 2.2.4.1.Ưu điểm 58 2.2.4.2.Nhược điểm 59 2.3.Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ 60 2.3.1.Trong công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ 60 2.3.2.Trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 61 2.3.3.Trong thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 63 2.3.4.Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 63 2.3.5. Đánh giá 65 2.3.5.1.Ưu điểm 65 2.3.5.2.Nhược điểm 66 2.3.5.3.Nguyên nhân 66 2.4.Ứng dụng tin học trong công tác quản lý tài sản 66 2.5.Ứng dụng trong quản lý nhân sự trong Văn phòng 71 2.6.Đánh giá chung 74 2.6.1.Ưu điểm 74 2.6.2.Nhược điểm 74 Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 76 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức 76 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế 78 3.3.Nhóm giải pháp về công nghệ 79 3.3.1.Về hạ tầng kỹ thuật chung 79 3.3.2.Trong công tác văn thư 81 3.3.3.Trong công tác lưu trữ 81 3.3.4.Trong việc quản lý tài sản 86 C.KẾT LUẬN 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 93
Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất số liệu kết khóa luận tốt nghiệp số liệu thực Văn phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn, em không chép quan khác Em xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường cam đoan Sinh viên Nguyễn Thị Lan SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Quản trị Văn phòng với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành tận tâm hướng dẫn em để em hoàn thành tốt khóa luận Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo anh chị Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập Văn phòng , giúp em khảo sát thực tế để hoàn thành khóa luận Với vốn kiến thức hạn hẹp, thời gian có hạn, khóa luận em tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình thầy cô anh chị Văn phòng, hành trang quý báu cho nghiệp sau em Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Lan SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BNN&PTNT: Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn CNTT: Công nghệ thông tin VPĐT: Văn phòng điện tử TSCĐ: Tài sản cố định CSDL: Cơ sở liệu CCDC: Công cụ dụng cụ SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng MỤC LỤC 2.3.1.Trong công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ 61 2.3.2.Trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 61 2.3.3.Trong thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 63 2.3.4.Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 63 2.4.Ứng dụng tin học công tác quản lý tài sản .66 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 C.KẾT LUẬN .90 SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng A.LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng thuật ngữ xuất từ lâu lịch sử, từ thời La Mã cổ đại người ta lập nên văn phòng "người biện hộ" với chức năng, nhiệm vụ có điểm tương đồng với văn phòng đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày nhận diện đầy đủ toàn diện Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức làm việc lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan tổ chức đặc biệt quan tâm, đặc biệt xây dựng văn phòng đại Cùng đại hóa toàn cầu, đặc biệt phát triển công nghệ thông tin đem lại cho nhiều thành định, số cải cách hành chính, Ngoài việc giảm thiểu thủ tục hành việc ứng dụng tin học vào quản trị văn phòng giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, mang lại hiệu cao công việc Việc ứng dụng tin học vào hoạt động văn phòng đem lại nhiều lợi ích cho hoạt động quản lý, hỗ trợ cán nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Việc cải cách hiệu công tác hành đồng nghĩa với quan nhà nước phục vụ người dân, tổ chức doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công đại hóa phát triển đất nước Đẩy mạnh ứng dụng tin học hoạt động văn phòng cần thiết nhằm đại hóa công tác hành Từ hiệu thiết thực trên, em chọn đề tài “Ứng dụng tin học quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp Mong thông tin mang lại cho bạn khoa quản trị văn phòng nhìn sâu ứng dụng tin học công tác quản trị văn phòng SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ứng dụng tin học quản trị văn phòng đề tài nhiều quan, tổ chức quan tâm Từ tin học ứng dụng hoạt động quản trị văn phòng có nhiều độc giả nghiên cứu vấn đề Tiêu biểu có đề tài sau: - Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn phòng Viện Quy hoạch thiết kế công nghiệp Nguyễn Thanh Hà - Đề tài: Nghiên cứu đề xuất mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo PGS.TS Trần Quang Quý - Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng xí nghiệp sửa chữa Tàu 81 sinh viên Nguyễn Thị Thảo – lớp QT1001P - Đề tài: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp Việt Nam - Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng sinh viên Trần Hoàng Minh – KS6B050 Mục tiêu nghiên cứu * Mục tiêu chung: Trên sở nghiên cứu lý luận ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản trị văn phòng , tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản trị văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát Triển nông thôn từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ NN&PTNT * Mục tiêu cụ thể : -Nghiên cứu lý luận việc ứng dụng tin học công tác văn phòng -Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn -Nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn - Đưa giải pháp nhằm khắc phục thiếu sót nâng cao việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu -Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn - Nghiên cứu lý luận Văn phòng tìm hiểu việc ứng dụng tin học công tác văn phòng - Tìm hiểu phản ánh thực trạng việc ứng dụng tin học công tác văn phòng Bộ - Đánh giá hiệu việc ứng dụng tin học, hạn chế thiếu sót công tác văn phòng - Đưa số đề xuất, giải pháp nhằm khắc phục thiếu sót nâng cao hiệu việc ứng dụng tin học công tác văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Thực trạng việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Phạm vi nghiên cứu: -Phạm vi nội dung: thự c trạng việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng - Phạm vi thời gian: Trong vòng tháng (từ tháng năm 2016 đến tháng năm 2016) Giả thuyết nghiên cứu Việc ứng dụng tin học nhằm hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn ngày phát triển, ứng dụng rộng rãi đem lại nhiều hiệu Phương pháp nghiên cứu Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thống kê Phương pháp phân tích-tổng hợp SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phương pháp so sánh Phương pháp mô tả Phương pháp vấn Bố cục đề tài Đề tài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn nôi dung gồm có ba chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận quản trị văn phòng ứng dung tin học quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Nội dung chương toàn lý luận văn phòng, quản trị văn phòng, nêu nội dung ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Chương 2: Thực trạng ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chương trình bày chức nhiệm vụ Văn phòng, cấu tổ chức Văn phòng, từ thực trạng việc ứng dụng tin học Văn phòng Bộ đưa đánh giá ưu điểm, nhược điểm Chương 3: Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp để nhằm khác phục hạn chế, hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản trị văn phòng Văn phòng Bộ SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng B NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1.Khái niệm 1.1.1.Khái niệm Văn phòng Mọi quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ cần có hoạt động Văn phòng Vì Văn phòng máy thực chức tham mưu giúp việc cho quan, thủ trưởng quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo quản lý tập trung thống nhất, thường xuyên, liên tục có hiệu Tùy theo quy mô quan tổ chức mà Văn phòng có tên gọi khác Ví dụ quan có quy mô lớn Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ… phận làm nhiệm vụ gọi Văn phòng, như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Văn phòng Bộ Nội vụ,….Đối với quan địa phương, tùy theo chức nhiệm vụ quan mà thành lập hay đặt tên phù hợp Còn đơn vị nghiệp, doanh nghiệp Văn phòng có tên Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Nhân Phòng Hành chính-Tổ chức Nhưng dù tên gọi Văn phòng hiểu theo nghĩa sau: -Văn phòng phận cấu thành quan tổ chức mà diễn hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ hậu cần cho quan tổ chức -Văn phòng phận giúp việc cho thủ trưởng quan lãnh đạo, đạo, điều hành nhằm thực chức nhiệm vụ quan tổ chức cách hiệu lực hiệu Dù hiểu theo nghĩa tựu chung lại Văn phòng có đặc điểm sau: -Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng quan Đối với quan có quy mô lớn máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hoạt động của quan Còn quan có quy mô nhỏ văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu -Văn phòng phải có trụ sở hoạt động giao dịch với sở vật chất định nhà cửa, trang thiết bị, …… Từ quan niệm cho ta thấy : Văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan tổ chức Dù quy mô lớn hay nỏ, văn phòng phận giúp việc quan trọng cho lãnh đạo 1.1.2.Chức nhiệm nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1.Chức văn phòng Theo khái niệm văn phòng, chức văn phòng gồm có ba chức tham mưu tổng hợp, chức điều hành chức giúp việc hậu cần • Chức tham mưu tổng hợp : Tham mưu hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt hiệu cao Chủ thể làm công tác tham mưu quan, tổ chức cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý, tức cá nhân hay tập thể làm công tác tham mưu thư ký, chuyên viên tổng hợp Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu thuộc văn phòng để giúp cho công tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu mang tính xác, văn phòng phải tổng hợp thông tin bên lẫn bên ngoài, phân tích, xử lý quản lý sử dụng thông tin theo nguyên tắc định Ngoài để ý kiến tham mưu cho lãnh đạo mang tính chuyên sâu văn phòng phải đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn tổng hợp thành hệ thống, thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận chuyên môn Như vậy, văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa đầu SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng toàn tự động -Hệ thống bao gồm thành phần sau: Đầu đọc kiểm soát vào : Là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không cho phép người hay vào khu vực kiểm soát (phòng thiết bị, phòng làm việc….) Hệ thống chốt cửa : Ngăn chặn vào cửa tự Thẻ cảm ứng ( sử dụng vân tay không cần thẻ) Hệ thống quản lý máy tính : Quản lý vào ra, chấm công, thao tác từ xa vào đầu đọc kiểm soát vào Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chặn việc có người tự qua cửa kiểm soát Mỗi người làm việc khu vực kiểm soát cần đăng kí vào hệ thống kiểm soát vào qua người quản lý cấp quyền truy cập (thẻ vào ra,mã số,vân tay….) Khi muốn vào khu vực kiểm soát họ bắt buộc phải sử dụng quyền này.Đầu đọc kiểm soát vào kết nối với máy tính (PC) qua thông tin vào người truy nhập vào khu vực quản lý chặt chẽ.Các thông tin giúp người quản lý biết trình làm việc người qua kết hợp đánh giá - chấm công SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 89 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng C.KẾT LUẬN Dưới phát triển nhanh chóng tác động mạnh mẽ khoa học - kỹ thuât - công nghệ tới lĩnh vực đời sống xã hội nay, đòi hỏi cải tiến không ngừng việc tìm kiếm áp dụng thành tựu khoa học tiên tiến nhân loại vào hoạt động khác Trong năm gần đây, Đảng nhà nước đặc biệt trọng, quan tâm đến công tác cải cách hành văn phòng theo hướng đại hóa việc xây dựng áp dụng chương trình phần mềm trình làm việc ngày đạt hiệu chất lượng cao Nhận thức vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng việc ứng dụng tin học vào trình giải công việc, Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Bộ NN&PTNT quan đầu Bộ việc áp dụng tin học để xử lý, điều hành công việc nói chung công tác quản trị văn phòng nói riêng đạt nhiều thành công trình giải công việc Việc ứng dụng tin học Văn phòng Bộ quan, tổ chức khác tiến hành cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo theo chủ trương Đảng nhà nước - thực cải cách hành đại Đồng thời, việc ứng dụng tin học vào hoạt động quan, đặc biệt công tác văn phòng không góp phần nâng cao suất chất lượng công việc mà góp phần vào việc cải cách đại hóa hành quan nhà nước góp phần tạo nên tính chuyên nghiêp, khoa học SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 90 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cao Xuân Đỗ (2009), Quản trị Hành Văn phòng, Nxb Thống kê, 2009 Nguyễn Thanh Hà ,Đề tài ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn phòng Viện Quy hoạch thiết kế công nghiệp Nghiêm Kỳ Hồng, Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Nxb Giao thông vận tải Hà Nội Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ Trần Hoàng Minh – KS6B050, Đề tài ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội PGS.TS Vũ Thị Phụng (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội PGS.TS Trần Quang Quý, Đề tài nghiên cứu đề xuất mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2005), Quản trị Văn phòng, Nxb Văn hoá – Thông tin Hà Nội 10 Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 01/4/2014 Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ 11 Nguyễn Thị Thảo – lớp QT1001P, Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng xí nghiệp sửa chữa Tàu 81 12 TS.Nguyễn Hữu Thân (2003), Giáo trình quản trị hành văn phòng, Nhà xuất thống kê, Hà Nội SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 91 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC Phụ lục 1: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 2: Thông tin đầu vào sở CSDL lưu trữ: -Thông tin đầu vào CSDL quan lưu trữ gồm có: Mã quan lưu trữ Tên quan lưu trữ Địa liên hệ -Thông tin đầu vào CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ gồm có: Mã quan lưu trữ Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ Lịch sử đơn vị hình thành phông Thời gian tài liệu Tổng số tài liệu Số tài liệu chỉnh lý Số tài liệu chưa chỉnh lý Các nhóm tài liệu chủ yếu 10 Các loại hình tài liệu khác 11 Ngôn ngữ 12 Thời gian nhập tài liệu 13 Công cụ tra cứu 14 Lập bảo hiểm 15 Ghi -Thông tin đầu vào CSDL hồ sơ gồm có: Mã quan lưu trữ Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ Mục lục số Hộp số Hồ sơ số Ký hiệu thông tin SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Tiêu đề hồ sơ Chú giải Thời gian bắt đầu 10 Thời gian kết thúc 11 Ngôn ngữ 12 Bút tích 13 Số lượng tờ 14 Thời hạn bảo quản 15 Chế độ sử dụng 16 Tình trạng vật lý -Thông tin đầu vào CSDL văn (thông tin cấp 2) gồm có: Mã quan lưu trữ Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ Mục lục số Hồ sơ số Tờ số Tên loại Số ký hiệu Thời gian Tác giả 10 Trích yếu nội dung 11 Ký hiệu thông tin 12 Độ mật 13 Số lượng tờ 14 Mức độ tin cậy 15 Ngôn ngữ 16 Bút tích 17 Tình trạng vật lý 18 Ghi -Thông tin đầu vào CSDL toàn văn văn gồm có: SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Mã quan lưu trữ Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ Mục lục số Hồ sơ số Tờ số Trang số Tên file SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoa Quản trị văn phòng Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 3: SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 4: Mẫu phiếu tin văn bản: SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 5: Lưu đồ quy trình duyệt dự thảo văn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 6: Lưu đồ Tiếp nhận quản lý văn đến Trách nhiệm thực Nội dung Tiếp nhận; Đăng ký văn Văn thư Bộ đến;Trình lãnh đạo Văn phòng Xử lý văn Lãnh đạo VP Văn thư Bộ Nhập liệu ý kiến xử lý LĐVP vào sổ, máy; Chuyển giao văn cho đơn vị Chuyên viên Phòng Tổng hợp Nhận văn từ văn thư Bộ; trình Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ Xử lý văn Chuyên viên Phòng Tổng hợp/Văn thư Bộ Văn thư đơn vị Chuyển trả văn không thuộc trách nhiệm xử lý (nếu có) Cập nhập ý kiến xử lý văn Lãnh đạo Bộ; Chuyển giao văn cho đơn vị Tiếp nhận; Đăng ký văn đến; Lãnh đạo đơn vị Văn thư đơn vị Cập nhập ý kiến xử lý VB; Chuyển giao cho phận; Theo dõi, đôn đốc giải văn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Xử lý văn Khoá luận tốt nghiệp Trưởng phận/công chức Văn phòng Bộ(Phòng Tổng hợp) Văn thư Bộ /Văn thư đơn vị Khoa Quản trị văn phòng Tiếp nhận xử lý, giải văn bản; Báo cáo kết Theo dõi, đôn đốc giải văn - Báo cáo xử lý văn đến Văn thư đơn vị Lưu hồ sơ SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 7: Lưu đồ Phát hành quản lý văn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 8: Mẫu Danh mục hồ sơ nộp lưu Phụ lục 9: Mẫu bìa hồ sơ SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoá luận tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA Khoa Quản trị văn phòng