Trong số tất cả các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng, thời gian là thứ quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để có thể sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi vô ích nó sẽ không bao giờ có thể quay lại nữa.vậy nên chúng ta cần phải biết cách quản lý thời gian.vậy Quản lý thời gian nghĩa là gì?
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.
* Để quản lý thời gian tốt hơn, chúng ta cần đặt câu hỏi
- Chúng ta đang cố gắng đạt điều gì? - Những gì cản trở ta đạt đến điều đó?
Những nhà quản trị thành công có khả năng quản lý tốt thời gian của họ và gia tăng khả năng đó với những người khác cũng có thể làm được như vậy. Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi nhà quản trị :
+ Biết cách xếp hạng thứ tự các công việc nhờ thế có thể tập trung sức lực vào những việc quan trọng nhất.
+ Theo kế hoạch mà xúc tiến. Phân bổ đủ thời gian để thực hiện những công việc quan trọng.
+ Giữ đúng hạn định và giúp những người khác giữ đúng hạn. + Nắm bắt thông tin (cuộc gọi, e-mail) khi nhận được.
* Những vấn đề cơ bản của Quản lý Thời gian Cá nhân được tóm tắt thành những lời khuyên, mẹo dưới đây:
1.Mang theo một quyển sổ nhỏ ghi ra danh mục những việc làm 2. Lập thứ tự ưu tiên công việc của bạn
3. Hoàn thành công việc ngay từ lần đầu tiên 4. Không lãng phí thời gian
5. Giao công việc 6. Tránh chần chừ
7.Phân loại các hoạt động: khẩn cấp-không khẩn cấp; quan trọng và không quan trọng.
Ví dụ về công việc trong ngày mai: Đọc tài liệu về Quản lý thời Gian.
Đi siêu thị vì trong tủ lạnh đã hết đồ ăn. Dự đám cưới . Viết báo cáo Đánh giá hoạt động nhóm. Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp vào cuối ngày.
Vậy có thể sắp xếp như sau:
1 Đọc tài liệu về Quản lý thời Gian( buổi sáng) 2 Dự đám cưới( buổi trưa)
3 Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp vào cuối ngày( buổi chiều)
4 Viết báo cáo Đánh giá hoạt động nhóm(buổi chiều). Có thể hướng dẫn cho thành viên khác cùng nhóm làm nến như người đó có khả năng làm nó và giám sát họ
5 Đi siêu thị( sau khi đi làm về)
* Câu chuyện quản lý thời gian: Nghệ thuật quản trị thời gian qua câu
chuyện chiếc bình.
Một giáo sư đang trong giờ giảng về cách quản lý thời gian. Ông đặt vài thứ trước mặt. Đầu tiên, ông lấy một cái bình to và bắt đầu cho vào đó những quả
bóng chơi golf. Sau đó, ông hỏi các sinh viên: “Theo các bạn, bình đã đầy chưa?”. “Rồi ạ!”, các sinh viên trả lời.
Giáo sư lại lấy ra một hộp đựng đầy bi và đổ vào bình. Rồi lắc lên cho bi rơi lấp vào khoảng trống giữa những quả bóng.
Ông lại hỏi lần nữa và các sinh viên, lần này có vẻ ngập ngừng hơn, trả lời: “Có lẽ là rồi ạ.”
Lần này, vị giáo sư lấy ra một xô cát, và cũng đổ vào bình. Tất nhiên, cát lấp đầy các khe hở. Ông hỏi lại và các sinh viên lần này đồng thanh: “Rồi ạ!” “Hãy xem này, “ giáo sư nói và lấy ra hai lon bia, đổ vào bình. Bia tràn vào giữa những hạt cát.
“Bây giờ,” giáo sư nói, “tôi muốn các bạn hãy tưởng tượng cái bình này như cuộc đời của mình.
Bóng golf tượng trưng cho những điều quan trọng – gia đình, con cái, sức khoẻ, bạn bè, đam mê, nghề nghiệp - những điều mà nếu mọi thứ khác mất đi, thì chỉ mình chúng vẫn có thể làm cuộc sống của bạn đầy đủ. Những viên bi là thứ khác, nhỏ nhặt hơn - nhà cửa, ôtô .... Còn cát là những gì vặt vãnh còn lại.“ “Nếu các bạn cho cát vào trước”, giáo sư tiếp tục, “sẽ không còn chỗ cho bi và bóng golf nữa. Cuộc đời cũng vậy. Nếu dành tất cả thời gian và năng lượng cho những việc vặt vãnh, bạn sẽ không bao giờ làm được những điều quan trọng”.
Hãy ưu tiên làm những việc thực sự cần thiết trước. Dành thời gian cho con cái, kiểm tra sức khỏe, đi ăn với gia đình, làm việc, làm những việc mình thích. Sau khi đã làm tất cả những điều đó, chắc chắn bạn vẫn còn thời gian cho những thứ nhỏ nhặt như lau dọn nhà cửa, sửa chữa đồ đạc.
Vì thế, hãy luôn ưu tiên những quả bóng, và đặt chúng vào bình trước tiên. Khi người thầy dừng lại, lớp học vẫn im lặng một hồi. Bỗng có cánh tay giơ lên, và một sinh viên hỏi: “Thưa giáo sư, vậy bia tượng trưng cho cái gì?” Giáo sư mỉm cười hài lòng, “Một câu hỏi hay. Bia, tôi chỉ muốn nói với các bạn rằng, ngay cả khi các bạn thấy cuộc sống của mình đã quá bận rộn và đầy đủ thì, vẫn luôn còn thời gian cho một chầu bia!”
Khi thấy mình có quá nhiều việc phải giải quyết, và 24 giờ mỗi ngày là không đủ, thì bạn hãy nghĩ đến chiếc bình này, đặt những quả bóng vào trước. Và... đừng quên những cốc bia!