I. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ CCDC VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY
1. Những ưu điểm
Thứ nhất là: Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung, tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung của kế toán trưởng cũng như việc chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động SXKD của công ty.
Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, trình độ nghiệp vụ vững vàng, hầu hết có trình độ đại học hoặc tương đương, sử dụng thành thạo máy vi tính và chương trình phần mềm kế toán làm giảm nhẹ được công việc kế toán.
Thứ hai là: Hình thức sổ áp dụng
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đây là hình thức sổ đơn giản, tiện dụng, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, và đặc biệt phù hợp với việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán.
Việc sử dụng máy vi tính và chương trình kế toán máy vào công tác kế toán góp phần nâng cao tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của công ty. Ngoài ra, việc sử dụng máy tính còn góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ khối lượng công việc cho các kế toán viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu, việc cập nhật, lưu trữ và bảo quản các tài liệu kế toán.
Nhờ sự hỗ trợ của chương trình kế toán máy FAST trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro công ty đưa vào sử dụng từ năm 1998, mà việc kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo hình thức Nhật ký chung phát huy được nhiều ưu điểm, đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách, cung cấp bảng biểu phục vụ cho việc quản trị nội bộ cũng như việc lập các bảng biểu, báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Thứ ba là: Việc thu mua NVL, CCDC
Trong thời gian qua công ty đã thực hiện tương đối tốt kế hoạch thu mua NVL, CCDC phục vụ cho sản xuất. Mặc dù, khối lượng NVL, CCDC cần sử dụng lớn, đa dạng về chủng loại quy cách, phẩm chất, lại có nhiều NVL, CCDC rất phức tạp trong khâu thu mua (về nguồn cung cấp, về quá trình vận chuyển, bốc dỡ,..) nhưng công ty luôn đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất vì thiếu vật tư.
Phòng Kế toán, đặc biệt là kế toán vật tư đã theo dõi sát sao công tác thu mua vât tư, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cùng với bộ phận kế hoạch của phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm trong việc tham mưu, tư vấn về mặt chuyêm môn, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua NVL, CCDC ở công ty.
Thứ tư là: Việc sử dụng NVL, CCDC trong sản xuất
Cùng với việc thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật tư, phòng Kỹ thuật đã xây dựng cụ thể, chi tiết định mức vật tư cho từng thứ, loại sản phẩm. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng có cơ sở sử dụng tiết kiệm NVL, CCDC trong sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Việc xây dựng định mức vật tư đã giúp cho công tác quản lý NVL, CCDC trở nên hiệu quả hơn, kiểm tra, kiểm soát được kế hoạch sản xuất đối với từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng và tránh được những mất mát, hao hụt trong quá trình sản xuất, tạo ra chất lượng ổn định và uy tín trên thị trường.
Thứ năm là: Công tác bảo quản, dự trữ vật tư
Công ty đã thực hiện tốt kế hoạch thu mua, luôn bảo đảm dự trữ đủ NVL, CCDC cho sản xuất, tránh được tình trạng quá trình sản xuất bị gián đoạn, ngừng hoạt động. Việc xác định khối lượng NVL, CCDC dự trữ đã được công ty thực hiện một cách hợp lý, không gây nên tình trạng ứ đọng vốn. NVL, CCDC được bảo quản trong một hệ thống kho tàng được xây dựng và trang bị phù hợp với đặc tính lý hoá của các loại NVL, CCDC. Do đó, vật tư luôn được đáp ứng không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng, phục vụ hữu hiệu cho yêu cầu sản xuất sản phẩm.
Thứ sáu là: Về công tác tổ chức thống kê phân xưởng
Tại các phân xưởng, bố trí các thống kê viên phân xưởng làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc ghi chép ban đầu, tính toán nhập, xuất, tồn vật tư vào xưởng. Dưới góc độ quản lý nhân sự, các nhân viên này chịu sự quản lý của phân xưởng, nhưng về mặt nghiệp vụ chuyên môn, họ được phòng Kế hoạch - Tài vụ hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý nhằm gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên thống kế phân xưởng với phòng Kế hoạch - Tài vụ, đồng thời tạo điều kiện cho họ thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu.