sáng kiến kinh nghiệm tổ CHỨC QUẢN lý, GIẢI QUYẾT văn bản đi và lưu TRỮ hồ sơ

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ như cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đ

Trang 1

Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên

VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước ta hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn

bản nói riêng, với công tác văn thư - lưu trữ nói chung

Công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động thường xuyên, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý Nhà nước Mọi công việc của các

cơ quan, đơn vị giải quyết nhanh hay chậm, hiệu quả hay không hiệu quả đều phụ

thuộc vào việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ có khoa học, hợp lý hay không

Bên cạnh đó, vị trí của người Văn thư lưu trữ cũng có thể coi là rất cần thiết cho công tác quản lý Dù trong cơ quan hành chính hay tại công ty, xí nghiệp thì vai trò của người văn thư luôn chiếm phần nào quan trọng Hơn thế nữa, xã hội ngày càng tiên tiến, nhu cầu ngày càng đòi hỏi và đất nước đang thời kỳ mở cửa hội nhập WTO thì nhiệm vụ của người Văn thư cũng ngày càng cao hơn, mọi hoạt động phải nhanh nhẹn hơn, tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, xử lý tình huống một cách linh hoạt trong từng hoàn cảnh công việc …

Để đáp ứng yêu cầu này, đòi hỏi người văn thư không những nắm vững kiến thức đã học, biết áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ của mình hợp thực tiễn mà còn

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1 Cơ sở lý luận

Trải qua gần 7 năm hình thành và phát triển, từ tháng 8/2003 trên cơ sở tách

ra từ trường Ngô Quyền, công tác Văn thư - Lưu trữ của nhà trường trước đây là

do giáo viên kiêm nhiệm nên chưa đáp ứng đầy đủ về công tác văn thư

Xác định được vai trò đặc biệt quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng những kiến thức được học tại trường TH Văn thư Lưu trữ TWII, tham

dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai

và đúc kết các kinh nghiệm từ thực tiễn trong công tác văn thư, tôi đã áp dụng được một số biện pháp giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính khoa học và mang

lại các hiệu quả thiết thực trong công việc hàng ngày của mình

2 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài

Trong quá trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thường ban hành các loại văn bản hành chính thông thường (Báo cáo, biên bản, tờ trình, kế hoạch, quyết định, …) và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, điều hành, quản

lý mọi hoạt động của nhà trường Đồng thời, các văn bản này còn ghi lại các kinh nghiệm, những kết quả đạt được và chiến lược phát triển của nhà trường Nếu các văn bản này để trong tình trạng rời rạc, không được sắp xếp theo trình

Trang 2

tự thì rất khó quản lý và không thể tra tìm khi cần thiết Vì vậy, việc “tổ chức

quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của nhà nước là công việc quan trọng và tất

yếu của người làm công tác văn thư

A TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI

1 Những văn bản đi của trường:

Tất cả các văn bản, giấy tờ tài liệu do nhà trường gửi đi nơi khác (Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn hành chính, …) gọi chung là “văn bản đi” của nhà trường

2 Soạn thảo và phát hành văn bản đi:

2.1 Soạn thảo văn bản

Tùy thuộc vào mức độ của văn bản, việc soạn thảo văn bản trong nhà trường có thể do phó Hiệu trưởng chuyên môn, tổ trưởng chuyên môn, thư ký hội đồng hoặc nhân viên văn thư soạn thảo

Khi nhân viên văn thư được phân công soạn thảo văn bản thì phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

+ Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý: Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước, phù hợp với yêu cầu thực tiễn Ngoài ra, văn bản cần ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung ban hành của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật và ban hành đúng thể thức, kỹ thuật trình bày

+ Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xác, không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, câu văn rõ ràng, ngăn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng thừa ý hoặc lạc đề

+ Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng: Nội dung rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ

+ Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi: Nội dung văn bản phù hợp với khả năng người thực thi, phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực

Và thực hiện trình tự các bước sau:

+ Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn và thông tin pháp luật)

+ Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”

+ Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Trang 3

+ Bản thảo do Ban Giám hiệu nhà trường duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, cho ý kiến

- Đánh máy, sao in văn bản

+ Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nhân bản đúng số lượng quy định của “nơi nhận” văn bản Phải giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của Ban giám hiệu nhà trường

+ Sau khi đánh máy xong, phải soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung đánh máy chính xác

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

+ Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

+ Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình bày đúng vị trí, đúng cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác … đã đúng chưa

+ Dòng chữ trên “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

+ Dòng dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng trên cỡ chữ 12 thì dòng dưới cỡ chữ 13, nếu dòng trên cỡ chữ 13 thì dòng dưới cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có cách 01 khoảng trắng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ Vẽ bằng lệnh Draw (Microsoft Word 2003) hoặc Shapes (Microsoft Word 2007, 2010) kết hợp phím Shift Hai dòng được cách nhau một dòng đơn (single)

Ví dụ:

Trang 4

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày bên trái Quốc hiệu

+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ cùng cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ như cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa tên cơ quan ban hành văn bản Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và

kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-) Ví dụ: Số: 03/QĐ-THPT

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Địa danh là tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn

+ Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban hành, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi số 0 phía trước

+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới quốc hiệu Ví dụ:

Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2012

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn

Trang 5

bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền,

có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Hội đồng xét duyệt Nhà giáo ưu tú

- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản

- Nội dung văn bản

+ Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines

+ Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”

+ Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của các mục dùng số Ả-rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1,27cm, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

Trang 6

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

+ Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

+ Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan Ví dụ:

Trang 7

+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký

KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Trần Minh Tâm

- Nơi nhận

Phần nơi nhận được trình bày như sau:

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng

có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm, các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

- Ví dụ gửi 01 cơ quan:

Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai

- Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên:

Kính gửi:

- Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai,

- Phòng Giáo dục Trung học Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác được trình bày như sau:

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được

Trang 8

trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

+ Trách nhiệm của văn thư là chuẩn bị cho việc trình ký, hoàn thiện về thể thức văn bản trước khi trình ký, và làm tham mưu cho lãnh đạo về những quy định khi ký văn bản, giấy tờ

+ Trước khi trình ký, văn thư phải soát lại nội dung, thể thức của văn bản và thẩm quyền ký Các văn bản trình ký phải được người soạn thảo ra văn bản xem xét về nội dung, thủ tục, thể thức và ký tắt vào văn bản để khẳng định văn bản đã được xem xét

- Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm lên văn bản

Sau khi đã kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, văn thư thực hiện mốt số công việc như sau:

+ Tất cả các văn bản đi của nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán … đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của nhà trường

+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do nhà trường ban hành trong một năm, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ví dụ: Kế hoạch số 03/KH-THPT, kế hoạch thanh tra về việc “thực hiện các quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng năm 2012” ký ngày 01 tháng

02 năm 2012 của nhà trường

2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản

* Đóng dấu cơ quan

Trang 9

- Những văn bản do nhà trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường

- Nhân viên văn thư (người được nhà trường giao cho việc giữ dấu cơ quan), phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường, không nhờ người khác đóng giùm hoặc giao dấu cho người khác tự đóng

- Dấu của nhà trường chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của Ban giám hiệu nhà trường

- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

- Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ tên người sử dụng và mục đích sử dụng (tức là không được đóng dấu khống chỉ)

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Hiệu trưởng

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của trường hoặc tên của phụ lục

2.3 Đăng ký văn bản đi

- Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

- Khi đăng ký vào sổ thì ghi chép, đăng ký trên máy tính thì nhập đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản đó, không bôi xóa, không viết tắt nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm dễ dàng các văn bản đi của nhà trường

- Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng

Văn bản đi hàng năm của trường khoảng dưới 500 văn bản nên chỉ lập ba sổ: + 01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản đi (loại thường)

+ 01 sổ đăng ký văn bản đi (loại mật)

+ 01 sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

 Loại thường:

Trang 10

+ Sổ đăng ký văn bản được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

+ Bìa và tờ đầu:

Ví dụ:

Minh họa mẫu bìa kích thước 210mm x 297mm:

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Sổ đăng ký VĂN BẢN ĐI

Năm: 20 …

Từ ngày Đến ngày

Từ số Đến số

Quyển số: ……

Trang 11

Minh họa mẫu áp dụng tại trường THPT Trấn Biên:

+ Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đi, được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột:

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày, tháng văn bản

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

(1) Số, ký hiệu văn bản: Ghi số, ký hiệu của văn bản

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN

Sổ đăng ký VĂN BẢN ĐI

Năm: 2011

Từ ngày 01/01/2011 Đến ngày 31/12/2011

Từ số 01 Đến số 350

Quyển số: 07

Trang 12

(2) Ngày tháng văn bản: Ghi theo ngày tháng năm của văn bản Ngày tháng năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ: 17/05/12

(3) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

(4) Người ký: Ghi tên người ký văn bản

(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản đã được ghi trên phần “kính gửi” hoặc “nơi nhận” văn bản đó

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản lưu đó

(7) Ghi số lượng bao nhiêu bản

(7) Ghi chú những điều cần thiết khác

+ Ví dụ: Báo cáo số 13/BC-THPT ngày 25 tháng 02 năm 2012 (Báo cáo về việc tiết kiệm nuôi heo đất Khuyến học)

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày, tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hiệu trưởng

Hội Khuyến học Tp

- Việc đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống như đối với văn bản đi loại thường, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột

“Trích yếu nội dung” khi được phép của Hiệu trưởng

* Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính:

- Việc đăng ký văn bản đi trên máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh hơn so với sổ đăng ký văn bản đi

- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi bằng file Excel

Trang 13

Ví dụ: Quyết định số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 (Quyết định

về việc thành lập Hội đồng đánh giá xét duyệt Nhà giáo ưu tú)

…

Ví dụ: Khi muốn tra tìm văn bản đi có số 27 thì chỉ cần bấm tổ hợp phím

Ctrl + F, xuất hiện hộp thoại Find and Replace, chọn mục Find, nhập số 27 vào

Find what, chọn Find in hoặc Find Next để hiển thị kết quả Nếu chưa nhớ rõ số

văn bản cần tìm, ta có thể nhập nội dung thông tin, bảng dữ liệu này sẽ hiện các thông tin liên quan giúp ta chọn lựa công văn cần tìm

2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

* Yêu cầu

- Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của nhà trường để gởi

ra ngoài, đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi

- Các văn bản đi, kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký (Bí thư, phó Bí thư Chi bộ, Ban giám hiệu, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn, Chủ tịch Hội chữ thập

đỏ, ), phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Trường hợp văn bản được

ký ngày thứ bảy thì chuyển phát vào ngày thứ hai của tuần kế tiếp

- Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax, email, bưu điện hoặc gửi trực tiếp Các văn bản đi của Chi bộ văn thư chuyển trực tiếp

- Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được chuyển trước

- Văn bản phải được gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm cần biết (đúng nơi nhận đã được trình bày trên văn bản)

- Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót, đảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng, chính xác

Định dạng
Số trang	26
Dung lượng	588,17 KB