giao trinh access (luy thuyet hay)

GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A CHƯƠNG I NHẬP MÔN HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE MANAGEMENT SYSTEM) A. Một hệ thống quản trò cơ sở dữ liệu (CSDL) gọi tắt là DBMS bao gồm:  Một sưu tập các dữ liệu liên quan được gọi là Cơ sở dữ liệu(DataBase) .  Một sưu tập các chương trình ứng dụng được dùng để truy xuất, cập nhật và quản lý dữ liệu. Các chương trình này hình thành hệ thống quản trò dữ liệu (Management System). B. Mục tiêu của DBMS: Là cung cấp một môi trường thuận tiện và hiệu qủa cho việc sử dụng dữ liệu theo nghóa:  Truy tìm thông tin từ CSDL.  Lưu trữ thông tin vào CSDL. C. Các CSDL thường được thiết kế để quản lý một lượng lớn thông tin. Việc này liên quan tới :  Đònh nghóa các cấu trúc lưu trữ thông tin.  Cung cấp các cơ chế xử lý thông tin.  Cung cấp an toàn cho thông tin trong cơ sở dữ liệu.  Kiểm soát đồng thời nếu hệ thống chia sẽ bởi nhiều người dùng. GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A MÔ HÌNH QUAN HỆ THỰC THỂ (ENTITY – RELATIONSHIP) Mô hình dữ liệu quan hệ – Thực thể (E – R) nhìn thế giới thực như là một tập các đối tượng căn bản được gọi là các thực thể (Entity), và các mối quan hệ (Relationship) ở giữa các đối tượng này. Nó đã được phát triển để làm thuận tiện cho việc thiết kế CSDL bằng cách đặt tả một lược đồ ( Enterprise Schema). Một lược đồ như vậy biểu diễn một cấu trúc Logic tổng quát của CSDL. A. NHỮNG KHÁI NIỆM CĂN BẢN.  Thực thể (an Entity): Là một “sự vật” hoặc “đối tượng” hoặc “vật thể” mà nó tồn tại và có thể phân biệt được với các đối tượng khác. Một thực thể có một tập các thuộc tính. VD: Thực thể Sinh viên, Sách, Môn học, con Mèo, Hóa đơn …  Thuộc tính (Attributes): Là một trong những đặc trưng (Tính chất) của thực thể. VD: Xét thực thể SINH VIEN thì Tên Sinh viên, MSSV, Giới tính, Ngày sinh, Quê quán … được gọi là các thuộc tính của thực thể SINH VIEN.  Tập thực thể (an Entity Set): Là một tập hợp các thực thể cùng loại hay nói một cách khác là cùng chung tập thuộc tính thường được gọi là bảng (Table). VD: Tập thực thể SINH VIEN của một Trường Đại Học, Tập thực thể SACH của một thư viện, Tập thực thể MATHANG của một Công ty …  Khóa (Key): Để phân biệt được thực thể này với thực thể khác trong cùng một tập thực thể hoặc các quan hệ trong một tập quan hệ đã cho là rất quan trọng. Khái niệm khóa cho phép ta thực hiện những phân biệt như vậy. a) Khóa lớn (Super Key): Là một tập gồm một hoặc nhiều thuộc tính mà khi chúng ghép lại với nhau cho phép chúng ta xác đònh duy nhất một thực thể trong tập thực thể. VD: Xét thực thể SINH VIEN (MSSV, Tên SV, Giới tính, Ngày sinh, Mã khoa, Quê quán …) thì: MSSV được gọi là một khóa lớn. MSSV kết hợp với Tên SV cũng là một khóa lớn …. Vậy một khóa lớn có thể chứa những thuộc tính dư thừa, và thường thì ta chỉ quan tâm khóa lớn có số thuộc tính ít nhất được gọi là khóa đề nghò (Candidate Key). b) Khóa chính (Primary): Là một khóa đề nghò được chọn bởi người thiết kế CSDL và được dùng như là một phương tiện chính để xác đònh các thực thể trong tập thực thể. VD: Xét thực thể SINHVIEN thì MSSV là một khóa đề nghò. A. LƯC ĐỒ QUAN HỆ THỰC THỂ Chúng ta có thể biểu diễn cấu trúc Logic tổng quát của một CSDL một cách đồ họa bằng lược đồ quan hệ thực thể (E - R). Những qui ước trong lược đồ như sau:  Tên tập thực thể được viết hoa, không gõ dấu. GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A  Trước thuộc tính có dấu # thì thuộc tính đó tham gia làm khóa chính.  Trước thuộc tính có dấu * thì thuộc tính đó bắt buộc phải có.  Trước thuộc tính có dấu 0 thì thuộc tính đó là tùy chọn. VD: Xét tập thực thể SINHVIEN( # Mssv, * Tên Sv, * Giới tính, * Ngày sinh, * Mã khoa, 0 Quê quán,…). @ Để mô tả lược đồ quan hệ thực thể ta xét bài toán sau: Hãy thiết kế các tập thực thể (Các Bảng) và mối quan hệ giữa các tập thực thể đó cho một hệ thống cơ sở dữ liệu của một trường Đại Học để quản lý việc đăng ký môn học và điểm của Sinh Viên. 1) Ta có thể thiết kế các bảng chính như sau:  Bảng KHOA chứa thông tin về các khoa thuộc trường Đại Học. Thông tin mỗi khoa bao gồm: mã khoa (MAKHOA), tên khoa (TENKHOA). Các khoa khác nhau sẽ có mã khoa khác nhau, mỗi khoa thì có nhiều Sinh Viên theo học. Bảng KHOA có cấu trúc cụ thể như sau (trong đó MAKHOA là khóa chính của bảng): Tên vùng Ý nghóa MAKHOA Mã khoa TENKHOA Tên khoa  Bảng SINH VIEN chứa thông tin về các Sinh Viên. Thông tin mỗi Sinh Viên bao gồm: mã số Sinh Viên (MSSV), tên Sinh Viên (TENSV), giới tính (GIOITINH), ngày sinh (NGAYSINH), quê quán (QUEQUAN), ngoài ra một Sinh Viên phải thuộc vào một khoa duy nhất nên phải có thêm thông tin mã khoa (MAKHOA). Các Sinh Viên khác nhau thì có mã số Sinh Viên khác nhau. Bảng SINHVIEN có cấu trúc cụ thể như sau (trong đó MSSV là khóa chính của bảng): Tên vùng Ý nghóa MSSV Mã số của Sinh Viên TENSV Tên Sinh Viên GIOITINH Giới tính của Sinh Viên NGAYSINH Ngày sinh Sinh Viên QUEQUAN Quê quán Sinh Viên MAKHOA Mã khoa mà Sinh Viên theo học  Bảng MON HOC chứa thông tin về các môn học. Thông tin mỗi môn học bao gồm: mã môn học (MAMH), tên môn học (TENMH), số tín chỉ (SOTC). Các môn học khác nhau thì có mã môn học khác nhau. Bảng MONHOC có cấu trúc cụ thể như sau (trong đó MAMH là khóa chính của bảng): Tên vùng Ý nghóa MAMH Mã môn học GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A TENMH Tên môn học SOTC Số tín chỉ 2) Ta xét mối quan hệ giữa các bảng trên:  Bảng KHOA và Bảng SINHVIEN, ta thấy một khoa thì có nhiều Sinh viên theo học, ngược lại một Sinh Viên thì chỉ thuộc vào một khoa nào đó (Ứng với 1 MSSV). Đây là tượng trưng cho mối quan hệ Một – Nhiều (One to Many). Mô tả sơ đồ như sau:  Bảng SINHVIEN và Bảng MONHOC, ta thấy một Sinh viên có thể đăng ký nhiều Môn học, ngược lại một Môn học cũng được nhiều Sinh viên đăng ký học. Đây là tượng trưng cho mối quan hệ Nhiều – Nhiều (Many to Many). Mô tả sơ đồ như sau: @ Xét bài toán đăng ký kết hôn giữa một người Nam và một Người Nữ. Ta thấy theo luật hôn nhân tại một thời điểm xác đònh thì một người Nam chỉ đăng ký kết hôn với một người Nữ, ngược lại một người Nữ cũng tại một thời điểm xác đònh chỉ đăng ký kết hôn với một người Nam. Đây là tượng trưng cho mối quan hệ Một – Một (One to One). Mô tả sơ đồ như sau: KHOA # MAKHOA * TENKHOA + SOGV SINHVIEN # MSSV * TENSV * GOITINH * NGAYSINH * MAKHOA + QUEQUAN 1 n MONHOC # MAMH * TENMH + SOTC + GVPT SINHVIEN # MSSV * TENSV * GOITINH * NGAYSINH * MAKHOA + QUEQUAN nn GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A  Chú ý: Đối với việc phân tích hệ thống CSDL nếu gặp những mối quan hệ: Nhiều – Nhiều hoặc Một – Một thì ta phải tìm cách phá vỡ những mối quan hệ này thành những mối quan hệ Một – Nhiều. (?). B. PHÁ VỢ CÁC MỐI QUAN HỆ MANY to MANY, HOẶC ONE to ONE: Để phá vỡ giữa các tập thực thể có mối quan hệ Many to Many hoặc One to One ta phải tìm cách xây dựng thêm một thực tập thực thể giao giữa các tập thực thể này. Ta xét các trường hợp cụ thể sau: 1) Phá vỡ mối quan hệ Many to Many: Xét lại mối quan hệ giữa hai tập thực thể SINHVIEN và MONHOC ta thấy: Để một Sinh viên có thể được đăng ký học nhiều Môn học và ngược lại để một Môn học có nhiều Sinh viên theo học ta thiết kế thêm tập thực thể giao như sau:  Ta có thể giải thích như sau: Đối với tập thực thể ĐANGKY là tập thực thể giao nên ta phải lấy thuộc tính tham gia làm khóa chính của bảng 1 tham gia làm khóa chính của bảng giao, những thuộc tính này được gọi là Khóa ngoại (Xem chi tiết bài sau). Ngoài ra một Môn học, Sinh viên có thể bò học lại nhiền lần (do không đạt) nên có sự trùng lắp giữa MSSV và MAMH nên ta phải thêm thuộc tính NGAYDK tham gia làm khóa chính của tập thực thể. Ứng với một Môn học mà Sinh viên theo học sẽ có Điểm. MONHOC # MAMH * TENMH + SOTC + GVPT SINHVIEN # MSSV * TENSV * GOITINH * NGAYSINH * MAKHOA + QUEQUAN n n ĐANGKY # MSSV # MAMH # NGAK * DIEM 1 1 ĐK KẾT HÔN NAM HO_TEN # SO_CMND * QUE_QUAN * NGAY_SINH + NGHE_NGHIEP 1 NU HO_TEN # SO_CMND * QUE_QUAN * NGAY_SINH + NGHE_NGHIEP 1 GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A 2) Phá vỡ mối quan hệ One to One: Xét lại mối quan hệ kết hôn giữa hai tập thực thể người trưởng thành NAM và NU ta thấy tại một thời điểm nhất đònh thì một người Nam cũng như người NU chỉ được kết hôn duy nhất với một người, nhưng xét một thời gian dài (cả đời người) thì một người NAM cũng như người NU có thể kết hôn được với nhiều người hoặc tái hôn nếu điều kiện cho phép vì họ có thể kết hôn rồi ly dò, ly dò xong thì có thể kết hôn với người khác hoặc lại đi tái hôn với người cũ. Ta có thể thiết kế tập thực thể DK KETHON là tập thực thể giao như sau: 1 NAM HO_TEN # SO_CMND * QUE_QUAN * NGAY_SINH + NGHE_NGHIEP 1 NU HO_TEN # SO_CMND * QUE_QUAN * NGAY_SINH + NGHE_NGHIEP ĐK KH # SO_CMNDnam # SO_CMNDnu # NGAYDK n n GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS  Microsoft Access là gì? Microsoft Access là hệ quản trò cơ sở dữ liệu quan hệ (DataBase Management System), đây là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng (Tập thực thể) đã được lưu trữ.  Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relationship DataBase) là gì ? Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên là do Doctor E.F.Codd thiết kế đã được công bố rộng rãi trên tạp chí vào tháng 7/1970 với bài “Mô hình dữ liệu quan hệ cho các ngân hàng lớn”. Theo mô hình này các dữ liệu sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều gọi là các quan hệ và giữa các bảng sẽ có các mối liên hệ được đònh nghóa nhằm phản ánh mối liên kết thật sự của các đối tượng dữ liệu bên ngoài thế giới thật. Trong mô hình này có một số khái niệm cơ bản sau:  Bảng (Table) (Tập thực thể): Gồm nhiều dòng và nhiều cột. Trong một bảng phải có ít nhất là một cột.  Trường (Field) hay Cột (Column): Nằm trong bảng. Trong một bảng thì không thể có hai cột trùng tên nhau. Trên mỗi cột chỉ lưu một loại dữ liệu. Thứ tự trước sau của các cột trong bảng không quan trọng. Một trường có những có các thuộc tính cơ sở như: tên trường(Field Name), kiểu dữ liệu (Data Type), độ rộng ( Field Size) và kèm theo những đònh dạng nếu có.  Dòng (Row): Nằm trong bảng. Trong một bảng thì không thể có hai dòng trùng lắp nhau về thông tin lưu trữ (Một dòng như vậy được gọi là 1 Record) .  Khóa chính (Primary Key): Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải có(nghóa là không được để trống) và đồng thời phải duy nhất không được phép trùng lắp( Tính duy nhất của dữ liệu).  Khóa ngoại (Foreign Key): Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác. Do đó dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại có trong một bảng khác( Tính tồn tại của dữ liệu). GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA MICROSOFT ACCESS  Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trò . . . của dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ.  Với công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng. (Khuyến cáo: Bạn nên tự chính mình thiết kế để được như ý muốn).  Với công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE ( Query By Example) sẽ hỗ trợ cho người dùng có thể thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào.  Với kiểu trường đối tượng kết nhúng OLE (Obiect Linking and Embeding) cho phép người sử dụng có thể đưa vào bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access các ứng dụng khác trong Windows như: tập tin văn bản Word, bảng tính Excel, hình ảnh BMP, âm thanh Wav. .  Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin cơ sở dữ liệu duy nhất (.MDB).  Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt.  Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác như: Word, Excel, Fox, HTML …  Khởi động MS – Access: Click Mouse vào Star/ Program/ Chọn nhóm có chứa Microsoft Access/ Click Vào biểu tượng của Microsoft Access. Để vào được MS - Access thì máy tính của bạn đã được cài Microsoft Access.  Muốn thêm hoặc bớt một số thanh công cụ trong Microsoft Access ta chọn: View/ Toolbars/ Chọn Customize/ Chọn hoặc bỏ các thanh công cụ. GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A Bài 1: LÀM VIỆC TRÊN TABLE 1. Vai trò của Table: Table là thành phần cơ bản của Cơ Sở Dữ Liệu trong Microsoft Access, đây là đối tượng được xem là quan trọng nhất, nó được ví như đồng vốn của bạn.  Số liệu được chứa trên một dòng được gọi là một mẫu tin (Record).  Trên mỗi dòng có nhiều cột gọi là vùng hay trường (Field hay Column).  2 Để có Table ta phải tạo ra cấu trúc cho Table (Structure), sau đó ta mới nhập dữ liệu vào. 2. Thiết kế cấu trúc Table: Có thể tạo mới một Table theo các cách như:  Tạo Table với sự hướng dẫn của Microsoft Access (Table Wizard).  Tạo Table trên một mẫu bảng biểu (Datasheet View).  Tạo Table trên một mẫu thiết kế (Design View). Ba cách trên bạn phải chú trọng vào cách tạo theo mẫu thiết kế (Design View). 3. Tự tạo mới Table bằng Design View:  Database Container gọi lệnh Insert Table hoặc từ ngăn Table chọn New.  Trong hộp thoại New Table, chọn Design View và OK.  Cột Field Name để đặt tên cho cột hay còn gọi là trường, (cột này bắt buộc phải gõ vào) Field Name dài tối đa 64 ký tự và không được gõ dấu chấm.  Cột Data Type chọn kiểu dữ liệu tương ứng cho cột Field Name (cột này bắt buộc gõ).  Cột Description mô tả thêm công dụng hay ý nghóa của cột (cột này có thể tùy chọn).  Trong cột Data Type, chọn kiểu thích hợp cho số liệu, gồm các kiểu chính sau: STT Kiểu dữ liệu Ý nghóa 1 Text Chứa bất kỳ ký tự nào cũng được, tối đa 255 ký tự. 2 Memo Văn bản ghi bất kỳ nội dung nào, tối đa 65535 ký tự. 3 Number Chứa trò số. 4 Data / Time Chứa ngày (và/hoặc) giờ. 5 Currency Tiền tệ (như theo đơn vò đồng, dolla, . . .). 6 Auto Number Số liên tục do Access tự gán vào, không đổi được. 7 Yes / No Trò logic đúng (true) hay sai(False). 8 OLE object Đối tượng nhúng(hình ảnh, tài liệu Word, Equation ). 9 Lookup Wizard Chọn một trò trong danh sách các trò.  Ngoài Field Name và Data Type, thường ta phải chỉ đònh thêm các thuộc tính trong phần quy đònh Field Properties, gồm các thuộc tính chung General và thuộc tính nhập liệu Lookup. (Phần này sau khi các bạn chọn kiểu dữ liệu thì sẽ GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A hiễn thò ở phía dưới và tùy theo cách chọn của các bạn nhưng các bạn lưu ý những thao tác nhập liệu sau:)  Những Filed kiểu Text nào được gán cho thuộc tính Format Property là >, thì cho dù bạn gõ vào chữ thường khi ra khỏi ô(cell) sẽ hiển thò mẫu tự hoa, ngược lại chọn < thì hiển thò chữ thường.  Field nào có thuộc tính Required (chọn Yes) thì buộc ta phải nhập số liệu vào.  Field nào có thuộc tính Indexed (Yes, No Duplicates) thì trò gõ vào phải là trò duy nhất nghóa là không được trùng với bất kỳ record nào khác đang có mặt trong Table này.  Field nào có thuộc tính Lookup Display Control là Combo Box khi nhận được điểm chớp thì một dấu mũi tên Drop Down List sẽ xuất hiện bên cạnh Field, nhấp vào sẽ hiện danh sách để chọn.  Lưu ý cột có kiểu Yes/No như giới tính có Format (Đònh dạng) là “Nam”;”Nữ” thì bạn phải chọn thuộc tính Lookup Display Control là Text Box mới nhìn được vì ngầm đònh là Check Box. (Khi nhập dữ liệu cho cột này cứ gõ Yes hay No hoặc -1 hay 0 thì sẽ hiển thò thành Nam hay Nữ).  Với những hệ quản lý cơ sở dữ liệu được tổ chức theo qui cách thì thường ngay sau khi thiết kế xong cấu trúc cho các Table, chúng ta xác đònh khóa chính của bảng, bạn muốn chọn nhiều hơn một trường làm khóa thì phải giữ phím Ctrl khi chọn các trường sau đó chọn lệnh Edit/ Primary Key (hoặc nhấp biểu tượng cái chìa khóa trên thanh Toolbar). Bạn có phân biệt được khóa chính và khóa ngoại không?. Nếu bạn chưa hiểu nhiều thì phải xem lại để tạo mối quan hệ quan hệ toàn vẹn tham chiếu.  Khi thiết kế xong cấu trúc của Table ta đặt tên cho Table đó, các bạn nên đặt tên theo gợi nhớ, ngắn gọn, đừng nên đặt tên dài qúa và không được gõ dấu tiếng việt. Để ghi lại Table ta chọn file/save hoặc Ctrl+S. Khi đã có các Table ta muốn:  Muốn đổi tên Table ta phải chọn Table muốn đổi tên, nhấn F 2 , gõ tên mới hoặc Right Click Mouse (nhấn nút phải chuột), chọn Rename, hoặc chọn Edit/ Rename.  Muốn sao chép nguyên cả Table ta chọn Table cần sao chép, chọn Edit/Copy (hoặc Ctrl+C), chọn Edit/ Paste (Ctrl+V), trong khung Table Name của hộp hội thoại Paste Table As, gõ tên muốn đặt, trong khung Paste Options chọn Structure and Data, chọn OK.  Muốn xóa Table ta chọn Table muốn xóa nhấn Delete hoặc gọi Edit/Delete. MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE (RELATIONSHIPS)  Sau khi hoàn thành các thủ tục trên chúng ta bắt đầu tiến hành thiết lập mối quan hệ giữa các bảng bằng cách: Mở Database từ cửa sổ Dataase Container gọi lệnhTools và chọn Relationships (hoặc nhấp biểu tượng Relationships trên thanh Toolbar). [...]...  Trên Cell Effects, chọn các đặc trưng cần thiết cho các ô Chọn OK GIAO TRINH ACCESS  VO VAN TUAN TOAN K35A Ẩn hiện các cột: Trong một bảng có qúa nhiều cột, muốn ẩn hoặc hiện các cột không cần thiết bằng cách:  Format / Hide Columns để ẩn các ô đã đánh dấu  Format / Unhide Columns … để có thể ẩn hoặc hiện các cột GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A Bài 3: CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP KHI... nút Save trên thanh công cụ để ghi nhận mối quan hệ giữa các Table  Khi thiết kế các Table, tạo mối quan hệ xong thì ta mới nhập dữ liệu, đó là cách tốt nhất vì Access sẽ giúp ta kiểm tra toàn vẹn dữ liệu khi đã tạo mối quan hệ • GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A Bài 2 : LÀM VIỆC TRÊN MỘT BẢNG ĐÃ TỒN TẠI TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU  Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View): Ta mở bảng ở chế độ thiết kế... nạ nhập liệu (Input Mask): Xảy ra khi nhập sai dữ liệu của một cột mà ta đã đònh dạng trong lúc thiết kế (Và nhiều lỗi khác …?) GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A CHƯƠNG 3 VẤN TIN TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE QUERY) Query là một công cụ khá đặt trưng của Microsoft Access giúp chúng ta nêu ra và đáp ứng các yêu cầu truy vấn số liệu trên hệ Cơ Sở Dữ Liệu để xem, sửa và phân tích hay tổng hợp số... Đònh rõ thanh Menu tùy biến thay cho thanh Menu chuẩn trong Access Kích hoạt/ vô hiệu hoá, chọn/ khử chọn các khoản mục Menu tuỳ biến, bao gồm Menu tắt và Menu toàn cục Bạn có thể đóng/ mở thanh công cụ Access hoặc thanh công cụ tuỳ biến Thi hành lệnh trên Menu Access Di chuyển, đònh kích thước, phóng to, thu nhỏ hay phục hồi cửa sổ trong Access Bạn có thể thay đổi tiêu điểm vào cửa sổ hoặc vào bộ... sau:  Cơ sở dữ liệu phải được thiết kế đúng về mọi mặt theo yêu cầu khách hàng  Đã được thiết lập mối quan hệ chính xác  Dữ liệu các Table đã được nhập  Xác đònh truy vấn đó thuộc vào dạng nào? GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A  Các trường (thuộc tính) tham gia làm truy vấn bao gồm trường làm điều kiện, trường hiển thò, trường tham gia tính toán, trường được tạo ra … sẽ thuộc vào Table nào?... chỉ cần thỏa bất kỳ dòng nào, cũng thỏa  Để thêm tính linh hoạt bạn cần sửa lại ở các điều kiện theo cách truyền thông số Ví dụ: Muốn chọn ngày nào đến ngày nào thì ta có thể ghi: Between[Tu ngay GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A nao:] And [Den ngay nao:] ở điều kiện cột NGAY Hoặc ta muốn tìm mã nhân viên nào cũng được nghóa là khi Query thi hành thì ta nhập MANV vào, để được như vậy ở cột điều... thường có sử dụng lệnh =IIF(Điều kiện, Trò đúng, Trò sai) Ví dụ: Field Table NGAY TONG THU: IIF([LOAI]= “T”,[TIEN],0) TONG CHI: IIF([LOAI]= “C”,[TIEN],0) Group By Ascending Sum Sum X X X CHUNG TU GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A Cả ba trường hợp trên đều được gọi chung là Truy vấn chọn (Select Query) B UPDATE QUERY(Truy vấn cập nhật hay sửa đổi dữ liệu trong Table): Trong qúa trình nhập số liệu... thi hành một lần duy nhất, và muốn xem có sự thay đổi dữ liệu hay không thì vào Table để xem Nếu bạn thi hành nhiều lần thì dẫn đến trường hợp sai khi ta có sửa các trường là dữ liệu số (Tại Sao?) GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A Cách làm:  Từ ngăn Query chọn New, chọn Design View , OK  Trong hộp hội thoại Show Table chọn Table cần làm Table được chọn sẽ được đưa vào lưới QBE  Nhấp biểu tượng... đã đăng ký) D APPEND QUERY: (Truy vấn nối đuôi) Giả sử hiện nay trong Database của chúng ta đang có Table CHUNG TU, bao gồm cả THU, CHI, NHAP, XUAT Người ta muốn bạn sau một đònh kỳ nào đó (chẳng GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A hạn 1 tháng hay 1 qúy), cần trích riêng chứng từ THU CHI đưa qua một Table riêng có tên là CT THU CHI chẳng hạn, (tương tự cho CT NHAP XUAT), (lưu ý số liệu trong Table... và khóa ngoại nghóa là khi nhập liệu thì dữ liệu của khóa ngoại (ở nhánh có mqh n) phải thuộc (đã tồn tại) vào dữ liệu của khóa chính (ở nhánh có mqh 1) Một bài toán được đặt ra là muốn truy tìm GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A các mẫu tin có ở bảng 1 nhưng lại không có ở bảng n (Xét trên mqh khóa chính và khóa ngoại) như: 1 Tìm các Khách trọ bao gồm MAKTRO, TENKT, SOTUYTHAN của những khách . – Access: Click Mouse vào Star/ Program/ Chọn nhóm có chứa Microsoft Access/ Click Vào biểu tượng của Microsoft Access. Để vào được MS - Access thì máy tính của bạn đã được cài Microsoft Access. . phải tồn tại có trong một bảng khác( Tính tồn tại của dữ liệu). GIAO TRINH ACCESS VO VAN TUAN TOAN K35A CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA MICROSOFT ACCESS  Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc. thể giao như sau: 1 NAM HO_TEN # SO_CMND * QUE_QUAN * NGAY_SINH + NGHE_NGHIEP 1 NU HO_TEN # SO_CMND * QUE_QUAN * NGAY_SINH + NGHE_NGHIEP ĐK KH # SO_CMNDnam # SO_CMNDnu # NGAYDK n n GIAO TRINH ACCESS