Ra quyết định trong quản trị công tác xã hội

Ra quyết định? Đó không là công việc duy nhất của nhà quản lý. Tuy nhiên, quyết định là một nhiệm vụ quản lý cụ thể và là điều mang lại kết quả hay hệ quả sâu rộng nhất. Sự thành bại của một tổ chức lệ thuộc rất nhiều vào các nhà lãnh đạo. Trong hoạt động kinh doanh thường ngày, những người đứng đầu doanh nghiệp hay bản thân chúng ta thường phải ra những quyết định khác nhau. Khi ra một quyết định “tốt”, thì thường ít có người chú ý đến, mặt khác, khi ra một quyết định “tồi”, quyết định đó có thể được nhớ hàng nhiều năm chưa nguôi ngoai. Các nghiên cứu về quá trình đưa ra quyết định cho thấy rằng chỉ có 13 các quyết định là hoàn toàn đúng đắn, 13 trong đó không thành công cũng chẳng thất bại và 13 còn lại thì hiển nhiên rõ ràng là thất bại. Vì thế, việc ra quyết định nhiều khi ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ lên công việc cũng như cuộc sống của chúng ta. Do đó việc mắc phải sai lầm là điều không thể tránh khỏi, nhà quản lý cần phải nhận ra những sai lầm để tránh khi ra quyết định thì mới có được hiệu quả mong đợi. Những nhà quản lý thành công là những người nhận thức rõ những điểm mạnh và điểm yếu, những thuận lợi và rào cản của mình. Hiểu được những rào cản phổ biến và thực hiện những biện pháp tránh phạm phải những sai lầm này cũng là một điều kiện tiên quyết quan trọng quyết định đến thành công của nhà lãnh đạo.

MỤC LỤC

I Khái niệm, phân loại, yêu cầu và đặc điểm của quyết định quản trị 5

6 Sai lầm trong QĐQT, nguyên nhân và giải pháp 18

2 Những vấn đề có liên quan đến công nghệ thông tin 30

3 Hướng dẫn để thành công với công nghệ thông tin 31

LỜI NÓI ĐẦU

Ra quyết định? Đó không là công việc duy nhất của nhà quản lý Tuy nhiên, quyết định là một nhiệm vụ quản lý cụ thể và là điều mang lại kết quả hay

hệ quả sâu rộng nhất Sự thành bại của một tổ chức lệ thuộc rất nhiều vào các nhà lãnh đạo Trong hoạt động kinh doanh thường ngày, những người đứng đầu doanh nghiệp hay bản thân chúng ta thường phải ra những quyết định khác nhau Khi ra một quyết định “tốt”, thì thường ít có người chú ý đến, mặt khác, khi ra một quyết định “tồi”, quyết định đó có thể được nhớ hàng nhiều năm chưa nguôi ngoai Các nghiên cứu về quá trình đưa ra quyết định cho thấy rằng chỉ có 1/3 các quyết định là hoàn toàn đúng đắn, 1/3 trong đó không thành công cũng chẳng thất bại và 1/3 còn lại thì hiển nhiên rõ ràng là thất bại Vì thế, việc ra quyết định nhiều khi ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ lên công việc cũng như cuộc sống của chúng ta Do đó việc mắc phải sai lầm là điều không thể tránh khỏi, nhà quản lý cần phải nhận ra những sai lầm để tránh khi ra quyết định thì mới có được hiệu quả mong đợi Những nhà quản lý thành công là những người nhận thức rõ những điểm mạnh và điểm yếu, những thuận lợi và rào cản của mình Hiểu được những rào cản phổ biến và thực hiện những biện pháp tránh phạm phải những sai lầm này cũng là một điều kiện tiên quyết quan trọng quyết định đến thành công của nhà lãnh đạo

Trong công tác xã hội việc ra quyết định có hiệu quả được coi là việc sống còn trong quản trị công tác xã hội Nó ảnh hưởng đến việc cung ứng các dịch vụ xã hội và cuộc sống của cá nhân hay nhóm, cộng đồng Nhận thấy được

tầm quan trọng của một quyết định quản trị nên nhóm 10 đã chọn đề tài “ Ra quyết định quản trị trong công tác xã hội” để làm bài tập giữa kỳ trong môn

học “Quản trị công tác xã hội chính sách và hoạch định”

Để hoàn thành bài tập này chúng em đã nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu từ giảng viên PGS.TS Nguyễn Thị Kim Hoa và tập thể lớp CTXH-1 khóa 2012 Tuy nhiên, do kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự góp

ý của quý thầy, cô để bài viết hoàn thiện hơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TÁC XÃ HỘI

I Khái niệm, phân loại, yêu cầu, đặc điểm của quyết định quản trị

1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm và yêu cầu

1.1 Khái niệm:

Ra quyết định trong quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình, hoạt động của tổ chức, nhằm giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin của hệ thống đó (Max Weber)

Ra quyết định quản trị là sự lựa chọn một trong số các phương án hành động Các nhà quản trị xem việc ra quyết định là công việc trung tâm của họ bởi

vì họ phải thường xuyên lựa chọn phải làm cái gì, ai làm, làm khi nào, ở đâu Không nên nhầm lẫn việc ra quyết định và lập kế hoạch Trong thực tế đôi khi quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng, ít đòi hỏi về thời gian hay sự

nỗ lực, hay có khi nó chỉ chi phối hành động trong ít phút Trong khi đó có những quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài đối với doanh nghiệp, đòi hỏi nhiều công sức của người ra quyết định

Quản trị đã được định nghĩa như là tiến trình ra quyết định và thực thi chúng

Nhà quản trị ra nhiều quyết định hàng ngày, mỗi một quyết định làm thay đổi dịch vụ của cơ quan trực tiếp/ gián tiếp

Việc đề ra quyết định có ý nghĩa rất lớn, nó là khâu mấu chốt trong quá trình quản trị Nội dung cơ bản của hoạt động quản trị là việc đề ra quyết định, bởi vì từ việc điều hành công việc hàng ngày cho đến giải quyết đồng bộ các vấn

đề kinh tế lớn đều được tiến hành trên cơ sở những quyết định thích hợp

Ra quyết định là quan trọng trong CTXH vì nó ảnh hưởng đến đời sống của nhiều cá nhân, gia đình, nhóm và cộng đồng Nó cũng là một bộ phận chủ yếu của tiến trình trị liệu

Ngoài ra, ra quyết định còn ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên và sự phân phối các dịch vụ xã hội Quyết định quản trị liên quan mật thiết đến vai trò

nhà quản trị và uy tín của hệ thống thực hiện quyết định đó kể cả mặt sản xuất, chính trị, xã hội.

1.2 Phân loại:

* Có nhiều cách thức khác nhau để ra quyết định Carlisle cho rằng có 3 kiểu ra quyết định: trực giác, phán đoán và giải quyết vấn đề

a/ Quyết định theo kiểu trực giác:

- Gắn với cảm giác hơn là sự hợp lí

- Dựa trên linh cảm, cảm nhận và ấn tượng của NVXH

b/ Quyết định theo kiểu phán đoán:

- Dựa vào kiến thức và kinh nghiệm

c/ Quyết định theo kiểu giải quyết vấn đề:

- Cần nhiều thông tin, thời gian để khảo sát và phân tích

- Phán đoán nhanh là điều không thích hợp

- Đặc biệt để giải quyết những vấn đề phức tạp với nhiều lựa chọn

* Phân loại quyết định quản trị theo các tiêu chí sau:

- Căn cứ vào tính chất của quyết định: quyết định chiến lược, quyết định tác nghiệp…

- Căn cứ theo thời gian tác động của quyết định: quyết định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn

- Căn cứ vào phạm vi tác động của quyết định: quyết định toàn cục, quyết định bộ phận, quyết định chuyên đề

- Căn cứ theo nội dung các chức năng: quyết định kiểm tra, quyết định tổ chức…

- Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động quản trị: quyết định tài chính, quyết định nhân sự…

- Căn cứ theo cách thức soạn thảo: quyế định theo mẫu có sẵn, quyết định không theo mẫu có sẵn

- Căn cứ theo hình thức quyết định: quyết định bằng văn bản, quyết định bằng lời nói

Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu nhận và khả năng phân tích của nhà quản trị QĐQT phải dựa trên cơ sở thông tin Để đưa ra một QĐQT giải quyết vấn đề của tổ chức, nhà quản trị cần phải nắm được đầy đủ thông tin liên quan và xử lý phân tích các thông tin một cách khoa học để làm cơ sở cho việc ra quyết định.

Cấp quản trị càng cao thì quyết định của họ càng quan trọng, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận

Khả năng ra quyết định quản trị không phải là khả năng bẩm sinh

1.4 Yêu cầu:

- Tính hợp pháp: quyết định quản trị là hành vi của tổ chức hay cá nhân các nhà quản trị nên nó phải tuân theo pháp luật

Nó phải được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổ chức/cá nhân

Quyết định không trái với nội dung pháp luật quy định

Quyết định phải được ban hành đúng thủ tục và thể thức

- Tính khoa học: quyết định phải được đề ra trên cơ sở nắm vững những đòi hỏi của quy luật khách quan dựa trên những thông tin xác thực, nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc giải quyết những tình huống cụ thể

- Tính khách quan: các quyết định là cơ sở quan trọng đảm bảo cho tính hiện thực và hiệu quả của việc thực hiện chúng, cho nên nó không được chủ quan tùy tiện, thoát ly thực tế Vì quyết định là sản phẩm chủ quan sáng tạo của con người (nhà quản trị) do đó đảm bảo tính khách quan không phải là việc đơn

giản, nhất là trong trường hợp thực hiện các quyết định có liên quan đến quyền lợi của nhà quản trị.

- Tính có định hướng: một quyết định quản trị bao giờ cũng nhằm vào đối tượng nhất định, có mục đích, mục tiêu rõ ràng

- Tính tối ưu: mỗi vấn đề đặt ra đều có thể xây dựng được nhiều phương

án khác nhau để giải quyết vấn đề Phương án mà quyết định lựa chọn phải là phương án tối ưu, thõa mãn cao nhất mục tiêu đề ra, được sự ủng hộ của các thành viên trong tổ chức

- Tính linh hoạt: trong nhiều trường hợp các quyết định phải điều chỉnh trong quá trình thực hiện

- Tính cô đọng dễ hiểu: dù ở hình thức nào thì quyết định quản trị đều phải ngắn gọn, dễ hiểu Một mặt là tiết kiểm cho việc thông tin được tiện lợi và bảo mật, mặt khác làm cho chúng đỡ phức tạp giúp cho người thực hiện tránh hiểu sai lệch về mục tiêu, cách thức thực hiện

- Tính cụ thể về thời gian: các quyết định quản trị đòi hỏi phải thật cụ thể

về thời gian, theo từng bước đã đặt ra trong kế hoạch

2 Tầm quan trọng của các QĐQT.

Quyết định quản trị là công cụ để nhà quản trị thực hiện tốt vai trò lãnh đạo, chỉ huy trong quản trị Nhà quản trị sử dụng quyền ra quyết định để tác động đến đối tượng quản trị giúp cho tổ chức đạt mục tiêu

Tất cả các hoạt động của tổ chức đều được tiến hành trên cơ sở các quyết định quản trị, do đó quyết định quản trị có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức Quyết định hợp lý được đưa ra kịp thời sẽ tạo điều kiện cho tổ chức tận dụng được cơ hội hoặc ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra Ngược lại một quyết

định không hợp lý sẽ đem lại những điều bất lợi cho tổ chức thậm chí kìm hãm

sự phát triển của tổ chức

Các quyết định quản trị có tính định hướng cho tương lai và luôn hướng tới tương lai Tổ chức có đi đúng hướng hay không điều đó phụ thuộc vào các quyết định quản trị Ngoài ra, quyết định quản trị còn liên quan đến uy tín, năng lực của nhà quản trị

3 Hướng dẫn ra quyết định quản trị

31 Nhận dạng và xác định vấn đề:

Nhìn nhận vấn đề là bước đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định hiệu quả Bước đầu tiên thực hiện thiếu chính xác thì những bước sau sẽ trở nên vô nghĩa Ví dụ như một bác sĩ muốn tìm phương án chữa bệnh cho bệnh nhân thì trước hết phải biết bệnh nhân đó mắc bệnh gì?

Việc tìm ra vấn đề là một bước quan trọng trong tiến trình ra quyết định,

vì không thể sửa sai khi không biết cái sai là gì Xác định cái sai và mô tả cái sai chính là công việc liên tục tìm và xử lý thông tin, do đó phải có hệ thống thu thập thông tin hiệu quả Đây là bước đầu tiên của tiến trình ra quyết định nhưng lại rất quan trọng như một nhà quản trị nổi tiếng đã nói: ‘Xác định đúng vấn đề

là thành công được một nửa công việc’

Trong CTXH cũng vậy, để có thể giúp khách hàng thì người NVXH cần phải xác định vấn đề thực sự là gì, am hiểu bối cảnh của nó Một khách hàng có thể có rất nhiều vấn đề cần giúp đỡ nhưng NVXH cần chú trọng xác định vấn đề mang tính cấp bách nhất ở thời điểm hiện tại của khách hàng, giúp họ nhìn nhận vấn đề của mình chính xác Nhà quản trị cố gắng xác định tình huống, các sự kiện, cảm xúc Họ không những tìm kiếm những biểu hiện cụ thể mà còn tìm những gì ẩn sâu bên trong Ví dụ: một nhân viên đề nghị có những thay đổi trong cơ cấu tổ chức của cơ quan thực ra là yêu cầu nhiều trách nhiệm, quyền hành và được công nhận

3.2 Thu thập thông tin và khảo sát các dữ kiện

Thu thập các thông tin dựa trên nhiều nguồn khác nhau: hồ sơ, qua tiếp cận trực tiếp với khách hàng, qua những người thân, bạn bè, đồng nghiệp, môi trường xung quanh…

Khảo sát các dữ kiện thu được là rất cần thiết trong việc ra quyết định Dữ kiện cần được khảo sát cẩn thận và khách quan và đo lường tầm quan trọng của

nó Việc này sẽ giúp ta xác định được các vấn đề ưu tiên

3.3 Đưa ra các lựa chọn

Tại sao phải đưa ra nhiều phương án mà không phải chỉ một phương án? Bởi nếu chúng ta chỉ có 1 phương án, thì khách hàng chỉ có 1 lựa chọn: hoặc có hoặc không Vì vậy, cần xây dựng nhiều phương án khác nhau cho nhiều khả năng khác nhau nhưng cùng dẫn đến một mục tiêu chung là giải quyết vấn đề Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quả cao khi nhà quản trị dành nhiều

nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác nhau

3.4 Dự đoán các kết quả có thể có được của các lựa chọn:

Mỗi phương án cần được xem xét về những gì có thể xảy ra nếu một phương hướng nào đó được lựa chọn Về trách nhiệm mà nó sẽ làm lợi cho cơ

sở và cá nhân

Mục đích của việc đánh giá các phương án là tính toán mức độ mà từng phương án sẽ đáp ứng mục tiêu ban đầu Tiêu chuẩn nào để đánh giá?

Ta dựa vào các biến số sau:

- Chi phí: chi phí của phương án này là bao nhiêu? Có tiết kiệm chi phí trước mắt và lâu dài hay không? Phương án này có nằm trong phạm vi ngân sách không?

- Lợi ích: Thu được những lợi ích gì khi thực hiện phương án? Mức độ thỏa mãn của khách hàng có được đáp ứng? Nhân viên của cơ sở có hoạt động hiệu quả hơn không?

- Thời gian: cần bao nhiêu thời gian để thực hiện? Những nhân tố có khả năng ảnh hưởng trì hoãn đến lịch trình của phương án?

- Nguồn lực: những ai tham gia?

- Rủi ro: phương án có thể gây tổn thất cho khách hàng hay cơ sở không? Những thông tin nào sẽ làm cho những điều không chắc chắn và rủi ro giảm bớt?

- Đạo đức:Phương án này có đại diện cho quyền lợi của khách hàng không?

- Các biến số vô hình: uy tín và danh tiếng của nhà quản trị có được nâng lên khi thực hiện phương án? Mức độ tin tưởng của khách hàng vào NVXH hay

cơ sở có tăng lên?

3.5 Xem xét cảm nghĩ: các quyết định đưa ra dựa trên một cơ sở hợp lý

sau khi xem xét cẩn thận những dữ kiện, các phương án và những kết quả dự kiến Trong tiến trình ra quyết định thì việc xem xét những cảm nghĩ cá nhân về các lựa chọn khác nhau là rất cần thiết

3.6 Chọn hành động chắc chắn: chọn con đường thích hợp và có lý

nhất Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện hành động có tính then chốt

đó là quyết định phương án nào được chấp nhận giữa các giải pháp đã được phân tính, đánh giá Tuy nhiên, trong thực tiễn quản trị, việc chọn lựa giải pháp tối ưu là khá khó khăn vì không phải mọi phương án đều có thể định lượng được

3.7 Thời gian sử dụng cũng cần cho việc ra quyết định chắc chắn.

3.8 Theo dõi xuyên suốt: khi đã đưa ra quyết định thì cần nỗ lực hỗ trợ

nó và làm mọi việc để thực hiện được Hỗ trợ nửa vời hoặc xao lãng đều có thể làm cho quyết định đi đến thất bại Theo dõi xuyên suốt đòi hỏi sự hỗ trợ của cá nhân nhà quản trị và nhân viên khi cần đến Tất cả nhân viên đều phải hiểu rõ quyết định để có thể hỗ trợ nó

Điều quan trọng không chỉ là ra quyết định mà còn duy trì sự hỗ trợ để dẫn dắt quyết định đến đích Nó đòi hỏi sự nhiệt tình, quan tâm, thời gian và chia sẻ trách nhiệm quyền hạn với những người khác

3.9 Linh hoạt: Tính linh hoạt là quan trọng trong việc ra quyết định và

làm cho thành tích có kết quả Cần có đầu óc thoáng trong trường hợp sai lầm hoặc 1 phương án thay thế có lợi hơn Một quyết định không nên cứng nhắc Nó chỉ được thực hiện nếu nó có vẻ tối ưu và không có lý do thuyết phục nào đòi thay đổi nó

Không thể đoán trước mỗi một thành quả có thể có của từng quyết định cho nên đôi khi kết quả không phải là điều mà mình tiên đoán Vì vậy cần thay đổi các kế hoạch và phương thức thực hiện

3.10 Lượng giá các kết quả: cần lượng giá cẩn thận để đoán chắc rằng

quyết định mang đến những phát triển Lượng giá diễn ra trong suốt quá trình

thực hiện quyết định Ở thời điểm sau đó cần làm một cuộc lượng giá toàn diện

để có sự thay đổi nếu cần thiết

Qua việc tổng kết thực hiện quyết định, kinh nghiệm sẽ được tích lũy làm

cơ sỏ cho những quyết định tương lai

4 Những kỹ thuật ra quyết định :

Việc đề ra quyết định có ý nghĩa rầt quan trọng, nó là điểm then chốt trong quá trình quản trị Một quyết định kịp thời sẽ mang lại hiệu quả công việc cao cho cơ quan, nâng cao năng suất cho sản xuất, lợi nhuận cho công ty…; một quyết định sai có thể dẫn đến những thiệt hại to lớn Có những trường hợp người lãnh đạo phải tự mình đưa ra các quyết định Đó được gọi là cách thức ra quyết định

cá nhân

4.1 Cá nhân ra quyết định có nghĩa là : Nhà quản trị ra quyết

định dựa vào kiến thức mà người ấy có được Sau đó ông ta phải giải thích quyết định với nhóm và nhận sự chấp nhận của họ về quyết định ấy, sau đây là ưu và nhược điểm của phương pháp ra quyết định này

a Ưu điểm:

- Tiết kiệm thời gian và chi phí

Quyết định cá nhân không làm chúng ta mất nhiều thời gian cho việc tham gia các buổi họp, hay phải nghe ý kiến từ quá nhiều người liên quan Hơn nữa là thời gian chờ đợi các thành viên liên quan đến tham dự đầy đủ Thêm vào đó, sẽ không phái trả chi phí cho những dịch vụ khi tổ chức các buổi họp trên và những “khoản” phụ không đáng có cho những đối tượng liên quan

- Tính trách nhiệm cao

Một quyết định quan trọng bao giờ cũng ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của tổ chức dù đó là quyết định của một cá nhân hay một tập thể Song, quyết định cá nhân mang tính trách nhiệm cao hơn khi

họ phải hoàn toàn chịu mọi kết quả từ quyết định của mình trong khi quyết định tập thể, hậu quả mà cá nhân phải gánh sẽ được giảm đi đáng kể và mọi người cùng nhau khắc phục sai lầm đó Làm việc cá

nhân là cách học tập và rèn luyện tốt nhất để có tinh thần trách nhiệm cao Điều này cũng góp phần thúc đẩy cách làm việc nghiêm túc và tích cực của người giữ vai trò lãnh đạo.

- Quan điểm cá nhân thể hiện rõ ràng

Quyết định cá nhân luôn là sản phẩm từ sự tư duy của chính bạn, vì vậy, nó mang những quan điểm chủ quan và cái tôi rất lớn Những quyết định của bạn bị ảnh hưởng và chi phối bởi nhận thức, quan điểm, cá tính của bản thân mà đôi khi, người khác nhìn vào những cách quyết định để đánh giá con người bạn như thế nào Là một người quyết đoán, bạn luôn đưa ra những quyết định rõ ràng, dứt khoát, Là một người sợ thất bại và không dám mạo hiểm, hầu hết những quyết định của bạn mang tính an toàn và không có gì nổi bật

- Không phải đối đầu với những tranh luận gay gắt và tình trạng bè phái

Khi bạn quyết định một mình, bạn sẽ chẳng phải tranh luận với ai

khác ngoài bản thân mình Bạn không phải đau đầu khi phải giải thích, tranh luận để đối phó với những ý kiến trái ngược của những người khác Sẽ chẳng có những cảnh “chia bè kéo cánh" trong cơ quan, những biểu hiện của sự mất đoàn kểt nội bộ hay những nguy

cơ cạnh tranh không lành mạnh,

- Không bị chi phối bởi người khác

Trong quá trình ra quyết định tập thể, những ý kiến của bạn đôi khi không thể hiện được hết vì nhiều lí do, rất có thể bạn bị chi phối bởi một thành viên khác Vì bạn là cấp dưới, vì bạn đang “nợ” họ một điều gì đó, tất cả những nguyên nhân đó đều khiến bạn đi ngược lý trí của mình Và khi đã là người nắm quyền quyết định thì bạn đã là người ở vị trí cao nhất và lập trường vững nhất

b Nhược điểm:

- Thông tin và kiến thức thu nhận hạn chế.

Đó là điều tất nhiên khi bạn làm việc hay quyết định một mình Những gì bạn biết không có nghĩa là chúng đầy đủ cho công việc của

bạn Bạn là một nhà lãnh đạo tài ba, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn sẽ là một nhân viên giỏi Cho nên, những kiến thức mà cá nhân bạn thu nhận được không bao giờ toàn diện Bạn không thể quyết định ký hợp đồng mua hàng loạt máy móc sản xuất mà không cần nghe ý kiến của những người công nhân đang làm việc với những chiếc máy đó.

- Cách tiếp cận vấn đề phiến diện.

Có nhiều con đường để đi đến thành công và có nhiều góc nhìn đối với một vấn đề Trong cuộc sống hiện thực, chúng ta không thể nhìn thấu mọi thứ Nếu chỉ một mình, bạn khó có thể nắm bắt tất cả

các khía cạnh của một vấn đề Nhìn thấy một hợp đồng béo bở với

vốn đầu tư ít ỏi nhưng lại có được lợi nhuận kếch xù, lập tức bạn quyết định ký hợp đồng Thay vì thế, bạn phải xem việc đầu tư ấy kéo dài trong bao lâu, có bền vững không, đối tác có đáng tin cậy hay tác động như thế nào đến công ty và những đối tượng liên quan

- Phân tích vấn đề hẹp

Cũng như cách tiếp cận vấn đề, một khi cách nhìn nhận hạn chế

và phiến diện thì khả năng phân tích cũng chỉ nằm trong những điểm

mà ta nhìn thấy, còn những mặt khác, ta không thể thông suốt thì ta

không quan tâm đến Cũng có thể do bản thân người quyết định

không có năng lực lãnh đạo, không có tư duy tích cực hay chính tính bảo thủ và gia trưởng của họ khiến vấn đề bị gói gọn trong chính tầm nhìn của mình Kết qủa của những quá trình trên thể hiện rõ khi

ta đề ra giải pháp giải quyết vấn đề

- Giải pháp hạn chế

Xác định vấn đề, phân tích và đề ra giải pháp luôn là một chuỗi liên kết và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng Xác định vấn đề bất hợp lý sẽ khiến cho quá trình phân tích sai lầm và giải pháp đề ra bất khả thi Nhìn nhận thông tin phiến diện thì khả năng phân tích hạn hẹp và giải pháp đề ra có ít sự lựa chọn

- Hạn chế khả năng của cấp dưới, không có tính dân chủ

Một khi quyền quyết định thuộc về một cá nhân thì như một quy luật bất thành văn nào đó, sẽ không có một thành viên cấp dưới nào dám “góp ý” với “nhà quản trị" của mình về việc quyết định như thế nào Vì thế, những quyết định bạn đưa ra đôi khi không được chấp nhận và tạo sự “bất mãn” trong nhân viên Trong khi bản thân mỗi người đều muốn có một sự công bằng và muốn thể hiện mình

Từ đó, hiệu quả công việc không như mong đợi

- Giải pháp thường không được chấp nhận rộng rãi

Vì là quyết định xuất phát từ bản thân bạn nên không có gì ngạc nhiên khi những người khác cảm thấy không hài lòng Thêm vào đó, những giải pháp của bạn sẽ bị xem xét dưới nhiều khía cạnh khác nhau và dĩ nhiên, có thể sẽ có một vài “vần đề” được đem ra

“mổ xẻ" một cách tích cực !

4.2 Nhóm ra quyết định

Ra quyết định nhóm sẽ ngày càng trở nên thông dụng hơn do mục tiêu của

tổ chức hướng vào việc phục vụ khách hàng và định hướng của tổ chức dựa vào quản trị chất lượng, vì thế rất cần sự khuyến khích mọi người ra quyết định.Công tác xã hội hiện nay, ngày càng sử dụng tiến trình nhóm để kết tinh các quyết định về những vấn đề và kế hoạch hành động

a

Sự tham gia của các thành viên vào việc ra quyết định

Huy động các thành viên trong nhóm tham gia vào việc ra quyết định có thể được xem là xu hướng phổ biến trong các tổ chức ngày nay Trong công việc của mình, các nhà quản trị thường dùng nhiều kỹ thuật để lôi kéo các thành viên của tổ chức tham gia vào việc ra quyết định Tuy vậy, đây không phải là một kỹ thuật đơn giản Mức độ phù hợp của việc cấp dưới tham gia vào việc ra quyết định phụ thuộc vào nhà quản trị, thái độ và khả năng của nhân viên trong việc ra quyết định của họ

b Nhóm có lợi thế hơn cá nhân trong việc ra quyết định nhưng cũng có những bất lợi

Nhóm chia sẻ ý kiến, phân tích và nhất trí về một quyết định để đưa ra thực hiện Những nghiên cứu cho thấy rằng nhóm có những giá trị, cảm nghĩ, và phản ứng khác với những những gì mà nhà quản trị cho rằng nhóm có Không ai

biết về nhóm và sự từng trải và sở thích của nhóm cũng như về bản thân nhóm Các nhóm viên cùng làm việc với nhau thường thấy một vấn đề từ những góc nhìn khác nhau Họ sẽ dễ dàng hơn trong việc chấp nhận, ủng hộ và thực hiện một quyết định của nhóm đưa ra hơn là một cá nhân Tuy nhiên, việc giải quyết vấn đề của nhóm lại mất nhiều thời gian hơn và tốn kém Hơn nữa, thường thì không có tập trung trách nhiệm rõ ràng trong nhóm nếu hỏng việc

Nhóm ra quyết định thường tốt nhất khi một vấn đề đáp ứng những điều kiện sau đây :

o Vấn đề cần đến sự phối hợp và hợp tác liên cơ sở và liên nhóm

o Vấn đề và giải pháp giải quyết có những hậu quả nghiêm trọng cho

cá nhân và tổ chức đối với các thành viên

o Có những áp lực quan trọng về mặt thời gian quy định nhưng không phải là tức thì ngay lập tức

o Vấn đề phức tạp về mặt kỹ thuật, có những khía cạnh khác nhau và cần đầu vào từ những nguồn khác nhau

o Vấn đề có thể lượng giá được hoặc phức tạp về đạo đức cần có sự thảo luận từ nhiều quan điểm khác nhau

o Vấn đề cần giải pháp sáng tạo và các thành viên có thể giải quyết thành công những mâu thuẫn một khi họ bất đồng

o Sự chấp nhận và cam kết rộng rãi là quan trọng cho việc thực hiện thành công

Những điểm thuận lợi và bất lợi của nhóm ra quyết định

được Bedeian tóm tắt như sau:

1 Mức độ chấp nhận do bi chi phối

cao

1.Nhóm có được quyết định lâu hơn cá nhân

2 Sự phối hợp dễ dàng hơn 2 Thiếu quả quyết

3 Thông đạt dễ dàng hơn 3 Thỏa hiệp

4 Có thể xem xét được nhiều

phương án

4 Bị điều khiển, bị chi phối

5 Có thể xử lý được nhiều thông tin

hơn

5 Có mưu đồ riêng tư

6.Vận động hành lang để có được sự nhất trí

5 Những khó khăn trong việc ra quyết định:

Carlisle đề ra một số hạn chế trong việc giải quyết vấn đề trong quản trị, 4 hạn chế đặc biệt quan trọng là:

1 Con người có sự hạn chế về tính lý luận và kiến thức

2 Thiếu thời gian để phân tích sâu

3 Thường thì các mục tiêu tìm kiếm không tối đa

4 Sức ép do người khác tác động quan trọng hơn là “các dữ kiện” thu thập được ủng hộ mỗi phương án

Có nhiều nguy hiểm và khó khăn trong tiến trình ra quyết định Một trong

số đó là những điều sau:

1 Sự chần chừ: Thật dễ dàng khi để mọi chuyện trôi đi, với hy vọng là các vấn đề sẽ do tự nó giải quyết hoặc biến mất Đôi khi thời gian sẽ chăm nom hoặc giải quyết một tình huống khó khăn Tuy nhiên, thường thường sự trì hoãn chỉ làm phức tạp vấn đề Những nhà quản trị giỏi tin tưởng và thực hành phương châm: “ Hãy làm ngay”

2 Quá đơn giản hóa: Có một khuynh hướng đơn giản những bước trong quá trình giải quyết vấn đề hay ra quyết định, tin tưởng rằng làm như thế sẽ giải quyết được vấn đề.Thông thường nó không đơn giản

3 Hành vi không hợp lý: Luôn luôn có khả năng những quyết định sẽ không được đưa ra trên cơ sở khách quan hợp lý Những ý tưởng phức tạp và những cảm xúc cũng như những bất đồng gây ra nhiều trở ngại cho những quyết định tốt

Tiến trình ra quyết định thường là một tiến trình đầy thách thức rất phức tạp

và khó khăn, vì không nhà quản trị nào biết hết mọi sự kiện và các quan hệ trong một tình huống nào đó Những cảm xúc cũng thường nổi lên ảnh hưởng đến quyết định nhiều hơn là các dữ kiện

4.Sai lầm làm nản lòng: Các nhà lãnh đạo và nhân viên có tham gia ra quyết định ở một cơ sở cần ghi nhớ rằng những sai lầm có thể có và sẽ phải sống chung với chúng Ngay cả khi những kỹ thuật giải quyết vấn đề tốt nhất được sử

dụng thì các sai lầm vẫn có vì sự phức tạp của các quan hệ xã hội và các tình huống xã hội và xúc cảm đang thay đổi.

Các nhà quản trị và nhân viên cần chấp nhận nhau khi có sai lầm xảy ra Các sai lầm phải được sửa chữa càng sớm càng tốt nhưng không nên trừng phạt các sai lầm ấy Một nhà quản trị giỏi nhận thức rằng không ai là người hoàn hảo, hay gần như hoàn hảo, và thái độ chấp nhận là tối thượng trong công tác quản trị một cơ sở dịch vụ xã hội

6 Sai lầm thường gặp trong QĐQT, nguyên nhân và giải pháp.

6.1 Sai lầm thường gặp trong quyết định quản trị và nguyên nhân.

Trong hoạt động kinh doanh thường ngày, những người đứng đầu doanh nghiệp hay bản thân chúng ta thường phải ra những quyết định khác nhau Việc

ra quyết định nhiều khi ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ lên công việc cũng như cuộc sống của chúng ta vì vậy việc mắc phải sai lầm là điều không thể tránh khỏi Trong CTXH cũng vậy đôi khi chúng ta cũng mắc phải những sai lầm như:

SAI LẦM 1: Chỉ dựa vào kinh nghiệm.

Nhiều nhà quản trị đã dựa vào kinh nghiệm của mình mà đưa ra những quyết định cá nhân không lắng nghe các đóng góp từ nhân viên Mỗi vấn đề có một cách xử lí khác nhau nhà quản lí chỉ dựa vào kinh nghiệm kết luận trước một vấn đề rồi cố tìm các chứng cớ phù hợp với kết luận trong khi cố tình phớt

lờ các chứng cớ phản bác Người mắc sai lầm này thường quá tin vào những dự đoán, số liệu hay hiểu biết của bản thân

SAI LẦM 2: Xác định vấn đề không đúng, bỏ vấn đề chủ yếu, lâu dài.

Xác định chính xác vấn đề là bước kế tiếp để ra quyết định hiệu quả Bước này cũng là bước khó khăn nhất vì những triệu chứng thường bị lầm với vấn đề rắc rối thực sự và những tác động/ hệ quả thường bị rối rắm với các nguyên nhân Những triệu chứng và hệ quả bị lầm là vấn đề bời vì chúng được nhìn thấy rõ ràng hơn Nhà quản lý tấn công những điều gây bực mình không chỉ vì chúng rõ ràng, mà còn vì áp lực môi trường ảnh hưởng đến những quyết định cần đưa ra Nhà quản lý giữ chức năng trong một môi trường năng động, thời gian luôn luôn là một trong những kẻ địch/đối thủ chính yếu của họ Điều

đó làm họ nhận định vấn đề sai, bỏ qua những vấn đề chủ yếu, lâu dài mà coanh nghiệp đang hướng tới Những yếu tố khác làm cho việc nhận diện vấn đề rắc