Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển, các doanhnghiệp sản xuất phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, với sự cạnh tranh khốc liệtcủa thị trường và yêu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng Vì vậy, muốn đứngvững trên thị trường, đòi hỏi những nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải thườngxuyên cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm

Đứng trên góc độ quản lý, để hạ giá thành sản phẩm, những nhà quản lýdoanh nghiệp phải tìm hiểu nguồn gốc và nội dung cấu thành giá thành sảnphẩm, phân tích được những ảnh hưởng của các nhân tố cụ thể tới sự tăng, giảmcủa giá thành, từ đó có những biện pháp điều chỉnh Chi phí nguyên vật liệu trựctiếp là một trong ba khoản mục cấu thành nên giá thành sản phẩm và thườngchiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành Do đó, để hạ giá thành sản phẩm, tănglợi nhuận, doanh nghiệp cần sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu

Để đạt được mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lývật liệu ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất và kế toán vật liệu chính làmột công cụ đắc lực Bên cạnh đó, để đánh giá việc quản lý, sử dụng vật liệu

có hợp lý và đạt hiệu quả không, doanh nghiệp phải sử dụng các phương phápphân tích Phân tích tình hình sử dụng, quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp doanhnghiệp thấy được ưu, nhược điểm trong công tác quản lý và sử dụng của mình

và có những biện pháp khắc phục

Công ty Xà phòng Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất trực thuộc BộCông nghiệp nặng Sản phẩm của công ty là các loại chất tẩy rửa, hóa mỹphẩm và kem đánh răng Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, những loạisản phẩm này đang gặp phải sự cạnh tranh lớn của các doanh nghiệp cùngngành trong và ngoài nước Hơn nữa, các sản phẩm này có liên quan đến sứckhỏe của con người, cho nên nguyên vật liệu dùng để sản xuất các loại sảnphẩm này cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào sử dụng Nắmđược vấn đề này, Ban lãnh đạo công ty đã có những biện pháp quản lý chặtchẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu

Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực trạng sản xuất kinh doanh tạiCông ty Xà phòng Hà Nội, tôi đã nhận thấy được tầm quan trọng của việc hạchtoán, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh

của Công ty Do đó, được sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của ThS Phạm Thị Minh Hồng, tôi đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành

chuyên đề thực tập với đề tài: " Hoàn thiện công tác kế toán NVL và CCDC với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội"

Nội dung của chuyên đề thực tập ngoài phần lời mở đầu và kết luận gồm 03 phần :

PHẦN I

ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ

CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

PHẦN I

ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Xà phòng

Hà Nội

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

Tên giao dịch: Hà Nội Soap Company

Tên viết tắt: Haso Company

Địa chỉ: 233B - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội (trước đây là nhà máy Xà phòng HàNội) là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty hoá chất Việt Nam,được khởi công xây dựng vào năm 1958 và đi vào hoạt động từ ngày25/11/1960 theo giấy phép số 323 QĐ/TCNXDT do Bộ công nghiệp nặngcấp Toàn bộ vốn đầu tư ban đầu do Trung Quốc viện trợ

Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội (tên giao dịch quốc tế: Haso Company) cótrụ sở chính đặt tại số 233b Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội, với diện tích mặtbằng 50.000 m2 tiếp giáp với Nhà máy thuốc lá Thăng Long và công ty Cao su Saovàng, là một doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độclập

Từ khi bắt đầu thành lập đến năm 1990 nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạocủa Bộ công nghiệp nặng, sản xuất kinh doanh theo chỉ tiêu kế hoạch của nhànước Vì thời kỳ này là nền kinh tế tập trung bao cấp việc tiêu thụ hàng hoá doNhà nước bao tiêu nên nhà máy hầu như độc quyền về sản phẩm Do vậy sảnphẩm của nhà máy tiêu thụ khắp cả nước, đặc biệt là ở phía Bắc

Từ 1991 do có sự chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nềnkinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, nhà máy được giao quyền tựchủ trong quản lý, sử dụng vốn kinh doanh Năm 1993, để phù hợp với luật tổ

chức công ty, nhà máy Xà phòng Hà Nội đã đổi tên thành công ty Xà phòng

Hà Nội theo nghị định số 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của HĐBT (nay là

Chính phủ) tại quyết định số 323 QĐ/TCNSĐT ngày 27/5/1993, thực hiện tổchức quản lý và sản xuất theo mô hình công ty.

Trong những năm gần đây kể từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế,ngành công nghiệp hoá chất đã có sự cạnh tranh mạnh mẽ Nhiều loại hìnhdoanh nghiệp được thành lập như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tưnhân, công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào lĩnh vựcnày Để có thể tồn tại và cạnh tranh trên thị trường các doanh nghiệp đều phảiđầu tư lớn cho việc cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm hấp dẫnngười tiêu dùng Trong môi trường cạnh tranh mạnh mẽ như vậy từ tháng 12năm 1994 công ty đã liên doanh với hãng Unilever của Anh Toàn bộ công tytrước đây được tách thành hai doanh nghiệp:

+ Công ty Xà phòng Hà Nội+ Công ty liên doanh Lever - HasoCông ty Xà phòng Hà Nội đóng vai trò là công ty mẹ, hàng năm thu vềnguồn lợi nhuận căn cứ vào giá trị vốn góp ban đầu (36%) Việc liên doanhvới hãng đầu tư nước ngoài một mặt nhằm tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất,

có thể hạ giá thành sản phẩm mặt khác còn tận dụng, khai thác công nghệ tiêntiến, học tập kinh nghiệm tổ chức quản lý khoa học

Theo quyết định số 309/QĐ-HĐQT ngày 29/11/2002 của hội đồngquản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, Công ty Xà phòng Hà Nội thựchiện cổ phần hoá trong năm 2005

- Theo quyết định số 3169/QĐ-TCKT ngày 26/11/2003 của Bộ Côngnghiệp về việc “Xác định giá trị Công ty Xà phòng Hà Nội của Tổng Công tyHoá Chất Việt Nam để cổ phần hoá”, giá trị thực tế của doanh nghiệp tại thờiđiểm 31/12/2002 (không kể phần vốn góp vào Liên doanh UNILEVER) là

85.428.113.317 đồng, trong đó giá trị thực tế phần vốn Nhà nước là 66.018.685.673 đồng.

- Theo quyết định số 3260/QĐ-TCKT ngày 8/12/2003 của Bộ Công nghiệp

về việc “Sửa đổi Điều 1 Quyết định số 3169/QĐ-TCKT ngày 26/11/2003 vềviệc xác định giá trị Công ty Xà phòng Hà Nội của Tổng Công ty Hoá ChấtViệt Nam để cổ phần hoá”, giá trị thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm31/12/2002 (không kể phần vốn góp vào Liên doanh UNILEVER) được sửa

đổi thành 77.886.744.922 đồng, trong đó giá trị thực tế phần vốn Nhà nước là 58.477.317.278 đồng Công ty đã điều chỉnh lại giá trị tài sản , nguồn vốn trên

Bảng cân đối kế toán tại ngày 31/12/2002 theo quyết định trên

- Theo quyết định số 859/QĐ-HĐQT ngày 22/12/2003 của Hội đồng Quảntrị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, toàn bộ phần vốn của công ty Xà phòng

Hà Nội góp tại Công ty Liên doanh Lever Việt Nam được điều động về TổngCông ty Hoá chất Việt Nam

- Theo quyết định số 248/2003/ QĐ-BCN ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng

Bộ Công nghiệp về việc chuyển Công ty Xà phòng Hà Nội thuộc Tổng Công

ty Hoá chất Việt Nam thành Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội, vốn điều lệ

của Công ty cổ phần là 58.447.000.000, trong đó:

2 Chức năng và ngành nghề của công ty:

2.1 Chức năng:

Gần 50 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

đã luôn phấn đấu, đầu tư mở rộng sản xuất, không ngừng nâng cao chất lượngsản phẩm Để có thể đứng vững trong nền kinh tế đang có nhiều biến động vàcạnh tranh gay gắt hiện nay, ban lãnh đạo công ty đã đề ra những chức năng

và nhiệm vụ chính sau:

 Xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụsản xuất kinh doanh.

 Thực hiện chế độ hạch toán độc lập

 Chấp hành đúng các chính sách, chế độ của Nhà nước

 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên trẻ có năng lực

 Nghiên cứu, áp dụng khoa học - kỹ thuật và công nghệ mới, lập quyhoạch và tiến hành nâng cấp cơ sở hạ tầng

2.2 Ngành nghề của công ty :

Từ khi thành lập dưới sự lãnh đạo của nhà nước với mục đích sản xuất

để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân nên sản phẩm của nhà máy có 3mặt hàng chính

- Xà phòng thơm với công suất 1000 tấn/năm

- Xà phòng bánh 72% với công suất 3000 tấn/năm

- Kem đánh răng với công suất 500.000 ống/năm

Ngoài ra công ty còn sản xuất cá loại mỹ phẩm (nước hoa , phấn rôm )

và có các phân xưởng Glyxerin với công suất 1000 tấn/năm để phục vụ y tế

và quốc phòng

Hiện nay do nền kinh tế chuyển đổi không còn được bao tiêu bao cấpcông ty hoàn toàn tự chủ và độc lập trong sản suất kinh doanh , công ty vẫnduy trì chức năng sản xuất của mình Tuy nhiên do có sự xuất hiện của nhiềuloại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân,liên doanh… đầu tư vào lĩnh vực này do đó công ty đã có sự thay đổi về cơcấu sản xuất Cơ cấu sản phẩm của công ty bao gồm :

- Kem giặt các loại

Dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần xàphòng Hà Nội trong những năm gần đây ( Bảng 01)

Bảng 01 : Báo cáo kết quả kinh doanh trong các năm 2003, 2004,

2005 của Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội

TỔNG CÔNG TY HOÁ CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI

233- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội

BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH

14.Thu nhập sau thuế 1.083.773.261 3.529.320.192 1.450.610.188

Hà Nội ngày 01 tháng 01 năm 2006

Nguồn: Biên bản quyết toàn thuế các năm 2003, 2004, 2005

Nhận xét chung: Công ty Cổ phần xà phòng Hà nội qua những nămhình thành và phát triển đã trải qua những khó khăn chuyển tiếp từ cơ chế tậptrung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường nhưng cũng đã bắt đầu nhữngbước phát triển và đi vào ổn định.Trong những năm gần đây công ty phải

đứng trước những thử thách là ngày càng xuất hiện nhiều công ty trong nước

và liên doanh đầu tư sản xuất vào lĩnh vực này với những ưu thế về vốn, côngnghệ kỹ thuật và mẫu mã chất lượng…Điều đó đã đặt công ty vào trong mộtnôi trường kinh doanh rộng lớn và phong phú nhưng kèm theo nó là sự cạnhtranh vô cùng khốc liệt Kết quả sản xuất kinh doanh mà công ty đạt đượctrong những năm gần đây là do công ty đã có những giải pháp và thay đổi phùhợp với cơ chế thị trường hiện nay để tồn tại và phát triển.Đặc biệt là trongnăm 2005 sau khi Công ty được cổ phần hóa

2. Đặc điểm tổ chức SXKD của công ty

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu của công ty:

Hiện nay, theo yêu cầu SXKD mới, công ty không còn sản xuất Silicatlỏng nữa, các quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm bao gồm quy trình sản xuấtkem giặt, quy trình sản xuất nước rửa chén và quy trình sản xuất hộp Carton

Giấy, ghim,

Ghim thành hộp

4 Đặc điểm tổ chức quản lý hành chính của công ty:

Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, chịu sự chỉ đạotrực tiếp của Tổng công ty Hoá chất Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp Bộ máyquản lý của Công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo cơ cấu một cấp, điều

lệ về tổ chức và hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp Nhà nước đượcTổng công ty Hoá chất Việt Nam phê chuẩn ngày 05/12/1996 Bộ máy quảnlýcủa công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 02 : SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SXKD

ĐAỊ HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PHÓ GIÁM ĐỐCGIÁM ĐỐC

PHÒNG

TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

PHÒNG

TÀI CHÍNH

– KẾ TOÁN

PHÒNG KẾ HOẠCH – THỊ TRƯỜNG

PHÒNG

KỸ THUẬT –

DỰ ÁN

PHÂN XƯỞNG KEM GIẶT

PHÂN XƯỞNG TẨY RỬA

PHÂN XƯỞNG BAO BÌ CARTON

TRỢ LÝGIÁM ĐỐCBAN KIỂM SOÁT

2.Ban kiểm soát:

Gồm ba thành viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trongquản lý điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, BCTC,việc thực hiện nghị quyết của ĐHĐCĐ, HHĐQT và các quy định, điều lệ củacông ty Thẩm định BCTC năm Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cảitiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh

3.Giám đốc công ty:

Là người có quyền điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty, trựctiếp chỉ đạo các phòng ban, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ và chịu tráchnhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đượcgiao

4.Phó giám đốc:

Là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách công tác quản lý, kỹ thuật và tổchức sản xuất; có nhiệm vụ điều hành trực tiếp công tác kỹ thuật sản xuất, tổchức kiểm tra an toàn lao động, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, tham giaxây dựng giá thành sản phẩm, điều độ sản xuất và công tác tiêu thụ sản phẩmcủa công ty

5.Phòng tổ chức hành chính :

Có nhiệm vụ tổ chức quản lý cán bộ, đề xuất việc thực hiện bộ máy quản

lý, phổ biến việc thực hiện các chính sách, chế độ của Đảng và Nhà nước đốivới người lao động Xây dựng và thực hiện chế độ lao động tiền lương

6.Phòng kỹ thuật dự án:

Có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra, giám sát, điều chỉnh việc thực hiện các yêucầu của quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu cũngnhư sản phẩm Đưa ra các phương án thiết kế, xây dựng các quy trình sảnxuất sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng và định mức vật tư kỹ thuật cho sảnphẩm

7.Phòng kế hoạch thị trường:

Có nhiệm vụ kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, tiêu thụ sản phẩm củacông ty Quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị do công ty trang bị,thực hiện các chế độ báo cáo theo định kỳ Chịu trách nhiệm về vật tư,nguyên vật liệu, hàng hoá cho đầu vào và đầu ra của sản phẩm

8.Phòng kế toán:

Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, xử lý số liệu, đảm bảo phản ánh kịp thời

và đúng chế độ Cung cấp số liệu cho các phòng ban có liên quan Xây dựngcác kế hoạch thu chi tài vụ, phân tích các hoạt động kinh tế, lập các báo cáothường xuyên và định kỳ, tham gia và đề xuất các kiến nghị về việc xây dựngcác kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời tổ chức chỉ đạo,kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu vềchế độ hạch toán cũng như chế độ quản lý kinh tế- tài chính

Do công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội mới chính thức chuyển sang hoạtđộng dưới hình thức công ty cổ phần từ ngày 31/02/2005 nên năm tài chính

2004 được kéo dài từ 01/01/2004 đến 31/01/2005)

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI

1 Tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng Kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty, cótrách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kêtrong phạm vi toàn doanh nghiệp, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉđạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu

và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính

Để bộ máy kế toán của công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, phòng

Kế hoạch - Tài vụ đã đề ra mục tiêu chất lượng và biện pháp thực hiện năm

2002 như sau:

Thứ nhất: Thực hiện ISO 9001:2000 Phối hợp cùng các bộ phận trong

công ty đạt được chứng chỉ ISO vào quý I/2002 Biên soạn và bổ sung các tài liệutheo yêu cầu và đúng tiến độ, triển khai áp dụng và đôn đốc kiểm tra

Thứ hai: Xây dựng kế hoạch SXKD theo từng mục đích với độ chính xác

cao Phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty lên kế hoạch từ đầu năm

Thứ ba: Tổ chức và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nắm bắt

thông tin của khách hàng Phấn đấu đánh giá được từ 15-20 khách hàng Cùngvới các bộ phận khắc phục, xử lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độquản lý để phục vụ khách hàng tốt hơn

Do công ty thực hiện công tác kế toán tập trung, không có đơn vị trựcthuộc vì vậy để đảm bảo và chỉ đạo tập trung, thống nhất trực tiếp của trưởngphòng kế toán, phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm và tổ chức quản lý sảnxuất, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau:

Sơ đồ 03:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công

việc do các kế toán viên thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấptrên về các thông tin do kế toán cung cấp

-Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu từ kế toán chi tiết,

cân đối các tài khoản, lập các báo cáo biểu kế toán thống kê, tổng hợp theo quyđịnhcủa Nhà nước và công ty

TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

- Kế toán tổng hợp

- Kế toán thuế

- Kế toán doanh thu, thuế GTGT đầu ra

- Kế toán xây dựng cơ bản

- Kế toán phân bổ điện, nước

- Kế toán giá thành

- Kế toán NVL, thành phẩm

- Kế toán công nợ phải trả

- Kế toán TSCĐ

- Phụ trách ISO tài chính-kế toán

- Kế toán công nợ phải thu

- Kế toán thanh toán tiền mặt

- Kế toán ngân hàng

- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

- Kế toán thuế GTGT đầu vào Thủ quỹ

- Thủ quỹ: Nhiệm vụ là căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ tiến hành thực

thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày Đóng chứng

từ cho từng tháng và bàn giao cho kế toán thanh toán

- Kế toán vật tư, TSCĐ, đầu tư XDCB: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép tổng hợp,

phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, tình hình nhập- xuất- tồn khonguyên vật liệu Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, đảm bảo nguyên vật liệu đầy

đủ và kịp thời cho sản xuất kinh doanh Đồng thời phải theo dõi tình hình biến độngTSCĐ, các kế hoạch đầu tư XDCB của công ty và theo dõi công nợ

- Kế toán ngân hàng, tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán với

công nhân viên, thanh toán lương hàng tháng, mở L/C, theo dõi tiền gửi và tiền vayngân hàng, thanh toán với đối tác và Nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng Bên cạnh

đó, phải theo dõi công nợ Lever, kem Wall và theo dõi tình hình thực hiện ISO

- Thống kê phân xưởng: Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, ghi chép ban

đầu, tính toán nhập- xuất- tồn vật tư tại 3 phân xưởng: Nước rửa chén, Carton,Xút và bộ phận dá Đây là hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý tạo điều kiện chothống kê PX thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo tính chính xác, khách quan của

số liệu

2 Chế độ kế toán áp dụng

 Công ty Cổ phấn Xà phòng Hà Nội hiện nay đang áp dụng chế độ kếtoán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKTngày01/11/1995 của BTC

 Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1/N đến 31/12/N( Dương lịch)

 Đơn vị tiền sử dụng trong ghi chép kế toán của Công ty là VNĐ

 Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

 Phương pháp kế toán khấu hao tài sản cố định:TSCĐ của Công tytham gia vào hoạt động kinh doanh theo phương pháp đường thẳng

 Phương pháp hạch toán HTK của Công ty: hiện nay công ty đang ápdụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theophương pháp bình quân gia quyền

2.1 Hình thức sổ kế toán

Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung để đáp ứng yêu cầu cung

cấp thông tin phù hợp với thực tế và đưa vào ứng dụng phần mềm kế toán

máy Fast.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà

trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản

kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cáitheo từng nghiệp vụ phát sinh Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kýchung áp dụng cho phần hành NVL theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 04:

: Ghi cuối tháng : Ghi hàng ngày

: Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ nhập xuất kho NVL

Sổ Nhật ký chung

Sổ Cái TK152

Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T NVL

Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 05: Giới thiệu về phần mềm kế toán FAST

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU TRONG PHẦN MỀM FAST

Lập chứng từ

Chứng từ kế toán

Nhập chứng từ vào các Phân hệ nghiệp vụ

Các tệp nhật ký

Chuyển sang sổ cái

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tệp sổ cái

Lên báo cáo

Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính

3 Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán NVL,CCDC của công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ , cácloại tài khoản sử dụng, các loại NVL, CCDC, sản phẩm hàng hoá, danh sáchkhách hàng , danh sách kho hàng…

Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thốngdanh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá , vật tư, danh mục kháchhàng, danh mục kho hàng … phần mềm kế toán Fast đã thiết kế các danh mụctương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan

+ Danh mục tài khoản

Khi sử dụng phần mềm kế toán Fast, doanh nghiệp thực hiện công việccài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng Theothiết kế phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẵn hế thống tài khoản chuẩn do

Bộ Tài Chính quy định.Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mởthêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…

Công ty thực hiện khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoảnbằng menu lệnh: “Kế toán tổng hợp\Danh mục từ điển\ Danh mục tài khoản”

Ên F4 sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản : Số tài khoản, têntài khoản, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đốitượng phải trả, nhóm tiểu khoản…

Để theo dõi tình hình nhập, xuất NVL, CCDC của công ty, kế toán sử dụngtài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1524.Ngoài

ra kế toán còn sử dụng các tài khoản như TK 111, TK 112, TK 113, TK 331,

TK 621, TK 627…Các tài khoản này cũng có thể mở chi tiết theo yêu cầu vàphải thực hiện công việc khai báo như trên.

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI.

Để đáp ứng yêu cầu cập nhật,tính chính xác về thông tin và số liệu, số

liệu trong các ví dụ minh hoạ dưới đây được trích trong tháng 02/2005.

1 Đặc điểm nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ

Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị sản xuất các loại xà phòng,kem giặt, chất tẩy rửa, Sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại và cónhiều quy cách, phẩm cấp khác nhau Ví dụ: Mặt hàng kem giặt có các loạinhư: Kem giặt cao cấp H/S, kem Haso, kem Bạch Lan cao cấp, kem Bạch Lanhộp trắng, kem Hà Nội xanh,

Với đặc điểm riêng của sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuấtcông ty đã sử dụng một khối lượng chủng loại nguyên vật liệu rất lớn Các loạiNVL chủ yếu mà công ty sử dụng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại hóachất (như: LAS, DBSH, Na2SiO3, Na2SO4, Na2CO3, SO2, NaCl, H2SO4,

H3PO4, Aldehit các loại, ), các loại chất thơm Các loại NVL này chủ yếuđược nhập từ nước ngoài hoặc mua của các đơn vị hóa chất trong nước, hơnnữa một số NVL mà công ty sử dụng có giá thành cao, lại dễ hỏng và rất khóbảo quản, thường nhập từ nước ngoài như: LAS, DBSH, chất thơm… Theo số

liệu cho thấy, đến cuối năm 2005, các loại hóa chất tồn kho bao gồm 82 loại

khác nhau tươnag ứng với tổng số tiền là 5.163.424.548 đồng.

Trong quá trình SXKD, công ty cũng đã sử dụng một khối lượng lớnCCDC CCDC mà công ty sử dụng rất đa dạng, nhiều mặt hàng, chủng loạinhưng thường có giá trị thấp như: quần áo bảo hộ lao động, bàn chải, áo mưa,găng tay, cardvisit, khẩu trang, giày, ủng,

Như vậy, với một khối lượng chủng loại NVL, CCDC lớn, với nhữngđặc điểm riêng của từng loại, yêu cầu công tác quản lý, sử dụng NVL, CCDC

ở công ty phải khoa học, việc hạch toán và theo dõi NVL, CCDC phải chi tiết

ở tất cả các khâu

Nhận thức được vấn đề này, công ty Xà phòng Hà Nội đã quan tâmnhiều đến công tác quản lý NVL, CCDC từ khâu thu mua, vận chuyển bảoquản, dự trữ đến khâu sử dụng Công ty đã chú trọng đến việc tìm kiếm vàkhai thác NVL, CCDC ở nhiều nguồn khác nhau để hạ thấp chi phí thu mua

mà vẫn đảm bảo về chất lượng Về khâu bảo quản, công ty đã lập ra một hệthống kho chứa NVL, CCDC nhằm bảo quản đúng, đủ về số lượng, đảm bảo

về chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng chosản xuất một cách nhanh nhất, kịp thời nhất

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục thì việc cungcấp kịp thời NVL là khâu quan trọng Thực hiện nhiệm vụ đó, dựa trên địnhmức tiêu hao và kế hoạch sử dụng NVL, phòng Kinh doanh sẽ xây dựng kếhoạch cung cấp NVL và tiến hành thu mua Nguồn thu mua có thể là ở cácdoanh nghiệp trong nước hoặc nước ngoài

Trong khâu sử dụng, công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tưcho các loại sản phẩm Việc xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư tạo điềukiện cho bộ phận điều độ chủ động lập kế hoạch thu mua và cung cấp vật tư kịpthời cho sản xuất, đồng thời để quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư của từng bộphận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư góp phần hạ giáthành sản phẩm Việc sử dụng NVL cũng không được tùy tiện và phải có đủgiấy tờ cần thiết, thủ kho mới cho xuất kho NVL để đưa vào sản xuất

Công tác kế toán NVL do một người đảm nhiệm Việc hạch toán chitiết và tổng hợp NVL được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung Tuy đã

sử dụng chương trình kế toán máy, nhưng do khối lượng NVL lớn, nhiều

chủng loại, do đó việc hạch toán NVL được thực hiện bằng tay và có sự trợgiúp của máy tính (chương trình Excel)

Bảng số 02: ĐỊNH MỨC VẬT TƯ

Tên sản phẩm: Kem Hà Nội xanh

STT Khoản mục Đơn vị tính Định mức cho 1 tấn sản phẩm

2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

2.1 Phân loại nguyên vật liệu:

Công ty Xà phòng Hà Nội có một khối lượng NVL lớn, đa dạng về chủngloại, mẫu mã, mỗi loại NVL lại có tính năng lý, hóa khác nhau Với đặc điểmSXKD của công ty, để tiến hành quản lý, sử dụng NVL một cách có hiệu quả vàhạch toán được chi tiết thì việc phân loại NVL phải đảm bảo hợp lý và khoa học

Công ty tiến hành phân loại NVL dựa vào nội dung kinh tế, vị trí, vaitrò và công dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm.NVL sử dụng ở công ty được phân thành các loại sau:

 Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại hóa chất như: Tinopal, Tripoly,Sôđa (Na2CO3), xút (NaOH), LAS, DBSH, Natri Sunfat (Na2SO4), chấtthơm các loại, dầu chuối, dầu gừng, dầu nho,

 Nguyên vật liệu phụ: Gồm băng dính, các loại hộp nhựa, nhãn các loại,hộp Carton, găng tay, khẩu trang, mũ lá, giày,

 Nhiên liệu: Xăng, dầu, than cục,

 Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Dây curoa, môtơ, biến thế, đinh ghim, đámài, bánh xe cao xu, dây emay,

Phân loại NVL, CCDC theo hệ thống kho tàng bảo quản:

 Kho Hóa chất: Gồm các loại NVL chính như LAS, DBSH, Na2CO3,

H2SO4, Na2SiO3, chất thơm,

 Kho Tạp phẩm (nay đã nhập vào kho Hóa chất): Gồm các loại NVL phụnhư hộp nhựa, nhãn mác, bao bì, và các trang bị bảo hộ lao động, CCDCkhác,

 Kho Ngũ kim: Gồm các phụ tùng thay thế như dây curoa, mô tơ, nhiên liệu như xăng, dầu, than cục,

 Kho Carton: Gồm các loại bao bì carton do phân xưởng Carton sản xuất.Trong khâu sử dụng công ty đã xây dựng được định mức tiêu vật tư chotừng loại sản phẩm sản xuất Việc xây dựng định mức sử dụng vật tư tạo điều kiệncho bộ phận kế hoạch chủ động lập kế hoạch vật tư kịp thời cho sản xuất Đồngthời để quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư của từng bộ phận sản xuất, đảm bảochất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư góp phần hạ giá thành sản phẩm

2.2 Phân loại công cụ dụng cụ

Công ty Xà phòng Hà Nội sử dụng rất nhiều loại CCDC, tuy nhiênchúng đều có giá trị thấp như: các loại dụng cụ bảo hộ lao động (quần áo, mũ,găng tay, khẩu trang, ), dụng cụ chứa (xoong nồi, chậu nhôm, bao, hộp, ).Tuy có rất nhiều chủng loại CCDC, nhưng vì giá trị thấp nên doanh nghiệpkhông tiến hành phân loại CCDC theo một tiêu thức nào mà tiến hành quản lýchung Toàn bộ NVL, CCDC sử dụng tại công ty đều được tập hợp thống

nhất và theo dõi chung trên một tài khoản - TK 152.

3 Đánh giá NVL, CCDC

NVL, CCDC sử dụng tại công ty Xà phòng Hà Nội được nhập từ nhiềunguồn khác nhau nhưng chủ yếu là do mua ngoài của các đơn vị sản xuất trongnước hoặc do nhập khẩu của nước ngoài Khối lượng thu mua lớn, chủng loại đadạng, giá cả lại luôn biến động nên giá mua và chi phí thu mua của từng loạiNVL, CCDC cũng khác nhau NVL, CCDC của công ty được tính theo giá thựctế

3.1 Đánh giá NVL, CCDC nhập kho:

 Giá thực tế của NVL, CCDC mua ngoài nhập kho:

NVL, CCDC sử dụng trong công ty được mua ngoài là chủ yếu, giáthực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho được xác định theo công thức sau:Gtt NVL Giá trên HĐ Chi phí Thuế Giảm giá hàngCCDC = (không có + thu mua + nhập khẩu - mua đượchưởng

mua ngoài VAT) trực tiếp (nếu có) (nếu có)

Trong đú chi phí thu mua trực tiếp bao gồm các chi phí trong quá trìnhthu mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí kiểm nhậnnhập kho, Tùy theo từng hợp đồng kinh tế đã ký kết với các nhà cung cấp

mà các loại chi phí thu mua có thể được cộng hoặc không được cộng vào giáthực tế của NVL, CCDC nhập kho Nếu chi phí vận chuyển do bên bán chịuthì trị giá thực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho không bao gồm chi phívận chuyển

Ví dụ:

Ngày 20/02/2005, công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội mua Formalincủa cụng ty hoỏ chất - Bộ Thương Mại theo hoỏ đơn số 0024360 , VAT 5%với số lượng là 3080kg , đơn giỏ 4.350 đồng/kg (chưa cú thuế VAT ).Chi phớvận chuyển do bờn bỏn chịu

Trị giỏ thực tế của số hàng Formalin nhập kho là:

3080 X 4.350 = 13.398.000(đồng)

 Trị giá NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:

Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất các loại chất tẩy rửa, do

đó số lượng NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến ít, thường chỉ thuê giacông hộp nhựa để đựng các loại kem giặt Trong trường hợp này, để gia công

số lượng hộp nhựa nhất định, công ty xuất nhựa hạt cho đơn vị nhận gia công,khi công việc hoàn thành, công ty nhập lại số hộp nhựa theo đúng yêu cầu ghitrong bản Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên Như vậy, trị giá NVL,CCDC thuê gia công chế biến nhập lại kho được tính như sau:

Trị giá NVL, CCDC Trị giá NVL, CCDC Chi phí thuêthuê ngoài gia công = xuất kho thuê gia + gia côngchế biến nhập lại kho công chế biến chế biến

 Trị giá NVL, CCDC tự gia công chế biến nhập kho:

Hiện nay, NVL tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội có một số loạivừa dùng để sản xuất vừa xuất bán cho bên Lever - Haso và một số doanhnghiệp khác như Silicat lỏng, xút (NaOH), NVL được xuất ra để công ty tựgia công chế biến, sau đó nhập lại hoặc xuất bán Trị giá thực tế của NVL tựgia công chế biến được tính theo công thức sau:

Trị giá NVL, CCDC Trị giá thực tế Chi phí

tự gia công chế biến = NVL, CCDC đem + gia công

nhập lại kho gia công chế biến chế biến

3.2 Tính giá NVL, CCDC xuất kho:

Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội tính giá NVL, CCDC xuất kho theophương pháp bình quân gia quyền Trị giá NVL, CCDC xuất kho được tínhcăn cứ vào số lượng NVL, CCDC xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân giaquyền thực tế của số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn giá bìnhquân gia quyền được tính trong một tháng Cụ thể, toàn bộ NVL, CCDC sửdụng ở công ty được theo dõi trên sổ chi tiết vật tư, trên cơ sở theo dõi cả vềmặt số lượng và mặt giá trị của từng lần nhập Sau một tháng, kế toán vật tưtính ra đơn giá bình quân gia quyền để tính giá xuất cho số NVL, CCDC xuất

ra trong tháng theo công thức:

Giá thực tế NVL, CCDC + Giá thực tế NVL, CCDC Đơn giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

bình quân =

gia quyền Số lượng NVL, CCDC + Số lượng NVL, CCDC

tồn đầu kỳ nhập trong kỳGiá trị NVL,CCDC

xuất kho trong kỳ

Số lượngNVL,CCDCXuất kho

Đơn giá bìnhquân gia quyền

Ví dụ:

Thẻ kho theo dõi tình hình N - X - T Natrisunfat (Na2SO4)

Vật liệu tồn đầu tháng 02/2005: 5.490.043 kg trị giá 5.454.459.268đồng

Tình hình nhập, xuất trong tháng 02/2005 như sau:

Ngày 19/02: Nhập kho 264.650 kg , đơn giá: 867 đồng/kg (đơn giáchưa có VAT)

Ngày 20/02: Nhập kho 1.501.000 kg đơn giá 863 đồng/kg

Ngày 24/02: Xuất kho 1.451.600 bán cho Công ty Lever - Việt NamNgày 29/02: Xuất kho 60kg bán cho Công ty Lever - Việt Nam

Kế toán vật tư tính đơn giá xuất kho trong tháng như sau:

Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp , cán bộ công nhân viên trong công

ty (liên quan đến tạm ứng) Danh mục khách hàng dựng để theo dõi chi tiếtcông nợ cho từng đối tượng

Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiệnbằng menu lệnh: “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả\Danh mục từ điển\Danh mục nhà cung cấp” hoặc “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu\Danh

muc từ điển\Danh mục khách hàng” Nhấn F4, sau đó kế toán sẽ khai báo cácthông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên kháchhàng, địa chỉ, mã số thuế…

Ví dụ:

Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo qui định:

- Với khách hàng là đơn vị bán : NMBM + số thứ tự

Công ty Liên doanh Lever VN tại HN NMBM001

DN tư nhân HC Hạ Long NMBM002

Công ty TNHH SX&TM Thái Hà NMBH003

-Với khách hàng là đơn vị mua: NNNB + số thứ tự

- Với các bộ phận trong công ty: HASO + số thứ tự

+ Danh mục hàng hoá vật tư

Việc khai báo được thực hiện qua menu lệnh: “Kế toán hàng tồn khokho\Danh mục từ điển\Danh mục hàng hoá,vật tư ”.Nhấn phím F4 để thêmdanh điểm.Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: Mãhàng hoá , vật tư, số thứ tự , tài khoản kho…

+ Danh mục kho hàng

Kế toán khai báo danh mục kho hàng tháng qua menu lệnh “Kế toánhàng tồn kho\ Danh mục từ điển \Danh mục kho hàng”.Nhấn F4 sau đó kếtoán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên khohàng, số thứ tự đơn vị cơ sở Ví dụ:

Mã kho Tên kho

4.1 Trình tự thủ tục nhập kho NVL, CCDC mua ngoài

Căn cứ vào kế hoạch SXKD của doanh nghiệp, bộ phận Kế hoạch củaphòng Kinh doanh xuất nhập khẩu xác định nhu cầu vật tư cần dùng và cử cán

bộ vật tư đi mua Khi cán bộ vật tư đưa hàng và phải báo cho phòng Kỹ thuật

để tiến hành kiểm tra chất lượng Qua kiểm nghiệm, nếu đạt chất lượng thìphòng Kỹ thuật sẽ ký phiếu KCS đồng ý cho nhập kho Thủ kho căn cứ vàohoá đơn bán hàng (do bên bán lập) và số lượng vật tư thực Từ nhập kho đượckiểm nghiệm, ký phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 03 liêntrong đó:

 Một liên gốc lưu tại phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu

 Một liên do thủ kho giữ

 Một liên giao cho kế toán thanh toán của phòng Kế hoạch - Tài vụ kèmtheo hoá đơn bán hàng để thực hiện phần thanh toán

Đối với NVL, CCDC nhập kho do nhập khẩu, thuê ngoài gia công chếbiến hay tự gia công chế biến thì trình tự, thủ tục nhập kho cũng tương tựtrường hợp nhập kho NVL, CCDC do mua ngoài

Vớ dụ: Ngày 16/02/2005 nhập kho 3080kg Formaline mua của Công tyhoá chất - Bộ TM

Ký hiệu: AA/ 05

Số: 0024360

Đơn vị bán hàng: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

Địa chỉ: 135 Nguyễn Văn Cừ - Q Long Biên - HN

Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Sơn

Đơn vị: Cty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

Địa chỉ: 233b- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- HN

Hình thức thanh toán: Chậm 20 ngày MST: 0100100311

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Formaline (+220) kg 3080 4.350 13.398.000

Đ.loan

Cộng tiền hàng: 13.398.000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 669.900

Tổng cộng tiền thanh toán: 14.067.900

Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu không trăm sáu mươi bảy nghìn

Liên 01: lưu tại gốc

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Số 28Căn cứ vào hợp đồng giữa Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội với Công

ty hoá chất – Bộ TM

Hôm nay ngày 16/02/2005 chúng tôi gồm

Ông : Nguyễn Thành Công Trưỏng ban KCS

Bà : Nguyễn Thị Lan Uỷ viên

Bà : Trần Vân Anh Uỷ viên

Đã cùng nhau kiểm nghiệm vật liệu sau

chứngtừ

Theokiểmnghiệm

Đúngquycách

Khôngđúngquycách

Kết luận của ban kiểm nghiệm : hàng đủ , đảm bảo chất lượng, sử dụngđược ngay

Họ tên người giao hàng: Công ty Hoá chất – Bộ TM

Lý do nhập: Nhập hàng mua

Nhập tại kho: Vật tư (kèm 01 chứng từ gốc)

NỢ: 152 CÓ: 331

a Phương pháp ghi sổ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định15/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cácchứng từ kế toán về NVL, CCDC bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03- VT )

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08- VT)

- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01/ GTGT)

- Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 01- BH)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02- BH)

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theoquy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ

kế toán mang tính chất hướng dẫn như :

- Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05- VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07- VT)

 Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC:

Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC áp dụng trongdoanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp Các loại sổ, thẻ

kế toán chi tiết bao gồm:

- Thẻ kho (Mẫu số 06- VT)

- Sổ kế toán chi tiết vật tư

- Bảng kê nhập, xuất

- Bảng kê luỹ kế nhập- xuất

- Báo cáo nhập- xuất- tồn

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

Các loại chứng từ trên đây được lập và luân chuyển theo đúng quy địnhcủa chế độ kế toán hiện hành Các chứng từ này là cơ sở, căn cứ pháp lý để kếtoán vật tư kế toán chi tiết NVL, CCDC trong công ty

Do đặc điểm NVL của công ty là các hoá chất, do đó việc tồn khonhiều, lâu sẽ dẫn đến hư hỏng nên khi mua NVL về phục vụ cho sản xuất,phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật phải tính toán lượng NVL nhập khodùng trong kỳ và dự phòng cho các trường hợp cần thiết

b Xuất kho NVL, CCDC đưa vào sản xuất

Hàng tháng căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định

tư cho từng phân xưởng Căn cứ vào định mức vật tư của từng phân xưởng,phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu lập phiếu lĩnh vật tư hạn mức Phiếu lĩnhvật tư hạn mức được lập thành 03 liên, trong đó:

-Một liên giao cho phân xưởng giữ, hàng ngày khi đi lĩnh vật tư,phân xưởng phải lấy ký nhận của thủ kho

-Hai liên còn lại giao cho thủ kho giữ tại kho để vào thẻ kho, cuốitháng giao lại cho kế toán vật tư của phòng Kế hoạch - Tài vụ

Đối với CCDC khi xuất kho, kế toán cũng tiến hành các thủ tục tương

tự như vật liệu Căn cứ để xuất kho CCDC là định mức sử dụng CCDC chosản xuất hoặc nhu cầu sử dụng CCDC cho công tác quản lý hay bán hàng

Khi NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho các mục đích mà khôngtheo phiếu lĩnh vật tư hạn mức thì phải có sự đồng ý của các phòng banchuyên môn ,còn nếu là trường hợp đặc biệt thì phải có sự đồng ý của giámđốc

Mẫu phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức và phiếu xuất kho được lập nhưsau