SKKN tổ CHỨC QUẢN lý, GIẢI QUYẾT văn bản đi và lưu TRỮ hồ sơ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong hoạt động quản lý hành nhà nước ta nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư - lưu trữ nói chung Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thường xuyên, đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý Nhà nước Mọi công việc quan, đơn vị giải nhanh hay chậm, hiệu hay không hiệu phụ thuộc vào việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ có khoa học, hợp lý hay không Bên cạnh đó, vị trí người Văn thư lưu trữ coi cần thiết cho công tác quản lý Dù quan hành hay công ty, xí nghiệp vai trò người văn thư chiếm phần quan trọng Hơn nữa, xã hội ngày tiên tiến, nhu cầu ngày đòi hỏi đất nước thời kỳ mở cửa hội nhập WTO nhiệm vụ người Văn thư ngày cao hơn, hoạt động phải nhanh nhẹn hơn, tham mưu cho lãnh đạo cách xác, xử lý tình cách linh hoạt hoàn cảnh công việc … Để đáp ứng yêu cầu này, đòi hỏi người văn thư nắm vững kiến thức học, biết áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực tiễn mà có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Cơ sở lý luận Trải qua gần năm hình thành phát triển, từ tháng 8/2003 sở tách từ trường Ngô Quyền, công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường trước giáo viên kiêm nhiệm nên chưa đáp ứng đầy đủ công tác văn thư Xác định vai trò đặc biệt quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng kiến thức học trường TH Văn thư Lưu trữ TWII, tham dự buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai đúc kết kinh nghiệm từ thực tiễn công tác văn thư, áp dụng số biện pháp giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính khoa học mang lại hiệu thiết thực công việc hàng ngày Nội dung, biện pháp thực giải pháp đề tài Trong trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thường ban hành loại văn hành thông thường (Báo cáo, biên bản, tờ trình, kế hoạch, định, …) sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, điều hành, quản lý hoạt động nhà trường Đồng thời, văn ghi lại kinh nghiệm, kết đạt chiến lược phát triển nhà trường Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ Nếu văn để tình trạng rời rạc, không xếp theo trình tự khó quản lý tra tìm cần thiết Vì vậy, việc “tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ” phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước công việc quan trọng tất yếu người làm công tác văn thư A TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Những văn trường: Tất văn bản, giấy tờ tài liệu nhà trường gửi nơi khác (Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn hành chính, …) gọi chung “văn đi” nhà trường Soạn thảo phát hành văn đi: 2.1 Soạn thảo văn Tùy thuộc vào mức độ văn bản, việc soạn thảo văn nhà trường phó Hiệu trưởng chuyên môn, tổ trưởng chuyên môn, thư ký hội đồng nhân viên văn thư soạn thảo Khi nhân viên văn thư phân công soạn thảo văn phải dựa nguyên tắc bản: + Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý: Nội dung văn phải chủ trương, đường lối, sách Đảng pháp luật nhà nước, phù hợp với yêu cầu thực tiễn Ngoài ra, văn cần ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung ban hành văn phù hợp với quy định pháp luật ban hành thể thức, kỹ thuật trình bày + Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học: Nội dung, ý tưởng văn rõ ràng, xác, không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, câu văn rõ ràng, ngăn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng thừa ý lạc đề + Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng: Nội dung rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ + Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi: Nội dung văn phù hợp với khả người thực thi, phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực Và thực trình tự bước sau: + Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nội dung văn (thông tin khứ, thông tin thực tiễn thông tin pháp luật) + Đảm bảo thể thức theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 việc “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ + Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan + Bản thảo Ban Giám hiệu nhà trường duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo duyệt phải trình người duyệt xem xét, cho ý kiến - Đánh máy, in văn + Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định “nơi nhận” văn Phải giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định Ban giám hiệu nhà trường + Sau đánh máy xong, phải soát lại văn nhằm đảm bảo nội dung đánh máy xác - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn + Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn trước thực thủ tục để phát hành văn bản; trường hợp phát sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo người giao trách nhiệm xem xét giải + Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn đầy đủ chưa, trình bày vị trí, cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác … chưa Ví dụ: - Định lề trang văn khổ giấy A4 theo chiều dọc + Lề trên: cách mép từ - 2,5cm + Lề dưới: cách mép từ - 2,5cm +Lề trái: cách méptrái từ - 3,5cm + Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2cm - Quốc hiệu: + Dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm + Dòng dưới: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng cỡ chữ 12 dòng cỡ chữ 13, dòng cỡ chữ 13 dòng cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có cách 01 khoảng trắng, phía có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Vẽ lệnh Draw (Microsoft Word 2003) Shapes (Microsoft Word 2007, 2010) kết hợp phím Shift Hai dòng cách dòng đơn (single) Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Tên quan ban hành văn bản: trình bày bên trái Quốc hiệu + Tên quan chủ quản cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ quốc hiệu, kiểu chữ đứng + Tên quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh tên quan chủ quản, cách dòng dòng đơn, trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài 1/3 đến ½ độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ: SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Hoặc TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN HỘI CHỮ THẬP ĐỎ - Số, ký hiệu văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh tên quan ban hành văn Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số kí hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm từ viết tắt ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-) Ví dụ: Số: 03/QĐ-THPT - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn + Địa danh tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn + Ngày tháng năm ban hành văn ngày tháng năm văn ban hành, số ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, số ngày nhỏ 10 tháng nhỏ phải ghi số phía trước + Địa danh ngày tháng năm ban hành văn trình bày dòng, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, chữ đầu dòng địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh quốc hiệu Ví dụ: Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2012 - Tên loại trích yếu nội dung văn Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ + Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài 1/3 đến ½ độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xét duyệt Nhà giáo ưu tú - Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) trình bày chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn - Nội dung văn + Phần nội dung văn trình bày chữ in thường, canh hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách đoạn cách đoạn tối thiểu 6pt, khoảng cách dòng chọn tối thiểu dòng đơn (single), tối đa 1,5 lines + Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” + Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: + Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm + Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng số Ả-rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm + Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái 1,27cm, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm + Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; + Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng + Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: + Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; +Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan Ví dụ: TM CHI BỘ BÍ THƯ + Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG + Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức + Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ + Quyền hạn, chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm + Họ tên người ký văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Trần Minh Tâm - Nơi nhận Phần nơi nhận trình bày sau: + Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; + Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm, gạch đầu dòng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm - Ví dụ gửi 01 quan: Kính gửi: Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai - Ví dụ gửi 02 quan trở lên: Kính gửi: - Phòng Tổ chức cán Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai, - Phòng Giáo dục Trung học Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai Phần nơi nhận áp dụng chung công văn hành loại văn khác trình bày sau: + Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ + Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Ví dụ: Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Vp Sở GD&ĐT; - Lưu: VT - Trình ký văn Văn sau đánh máy trình ký Chữ ký thành phần khác kèm chữ ký yếu tố quan trọng đảm bảo giá trị pháp lý hiệu lực thi hành văn bản, đồng thời thể trách nhiệm người ký văn nội dung công việc nêu văn + Trách nhiệm văn thư chuẩn bị cho việc trình ký, hoàn thiện thể thức văn trước trình ký, làm tham mưu cho lãnh đạo quy định ký văn bản, giấy tờ + Trước trình ký, văn thư phải soát lại nội dung, thể thức văn thẩm quyền ký Các văn trình ký phải người soạn thảo văn xem xét nội dung, thủ tục, thể thức ký tắt vào văn để khẳng định văn xem xét - Ghi số, ký hiệu ngày tháng năm lên văn Sau kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, văn thư thực mốt số công việc sau: + Tất văn nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác số trường hợp cụ thể số loại văn chuyên ngành hóa đơn, chứng từ kế toán … phải tập trung văn thư để ghi số theo hệ thống số chung nhà trường + Số văn hành số thứ tự đăng ký văn nhà trường ban hành năm, số văn ghi chữ số Ả rập, số 01 ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ví dụ: Kế hoạch số 03/KH-THPT, kế hoạch tra việc “thực quy định pháp luật phòng, chống tham nhũng năm 2012” ký ngày 01 tháng 02 năm 2012 nhà trường Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 2.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn * Đóng dấu quan - Những văn nhà trường ban hành phải đóng dấu nhà trường - Nhân viên văn thư (người nhà trường giao cho việc giữ dấu quan), phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ nhà trường, không nhờ người khác đóng giùm giao dấu cho người khác tự đóng - Dấu nhà trường đóng vào văn bản, giấy tờ có chữ ký Ban giám hiệu nhà trường - Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, chiều trùm lên 1/3 chữ ký bên trái - Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ tên người sử dụng mục đích sử dụng (tức không đóng dấu khống chỉ) - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Hiệu trưởng - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên trường tên phụ lục * Đóng dấu độ khẩn, mật - Việc đóng dấu độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định pháp luật hành - Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an 2.3 Đăng ký văn - Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn vào sở liệu quản lý văn máy vi tính - Khi đăng ký vào sổ ghi chép, đăng ký máy tính nhập đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn đó, không bôi xóa, không viết tắt nhằm quản lý chặt chẽ tra tìm dễ dàng văn nhà trường - Khi đăng ký văn phải đảm bảo rõ ràng, xác, không viết bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt cụm từ không thông dụng Văn hàng năm trường khoảng 500 văn nên lập ba sổ: + 01 sổ đăng ký tất loại văn (loại thường) + 01 sổ đăng ký văn (loại mật) + 01 sổ đăng ký văn Chi Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 10 - Mẫu sổ đăng ký văn đi: • Loại thường: + Sổ đăng ký văn in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm + Bìa tờ đầu: Ví dụ: Minh họa mẫu bìa kích thước 210mm x 297mm: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Sổ đăng ký VĂN BẢN ĐI Năm: 20 … Từ ngày Đến ngày Từ số Đến số Quyển số: …… Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 13 - Việc đăng ký văn máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh so với sổ đăng ký văn - Xây dựng sở liệu quản lý văn file Excel Ví dụ: Quyết định số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 (Quyết định việc thành lập Hội đồng đánh giá xét duyệt Nhà giáo ưu tú) Ta nhập sau: SỐ CV ĐUÔI CV 27 QĐ-THPT NGÀY CV KÝ CV 12/03/2012 Hiệu trưởng NỘI DUNG QUYẾT ĐỊNH việc thành lập Hội đồng xét duyệt Nhà giáo ưu tú … Ví dụ: Khi muốn tra tìm văn có số 27 cần bấm tổ hợp phím Ctrl + F, xuất hộp thoại Find and Replace, chọn mục Find, nhập số 27 vào Find what, chọn Find in Find Next để hiển thị kết Nếu chưa nhớ rõ số văn cần tìm, ta nhập nội dung thông tin, bảng liệu thông tin liên quan giúp ta chọn lựa công văn cần tìm 2.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn * Yêu cầu - Tất công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa nhà trường để gởi ngoài, phải thông qua phận văn thư để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi - Các văn đi, kể từ lúc người có thẩm quyền ký (Bí thư, phó Bí thư Chi bộ, Ban giám hiệu, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn, Chủ tịch Hội chữ thập đỏ, ), phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Trường hợp văn ký ngày thứ bảy chuyển phát vào ngày thứ hai tuần - Văn chuyển cho nơi nhận Fax, email, bưu điện gửi trực tiếp Các văn Chi văn thư chuyển trực tiếp - Những văn có dấu mức độ khẩn phải chuyển trước - Văn phải gửi đến quan có thẩm quyền giải có trách nhiệm cần biết (đúng nơi nhận trình bày văn bản) - Việc gửi văn phải tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót, đảm bảo cho văn gửi đến nơi nhanh chóng, xác * Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 14 + Công văn gởi bên nên sử dụng phong bì thống nhà trường, có in sẵn địa để tiện liên lạc + Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước cụ thể loại cho phù hợp, đảm bảo kích cỡ chiều bì phải lớn kích thước văn vào bì nguyên khổ giấy gấp lại từ 10mm trở lên vào bì cách dễ dàng Thông thường, văn trình bày dạng khổ giấy A4 (210mm x 297mm), bì văn phải có kích thước tương ứng với kích thước văn vào bì dạng nguyên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), gấp làm đôi hai phần (khổ giấy A5: 148 mm x 210 mm), gấp làm ba phần (99mm x 210mm), hay gấp làm phần (khổ giấy A6: 105mm x 148mm) + Bì văn làm loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấu qua - Trình bày bì viết bì: Khi trình bày bì không viết tắt từ không thông dụng, không xuống dòng tùy tiện Kích thước loại bì nhà trường sử dụng: + Loại: 307mm x 220mm văn trình bày khổ giấy A4 vào bì dạng để nguyên khổ + Loại: 220mm x 109mm văn trình bày khổ giấy A4 vào bì dạng gấp làm phần Mẫu bìa loại: 220mm x 109mm: TÊN CƠ QUAN (1) Địa quan (2) Điện thoại (3) Fax E-mail (4) Website Số / (5) Kính gửi: .(6) .(7) .(8) (1): Tên quan (2): Địa quan (3): Số điện thoại, số Fax (4): Địa email, Website quan Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 15 (5): Số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (8) Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có) Ví dụ: TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Đường Đặng Đức Thuật – Tam Hòa – Biên Hòa – Đồng Nai Điện thoại: 0613.894.355 Email: c3.tranbien@dongnai.edu.vn Số: 01/BC-THPT Kính gửi: Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Số 2, Nguyễn Thái Học, Tp.Biên Hòa, Đồng Nai - Vào bì dán bì: + Trước bỏ công văn vào phong bì cần kiểm tra kỹ: đã đề ngày, tháng, năm chưa? Địa chỉ có chính xác không? Địa chỉ ghi bên có phù hợp bên ngoài không? Công văn đã ký tên đóng dấu chưa? v.v + Kiểm tra số tờ, trang để tránh nhầm lẫn, thiếu, thừa + Tùy theo số lượng, độ dày văn vào bì mà chọn lựa cách gấp văn cho phù hợp Khi gấp văn cần để mặt giấy chữ bên ngoài, mặt giấy có chữ gấp vào + Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn + Khi dán bì, phải đảm bảo không cho hồ dán dính vào văn bản; hồ dính đều; mép bì dán kín không bị nhăn Hồ dùng dán có độ kết dính cao, khó bóc + Đóng dấu độ khẩn, dấu kí hiệu độ mật dấu khác lên bì Đối với văn có dấu mức độ mật đóng dấu mức độ mật giống dấu đóng văn phong bì, bì trình bày bì văn thường + Trên bì văn (loại khẩn) phải đóng dấu độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn” “Hỏa tốc’) dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu ký hiệu độ mật dấu “Chỉ có người có tên bóc bì” văn (loại mật) thực theo khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 Bộ công an Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 16 * Chuyển phát văn Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn - Chuyển phát văn nội + Khi chuyển giao văn cho cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ * Mẫu sổ chuyển giao văn nội Phần dùng để đăng ký chuyển giao văn trình bày khổ giấy A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm cột: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (1) Ngày chuyển: Ngày chuyển giao văn (2) Số, ký hiệu văn bản: Ghi theo số, ký hiệu văn văn (3) Đơn vị người nhận: Ghi tên cá nhân nhận văn (4) Ký nhận: Người trực tiếp nhận văn ký nhận (5) Ghi chú: Ghi điều cần thiết như: … + Ví dụ: Công văn số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 việc thành lập hội đồng xét duyệt Nhà giáo ưu tú Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) T.Hùng T Tâm C Quyên C Hà 12/03/12 27/QĐ-THPT T.Dũng T Cảnh C.Liễu T.Hà C.Hiền Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 17 ……… - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác + Văn cán văn thư chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác đăng ký vào sổ Đối với văn quan trọng, chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Sổ dùng để chuyển giao văn cho quan, tổ chức khác cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm - Trang bìa tờ đầu: + Bìa tờ đầu “Sổ chuyển giao văn đi” trình bày tương tự sổ đăng ký văn đi, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi” hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” “từ số… đến số…” Mẫu sổ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: 2012 Quyển số: - Phần đăng ký chuyển giao văn Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 18 Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn (1) (2) (3) Ký nhận Ghi (4) (5) Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì, v.v / - Chuyển phát văn qua bưu điện Văn gửi qua bưu điện phải hoàn thành thủ tục phát hành đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ Sổ gửi văn bưu điện in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm - Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đi, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” - Phần đăng ký gửi văn bưu điện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày tháng gửi văn Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn (1) (2) (3) Võ Thị Minh Thùy Số lượng Ký nhận bì dấu bưu điện (4) (5) Ghi (6) Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 19 Cột (1): Ghi ngày, tháng chuyển văn bản, ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột (2): Ghi số ký hiệu văn có văn phong bì Cột (3): Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn chữ ký người nhận văn Cột (4): Ghi số lượng bì văn (5): Người nhận văn phong bì văn ký nhận đóng dấu (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác Ví dụ: Ngày tháng Số, ký hiệu văn gửi văn bản 20/05 32/BC-THPT Nơi nhận văn Số lượng Ký nhận Ghi bì dấu bưu điện Trường THPT Long Khánh … - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua địa e-mail quan, tổ chức nhận văn Nếu văn chuyển qua mạng internet file đính kèm sau in có đầy đủ thể thức, số,ký hiệu chữ ký Ban giám hiệu Đối với văn quan trọng, có giá trị lưu trữ phải gửi đóng dấu đỏ sau - Chuyển phát văn (loại mật) Việc chuyển phát văn (loại mật) thực theo quy định điều 10 điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ * Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; Nếu văn gửi qua đường bưu điện, tính thời gian từ ngày gửi đến ngày nhận, văn thư liên hệ với nơi nhận văn điện thoại xem nơi nhận nhận chưa Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 20 Trong trường hợp cần thiết, lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn đến nơi nhận Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Trường hợp văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải 2.5 Sắp xêp quản lý lưu văn - Bản lưu quan trọng phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu - Tất văn nhà trường lưu trường có đầy đủ thể thức, rõ ràng nhất: 01 lưu phận chuyên môn trực dõi, giải vấn đề thuộc nội dung văn đó, cụ thể lưu hồ sơ công việc 01 lưu phận văn thư Các lưu văn phân loại, xếp lưu khoa học theo thứ tự đăng ký để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng - Văn lưu văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký Đối với trường THPT Trấn Biên, số lượng văn ban hành 01 năm nên sử dụng cách đăng ký tổng hợp đánh số chung cho tất văn nhà trường dựa theo thời gian ban hành văn kết hợp với số lượng văn để xếp thành tập Ví dụ: Tập lưu văn trường THPT Trấn Biên năm 2011 (Từ số 01 đến số 141) B LẬP HỒ SƠ Lập hồ sơ nội dung quan trọng công tác văn thư, có lập hồ sơ tạo hồ sơ ghi lại kết toàn hoạt động văn thư hoạt động nhà trường, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải công việc trước mắt sử dụng lâu dài sau Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, mắt xích nối liền công tác văn thư công tác lưu trữ Trong hoạt động nhà trường thường có nhiều loại (giấy tờ, văn bản, tài liệu sổ sách) hình thành thời điểm khác Các văn này, để tình trạng rời rạc, phân tán gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải công việc hàng ngày cho việc quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài Nhằm để tránh thất lạc sử dụng chúng trình giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác, loại văn bản, giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp khoa học Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 21 Vì vậy, việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ công việc tất yếu người làm công tác văn thư – lưu trữ Lập hồ sơ Hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ nhà trường Các văn hồ sơ thức đầy đủ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ Mỗi văn đưa vào hồ sơ chính, có chất lượng tốt nhất, thức văn hoàn chỉnh Trường hợp thay có giá trị Khi kết thúc hồ sơ cần loại bỏ văn trùng thừa, thảo có (trừ thảo quan trọng) Kết thúc biên mục hồ sơ - Biên mục hồ sơ (hay gọi trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên biên mục bên hồ sơ - Sắp xếp thứ tự văn hồ sơ theo trật tự định, nhằm cố định thứ tự cho văn bản, đảm bảo mối liên hệ văn hồ sơ giúp cho việc tra tìm, quản lý văn hồ sơ thuận tiện - Sắp xếp văn theo thứ tự văn bản, xếp văn có số nhỏ trước đến số lớn sau Đánh số tờ văn - Sau văn xếp theo thứ tự hợp lý ghi số thứ tự cho tờ văn hồ sơ Yêu cầu việc đánh số tờ cần ghi rõ ràng, xác; tờ văn ghi chữ số Ả rập (1,2,3…) vào góc phải, phía tờ văn - Khi đánh số tờ xong, để sót số tờ tờ sót, tờ bổ sung đánh số trùng kèm theo chữ a, b, c (ví dụ 10a, 10b, 10c) Lập mục lục văn - Mục lục văn thống kê văn có đơn vị bảo quản (hồ sơ) theo mẫu in sẵn trang bìa hồ sơ - Mục lục văn giúp cho việc quản lý văn hồ sơ chặt chẽ tra tìm văn hồ sơ dễ dàng, thuận lợi - Mục lục văn lập cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Khi lập mục lục văn cần viết đầy đủ rõ ràng, xác không viết tắt từ không thông dụng Mẫu mục lục văn trình bày khổ giấy A3 sau: Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 22 STT Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tác giả văn Trích yếu nội dung văn Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) + Cột 1: Ghi số thứ tự văn hồ sơ + Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn ghi văn + Cột 3: Ghi ngày tháng năm văn ghi văn + Cột 4: Ghi tên quan đơn vị ban hành văn (không ghi tên chủ quản) + Cột 5: Ghi trích yếu nội dung văn ghi văn (có tên gọi ghi tên gọi) + Cột 6: Ghi số tờ văn + Cột 7: Ghi điều cần thiết Ví dụ: Quyết định số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 việc Thành lập Hội đồng xét duyệt nhà giáo ưu tú trường THPT Trấn Biên STT (1) Số, ký Ngày tháng hiệu văn văn bản (2) 27/QĐTHPT (3) 12/03/12 Tác giả văn Trích yếu nội dung văn Số tờ Ghi (4) (5) (6) (7) Quyết định việc THPT thành lập Hội đồng Trấn Biên xét duyệt nhà giáo ưu tú …  Chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc gồm: - Số lượng tờ văn có hồ sơ - Tình trạng vật lý văn hồ sơ Chứng từ kết thúc trình bày sau: + Dòng “CHỨNG TỪ KẾT THÚC” cách bảng thống kê văn 15mm, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng + Dưới dòng “CHỨNG TỪ KẾT THÚC” 10mm dòng chữ: Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 23 Đơn vị bảo quản gồm có …… tờ (Viết chữ: ………………) Mục lục văn có …………… tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu bên hồ sơ: …… Các dòng chữ trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, cách 10mm Mẫu áp dụng: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có………tờ (Viết chữ……………………) Mục lục văn có……….tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu bên hồ sơ: …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …., ngày … tháng….năm…… Người lập hồ sơ Ví dụ: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có 69 tờ (Viết chữ: Sáu mươi chín tờ) Mục lục văn có 01 tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu bên hồ sơ: Tốt Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2012 Người lập hồ sơ Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 24 Mẫu bìa hồ sơ, kích thước 210mm x 297mm : TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Ký hiệu thông tin: …… 2011-2012 Số: ….VT HỒ SƠ CÔNG VĂN ĐI Từ số: 01 115 (Từ ngày 01/01/11 đến ngày 24/06/11) Gồm 69 tờ Phông số: ……… Mục lục số: …… Hồ sơ số: 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN Lâu dài Sau hoàn chỉnh hồ sơ ta bỏ vào bìa dây (trong bìa ba dây để khoảng hồ sơ hoàn chỉnh), gáy bìa dây ta ghi: “Hồ sơ công văn năm học 2011 – 2012, từ số 01 đến số 250 Ví dụ: Hồ sơ công văn năm học 2011 – 2012 từ số 01 đến 250 Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 25 Sắp xếp bìa ba dây chứa hồ sơ lên giá, tủ có trách nhiệm bảo quản Khi cần sử dụng văn lưu, cần mở tủ lưu hồ sơ, nhìn vào gáy bìa ba dây, xác định số công văn cần tìm nằm hồ sơ số mấy, năm tìm thấy công văn muốn tìm cách dễ dàng Lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể nhà trường Mẫu sổ việc ghi sổ thực sau: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Sổ sử dụng lưu in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm - Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đi, khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” - Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Họ tên Số, ký hiệu, Tên loại Hồ sơ Ký Ký Người Ghi tháng người ngày tháng trích yếu nội số nhận nhận cho phép sử dụng văn dung văn mượn trả sử dụng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Cột 1: Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị tổ người sử dụng lưu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp, đánh số ký hiệu bảo quản văn thư Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép), v.v / III HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 26 Qua lý luận thực tiễn kinh nghiệm, việc tổ chức quản lý giải văn công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể hiện: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, bí mật quốc gia Từ lẽ trên, thấy làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Nhờ đó, góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Trên sở lý luận thực tiễn, biện pháp áp dụng trường THPT Trấn Biên Về bản, biện pháp phát huy hiệu quả: phát huy tinh thần trách nhiệm cao công việc, giúp nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu nhà trường, giáo viên, nhân viên Các biện pháp áp dụng với quan hành nghiệp Tuy nhiên, thực tế người làm công tác văn thư phải biết vận dụng linh hoạt, sáng tạo đem lại hiệu cao công việc Về thân người làm công tác Văn thư – Lưu trữ: Không ngừng học tập, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao lực góp phần nâng cao hiệu cải cách hành quốc gia Trên số quan điểm tôi, mong nhận nhận xét, đóng góp ý kiến cấp hội đồng khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn! NGƯỜI THỰC HIỆN Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 27 Võ Thị Minh Thùy Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên [...]... Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản (1) (2) (3) Võ Thị Minh Thùy Người ký (4) Đơn vị, Nơi người nhận nhận bản văn bản lưu (5) (6) Số lượng bản Ghi chú (7) (8) Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 12 (1) Số, ký hiệu văn bản: Ghi số, ký hiệu của văn bản (2) Ngày tháng văn bản: Ghi theo ngày tháng năm của văn bản Ngày tháng... hồ sơ đã hoàn chỉnh), ngoài gáy bìa 3 dây ta ghi: Hồ sơ công văn đi năm học 2011 – 2012, từ số 01 đến số 250 Ví dụ: Hồ sơ công văn đi năm học 2011 – 2012 từ số 01 đến 250 Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 25 Sắp xếp các bìa ba dây chứa hồ sơ đó lên các giá, tủ và có trách nhiệm bảo quản Khi cần sử dụng văn bản lưu, chỉ cần mở tủ lưu hồ sơ, ... được phân loại và sắp xếp khoa học Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 21 Vì vậy, việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành một hồ sơ là một công việc tất yếu của người làm công tác văn thư – lưu trữ 1 Lập hồ sơ Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà trường Các văn bản trong hồ sơ có thể thức đầy đủ và là bản chính 2 Thu... Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 16 * Chuyển phát văn bản đi Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản - Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ + Khi chuyển giao văn bản cho các cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ * Mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ Phần... Mẫu mục lục văn bản được trình bày trên khổ giấy A3 như sau: Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 22 STT Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản Trích yếu nội dung văn bản Số tờ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) + Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản trong hồ sơ + Cột 2: Ghi số, ký hiệu của văn bản được ghi trên văn bản + Cột 3:... 10c) 5 Lập mục lục văn bản - Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong một đơn vị bảo quản (hồ sơ) theo mẫu in sẵn ngay trên trang bìa của hồ sơ - Mục lục văn bản giúp cho việc quản lý văn bản trong hồ sơ được chặt chẽ và tra tìm văn bản trong hồ sơ dễ dàng, thuận lợi - Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài Khi lập mục lục văn bản cần viết đầy đủ... Kết thúc và biên mục hồ sơ - Biên mục hồ sơ (hay còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên trong và biên mục bên ngoài hồ sơ - Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ theo một trật tự nhất định, nhằm cố định thứ tự cho các văn bản, đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong hồ sơ được thuận tiện - Sắp xếp văn bản theo thứ tự của văn bản, là sắp... Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 17 ……… - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác + Văn bản đi do cán bộ văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều được đăng ký vào sổ Đối với những văn bản quan trọng, khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Sổ dùng để chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác cũng như cho... CỦA ĐỀ TÀI Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 26 Qua lý luận và thực tiễn kinh nghiệm, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi trong công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu... phát văn bản đi; Nếu văn bản được gửi qua đường bưu đi n, tính thời gian từ ngày gửi đến ngày nhận, văn thư có thể liên hệ với nơi nhận văn bản bằng đi n thoại xem nơi nhận đã nhận được chưa Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ 20 Trong trường hợp cần thiết, lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đến nơi nhận Việc xác định những văn bản đi .. .Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ Nếu văn để tình trạng rời rạc, không xếp theo trình tự khó quản lý tra tìm cần thiết Vì vậy, việc tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ phương... THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 25 Sắp xếp bìa ba dây chứa hồ sơ lên giá, tủ có trách nhiệm bảo quản Khi cần sử dụng văn lưu, cần mở tủ lưu hồ sơ, nhìn vào gáy bìa ba dây,... Thùy Trường THPT Trấn Biên Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ hồ sơ 26 Qua lý luận thực tiễn kinh nghiệm, việc tổ chức quản lý giải văn công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan