ứng dụng tin học trong quản trị doanh nghiệp

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về các phần mềm sử dụng trong đề tài nàyPhần mềm QM for Windows: Đây là một trong những phần mềm thân thiện nhất đối với người sử dụng trong lĩnh vực quản ph

Đề tài: Ứng dụng tin học trong quản trị Doanh Nghiệp

Mục lục

Mục lục 1

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về các phần mềm quản trị sử dụng trong đề tài này 2

Chương 2: Ứng dụng tin học trong việc Dự Báo 2

2.1 Khái niệm về dự báo 2

2.2 Các loại dự báo 2

2.3 Ứng dụng tin học trong dự báo 3

Chương 3: Ứng dụng tin học trong quản trị tồn kho 18

3.1 Khái niệm về tồn kho 18

3.2 Ứng dụng tin học trong quản trị tồn kho 18

Chương 4: Ứng dụng tin học trong hoạch định nhu cầu vật tư theo hệ thống MRP (Material Requirement Planning) 25

Chương 5: Hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp 28

5.1 Khái niệm về hoạch định các nguồn lực 28

5.2 Phương pháp sử dụng bài toán vận tải 29

Lời kết 34

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về các phần mềm sử dụng trong đề tài này

Phần mềm QM for Windows:

Đây là một trong những phần mềm thân thiện nhất đối với người sử dụng trong lĩnh vực quản phântích định lượng và phương pháp định lượng (QA/QM) QM for Window là một gói phần mềm đượcthiết kế để giúp cho bạn học và hiểu sâu hơn về lĩnh vực này Phần mềm này được sử dụng để giảiquyết nhiều vấn đề liên quan đến công tác quản trị hoặc có thể được sử dụng để kiểm tra sau khi tínhtoán bằng tay Bạn sẽ thấy rằng phần mềm này hoàn toàn thân thiện bởi những đặc tính sau:

- Bất cứ ai đã quen biết bất kỳ bảng tính tiêu chuẩn nào hoặc những nguyên tắc làm việc trênnhững cửa sổ chương trình sẽ dễ dàng có thể sử dụng QM for Windows Tất cả nhữngmodules trong chương trình đều trợ giúp bằng hình ảnh và những đườg chỉ dẫn cụ thể

- Tất cả những modules trong chương trình đều thống nhất với nhau về cấu trúc vì vậy nêu bạnbiết sử dụng một modules nào đó thì sẽ dễ dàng để sử dụng những modules còn lại

- Bảng dữ liệu được cho phép để phóng lớn hết màn hình (full screen)

- Đồ thị được thể hiện một cách dễ dàng và có thể in

Những thiết lập của chương trình đã được mặc định sẵn trong chương trình, nhưng bạn cũng có thểthay đổi chúng nếu bạn muốn Để biết them về phần mềm bạn có thể truy cập trang web:www.prenhall.com/weiss

Phần mềm Excel QM

Excel QM được xây dựng để giúp bạn học và hiểu được về cả hai phần phân tích định lượng và tínhtoán bằng Excel Mặc dù phần mềm chứa đựng nhiều modules nhưng mỗi modules đều có cấu trúc,hình dạng giống nhau và sử dụng một cách dễ dàng Cũng giống như phần mềm QM for Window,những thiết lập trong chương trình đã được mặc định sẵn, nhưng bạn cũng có thể thay đổi chúng nếubạn muốn Để biết them chi tiết về phần mềm Excel QM bạn có thể truy cập trang web:www.prenhall.com/weiss

Phần mềm Excel

Đây là phần mềm thông dụng và quen thuộc đối với mọi người, phần mềm này hầu như có sẵn trongmọi máy tính cá nhân khi ta cài bộ Office Thực chất đây chỉ là một phần của phần mềm Excel QM

vì vậy cấu trúc, hình dạng và cách sử dụng hoàn toàn tương tự như phần mềm Excel QM

Chương 2: Ứng dụng trong việc Dự Báo

2.1 Khái niệm về dự báo

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, các nhà quản trị thường phải đưa ra các quyết định lien quanđến những sự việc xảy ra trong tương lai Để cho các quyết định này có độ tin cậy và hiệu quả cao,cần thiết phải tiến hành công tác dự báo Điều này sẽ càng quan trọng hơn đối với một nền kinh tếthị trường, thường xuyên có cạnh tranh

Dự báo là khoa học và nghệ thuật tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai.

2.2 Các loại dự báo

a) Căn cứ vào thời đoạn dự báo

 Dự báo dài hạn

Thời đọan dự báo từ 3 năm trở lên Loại dự báo này cần cho việc lập các dự án sản xuất sản phẩmmới, lựa chọn các dây chuyền công nghệ, thiết bị mới, mở rộng doanh nghiệp hiện có hoặc thành lậpdoanh nghiệp mới…

 Dự báo nhu cầu

Là dự kiến, tiên đoán về doanh số bán ra của doanh nghiệp Loại dự báo này được các nhà quả trịsản xuất đặc biệt quan tâm

 Dự báo công nghệ

Dự báo này đề cập đến mức độ phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ trong tương lai Loại này rấtquan trọng đối với các ngành có hàm lượng kỹ thuật cao như năng lượng nguyên tử, tàu vũ trụ, dầulửa, máy tính, nghiên cứu không gian, điện tử…Dự báo kỹ thuật công nghệ thường do các chuyêngia trong những lĩnh vực đặc biệt thực hiện

2.3 Ứng dụng tin học trong dự báo

F : dự báo nhu cầu của thời kỳ t

A : thực tế nhu cầu của thời kỳ t

Và kết quả sẽ được thể hiện ở hình bên dưới

Để nhanh chóng và thuận tiện ta có thể sử dụng excel QM để tính như sau:

Vào QM  Forecasting  Moving Average và nhập số liệu như hình

Nhận xét: Ta thấy 2 phương pháp giải đều cho ra một kết quả dự báo như nhau và

Ví dụ : Lượng cầu về sản phẩm X trong 12 tháng được cho trong bảng 2.1 Hãy tính số bình quân di

động với trọng số tháng kế trước là 3, cách 2 tháng là 2, cách 3 tháng là 1 Tính theo từng nhóm 3tháng một

Trong bài này chúng ta sẽ tìm hiểu cách giải trên Excel QM để giải

Ta được kết quả như sau:

Ta cũng có thể sử dụng Excel QM để giải như sau

Đầu tiên vào QM  Forecasting  Weighted Moving Average

Nhận xét: cả hai phương pháp đều cho ra cùng kết quả dự báo và MAD là 5.4444

Đồ thị của dự báo

2.3.2.Phương pháp san bằng số mũ

 Phương pháp san bằng số mũ giản đơn (bậc 1)

Phương pháp này rất tiện dụng khi dung máy tính Đây cũng là kỹ thuật tính số bình quân di độngnhưng không đòi hỏi phải có nhiều số liệu quá khứ Công thức tính như sau:

A : thực tế nhu cầu của thời kỳ t

Biến đổi F ta được: t

   càng nhỏ và tiến tới 0 cho nên các số liệu thu thập càng

xa thời kỳ dự báo sẽ càng nhỏ nên không ảnh hưởng nhiều

Hệ số  ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dự báo Để chọn  ta dựa vào độ lệch tuyệt đối bình quânMAD MAD càng nhỏ thì trị số  càng hợp lý vì nó cho kết quả dự báo càng ít sai lệch

Ví dụ : Cảng A đã bốc dỡ gạo trong 8 quý qua Cảng đã thực hiện trong quý đầu tiên là 180 tấn,

nhưng con số dự bao ứng với quý này là 175 tấn Hãy dự báo lượng hang bốc dở của cảng ở các quýtiếp theo bằng phương pháp san bằng số mũ bậc nhất với  =0.1 và  =0.5

Ta sẽ sử dụng Excel để giải bài toán trên

Giải thích hàm ROUND: Hàm làm tròn số ví dụ =ROUND(150.5065,2) trả về 150.51

Kết quả của bài toán

 Phương pháp san bằng số mũ bậc 2 (có điều chỉnh theo xu hướng)

Tiến hành dự báo theo phương pháp san bằng số mũ giản đơn sau đó sẽ them vào một lượng điềuchỉnh (âm hoặc dương)

: Hệ số san bằng mũ bậc 2 (hệ số điều chỉnh theo xu hướng)

Dự báo nhu cầu theo

0 <  < 1 và xác định như 

Ví dụ : Một xí nghiệp sản xuất xi măng sử dụng phương pháp san bằng số mũ có điều chỉnh theo xu

hướng để dự báo nhu cầu về những thiết bị kiểm soát ô nhiễm Các nhu cầu được thể hiện theo xuhướng qua các tháng như sau:

Hệ số san bằng giả định là  = 0.2;  = 0.4 Đồng thời giả định dự báo nhu cầu trong tháng 1 là 11đơn vị

Ta thực hiện trên Excel như sau

Ta được kết quả

So sánh đồ thị hai phương pháp san bằng mũ ta thấy phương pháp san bằng mũ theo xu hướng có kếtquả dự đoán tốt hơn phương pháp san bằng mũ giản đơn

Giải thích cách vẽ đồ thị trên bằng Excel:

B1: vào Insert  chart  XY (Scatter) chọn đồ thị màu đen rồi nhấp chuột vào next

B2: Ở khung Source Data vào Data Range rồi làm như hình vẽ dưới (chọn vùng chứa dữ liệu nhu

cầu thực ở ô Data range

B3: Vào Series, ở dòng name điền tên “Nhu cầu thực”, sau đó ấn Add rồi nhập tiếp dữ liệu của Ft ở

trong ô Y Values và ô tên, tương tự cho FIT

B4: Nhập tên đồ thị và tên của trục tung và trục hoành

B5: Tiếp tục nhấn next và finish ta được đồ thị như hình dưới

B6: Ta chỉ cần sửa lại cột tháng ở trục X, ta chỉ con trỏ vào trục X và nhấn đúp sau đó sửa như hìnhdưới và nhấn OK ta sẽ có đồ thị trên

B1 B2

B3 B4

2.3.3 Phương pháp dự báo theo đường xu hướng

Trên cơ sở kỹ thuật bình phương bé nhất (tổng bình phương các sai lệch giữa giá trị thực tế quan sátđược và giá trị tính theo hàm hồi quy mẫu là nhỏ nhất) ta sẽ xác định được phương trình hồi quy códạng đường thẳng như sau:

y ax b  Trong đó y là nhu cầu dự báo, x là thứ tự thời gian

n



Nhưng trên thực tế nếu chúng ta dung Excel để giải thì không cần thiết chọn thứ tự thời gian để x

=0 vì bài toán hồi quy theo đường xu hướng (theo dãy số thời gian) thực chất là một bài toán hồi quybình thường

Trong phần này ta có thể dùng phần mềm QM for Windows, Excel, Excel QM để giải

Ví dụ: Lượng nhu cầu về sản phẩm A thống kê được trong 7 tháng qua cho trong bảng dưới Hãy dự

đoán nhu cầu về sản phẩm A trong tháng 8, 9 và 10 theo phương pháp dự báo đường xu hướng

Ta sẽ dùng Excel để hồi quy nhu cầu về sản phẩm A theo xu hướng 7 tháng qua

B1: Ta vào Tools  Data Analysis (nếu không có thì ấn

vào tools  Ad-ins  Analysis Toolpak)

B2: Sau khi vào Data Analysis chọn Regression

B3: sau khi cửa sổ Regression xuất hiện ta nhập như trong hình

Ta được kết quả

Ta cũng có thể sử dụng phần mềm QM for Window để giải

Sau khi mở chương trình ta vào Tools  Forcasting và làm từng bước như trong hình

Nhấn Enter hoặc nút Solve

ta được kết quả như sau

Nhận xét: kết quả dự đoán từ chương trình Excel

và QM for Window là giống nhau

Đồ thị của dự báo

2.3.4.Phương pháp dự báo theo mối quan hệ tương quan

Phương trình dự báo:

y = ax + b

x,y có mối quan hệ tương quan tuyến tính

x – biến độc lập (yếu tố ảnh hưởng tới y)

Các hệ số tính như sau:

2

.( )

xy nx y a

n

x n



Ví dụ 4: Quan sát nhu cầu chi tiêu sản phẩm A (Y-sản phẩm) dựa vào thu nhập (X-triệu đồng/tháng)

người ta có kết quả cho trong bảng sau Hãy dư đoán nhu cầu sp A với thu nhập 8 triệu

B1:Vào Module 

Forcasting, sau đó vào File 

New  Least Squares –

multiple Regression

B2: Sau khi làm xong B1 ta tiếp tục thực hiện như hình dưới, điền vào số quan sát và số biến độc lập

B3: Sau khi điền xong số quan

sát và số biến ta nhấp OK và

nhập số liệu vào bảng

B4: Sau khi nhập xong thì nhấn Enter ta sẽ được hàm hồi qu

Phương trình hồi quy:

y = 19.2857+0.9286x

Chương 3: Ứng dụng tin học trong quản trị tồn kho

3.1 Khái niệm về tồn kho

Hàng tồn kho được xem là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng những nhu cầu hiện tại hoặctương lai Hàng tồn kho có thể được giữ dưới ba hình thức chủ yếu: nguyên vật liệu, sản phẩm dởdang và thành phẩm

Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong tổng giá trị tài sản của một doanhnghiệp Thông thường giá trị hang tồn kho chiếm từ 36% đến 40% tổng giá trị tài sản của doanhnghiệp

Nhiệm vụ của các doanh nghiệp là phải tìm cách xác định được số lượng hang tồn kho tối ưu vớimột chi phí tối thiểu nhằm duy trì sản xuất đều đặn đồng thời đáp ứng kịp thời, đúng lúc nhu cầukhách hang

3.2 Ứng dụng tin học trong quản trị tồn kho

CÁC MÔ HÌNH TỒN KHO

 Mô hình sản lượng kinh tế cơ bản EOQ (The Basic Economic Order Quantity Model) Giả định:

1 Nhu cầu vật tư biết trước và ổn định

2 Thời gian vận chuyển không đổi

3 Số lượng của một đơn hàng được vận

S là chi phí đặt hàng cho một đơn hàng trong năm; H chi phí tồn trữ cho một đơn hang trong năm;

D là nhu cầu hàng năm; Q là sản lượng hàng của một đơn hang

Điều kiện để cho chi phí về hang tồn kho là nhỏ nhất khi: Ctt = Cđh

Ta sẽ giải bài toán này bằng chương trình QM for Window

Nhấn Enter hoặc Solve

Ta có sản lượng đặt hàng tối ưu là 200

Xác định thời điểm đặt hàng lại (ROP)

Thời điểm đặt hàng lại (ROP) là thời điểm mà sản lượng hàng trong kho = L x dTrong đó

L- thời gian vận chuyển hàng

d- Lượng vật tư cần dùng trong một ngày đêm

Ví dụ: L = 3 ngày

d = 10 đv/ngày

 ROP = 30

Sau đây chúng ta sẽ dùng chương trình Excel QM để giải

Đầu tiên vào QM  Inventory  Econmic Order Quantity

Quan sát trên đồ thị

ROP

 Mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất POQ ( Production Order Quantity Model)

Ta có : Qmax = (P-d)t = (p-d)Q/P

Điều kiện để TC  min là : Cđh = Ctt hoặc max

2

Q D

d Q

d H P





RRR

Ví dụ: Nhu cầu về sản phẩm A là D = 1000 đv, chi phí đặt hàng S = 100.000đ, chi phí tồn trữ H

= 5000đ/đv/năm, lượng hàng cung ứng mỗi ngày P = 8đv/ngày, lượng hàng sử dụng hàng ngày6đv/ngày Xác định lượng hàng đặt mua tối ưu

Ta sẽ giải bài này bằng phần mềm Excel QM

Đầu tiên vào QM  Inventory  EOQ with

noninstantaneeous receipt

Nhập dữ liệu vào bảng Data ta được kết quả như

hình bên dưới trong đó sản lượng tối ưu là 400

 Mô hình khấu trừ theo sản lượng QDM (Quantity Discount Model)

Ví dụ: Đơn giá khấu trừ theo sản lượng của một sản phẩm được cho trong bảng dưới đây

Ta sẽ chương trình Excel QM để giải bài toán này

B1: sau khi mở chương trình Excel QM ta vào

QM  Inventory  Quantity Discount

B2: nhập vào số các giá được khấu trừ, ở ô

Holding cost chọn Percent of unit cost

B3: Sauk hi nhập dự liệu vào ta được

Nếu D = 5000đv/năm

S = 49

H = I.g (g là đơn giá cho một đơn vị hàng)

I = 20% (tỷ lệ chi phí tồn kho tính theo giá mua) Tính Q* ?

Trong trường này nhà quản trị nên tính toán để có lượng hàng dự trữ trong kho sao cho đảm bảokhông bị thiếu hụt hàng, mà chi phí tồn kho là thấp nhất Lượng dự trữ này được gọi là lượng dựtrữ an toàn hay dự trữ bảo hiểm.

Lượng dự trữ an toàn phụ thuộc vào chi phí tồn kho và chi phí thiệt hại do thiếu hàng Trongtrường hợp không có dự trữ an toàn thì điểm đặt hàng lại là: ROP = Lxd Nếu tăng them lượng

dự trữ an toàn thì điểm đặt hàng lại sẽ là ROP = Lxd + B, với B là dự trữ an toàn

Ví dụ: Xác suất tính cho nhu cầu đặt hàng trong thời kỳ đặt hàng lại:

Ta sẽ sử dụng Excel để giải bài này

1-Thời điểm đặt hàng (ROP) = 50 đơn vị2-Chi phí tồn trữ một đơn vị hàng: 5 USD/đv/năm3-Chi phí thiệt hai do thiếu hàng: 40 USD/đv4-Số lần đặt hàng tối ưu trong năm: 6 lần

Ví dụ:

Ta làm như hình dưới, chú ý từ ô B12 đến B16 bỏ trống, vì khi ta nhập xong công thức E5 và kéoxuống thì cột B sẽ chạy trong vùng từ B6 đến B16 (Xem B12 đến B16 bằng 0)

Kết quả ta được:

Chương 4: Ứng dụng tin học trong hoạch định nhu cầu vật tư

theo hệ thống MRP (Material Requirement Planning)

1-Thời điểm đặt hàng (ROP) = 50 đơn vị2-Chi phí tồn trữ một đơn vị hàng: 5 USD/đv/năm3-Chi phí thiệt hai do thiếu hàng: 40 USD/đv4-Số lần đặt hàng tối ưu trong năm: 6 lần

Ví dụ : Hãy hoạch định nhu cầu các loại vật tư trong những tuần lễ sắp tới; biết rằng nhu cầu thành

phẩm A vào tuần lễ thứ 6 là 50

Lượng tồn kho được cho trong bảng sau:

Sản phẩm A có cấu trúc như sau:

Ta sẽ hoạch định kế hoạch vật tư cho 6 tuần tiếp theo bằng chương trình QM for Window

B1: Vào Module  Material Enquirement Plan, sau đó vào File  New

Cấu trúc hình cây của sản phẩm A

A

C B

F E

E D

(1)

(2) (1)

(3) (2)

(3)

(1)

(2)

(2) (1)

(1) (2)

(3)

B3:Nhập vào dữ liệu như trong hình dưới, trong đó: Level (cấp của vật tư, thành phẩm là vật tư cấp

0, vật tư cấp 1, vật tư cấp 2), Lead time (thời gian đặt hàng), # per parent (lượng vật tư cấu tạo nênvật tư cấp trên của nó, Onhand Inventory (lượng tồn kho sẵn có) Chú ý khi nhập dữ liệu phải nhậptheo nhánh

Ta được kết quả về kế hoạch vật tư như sau

Chương 5: Hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp5.1 Khái niệm về hoạch định các nguồn lực

Khái niệm về hoạch định các nguồn lực là kết hợp việc sử dụng các yếu tố sản xuất mộtcách hợp lý vào quá trình sản xuất nhằm đảm bảo sản xuất ổn định, chi phí sản xuất thấp nhất vàsản lượng hàng tồn kho tối thiểu

5.2 Phương pháp sử dụng bài toán vận tải

Ví dụ: Bảng chi phí vận chuyển từ các nhà máy A, B, C đến các vùng 1, 2, 3 được cho ở dưới.Hãy xác định khối lượng hàng vận chuyển từ các nhà máy đến mỗi vùng sao cho chi phí vậnchuyển là thấp nhất