Đang tải... (xem toàn văn)
Hàng ngày trong các cơ quan nhà nước thường tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản khác nhau. Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì khối lượng văn bản càng nhiều. Vì vậy mỗi cơ quan phải có quy chế chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành, lưu trữ, đảm bảo yêu cầu chung là: kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.
VIỆC TỔ CHỨC, GIẢI QUYẾT, XỬ LÝ "VĂN BẢN ĐI" VÀ "VĂN BẢN ĐẾN" TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Kết ngiên cứu Thực tiễn, đặc điểm, yêu cầu việc quản lý văn quản lý Nhà nước: Hàng ngày quan nhà nước thường tiếp nhận, xử lý ban hành nhiều văn khác Cơ quan có vị trí, trách nhiệm cao khối lượng văn nhiều Vì quan phải có quy chế chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành, lưu trữ, đảm bảo yêu cầu chung là: kịp thời, xác, bảo mật an toàn - Các quan nhà nước thường thực quản lý văn khâu sau đây: + Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu đến quan gọi chung văn đến + Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu quan ban hành gọi chung văn + Quản lý hồ sơ, tài liệu, sổ sách, dấu dùng quan tài liệu lưu trữ - Mục đích, ý nghĩa công tác tổ chức, quản lý văn biểu qua mặt sau: + Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn quản lý nhà nước giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước + Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn quản lý nhà nước giúp cho lãnh đạo huy kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động quan, tổ chức qua kiểm tra, quản lý chặt chẽ + Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn quản lý nhà nước bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, trật tự an toàn xã hội an ninh Quốc gia + Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn quản lý nhà nước góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, vật liệu việc kiểm tra, tra tìm, nghiên cứu trình xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước + Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn quản lý nhà nước tạo nề nếp khoa học quan quản lý Tổ chức, quản lý hệ thống văn quản lý nhà nước phận hoạt động quan nhà nước, tổ chức cá nhân - Những yêu cầu chung việc tổ chức, xử lý văn quản lý nhà nước + Phải phù hợp với đặc điểm quan + Phải đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng bảo quản + Đảm bảo đáp ứng yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài + Đảm bảo thuận lợi cho việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào trình tìm kiếm, xử lý thông tin Kết đạt a Về xử lý văn đến - Tiếp nhận văn Tất văn đến dù phương tiện (bưu điện, công văn giao thông, cá nhân trực tiếp) phải tập trung vào đầu mối văn thư quan (văn phòng) để đảm bảo tập trung tiện cho tiến hành bước, tránh thất thoát, an toàn bí mật Sau nhận, văn thư tiến hành thủ tục sau: Đăng ký vào sổ công văn đến phân văn thành loại như: loại văn có nội dung phải xử lý, có độ mật, độ khẩn; loại để nghiên cứu, tham khảo, tất phải đóng dấu "công văn đến" Loại văn không quy định thể thức văn (công văn không số, không ghi ngày, tháng, người ký không thẩm quyền, gửi vượt cấp, chụp phôtôcopy dấu đen, chữ mờ khó đọc nhàu nát) phải trả lại nơi gửi để thực quy định - Phân phối văn Những người có trách nhiệm phân phối công văn là: thủ trưởng, phó thủ trưởng quan (đối với quan văn phòng); chánh phó văn phòng (đối với quan có văn phòng) Trong phân phối công văn, điện mật, công điện, công văn có độ khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách phải chuyển đến thủ trưởng quan với thời hạn nhanh Thông thường công văn chuyển đến địa xử lý, tức người có trách nhiệm Trong trường hợp công văn có nội dung chứa đựng nhiều vấn đề, nhiều phận cá nhân liên quan giải quyết, chuyển cho phận cá nhân yếu để chủ trì, chịu trách nhiệm phối hợp với phận, cá nhân có liên quan để xử lý Công văn đến quan ngày chuyển ngày Những công văn phân phối phận công tác phải có sổ chuyển giao, có ghi ngày chuyển, người nhận phải ký vào sổ giao nhận - Xử lý văn Sau tiếp nhận văn bản, người giao nhiệm vụ xử lý (cán bộ, công chức, người thủ trưởng quan giao nhiệm vụ) phải kịp thời nghiên cứu, đề xuất, cần phải soạn thảo văn trình thủ trưởng quan định Việc soạn thảo văn phải theo quy trình chặt chẽ, đặc biệt văn có tầm quan trọng văn vi phạm pháp luật, văn trình lên quan cấp trên, thiết phải có tham gia góp ý cán pháp chế Tùy thuộc vào mức độ, nội dung vấn đề loại văn mà có phân công người soạn thảo cho phù hợp Thời gian xử lý văn kể từ tiếp nhận (ngày đăng ký công văn đến) đến trình lãnh đạo quan ký, ban hành phải có quy định cụ thể để người giao nhiệm vụ xử lý kịp thời không để chậm việc, sót việc b Về xử lý văn Trước văn gửi văn thư quan để ban hành, người thảo văn có trách nhiệm đọc soát văn lần cuối, kiểm tra độ mật, độ khẩn (nếu có), số lượng, địa người gửi văn Tất văn quan ban hành (văn đi) phải tập trung đầu mối quan văn thư Bộ phận văn thư có nhiệm vụ soát lại lần cuối thể thức văn (nếu phát có nghi vấn trao đổi với người thảo văn để hoàn chỉnh cho đầy đủ, người thảo văn chưa trí mà văn thư cho sai sót báo cáo cho người ký văn định), làm thủ tục, đăng ký văn đi, đóng dấu vào bì phát hành Công ăn phải gửi đến quan có thẩm quyền giải có trách nhiệm cần biết Tất văn phải lưu gửi lại văn thư để nộp cho lưu trữ quan người thảo văn lưu để theo dõi c Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu dấu quan Công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu (kể thư viết tay có liên quan đến công tác) cán bộ, chuyên viên quản lý phải thực tốt công tác quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu; phải xếp có trật tự, ngăn nắp để tiện tra cứu, theo dõi, giải quyết, không để thất lạc, mất, gây chậm trễ công việc, bỏ sót tài liệu để đưa vào lưu trữ; bảo đảm kịp thời cho việc khai thác, nghiên cứu cần thiết Bộ phận văn thư, hành phải lập hồ sơ theo dõi công văn, hồ sơ tài liệu mật đi, đến theo dõi việc quản lý phận có liên quan Định kỳ, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật quan có báo cáo kết cho thủ trưởng quan biết, phát có mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho quan có trách nhiệm xử lý theo quy định Bộ công an d Lập hồ sơ văn Hồ sơ tập công văn, tài liệu có liên quan với việc, vấn đề (hoặc người), hình thành trình giải công việc tập trung bảo quản chỗ (trong bìa hay cặp) Hồ sơ hiểu tập văn kết hợp với theo đặc điểm hình thức như: tập biên bản, tập thị Một hồ sơ dày hay mỏng tuỳ theo số lượng công văn giấy tờ hình thành trình giải công việc nhiều hay ít, hồ sơ chia thành nhiều tập Lập hồ sơ công tác có vị trí quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, công tác cuối công tác văn thư, nguồn bổ sung không cạn cho công tác lưu trữ, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu công tác lữu trữ e Lựa chọn hồ sơ chuyển vào bảo quản tài liệu lưu trữ Để làm tốt việc đánh giá lựa chọn hồ sơ tài liệu, cần nắm vững trình hình thành văn việc sử dụng chúng hoạt động quan, chức năng, nhiệm vụ quan, cấu tổ chức, mối quan hệ quan với quan khác Những yếu tố giúp việc lựa chọn văn thực xác Lựa chọn văn để quản lý tiêu huỷ công tác phức tạp, đòi hỏi phải thận trọng tỷ mỷ, phải làm tốt Hiện nhiều quan ý giải tốt nhiệm vụ này, tạo phòng lưu trữ có giá trị, cung cấp nhiều thông tin cho hoạt động quản lý quan f Sử dụng văn Trong quan, cần phải nghiên cứu tìm phương pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng văn Nhìn chung hiệu suất sử dụng văn quan lệ thuộc vào hai yếu tố: Một là, khả cung cấp thông tin văn cho công tác quan nhanh chóng xác đến mức nào? Hai là, cán nghiên cứu, cán chuyên môn người phụ trách phận quan cấp khác có thực hướng vào việc sử dụng thông tin văn giải nhiệm vụ hay không? Để đảm bảo cho việc sử dụng văn đạt hiệu suất cao, cần làm sáng tỏ vấn đề đây: - Tần số xuất tính chất văn sử dụng - Những loại văn thường xuyên phận sử dụng thời gian thường yêu cầu - Những loại văn kiện mà lãnh đạo quan thường xuyên phải cần đến - Bộ phận có trách nhiệm việc cung cấp văn hình thức cung cấp thông tin văn cho quản lý - Mối quan hệ phận trình sử dụng văn - Nơi bảo quản văn hình thức, điều kiện sử dụng chúng thực tế, thiết bị phương tiện cần thiết để phục vụ cho công tác Làm sáng tỏ vấn đề cho phép lập kế hoạch cụ thể cho việc tổ chức sử dụng văn quan Qua thấy cần phải ý tổ chức bảo quản tốt loại văn nào, sử dụng hình thức hợp lý để đưa văn phục vụ kịp thời, đặc biệt cán lãnh đạo Những yếu kém, hạn chế công tác xử lý văn - Một số quan, đơn vị soạn thảo văn quản lý nhà nước tượng sai thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, chưa tuân theo hướng dẫn trình bày văn bản, thể tính tùy tiện, cảm tính - Sử dụng ngôn ngữ văn phong soạn thảo văn chưa xác, diễn tả ý tưởng chưa dứt khoát, lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, xếp bố cục văn rườm rà, khó nhớ - Công tác quản lý văn quản lý nhà nước chưa quan tâm mức, tượng để thất lạc, hư hỏng, mát văn xảy - Việc giải văn đến, văn có lúc mang tính hình thức, tượng văn không phổ biến, triển khai thực - Chưa ý khai thác văn có, xếp hệ thống văn chưa khoa học hợp lý, khó tìm, khó tra cứu - Thực tế nhiều quan, đơn vị, việc sử dụng văn chưa thật quan tâm đến tính hệ thống Ở nhiều quan nghiên cứu văn riêng lẻ thấy chất lượng chúng tương đối tốt Nhưng xem xét toàn văn hệ thống sử dụng chúng chỉnh thể để giải vấn đề khó khăn, văn kiện mâu thuẫn với nội dung, quy định đưa cho vấn đề thiếu tính hệ thống Kinh nghiệm rút Một là, văn quan ban hành phải phận cán bộ, chuyên viên dự thảo, phận đánh máy, in ấn quan thực Hai là, cần tránh số trường hợp thường gặp, không quy định thể thức văn như: đóng dấu quan áp vào chữ ký người có thẩm quyền ghi bên lề công văn để đem liên hệ, giải công việc; chụp (phôtôcopy) để gửi thay chính; nhận văn trực tiếp (cá nhân) đem chụp, nhân để sử dụng mà quan nơi nhận lại chưa nhận văn bản, gây thất thoát thông tin, lộ bí mật Ba là, tổ chức sử dụng văn cần phải ý: phải phân tích mối quan hệ loại cán loại văn quan Bởi loại văn cán quan lại sử dụng chúng theo mục đích cụ thể khác Đồng thời họ cần có liên hệ phối hợp định trình tổ chức, sử dụng văn nhiệm vụ chung đặt Bốn là, nắm vững mối liên hệ sử dụng văn có ý nghĩa thực tế phát huy mức vai trò văn bản, tránh ùn tắc văn quản lý ý chí không dựa sở văn bản, đồng thời tạo sở để sử dụng hệ thống văn khoa học III Đề xuất phương hướng, giải pháp * Thứ nhất: soạn thảo văn phải nắm vững chủ trương đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước, văn cấp để thể chế hoá, cụ thể hoá vào cấp * Thứ hai: Ban hành văn quản lý nhà nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động mối quan hệ quan (theo luật theo quy chế) * Thứ ba: Nắm vững nội dung cần soạn thảo, mục đích, yêu cầu, đối tượng tác động văn bản, thời gian cho phép, đạo thủ trưởng quan, đơn vị * Thứ tư: Sử dụng người soạn thảo văn phải có nghiệp vụ kỹ thuật cần thiết Nắm vững thể thức quy trình soạn thảo, nắm vững phương pháp diễn đạt, nắm vững cách sử dụng từ, câu, đoạn văn soạn thảo (về ngôn ngữ, văn phong) * Thứ năm: Nội dung văn phải bảo đảm tính khoa học, thông tin cần đầy đủ, xác Nội dung văn kết cấu logic, hợp lý, thông tin cần xếp, xử lý cách khoa học Bảo đảm tính pháp lý, yêu cầu bắt buộc, mang tính đặc trưng văn bản, thẩm quyền ban hành, thủ tục, mẫu quy định Bảo đảm tính thống xác theo quy định pháp luật, đúng, đủ pháp lý Bảo đảm tính đại chúng, phù hợp với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ, phản ánh đầy đủ nguyện vọng, lợi ích đáng nhân dân * Thứ sáu: Thể thức văn phải phù hợp với nội dung văn Bố cục chặt chẽ, cân đối, hài hoà thể thức văn Nhà nước quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 * Thứ bảy: Đánh máy, in, sao, sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá Giấy có chất lượng tốt, kích thước, bảo quản, lưu giữ lâu dài Nhà nước thực chức quản lý thông qua việc hoạch định, định, tổ chức, điều hành kiểm soát, đương nhiên thiếu công cụ hữu hiệu hệ thống văn quản lý Văn quản lý nhà nước phương tiện quan trọng thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước quan, đơn vị cá nhân thuộc quyền; phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý, hình thức để cụ thể hoá pháp luật, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Văn quản lý nhà nước vừa phương tiện, vừa sản phẩm tất yếu hoạt động quản lý nhà nước Do vậy, nghiên cứu vấn đề thấy thiết thực tình hình nay, sát với công tác quản lý hành hàng ngày thân Hệ thống văn quản lý nhà nước bên cạnh mặt ưu điểm phần kết nghiên cứu trình bày nhiều hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước thông qua văn quản lý nhà nước, phương tiện quan trọng thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước ... thuật vào trình tìm kiếm, xử lý thông tin Kết đạt a Về xử lý văn đến - Tiếp nhận văn Tất văn đến dù phương tiện (bưu đi n, công văn giao thông, cá nhân trực tiếp) phải tập trung vào đầu mối văn. .. thiết Bộ phận văn thư, hành phải lập hồ sơ theo dõi công văn, hồ sơ tài liệu mật đi, đến theo dõi việc quản lý phận có liên quan Định kỳ, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật quan... vào bảo quản tài liệu lưu trữ Để làm tốt việc đánh giá lựa chọn hồ sơ tài liệu, cần nắm vững trình hình thành văn việc sử dụng chúng hoạt động quan, chức năng, nhiệm vụ quan, cấu tổ chức, mối quan