Giáo trình Access

1 Gi Gi áo viên: áo viên: Tạ Hùng Thiện Tạ Hùng Thiện , Kỹ thuật viên tin học , Kỹ thuật viên tin học TT Bách khoa ASIAN TT Bách khoa ASIAN ĐT: 0905288222. Email: thienth@gmail.com ĐT: 0905288222. Email: thienth@gmail.com Mở đầu Query Table Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 Nội dung  Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access  Bảng (Table)  Truy vấn dữ liệu (Query)  Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button  Báo biểu (Report)  Macro - Menu Form Report Macro 2 I. Giới thiệu  Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows  Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay  Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính  Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C . mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết Query Table Mở đầu Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003 Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003 Form Report Macro 3 II. Các khái niệm cơ bản  Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản lý lương, bài toán Quản lý sinh viên…  Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều. * Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field) Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá, .) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi - Record) Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8) Query Table Mở đầu Form Report Macro 4  Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau  Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu  Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm: II. Các khái niệm cơ bản Mở đầu Query Table Form Report Macro 5 II. Các khái niệm cơ bản  Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query  Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng • In dữ liệu dưới dạng bảng biểu • Sắp xếp dữ liệu trước khi in • In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo  Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định  Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic  Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB Query Table Mở đầu Form Report Macro 6 III. Khởi động, thoát  Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau: Query Table Mở đầu Form Report Macro 7 III. Khởi động, thoát  Create a new database using • Blank Access database: tạo một CSDL mới • Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access • Open an Existing Database: mở một CSDL đã có  Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK  Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access  Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4) Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo Query Table Mở đầu Form Report Macro 8 Gồm các thao tác: Mở đầu Query Table  Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng  Thiết lập quan hệ giữa các bảng  Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật Chương II : Bảng (Table) Chương II : Bảng (Table) Form Report Macro 9 I. Tạo cấu trúc của bảng  Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK  Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table:  Xuất hiện hộp thoại File New Database  Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database Mở đầu Query Table Form Report Macro 10 I. Tạo cấu trúc của bảng 1. Tạo bảng bằng Table Wizard Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access  Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.  Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table, . sau cùng là chọn Finish Mở đầu Query Table Form Report Macro [...]... Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)  Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu 16 Mở đầu Table Query Form Report Macro I Tạo cấu trúc của bảng 3 Tạo bảng bằng Design View  Gõ tên bảng vào mục Table Name  Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không • No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế • Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh Bạn nên chọn... giá trị mặc định cho trường Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access • Ví dụ: Date(): ngày hiện hành  Thuộc tính Required  Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi  Thuộc tính Validation Rule Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ Ví dụ: >0 (Số lượng...Mở đầu Table Query Form Report Macro I Tạo cấu trúc của bảng 2 Tạo bảng bằng Datasheet View Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table  Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK Xuất hiện cửa sổ MS Access 11 Mở đầu Table Query Form Report Macro I Tạo cấu trúc của bảng 2 Tạo bảng bằng Datasheet View  Bước 2: Nhập nội dung vào bảng  Vd: để... như trong Excel 12 Mở đầu Table Query Form Report Macro I Tạo cấu trúc của bảng 2 Tạo bảng bằng Datasheet View  Bước 3: Lưu bảng Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại  Table Name: gõ tên bảng, OK  Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No  Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close 13 Mở đầu Table Query Form Report I Tạo cấu trúc của bảng 3 Tạo bảng bằng Design View Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD... nhập kí tự vào văn bản < Biến chữ hoa thành chữ21 thường Mở đầu Table Query Form Report Macro II Giới thiệu các thuộc tính của trường 3 Chi tiết về các thuộc tính của trường Dạng Số  Thuộc tính Format Trình bày 1234.5 1234.5 $1234.5 Fixed 1234.5 1234.50 Standard Dạng 1234.5 Currency  Trường Number General Number 1234.5 1,234.50 0.825 82.5% Hiển thị Percent General Date 4/23/02 10:30:00 AM Long Date... khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản • Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số) • Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa) • Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password) 23 Mở đầu Query Table... Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, . thienth@gmail.com Mở đầu Query Table Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 Nội dung  Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access  Bảng (Table)  Truy vấn dữ liệu. 2 I. Giới thiệu  Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows  Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office