Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong bộ quốc phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Quang Đạt CHUẨN HÓA NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Quang Đạt CHUẨN HĨA NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hƣớng dẫn: TS Nguyễn Liên Hƣơng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học TS Nguyễn Liên Hương PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn đề tài nghiên cứu riêng tôi, luận văn có tham khảo báo cáo quan, đơn vị sử dụng số thông tin văn Nhà nước, Bộ Quốc phịng có thích viện dẫn Cơng trình chưa tác giả công bố./ TÁC GIẢ Nguyễn Quang Đạt DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BQP Bộ Quốc phòng BTTM Bộ Tổng Tham mưu BCH Bộ Chỉ huy BMLT Bảo mật lưu trữ BTL Bộ Tư lệnh CNTT Công nghệ thông tin KHKT Khoa học kỹ thuật THKH Tổng hợp kế hoạch PK-KQ Phịng khơng - Khơng qn 10 QTVP Quản trị văn phòng 11 VTLT Văn thư - Lưu trữ 12 VTBMLT Văn thư, bảo mật, lưu trữ MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu sử dụng Phương pháp nghiên cứu 10 Đóng góp đề tài 11 Bố cục đề tài 11 Chƣơng TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG 13 1.1 Khái quát Văn phòng Bộ Quốc phòng 13 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng 13 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng 16 1.4 Yêu cầu lực tổ chức, quản lý lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phịng cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ 18 1.4.1 Khái niệm lực, lực tổ chức quản lý 18 1.4.2 Yêu cầu lực tổ chức, quản lý 20 1.5 Phân công trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng 28 Chƣơng KHẢO SÁT VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG 31 2.1 Khái quát chung số lượng trình độ chuyên mơn đội ngũ cán lãnh đạo văn phịng quan, đơn vị 31 2.1.1 Số lượng cán lãnh đạo phân công trách nhiệm 31 2.1.2 Trình độ chun mơn 33 2.2 Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị 34 2.2.1 Năng lực tổ chức máy nhân 36 2.2.2 Về tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân 39 2.2.3 Về tổ chức soạn thảo ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ 41 2.2.4 Về tổ chức đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư 43 2.2.5 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 47 2.2.6 Tổ chức kiểm tra, đánh giá 51 2.3 Nhận xét, đánh giá lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo văn phòng quan, đơn vị 52 2.3.1 Ưu điểm 52 2.3.2 Hạn chế 55 2.3.3 Nguyên nhân 56 Chƣơng CÁC GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHỊNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ 59 3.1 Xác định cụ thể trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác VTBMLT 59 3.2 Xây dựng kế hoạch, mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực ngành BMLT Quân đội 60 3.3 Xây dựng tiêu chí đánh giá lực 62 KẾT LUẬN 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 PHỤ LỤC 76 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ hoạt động thiếu quan, đơn vị Quân đội Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ thơng tin làm để định quản lý, điều hành quan, đơn vị nhanh tróng, xác Cơng tác VTBMLT quan, đơn vị văn phòng phụ trách hay nói cách khác thuộc chức năng, nhiệm vụ văn phịng Chính mà văn bản, đạo, điều hành có đạt chất lượng, hiệu hay không nhờ vào phân công, tổ chức cơng việc lãnh đạo văn phịng Văn phòng máy, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung quan, phải kể đến hoạt động như: xây dựng, ban hành, giải văn quản lý văn bản, tài liệu thực tốt nhiệm vụ yếu tố góp phần làm cho công tác tham mưu tư vấn văn phịng đạt hiệu Để làm điều đó, trước hết phải có lãnh đạo, đạo điều hành từ phía văn phịng mà cụ thể lãnh đạo văn phòng Ngay từ ngày đầu thành lập việc trao đổi thông tin Quân đội với quan Đảng, Chính phủ, Bộ, ngành địa phương hình thành nhiều cơng văn, giấy tờ, tài liệu; công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ qn đội hình thành từ Ngày 25 tháng năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 34 thành lập Văn phòng Bộ Quốc phịng, Văn phịng có Phịng Hành với nhiệm vụ thu nhận, đăng ký, chuyển phát, lưu trữ đánh máy công văn, tài liệu; bên cạnh việc bảo vệ an tồn cơng văn, tài liệu đặc biệt coi trọng, công văn, tài liệu có nội dung bí mật Trong hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ, cơng tác bảo vệ bí mật tài liệu đặt lên hàng đầu, chủ trương kế hoạch hoạt động quân đội bảo vệ bí mật tuyệt đối nên làm cho kẻ thù bị bất ngờ Có thể thấy cơng tác bảo vệ bí mật tài liệu góp phần quan trọng vào thắng lợi to lớn quân dân ta hai kháng chiến trường kỳ dân tộc Cùng với trưởng thành, phát triển Quân đội, công tác VTBMLT ngày hồn thiện phát triển lớn mạnh khơng ngừng Những năm gần đây, quan tâm Đảng, Nhà nước, đạo chặt chẽ Quân ủy Trung ương Thủ trưởng Bộ Quốc phòng, hệ thống quan Bảo mật lưu trữ ngày củng cố, phát triển tổ chức từ cấp trung đoàn trở lên; quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phịng quản lý cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ Quân đội Phòng Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Quốc phòng; tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, học viện, nhà trường trực thuộc Bộ có Ban Bảo mật lưu trữ trực thuộc Văn phịng, có chức tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý, đạo thực nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ quan, đơn vị đơn vị trực thuộc Văn phòng Quân đội Nhân dân Việt Nam quan đặt lãnh đạo, đạo trực tiếp cấp ủy, huy quan, đơn vị; thực chức tham mưu, tổng hợp hành phục vụ lãnh đạo, huy quan, đơn vị thực nhiệm vụ qn sự, quốc phịng Để làm điều đó, trước hết phải chuẩn hóa lực lãnh đạo Văn phịng việc tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị thuộc hệ thống văn phịng Qn đội Vì làm tốt cơng tác VTBMLT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Muốn làm tốt công tác trước hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chun mơn, kiến thức quản lý, kỹ tổ chức công việc văn phòng, đặc biệt kiến thức soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tuy nhiên, lãnh đạo văn phòng quan, đơn vị hạn chế nhận thức, lực, trình độ quản lý, tổ chức máy làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ chưa phát huy đầy đủ chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, huy dẫn đến giảm hiệu uy tín Văn phịng cơng tác chuyên môn nghiệp vụ như: Việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo văn quan chưa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chưa hướng dẫn cụ thể khiến cho việc ban hành văn chưa với quy định Nhà nước, Bộ Quốc phòng làm giảm hiệu cơng việc, ảnh hưởng đến uy tín lãnh đạo, huy quan, đơn vị; văn sau giải xong công việc không lập hồ sơ lập hồ sơ không phương pháp , cần nghiên cứu làm chứng khơng có đầy đủ thơng tin Do vậy, Văn phòng chưa phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ mình, chưa tham mưu kịp thời, đầy đủ để lãnh đạo đưa định quản lý phù hợp Đây yếu tố làm ảnh hưởng đến chức tham mưu, tổng hợp Văn phòng Nâng cao nhận thức lực tổ chức quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng nội dung góp phần nâng cao chất lượng tham mưu văn phịng Chính lí đó, chúng tơi chọn đề tài “ Chuẩn hóa lực tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng" làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học Mục tiêu đề tài Đề tài hướng tới mục tiêu sau: - Nghiên cứu xác định yêu cầu lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng; - Khảo sát, đánh giá thực trạng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng; - Xây dựng giải pháp nhằm chuẩn hóa lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nhiệm vụ cụ thể lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phịng (gồm Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng phụ trách cơng tác VTBMLT quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng) - Phạm vi nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT lãnh đạo văn phòng quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng qua nghiên cứu, khảo sát số quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7, Quân chủng PKKQ, BTL Cảnh sát Biển, Qn đồn 2, Binh chủng Cơng binh, Tập đồn Cơng nghiệp - Viễn thơng qn đội (Viettel), Viện Khoa học Công nghệ quân sự, Học viện Chính trị quân Nhiệm vụ nghiên cứu Nhằm thực mục tiêu nêu trên, phạm vi nghiên cứu đề tài, thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng quan, đơn vị trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ; - Thực khảo sát lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị; - Nhận xét, đánh giá kết khảo sát; - Đề xuất giải pháp để chuẩn hóa lực chất lượng quản lý, đạo công tác VTBMLT lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị - Kế hoạch số 2459/KH-VP ngày 16/9/2013 việc tập huấn công tác VTBMLT Cục Cảnh sát Biển năm 2013 - Hướng dẫn số 2841/HD-VP ngày 18/10/2013 việc ghi thể thức văn sử dụng dấu BTL Cảnh sát Biển quan, đơn vị trực thuộc - Kế hoạch số 2443/KH-VP ngày 15/8/2014 việc kiểm tra công tác VTBMLT thu hồi tài liệu năm 2014 - Công văn số 3114/VP-BM ngày 01/10/2014 việc hướng dẫn thực thể thức văn thực Quyết định số 3558/QĐ-BQP Bộ Quốc phịng - Cơng văn số 1218/VP-BM ngày 27/4/2015 việc 05 BTL Cảnh sát Biển báo cáo tình hình thực chế độ phụ cấp trách nhiệm nhân viên làm công tác VTBMLT - Hướng dẫn số 2284/VP-BM ngày 16/7/2015 việc ghi thể thức văn sử dụng dấu Cục Hậu cần, Cục Kỹ thuật cục Nghiệp vụ Pháp luật - Công văn số 716/VP-BM ngày 11/3/2016 việc thống báo ôn luyện để tham gai Hội thao nghiệp vụ VTBMLT toàn quân lần thứ - Quyết định số 2098/QĐ-BTL ngày 15/6/2016 việc thành lập đội tuyển tham gia hội thao nghiệp vụ VTBMLT toàn quân lần thứ - Kế hoạch số 2810/KH-VP ngày 06/7/2017 việc kiểm tra công tác VTBMLT thu hồi tài liệu mật năm 2017 84 15 - Báo cáo số 3260/BC-VP ngày 02/8/2017 kết kiểm tra công tác VTBMLT Vùng CSB 2, 3, 4; Cụm TS số Cụm ĐNPCTPMT số - Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 (với Văn phòng Bộ Quốc phòng) - Chỉ thị số 23/CT-BTL ngày 12/02/2014 kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2014 - Kế hoạch số 24/KH-VP ngày 12/02/2014 kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2014 - Công văn số 27/VP-BM ngày 25/02/2015 việc kiểm tra, thu hối công văn, tài liệu năm 2014 - Kế hoạch số 66/KH-VP ngày 18/5/2015 kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2015 - Công văn số 01/VP-BM ngày 05/01/2016 việc 06 Qn đồn kiểm tra, thu hồi cơng văn, tài liệu năm 2015 - Công văn số 12/VP-BM ngày 19/01/2016 số nhiệm vụ trọng tâm công tác VTBMLT năm 2016 - Kế hoạch số 29/KH-VP ngày 24/02/2016 kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2016 - Công văn số 46/VP-BM ngày 28/3/2016 việc thông báo kết kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2016 - Công văn số 09/VP-BM ngày 12/01/2017 số nhiệm vụ trọng tâm công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2017 85 18 - Công văn số 21/VP-BM ngày 06/02/2017 kiểm tra, thu hồi công văn, tài liệu năm 2016 - Kế hoạch số 149/KH-VP ngày 10/8/2017 kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2017 - Công văn số 175/VP-BM ngày 11/9/2017 việc thông báo kết kiểm tra công tác VTLT bảo mật tài liệu năm 2017 - Công văn số 181/VP-BM ngày 14/9/2017 việc tham gia ý kiến sửa đổi Thông tư ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội - Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 (với Văn phòng Bộ Quốc phòng) - Hướng dẫn số 08/HD-VP ngày 15/3/2013 thực công tác VTBMLT năm 2013 - Quyết định số 2068/QĐ-BTL ngày 01/8/2013 ban hành quy chế công tác VTBMLT Binh chủng Công binh, - Quyết định sô 2996/QĐ-BTL ngày 01/10/2013ban 07 Binh chủng hành danh mục độ mật cho đơn vị trực thuộc Binh Công binh chủng - Hướng dẫn số 02/HD-VP ngày 18/02/2014 hướng dẫn thực công tác VTBMLT năm 2014 - Công văn số 2028/VP-BM ngày 01/8/2014 việc thực Thông tư số 217/2013 BQP ban hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ VB điện tử mạng truyền số liệu BQP 86 30 - Công văn số 466/BTL-VP ngày 20/10/2014 việc chấp hành quy định bảo vệ bí mật quân - Quyết định số 3608/QĐ-BTL ngày 22/12/2014 danh mục hồ sơ công việc quan BTL năm 2015 - Quyết định số 3680/QĐ-BTL ngày 25/12/2014 thành lập hội đồng lý tài liệu - Công văn số 56/BTL- VP ngày 12/01/2015 việc lập, lưu hồ sơ đại hội Đảng đăng ký văn cấp ủy nhiệm kỳ (2015-2020) -Hướng dẫn số 418/HD-VP ngày 09/02/2015 thực công tác VTBMLT năm 2015 - Kế hoạch số 947/KH-VP ngày 02/4/2015 tập huấn sơ kết 03 năm thực quy chế công tác VTLT BQP - Công văn số 1282/BTL-VP ngày 27/4/2015 việc quản lý dấu - Kế hoạch số 3203/KH-VP ngày 22/9/2015 kiểm tra công tác VTBMLT năm 2015 - Quyết định số/QĐ-BTL ngày 29/12/2015 danh mục hồ sơ công việc quan BTL năm 2016 - Công văn số 41/VP-BM ngày 06/01/2016 việc tăng cường kiểm tra thể thức văn trước ký ban hành - Hướng dẫn số 145/HD-VP ngày 18/01/2016 thực công tác VTBMLT năm 2016 - Hướng dẫn số 2966/HD-VP ngày 29/8/2016 công tác VTBMLT Trung tâm VNMAC chuyển địa điểm làm việc 87 - Kế hoạch số 3560/KH-VP ngày 12/11/2016 kiểm tra công tác VTBMLT năm 2016 - Công văn số 3758/BTL_VP ngày 31/10/2016 việc ký bảo đảm ký ban hành văn Binh chủng - Quyết định số 4526/QĐ-BTL ngày 27/12/2016 danh mục hồ sơ công việc quan BTL năm 2017 - Công văn số 612/VP-BM ngày 30/12/2016 chấp hành nghiêm việc nhân văn - Hướng dẫn số 184/HD-VP ngày 16/01/2017 công tác VTBMLT năm 2017 - Kế hoạch số 1399/KH-VP ngày 30/6/2017 kiểm tra công tác VTBMLT tháng đầu năm 2017 - Kế hoạch số 3841/KH-VP ngày 13/10/2017 kiểm tra công tác VTBMLT năm 2017 - Quyết định số 4695/QĐ-BTL ngày 28/12/2017 danh mục hồ sơ công việc quan BTL năm 2018 - Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 (với Văn phòng Bộ Quốc phòng) - Quyết định số 80/QĐ-VTQĐ ngày 10/01/2013 việc ban hành quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tập đoàn VTQĐ 08 Tập đoàn Viettel - Quyết định số 1373/QĐ-VTQĐ ngày 08/7/2013 việc ban hành quy định sử dụng chữ ký số Tập đoàn VTQĐ - Quyết định số 2718/QĐ-VTQĐ ngày 30/12/2014 ban hành quy chế cơng tác VTLT Tập đồn VTQĐ 88 - Quyết định số 1223/QĐ-VTQĐ ngày 29/5/2014 ban hành quy định sử dụng chữ ký số Tập đoàn - Quyết định số 15/QĐ-VTQĐ ngày 02/01/2015 ban hành quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tập đồn VTQĐ - Quyết định số 918/QĐ-VTQĐ ngày 28/5/2015 ban hành quy định sử dụng chữ ký số Tập đoàn VTQĐ - Quyết đinh số 2394/QĐ-VTQĐ ngày 03/10/2015 ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Tập đoàn VTQĐ - Quyết định số 2613/QĐ-VTQĐ ngày 15/11/2015 ban hành quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tập đồn VTQĐ - Quyết định số 271/QĐ-VTQĐ ngày 01/3/2016 ban hành quy chế sử dụng đánh giá nề nếp sử dụng phần mềm voffice Tập đoàn - Quyết định số 2284/QĐ-VTQĐ ngày 27/12/2016 ban hành quy chế công tác VTLT Tập đồn VTQĐ - Báo cáo cơng tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 (với Văn phòng Bộ Quốc phịng) Viện Khoa 09 học Cơng nghệ quân - Kế hoạch số 06/KH-VP ngày 23/01/2013 tổ chức tập huấn công tác VTBMLT - Công văn số 11/VP-VTBM ngày 15/3/2013 tăng cường thực Kế hoạch công tác VTBMLT 89 18 - Kế hoạch số 63/KH-VP ngày 04/9/2013 tổ chức tọa đàm công tác bảo mật - Công văn số 55/VP-VTBM ngày 17/6/2014 thực quy định, thủ tục trình văn - Công văn số 1344/KHCNQS-VP ngày 14/10/2014 tăng cường cơng tác quản lý bảo vệ bí mật qn sự, quốc phịng - Cơng văn số 99/VP-BM ngày 16/10/2015 việc thực công tác VTBMLT - Quyết định số 1328/QĐ-VKHCNQS ngày 22/9/2016 ban hành hệ thống văn quản lý theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quy trình quản lý văn đi-đến trình ký văn - Quyết định số 1352/QĐ-VKHCNQS ngày 26/9/2016 ban hành quy định dăng ký, phổ biến, lưu trữ sử dụng kết thực nhiệm vụ KHCN - Kế hoạch số 123/KH-VP ngày 07/10/2016 tổ chức tập huấn công tác lưu trữ - Công văn số 145/VP-VTBM ngày 29/11/2016 tăng cường thực công tác VTBMLT - Công văn số 110/VP-VTBM ngày 23/10/2017 thu thập, chỉnh lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng - Chỉ thị số 1588/CT-VKHCNQS ngày 14/10/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ 90 - Kế hoạch số 128/KH-VP ngày 12/12/2017 tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn mạng nội - Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 (với Văn phòng Bộ Quốc phòng) - Công văn số 835/VP-BM ngày 23/7/2013 tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn mạng nội Học viện - Kế hoạch số 574/KH-HV ngày 13/5/2015 việc quán triệt số nội dung công tác bảo vệ bí mật nhà nước lĩnh vực quân - Kế hoạch số 684/KH-HV ngày 19/5/2016 cơng tác soạn thảo văn bản, kỹ thuật trình bày văn áp Học viện 10 Chính trị quân dụng vào ISO 9001: 2008 - Kế hoạch số 95/Kh-VP ngày 25/01/2017 tập huấn sử dụng phần mềm gửi, nhận, xử lý văn mạng nội Học viện - Công văn số 1387/VP-BM ngày 06/10/2017 việc chuyển văn qua mạng nội - Công văn số 1708/VP-BM ngày 21/11/2017 việc thực số nội dung công tác bảo mật chuyển, tiếp nhận công văn qua mạng nội - Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 (với Văn phòng Bộ Quốc phòng) 91 11 SỐ LIỆU THỐNG KÊ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VTBMLT NĂM 2018 Biên chế trình độ chun mơn STT Cơ quan, đơn vị Quân số VTLT&QTVP Chuyên môn khác Bộ Tổng Tham mưu 11 09 (ĐH=7; TC=2) 02 (ĐH=1; TC=1) Tổng cục Hậu cần 10 06 (ĐH=4; CĐ=1; TC=1) 04 (ĐH=4) Quân khu 08 02 (TC=2) 06 (CĐ=1; TC=5) Quân chủng PK-KQ 18 17 (ĐH=2; CĐ=4; TC=11) 01(ĐH=01) BTL Cảnh sát Biển 05 02 (CĐ=1; TC=1) 03 (ĐH=2; TC=1) Quân đoàn 07 06 (ĐH=1; TC=5) 01 (CĐ=1) BTL Công binh 05 04 (ĐH=1; CĐ=2; TC=1) 01 (CĐ=1) Tập đoàn Viettel 05 05 (ĐH=01; CĐ=3; TC=1) 04 03 (ĐH=1; CĐ=2) 01 (Th.S=1) 06 (ĐH=2; CĐ=2; TC=2) 01 (TC=1) 10 Viện Khoa học cơng nghệ Qn Học viện Chính trị Qn 07 92 BẢNG THỐNG KÊ VĂN BẢN CHỈ ĐẠO, HƢỚNG DẪN CÔNG TÁC VTBMLT CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (Từ năm 2013 đến 2017) Loại văn STT Tên quan, đơn vị Chỉ Quyết thị 01 Bộ Tổng Tham mưu 02 Tổng cục Hậu cần 03 Quân khu 04 Quân chủng PK-KQ 05 BTL Cảnh sát Biển 06 Quân đoàn 07 08 09 10 01 dẫn 01 07 05 04 02 01 01 Tập đoàn Viettel Báo Tổng văn cáo số 09 05 16 11 05 30 05 05 14 01 03 25 05 36 03 02 03 06 15 08 05 18 11 05 35 05 15 04 07 Công binh Công nghệ quân hoạch Hƣớng Công 02 Binh chủng Viện Khoa học định Kế 05 07 10 01 02 Học viện Chính trị quân 93 04 06 05 18 03 03 05 11 Ghi THỐNG KÊ TÌNH HÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (tính đến tháng 12/2017) STT Tên quan, đơn vị Tài liệu có kho Tổng số Đã chỉnh lý Tỷ lệ đạt % 303m 126m 41% 1.450m 401m 28% 01 Bộ Tổng Tham mưu 02 Tổng cục Hậu cần 03 Quân khu 184m 170m 92% 04 Quân chủng PK-KQ 410m 375m 91% 05 BTL Cảnh sát Biển 50m 27m 54% 06 Quân đoàn 87m 72m 82% 07 Binh chủng Công binh 45m 40m 89% 08 Tập đoàn Viettel 900m 482m 53% 65m 60m 92% 55m 50m 91% 3.549m 1.803 50,8% 09 10 Viện Khoa học Cơng nghệ qn Học viện Chính trị qn Tổng cộng 94 BẢNG THỐNG KÊ TÌNH HÌNH KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU (từ năm 2013 đến 2017) STT Tên quan, đơn vị Số lƣợt ngƣời đến khai thác Số hồ sơ đƣa phục vụ Số lƣợng trang 01 Bộ Tổng Tham mưu 250 200 2.120 02 Tổng cục Hậu cần 256 2.345 7.324 03 Quân khu 21 781 5.197 04 Quân chủng PK-KQ 860 5.950 148.750 05 BTL Cảnh sát Biển 170 750 06 Qn đồn 4.152 4.911 12.893 07 Binh chủng Cơng binh 90 6.128 25.170 08 Tập đoàn Viettel 1.025 1.040 2.600 1.475 3.005 4.230 126 166 1.298 09 10 Viện Khoa học Cơng nghệ qn Học viện Chính trị quân 95 PHIẾU ĐIỀU TRA Chúng nhóm nghiên cứu đề tài "Chuẩn hóa lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ, bảo mật, lƣu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng" tiến hành lấy ý kiến số vấn đề phạm vi nghiên cứu đề tài Rất mong nhận ý kiến đóng góp từ đồng chí Kết điều tra sử dụng việc nghiên cứu khoa học khơng dùng vào việc ảnh hưởng đến cá nhân đồng chí Chính vậy, câu trả lời thẳng thắn trung thực đồng chí giúp nâng cao chất lượng cơng trình nghiên cứu chúng tơi Đồng chí vui lịng đánh dấu (x) vào mà đồng chí cho phù hợp trình bày ý kiến riêng đồng chí với câu hỏi mở Đồng chí khơng cần ghi tên vào phiếu Xin chân thành cảm ơn giúp đỡ đồng chí! Theo đồng chí, tiêu chí sau đƣợc coi lực lãnh đạo quản lý nghiệp vụ công tác VTBMLT? Đồng ý Nội dung Có lực điều hành nhiệm vụ cơng tác VTBMLT quan, đơn vị Có khả sử dụng kỹ lãnh đạo, quản lý để điều hành hoạt động công tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý Có khả đánh giá đặc điểm tác động đến hoạt động VTBMLT quan, đơn vị Có kỹ định hướng xây dựng hoạt động nghiệp vụ VTBMLT thuộc phạm vi quản lý 96 Khơng đồng ý Có khả đạo, triển khai, thực kế hoạch hoạt động nghiệp vụ VTBMLT Có khả đạo, đánh giá kết thực kế hoạch hoạt động đưa định hướng công tác VTBMLT tương lai Có khả đề xuất, tham mưu cho cấp có thẩm quyền định phù hợp Có khả giao tiếp, trao đổi, phối hợp với cấp trên, cấp quan, đơn vị có liên quan để giải vấn đề cơng tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý Có khả tổ chức, điều hành, chủ trì hội nghị, hội thảo họp liên quan đến nghiệp vụ cơng tác VTBMLT Có khả quản lý thời gian hiệu Ý kiến khác Đồng chí đánh giá tiêu chí theo mức độ sau đây? Rất Nội dung quan trọng Trình độ chun mơn nghiệp vụ Làm việc có kế hoạch Tinh thần làm việc trách nhiệm cao Có kỹ xử lý cơng việc linh hoạt, nguyên tắc, đảm bảo tính quy chuẩn Không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức chuyên môn 97 Quan trọng Không quan trọng Độc lập, tự chủ có tinh thần hợp tác cơng việc Tác phong làm việc khoa học Biết cách giao tiếp ứng xử hài hòa Tuân thủ quy chế, quy định, tính kỷ luật Theo đồng chí, để chuẩn hóa lực tổ chức, quản lý cơng tác VTBMLT, cần giải pháp sau đây? Đồng ý Giải pháp Xác định cụ thể trách nhiệm lãnh đạo Văn phịng cơng tác VTBMLT Xây dựng kế hoạch, mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực ngành BMLT Quân đội Xây dựng tiêu chí tổ chức đánh giá định kì lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Cả giải pháp Giải pháp khác 98 Không đồng ý ... nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng Chương 2: Khảo sát lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn. .. tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan, đơn vị Bộ Quốc phòng; - Khảo sát, đánh giá thực trạng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo. .. cấu tổ chức Văn phòng quan, đơn vị trách nhiệm lãnh đạo Văn phịng cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ; - Thực khảo sát lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan,