Hiện nay, công ty Xà phòng Hà Nội đang áp dụng Phương pháp thẻ
song song để hạch toán chi tiết NVL. Theo phương pháp này, để hạch toán
nghiệp vụ N - X - T kho NVL, ở kho, thủ kho phải mở thẻ kho theo dõi, ghi chép về mặt số lượng và phòng Kế toán mở thẻ kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Giá trị NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và định mức vật tư kỹ thuật cho từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê phân xưởng sẽ lập Phiếu lĩnh vật tư hạn mức để lĩnh vật tư theo sản lượng kế hoạch dùng cho sản xuất, sau khi được ký duyệt, thống kê phân xưởng sẽ xuống lĩnh vật tư về xưởng sản xuất.
Theo quy định của công ty, trên Phiếu lĩnh vật tư hạn mức, ở phần biểu phía trên nhân viên quản lý phân xưởng phải ghi đầy đủ tên vật tư, đơn vị tính, hạn mức lĩnh cả tháng và lý do sử dụng kèm theo chữ ký của trưởng phòng Kinh doanh, trưởng phòng cung tiêu. Ở phần biểu phía dưới, phải ghi số lượng vật liệu tồn từ tháng trước, mỗi lần lĩnh phải viết đủ số lượng lĩnh, ngày lĩnh và ký vào cột Người lĩnh ký tương ứng với dòng đó. Cuối tháng, nhân viên quản lý
phân xưởng phải tính toán lượng vật tư tồn chuyển sang cho tháng sau vào Phiếu lĩnh vật tư hạn mức rồi gửi cho thủ kho để đối chiếu với thẻ kho, thủ kho ký xác nhận sự chính xác giữa số liệu trên Phiếu lĩnh vật tư hạn mức và thẻ kho.
Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liên: Liên 01 do phân xưởng có nhu cầu lĩnh giữ, liên 02 giao cho thủ kho và liên 02 gửi cho phòng Kế toán để vào sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, nhân viên thống kê phân xưởng lập và gửi Báo cáo sử dụng vật tư cho phòng Kế toán. Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư với số liệu trên Báo cáo sử dụng vật tư, kế toán lập
Bảng phân bổ vật tư sử dụng cho từng phân xưởng.
Tại công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay đang thực hiện chế độ khoán vật liệu cho các phân xưởng theo hạn mức sử dụng, nếu trong quá trình sản xuất, phân xưởng tiêu dùng NVL ít hơn hạn mức mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm thì phần NVL phân xưởng tiết kiệm được sẽ quy ra giá trị thực xuất và cộng vào lương cho nhân viên trong phân xưởng, định mức vật tư được tính cho cả vật liệu chính và vật liệu phụ.
Tại công ty không thực hiện việc mua vật tư không qua nhập kho chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng, mà mọi NVL được mua về đều phải tiến hành nhập kho sau đó mới xuất cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng.
5.3 Trình tự kế toán
• Ở kho: Để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn NVL, CCDC, hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Thẻ kho chỉ phản ánh mặt số lượng của từng thứ, loại, nhóm NVL, CCDC theo từng lần nhập, xuất.
Kế toán vật tư là người mở thẻ kho, sau khi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho thì giao lại cho thủ kho ghi chép và bảo quản. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất NVL, CCDC phát sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL, CCDC và ghi số lượng thực Từ nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào những chứng từ này, thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của thứ, loại NVL, CCDC vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trên một dòng của thẻ kho và cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho để ghi
Ví dụ về việc ghi chép trên một thẻ kho như sau:
Thẻ kho của muối Sunfat ngoại(Na2SO4) là thẻ kho số VT0066. Một số nghiệp vụ về nhập, xuất Natri Sunfat được thủ kho ghi và phản ánh vào thẻ kho như sau:
+Tồn đầu tháng 02/2005: 5.490.043 kg tương ứng với trị giá là 5.454.459.268 đồng
+Ngày 28/02/2005 nhập kho 31.000 kg Na2SO4 được mua từ cụng ty Biên Mậu Hà Khẩu, căn cứ ghi thẻ kho là phiếu nhập kho số PN075 ngày 28/02/2005
+Ngày 28/02/2005 xuất kho 100 kg Na2SO4 cho phân xưởng Kem giặt. Căn cứ ghi thẻ kho là phiếu lĩnh vật tư hạn mức
Bảng số 08
CÔNG TY CỔ PHẦNXÀ PHÒNG HÀ NỘI XÀ PHÒNG HÀ NỘI
THẺ KHO
VT0066-Muối Sunfat ngoại Na2SO4 Từ ngày 01/02/2005 đến ngày 28/02/2005
Bảng số 09 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI
PX: Kem giặt