Thông tin tài liệu
Trang I- Lí DO CHN TI: 3 II- MC CH NGHIấN CU: 3 III- NHIM V CA TI: 3 IV- GI THUYT KHOA HC: 4 V- KHCH TH V I TNG NGHIấN CU: 4 VI- PHM VI NGHIấN CU CA TI: 4 VII- PHNG PHP NGHIấN CU: 4 : .5 1. Khỏi nim v lu tr vn bn in t.5 2. Mc tiờu s dng vn bn in t 5 3. Cỏc ch trng v ng dng cụng ngh thụng tin.5 !" #$%&!'((((((()* 1. Lu tr vn bn i 6 2. Lu tr vn bn n6 !+!",-!.!" #$% &!'!"/!012!,-3 4&."3!5$,((((((((((())* 1. Mc ớch, i tng, ni dung v phng phỏp kho sỏt 6 1.1. Mc ớch kho sỏt6 1.2. i tng kho sỏt 7 Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai 1 1.3. Ni dung kho sỏt7 1.4. Phng phỏp kho sỏt 7 2. Kt qu kho sỏt 7 !6$&.7!+& !6!&!" #$%&!'!"/!0 12!,-34&."3!5$, ((((((((((((((((((((((((())8 1. Phõn loi vn bn in t theo tng ni dung cụng vic 8 2. Lu tr vn bn in t 9 9:!;9:<,((()))=> I. KT LUN: .10 II. KIN NGH S PHM: 11 Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai 2 )21!; Năm học 2008-2009 được Bộ GD&ĐT chọn là “Năm học đẩy mạnh Cơng nghệ thơng tin”. Chỉ thị số 55/2008/CT-BGD&ĐT của Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong ngành giáo dục nêu rõ: “Cơng nghệ thơng tin là cơng cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục.” Hiện nay, đa số các trường học đều đã kết nối mạng nên việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý và giảng dạy đang được nhiều trường học áp dụng rộng rãi. Thơng tin, tài liệu của nhà trường được in ra giấy để lưu trữ đồng thời được lưu trữ tất cả trên máy vi tính để tiện theo dõi, truy suất số liệu khi cần thiết và đỡ tốn kém thời gian khi phải nhập lại các văn bản dày nhiều trang. Song thực tế hiện nay, việc lưu trữ văn bản điện tử ở các trường chưa thực sự được quan tâm đúng mức nên chưa tiết kiệm được thời gian và bị mất dữ liệu do sắp xếp, phân loại và lưu trữ chưa khoa học. Với những lý do nêu trên, tơi thấy rằng việc nghiên cứu đề tài “?@ABCDEF GHIGJKGGHLF@HMNHDEF@B@ODENPQR@STOUFCVFWDEF@XY!SQZFJ!D[RH\N H]FJ!H^FH_FJ3HR`EFDI"aD3@bFH$^NDcR” là rất cần thiết. )d Tìm hiểu thực trạng và đề xuất một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu. )&!; 1. Làm sáng tỏ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu. Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 3 2. Tỡm hiu hin trng vic lu tr vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu v nguyờn nhõn ca hin trng. 3. xut mt s bin phỏp nhm gúp phn lu tr tt vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu. )%!4:!921 Vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu s c lu tr tt hn nu nh cú nhng cỏch qun lý, lu tr phự hp v khoa hc. )9.!0;6!e 1. Khỏch th nghiờn cu: Cụng tỏc lu tr ti liu in t ca Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu. 2. i tng nghiờn cu: Mt s bin phỏp nhm gúp phn lu tr tt ti liu in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu. ),!; Kho sỏt cụng tỏc lu tr ti liu in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu. ). - Phng phỏp nghiờn cu lý lun. - Phng phỏp quan sỏt. - Phng phỏp x lý thụng tin. Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai 4 ) =)9HIDFDEfOgPQR@STOUFCVFWDEF@X Lưu trữ văn bản điện tử là những văn bản được tạo ra để lưu giữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học ), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và thể thức của văn bản. h)iN@DcRAXjiFJOUFCVFWDEF@X) Sử dụng văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý giáo dục, tiết kiệm thời gian nhập liệu, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của đơn vị. k)INNHl@SQmFJOgnFJjiFJN_FJFJHE@H_FJ@DF) Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong ngành giáo dục và đào tạo được Đảng và Nhà nước rất quan tâm thể hiện qua các văn bản sau: Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển cơng nghệ thơng tin phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố. Cơng văn số 11224/BGDĐT-CNTT ngày 23 tháng 10 năm 2007 của Bộ GD&ĐT về việc triển khai email quản lý giáo dục. Cơng văn số 12966/BGDĐT-CNTT ngày 10 tháng 12 năm 2007 của Bộ GD&ĐT về việc đơn đốc triển khai CNTT. Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012. Hướng dẫn số 4960/BGDĐT-CNTT ngày 27 tháng 7 năm 2011 của Bộ GD&ĐT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2011-2012. Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 5 K hoch s 638/KH-PGD&T ngy 05/12/2011 ca Phũng GD&T Giỏ Rai v vic thc hin nhim v ng dng cụng ngh thụng tin nm hc 2011-2012. Cú th núi, ng v Nh nc ta cú rt nhiu ch trng, chớnh sỏch quan tõm n vic ng dng cụng ngh thụng tin trong ngnh giỏo dc. õy l iu kin ht sc thun li cho cỏc c s giỏo dc ng dng cụng ngh thụng tin trong cỏc hot ng ca n v. )!" #$%&!') =)QR@STOUFCVFWD) Tt c vn bn in t gi i c lu tr y song song vi vn bn giy ó c th trng n v ký. h)QR@STOUFCVFWoF) Tt c vn bn n c lu tr song song vi vn bn giy tin tra cu khi cn thit. Túm li, vic giao dch v lu tr vn bn in t l cụng vic cn thit gúp phn nõng cao hiu qu trao i, x lý v qun lý thụng tin. !+!",-!.!" #$%&!' !"/!012!,-34&."3 !5$,) =)iNWpNHqWBD@QrFJqF?DjRFJOsGHQmFJGHIGtHV]AI@ 1.1 Mc ớch kho sỏt: Tỡm hiu thc trng lu tr vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc Liờu v nguyờn nhõn ca thc trng cú c s thc tin xut nhng bin phỏp gúp phn lu tr tt vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc Liờu. Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai 6 1.2. Đối tượng khảo sát: Tơi đã tiến hành khảo sát các bộ phận như: văn thư, kế tốn, Cơng đồn Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu. 1.3. Nội dung khảo sát: Tập trung vào các vấn đề sau: - Thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở các bộ phận của Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng. 1.4. Phương pháp khảo sát. Quan sát hoạt động lưu trữ văn bản điện tử của các bộ phận chức năng ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng. h)9o@uRVtHV]AI@) Tình hình lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng. Văn bản điện tử ở trường được lưu trữ chủ yếu ở ổ cứng máy vi tính và USB (Univeral Serial Bus) và giao cho các cá nhân có trách nhiệm quản lý. Hàng năm, có một số văn bản điện tử bị thất lạc hoặc bị mất, ngun nhân là do khơng tổ chức phân loại khi lưu trữ dữ liệu, do ổ cứng máy vi tính và USB bị hư hỏng. Do đó, để đáp ứng u cầu cơng việc, nhà trường phải soạn lại tồn bộ văn bản bị mất, trong đó có cả những văn bản nhiều trang. 9o@PRvF Qua kết quả khảo sát thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng, tơi nhận thấy: Nhà trường thực hiện thường xun việc lưu trữ văn bản điện tử để sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, việc lưu trữ văn bản điện tử vẫn còn một số mặt hạn chế do nhiều ngun nhân khác nhau (trình độ tin học, thói quen của cán bộ, nhân viên, … Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 7 Mt trong nhng nguyờn nhõn chớnh l do nh trng cha cú bin phỏp t chc mt cỏch khoa hc trong vic lu tr vn bn in t. ú cng chớnh l c s thc tin ca ti ny. !6$&.7!+&!6!&!" #$%&!'!"/!012!,-3 4&."3!5$, Da trờn nhng c s lý lun v thc tin ó trỡnh by Chng I v Chng II, tụi xin xut mt s bin phỏp gúp phn thc hin tt vic lu tr vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc Liờu nh sau: =)HwFP]^DOUFCVFWDEF@X@Hx]@yFJF?DjRFJN_FJODEN) Phõn loi vn bn theo tng ni dung cụng vic giỳp cho ngi qun lý vn bn d dng tra cu, tỡm li nhng vn bn ó lu tr mt cỏch nhanh chúng. Nhng vn bn, biu mu phc v cho mt cụng vic no ú phi c lu tr chung vo mt folder (th mc). Vớ d: Folder zDI]ODcFNHlFHDEfJD{D| s cha nhng tp (file) cựng loi nh: Quyt nh thnh lp Ban ch o, k hoch, biờn bn kim tra phong tro gio viờn ch! nhi"m gi#i, phõn loi c nh trờn ũi hi ngi qun lý vn bn phi to c thúi quen lu tr vn bn vo ỳng folder cụng vic m mỡnh ó t tờn sn; nu nh cụng vic mi phỏt sinh thỡ phi to mi mt folder lu file vo ú. Nghe qua thỡ vic phõn loi vn bn in t nh trờn rt bỡnh thng, nhng ụi khi do cụng vic quỏ nhiu chỳng ta li quờn lu vn bn vo ỳng ni (folder) v sau mt thi gian khi mun tỡm li vn bn ú, ta khụng th no nh ni l ó lu õu (thm chớ l khụng th nh lu vn bn cng mỏy vi tớnh hay l USB). Lỳc ú s mt rt nhiu thi gian v cụng sc tỡm ra vn bn cn s dng trong kho d liu lu tr ln xn. phõn loi vn bn in t cú nn np v khoa Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai 8 học đòi hỏi người lưu trữ văn bản phải kiên trì nhiều lần thì mới tạo được thói quen khi lưu trữ, khi đó sẽ phục vụ nhanh chóng cho việc tra cứu văn bản khi cấp thiết. h)QR@STOUFCVFWDEF@X) Văn bản điện tử sau khi soạn thảo xong phải được lưu lại để thuận tiện khi muốn chỉnh sửa nội dung văn bản mà khơng phải soạn lại từ đầu. Có nhiều nơi để lưu trữ văn bản điện tử, thơng thường thì mọi người hay lưu ở ổ cứng máy vi tính, USB, … nhưng theo tơi thì ngồi hai nơi lưu trữ nêu trên, cần phải lưu văn bản điện tử ở hộp thư điện tử (Gmail) trên mạng Internet để khơng phải sợ bị mất dữ liệu và rất thuận tiện khi tra cứu dữ liệu mà khơng có máy vi tính hoặc USB lưu dữ liệu bên cạnh. Nhưng nếu lưu văn bản điện tử ở hộp thư điện tử một cách tràn lan, tự phát khơng có sự quản lý chặt chẽ thì cũng khơng mang lại hiệu quả cao khi áp dụng cách này. Vì vậy, việc lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử cần được tổ chức như sau: - Mỗi bộ phận của nhà trường tạo một tài khoản Gmail riêng tương ứng với tên các bộ phận như: Văn thư, Kế tốn, Phổ cập – chống mù chữ, Thư viện – Thiết bị, Liên Đội, Cơng Đồn, … Văn bản của bộ phận nào thì phải được bộ phận đó đưa lên lưu trữ ở hộp thư điện tử của mình. Để biết các bộ phận có lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử thường xun hay khơng, trường cần giao trách nhiệm cho nhân viên văn thư đăng nhập vào tất cả hộp thư của các bộ phận để theo dõi, kiểm tra và đơn đốc hàng tuần. Muốn nắm chắc các văn bản điện tử phải được đưa lên lưu trữ ở thư điện tử thì nhân viên văn thư phải theo dõi sổ ghi cơng văn đi trong tuần của từng bộ phận để đối chiếu với văn bản điện tử được đưa vào lưu trữ ở hộp thư điện tử. Định kỳ hàng tuần, văn thư báo cáo tình hình lưu trữ văn bản điện tử của các bộ phận với thủ trưởng đơn vị để đánh giá, phê bình hoặc khen thưởng. Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 9 Nếu làm tốt như thế hàng tuần thì sẽ tạo được thói quen lưu trữ văn bản, dữ liệu một cách có hệ thống, khi tra cứu sẽ rất thuận lợi và sẽ khơng sợ bị mất dữ liệu khi ổ cứng máy tính, USB bị hư hay văn bản in ra giấy bị mất vì tất cả văn bản điện tử đều được lưu trữ ở hộp thư điện tử. Tóm lại, việc lưu trữ văn bản điện tử là cơng việc khơng kém phần quan trọng, nó giúp cho cơng tác quản lý, điều hành được nhanh chóng vì được cung cấp thơng tin kịp thời. Do đó, việc đề ra những biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử là việc làm rất thiết thực. 9:!;9:<, )9:!) Qua q trình nghiên cứu đề tài, tơi rút ra một số kết luận sau: =) Cơng tác lưu trữ văn bản điện tử là cơng việc mới nhưng rất quan trọng. Nếu cơng tác lưu trữ tốt thì các số liệu trong q trình hoạt động của đơn vị sẽ được tra cứu một cách dễ dàng và đem lại độ tin cậy rất cao. h) Kết quả điều tra thực trạng cho thấy: đa số các bộ phận của nhà trường có quan tâm đến việc lưu trữ văn bản điện tử. Tuy nhiên, việc lưu trữ đó chưa có tính khoa học, mỗi người làm một cách theo trình độ, năng lực của mình. Điều đó đã dẫn đến việc bị mất dữ liệu buộc phải soạn lại tồn bộ văn bản từ đầu hoặc là tìm kiếm dữ liệu mất rất nhiều thời gian và cơng sức do khơng phân loại cụ thể. k. Sau khi áp dụng những biện pháp nêu trên như: phân loại văn bản khi lưu trữ, tổ chức lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử ở bộ phận phổ cập – chống mù chữ của trường, tơi thấy việc tìm những văn bản đã lưu trữ thật dễ dàng vì đã được sắp xếp, phân loại cụ thể, đồng thời văn bản khơng còn bị mất do hư hỏng ổ cứng máy vi tính hay USB vì đã được lưu trữ ở hộp thư điện tử. Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 10 [...]...4 Để thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu, nhà trường cần tổ chức một số cơng việc sau: - Hướng dẫn các bộ phận chức năng cách phân loại văn bản điện tử theo nội dung cơng việc để dễ tra cứu, quản lý - Chỉ đạo các bộ phận tạo các tài khoản Gmail để lưu trữ văn bản điện tử của bộ phận mình phụ trách - Phân cơng văn thư theo... trong ngành giáo dục 2 Đối với cán bộ, nhân viên và giáo viên Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng: Tăng cường học tập tin học, mạnh dạn và nhiệt tình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác và giảng dạy Thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử theo nội dung của đề tài này Phong Thạnh Đơng, ngày tháng 01 năm 2012 Người viết Nguyễn Hồng Long Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 11 Mẫu... phận thực hiện - Định kỳ có đánh giá, chỉ đạo để rút kinh nghiệm 5 Các biện pháp trên có thể áp dụng ở các trường trong địa bàn huyện Giá Rai vì đa số các trường đều biết tạo tài khoản thư điện tử (Gmail) Còn áp dụng thành cơng hay khơng là do cơng tác chỉ đạo của lãnh đạo các trường II KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM 1 Đối với ngành giáo dục: Cần có tiêu chí khen thưởng cho những tập thể và cá nhân có nhiều đóng góp. .. năm 2012 Người viết Nguyễn Hồng Long Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 11 Mẫu 2b PHỊNG GD&ĐT GIÁ RAI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHONG THẠNH ĐƠNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Tên đề tài:……………………………………………… Mã số: …………………………………………………… Tác giả:………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………… Bộ phận cơng tác:………………………………………... …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Xếp loại:………… Ngày… tháng… năm…… Trưởng phòng Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai 12 ... …………………………………………… …………………………………………… Xếp loại:………… Ngày… tháng… năm…… Tổ trưởng HỘI ĐỒNG KHGD TRƯỜNG Nhận xét: …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Xếp loại:………… Ngày… tháng… năm…… Hiệu trưởng PHỊNG GD&ĐT GIÁ RAI Nhận xét: …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… . thiết. )d Tìm hiểu thực trạng và đề xuất một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu. )&!; 1 năng ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng. h)9o@uRVtHV]AI@) Tình hình lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng. Văn bản điện tử ở trường được lưu trữ chủ yếu ở ổ cứng máy vi. sau: - Thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở các bộ phận của Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng. 1.4. Phương pháp khảo sát. Quan sát hoạt động lưu trữ văn bản điện tử của các bộ phận chức năng ở Trường
Ngày đăng: 24/04/2015, 06:16
Xem thêm: Một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu, Một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu
