Tên sáng kiến kinh nghiệm : NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHĨA HỌC I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI : - Trong 12 năm cơng tác Khoa kế tốn thuộc Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai, với cơng việc chủ yếu quản lý lưu trữ hồ sơ liên kết, sổ sách lớp suốt q trình học tập trung tâm Trong q trình làm việc tơi gặp khơng khó khăn việc quản lý, tìm kiếm lại loại hồ sơ, sổ sách lưu trữ qua nhiều năm, nhằm phục vụ cho cơng việc thống kê, báo cáo số liệu Mỗi lần làm tơi nhiều thời gian cơng sức Để nhằm khắc phục khó khăn nêu trên, nên tơi có ý tưởng đưa phương pháp đó, cách làm để nâng cao hiệu cơng tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách - Nội dung đề tài theo tơi biết đề cập đến nhiều có nhiều phương pháp khác nhau, với nội dung đề tài tơi bổ sung, cải tiến đề tài hồn thiện cơng việc thực tế đơn vị tơi cơng tác II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Cơ sở lý luận - Hiện tơi trực tiếp quản lý hồ sơ hợp đồng liên kết đào tạo, sổ sách liên quan đến tồn khố học nên nắm khó khăn thực tế mà tơi gặp phải, đưa nhiều biện pháp khắc phục, thử nghiệm trực tiếp vào cơng việc hàng ngày thân, chủ động điều chỉnh lại biện pháp thấy khơng đạt hiệu phù hợp với cơng việc thực tế - Cơng tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ban giám đốc Trung tâm quan tâm, trọng, ln đưa ý kiến đóng góp, đạo ln tạo điều kiện cho cán cơng nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo cơng việc, động viên ủng hộ nhân viên gặp khó khăn cơng việc, hướng dẫn, nhắc nhở cơng việc thực chưa tốt Điều tạo thuận lợi cho tơi nhiều việc đề giải pháp giải cơng việc, nhằm đạt hiệu cao Nội dung, biện pháp thực giải pháp đề tài - Do trung tâm thường xun liên kết mở lớp hệ THCN, cao đẳng, liên thơng, đại học nên trung bình năm khoảng từ đến 10 lớp, thời gian tơi cơng tác trung tâm có nhiều lớp cấp độ đào tạo mà phòng khoa cá nhân tơi quản lý đào tạo Số lớp quản lý nhiều Trang cách lưu trữ chưa có khoa học Do cần tìm hồ sơ lưu trữ năm trước gặp nhiều trở ngại khó khăn - Cách quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách trước Khoa kế tốn - Giao diện bên ngồi tủ lưu trữ TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH TCKT 124 Hồ sơ giấy tờ liên quan Bảng điểm Liên thơng Hồ sơ giấy tờ liên quan Liên thơng khố + + Đại học khóa 2005 Đại học khóa 2006 Đại học Khóa 2008 Hồ sơ giấy tờ liên quan Hồ sơ giấy tờ liên quan Hồ sơ giấy tờ liên quan TC05KEDNA TC06KEDN TC08QTDN TC05KEDNB TC06QTDN TC08AVDN TC05QTDN TC06AVDNA TC05DTDN TC06AVDNB - Tủ lưu trữ hồ sơ gồm có tất ngăn, ngăn lưu trữ kệ có ghi tên lớp cụ thể, mà lại khơng ghi niên khóa để biết lớp bắt đầu học từ năm nào, năm tốt nghiệp phải tiến hành xem lại hồ sơ, sổ sách, bên cạnh việc thống kê học viên tuyển sinh, tốt nghiệp nhiều năm liên tiếp gặp khó khăn - Hồ sơ ngăn lưu trữ bìa nút, bìa clear, bìa dây đóng kiện cẩn thận, lại khơng phân loại chi tiết loại hồ sơ, sổ sách để tìm kiếm lại nhiều thời gian - Tóm lại việc quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách khóa trước gặp nhiều khó khăn việc tìm kiếm lại nhiều thời gian III HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI - Với việc tìm kiếm hồ sơ, sổ sách cơng việc hàng ngày việc tổng hợp, báo cáo, thống kê nhiều thời gian, làm chậm tiến độ cơng việc, làm giảm lực thân làm giảm tín nhiệm ban giám đốc, nên tơi cố gắng, tâm, tìm tòi đưa biện pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách Qua cách lưu hồ sơ nêu việc tìm kiếm thời gian, tơi suy nghĩ tự tìm cách xếp, bố trí tủ hồ sơ để lưu trữ theo lớp khố học Việc bố trí lại giao diện tủ lưu trữ hồ sơ, sổ sách sau : Trang TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH Khóa 2009-2011 Khóa 2010-2012 Khóa 2009-2012 Khóa 2005-2009 TCKT -123 TCKT -124 Khố 2010-2013 Khố 2006-2010 Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ THCN) Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ THCN) Khóa 2011-2014 Khố 2008-2012 Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ liên thơng) Liên kết trường ĐH Nơng Lâm (hệ đại họcVHVL) Hồ sơ, định giấy tờ liên quan Hồ sơ, định giấy tờ liên quan Hồ sơ, định giấy tờ liên quan Hồ sơ, định giấy tờ liên quan Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, mẫu giấy tờ Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, mẫu giấy tờ Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, mẫu giấy tờ Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ, mẫu giấy tờ Sắp xếp, phân loại hồ sơ, sổ sách ngăn - Trong ngăn kệ lưu trữ lưu trữ , hợp đồng liên kết đào tạo, hồ sơ sổ sách lớp theo khóa học, xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ xuống - Tiếp theo ngăn lưu trữ hồ sơ, sổ sách lớp riêng biệt nhau, lớp có số thứ tự nhỏ đặt bên trái lớp có số thứ tự lớn đặt bên phải ngăn lưu trữ - Hồ sơ, sổ sách lớp ngăn phân chia thành loại sau : hồ sơ đầu vào, hồ sơ q trình đào tạo, hồ sơ đầu Hồ sơ đầu vào gồm : • Hợp đồng phụ lục hợp đồng đào tạo • Thơng báo tuyển sinh • Các định thành lập Hội đồng tuyển sinh, đề thi, chấm thi… • Mỗi học viên hồ sơ tuyển sinh • Các loại hồ sơ liên quan đến cơng tác tuyển sinh • Danh sách trúng tuyển ( kèm theo định đơn vị liên kết ký ) Hồ sơ q trình đào tạo gồm : • Chương trình đào tạo • Các loại hợp đồng khác : qn sự, giáo viên thỉnh giảng • Hồ sơ cá nhân giáo viên giảng dạy Trang • Các biểu mẫu Bộ giáo dục qui định q trình đào tạo gồm : + Sổ đăng + Sổ lên lớp + Kế hoạch giảng dạy + Tiến độ giáo viên + Sổ tay giáo viên • Sổ kiểm danh học viên mơn học (lưu trữ theo học kỳ) • Kế hoạch giảng dạy cho học kỳ, năm học • Danh sách cấm thi mơn • Bài thi bảng điểm mơn ( thi lần lần 2) • Bảng điểm tổng hợp học kỳ • Quyết định xóa tên học viên tự ý bỏ học … • Biên định cấp học bổng cho học viên học kỳ • Các loại giấy tờ liên quan đến học viên (giấy xác nhận, đơn xin loại…) Hồ sơ đầu gồm : • Bảng điểm tổng hợp tồn khóa học • Quyết định thành lập Hội đồng xét tư cách dự thi tốt nghiệp • Quyết định xét tư cách dự thi tốt nghiệp • Quyết định thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp, đề thi, chấm thi … • Các bảng điểm thi tốt nghiệp mơn ( thi lần lần 2) • Quyết định cơng nhận tốt nghiệp • Biên định khen thưởng cuối khóa (ban cán sự, HS khá, giỏi) • Bảng điểm cá nhân (phát cho học viên nhận tốt nghiệp) • Sổ cấp tốt nghiệp - Trong loại hồ sơ phải lưu trữ riêng bìa dây, bìa dây phải có tờ danh mục gồm loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ ghi chi tiết phải xếp lưu trữ theo thứ tự từ xuống, có số hồ sơ q nặng, q lớn điều chỉnh cho xuống ngăn lưu trữ hồ sơ Minh họa cụ thể sau - Khóa học có 15 lớp : Trang Khóa học 2008 – 2010 Khóa học 2009 – 2011 TCKT 123 TCKT 124 Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu Hồ sơ QTĐT Hồ sơ đầu Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu Hồ sơ QTĐT Hồ sơ đầu Khóa học 2009 – 2012 ; 2010 - 2013 Liên thơng – khố Liên thơng- khố Liên thơng – khố Khóa học 2005 – 2009 ; 2006 – 2010 ; 2008 - 2012 Khố 2005 Khố 2006 Khố 2008 Song song với việc lưu trữ tủ tài liệu, việc lưu trữ máy vi tính cần thiết, đơi có vấn đề khơng cần thiết phải tra cứu hồ sơ mà cần tra cứu máy vi tính, điều giúp ta tra cứu nhanh thuận lợi hơn, chẳng hạn tra cứu điểm, danh sách sinh viên tham gia khố học lớp, số mẫu biểu, Việc lưu trữ quản lý máy sau; Trang Ví dụ : Có cán ngành cơng an đến xác minh sinh viên có theo học trung tâm hay khơng, q trình học tập, điểm mơn, sổ cấp bằng, số hiệu bằng, ngày ký nhận cán quản lý cần tra cứu máy Tên sinh viên : Trần Thị Tú Anh Lớp : Liên thơng – khố Mã số SV : 04 Niên khố : 2009 – 2012 Trang - Việc quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ln thực thời gian dài, số lượng hồ sơ, sổ sách lưu trữ tương đối nhiều, đến lúc kệ lưu trữ đầy nên hồ sơ khóa trước phải đóng thành kiện theo trật tự qui định cho vào thùng lưu trữ kho, để kệ lưu trữ khóa học khóa trước - Mở rộng thêm khóa học khơng có lớp mà có nhiều lớp, theo diễn giải bên xếp khóa học, lớp, hệ đào tạo theo trình tự từ trái sang phải từ xuống tiến hành lưu trữ theo danh mục h/sơ đầu vào, h/sơ q trình đào tạo, h/sơ đầu Một số mẫu lưu trữ hồ sơ máy vi tính - Mẫu thống kê số lượng học viên : Nhằm để nắm tình hình học viên theo học khố - Mẫu ghi chi tiết số lượng học viên bị xóa tên, lưu ban : danh sách học viên học tập, danh sách học viên bị xóa tên lưu ban ghi số định xóa tên lưu ban, ngày định - Bảng điểm tổng hợp học kỳ : bảng điểm chi tiết điểm mơn học học kỳ, xếp loại học kỳ, số mơn thi lại, học lại, tổng số tiết nghỉ học kỳ - Bảng điểm chi tiết học viên xét cấp học bổng học kỳ năm học để tiện cho việc thống kê, báo cáo - Bảng thơng tin học viên : gồm tất thơng tin học viên : thơng tin cá nhân học viên phụ huynh học viên, bảng điểm học kỳ, điểm tốt nghiệp (nếu có), định tốt nghiệp nơi làm việc trường (nếu có) Bảng thơng tin sử dụng file Microsoft Excel làm nguồn liệu sau tiến hành Mail Merge chương trình Microsoft Word để tạo liên kết thơng tin học viên Được thể cụ thể theo mẫu sau : Trang THƠNG TIN HỌC SINH -o0o A SƠ YẾU LÝ LỊCH: Họ tên khai sinh : Nguyễn Thị Tuyết Hạnh Sinh ngày : 16/5/1988 Nơi sinh : Bình Dương Ngun qn : Bình Dương Địa thường trú : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương Địa liên lạc : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương Dân tộc : kinh - Tơn giáo : Khơng Thành phần gia đình : CB.CNV Trình độ học vấn trước vào học : 12/12 Ngày tham gia Đảng CSVN : ………………………… Ngày kết nạp Đồn TNCS HCM : 26/3/2005 Họ tên bố : Nguyễn Văn Mười Họ tên mẹ : Trần Thị Hòa Họ tên vợ chồng : …… Đối tượng thuộc diện sách : Ngành học : Hạch tốn kế tốn B KẾT QUẢ HỌC TẬP : Số tín Stt Tên môn học Giáo dục thể chất Thống kê doanh nghiệp Chính trò 4 Tin học đại cương Thuế Giáo dục quốc phòng Giáo dục pháp luật Nghiệp vụ tín dụng Kế toán đại cương 10 Quản trò doanh nghiệp 11 Kế toán sản xuất 12 Anh văn chuyên ngành I 13 Marketing CB 14 Luật kinh tế 15 Lý thuyết tài tiền tệ 16 Anh văn chuyên ngành II 17 Kế toán quản trò 18 Phân tích họat động KD 19 Kế tóan HCSN 20 Nghiệp vụ văn phòng 21 Kế tóan thương mại 22 Tài doanh nghiệp 23 Thẩm đònh dự án Trang Nam, nữ : Nữ MSHS : 00144 Nghề nghiệp : Cơng nhân Nghề nghiệp : Cơng nhân Nghề nghiệp :……… Khơng Khóa : 2006-2008 – Lớp KT116 Điểm thi Lần 6 5 5 Lần 6 24 25 26 27 28 Sổ sách chứng từ kế tóan Kế toán máy Kiểm toán đại cương Thẩm đònh giá Tiểu luận Điểm trung bình Điểm môn thi tốt nghiệp Stt Tên môn học Chính trò Sổ sách CT kế tóan Kế tóan doanh nghiệp 4 8 6.33 Điểm thi IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG - Sau áp dụng phương pháp quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách đơn vị khoảng thời gian năm tơi nhận thấy cơng việc tiến triển nhanh, tìm kiếm hồ sơ, sổ sách cách thuận tiện nhanh chóng, đem lại hiệu cơng việc thân Bên cạnh đó, phương pháp phổ biến tồn đơn vị cho phòng ban áp dụng mang lại hiệu cao - Cụ thể kết sau : • Tìm kiếm loại hồ sơ, sổ sách : Đối với phương pháp cũ khoảng 15 – 20 phút Phương pháp khoảng – phút • Thống kê số lượng học viên đào tạo năm qua : phương pháp cũ có buổi (4 giờ) Phương pháp khoảng 10 – 30 phút - Trong q trình cơng tác Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai khoảng 10 năm, với cơng việc chun mơn quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách Bản thân tơi gặp khơng khó khăn cơng việc, tơi có mong muốn đưa giải pháp nhằm khắc phục khó khăn để đưa chất lượng hiệu cơng việc trở nên tốt Mặt khác, phổ biến cho tồn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp ngày hồn thiện, hiệu hơn, để phục vụ tốt cho cơng tác quản lý lưu trữ, muốn góp phần cơng sức vào nghiệp phát triển ngành giáo dục nói riêng đất nước ta nói chung - Cuối mong đóng góp ý kiến bạn đồng nghiệp, ban giám đốc tất người để phương pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày hồn thiện NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên) Nguyễn Tn Trang ...cách lưu trữ chưa có khoa học Do cần tìm hồ sơ lưu trữ năm trước gặp nhiều trở ngại khó khăn - Cách quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách trước Khoa kế tốn - Giao diện bên ngồi tủ lưu trữ TỦ LƯU TRỮ... biện pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách Qua cách lưu hồ sơ nêu việc tìm kiếm thời gian, tơi suy nghĩ tự tìm cách xếp, bố trí tủ hồ sơ để lưu trữ theo lớp khố học Việc... : 2009 – 2012 Trang - Việc quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ln thực thời gian dài, số lượng hồ sơ, sổ sách lưu trữ tương đối nhiều, đến lúc kệ lưu trữ đầy nên hồ sơ khóa trước phải đóng thành kiện