Giao trinh Access1

TRÌNH ĐỘ B QUỐC GIA MICROSOFT ACCESS Microsoft access là 1 hệ QLCSDL, & ngôn ngữ lập trình. - Tạo được chương trình quản lý nhỏ chỉ dùng cho văn phòng. - Để giao tiếp với các ngôn ngữ khác để lấy dữ liệu, chứ không viết lập trình từ access, mà là trên vb, java… - Ra đời 1992 (of microsost office) - Phổ biến access 1997, 2000, 2003 Chức năng: Giúp bạn làm quen với cách tạo cơ sở dữ liệu, xử lý và quản lý cơ sở dữ liệu, từ đó có thể thiết kế chương trình quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, kế toán, bán Hàng … ứng dụng cho chính cơ quan xí nghiệp của bạn. THỰC THỂ VÀ QUAN HỆ .  Thực thể là một sự vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới khách quan. Ví dụ: - Trong một trường học có các thực thể: Giáo viên, học sinh, môn học… - Trong một thư viện bao gồm các thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản… - Trong một công ty thương mại có các thực thể: Mặt hàng (cụ thể), công nợ (trừu tượng)  Các thực thể này có các tính chất riêng của nó gọi là thuộc tính. Ví dụ : Mỗi học sinh có một họ tên, vậy họ tên là thuộc tính. Ghi chú : Để không bò trùng lắp thông tin thì thuộc tính là đặc tính riêng của một thực thể duy nhất.  Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật sau: <Tên thực thể> <Thuộc tính> … … <Thuộc tính> Ví dụ: Biểu diễn thực thể sinh viên & môn học như sau: Sinh viên Môn học Mã SV Tên SV Ngày sinh Đòa chỉ Mã MH Tên MH Số tiết TRANG :1  Mỗi thực thể có một thuộc tính dùng để phân biệt giữa các đối tượng của thực thể đó gọi là thuộc tính khoá. Ví dụ: Mỗi sinh viên có một mã số duy nhất để phân biệt với sinh viên khác.  Quan hệ có thể có thuộc tính hoặc không có thuộc tính. Ví dụ: Điểm là thuộc tính của quan hệ sinh viên và môn học. CÁCH THIẾT LẬP BẢNG TABLE: • X¸c ®Þnh tÝnh chÊt cho trêng b»ng c¸ch bÊm cht vµo c¸c « thc tÝnh cđa trêng ë bªn díi. Sè lỵng vµ ý nghÜa cđa c¸c thc tÝnh nµy phơ thc vµo tõng kiĨu trêng, gåm c¸c thc tÝnh c¬ b¶n nh sau:  Field Size: ChiỊu dµi lín nhÊt cđa trêng.  Format: D¹ng thĨ hiƯn cđa trêng. VÝ dơ: 999.99,99 §VN (§Ĩ t¹o mµu cho ch÷ ta ®Ỉt nh sau: >[green] -> Enter or ;"YES"[Green];"No"[Blue] -> Enter)  Decimal: VÞ trÝ cđa dÊu ph©n c¸ch thËp ph©n.  InputMask: KiĨu mÉu cho d÷ liƯu cđa trêng. VÝ dơ: "XXXXXX" kiĨu chi cã 6 ký tù.  Caption: Nh·n cđa trêng dïng cho c¸c biĨu mÉu (Form), nÕu lóc t¹o b¶ng kh«ng ghi vµo Caption th× khi t¹o biĨu mÉu Access sÏ lÊy tªn trêng ®Ỉt cho nh·n.  Default Value: Gi¸ trÞ mỈc ®Þnh ban ®Çu cho trêng.  Validation Rule: §Ĩ nhËp biĨu thøc giíi h¹n nh÷ng gi¸ trÞ d÷ liƯu hỵp lƯ cho trêng. VÝ dơ: 0 ≤ §iĨm m«n häc ≤ 10.  Validation Text: §Ĩ nhËp dßng ch÷ hiĨn thÞ trong hép th«ng b¸o khi gi¸ trÞ nhËp vµo trêng kh«ng hỵp lƯ so víi biĨu thøc trong Validation Rule.  Require: NÕu chän Yes d÷ liƯu cđa trêng cã b¾t bc ph¶i ®ỵc nhËp. MỈc nhiªn lµ No.  Allow Zero Length: NÕu chän Yes cho phÐp d÷ liƯu chÊp nhËn ký tù tr¾ng (" "). MỈc nhiªn lµ No.  Indexed: Dïng ®Ĩ x¸c ®Þnh chØ mơc d÷ liƯu cđa trêng, cã 2 lo¹i chØ mơc: cho phÐp trïng chØ mơc (duplicates) vµ kh«ng cho phÐp trïng chØ mơc (No duplicates). MỈc nhiªn lµ kh«ng t¹o chØ mơc. Tªn trêng KiĨu trêng KÝch thíc Yªu cÇu M· sè Text 5 Qui ®Þnh d÷ liƯu nhËp: "CB999". §Ỉt khãa chÝnh, kh«ng trïng kho¸ (§Ỉt trong Input Mast. Vd: cb 99;;“ ” _ or cb 00;;“ ” ! or dÊu @ … còng ®ỵc. Ch÷ cb lµ kh«ng thay ®ỉi ®“ ” ỵc khi nhËp DLiƯu, mµ chØ thay ®ỉi ®ỵc 99 or 00 thµnh sè kh¸c mµ th«i.) Hä vµ ch÷ lãt Text 30 T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp (Lµ dßng t¹o ë cét Discription. Khi ta nhËp d÷ liƯu, dßng chó thÝch sÏ hiƯn ra ngay trªn thanh Taskbar) Tªn Text 10 T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp Ngµy sinh Date Theo d¹ng: dd/mm/yyyy (nhËp ë cét Format) HƯ sè l¬ng Number/single T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp vµ kiĨm tra > 1 nhá h¬n 10 (nhËp ë cét Validation Rule, vd: >1 and <10. If trêng hỵp lµ chi th× ph¶I lµ in(“TL”,”NH”,”HL”). NÕu nhËp sai §K ®Ỉt ra, sÏ th«ng b¸o cho ngêi sư dơng biÕt. Dßng th«ng b¸o t¹o ë cét Validation Text, C©u th«ng b¸o ph¶I n»m trong “” ) Ngµy c«ng Number/ byte KiĨm tra d÷ liƯu nhËp > 0 vµ <= 31 cã th«ng b¸o lçi Tû lƯ l¬ng b¶o hiĨm Number/ single T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp HƯ sè phơ cÊp Number/ single T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp Sè ®iƯn sư dơng Number/ Integer T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp Loại quan hệ: Có các loại quan hệ như sau: TRANG :2 - Quan hệ một – một: Kí hiệu (1,1) one to one: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ duy nhất với một đối tượng của thực thể kia. Ví dụ: Một nhân viên chỉ thuộc về 1 phòng ban duy nhất - Quan hệ một - nhiều: Kí hiệu (1, n) one to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia. Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viên - Quan hệ nhiều – nhiều: Kí hiệu (n,n) many to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ với nhiều thực thể kia và ngược lại. Ví dụ: Một độc giả có thể mượn nhiều sách, và một loại sách có thể có nhiều độc giả mượn. Xác đònh khoá - Khóa chính ( Primary key) là tập hợp gồm một hay nhiều cột (Field|) mà giá trò trên đó đủ để Access nhận diện một dòng (Record – mẫu tin) duy nhất trong bảng. Dữ liệu trên một cột (hay nhiều cột) được chọn làm khóa chính là không thể trùng lắp (No Duplicates) và không thể rỗng - Khoá ngoại (Foreign key): Là một cột hay nhiều cột trong một bảng và các cột này là khóa chính trong bảng khác. Chú ý : Dữ liệu tại cột này trong bảng đang nhập liệu phải tồn tại trong bảng mà cột đó là khoá chính, nói cách khác dữ liệu lưu trong các cột khóa ngoại này phải được lưu trữ sau các cột dữ liệu khoá chính bên bảng khác. QUI TẮC ĐẶT TÊN. Misrosoft Access 2003 qui đònh qui tắc đặt tên cho Filed, tên Table, tên Query, tên From, tên Report, tên Macro … như sau: - Chuỗi tên có độ dài tối đa 64 ký tự - Không được trùng tên với nhau - Không được dùng các ký tự đặc biệt như: (, ) , [, ] … trong tên. I. THIẾT KẾ CÁC MỐI QUAN HỆ. Để các bảng trong cùng một cơ sở dữ liệu có mối quan hệ ràng buộc dữ liệu lẫn nhau, và có thể phối hợp hoạt động trong việc tổ chức và khai thác CSDL, chúng ta phải thiết kế các mối quan hệ giữa các Table. Microsoft Access tự nhận biết được loại của mối quan hệ, chỉ khi nếu ta tạo cấu trúc bảng đúng và thực hiện các thao tác chính xác. Tiến hành tạo quan hệ theo các bước sau: ⇒ Tạo xong các cấu trúc bảng. ⇒ Chọn menu Tools\ Relationships, xuất hiện khung Show Table. ⇒ Chọn tên các bảng cần thiết kế các mối quan hệ, mỗi lần chọn click nút Add, xong chọn nút Close, các bảng được chọn sẽ hiện thò trong khung thiết kế. ⇒ Rê tên Field quan hệ của bảng gốc mang sang đúng vò trí tên Field quan hệ của bảng quan hệ, xuất hiện hộp đối thoại Relationship. TRANG :3 ⇒ Đánh dấu hộp  Enforce Referential Intergrity: Để làm cho sự tham chiếu có hiệu lực. ⇒ Đánh dấu hộp  Cascade(Thác nước) Update Related Fields: Đồng thời cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng có quan hệ, mỗi khi sửa dữ liệu ở bảng gốc sẽ kéo theo dữ liệu ở bảng quan hệ được sửa theo. ⇒ Đánh dấu hộp  Cascade Update Related(có quan hệ) Records: Đồng thời xóa dữ liệu trên 2 bảng có quan hệ, mỗi khi xóa Record của bảng gốc sẽ kéo theo các Record của bảng quan hệ bò xóa theo. ⇒ Xem loại quan hệ trong hộp Edit Relationship, click nút Create để tạo mối quan hệ. ⇒ Lặp lại bước trên cho các mối quan hệ khác. ⇒ Xong click nút Close, trả lời Yes và kết thúc việc tạo các mối quan hệ. Chú ý: Tạo mối quan hệ trước khi nhập dữ liệu. Khi nhập dữ liệu cho các bảng, cần phải nhập dữ liệu cho bảng gốc trước, bảng quan hệ nhập sau. II. CÁC THÀNH PHẦN TRONG MICROSOFT ACCESS. Tập tin CSDL trong Microsoft Access gồm có 6 thành phần: 1. Bảng (Table) Là thành phần cơ bản dùng để thiết kế CSDL, nơi chứa dữ liệu. 2. Truy vấn (Query ): Là công cụ cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác trên bảng để cho ra một kết quả theo yêu cầu khai thác dữ liệu thực tế, có nhiều loại Query khác nhau. 3. Mẫu biểu (From): Là thành phần quan trọng dùng cho nhập liệu, giúp các thao tác nhập liệu vào bảng nhanh và hiệu quả hơn. 4. Báo biểu (Report): Thành phần trình bày các kết qủa dữ liệu với nhiều dạng, hình thức phong phú, phục vụ cho việc in ấn dữ liệu. 5. Tập lệnh (Macro): Là thành phần chứa các hành động cho phép thực hiện các thao tác, Macro có thể xem như công cụ lập trình đơn giản. 6. Đơn thể chương trình (Module): Là thành phần chứa các thủ tục hàm. Các thủ tục, hàm được lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic, đây là thành phần chuyên sâu, dùng cho người dùng chuyên nghiệp. TRUY VẤN – QUERY Có tất cả truy vấn - SELECT QUERY - CROSSTAB QUERY - MAKE TABLE QUERY - DELETE QUERY - APPEND QUERY - UPDATE QUERY - TRANG :4 Khởi động: Start / Program / Microsoft Office / Access I. CỮA SỔ MICROSOFT ACCESS : − Chọn blank database : tạo mới 1 File cơ sở dữ liệu − Chọn database wizads: tạo 1 File cơ sở dữ liệu theo mẫu II. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu dữ lại III. CƠ SỢ DỮ LIỆU CỦA ACCESS Gồm 6 thành phần (Object) mỗi phần đảm nhiệm 1 nhiệm vụ xử lý dữ liệu như sau: 1. TABLE- Bảng dữ liệu Là thành phần quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu, chứa các dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ liệu. 2. RELATION SHIP: Tạo mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu Chức năng tạo tính nhất quán và tính trao đổi dữ liệu qua lại giữa các bảng. 3. QUERY: Bảng truy vấn hoặc vấn tin Dùng để tính toán xử lý các dữ liệu ở table 4. FORM : Biểu mẫu Công cụ tạo ra các mẫu trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử dụng mong muốn để có thể nhập hay sửa chữa một cách dễ dàng 5. REPORT : Mẫu báo cáo Là công cụ tạo các mẫu và in các báo cáo 6. MACRO : Lệnh vó mô Là tập hợp các lệnh được chọn , sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác. MODULE: Đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình trong access với nguồn ngôn ngữ lập trình access basic LÀM GỌN FILE CƠ SỞ DỮ LIỆU: Tools / Database Utilities / Compact And Repair Database Phần I: TABLE (Bảng Biểu) Chú ý: Chọn Design View I - CẤU TRÚC CỦA BẢNG DỮ LIỆU: Field Name ( Tên trường dữ liệu) Data Type (Kiểu dữ liệu) Desristion ( Mô tả tên TRANG :5 trường) Khai báo tên (không ghi dấu) Text : Chuỗi ký tự Memo Văn bản nhiều dòng Number : Số Date/ time: Ngày giờ Currency: Tiền tệ Auto number: Số tự động không cho sửa Yes / no : Giá trò lý luận đúng / sai (ví dụ: nam / nữ) Ole object : Đối tượng nhúng và liên kết( hình ảnh) Hyper link: Siêu liên kết Lookup wizard: Hộp liệt kê thả để chọn 1 giá trò đã có theo trợ giúp của wizard Ghi tiếng việt mô tả, hướng dẫn nhập cho người sử dụng được dễ dàng A-Thẻ GENARAL: Field size: Kích thước trường (Tùy theo kiểu dữ liệu chọn phù hợp) ví dụ :Thanh: 5 ký tự, Hà: 3 ký tự Format: Dạng dữ liệu Ví dụ: màu, chữ hoa, chữ thường. [red],[green],[blue],[orange], > chữ hoa , < chữ thường. Decimal place: Số lẻ Ví dụ 7.5 – 1 số lẻ 7.56- 2 số lẻ Input mask: Quy đònh mẫu nhập dữ liệu L: chữ , bắt buộc phải nhập ?: chữ, không bắt buộc phải nhập 9: số bắt buộc phải nhập Caption: Tên trường (nhãn) ghi tiếng việt Default value: Giá trò cho trước (mặc đònh ) Ví dụ : = now () – ngày giờ hiện hành Valiđation value: kiểm tra dữ liệu nhập Ví dụ: Nhập điểm học từ 0 đến 10 Between 0 and 10 Validation text: dòng thông báo lỗi khi nhập sai Ví dụ: bạn nhập sai rồi Required: có bắt buộc nhập dữ liệu cho field này không Yes : có TRANG :6 Ví dụ: Tên nhân viên No: không Ví dụ: Số điện thoại Allow zero length: Có được nhập chuỗi rỗng Indexes: Có sắp xếp cho field không. B- THẺ LOOKUP: Display Control: Quản lý hình thức thể hiện màng hình. Text box: Hộp nhập dữ liệu thường- tự nhập List box: Hộp liệt kê Ví dụ: “cái”; “kg”; “chiếc” Comboo box: Hộp liệt kê thả (nhiều cột hơn list box) Check box: Hộp kiểm tra (chỉ có ở trường yes/ no) CHÚ Ý PHẦN LOOKUP : 1- COMBOO BOX: ROW SOURCE TYPE: Table / Query : Lấy dữ liệu từ bảng hay từ query Value List: Tự đònh giá trò cho danh sách “cái” ,”chiếc”,”lít” Field list: danh sách là tên các trường trong 1 Table / Query ROW SOURCE: Nguồn giá trò trong danh sách Ví dụ: Bảng nhân viên BOUND COLUMN: cột được lấy làm giá trò của field Ví dụ: Bảng trên ta lấy cột thư 2 Tên Thì phần Bound Column : 2 COLUMN COUNT : Số cột cần lấy ra trong bảng Ví dụ: Cần lấy 2 cột tên và ngày sinh : Ta chọn Column count: 2 TRANG :7 Mã nhân viên Tên Ngày sinh 03 Kim 15/04/96 COLUMN HEADS: Có sử dụng cột tiêu đề trong danh sách chọn không. COLUMN WIDTHS: Chiều rộng của các cột trong danh sách LIST ROW: Số dòng hiện thò trong danh sách LIST WIDTH: Độ rộng các cột trình bày trong danh sách LIMIT TO LIST: Yes: Chỉ được nhập dữ liệu cho field là giá trò trong danh sách. No: Có thể nhập giá trò ngoài. II- CÁC THAO TÁC XỬ LÝ THIẾT KẾ TABLE: Chèn thêm 1 Field/ Insert / Rows Xóa / Edit / Delete Rows Thay đổi : Kéo Chuột III - KHÓA TRONG ACCESS Chức năng: Tạo các mẫu tin (Record) không trùng lập trong một bảng (Table) Khóa Chính : Là khóa ràng buộc trực tiếp trên bảng đang xử lý Khóa phụ: Là khóa ràng buộc dữ liệu thông qua một bảng khác Mỗi bảng có ít nhất một khóa: Cách tạo khóa : Chọn Nút Ctrl + Tên Trường Cần Tạo Khóa. Phần II RELATION SHIP (Tạo Mối Quan Hệ ) Chức năng: Tạo tính nhất quán và tính trao đổi dữ liệu qua lại giữa các Bảng. CÁC LOẠI QUAN HỆ: MỘT – MỘT (ONE- ONE) 1 giá trò trên field bảng này chỉ xuất hiện 1 lần trên bảng quan hệ MỘT - NHIỀU ( ONE – MANY) 1 giá trò trên field bảng A xuất hiện nhiều lần bảng B B) KHAI BÁO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE: TOOL / RELATION SHIP/ Chọn các Bảng tham gia tạo Quan Hệ / Add/ Nhấp chuột tại Field quan hệ của Table thứ nhất (Table Chính) và kéo đến bảng thứ 2 TRANG :8 Chọn Enfore Refential Intergity: Chọn để ràng buộc tính trọn vẹn dữ liệu Cascade updeta related field: Cho phép sửa chữa bảng chính thì bảng phụ thay đổi theo Cascade delete related field: Cho phép xoa bảng chính thì bảng phụ xóa theo − Sửa và xóa dây quan hệ : − Nhấp chuột tại dây quan hệ / Delete − Chỉnh sửa / Edit GHI CHÚ : TẠO MỐI QUAN HỆ TRƯỚC KHI NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG . Phần III QUERY VẤN TIN (TRUY VẤN) Chức năng: Dùng để phân tích thống kê, tổng hợp, thống kê, tạo nguồn dữ liệu cho các công cụ khác như form, report, query và table khác… CÁCH TẠO QUERY: Truy vấn lựa chọn : select query: Lấy dữ liệu từ nhiều bảng tạo thành một bảng Field : tên trường Table: tên bảng dữ liệu Sort: sắp xếp , Descending : giảm dần, ascending: tăng dần Show: hiện ẩn Criteria: điều kiện trích lọc Ví dụ số lượng lớn hơn 50 > 50 Or (hoặc) điều kiện kèm theo Trích Những Người Tp HCM và Hà Nội Field Tên thành phố Criteria: Tp HCM Or Hà Nội Prameter Query( Truy Vấn Với Tham Số Nhập) Dùng hai dấu ngoặc [ ghi tên tùy thích ] Ví dụ: Tạo truy vấn với: Tên thành phố tự nhập khi tìm Field Tên thành phố Criteria: [bạn nhập tên thành phố bạn muốn tìm] TRANG :9 V V Or Ví dụ: Tìm những khách hàng có tiền mua hàng lâu nhất. Field Thành tiền:[so luong]*[dongia] sort Descending Chọn ô Top Value = 1 CÁC HÀM TRONG ACCESS : IIF(Điều kiện ; giá trò đúng điều kiện ; giá trò sai điều kiện) Hàm sum : tổng Between ….and … : trong khoảng Count: đếm số ô khác rỗng Các hàm tính toán tham khảo trong sách nâng cao MỤC TOTAL GỒM CÓ CÁC GIÁ TRỊ SAU: Group by: kết theo nhóm cần thống kê Sum: tính tổng trong bảng thống kê Avg: tính trung bình cộng Count: đếm số mẫu tin Max: giá trò lớn nhất Min: giá trò nhỏ nhất Var: giá trò số Expressoin: khai báo khi đang tính toán ở field TRANG :10 MỤC TOTAL Chạy chương trình MỤC TOTAL [...]...TẠO TRUY VẤN CHÉO: Crosstab Query: Cần phải có ít nhất 3 trò : Row Heading: tổng hợp theo hàng Column Heading: tổng hợp theo cột Value: tính vùng được chọn là giá trò giao nhau giữa hàng và cột Truy vấn tự thiết kế Truy vấn thiết kế theo chỉ dẫn của máy Truy vấn chéo : dùng lập bảng báo cáo , thống kê Truy vấn tìm kiếm sự khác nhau giữa hai bảng Ví dụ: Mặt hàng nhập . lập trình. - Tạo được chương trình quản lý nhỏ chỉ dùng cho văn phòng. - Để giao tiếp với các ngôn ngữ khác để lấy dữ liệu, chứ không viết lập trình từ. hàng Column Heading: tổng hợp theo cột Value: tính vùng được chọn là giá trò giao nhau giữa hàng và cột TRANG :11 Truy vấn tự thiết kế Truy vấn thiết kế