TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia. Đồng thời, công tác văn thư lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn thư không những phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực tiễn mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, không ngừng nghiên cứu, trau dồi kinh nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp cơ quan trong việc xây dựng, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa học, phù hợp nhu cầu công việc và đúng theo quy định hiện hành nhằm tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia. Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn thư không những phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực tiễn mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, không ngừng nghiên cứu, trau dồi kinh nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp cơ quan trong việc xây dựng, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa học, phù hợp nhu cầu công việc và đúng theo quy định hiện hành nhằm tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở lý luận Với tính chất đặc thù của công việc và xác định được tầm quan trọng trong công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng những kiến thức được học tại trường Trung học Văn thư Lưu trữ TWII, tham dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Thành uỷ Biên Hoà, và đúc rút các kinh nghiệm từ thực tiễn trong 5 năm qua về công tác văn thư lưu trữ của mình, tôi đã áp dụng được một số biện pháp đảm bảo tính khoa học, giúp tiết kiệm thời gian, mang lại những hiệu quả trong công việc hàng ngày của mình. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài Trong quá trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thực hiện việc ban hành các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi hoạt động của Chi bộ, nhà trường. Đồng thời các văn bản này còn ghi lại đầy đủ chứng Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ cứ về mọi hoạt động của nhà trường. Nếu các văn bản này để trong tình trạng rời rạc, không được tập hợp, sắp xếp theo trình tự thì rất khó quản lý và không thể tra tìm. Mặt khác, công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Do đó, để góp phần trong công cuộc cải cách hành chính nước nhà thì vai trò của người làm công tác văn thư trong việc “Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học, hiện đại trên cơ sở những quy định chung của Đảng, nhà nước là công việc cần thiết. A. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Văn bản đi là tất cả những tài liệu do nhà trường, chi bộ trường gửi cho nơi khác gọi chung là văn bản đi. Tại trường THPT Trấn Biên, tất cả mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan ban hành ra ngoài hay trong nội bộ (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận) đều phải đưa qua bộ phận văn thư để đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. 1. Trình tự của văn bản đi + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm của văn bản. + Trình ký văn bản, đóng dấu lên văn bản. + Đăng ký văn bản đi. + Làm thủ tục chuyển giao phát hành và theo dõi việc chuyển phát đi. + Lưu văn bản đi. 2. Công tác soạn thảo văn bản + Phần lớn công việc soạn thảo tại trường được thực hiện trên máy vi tính và dựa vào các biểu mẫu tạo sẵn theo quy định. Do vậy, các loại văn bản được soạn thảo nhanh chóng, đúng quy định và ít bị sai sót. + Khi được phân công soạn thảo văn bản thì xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Phân loại độ mật, độ khẩn của từng văn bản, sắp xếp văn bản nào cần làm trước, văn bản nào cần làm sau. Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản. 3. Đánh máy, sao in văn bản + Đánh máy, sao in văn bản góp phần bảo đảm tính chính xác, tính khuôn mẫu của văn bản đồng thời làm cho việc giải quyết văn bản được kịp thời, nhanh chóng, chính xác. + Khi được giao nhiệm vụ đánh máy thì phải đánh đúng với bản gốc, phải tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đối với văn bản mật thì phải thực hiện ở Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ nơi riêng biệt, không in thừa số bản đã được quy định. Văn bản đánh máy phải đúng thể thức quy định. + Sau khi đánh máy xong, soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung đánh máy chính xác. - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. + Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. + Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình bày đúng vị trí, đúng cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác … đã đúng chưa. Trước khi đánh máy văn bản, kiểm tra kiểu gõ, font chữ (dùng font chữ Times New Roman), thực hiện định lề trang văn bản trên khổ giấy A4 theo chiều dọc. + Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5cm. + Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5cm. +Lề trái: cách méptrái từ 3 - 3,5cm. + Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2cm. Sau đó xác định thể thức của văn bản: a) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Chi bộ trường THPT Trấn Biên. - Đảm bảo thể thức theo quy định của Đảng. + Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 1-10-1997 của Bộ Chính trị (khoá VIII) ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; + Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 của Ban Bí thư (khoá IX) bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”; + Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02-02-1998 của văn phòng Trung ương vể thể thức văn bản của Đảng; + Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-05-2004 của văn phòng Trung ương vể thể thức văn bản của Đảng (thay thế HD 01). * Tiêu đề Đảng cộng sản Việt Nam Tiêu đề “Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng. Tiêu để được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu bằng chữ in Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ hoa, cỡ chữ từ 15, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dòng kẻ ngang nét liền phân cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề. Nếu dùng Microsoft Office Word 2003 thì vẽ lệnh Draw, nếu sử dụng Microsoft Office Word 2007 thì vào menu Insert Shapes chọn đường thẳng kết hợp phím Shift để vẽ. Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu * để phân cách với số và ký hiệu văn bản. + Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu *, và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: THÀNH UỶ BIÊN HOÀ CHI BỘ TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN * * Số, ký hiệu văn bản Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của chi bộ ban hành trong một nhiệm kỳ của chi bộ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đền hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần kế tiếp. Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm từ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, “ký hiệu” bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đặt cân đối với tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” là một khoảng trắng (SPACE) trên bàn phím, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Số văn bản viết bằng số Ả Rập. Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: Số 120/BC-CBTB * Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 4 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ + Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban hành, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi số 0 phía trước và viết đầy đủ các từ “ngày… tháng…năm…”. Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/) thể thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản. + Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, bên phải, cùng một dòng với số kí hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt cân đối dưới tiêu đề văn bản. Ví dụ: Biên Hòa, ngày 24 tháng 5 năm 2013 * Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Kế hoạch … Trích yếu nội dung văn bản là là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. + Tên loại văn bản được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 16, kiểu chữ đứng, đậm; Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: BÁO CÁO V/v sinh hoạt chi bộ tháng 4 năm 2013 - Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. Nếu trích yếu nội dung công văn hơn 2 dòng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter để xuống dòng. Ví dụ: Số 20/CV-CBTB V/v bồi dưỡng chính trị hè cho giáo viên * Nội dung văn bản Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. + Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14-15, Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 5 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines. * Chữ ký, thể thức đề ký Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản chính thức. + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “T/M” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “K/T” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “T/L.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14. Ví dụ ký thay mặt tập thể: T/M CHI BỘ BÍ THƯ (Chữ ký) Nguyễn Văn Hưng * Nơi nhận văn bản Phần nơi nhận được trình bày như sau: Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu văn bản. Nơi nhận văn bản được trình bày góc trái dưới phần nội dung văn bản. Đối với tờ trình thì phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên loại và trích yếu nội dung văn bản”. Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính gửi …” và “Đồng kính gửi” (nếu có) trên phần nội dung văn bản. + Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác được trình bày như sau: Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 6 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ + Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14. + Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu(;), riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm(:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ: Nơi nhận: T/M CHI BỘ - BTC Thành uỷ; BÍ THƯ - Lưu: VT-CM. (Chữ ký) Nguyễn Văn Hưng b) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Trường THPT Trấn Biên. Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. - Quốc hiệu - Tên cơ quan, tổ chức, ban hành văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. - Nội dung văn bản. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. - Dấu của cơ quan tổ chức. - Nơi nhận. - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). * Quốc hiệu: + Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. + Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 7 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có cách 01 khoảng trắng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Đường kẻ ngang nét liền được vẽ bằng lệnh Draw (Microsoft Word 2003) hoặc Shapes (Microsoft Word 2007, 2010) kết hợp phím Shift. Hai dòng được cách nhau một dòng đơn (single). Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày bên trái Quốc hiệu. + Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ cùng cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng. + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ như cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: SỞ GD&ĐTTỈNH ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Hoặc THÀNH ĐOÀN BIÊN HOÀ ĐOÀN TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN * Số, ký hiệu văn bản Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 09/KH-THPT - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới quốc hiệu. Ví dụ: Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2013 Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 8 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ * Tên loại và trích yếu nội dung văn bản + Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: BÁO CÁO Về việc triển khai thực hiện kết luận kiểm tra, đánh giá trường trung học đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2011-2015 - Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. * Nội dung văn bản + Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines. + Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. * Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. Ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 9 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ + Quyền hạn, các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. + Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG (chữ ký) Trần Minh Tâm * Nơi nhận Phần nơi nhận được trình bày như sau: + Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; + Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm, các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. - Ví dụ gửi 01 cơ quan: Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. - Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên: Kính gửi: - Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai; - Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác được trình bày như sau: + Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; + Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên 10 [...]... trường Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 28 đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết Mẫu “sổ theo dõi giải quyết văn bản. .. 01 ĐẾN SỐ 105 TỪ SỐ 01 ĐẾN SỐ 230 Ví dụ minh hoạ tiêu đề trên gáy hồ sơCÔNG văn đi, công văn đến năm 2013 công VĂN CÔNG VĂN của trường: ĐI ĐẾN Võ Thị Minh Thùy Quyển 02 Quyển 01 Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 34 Ví dụ minh hoạ tiêu đề trên gáy hồ sơ công văn đi, công văn đến của chi bộ trường năm 2013: HỒ SƠ CÔNG VĂN CHI BỘ ĐI HỒ SƠ CÔNG VĂN... tuyển sinh vào lớp 10 THPT năm học 2013-2014 Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 27 Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) HT 20/05/13 701 T.Tâm C.Châu ……… 3 Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến 3.1 Giải quyết văn bản đến a) Đối với văn bản thường Tất cả các văn bản đến của... Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 30 Mỗi văn bản chỉ đưa vào hồ sơ 1 bản chính, có chất lượng tốt nhất, có thể thức văn bản hoàn chỉnh nhất Trường hợp không có bản chính được thay bằng bản sao có giá trị như bản chính Các văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều Khi kết thúc hồ sơ cần loại bỏ ngay những văn bản trùng... dụng Mẫu mục lục văn bản được trình bày như sau: STT Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản Trích yếu nội dung văn bản Số tờ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) + Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản trong hồ sơ Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 31 + Cột 2: Ghi số, ký hiệu của văn bản được ghi trên văn bản + Cột 3: Ghi... được văn bản cần sử dụng, chỉ cần mở tủ lưu hồ sơ ra, nhìn vào tiêu đề trên gáy hồ sơ Văn bản cần lấy ở hồ sơ nào thì nhấc hồ sơ đó ra, tháo bìa 3 dây và tìm số thứ tự văn bản cần lấy Khi giải quyết xong thì trả lại chỗ cũ Khi cho mượn bản lưu phải có ký nhận vào sổ sử dụng bản lưu - Mẫu sổ nên in sẵn, kích thước 210mm x 297mm Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi,. .. 9b, 9c) - Lập mục lục văn bản: Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong một đơn vị bảo quản (hồ sơ) theo mẫu in sẵn ngay trên trang bìa của hồ sơ Mục lục văn bản giúp cho việc quản lý văn bản trong hồ sơ được chặt chẽ và tra tìm văn bản trong hồ sơ dễ dàng, thuận lợi Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài Khi lập mục lục văn bản cần viết đầy đủ rõ... Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 23 (6) Tên loại và trích yếu nội dung: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản không có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó (7) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên người nhận văn bản đến theo ý kiến phân phối của Hiệu trưởng... dung (đối với công văn) hoặc vào dưới những khoảng giấy trắng phía trên, lề trái của văn bản, dưới ngày tháng năm ban hành văn bản Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 20 - Mẫu dấu đến và việc ghi các thông tin trên dấu đến được thực hiện theo Công văn hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Dấu đến được khắc hình chữ nhật,... THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ 21 TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN CÔNG VĂN ĐẾN Số: 2839 …………………… Ngày: 05/04/13……………… Chuyển: T.Hưng, T.Hùng 1.2 Đăng ký văn bản đến: Việc đăng ký công văn đến nhằm quản lý chặt chẽ công văn giấy tờ của nhà trường, chi bộ trường, đảm bảo thông tin hoạt động tốt cho nhà trường và tránh bị thất lạc văn bản, giấy tờ và dễ dàng, thuận