Lưu trữ hồ sơ báo cáo trong quản trị CTXH

Mỗi một cơ sở cần có một vài hình thức ghi nhận lại những hoạt động, hành động và giao dịch. Mỗi nhân viên cần có khả năng ghi chép những công việc, những nhiệm vụ, trách nhiệm được giao cho họ và qua đó họ được cơ sở trả tiền lương, tiền công. Cơ sở có nghĩa vụ cho công chúng biết những gì cơ sở đã làm trong việc chứng minh ngân sách đã dành cho cơ sơ sở ấy. Công việc quản lý cũng cần một công cụ trong tiến trình ra quyết định. Hồ sơ và báo cáo là bộ phận của những mảnh bằng chứng này.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA XÃ HỘI HỌC - BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓMMÔN: QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI

Chủ đề 8:

Lưu trữ hồ sơ- Báo cáo

Giảng viên : PGS.TS Nguyễn Thị Kim Hoa

Học viên nhóm 8: Hà Thị Thắng ( nhóm trưởng)

Mai Thị Ngọc Anh

Đỗ Thị Miền Khương Hồng Nhung Phan Thị Thu

Lớp : Công tác xã hội – QH1- 2012

Hà Nội – 1/2014

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

PHẦN 1: LƯU TRỮ HỒ SƠ 2

1 Hồ sơ 2

1.1 Khái niệm “hồ sơ”: 2

1.2 Các loại hồ sơ cơ bản: 4

2 Lưu trữ hồ sơ 4

2.1 Khái niệm về lưu trữ 4

2.2 Các loại lưu trữ 4

3 Vai trò của lưu trữ hồ sơ 5

PHẦN II: BÁO CÁO 7

2.1 Định nghĩa 7

2.2 Đặc điểm báo cáo 7

2.3Hình thức báo cáo 9

2.4Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo 10

2.5 Phương pháp viêt báo cáo 11

PHẦN III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ, BÁO CÁO TRONG QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI 14

3.1 Lưu giữ hồ sơ, báo cáo trong doanh nghiệp 14

3.2 Ý nghĩa của việc lưu giữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị CTXH 18

3.2.1 Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị công tác xã hội khi làm việc với cá nhân18 3.2.2 Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị công tác xã hội khi làm việc với nhóm 19 3 2.3 Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị công tác xã hội làm việc với cộng đồng 20 3.3 Những lưu ý khi sử dụng hồ sơ, lưu trữ báo cáo 22

3.3.1 Hồ sơ: 22

3.3.2 Báo cáo: 24

PHỤ LỤC 25

1.Thông tin hồ sơ

2 Bản cam kết của báo chí khi sử dụng hồ sơ

3.Bản cam kết sử dụng hình ảnh

4 BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG ĐƯỜNG DÂY TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ TRẺ EM

MỞ ĐẦU

Mỗi một cơ sở cần có một vài hình thức ghi nhận lại những hoạt động, hành động vàgiao dịch Mỗi nhân viên cần có khả năng ghi chép những công việc, những nhiệm vụ, tráchnhiệm được giao cho họ và qua đó họ được cơ sở trả tiền lương, tiền công Cơ sở có nghĩa

vụ cho công chúng biết những gì cơ sở đã làm trong việc chứng minh ngân sách đã dànhcho cơ sơ sở ấy Công việc quản lý cũng cần một công cụ trong tiến trình ra quyết định Hồ

sơ và báo cáo là bộ phận của những mảnh bằng chứng này

PHẦN 1: LƯU TRỮ HỒ SƠ

1 Hồ sơ

1.1 Khái niệm “hồ sơ”:

Theo tài liệu tập huấn về công tác văn thư lưu trữ thì:

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối

tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy:

+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Ý này khẳng định rằng

hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi côngviệc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra đểlập thành hồ sơ

+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơquan hoặc của một cá nhân

Cả hai ý này chỉ ra rằng :

Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc Có nghĩa là hồ sơ được bắtđầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu Lập hồ sơ không phải là việc tậphợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các

hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó) Thống nhất được quanđiểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫnnghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước

ta hiện nay Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất vềbản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuốicùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cậptrong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kếtthúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạchcông tác mới” Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạtđộng của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn

bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử,

điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao.

Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc)mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trìnhlập hồ sơ

Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phảnánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, chỉ đúng khi dùng khái niệm hồ sơ vàchỉ được lập nó ở hiện hành Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại Về bảnchất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản Hồ sơ được tạo nên

từ những văn bản có giá trị pháp lý Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo,chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định Còn trong thực tiễn chỉnh lý tàiliệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảoquản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, nhữngđơn vị bảo quản Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ Bởi vì nếudùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ

1.2 Các loại hồ sơ cơ bản:

Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau:

- Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết côngviệc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị Ví dụ: Hồ sơ du học

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công

tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàngngày

Ví dụ: Khi muốn làm chế độ bảo hiểm cho lao động trong cơ quan cần có hồ sơ các văn bảnmẫu quy định việc giải quyết chế độ cho người lao động của cơ quan bảo hiểm xã hội ViệtNam quy định

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể Ví dụ: hồ

sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh

- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành thuộc từng ngành khác nhau

Ví dụ như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an,Viện kiểm sát nhân dân

2 Lưu trữ hồ sơ

2.1 Khái niệm về lưu trữ

Khoản 1 – điều 2 - Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội : LUẬT LƯU TRỮ.” Hoạt

động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng

tài liệu lưu trữ”

2.2 Các loại lưu trữ

Lưu trữ gồm có:

- Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ

quan, tổ chức

Ví dụ: Hồ sơ lưu trữ nhân viên Cụ thể Hồ sơ nhân viên gồm có:

- Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị

bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác Ví dụ: Ủy bannhân dân tỉnh lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của tỉnh đóqua các giai đoạn lịch sử

3 Vai trò của lưu trữ hồ sơ

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công tác vôcùng quan trọng Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác này bao gồm toàn bộ côngviệc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu

từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệpcho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những aicần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phùhợp Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tàiliệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đivăn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kếtthúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn Bởi vì nó giúp cơ quan, tổchức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủnguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan;

 Công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan

Ví dụ: Hồ sơ của nhân viên mà cơ quan lưu trữ có các:

Thông tin cá nhân: tên, địa chỉ, người liên hệ khi cần, trình độ và nhược điểm

Quá trình công tác: ngày bắt đầu làm việc, thăng tiến, chức vụ

Chi tiết các điều khoản: gồm có một bản hợp đồng lao động

Thông tin về việc vắng mặt: ghi chép việc đi muộn, ốm đau và những lần nghỉ có phép hoặckhông phép

Căn cứ vào các thong tin trên cơ quan sẽ có những biện pháp thi hành quyền lực trong cáctrường hợp khen thưởng hay xử phạt khi nhân viên vi phạm nội quy cơ quan

 Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý;

Ví dụ: Việc lưu hồ sơ nhân viên sẽ có tác dụng rất lớn khi chấm dứt hợp đồng hay sa thải –cho biết phải tuân theo quy định của luật pháp về sa thải và phải cung cấp bằng chứng trongcác trường hợp bị khiếu kiện

Việc lưu trữ hồ sơ chính xác sẽ giúp các cơ quan đánh giá được quá trình làm việc vànăng suất của người lao động, đồng thời kết hợp được nguồn lực lao động với sản xuất hoặccác yêu cầu dịch vụ Nó cũng có thể giúp tránh được những tranh chấp với lao động và đảmbảo rằng cơ hội bình đẳng và đổi xử công bằng với tất cả mọi người.

 Nhà quản lý có thể theo dõi tiến trình phát triển của cơ quan

Ví dụ: Trong một doanh nghiệp cần có hồ sơ tiện dụng để theo dõi tiến triển trong doanh thương của mình Hồ sơ có thể cho thấy công việc thương mại tăng tiến thêm hay không, vật phẩm nào bán chạy, hoặc cần thực hiện những thay đổi gì Hồ sơ tiện dụng có thể làm tăng cơ may thành công của doanh nghiệp

 Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản

 Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát

Ví dụ: Doanh nghiệp phải luôn luôn lưu giữ và để sẵn hồ sơ kinh doanh để dễ thanhtra Nếu kiểm xét bất cứ tờ khai thuế nào thì doanh nghiệp có thể phải giải thích những mục

đã trình báo Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp kiểm xét nhanh hơn

 Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Ví dụ: Đối với các tài liệu mang tính chất lịch sử thì việc lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng này

Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tàiliệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan,

tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lựcnhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy,quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Nó được ví như những huyết quảntrong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ

và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ

PHẦN II: BÁO CÁO

2.1 Định nghĩa

Một báo cáo hoặc bản báo cáo hoặc văn bản báo cáo là tập hợp những thông tin(thường thể hiện bằng các hình thức văn bản, lời nói, phát thanh, truyền hình, hoặc chiếuphim, slide, Power poit ) được thực hiện với mục đích cụ thể nhằm thông tin chuyển tiếphoặc tường trình, kể lại các sự kiện nhất định trong một hoàn cảnh hiện hành và có thể cóhoặc không những nội dung kiến nghị, đề xuất

"Báo cáo" là những văn bản trình bày nội dung trọng tâm, nổi bật hoặc cập nhật chomột đối tượng cụ thể

Báo cáo thường được sử dụng để nêu lên các kết quả của một hoạt động, công tác,một thử nghiệm, điều tra, hoặc báo cáo yêu cầu (báo cáo đột xuất, báo cáo khẩn cấp, báocáo chuyên đề hoặc báo cáo tham luận Đối tượng được báo cáo có thể là công cộng hay

tư nhân, một cá nhân hoặc của cộng đồng nói chung

Báo cáo được sử dụng trong kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học, vàcác lĩnh vực khác Báo cáo có thể kết hợp sử dụng các tính năng như đồ họa, hình ảnh, âmthanh, giọng nói, hay những thuật ngữ, từ vựng chuyên ngành để thuyết phục rằng đối tượng

cụ thể để thực hiện một chương trình hành động và đem lại những kết quả cụ thể được trìnhbày trong báo cáo

Báo cáo là hình thức quan trọng trong hoạt động thực tiễn của con người Nó chính làkết quả thông tin về một loạt các nhu cầu quan trọng đối với nhiều cá nhân, tổ chức quantrọng của xã hội Đặc biệt những báo cáo kèm theo cảnh báo, khuyến nghị về an ninh trật tự,

an toàn xã hội (báo cáo của cảnh sát, lệnh truy nã ) là quan trọng cho xã hội nó hỗ trợ đểtruy tố các tội phạm trong khi cũng giúp đỡ những người vô tội trở thành trắng án

Báo cáo là một phương pháp rất hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật các thông tinquan trọng đồng thời quan đó có thể nắm được, thống kê, kiểm tra rà soát các thông tin,công việc, hoạt động Thông tin trong các báo cáo được sử dụng để đưa ra những quyết địnhrất quan trọng ảnh hưởng đến cuộc sống của con người mỗi ngày

Những đặc điểm của một văn bản báo cáo tốt :

11 Được trình bày theo thời biểu/thời gian

12 Có ghi ngày tháng và ký tên

Hình thức báo cáo xuất hiện từ lâu trong lịch sử quản lý Thời phong kiến ở châu Á

có các hình thức mang tính báo cáo như bẩm báo, cấp báo, tấu trình, tâu lại (cho nhà Vua) làcác hình thức báo cáo bằng miệng và các hình thức khác nhưng dâng sớ, làm bản tấuchương sau đó hình thức báo cáo ngày càng được áp dụng rộng rãi bằng hình thức vănbản và ngày này là hình thức báo cáo điện tử, báo cáo trực tuyến

Phân loại báo cáo, bao gồm:

 Báo cáo khoa học

 Báo cáo khuyến nghị

 Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ)

 Báo cáo công tác

 Báo cáo chuyên đề

 Báo cáo kiểm toán viên

 Báo cáo tường trình, sự vụ tại nơi làm việc

 Báo cáo điều tra dân số

 Báo cáo hội họp công tác (báo về từng chuyến đi công tác, làm việc được phân công)

 Báo cáo tiến độ (thường theo Kế hoạch hoặc công việc được giao),

 Báo cáo điều tra phục vụ cho các hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, các hoạt động tốtụng

 Báo cáo ngân sách

 Báo cáo chính sách

 Báo cáo tài chính

 Báo cáo nhân khẩu học

 Báo cáo tín dụng

 Báo cáo thẩm định

 Báo cáo kiểm tra

 Báo cáo quân sự

 Báo cáo tình hình

 Báo cáo giải trình

 Báo cáo trách nhiệm

 Báo cáo kiểm điểm

Trong thời đại ngày này cho các báo cáo trình bày theo kỹ thuật IMRAD: Gồm các

phần:

 Giới thiệu: nêu ra phần tổng quan, khái quát, đại cương, tổng luận chung cho chủ đề

 Phương pháp: Nêu ra cách thức tiến hành việc thu thập thông tin để đưa ra kết quả.

 Kết quả: Chỉ ra những mặt đạt được, chưa đạt được (thường kèm theo số liệu, dẫn chứng

cụ thể và có thể có đánh giá)

 Thảo luận: Khơi gợi sự thảo luận của mọi người, đề xuất các ý kiến, các hướng mở trong

báo cáo

Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo

 Phải bảo đảm trung thực, chính xác

Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khókhăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí

Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bópméo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trongbáo cáo Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìmnguyên nhân phản ánh và báo cáo Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ranhững nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp khôngđúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để

 Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm

Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đềthuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt

kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp vớinhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểmthông qua những con số đó Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chungkhông chứng minh, lý giải được điều gì Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đínhkèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kếtluận trong báo cáo

Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinhnghiệm, bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả Cần xuất phát từ mục đích,yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viếtbáo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, savào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm

 Báo cáo phải kịp thời

Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên,

có trách nhiệm với công việc Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin

từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để cónhững quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản

Xây dựng đề cương khái quát.

Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoàinhững phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:

Phần 1: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình

hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết

Phần 3: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện

pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra

Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo

Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báocáo

Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát

Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên

 Xây dựng dàn bài

Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, côngtác do cấp trên định hướng xuống Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởnglớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên

 Nội dung chính:

Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành

Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện

Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm

Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công

việc Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểmđiểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồntại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao

 Kết luận báo cáo

Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục

Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm

Các biện pháp tổ chức thực hiện

Những kiến nghị với cấp trên

Nhận định những triển vọng

 Viết dự thảo báo cáo

Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, cóthể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếunếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn

Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văncầu kỳ Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng

Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không

có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùngbảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống

kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục

 Các lưu ý khác

 Đối với các báo cáo quan trọng

Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dựthảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn

Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề…cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết địnhquản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hộinghị

Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tácgiả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báocáo thông thường Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải cócông văn hay thư riêng gửi kèm theo

PHẦN III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ, BÁO CÁO TRONG QUẢN TRỊ

CÔNG TÁC XÃ HỘI

3.1 Lưu giữ hồ sơ, báo cáo trong doanh nghiệp

3.1.1 Khái niệm doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài sản, cóquyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách

nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư do doanh nghiệp quản lý vàchịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và chính sách thực thi.

3.1.2 Lưu giữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sảnkhác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo

vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học

Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ,làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúngvới kế hoạch, mục đích đã đề ra

Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinhnghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động Qua đó góp phầnxây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động vàhiệu quả hơn

Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể củadoanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị

Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinhdoanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động

Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật,kinh doanh nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích.Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, củacác phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý

Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết

3.1.3 Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong doanhnghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu Đồng thờitiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên,nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo

vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huyđược tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp Chính

vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:

Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vìmuốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặthoạt động phải thống nhất Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ

để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưngvẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lýnhanh chóng, hiệu quả

Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định

về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ

Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảmnhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp Bộ phận này giúplãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thìviệc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định

Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như:chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêuhủy hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổchức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động củadoanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng

3.1.4 Phân loại hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập vàquản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định Việc phânloại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lạilợi ích thiết thực Về cơ bản có thể phân loại theo:

+ Hồ sơ tài liệu hành chính văn phòng, bao gồm

- Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp

(hồ sơ nguyên tắc)

- Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.

- Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.

- Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa

- Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp

- Các loại giấy tờ, văn bản khác

+ Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

- Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấyphép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan)

- Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng

nhiệm vụ cụ thể

- Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.

- Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động .

- Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động

- Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản

sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương )

+ Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

- Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh

nghiệp

- Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.

- Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm

- Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

+ Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

- Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu

- Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công

nghệ

- Các tài liệu khác có liên quan.

+ Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

-Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.

- Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.

- Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.

- Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.

- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán

+ Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuynhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đốivới các mặt hoạt động khác Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệucũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, gópphần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranhquyết liệt hiện nay

Mỗi loại doanh nghiệp có một hệ thống báo cáo khác nhau Tuy nhiên dù doanhnghiệp sản xuất hay doanh nghiệp kinh doanh hàng năm đều phải làm một loại báo cáo nhấtđịnh đó là báo cáo tài chính và báo cáo thuế, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của hàngtháng, năm quý, báo cao doanh số…

 Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là các báo cáo kế toán cung cấp các thông tin về tình hình tài chính,tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp đáp ứng các cầu cho những người

sử dụng chúng trong việc đưa ra các quyết định về kinh tế

+ Lập báo cáo tài chính của Kế toán Việt bao gồm :

- Thu thập thông tin là các hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp;

- Khảo sát thực tế quy trình hoạt động của doanh nghiệp;

- Kiểm tra chứng từ kế toán, phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán

- Lọai bỏ, điều chỉnh, chỉnh sửa các chứng từ không phù hợp;

- Lập các bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển

- Tính và lập các bảng khấu hao tài sản cố định

- Hạch toán kế toán trên phần mền kế toán chuyên nghiệp;

- Kết chuyển, tổng hợp thông tin để lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kếtquả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính;

- Trao đổi với doanh nghiệp các nội dung, nghiệp vụ có liên quan đến kết quả thựchiện

- Lập và in các loại báo cáo quyết toán thuế;

- In báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo quy định;

- Tư vấn cho doanh nghiệp các nội dung có liên quan trong quá trình tổng hợp thôngtin để lập báo cáo tài chính

+ Quy định của pháp luật về báo cáo tài chính:

Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợcũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền tệ và khả năngsinh lời trong kỳ của doanh nghiệp.Báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kinh tế – tàichính chủ yếu cho người sử dụng thông tin kế toán trong việc đánh giá, phân tích và dựđoán tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Nội dung của báo cáo tài chính gồm :

- Bảng cân đối kế toán;

- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh;

- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ;

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp phápluật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo

kỳ kế toán đó.Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữacác kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thìphải thuyết minh rõ lý do.Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và ngườiđại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký Người ký báo cáo tài chính phải chịu tráchnhiệm về nội dung của báo cáo Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộpcho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ

kế toán năm theo quy định của pháp luật

3.2 Ý nghĩa của việc lưu giữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị CTXH

Lưu trữ hồ sơ, báo cáo là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt độngquản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động của các cơquan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệuvào lưu trữ cơ quan Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quantrọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn