Đang tải... (xem toàn văn)
VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng 0 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lâ[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lâm Thu Hằng NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC Ngành:Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 24 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC NGƢT - PGS Vƣơng Đình Quyền HÀ NỘI- 2011 Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng MỤC LỤC Trang 01 02 02 03 04 04 04 06 07 07 08 10 Bảng chữ viết tắt A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu đƣợc sử dụng Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài B NỘI DUNG Chƣơng VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG 10 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng cấp Bộ 1.1.1.Sơ lƣợc trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ cấp Bộ 1.1.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng cấp Bộ 1.2 Trách nhiệm yêu cầu lực tổ chức quản lý lãnh đạo văn phòng cấp Bộ công tác văn thƣ- lƣu trữ 1.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thƣlƣu trữ 1.2.2.Yêu cầu lực tổ chức, quản lý lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thƣ- lƣu trữ Chƣơng 10 10 10 11 16 16 16 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ 24 1.1 2.1 Khái quát chung số lƣợng trình độ chun mơn đội ngũ cán lãnh đạo văn phòng 2.1.1 Số lƣợng cán lãnh đạo văn phòng phân cơng trách nhiệm 2.1.2 Trình độ chun mơn 2.2 Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ Luận văn Thạc sỹ khoa học 17 24 24 26 27 Lâm Thu Hằng 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc tổ chức máy nhân 2.2.2 Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nhân làm công tác văn thƣ- lƣu trữ 2.2.3.Tổ chức soạn thảo ban hành văn đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ- lƣu trữ quan cấp Bộ 2.2.4 Tổ chức đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ 2.2.5.Chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ 2.2.6 Đảm bảo sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ 2.2.7 Ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣlƣu trữ 2.2.8 Tổ chức kiểm tra, đánh giá thi đua khen thƣởng Chƣơng 29 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG CẤP BỘ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ 71 3.1 Nhận xét, đánh giá lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ 3.1.1 Ƣu điểm 3.1.2 Nhƣợc điểm 3.1.3 Nguyên nhân 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Các giải phấp lãnh đạo văn phòng Bộ 3.2.2 Sự quan tâm lãnh đạo, đạo Bộ trƣởng 3.2.3 Các quan đạo quản lý nhà nƣớc VT-LT C KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC Luận văn Thạc sỹ khoa học 37 39 53 57 64 67 69 71 71 71 75 77 78 79 84 87 90 93 101 Lâm Thu Hằng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo báo cáo Bộ ngành sử dụng số thông tin văn của Nhà nƣớc, quan cấp Bộ nhƣng đƣợc thích Cơng trình chƣa đƣợc tác giả công bố TÁC GIẢ Lâm Thu Hằng Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng Nâng cao lực tổ chức quản lý công tác VT- LT Lãnh đạo văn phòng quan cấp Bộ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Bộ VH- TT DL Bộ LĐ- TB & XH Bộ KH ĐT Bộ NN PTNN CĐ CĐ VTLT ĐH VTLT LT P VT P.LT P HC P HC- VT- LT P HC- TC P LT- TV SC TCVTLT TC TCVTLT Th.S VTLT VP VT VTLT Luận văn Thạc sỹ khoa học Bộ Văn hoá Thể thao Du lịch Bộ Lao động Thƣơng binh Xã hội Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Cao đẳng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ Đại học Văn thƣ Lƣu trữ Lƣu trữ Phịng văn thƣ Phịng Lƣu trữ Phịng Hành Phịng Hành - Văn thƣ - Lƣu trữ Phịng Hành - Tổ chức Phịng Lƣu trữ- Thƣ viện Sơ cấp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ Trung cấp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ Thạc sỹ Văn thƣ Lƣu trữ Văn phòng Văn thƣ Văn thƣ Lƣu trữ Lâm Thu Hằng Nâng cao lực tổ chức quản lý công tác VT- LT Lãnh đạo văn phịng quan cấp Bộ A PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Công tác văn thƣ- lƣu trữ hoat động thiếu đƣợc quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ chứng làm để định quản lý, điều hành quan xác Muốn làm đƣợc điều trƣớc hết cơng tác văn thƣ- lƣu trữ quan phải đƣợc tổ chức, quản lý điều hành khoa học, hiệu Mà công tác văn thƣ- lƣu trữ quan văn phịng phụ trách hay nói cách khác thuộc chức năng, nhiệm vụ văn phịng Chính mà văn bản, đạo, điều hành quan đạt chất lƣợng, hiệu hay không nhờ vào phân công, tổ chức công việc lãnh đạo văn phòng Văn phòng đƣợc coi phận thiếu cấu tất quan, tổ chức doanh nghiệp, đời với đời tồn quan, đầu mối thu thập, xử lý thông tin, tham mƣu cho lãnh đạo, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan Nếu văn bản, tài liệu quan đƣợc văn phòng tổ chức khoa học, có trật tự, nếp, giúp cho lãnh đạo có đầy đủ thơng tin, làm phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, chất lƣợng cao ngƣợc lại Văn phòng máy, tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung quan, phải kể đến hoạt động nhƣ: xây dựng, ban hành, giải văn quản lý văn bản, tài liệu thực tốt nhiệm vụ yếu tố góp phần làm cho cơng tác tham mƣu tƣ vấn văn phòng đạt hiệu Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết phải có lãnh đạo, đạo điều hành từ phía văn phịng mà cụ thể lãnh đạo văn phịng Trong cơng đổi đất nƣớc nay, cải cách hành nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng hành đáp ứng yêu cầu phát triển đất nƣớc Đổi nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức nội dung chƣơng trình cải cách hành Nhà nƣớc, nâng cao lực quản lý lãnh đạo khơng nằm ngồi mục tiêu Muốn nâng cao lực quản lý lãnh đạo phải nâng cao lực quản lý từ đơn vị tham mƣu, đặc biệt lãnh đạo văn phòng - nơi đạo, điều hành tồn cơng tác hành quan, nơi tham mƣu, tƣ vấn cho máy lãnh đạo quan Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết phải nâng cao nhận thức lực lãnh đạo văn phòng việc tổ chức, quản lý cơng tác văn thƣ- lƣu trữ Vì làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ đảm bảo thông Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng Nâng cao lực tổ chức quản lý cơng tác VT- LT Lãnh đạo văn phịng quan cấp Bộ tin cho hoạt động quản lý quan Muốn làm tốt công tác trƣớc hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chun mơn, kiến thức quản lý, kỹ tổ chức công việc văn phòng, đặc biệt kiến thức soạn thảo văn bản, quy trình ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Trong năm gần đây, với công cải cách hành Nhà nƣớc vấn đề xây dựng, phát triển đội ngũ cán công chức mục tiêu quan trọng đƣợc thực nghiêm túc Công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán lãnh đạo văn phịng khơng nằm ngồi mục tiêu Vì đào tạo, bồi dƣỡng cán lãnh đạo để hình thành đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp có lực tổ chức, quản lý cơng tác văn thƣ- lƣu trữ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành quan đạt hiệu cao Tuy nhiên, lãnh đạo văn phịng cấp Bộ cịn có hạn chế nhận thức, lực, trình độ quản lý, tổ chức máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ chƣa phát huy đƣợc đầy đủ chức tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ văn phòng dẫn đến giảm hiệu uy tín văn phịng cơng tác chun mơn nghiệp vụ nhƣ: việc hƣớng dẫn thể thức, quy trình soạn thảo văn quan chƣa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chƣa đƣợc hƣớng dẫn cụ thể khiến cho việc ban hành văn chƣa với quy định Nhà nƣớc làm giảm hiệu cơng việc, ảnh hƣởng đến uy tín lãnh đạo quan; văn sau giải xong công việc không đƣợc lập hồ sơ lập hồ sơ không phƣơng pháp , cần nghiên cứu làm chứng khơng có đầy đủ thơng tin Do vậy, văn phịng chƣa phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ mình, chƣa tham mƣu kịp thời, đầy đủ để lãnh đạo đƣa định quản lý phù hợp Đây yếu tố làm ảnh hƣởng đến chức tham mƣu - tƣ vấn văn phòng Nâng cao nhận thức nhƣ lực tổ chức quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng nội dung góp phần nâng cao chất lƣợng tham mƣu văn phịng Chính lí đó, chúng tơi chọn đề tài “ Nâng cao lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học Mục tiêu đề tài Đề tài hƣớng tới mục tiêu sau: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, ƣu điểm đặc biệt hạn chế nguyên nhân Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng Nâng cao lực tổ chức quản lý cơng tác VT- LT Lãnh đạo văn phịng quan cấp Bộ Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu a Đối tƣợng nghiên cứu: Năng lực tổ chức, quản lý công tác Văn thƣLƣu trữ lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phịng Phó Chánh văn phịng cấp Bộ) b Phạm vi nghiên cứu: Với quy mô luận văn cao học, đề tài nghiên cứu lực tổ chức quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ qua nghiên cứu, khảo sát số quan nhƣ: Bộ Tƣ pháp, Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Công thƣơng, Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Nhiệm vụ nghiên cứu Nhằm thực mục tiêu nêu trên, phạm vi nghiên cứu đề tài, chúng tơi sâu tìm hiểu vấn đề sau: - Chức nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng cấp Bộ trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thƣ- lƣu trữ - Khảo sát lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, gồm vấn đề cụ thể nhƣ sau: + Quản lý, đạo, tổ chức máy nhân làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ + Xây dựng ban hành văn đạo công tác Văn thƣ - Lƣu trữ + Thi đua, khen thƣởng công tác Văn thƣ- Lƣu trữ + Tổ chức, đảm bảo sở vật chất phục vụ công tác Văn thƣ- Lƣu trữ + Nghiên cứu đề xuất giải pháp để nâng cao lực chất lƣợng quản lý, đạo công tác Văn thƣ- Lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức đạo công tác văn thƣ - lƣu trữ quan cấp Bộ nói chung đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý, điều hành có tác động đến hiệu chất lƣợng cơng tác quan Chính từ năm đầu thống đất nƣớc, Nhà nƣớc ta quan tâm đến vấn đề cụ thể nhiều văn quy phạm pháp luật có liên quan đƣợc ban hành Ví dụ nhƣ Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lƣu trữ đƣợc ban hành Nghị định 142/CP ngày 28 tháng năm 1962 Hội đồng Chính phủ, tiếp đến năm 1969 Phủ Thủ tƣớng ban hành Thông tƣ số 10- BT ngày 22 tháng 03 năm 1969 Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng Nâng cao lực tổ chức quản lý công tác VT- LT Lãnh đạo văn phòng quan cấp Bộ việc đẩy mạnh việc thực Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lƣu trữ quan Trung ƣơng địa phƣơng , Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thƣ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác lƣu trữ nhiều văn đạo khác Về mặt lý luận, vấn đề quản lý, đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ thu hút đƣợc quan tâm nhiều quan, cá nhân thông qua xuất phẩm, viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là: - Các giáo trình, sách tham khảo dùng giảng dạy trƣờng Đại học nhƣ: Giáo trình “Quản trị Văn phịng “ (Trƣờng đại học kinh tế Quốc dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành văn phịng quan Nhà nƣớc” (Học viện Hành Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004) “ Lý luận phƣơng pháp cơng tác văn thƣ” (PGS Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005)“Quản trị hành văn phòng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, Cao Xuân Đỗ dịch), - Các viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, đạo công tác văn thƣ lƣu trữ đƣợc đăng Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam nhƣ: “ Văn phòng quan quản lý hành Nhà nƣớc với việc ban hành văn quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số 2/2008); “Phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ lƣu trữ bộ, quan ngang bộ, quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí LTVN số 02/1994) “Một số ý kiến xung quanh việc thực Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLTBNV- VPCP quan trung ƣơng” (Nguyễn Thiên Ân, Tạp chí VTLTVN số 02/2006) - Các luận văn, khóa luận sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu hệ thống văn bản, xây dựng ban hành văn quan cấp Bộ; xây dựng hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thơng tin văn phịng quan cấp Bộ nhƣ luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật quan cấp Bộ” Nguyễn Mạnh Cƣờng; “ Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nƣớc Bộ” Cam Anh Tuấn; “Phƣơng pháp thu thập cung cấp thông tin chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” Nguyễn Ngọc Linh; “ Nâng cao lực cán làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ quan cấp Bộ” Nguyễn Thị Hằng Các nội dung nghiên cứu trình bày viết, luận văn thạc sỹ nói chủ yếu đề cập đến vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng Nâng cao lực tổ chức quản lý công tác VT- LT Lãnh đạo văn phòng quan cấp Bộ ban hành văn hoạt động Văn phòng Bộ; lực cán làm công tác văn thƣ lƣu trữ Tuy nhiên, theo khảo sát chúng tơi, chƣa có cơng trình nghiên cứu cụ thể nâng cao lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phịng quan cấp Bộ Vì vậy, đề tài không trùng lặp đối tƣợng phạm vi nghiên cứu với cơng trình nghiên cứu trƣớc Các nguồn tài liệu đƣợc sử dụng Để thực đề tài, sử dụng số nguồn tài liệu sau: - Các văn Nhà nƣớc quy định công tác văn thƣ công tác lƣu trữ nhƣ: Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật năm 1996 (sửa đổi, bổ sung năm 2002); Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia năm 2001; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thƣ: Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lênh Lƣu trữ Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tƣớng Chính phủ tăng cƣờng đạo công tác lƣu trữ thời gian tới, Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ, sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Ngồi chúng tơi cịn sử dụng số văn Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc báo cáo tình hình thực cơng tác văn thƣ- lƣu trữ phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ quan Bộ, ngành trung ƣơng - Các giáo trình Lý luận Phƣơng pháp cơng tác văn thƣ, Quản trị Hành văn phịng, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Tổ chức lao động khoa học đề cập - Các luận văn thạc sỹ, viết báo, tạp chí liên quan đến quản lý, đạo cơng tác văn thƣ- lƣu trữ Bộ văn phòng quan Bộ - Các đề tài nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn phịng - Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng quan Bộ; quy chế cơng tác văn thƣ- lƣu trữ quan (Bộ Tƣ pháp, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn, Bộ Tài ngun Mơi trƣờng, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học Công nghệ ) - Website Chính phủ, Bộ - Công báo nƣớc CHXHCNVN - Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, vấn Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng ... Chức nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng cấp Bộ trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác văn thƣ- lƣu trữ - Khảo sát lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, gồm vấn... Các giải pháp nâng cao lực lãnh đạo văn phòng cấp Bộ việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Trên sở thực tiễn tổ chức quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, mạnh... nhiệm quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ cấp Bộ 1.1.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng cấp Bộ 1.2 Trách nhiệm yêu cầu lực tổ chức quản lý lãnh đạo văn phòng cấp Bộ công tác văn thƣ- lƣu trữ 1.2.1