Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài
Công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu của mọi cơ quan, đơn vị trong Quân đội Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị nhanh tróng, chính xác Công tác VTBMLT của cơ quan, đơn vị do văn phòng phụ trách hay nói cách khác là thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Chính vì vậy mà các văn bản, chỉ đạo, điều hành có đạt chất lượng, hiệu quả hay không là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việc của lãnh đạo văn phòng Văn phòng là bộ máy, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, trong đó phải kể đến các hoạt động như: xây dựng, ban hành, giải quyết văn bản và quản lý văn bản, tài liệu thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ là những yếu tố góp phần làm cho công tác tham mưu tư vấn của văn phòng đạt hiệu quả Để làm được điều đó, trước hết phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành từ phía văn phòng mà cụ thể là lãnh đạo văn phòng
Ngay từ những ngày đầu mới thành lập việc trao đổi thông tin giữa Quân đội với các cơ quan của Đảng, Chính phủ, các Bộ, ngành và địa phương đã hình thành rất nhiều công văn, giấy tờ, tài liệu; công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của quân đội cũng hình thành từ đó Ngày 25 tháng 3 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 34 thành lập Văn phòng Bộ Quốc phòng, trong Văn phòng có Phòng Hành chính với nhiệm vụ thu nhận, đăng ký, chuyển phát, lưu trữ và đánh máy công văn, tài liệu; bên cạnh đó việc bảo vệ an toàn công văn, tài liệu cũng được đặc biệt coi trọng, nhất là công văn, tài liệu có nội dung bí mật Trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, công tác bảo vệ bí mật tài liệu được đặt lên hàng đầu, mọi chủ trương kế hoạch hoạt động của quân đội được bảo vệ bí mật tuyệt đối nên đã làm cho kẻ thù bị bất ngờ Có thể thấy công tác bảo vệ bí mật tài liệu đã góp phần quan trọng vào thắng lợi to lớn của quân và dân ta trong hai cuộc kháng chiến trường kỳ của dân tộc
Cùng với sự trưởng thành, phát triển của Quân đội, công tác VTBMLT ngày càng được hoàn thiện và phát triển lớn mạnh không ngừng Những năm gần đây, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, sự chỉ đạo chặt chẽ của Quân ủy Trung ương và Thủ trưởng Bộ Quốc phòng, hệ thống cơ quan Bảo mật lưu trữ ngày càng được củng cố, phát triển và được tổ chức từ cấp trung đoàn trở lên; cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong Quân đội là Phòng Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Quốc phòng; tại các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, học viện, nhà trường trực thuộc Bộ có Ban Bảo mật lưu trữ trực thuộc Văn phòng, có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc
Văn phòng trong Quân đội Nhân dân Việt Nam là cơ quan đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy, chỉ huy các cơ quan, đơn vị; thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hành chính phục vụ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng Để làm được điều đó, trước hết phải chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống văn phòng trong Quân đội Vì làm tốt công tác VTBMLT sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan Muốn làm tốt công tác này trước hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng, đặc biệt là những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị còn những hạn chế về nhận thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ cho nên chưa phát huy được đầy đủ chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, chỉ huy dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của Văn phòng trong công tác chuyên môn nghiệp vụ như: Việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo văn bản trong cơ quan chưa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chưa được hướng dẫn cụ thể khiến cho việc ban hành văn bản chưa đúng với quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến uy tín của lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ không đúng phương pháp , khi cần nghiên cứu hoặc làm các bằng chứng thì không có đầy đủ thông tin Do vậy, Văn phòng chưa phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình, chưa tham mưu kịp thời, đầy đủ để lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Đây chính là một trong những yếu tố làm ảnh hưởng đến chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Nâng cao nhận thức cũng như năng lực tổ chức quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng là một trong những nội dung góp phần nâng cao chất lượng tham mưu của văn phòng Chính vì những lí do đó, chúng tôi chọn đề tài “ Chuẩn hóa năng lực tổ chức , quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng" làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài của chúng tôi hướng tới các mục tiêu sau:
- Nghiên cứu xác định yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong
- Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng;
- Xây dựng các giải pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nhiệm vụ cụ thể và năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng (gồm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác VTBMLT các cơ quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng)
- Phạm vi nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu về năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng qua nghiên cứu, khảo sát một số cơ quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7, Quân chủng PK-
KQ, BTL Cảnh sát Biển, Quân đoàn 2, Binh chủng Công binh, Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel), Viện Khoa học và Công nghệ quân sự, Học viện Chính trị quân sự
Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng các cơ quan, đơn vị và trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ;
- Thực hiện khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị;
- Nhận xét, đánh giá kết quả khảo sát;
- Đề xuất các giải pháp để chuẩn hóa năng lực và chất lượng quản lý, chỉ đạo công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về mặt lý luận: Vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ cũng thu hút được sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm, bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là:
Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại học như: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004) “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2005) “Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),
Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như: “Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số 2/2008)
Các luận văn, khóa luận của sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu về hệ thống văn bản, xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan cấp Bộ; xây dựng hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thông tin ở Văn phòng cơ quan cấp Bộ như các luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Mạnh Cường; “ Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các Bộ” của Cam Anh Tuấn; “Phương pháp thu thập và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” của Nguyễn Ngọc Linh; “ Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Thị Hằng; “Nâng cao năng lực tổ chức quản lý về công tác Văn thư - Lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng cơ quan cấp Bộ” của Lâm Thu Hằng (Nguồn: Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội)
Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chưa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng Vì vậy, đề tài không trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu với các công trình nghiên cứu trước
6 Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định số 164/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng một số văn bản về báo cáo tình hình thực hiện công tác VTBMLT và phương hướng nhiệm vụ công tác VTBMLT (2013-2018) của Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
- Các giáo trình “Lý luận và Phương pháp công tác văn thư”, “Quản trị hành chính văn phòng”, “Quản trị văn phòng”, “Tổ chức lao động khoa học”
- Các luận văn thạc sĩ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác VTLT
- Các đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng
- Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/2/2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội; Thông tư sô 91/2012/TT-
BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội
- Website của Chính phủ, Cổng Thông tin điện tử của Bộ Quôc phòng, Trang Thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng các cơ quan, đơn vị và trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ;
- Thực hiện khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị;
- Nhận xét, đánh giá kết quả khảo sát;
- Đề xuất các giải pháp để chuẩn hóa năng lực và chất lượng quản lý, chỉ đạo công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về mặt lý luận: Vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ cũng thu hút được sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm, bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là:
Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại học như: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004) “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2005) “Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),
Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như: “Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số 2/2008)
Các luận văn, khóa luận của sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu về hệ thống văn bản, xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan cấp Bộ; xây dựng hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thông tin ở Văn phòng cơ quan cấp Bộ như các luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Mạnh Cường; “ Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các Bộ” của Cam Anh Tuấn; “Phương pháp thu thập và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” của Nguyễn Ngọc Linh; “ Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Thị Hằng; “Nâng cao năng lực tổ chức quản lý về công tác Văn thư - Lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng cơ quan cấp Bộ” của Lâm Thu Hằng (Nguồn: Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội)
Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chưa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng Vì vậy, đề tài không trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu với các công trình nghiên cứu trước
6 Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định số 164/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng một số văn bản về báo cáo tình hình thực hiện công tác VTBMLT và phương hướng nhiệm vụ công tác VTBMLT (2013-2018) của Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
- Các giáo trình “Lý luận và Phương pháp công tác văn thư”, “Quản trị hành chính văn phòng”, “Quản trị văn phòng”, “Tổ chức lao động khoa học”
- Các luận văn thạc sĩ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác VTLT
- Các đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng
- Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/2/2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội; Thông tư sô 91/2012/TT-
BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội
- Website của Chính phủ, Cổng Thông tin điện tử của Bộ Quôc phòng, Trang Thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
7 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh , dựa trên các quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh Cụ thể:
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác VTBMLT tại Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc BQP, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTBMLT Ngoài ra chúng tôi còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số đồng chí lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế và một số báo cáo của các cơ quan, đơn vị về công tác VTBMLT, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các cơ quan, đơn vị
- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu được phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, đơn vị giữa thực tế tổ chức quản lý công tác VTBMLT với các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phươngpháp trên đã được chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt
8 Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu đề tài góp phần tạo lập cơ sở khoa học cho việc chuẩn hóa trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác VTBMLT ở Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị nhận thức được yêu cầu nhiệm vụ, năng lực tổ chức, quản lý công tác VTBMLT cơ quan, đồng thời áp dụng các giải pháp để tổng kết thực tiễn, xây dựng lộ trình thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác VTBMLT ở các cơ quan, đơn vị
9 Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, phần nội dung luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1 Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Trong chương này chúng tôi tập trung nghiên cứu các vấn đề về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý và việc phân công trách nhiệm trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh , dựa trên các quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh Cụ thể:
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác VTBMLT tại Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc BQP, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTBMLT Ngoài ra chúng tôi còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số đồng chí lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế và một số báo cáo của các cơ quan, đơn vị về công tác VTBMLT, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các cơ quan, đơn vị
- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu được phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, đơn vị giữa thực tế tổ chức quản lý công tác VTBMLT với các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phươngpháp trên đã được chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu đề tài góp phần tạo lập cơ sở khoa học cho việc chuẩn hóa trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác VTBMLT ở Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị nhận thức được yêu cầu nhiệm vụ, năng lực tổ chức, quản lý công tác VTBMLT cơ quan, đồng thời áp dụng các giải pháp để tổng kết thực tiễn, xây dựng lộ trình thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác VTBMLT ở các cơ quan, đơn vị
9 Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, phần nội dung luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1 Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Trong chương này chúng tôi tập trung nghiên cứu các vấn đề về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý và việc phân công trách nhiệm trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Chương 2: Khảo sát về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Qua kết quả khảo sát tại một số cơ quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7 được chúng tôi tổng hợp và nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể như: Tổ chức bộ máy và nhân sự, đào tạo bồi dưỡng người làm công tác VTBMLT; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTBMLT; tổ chức kiểm tra, đánh giá ở văn phòng các cơ quan, đơn vị
Chương 3 Các giải pháp chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ
Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị như: Xác định trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng; xây dựng kế hoạch và mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên VTBMLT trong Bộ quốc phòng Đồng thời, xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT đối với lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận được sự đồng tình ủng hộ và giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị, thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Liên Hương Qua đây cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn TS Nguyễn Liên Hương, lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp
Tuy nhiên quá trình thực hiện đề tài chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn như đề tài chưa có nhiều nghiên cứu đi trước, tài liệu tham khảo không nhiều, hơn nữa việc phỏng vấn trực tiếp các lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế
Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn
CHƯƠNG 1 TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
1.1 Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng
Theo Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội (sau đây gọi tắt là Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP), Văn phòng được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị như sau:
Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, BTL Bộ đội biên phòng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Toà án Quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương, Bộ
Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng; Văn phòng BTL Cảnh sát Biển, các Bộ Chỉ huy Quân sự, Bộ Chỉ huy Biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; vùng Hải quân, vùng Cảnh sát Biển
Thực hiện chức năng hành chính của công tác Văn phòng gồm: Ban Hành chính các sư đoàn, cục và tương đương; trợ lý, nhân viên hành chính; bộ phận Bảo mật lưu trữ được biên chế của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống tổ chức Quân đội cấp Trung đoàn, Lữ đoàn và tương đương
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG
Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng
Theo Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội (sau đây gọi tắt là Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP), Văn phòng được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị như sau:
Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, BTL Bộ đội biên phòng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Toà án Quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương, Bộ
Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng; Văn phòng BTL Cảnh sát Biển, các Bộ Chỉ huy Quân sự, Bộ Chỉ huy Biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; vùng Hải quân, vùng Cảnh sát Biển
Thực hiện chức năng hành chính của công tác Văn phòng gồm: Ban Hành chính các sư đoàn, cục và tương đương; trợ lý, nhân viên hành chính; bộ phận Bảo mật lưu trữ được biên chế của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống tổ chức Quân đội cấp Trung đoàn, Lữ đoàn và tương đương.
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
Do tính đặc thù so với các cơ quan quản lý nhà nước khác mà tổ chức Văn phòng trong Bộ Quốc phòng có những chức năng, nhiệm vụ riêng
* Chức năng của văn phòng:
Cũng như văn phòng của các cơ quan, tổ chức, văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: Tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính là Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng,
Bộ đội Biên phòng, Bộ Tư lệnh quân đoàn, binh chủng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Bộ Tư lệnh Cảnh sát biển, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Tòa án quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát quân sự Trung ương Văn phòng Bộ Quốc phòng còn được giao đồng thời là Văn phòng Quân ủy Trung ương; Văn phòng Bộ Tư lệnh quân khu, quân chủng, Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng, quân đoàn, binh chủng còn được giao đồng thời là Văn phòng Đảng ủy cùng cấp Đây là một đặc thù của văn phòng trong Bộ Quốc phòng
Văn phòng thực hiện 2 chức năng: Tổng hợp và hành chính là Văn phòng Bộ Chỉ huy quân sự và Bộ Chỉ huy biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ban Hành chính sư đoàn, cục và tương đương, Phòng Tham Mưu hành chính bệnh viện trực thuộc Bộ chỉ thực hiện một phần chức năng hành chính là nghiệp vụ công tác văn thư bảo mật lưu trữ và công tác phục vụ
* Nhiệm vụ của văn phòng:
Nhiệm vụ của Văn phòng được xác định:
Một là, tham mưu, đề xuất, giúp đảng ủy, lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ được giao;
Hai là, phối hợp với các cơ quan, đơn vị đề xuất xây dựng quy chế làm việc và giải quyết tốt mối quan hệ công tác giữa đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị các cấp một cách khoa học và có hiệu quả cao trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, cả thời chiến và thời bình;
Ba là, giúp việc cho đảng ủy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị soạn thảo các loại công văn, tài liệu, báo cáo chung; rà soát, thẩm định và dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Quốc phòng; đồng thời, giúp đảng ủy và thủ trưởng cơ quan, đơn vị duy trì, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ công tác, quy chế làm việc của các cơ quan, đơn vị;
Bốn là, là đầu mối chính, trực tiếp tiếp nhận, quản lý, phân loại các văn kiện, công văn, tài liệu của các cơ quan, đơn vị hoặc chuyển các văn kiện, công văn, tài liệu đó đến các cơ quan, đơn vị để giải quyết và tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện; quản lý hệ thống các loại văn kiện, công văn tài liệu đó một cách chặt chẽ, tuần tự, hợp lý và đúng thẩm quyền;
Năm là, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị (cần có các phương án, kế hoạch dự phòng); kịp thời thông báo, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện;
Sáu là, thực hiện nghiêm việc quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất, các trang thiết bị văn phòng, sinh hoạt cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc, sinh hoạt; đồng thời, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức bảo đảm mọi mặt cho các cuộc hội nghị, đưa đón, phục vụ nhu cầu ăn, ở, đi lại cho khách đến họp đảng ủy, làm việc với cơ quan theo đúng quy chế;
Bảy là, quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt các chức trách, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm quản lý, chỉ huy đối với các tổ chức độc lập trực thuộc về mặt hành chính quân sự khi được cấp trên giao Chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn phòng, nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính cho hệ thống Văn phòng hoặc cơ quan hành chính trực thuộc; quản lý chặt chẽ các kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị (đặc biệt là các đơn vị đóng quân ở các địa bàn phức tạp, nhạy cảm)
Ngoài ra, tùy theo tính chất, đặc thù hoạt động của các cơ quan, đơn vị;
Văn phòng các cấp còn phải thực hiện một số nhiệm vụ khác do đảng ủy, người chỉ huy giao.
Cơ cấu tổ chức Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ nêu trên có hiệu quả, phải kể đến công tác tổ chức bộ máy và nhân sự Bộ máy ổn định, phù hợp và bảo đảm đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trách nhiệm mà bộ máy đó đảm nhiệm Qua thực tiễn về tổ chức, biên chế theo Quyết định 68/2008/QĐ-BQP, thì văn phòng các cơ quan, đơn vị có sự khác nhau về tổ chức, biên chế Tuy nhiên, nhìn chung văn phòng và các cơ quan thực hiện chức năng như văn phòng được tổ chức bao gồm các thành phần như sau:
Chánh Văn phòng: Là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng cơ quan, đơn vị Chịu trách nhiệm trước người chỉ huy cơ quan, đơn vị về công tác văn phòng Phụ trách toàn diện về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một số công việc như: Công tác kế hoạch tổng hợp, VTBMLT, công tác đối ngoại Chánh Văn phòng là chủ tài khoản của Văn phòng, được chỉ huy cơ quan, đơn vị giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và ký trực tiếp một số văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng ban hành
Các Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng và được phân công phụ trách một số mặt công tác của Văn phòng
Phòng (Ban, Trợ lý) Tổng hợp kế hoạch : Phòng THKH được tổ chức ở Văn phòng BTTM, các tổng cục và Học viện Quốc phòng; Ban THKH tổ chức ở Văn phòng các quân khu, quân chủng, BTL Bộ đội Biên phòng các học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ; Trợ lý THKH được biên chế ở văn phòng BTL quân đoàn, binh chủng
Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tổng hợp thông tin, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan, tham mưu cho Chánh Văn phòng trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động, theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của người chỉ huy để báo cáo kịp thời và đề xuất các phương án giải quyết với người chỉ huy cơ quan, đơn vị Giúp người chỉ huy xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện kế hoạch, chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc tuần, tháng, quý, 06 tháng, 01 năm của cơ quan, đơn vị
Phòng (Ban, Trợ lý) Hành chính: Phòng Hành chính được tổ chức ở
Văn phòng BQP, Văn phòng BTTM, các tổng cục; Ban Hành chính hoặc hành chính phục vụ được tổ chức ở Văn phòng các quân khu, quân chủng, BTL Bộ đội Biên phòng, quân đoàn, quân chủng, các học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ; Trợ lý Hành chính được biên chế ở văn phòng BCH Quân sự, BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố, Ban Hành chính sư đoàn, cục và tương đương
Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phòng tổ chức công tác lễ tân, quản lý trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng và bảo đảm phương tiện, liên hệ công tác, chuẩn bị nơi ăn nghỉ cho lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị khi đi công tác và làm việc
Ban (Tổ, Bộ phận) Bảo mật lưu trữ: Ban BMLT được tổ chức ở ở tất cả văn phòng các đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ, gồm: Văn phòng Bộ, BTTM, các tổng cục (thuộc biên chế Phòng Hành chính); các quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, học viện, trường Sĩ quan trực thuộc Bộ (trực thuộc Văn phòng); Tổ VTBMLT được tổ chức ở Văn phòng các Binh đoàn, Tổng công ty, BCH Quân sự, BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố; Bộ phận VTBMLT được tổ chức ở Ban Hành chính cấp sư đoàn, cục và tương đương
Nhiệm vụ: Tham mưu cho Chánh Văn phòng (Trưởng phòng hành chính nơi không có văn phòng) xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý; trực tiếp thực hiện nghiệp vụ VTBMLT của cơ quan, đơn vị; xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về VTBMLT trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt và tổ chức thực hiện; ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác VTBMLT; tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ VTBMLT cho cán bộ, nhân viên cơ quan, đơn vị; phối hợp với các cơ quan chuyên môn giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm trong lĩnh vực VTBMLT
Quản lý, chỉ huy về hành chính quân sự một số tổ chức khác do người chỉ huy cơ quan, đơn vị giao: Ngoài một số nhiệm vụ chính đã nêu trên, văn phòng các cơ quan, đơn vị có thể được người chỉ huy giao một số nhiệm vụ như: Quản lý Đội xe, lực lượng Vệ binh canh gác, quản lý nhà ăn, nhà khách, vệ sinh, cánh quan môi trường,
Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ
1.4.1 Khái niệm về năng lực, năng lực tổ chức quản lý
Khái niệm về năng lực được nghiên cứu và tiếp cận ở nhiều lĩnh vực khác nhau
Xét về mặt tâm lý học: “Năng lực là tổ hợp những phẩm chất của cá nhân cho phép nó hoạt động có kết quả một hoạt động nhất định” (Giáo trình Tâm lý học trong công tác lãnh đạo quản lý (2000), chương trình trung cấp lý luận chính trị, NXB CTQG Hà Nội)
Dưới cách nhìn triết học: “Năng lực là toàn bộ những đặc tính tâm lý của con người khiến cho nó thích hợp với mọi hình thức hoạt động nghề nghiệp nhất định đã hình thành trong lịch sử” (Từ điển Triết học (2004), do Cung Kim Tiến chủ biên, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội)
Theo từ điển Tiếng Việt: “Năng lực được hiểu là khả năng, điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt động nào đó hoặc một phẩm chất tâm lý, sinh lý tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao” (Từ điển Tiếng Việt (2018), do Hoàng Phê chủ biên, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội)
Như vậy, sự hình thành năng lực đòi hỏi mỗi cá nhân phải nắm được các hình thức hoạt động mà trước đó do con người tạo ra trong quá trình phát triển lịch sử, xã hội Năng lực của con người luôn gắn liền không thể tách rời với tổ chức lao động xã hội Như vậy có thể thấy năng lực là khả năng thực tế mà con người có được thông qua học tập, hoạt động thực tiễn, tích lũy kỹ năng, tự bồi dưỡng, đào tạo để đáp ứng một yêu cầu công việc được giao
Khi nói tới năng lực phải nói tới từng con người cụ thể, đó là người đã trưởng thành về mặt xã hội là một cá nhân, một chủ thể mang nhân cách, tùy từng vị trí mà biểu hiện những khả khác nhau một cách sinh động, đa dạng
Năng lực của con người không phải hoàn toàn do tự nhiên mà có, mà phần lớn do rèn luyện, học tập và hoạt động thực tiễn trong công tác mà có
Tổ chức: Là quá trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung (Giáo trình Quản trị học (2017), NXB
Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh)
Quản lý: Theo lý thuyết hệ thống “là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống” (Giáo trình Khoa học quản lý - Tập 2 (2001), NXB Khoa học kỹ thuật)
Năng lực tổ chức quản lý, theo các nhà tâm lý học “là sự kết hợp của khả năng và thực lực quản lý ở mỗi con người” Năng lực tổ chức quản lý của mỗi người thường thể hiện ở thực lực, tổ chất có sẵn bên trong, được tích lũy từ việc học hỏi ở trường lớp và trải nghiệm thực tế Một người có năng lực tổ chức quản lý tốt đồng nghĩa với việc họ dễ dàng đạt được kết quả tốt đẹp trong việc đứng đầu, dẫn dắt cấp dưới của mình, điều hành công việc, hoạt động của đơn vị với hiệu quả cao
1.4.2 Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý
Từ những nghiên cứu về năng lực và năng lực tổ chức quản lý qua các khái niệm từ đó rút ra năng lực tổ chức quản lý của lãnh đạo văn phòng đối công tác VTBMLT nhằm mang lại hiệu quả và chất lượng cao, được thể hiện ở các nội dung cụ thể sau:
1.4.2.1 Nhận thức về tầm quan trọng của công tác VTBMLT đối với hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị
Trên cơ sở những quy định của Nhà nước và của BQP trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo văn phòng mà chúng tôi đã nêu ở mục 1.3, lãnh đạo văn phòng cơ quan, đơn vị cần nhận thức được rằng công tác VTBMLT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của người chỉ huy, làm tốt công tác này giúp cho cơ quan, đơn vị có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công việc, giảm tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan cũng như của Nhà nước Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước, BQP quy định về công tác VTBMLT, lãnh đạo Văn phòng có nhiệm vụ:
- Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác VTBMLT như: Quy chế công tác VTBMLT, Quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, quy trình giải quyết văn bản đi - đến
- Hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong cơ quan hiểu và thực hiện các quy chế, quy định về công tác này
- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòng phân công, tổ chức công việc cho phù hợp
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên mà Văn phòng phụ trách
- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác VTBMLT
- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu
- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu huỷ tài liệu
- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từng đối tượng khác nhau trong cơ quan như: Lớp dành cho nhân viên VTBMLT, lớp dành cho cán bộ làm công việc chuyên môn
- Tham mưu cho cơ quan nghiệp vụ của Bộ xây dựng các tiêu chuẩn về cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ quản lý trong công tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý
1.4.2.2 Năng lực tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên VTBMLT
Con người là nhân tố quyết định đến sự thành công của công việc, do vậy để công tác VTBMLT của cơ quan, đơn vị làm tốt chức năng, nhiệm vụ phục vụ sự lãnh đạo, chỉ huy, chỉ đạo điều hành của người chỉ huy cơ quan, đơn vị phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn VTBMLT có phẩm chất và năng lực đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, điều này được thể hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự Lãnh đạo Văn phòng là người tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức bộ máy, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phận làm công tác VTBMLT
Phân công trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ đối với lãnh đạo Văn phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng
Căn cứ vào các quy định của Bộ Quốc phòng, tôi xin khái quát như sau:
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (nơi không có Văn phòng) người được phân công phụ trách giúp chỉ huy cơ quan, đơn vị tổ chức quản lý công tác VTLT và bảo mật tài liệu
Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ sau :
Trên cơ sở các quy định về công tác VTBMLT, Chánh Văn phòng các cơ quan, đơn vị tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác VTBMLT
Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Phối hợp mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ VTBMLT cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý công tác VTBMLT cho lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa Chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTBMLT của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Xây dựng quy chế tổ chức công tác VTBMLT và hướng dẫn việc thực hiện các quy định, quy chế này Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo chỉ huy cơ quan, đơn vị về những công việc quan trọng Ký thừa lệnh người chỉ huy cơ quan, đơn vị một số văn bản và ký trực tiếp một số văn bản do Văn phòng ban hành
Tham gia vào việc dự thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của chỉ huy cơ quan, đơn vị Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký ban hành Tổ chức việc đánh máy văn bản đi Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực VTBMLT Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT
Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
Trong Chương 1, tác giả đã giới thiệu khái quát vè Văn phòng trong Bộ Quốc phòng; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị; làm rõ một số khái niệm liên quan như: Năng lực, tổ chức, quản lý và năng lực tổ chức quản lý; phân tích yêu cầu và trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức, quản lý công tác VTBMLT
Với những nội dung trên, luận văn tiếp tục khẳng định: Văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng trong hệ thống tổ chức của các cơ quan, đơn vị; hoạt động của Văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan, đơn vị Hoạt động của văn phòng các cơ quan, đơn vị luôn gắn liền với quá trình lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chỉ huy các cơ quan, đơn vị Là cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp và hành chính phục vụ, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chỉ huy về thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng Do vậy, công tác VTBMLT phải được tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học, muốn làm được điều đó thì lãnh đạo Văn phòng phải có năng lực để tổ chức và quản lý đối với công tác VTBMLT và có sự phân công trách nhiệm hợp lý, khoa học thì mới phát huy được vai trò của công tác VTBMLT trong việc bảo đảm thông tin phục vụ cho việc tham mưu tổng hợp của văn phòng cho việc ra các quyết định quản lý điều hành của người chỉ huy cơ quan, đơn vị
Những nội dung của Chương 1 là cơ sở lý luận để tác giả có căn cứ khảo sát, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng (được trình bày chi tiết ở Chương 2)
KHẢO SÁT VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG
Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị
Qua thực tế khảo sát, phỏng vấn các lãnh đạo Văn phòng cơ quan, đơn vị về các nội dung đã được đề cập, chúng tôi xin đưa ra một số nhận xét, đánh giá những ưu điểm như sau:
Thứ nhất, lãnh đạo Văn phòng đã dần xác định được vai trò, trách nhiệm của mình trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ VTBMLT, kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thưởng, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất , Bộ phận VTBMLT đều thuộc biên chế trong Văn phòng, không có tình trạng bộ máy làm công tác văn thư - lưu trữ không có cơ quan quản lý hoặc một bộ phận mà nhiều nơi quản lý
Thứ hai, về tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự: Ở Văn phòng cơ quan, đơn vị số lượng nhân sự làm công tác VTBMLT thực hiện theo đúng quy định về biên chế của Bộ Quốc phòng Trình độ, năng lực của cán bộ cũng đã nâng lên đáng kể, trước đây đa phần cán bộ chỉ có trình độ trung cấp và sơ cấp nhưng hiện nay số lượng cán bộ có trình độ sơ cấp trong Văn phòng các cơ quan, đơn vị đã giảm, phần lớn là trung cấp, cao đẳng và đại học Nhìn chung, các Văn phòng đã bố trí cán bộ văn thư chuyên trách có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ, các Trưởng ban phần lớn đều có trình độ đại học về chuyên ngành Đây được coi là một trong những thay đổi về nhận thức của lãnh đạo Văn phòng và của cán bộ làm công tác chuyên môn trong các cơ quan, đơn vị, bản thân các cá nhân làm công tác chuyên môn ngoài kinh nghiệm cũng đã chú trọng đến năng lực và trình độ chuyên môn của mình để phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Văn phòng và Chỉ huy cơ quan, đơn vị
Thứ ba, ở một số Văn phòng các cơ quan, đơn vị, lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu và giúp Thủ trưởng xây dựng và ban hành Quy chế về công tác
VTBMLT trong đó quy định và hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, quy trình trình ký và ban hành văn bản, về quản lý văn bản đi đến; lập hồ sơ hiện hành; thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; thống kê, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; xác định độ mật cho văn bản, quản lý văn bản tài liệu mật; bảo mật dữ liệu trong thiết bị CNTT, bảo mật thông tin trong quan hệ với đối tác nước ngoài, Nhìn chung, công tác này đã phần nào đi vào nền nếp, hạn chế việc văn bản ban hành sai thể thức, không đúng thẩm quyền, xác định sai độ mật của văn bản
Thứ tư, công tác lập hồ sơ cũng đã được quan tâm, tại các cơ quan, đơn vị, văn bản sau khi giải quyết xong công việc đã được các cán bộ chuyên môn giữ lại để lập hồ sơ Tại văn thư cơ quan sau khi các văn bản đi được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản thì cán bộ văn thư đã lập tập lưu theo tên loại của văn bản kết hợp với thời gian ban hành Mặc dù về chất lượng hồ sơ lập tại các đơn vị chưa cao, vẫn còn một số hồ sơ lập theo dạng tập lưu văn bản đi do cán bộ không có chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lập nhưng nhìn chung đã chấm dứt được tình trạng văn bản tài liệu bị bó gói
Thứ năm, công tác thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu: Nhìn chung đã được các cơ quan, đơn vị quan tâm Tài liệu sau khi đã giải quyết công việc tại các đơn vị đã được lập hồ sơ sơ bộ và sau một năm khối tài liệu này đã được bàn giao cho các cán bộ lưu trữ
Thứ sáu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tại các kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ không còn tình trạng tài liệu tích đống, các kho khoá cửa không có người đến khai thác sử dụng vì không có tài liệu để nghiên cứu hoặc không biết để trong bó tài liệu nào để tra tìm, tài liệu thu về cũng đã được chỉnh lý hoặc phân loại sơ bộ
Thứ bảy, cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT: Nhằm đáp ứng yêu cầu nền hành chính hiện đại và nhu cầu thu thập xử lý thông tin phục vụ cho công tác tham mưu giúp việc của văn phòng Ngoài yếu tố con người thì các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản, cung cấp thông tin cũng được chú ý Tại các đơn vị, Văn phòng đã được trang bị đầy đủ máy vi tính có cấu hình lớn trong đó đã ứng dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, kết nối mạng Lan và mạng Truyền số liệu quân sự, máy in, máy photocopy, máy fax, máy tiêu huỷ tài liệu đã được trang bị đầy đủ và khai thác được các tính năng các ứng dụng của nó vào trong công việc Nhiều cơ quan, đơn vị đã đầu tư về kinh phí phục vụ công tác chỉnh lý, cải tạo, kho tàng phục vụ công tác chỉnh lý cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng kho mới, mua sắm thêm các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản như giá hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, điều hoà, bình cứu hỏa
Thứ tám, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong công tác
VTBMLT: Để bắt kịp với xu hướng của xã hội và nhu cầu thông tin của cơ quan, tại các cơ quan, đơn vị đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính, cho đến cuối năm 2016 các Văn phòng cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ đã tiến hành xây dựng các quy trình quản lý văn bản đi - đến, quy trình trình ký văn bản, quy trình lập hồ sơ hiện hành, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ
Một số đơn vị đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thì năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng còn có nhiều hạn chế, thể hiện trong công tác tham mưu, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc dưới đây:
Thứ nhất, công tác tham mưu cho người Chỉ huy trong việc thiết lập bộ máy làm công tác VTBMLT còn có những tồn tại như chưa tích cực trong việc đề xuất, biên chế bộ phận lưu trữ chuyên trách để thực hiện nghiệp vụ lưu trữ mà tổ chức chung trong Ban Văn thư bảo mật và kiêm nhiệm
Thứ hai, trong công tác tuyển dụng nhân sự, Văn phòng chưa tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng các tiêu chí tuyển dụng theo đúng quy định của Bộ Quốc phòng về tiêu chuẩn cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT và theo đúng nhu cầu chuyên môn về văn thư - lưu trữ mà cơ quan đang cần Hơn nữa sau khi tuyển dụng nếu nhân sự chưa được đào tạo về văn thư - lưu trữ thì phải được đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng nghề nghiệp và có kinh nghiệm công tác để đảm nhiệm nhiệm vụ của cơ quan thì lại không qua đào tạo mà được phân công nhiệm vụ ngay, trong khi chưa có kinh nghiệm, chưa được tập huấn về các quy trình nghiệp vụ Mặt khác, công tác bố trí, sắp xếp, nhân sự của văn phòng chưa phù hợp với tính chất công việc, chưa có sự kiểm tra sau khi bố trí, sắp xếp công việc cho họ
Thứ ba, việc ban hành các văn bản chỉ đạo chưa kịp thời đầy đủ và đồng bộ, còn xem nhẹ Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nội dung chưa sát với tình hình thực tế ảnh hưởng đến khả năng thực thi Thậm chí, có nơi ban hành văn bản không quan tâm đầy đủ đến nội dung văn bản như hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ, chỉnh lý tài liệu Bên cạnh đó, các quy chế cũng chưa đủ mạnh, chưa có chế tài chặt chẽ trong việc lập hồ sơ, chế độ nộp lưu hồ sơ
CÁC GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ
Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực
Từ kết quả nghiên cứu “Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong
Bộ quốc phòng”, chúng tôi đưa ra một số nhận xét như sau:
Có thể thấy rằng công tác VTBMLT đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị, giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có những căn cứ để đưa ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời Không thể không nhắc đến vai trò, trách nhiệm chỉ đạo, lãnh đạo và điều hành của Chánh, Phó Văn phòng cơ quan, đơn vị đối với công tác này ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Điều này được thể hiện qua những ưu điểm sau:
Trong suy nghĩ của một số lãnh đạo Văn phòng, quan niệm về công tác văn thư - lưu trữ không chỉ đơn thuần là công tác sự vụ giấy tờ hành chính thông thường mà ai trong cơ quan cũng có thể làm được mà phải có trình độ lý luận và chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này
Xuất phát từ nhận thức nêu trên mà công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, phân công sắp xếp, điều hành công việc về VTBMLT đã đi vào nề nếp, ổn định, mỗi một cơ quan, đơn vị đều có Ban Bảo mật lưu trữ nhằm thực hiện chức năng quản lý, tổ chức thực hiện nghiệp vụ về công tác VTBMLT
Công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và hồ sơ tài liệu đã hạn chế được những sai sót cơ bản trong việc soạn thảo văn bản như: sai về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, văn bản ban hành trái thẩm quyền, các văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong công việc đã được lập hồ sơ, bắt đầu hình thành ở một số cán bộ chuyên môn ý thức lưu giữ và sắp xếp văn bản tài liệu sau khi hoàn thành công việc Việc kiểm soát, tra tìm văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan, đơn vị qua các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin đã được thức hiện ở tát cả các cơ quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ.
