I.ĐẶT VẤN ĐỀ: Lưu trữ hồ sơ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có một số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm nay nhưng vẫn chưa quyết toán đư
Trang 1SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI:
“MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN
TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC”
Trang 2I.ĐẶT VẤN ĐỀ:
Lưu trữ hồ sơ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay
có một số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm nay nhưng vẫn chưa quyết toán được ngân sách năm trước cũng như việc luân chuyển kế toán trong các đơn Kế toán không làm việc liên tục trong một đơn vị thì người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học Vì vậy việc lưu trữ
hố sơ kế toán sao cho khoa học và dễ tìm là một việc rất quan trọng trong công tác kế toán
Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển chứng từ kế toán gồm các bước:
1 Lập chứng từ kế toán
2 Kiểm tra chứng từ kế toán
3 Ghi sổ kế toán
4 Lập báo cáo tài chính
5 Lưu trữ hồ sơ kế toán
Và công việc hết sức quan trọng trong quá trình lưu trữ này là việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống Qua đó thiết lập số liệu chứng từ kế toán, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ Giúp cho việc kiểm tra tài chính một cách thuận lợi cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết
II.CƠ SỞ LÝ LUẬN:
Trang 3- Căn cứ quyết định số 218/2000/QĐ-BTC của bộ trưởng bộ tài chính ngày 29/12/2000
về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý về kế toán bao gồm:
1 Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ
2 Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp
3 Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm
4 Tài liệu khác liên quan đến kế toán ,là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên ,được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán ;các tài liệu khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước ,các tài liệu liên quan đến kiểm kê , biên bản định giá các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra , kiểm toán , thanh tra ;tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính , tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán
Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 20 năm và trên 20 năm tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu kế toán
III CƠ SỞ THỰC TIỄN:
Các đơn vị trường học hằng năm được thành lập ban thanh tra làm việc thanh tra tài chính tại Trung tâm tuỳ theo từng đơn vị từ 2 đến 3 lần, cán bộ chuyên quản Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đào tạo và cán bộ chuyên quản Sở tài chính, quản lý tài chính 8 trung tâm, 01 trường mẫu giáo và 27 trường THPT mà công tác kiểm tra quyết toán hằng năm chỉ có 2 cán bộ, Sở Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu hằng năm tổ chức nhiều đoàn thanh tra
về các đơn vị để thanh tra toàn diện, thanh tra tài chính Đoàn kiểm toán hằng năm có thể
Trang 4đi kiểm tra đột xuất về tài chính ở một đơn vị nào đó Nếu như ở các đơn vị trường học
mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán thì rất khó khăn trong việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị được kiểm tra
Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho Giám đốc và kế toán tại đơn vị trường học trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý về kinh tế Nó phản ánh đầy đủ kết quả quản lý
về công tác tài chính của một cơ quan, đơn vị lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học sẽ phục
vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác tài chính có hiệu lực, hiệu quả Ngược lại làm không tốt sẽ hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tài chính của cơ quan tổ chức
bộ máy nhà nước nói chung
Trong phạm vi của sáng kiến này tôi không có tham vọng trình bày xuyên suốt công tác lưu trữ hồ sơ kế toán như nghiệp vụ của một văn thư lưu trữ mà chỉ xin trình bày
“Một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán” Hy vọng với những gì bản
thân tôi trình bày sẽ gợi ra cho các đồng nghiệp hướng đi đúng đối với kế toán nói chung,
kế toán trung tâm GDTX nói riêng
IV NỘI DUNG NGHIÊN CỨU:
Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung của nó Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế toán không khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh của những năm trước
A Phân loại hồ sơ cần lưu trữ:
Thường là kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ như chi hoạt động quý I trong đó có học phí, ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động quý I như vậy sẽ rất khó
Trang 5khăn trong việc phân tích nguồn, nhất là khi niên độ kế toán đã qua Căn cứ quy định lưu trữ và theo kinh nghiệm của bản thân đưa ra, tôi phân loại hồ sơ cần lưu trữ về kế toán theo các nhóm sau:
1 Nhóm chứng từ kế toán:
- Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết định phân bổ liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tài chính, bảng tổng hợp chứng từ, đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn
2 Nhóm sổ sách:
- Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái theo chứng từ ghi sổ
3 Nhóm báo cáo tài chính: (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo hiểm xã
hội)
Tất nhiên các hồ sơ kế toán nói trên phải được kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp
lệ và cuối cùng điều kiện tiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy là các chứng từ đều phải in ra có chữ ký, đóng dấu trước khi lưu trữ Có một số trường hợp ở các đơn vị lưu sổ sách ở trong phần mềm máy tính như vậy là không đúng
B Lưu trữ:
1 Nhóm chứng từ:
a Các quyết định phân bổ dự toán: Tôi tập hợp các quyết định phân bổ dự toán
đầu năm và các quyết định bổ sung dự toán trong năm theo thứ tự và tổng hợp theo từng quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo từng nguồn theo mẫu sau:
Trang 6Đơn vị: ngàn đồng
Quyết
định số
Ngày, tháng, năm
Số
10/QĐ-SGDĐT
05/01/2012 Giao dự toán năm 2012 1.013.000 Từ đầu
năm
Số
395/QĐ-SGDĐT
21/05/2012 Bổ sung dự toán thực hiện
NĐ 49
26.977 Nhập dự
toán vào quý II
Sau đó, tôi đóng bảng tổng hợp này lên trên các quyết định phân bổ, đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối cùng làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ:
QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 20
Nguồn: …………
Đóng bìa cứng này lên trên bảng tổng hợp để lưu trữ
b Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi là chứng từ thu):
Hằng ngày có bao nhiêu chứng từ rút dự toán từ ngân sách tôi sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh, kết thúc quý, tôi lập bảng kê chứng từ gốc cùng loại và
đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng quý I, II, III, IV.(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần
Trang 7phụ lục) Cuối năm tổng hợp lên một bảng tổng hợp rút số tiền bao nhiêu Bảng tổng hợp
gồm các cột: TT - ngày tháng - nội dung - số tiền rút - ghi chú Cuối dòng là cột tổng cộng
Tôi làm bìa cứng theo mẫu:
RÚT DỰ TOÁN TỪ NGÂN SÁCH NHẬP QUỸ
NGUỒN: NĂM: 201
Bìa này đóng trên các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách về nhập quỹ để lưu trữ
c Chi lương:
Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ
ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ ghi
sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ ghi
sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một chứng từ
ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Cuối năm tổng hợp chi lương là bao nhiêu Từ nguồn nào Nếu chi lương từ nhiều nguồn khác nhau Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - ngày tháng - Nội dung chi - Số tiền - Ghi chú Đóng bìa cứng theo mẫu:
CHI LƯƠNG TỪ NGUỒN: …
NĂM 201
Trang 8Đóng bìa này trên chứng từ chi lương phát sinh trong năm để lưu trữ
d Chi hoạt động bằng tiền mặt
Tập hợp các chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt theo từng quý, tuỳ theo quý đó có nhiều nguồn hay không? Ví dụ trong quý phát sinh ba nguồn; nguồn tự chủ, nguồn không
tự chủ, nguồn học phí ghi rõ trên mỗi chứng từ ghi sổ
Quý I: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh
trong quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý II: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh
trong quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý III: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh trong
quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý IV: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh
trong quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
e Chi hoạt động bằng chuyển khoản:
Trong năm có các chứng từ chi hoạt động bằng chuyển khoản như :
- Chuyển tiền điện thoại
- Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp
- Chuyển tiền mua sắm
- Chuyển tiền hoạt động khác
Trang 9Từng quý tôi tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động như trên tôi đã
phân tích, tách nguồn và đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng loại (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Cuối năm tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu Trong đó gồm các mục chi nào? Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị được chuyển - số tiền - Ghi chú, Cuối dòng có cột tổng cộng Đóng bìa cứng theo mẫu:
CHI HOẠT ĐỘNG TỪ NGUỒN: ……
NĂM 201
Đóng bìa này trên chứng từ phát sinh chi hoạt động theo từng nguồn rồi lưu trữ
f Chuyển bảo hiểm xã hội, y tế, thất ngiệp:
Quý I: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm
thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý II: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm
thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý III: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất
nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý IV: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất
nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Cuối năm: Lập bảng tổng hợp chuyển BHXH, BHYT, BHTN Có bảng tổng hợp gồm các cột: TT- ngày tháng - nội dung - số tiền - ghi chú và cuối dòng có cột tổng cộng Cột tổng
Trang 10cộng là tổng số tiền chuyển BHXH, BHYT, BHTN trong năm Sau đó làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ
CHUYỂN BHXH, BHYT, BHTN
Năm: 201
Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ
g Chuyển công đoàn phí:
Tôi tập hợp các chứng từ phát sinh chuyển công đoàn theo từng quý và đăng ký một chứng từ ghi sổ, cuối năm có bảng tổng hợp chuyển tiền công đoàn phí trong năm gồm các cột: TT - ngày tháng - nội dung - số tiền -Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng, cột tổng cộng là tổng tiền chuyển công đoàn trong năm Sau đó làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ
CHUYỂN CÔNG ĐOÀN NĂM: 201….
Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ
h Chứng từ thu sự nghiệp:
+ Hồ sơ miễn giảm:
- Danh sách miễn giảm tiền
Một số kế toán sắp xếp hồ sơ miễn, giảm không theo từng lớp mà sắp xếp một loạt đơn xin miễn, giảm cho cả trường, làm như vậy thì thật là nhiêu khê khi kiểm tra theo dõi thu
Trang 11Để theo dõi chặt chẽ trong vấn đề này sau khi xét đơn miễn, giảm học phí được xét xong tôi lập danh sách học sinh miễn giảm theo từng lớp, ví dụ :
Danh sách miễn giảm tiền lớp 10A
Năm học : 201 201….
1 Nguyễn Văn A TB 2/4 100%
2 Phan Văn B Nghèo 100%
3 Nguyễn Văn C Cận nghèo 50%
Sau danh sách là đơn miễn giảm học sinh cũng thứ tự như trên em A trước và em B sau ,
và sắp xếp từ lớp 10 cho đến lớp 12 cuối cùng Sau đó tôi lập bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu:
BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN
Số lượng
Số tiền
Số lượng
Số tiền
Số lượng
Số tiền Cộng
Trang 12Đóng bảng tổng hợp lên trên chứng từ miễn giảm tiền sau đó làm bìa cứng theo mẫu sau và đưa vào lưu trữ:
HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN
Năm học:
+ Danh sách theo dõi thu:
Đầu năm học tôi làm sổ theo dõi thu bằng cách lập danh sách học sinh từng lớp gồm các cột : TT - Họ và tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm - số tiền phải thu đã miễn giảm - Thực thu - Thất thu - Ghi chú (cột này để ghi rõ nguyên nhân thất thu
Trong năm thu được bao nhiêu đưa vào cột thực thu (Viết phiếu thu để làm chứng từ và quyết toán với cơ quan thuế) và cuối năm có bảng tổng hợp thu gồm các cột: TT - Tên lớp - Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu đã trừ miễn giảm - thực thu - Thất thu - Nguyên nhân thất thu - Đạt tỉ lệ Sau đó đóng bảng tổng hợp lên trên danh sách học sinh nộp tiền (có phiếu thu kèm theo) Làm bìa cứng theo mẫu
HỒ SƠ THU
NĂM HỌC: 201… 201
Đóng bìa cứng này trên danh sách học sinh thu thành từng tập để đưa vào lưu trữ
+ Chứng từ nộp vào kho bạc:
Tất cả các giấy nộp tiền vào kho bạc ở các quý Mỗi quý đăng ký 1 chứng từ ghi sổ (Mẫu chứng từ ghi sổ kèm theo phần phụ lục) Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền vào kho
bạc gồm các cột: TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng, cột tổng cộng là tổng tiền nộp tiền vào kho bạc trong năm
Trang 13Sau mỗi niên độ kế toán tôi sắp xếp ngay thẳng các chứng từ đưa vào kẹp hồ sơ lưu trữ ngoài kẹp và trên gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ, trang trí cho thẩm mỹ rồi đưa vào lưu trữ:
CHỨNG TỪ
NGUỒN: NĂM
2 Nhóm sổ sách:
Đối với kế toán trường thì chỉ cần mở các loại sổ sau:
- Nhật ký - Sổ cái
- Sổ quỹ tiền mặt
- Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Sổ tài sản cố định
- Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ theo dõi dự toán
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí
- Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí
- Sổ chi tiết các khoản thu
- Sổ chi tiết chi hoạt động
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
Trang 14- Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc Tất cả các loại sổ làm bằng tay đầu năm trình Giám đốc ký chuyển văn thư đóng dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang đầu tiên cho đến trang cuối cùng Trường hợp ghi sổ bằng máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in ra giấy toàn bộ, đóng thành quyển sau
đó làm thủ tục pháp lý như sổ bằng tay rồi đưa vào lưu trữ như sau: Sau mỗi niên độ kế toán tôi làm thủ tục khoá sổ rồi tập hợp các loại sổ trên sắp xếp ngay thẳng cho vào kẹp
hồ sơ lưu trữ và làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa và gáy hồ sơ:
HỒ SƠ
SỔ SÁCH NĂM:
3 Nhóm báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính được lập định kỳ theo từng quý, có luỹ kế năm, báo cáo quyết toán thường là cuối niên độ kế toán Báo cáo tài chính được lập với mục đích cơ bản sau đây:
Tổng hợp và trình bày một cách khái quát về tài sản, tình hình cấp phát kinh phí Nhà nước Ngoài ra trường có hoạt động sự nghiệp có thu phải báo cáo tài chính còn có bảng tổng hợp tình hình thu kết quả của sự nghiệp có thu trong kỳ
Cung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy về kinh tế, tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi và tình hình quản lý tài sản của Nhà nước
Cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu chi, tình hình tôn trọng mức chi kinh phí, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch kinh phí và thực hiện cơ chế khoán chi trong Nhà trường
Trang 15Để đạt được mục đích trên báo cáo tài chính hay quyết toán cần thực hiện được các yêu cầu cơ bản:
Báo cáo tài chính phải được lập theo mẫu quy định, đầy đủ các tiêu thức và đảm bảo tuân thủ phương pháp lập đối với từng chỉ tiêu từng báo cáo
Các số liệu trong báo cáo phải phản ảnh đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và trung thực
Số liệu của các chỉ tiêu giống nhau của các báo cáo phải đảm bảo thống nhất
Báo cáo quyết toán được sắp theo trình tự như sau:
* Bảng cân đối tài khoản
* Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
* Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
* Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN
* Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
* Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi
* Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh
* Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
* Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
* Thuyết minh báo cáo tài chính