Giáo trình Access

1 TRUNG TÂM TIN HỌC NGOẠI NGỮ ĐẠI VIỆT TRUNG TÂM TIN HỌC NGOẠI NGỮ ĐẠI VIỆT 291 PHAN ĐÌNH PHÙNG – TP QUẢNG NGÃI. ĐT: 055-820101 291 PHAN ĐÌNH PHÙNG – TP QUẢNG NGÃI. ĐT: 055-820101 Mở đầu Query Table Phần II: Microsoft Access 2000 Phần II: Microsoft Access 2000 Nội dung  Bảng (Table)  Truy vấn dữ liệu (Query)  Làm việc với mẫu biểu (Form)  Báo biểu (Report)  Macro - Menu Form Report Macro  Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access 2 I. Giới thiệu:  Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows  Cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính Query Table Mở đầu Chương II: Giới thiệu về Microsoft Access 2000 Chương II: Giới thiệu về Microsoft Access 2000 Form Report Macro  Microsoft Access 2000 là một phần mềm ứng dụng được tích hợp sẵn trong bộ phần mềm Microsoft Office 2000  Tập tin do Access tạo ra có phần mở rộng là *.mdb  Tập tin khởi động Access nằm trong C:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE 3 II. Các khái niệm cơ bản:  Cơ sở dữ liệu (Database): laf các bảng hai chiều. * Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường) Vd: SINHVIEN(TEN, NGAYSINH, LOP, DIEM, .) MATHANG(TENHANG, SOLUONG, DONGIA, THANHTIEN .) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi) Vd: Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8 .)  Table (Bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau  Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:  Query (Truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu Query Table Mở đầu Form Report Macro 4 II. Các khái niệm cơ bản:  Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query  Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng • In dữ liệu dưới dạng bảng biểu • Sắp xếp dữ liệu trước khi in • In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo  Macro (Tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định  Module (Đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic Query Table Mở đầu Form Report Macro 5 III. Khởi động, thoát khỏi Access 2000  Khởi động: +C1: Vào Start / Programs / Microsoft Access +C2: Kích chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ Office +C3: Vào Start / Run, nhập MSACCESS và nhấn OK Query Table Mở đầu Form Report Macro 6 III. Khởi động, thoát khỏi Access 2000  Trên cửa sổ xuất hiện 3 tùy chọn: • Blank Access database: Tạo một CSDL mới • Access database wizards, pages, and projects: Tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access • Open an Existing Database: Mở một CSDL đã có  Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK  Thoát: +C1: Chọn lệnh File / Exit +C2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 Query Table Mở đầu Form Report Macro 7 * Tạo cơ sở dữ liệu mới:  Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK  Xuất hiện hộp thoại File New Database  Nhập tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database Mở đầu Query Table Form Report Macro Chương II : Bảng (Table) Chương II : Bảng (Table) * Mô tả bảng dữ liệu:  Bảng là một cấu trúc gồm 1 hoặc nhiều cột và một hoặc nhiều dòng. Dòng đầu tiên trong bảng là dòng tiêu đề cột (Row Heading). Mỗi cột trong bảng được gọi là tên trường dữ liệu (Field Name). Mỗi một dòng phía dưới dòng tiêu đề được gọi là mẫu tin (Record) 8 I. Tạo cấu trúc của bảng  Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn các cách tạo Table Mở đầu Query Table Form Report Macro Chương II : Bảng (Table) Chương II : Bảng (Table) 9 I. Tạo cấu trúc của bảng 1. Tạo bảng bằng Table Wizard Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access  Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.  Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên trường, tên Table, sau cùng là chọn Finish Mở đầu Query Table Form Report Macro 10 I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table  Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện hộp thoại MS Access Mở đầu Query Table Form Report Macro [...]... hoặc biểu tượng Save +C3: Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu 16 Mở đầu Table Query Form Report Macro I Tạo cấu trúc của bảng 3 Tạo bảng bằng Design View  Gõ tên bảng vào mục Table Name  Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo hay không? • Chọn No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế • Chọn Yes: Access sẽ tự thêm trường có tên ID và kiểu dữ liệu... giá trị mặc định cho trường Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access • Ví dụ: Date(): ngày hiện hành  Thuộc tính Required  Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi  Thuộc tính Validation Rule Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ Ví dụ: >0 (Số lượng... của Access cung cấp Bắt buộc phải khai báo Kiểu Ý nghĩa Text Kiểu văn bản, chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, . Chương II: Giới thiệu về Microsoft Access 2000 Chương II: Giới thiệu về Microsoft Access 2000 Form Report Macro  Microsoft Access 2000 là một phần mềm ứng. 2000  Tập tin do Access tạo ra có phần mở rộng là *.mdb  Tập tin khởi động Access nằm trong C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeMSACCESS.EXE 3 II.