giao trinh access

BÀI 1 : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESSChương này đề cập đến các vấn đề sau : • Khái niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ • Các khái niệm trong tệp tin CSDL của MS.Access : Bảng, truy vấn, biểu m

BÀI 1 : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS

Chương này đề cập đến các vấn đề sau :

• Khái niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ

• Các khái niệm trong tệp tin CSDL của MS.Access : Bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, tập lệnh tự động, đoạn chương trình độc lập,……

o Microsoft Access là gì ? : Là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ

liệu theo mô hình CSDL quan hệ

o Microsoft Access cũng là một hệ quản trị CSDL quan hệ nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ

thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ

• Khởi động Access :

o Trên thanh TaskBar / Click Start  Programs  Microsoft Access 

• Blank Access Database : Tạo mới tập tin CSDL.

• Access Database wizards, pages and projects : Tạo mới CSDL với sự hổ trợ của Access.

• Open an existing file : Mở tập tin CSDL đã được tạo trước đó.

• Thoát khỏi Access : Vào File  Exit.

Tạo mới CSDL mới cho người dùng

Click vào đây rồi Click OK để tạo

BÀI 2 BẢNG DỮ LIỆU (TABLES)

I Bảng (Table) :Là thành phần cơ sở của tập tin CSDL Access, dùng để lưu trữ thông tin, lưu

trữ dữ liệu

Ví dụ : Bảng SINHVIEN dùng lưu trữ thông tin của các sinh viên :

II Các bước thực hiện :

Khởi động Access xuất hiệp hộp thoại  Click chọn mục Blank Access Database  Click chọn OK Chọn tên ổ đĩa hoặc thư mục cần lưu trong khung Save in  Đặt tên tập tin vào mục File name  Click Create.

Trong cửa sổ CSDL Click thẻ Table  Click chọn New  Design View  OK.

(Hoặc vào menu Insert  Table)

Description : Giải thích thêm ý nghĩa của trường (nếu cần).

Field properties (bên dưới) : dùng để đặt các thuộc tính cho trường, gồm 2 thẻ General và Lookup.

* Khoá chính (Primary key) : Là một hay nhiều trường dùng làm đặc trưng duy nhất cho mẫu tin

để phân biệt với mẫu tin khác và là trường dùng để thiết lập quan hệ với các bảng khác Giá trị của trường khoá chính không được trùng nhau giữa các mẫu tin và không được rỗng (null)

* Cách tạo trường khoá chính : Chọn một hoặc nhiều trường cần tạo  vào menu Edit 

Primary key ( hoặc R_Cliclk  Primary key, hay nhắp chọn biểu tượng hình chìa khoá trên thanh

Đặt tên cho bảng

Đóng bảng lại

1 Các kiểu dữ liệu của cột dữ liệu Data type :

- Text Kiểu chuỗi dài không quá 255 ký tự

- Memo Kiểu chuỗi dài không quá 65.535 ký tự

- Number Kiểu số (Giới hạn cụ thể quy định trong thuộc tính Field Size của phần

properties)

- Date/Time Kiểu ngày / giờ (dd/mm/yyyy)

- Currency Kiểu tiền tệ ($ 1000)

- AutoNumber Kiểu đánh số tự động, liên tục ( 1,2,3,……,n)

- Yes/No Kiểu logic (luận lý) (True/False)

- OLE Object Đối tượng nhúng (hình ảnh, tài liệu)

- Lookup Wizard Chọn một giá trị từ danh sách đã có

Trong đó lưu ý kiểu dữ liệu Lookup Wizard dùng để Click chọn nhập liệu cho một trường từ một danh sách nhập trước (Combo Box), danh sách định trước có thể tạo trực tiếp hay trích từ Table/ Query.

Khi chọn Data Type của trường nào đó là Lookup Wizard, xuất hiện hộp thoại :

Có hai tuỳ chọn :

a) I want the lookup column up the values in the table or query (Nhận giá trị từ bảng/Query)

b) I will type in the values that I want ( Nhận giá trị tự gõ vào)

Nếu chọn cách thứ nhất : Click Next : sẽ xuất hiện hộp thoại danh sách các Bảng/Query

để chọn bảng hay query làm nguồn cho trường

Chọn trường (cột) cho hộp danh sách (chọn ở khung Availible fields Click “ >” sang khung Selected fields) xong Click Next.

Xác định hiển thị của Combo Box : bỏ dấu chọn Hide key Column (recommended), chỉnh độ rộng các cột cho phù hợp, xong Clicl Next.

Xác định cột cần lấy giá trị cho trường, xong Click Next.

Đặt tên nhãn cho cột rồi Click Finish.

Nếu chọn cách thứ hai : Click Next, trong hộp thoại này ta Click chọn số cột hiển thị

(nếu cần), gõ giá trị vào từng dòng bên dưới và chọn cột ràng buộc (nếu số cột lớn hơn 1) Nếu không sẽ xuất hiện hộp thoại cuối cùng để kết thúc

2 Các thuộc tính của phần Properties :

Phần này đặt thuộc tính cụ thể cho các trường, gồm hai thẻ : General và Lookup, tuỳ theo

kiểu dữ liệu mà có những dòng dữ liệu khác nhau

a) Thẻ General :

- Field Size : xác định kích thước tối đa cho dữ liệu của trường.

+ Kiểu Text : Tối đa 255 ký tự, mặc định là 50

+ Kiểu Memo : Tối đa 65.535 ký tự.

+ Kiểu Number : Tuỳ phạm vi chọn : Byte, Integer, Long Integer, Single, Double.

- Format : Định dạng hiển thị dữ liệu.

+ Kiểu Text : @ : Bắt buộc phải nhập ký tự

& : Không bắt buộc nhập

< : Hiển thị chữ thường

> : Hiển thị chữ hoa

+ Kiểu Number : General Number ( vd: 1258,23)

Standard (vd : 1.258,23)

+ Kiểu Data/Time : General Date (vd : 01/31/2006/ 4:30:00 PM )

Long Date ( vd : Friday, January, 31, 2006 )Short Date ( vd : 25/01/2006)

Long Time (vd : 4:30:00 PM)Midium Time (vd : 4:30 PM)Short Time ( vd : 16:30)

+ Kiểu Yes / No : True / False Yes / No hoặc On / Off

Các định dạng riêng như :

Kiểu Number : #,###, “Tài khoản” 0000  Tài khoàn 1345Kiểu Date/Time : dd/mm/yyyy

Kiểu Yes/No : -1 / 0

- Input Mask : Mặt nạ nhập liệu (định dạng dữ liệu nhập) Khi được định dạng dữ liệu nhập sẽ

theo mẫu thống nhất, nếu nhập không đúng khuôn mẫu dữ liệu sẽ không đưa vào trường.Một số ký hiệu dùng :

# Ký tự số hay khoảng trắng, dấu +, - không bắt buộc nhập

- Caption :dùng thay đổi tên trường khi hiển thị.

- Decimal Places Vị trí số thập phân ( Số lẻ của trường kiểu số).

- Default Values : Giá trị mặc định của trường.

- Validation Rule : Kiểm tra dữ liệu nhập vào bảng

+ <> 0 : Trị nhập phải khác 0.

+ Is not null : Không được rỗng.

+ Like “A*” : Nhập chuỗi có ký tự đầu là A.

- Validation Text : Đặt câu thông báo lỗi khi nhập sai quy định ở thuộc tính Validation Rule.

- Required : Nếu chọn Yes : Bắt buộc phải nhập dữ liệu.

Nếu chọn No : Không bắt buộc nhập dữ liệu.

- Allow Zero length : Nếu chọn Yes : Cho phép nhập chuỗi rỗng thay cho giá trị null

Nếu chọn No : Không cho phép nhập chuỗi rỗng.

- Index : Tạo chỉ mục cho trường để tăng tốc độ truy xuất, sắp xếp, lọc,……

Có 3 giá trị tuỳ chọn :

2 Yes (Duplicates) Chỉ mục được phép trùng

3 No (Duplicates) Chỉ mục không được phép trùng

Nếu trường là khoá chính thì chỉ mục phải là No (Duplicates).

Không đặt chỉ mục cho các trường kiểu Hyperlink, Memo, hay OLE Oject.

b) Thẻ Lookup : Khi muốn tạo trường là Combo Box, nhưng không theo hướng dẫn của máy, ta

vào thẻ Lookup, Dòng Display Control chọn Combo Box, có những thuộc tính sau, ta đặt lại

cho phù hợp :

Row source type Table/Query,Values list

Field list Nguồn cho Lookup là Bảng/Query, danh sách các giá trị hay danh sách trường.Row source Tên Table/Query, các

giá trị hay SELECT…… Tên Bảng/Query, các giá trị (viết trong cặp dấu “…”, cách nhau dấu ;) hay các trường (bằng lệnh

SQL) hiển thị trong ComboBox

Limit to list Yes/No Giới hạn danh sách / không giới hạn (có thể nhập

thêm giá trị ngoài danh sách)

2 Thao tác trên bảng :

a) Các định dạng

Định dạng màu sắc, đường lưới,…… cho bảng

- Mở bảng ở chế độ Datasheet View.

Vào Meu Format / DataSheet…, xuất hiện hộp thoại để ta chọn kiểu định dạng.

Định dạng Font chữ : Vào Menu Format  Font…

b) Xoá mẫu tin : Chọn mẫu tin cần xoá rồi nhấn phím Delete ( đưa con trỏ về trước dòng để

chọn)

1 1

I / Mục đích : Tạo quan hệ giữa các bảng là làm cho các bảng riêng biệt kết hợp với nhau và đưa

ra được những dữ liệu mà NSD yêu cầu, nó còn làm cho đồng bộ số liệu giữa các bảng.

Những trường trong các bảng có quan hệ với nhau, bắt buộc phải cùng kiểu dữ liệu và chứa

cùng loại thông tin ( và thường có tên giống nhau) Các trường kiểu Number phải thường có thuộc tính Field Size giống nhau.

II / Các loại quan hệ trong MS.Access.

1) Quan hệ một—một (one to one) : mô tả mối quan hệ một – một giữa hai bảng với nhau.

Ví dụ : Chúng ta có hai bảng GIAO VIEN CN và LOP HOC, Có mối quan hệ giữa hai bảng này

là “Một lớp học chỉ có một giáo viên chủ nhiệm trong một năm và một giáo viên chỉ chủ nhiệm một lớp học trong một năm”.

2) Quan hệ một – nhiều ( one to many) : Mô tả mối quan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau.

Ví dụ : Chúng ta có hai bảng KHOA và SINHVIEN, và mối quan hệ giữa hai bảng này là

“Trong một khoa thì có nhiều sinh viên đang học hoặc có nhiều sinh viên học trong cùng một khoa”.

3) Ngoài ra còn tồn tại một mối quan hệ nhiều – nhiều (many to many ) : mô tả mối quan hệ nhiều nhiều giữa hai bảng với nhau

Ví dụ : “Một sinh viên được phép thi nhiều môn học, và một môn học có nhiều sinh viên đăng ký thi”. Khi đó ta phải tạo thêm bảng KET QUA để biết được kết quả của từng môn thi theo từng sinh viên

III / Các bước thực hiện tạo mối quan hệ :

Trong cửa sổ CSDL vào Menu Tool  Relationships……

Chọn các bảng muốn tạo mối quan hệ nhấn nút Add.

Bằng thao tác kéo – thả : kéo chuột tại cột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang bảng thứ hai (hai cột cùng tên nhau ).( Khoá chính :Primary key – khoá ngoại : Foreign key).

Trong đó nhắp chọn 3 quy tắc ràng buộc sau :

- Enforece Referential Integrity : toàn vẹn tham chiếu giữa hai bảng : là hệ thống các quy

tắc để đảm mối quan hệ giữa các mẫu tin trong hai bảng

- Cascade Update Related Records : Khi thay đổi giá trị trường khoá chính của mẫu tin

trong bảng tính thì giá trị đó trong các mẫu tin trong bảng quan hệ (phụ) cũng thay đổi

- Cascade Delete Related Records : Nếu xoá mẫu tin trong bảng chính thì các mẫu tin có

quan hệ tương ứng trong bảng quan hệ (phụ) cũng bị xoá

o Hiệu chỉnh quan hệ :

Mở cửa sổ Relationships.

- D_Click vào dây quan hệ  hiệu chỉnh lại quan hệ rồi Click Create.

o Xoá dây quan hệ : Click vào dây quan hệ nhấn Delete  Yes.

o Lưu mối quan hệ giữa các bảng : Vào Menu File  Save hoặc nhắp vào biểu tượng

lưu trên thanh công cụ

IV Nhập dữ liệu vào bảng (Table):

Trong cửa sổ CSDL có các tuỳ chọn sau :

- Chọn  New : Tạo mới bảng dữ liệu.

- Chọn tên bảng  Open (hoặc nhấn Enter): Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu, nhập dữ liệu

vào bảng

- Chọn tên bảng  Design : Mở bảng ở chế độ thiết kế (chỉnh sửa).

Chú ý : Luôn luôn nhập dữ liệu sau khi tạo mối quan hệ (dữ liệu chính xác hơn).

BÀI 4 TRUY VẤN DỮ LIỆU

(QUERY)

Query là công cụ dùng để truy vấn dữ liệu trên một hay nhiều bảng để xem, sửa, phân tích,

tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau

I Các loại truy vấn (Query) trong Access :

1 Truy vấn chọn lựa ( Select Query) : Dùng để lấy dữ liệu từ một hay nhiều bảng theo một hay

nhiều điều kiện lọc dữ liệu Dữ liệu hiển thị có thể được tăng, giảm theo cột nào đó

2 Tạo Totals Query (Sub Query) : Truy vấn nhóm dữ liệu dùng để tính toán dữ liệu theo từng

nhóm có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu.(Sum, Max, Min, Avg, Count,…)

3 Truy vấn chéo (CrossTab Query) : Hiển thị dữ liệu có tính chất thống kê, thể hiện các dòng

dữ liệu lưu trữ trong bảng thành các cột khi hiển thị bên ngoài

Action query (Truy vấn hành động):

4 Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) : Sử dụng khi muốn sao chép dữ liệu từ một hoặc

nhiều bảng thành một bảng khác

5 Truy vấn thêm (Append Query) : Thêm một dòng dữ liệu mới vào bên trong bảng.

6 Truy vấn cập nhật (Update Query) : Thay đổi, cập nhật lại giá trị tại các cột trên nhiều dòng

trong một hoặc nhiều bảng

7 Truy vấn xoá (Delete Query) : Dùng để xoá dữ liệu trong một hay nhiều bảng thoả mãn điều

kiện đưa ra

8 Truy vấn có tham số (Parameter Query) : thực hiện câu truy vấn theo một điều kiện “động”

nào đó mà điều kiện này được người dùng nhập vào khi thực hiện câu truy vấn

II Các toán tử thông dụng trong Access.

1) Toán tử toán học : + , - , * , / , ^ , \ (Int), mod

2) Toán tử so sánh : < , > , <= , >=, = , < > (khác)

3) Toán tử luận lý : Not , And , Or

4) Toán tử đặc biệt khác :

a IS : Là (so sánh hai đối tượng) Ví dụ : Hãy lọc những sinh viên không có học bổng (Học bổng là rổng )  Is null.

b LIKE : Tương tự (gần giống).

Ví dụ 1 : Hãy lọc những sinh viên có tên bắt đầu bằng chữ H ?  Like “H*”

Ví dụ 2 : Hãy lọc những sinh viên có họ chứa chữ thị ?  Like “*thị*”

Ví dụ 3 : Hãy lọc những sinh viên có ký tự đầu tiên của tên nằm trong trong khoản từ A đến M ?

 Like “[A-M]*”

Ví dụ 4 : Hãy lọc những sinh viên có ký tự thứ hai trong tên là chữ H ?  Like “?H*”

c IN : Thuộc Ví dụ : Hãy lọc những sinh viên có nơi sinh ở Hà Nội  In (“Hà Nội”).

Ví dụ 1 : Hãy lọc những sinh viên có ngày sinh từ ngày 10/10/1980 đến ngày 15/12/1984 

Between #10/10/1980# and #15/12/1984#

Ví dụ 2 : Hãy lọc những sinh viên có điểm từ 5 đến điểm 8  Between 5 and 8

5) Toán tử nôí :

a & : Nối Ví dụ 1 : “Lê Văn” & “Tuấn” => Lê VănTuấn

Ví dụ 2 : “Lê Văn” & “ ” & “Tuấn” => Lê Văn Tuấn

Ví dụ 3 : Họ Và Tên : [ HOSV ] & “ ” & [ TENSV ]

b + : Nối hoặc cộng : tương tự &

6) Toán tử xác định :

a Dấu than (!) : gọi đối tượng tự định nghĩa Ví dụ : Forms!F_CapNhat!MASV

(Trường MASV của Form CapNhat.)

b Dấu chấm (.) : gọi đối tượng Ví dụ : MASV.Visible (Thuộc tính Visible(ẩn) của

trường MASV)

c Dấu rào (“……”) : Rào hằng chuỗi (Áp dụng cho kiểu chuỗi) Ví dụ : Lọc những sinh

viên có MASV là A05 ?  “A05”

d Dấu rào ([……]) : Rào tên trường (Áp dụng cho kiểu dữ liệu số, logic, và rào tên

trường) Ví dụ : Tính ThanhTien : [SOLUONG]*[DONGIA], [PHAI]

e Dấu rào (#…/…/…#) : Rào kiểu ngày tháng Ví dụ : Lọc những sinh viên sinh vào ngày 25/03/1983. #25/03/1983#.

III Các hàm thông dụng trong Access.

1) Nhóm hàm logic : If, And, Or

a Hàm IIF : Kiểm tra biểu thức điều kiện

CP : IIF(Biểu thức đk, Biểu thức 1, Biểu thức 2)

-Nếu Biểu thức đk đúng thì Biểu thức 1 sẽ được lấy, ngược lại lấy Biểu thức 2

VD : IIF ([HOCBONG]>=50000, “Học bổng cao”, “Trung bình”)

Trong Excel là IF nhưng trong Access là IIF.

b Hàm AND : Lấy giá trị “và” của các biểu thức logic.

CP : And(Biểu thức 1, Biểu thức 2, Biểu thức 3,……, Biểu thức n)

VD1 : AND(7>5,5>8,9>6)  False

VD2 : AND(8>4,5>2,8>7)  True

c Hàm OR : Lấy giá trị “hoặc” của các biểu thức logic.

CP : And(Biểu thức 1, Biểu thức 2, Biểu thức 3,……, Biểu thức n)

VD1 : OR(7>5,4>2,1>5)  True

VD2 : OR(8<5,6<3,5<4)  False

2) Nhóm hàm xử lý chuỗi : Left, Right, Mid, Value

a Hàm LEFT : Trích ra một số ký tự từ bên trái của chuổi.

CP : LEFT(“Chuổi”, số ký tự cần trích)

VD : LEFT(“ABCD”,2)  “AB”

b Hàm RIGHT : Trích ra một số ký tự từ bên Phải của chuổi.

CP : RIGHT(“Chuổi”, số ký tự cần trích)

VD : RIGHT(“ABCD”,2)  “CD”

c Hàm MID :Trích ra một số ký tự từ vị trí bất kỳ của chuổi

CP : MID(“Chuổi”,vị trí bắt đầu, số ký tự cần trích)

Trong Excel là Value nhưng trong Access là Val.

3) Nhóm hàm trên kiểu : Int, Mod, Round

a Hàm INT : Lấy phần nguyên của mộ số

CP : INT(Số)

VD1 : INT(10,23452)  10

VD2 : INT(10/3)  3

b Hàm MOD : Lấy phần dư của phép chia

CP : MOD(Số bị chia, số chia)

VD : MOD(10,3)  1

c Hàm ROUND : Làm tròn số.

CP : ROUND(Số)

VD : ROUND(10,123456,2)  10,12

VD : ROUND(AVG(10/3),2)  3,33

4) Nhóm hàm thống kê : Sum, Average, Max, Min, Count, Counta

a Hàm SUM : Tính tổng các đối số

CP : SUM(đối số 1, đối số 2, đối số 3,……, đối số n)

VD : SUM(5,8,9,6)  28

b Hàm MAX : Tìm số lớn nhất trong các đối số

CP : MAX(đối số 1, đối số 2, đối số 3,……, đối số n)

VD : MAX(5,9,6)  9

c Hàm MIN : Tìm số nhỏ nhất trong các đối số

CP : MIN(đối số 1, đối số 2, đối số 3,……, đối số n)

VD : MIN(5,9,6)  5

d Hàm AVG :

Trong Excel là AVERAGE nhưng trong Access là AVG.

CP : AVG(đối số 1, đối số 2, đối số 3,……, đối số n)

VD : AVG(4,16,10)  10

5) Nhóm hàm ngày tháng : Today( ), Date( ), Now( ), Day, Month, Year.

a Hàm TODAY( ) , NOW( ), DATE( ) : Lấy ngày, tháng, năm của hệ thống

CP : TODAY( )

NOW( ) DATE( )

VD : Lấy năm hiện tại của hệ thống

6) Nhóm hàm nhiều điều kiện : Dsum, Dcount, Dmax, Dmin, Davg

a Hàm DSUM : Trả về tổng <Biểu thức> của các mẫu tin trong Bảng/Query thoả mãn điều kiện

CP :DSUM(“Biểu thức”, “Bảng/Query”, “Điều kiện”)

VD : =DSum("DIEM","KETQUA","MASV= ' " & [MASV] & " ' ")

Trả về tổng điểm của MASV bằng với MASV hiện hành trên Form

b Hàm DCOUNT : Trả về (đếm) số các mẫu tin trong Bảng/Query

CP : DCOUNT(“Biểu thức”, “Bảng/Query”)

VD : DCOUNT(“MASV”, “DMSV”)

Trả về tổng số mẫu tin trong bảng DMSV

c Hàm DMAX, DMIN, DAVG : Tương tự

III Tạo truy vấn :

2 Truy vấn chọn lựa ( Select Query) : Dùng để lấy dữ liệu từ một hay nhiều bảng theo một hay

nhiều điều kiện lọc dữ liệu và hiển thị dữ liệu Dữ liệu hiển thị có thể được tăng, giảm theo cột nào đó

B1 : Trong cửa sổ CSDL Click thẻ Query  New  Design View  OK.

B2 : Chọn tên bảng cần truy vấn  Add.

Chọn xong nhấn nút Close đóng cửa sổ Show Table.

Chú ý : Để bổ sung bảng  Vào Query  Show Table…(hay nhắp biểu tượng tương ứng)

B3 : Chọn các cột sẽ hiển thị trong truy vấn bằng cách : Kéo chuột tại Field(trường,(cột)) từ bảng xuống vùng lưới QBE ( Query By Example).

Trong đó :

Field : tên trường hiển thị.

Table : Bảng chứa trường hiển thị.

Sort : Sắp xếp dữ liệu tăng hay giảm.

o Ascending : tăng dần

o Descending : giảm dần

Show : Hiển thị hay không hiển thị trường đã truy vấn.

Criteria , Or : Điều kiện lọc (Where).

B4 : Xem trước kết quả truy vấn : View  Datasheet View (Hoặc chọn biểu tượng tương ứng)

Trở về chỉnh sữa :  View  Design View (Hoặc chọn biểu tượng tương ứng).

Chạy truy vấn :  Vào Query  Run (Hoặc chọn biểu tượng tương ứng).

B5 : Lưu truy vấn : File  Save Đặt tên cho câu Query  OK (Hoặc chọn biểu tượng tương

ứng) Đóng truy vấn lại

3 Tạo Totals Query (Sub Query) : Truy vấn nhóm dữ liệu dùng để tính toán dữ liệu theo từng

nhóm có tính chất tổng cộng, trung bình, số lớn nhất, số nhỏ nhất, thống kê tổng hợp số liệu

B1 : Trong cửa sổ CSDL Click thẻ Query  New  Design View  OK.

B2 : Chọn tên bảng cần truy vấn  Add.

Chọn xong nhấn nút Close đóng cửa sổ Show Table.

B3 : Trong màn hình truy vấn QBE chèn thêm dòng Totals để thực hiện các phép toán trên từng nhóm  Vào View  Totals (Hay nhắp vào biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ). ∑

B4 : Sử dụng các hàm tính toán tại dòng Totals để thực hiện các phép tính :

Group by Nhóm dữ liệu trên các cột

First Tìm giá trị của trường thuộc mẫu tin đầu

Last Tìm giá trị của trường thuộc mẫu tin cuối

Expression Biểu thức tính toán từ các cột dữ liệu khác trong

bảng (hàm lồng vào hàm)

Where Điều kiện lọc dữ liệu cho truy vấn

B5 : Xem trước, chạy, Lưu và đóng truy vấn lại

Ví dụ : Tính tổng điểm của từng sinh viên ta làm như sau :

3.Truy vấn chéo (CrossTab Query) : Hiển thị dữ liệu có tính chất thống kê, thể hiện các dòng dữ

liệu lưu trữ trong bảng thành các cột khi hiển thị bên ngoài

B1 : Trong cửa sổ CSDL Click thẻ Query  New  Design View  OK.

B2 : Chọn tên bảng cần truy vấn  Add.

Chọn xong nhấn nút Close đóng cửa sổ Show Table.

 Vào Query  CrossTab Query

Chọn dạng hiển thị tại dòng CrossTab, sử dụng hàm tính toán tại dòng Total.(sum)

B3 : Đưa các trường cần truy vấn xuống vùng lưới QBE.

- Đưa trường làm tiêu đề dòng vào lưới thiết kế.(RowHeading)

- Đưa trường làm tiêu đề cột vào lưới thiết kế.(ColumnHeading)

- Đưa trường làm giao điểm giữa dòng và cột vào lưới thiết kế.(Value)

Khi cần hiển thị trường tính tổng, trung bình theo dạng dòng thì :

 Đưa trường cần tính toán vào lưới thiết kế một lần nữa, đặt lại tên trường

 Tại dòng CrossTab chọn RowHeading.

 Tại dòng Total chọn hàm tương ứng.

- Trường hợp lọc dữ liệu thì tại dòng Total chọn Where.

Chạy truy vấn :  Vào Query  Run (Hoặc chọn biểu tượng tương ứng).

B5 : Lưu truy vấn : File  Save Đặt tên cho câu Query  OK (Hoặc chọn biểu tượng tương

ứng) Đóng truy vấn lại

dòng

Điều kiện lọc

Ví dụ :Truy vấn điểm thi theo từng môn của từng sinh viên theo dạng sau :

• Action Query (Truy vấn hành động) :

Chú ý : Từ Query này trở đi để xem được kết quả thì sau khi chạy phải Click chọn thẻ Table

(trong cửa sổ CSDL) để xem

4 Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) : Sử dụng khi muốn sao chép dữ liệu từ một hoặc

nhiều bảng thành một bảng khác

B1 : Trong cửa sổ CSDL Click thẻ Query 

New  Design View  OK.

B2 : Chọn tên bảng cần truy vấn  Add.

Chọn xong nhấn nút Close đóng cửa sổ

Show Table.

B3 : Đưa các trường cần truy vấn xuống vùng

lưới QBE.

B4 : Vào Query  Make-Table-Query…

Đặt tên mới vào khung Table Name  OK.

B5 : Vào Query  Run  Yes.

Yes : thực hiện.

No : không thực hiện.

Lưu, đóng truy vấn lại

5 Truy vấn thêm (Append Query) : Thêm một dòng dữ liệu mới vào bên trong bảng.

B1 : Trong cửa sổ CSDL Click thẻ Query  New  Design View  OK.

B2 : Nhấn nút Close đóng cửa sổ Show Table

B3 : Vào Query  Append Query

Chọn tên bảng cần thêm trong khung Table Name :

Chọn tên bảng cần thêm, rồi Click OK