Tài liệu giao trinh Access phục vụ chuong trinh 12

Gi¸o tr×nh: Microsoft Access I,Microsoft Access 1, Khi ng Access - Vào Start Programs Microsoft Access. - Mở biểu tượng trên màn hình nền Desktop. Khi đó hộp thoại Access hiện lên ta chọn Blank Access database và chọn OK. Sau đó hiện lên của sổ File New Database: + Save in: chọn địa chỉ muốn lưu. + File name: nhập tên CSDL sau đó chọn Create. 2, Thoát khỏi Access Nháy chuột vào Close góc phải màn hình chính. Vào menu File chọn Exit. Nháy kép vào biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình. Kích phải chuột vào thanh tiêu đề của chư ơng trình Close. ấn tổ hợp phím Alt + F4. 3. Mở một tài liệu có sẵn: - B1: Vào menu File Chọn Open - B2: trong hộp thoại Open Look in: địa chỉ File muốn mở Kích chuột vào tài liệu nào mà ta cần mở. - B3: ấn Open. * Có thể thực hiện bước 1 bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + O (hoặc nháy biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard) II, Tables 1,Tạo bảng Chọn đối tượng Table sau đó chọn “ Create table in Design view ”. Hộp thoại xuất hiện: - Field Name: nhập tên trường - Data Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường. - Description: Nhập chú thích cho trường. Khai báo cấu trúc của bảng ta ghi vào CSDL: File→Save. Sau đó nhập tên bảng và chọn OK. II, Tables 1,Tạo bảng(t) Một số thuộc tính cho trường • Field size: Để thiết lập kích thước dữ liệu. • Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị. • Input Mark: Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường. • Default Value: Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường • Caption: Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị. • Validation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu • Required: Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường Một số kiểu dữ liệu của trường TT Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ 1 Number Tuỳ thuộc kiểu cụ thể Số: số thực, số nguyên theo nhiều kiểu 2 Autonumber 4 bytes Số nguyên tự động được đánh số. 3 Text tuỳ thuộc độ dài xâu Xâu ký tự 4 Yes/No 1 bytes Kiểu logic 5 Date/Time 8 bytes Lưu trữ ngày, giờ 6 Currentcy Sing Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ 7 Memo tuỳ thuộc giá trị kiểu ghi nhớ 8 Hyperlink tuỳ thuộc độ dài xâu Lưu trữ các siêu liên kết (hyperlink) 9 OLE tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects) II, Tables 2,Tạo khóa cho các trường Trong một bảng dữ liệu một trường có tính chất không được phép nhập dữ liệu giống nhau cho các bản ghi thì trường đó có tính chất khoá. Trong Access mỗi bảng chỉ được tạo một trường khóa duy nhất và gọi là Primany Key. - Cách tạo khoá: Chọn trường cần tạo khoá. Vào Edit/Primany Key Hoặc kích biểu tượng II, Tables 3,Sửa cấu trúc bảng và nhập dữ liệu Tại cửa sổ Database. Chọn bảng cần làm việc - Nút : mở bảng để xem và nhập dữ liệu - Nút : mở bảng ở chế độ xem và sửa cầu trúc. - Nút : Tạo một bảng mới. - Nút : Xóa bảng. II, Tables 4, Thiết lập quan hệ giữa các bảng. B1: Vào Tool chọn RilationShips (hoặc kích vào biểu tượng RilationShips ). Hộp thoại Show Table hiện lên. B2: Add các bảng cần thiết lập quan hệ ở hộp thoại sau và chọn Close. Chú ý: Nếu không hiện hộp thoại ta kích vào biểu tượng . [...]...III, Sử dụng Query • Truy vấn trong Access cho phép thực hiện hầu hết các công việc như: - Truy cập dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng để hiện thị những bản ghi thoả mãn những điều kiện nào đó -Tính toán các trường dữ liệu trên bảng -Thêm, sửa và xoá các bản ghi từ các bảng III, Sử dụng Query • Các loại Query (Truy vấn) - Select... Đếm các bản ghi của trường DL d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu - B1: chọn thành phần Query và chọn nút New Sau đó hộp thoại xuất hiện - B2: chọn Design View →OK Hộp thoại xuất hiện - B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn Sau đó chọn Close ta có của sổ: d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu - B4: vào View chọn Totals - B5: đặt các tuỳ chọn thống kê +... Next - B4: Chọn duy nhất một trường làm tiêu đề cột ( Column Heading) và chọn Next a, Tạo truy vấn bằng Wizard - B5: + Fields: chọn tiếp trường để thống kê dữ liệu + Function: chọn hàm thống kê - B6: Chọn next→Finish Chú ý: Để thống kê được dữ liệu bằng truy vấn CrossTab ta cần 3 trường: + Một trường làm tiêu đề dòng cho bảng thống kê + Một trường làm tiêu đề cột cho bảng thống kê + Một trường làm giá... trường cần cập nhật dữ liệu + Table: xuất hiện bảng chọn trường cần thống kê + Update: nhập công thức cần cập nhật cho trường + Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi cần cập nhật (Nếu không thi thôi) - B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu) - B7: Chạy truy vấn (Query/Run) Chú ý: Khi chạy truy vấn Update máy đưa ra hộp thoại thông báo đã cập nhật được bao nhiêu bản ghivào bảng dữ liệu nguồn 4, Make Table... Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu - B4: vào View chọn Totals - B5: đặt các tuỳ chọn thống kê + Field: đặt các trường thống kê + Total: sử dụng các lựa chọn thống kê • Group by: chọn cột cần nhóm dữ liệu • Hàm thống kê: chọn cột cần tính toán dữ kiện • Expression: chọn cho việc thành lập trường mới để thống kê + Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện + Or: nhập điều kiện hoặc - B6: Ghi... xuất hiện hộp thoại thông báo nhấn chọn Yes để xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện Chú ý: Muốn xem kết quả ta mở thành phần Table IV, Sử dụng mẫu biểu (Form) • Biểu mẫu(Form) là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùngvà chương trình ứng dụngmột cách trực quan và mềm dẻo Gồm 4 loại Form: - Columnar ( Dạng cột) - Tabular (Dạng bảng) - Datasheet (Dạng bảng tính) - Justifield (Sắp chữ) 1,Thiết . Microsoft Access I,Microsoft Access 1, Khi ng Access - Vào Start Programs Microsoft Access. - Mở biểu tượng trên màn hình nền Desktop. Khi đó hộp thoại Access. F4. 3. Mở một tài liệu có sẵn: - B1: Vào menu File Chọn Open - B2: trong hộp thoại Open Look in: địa chỉ File muốn mở Kích chuột vào tài liệu nào mà ta