I. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ CCDC VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY
2.Những nhược điểm
Nhìn chung, công tác NVL, CCDC ở công ty Xà phòng Hà Nội được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo việc theo dõi tình hình N - X - T được thường xuyên. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty vẫn còn những vấn đề tồn tại cần được khắc phục và hoàn thiện.
Thứ nhất: Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng
Trên thuyết minh báo cáo tài chính, công ty đã đăng ký phương pháp hàng tồn kho là phương pháp KKĐK và trên thực tế đã tính NVL xuất kho cuối tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng, kế toán vật tư tính giá NVL xuất kho như sau:
Giá trị NVL = Giá trị NVL tồn + Giá trị NVL nhập - Giá trị NVL tồn xuất trong tháng đầu tháng trong tháng cuối tháng
Song việc hạch toán thực tế của kế toán lại sử dụng phương pháp KKTX, không sử dụng các tài khoản như: TK 611, TK 631.
Thứ hai: Về việc sử dụng chung một tài khoản để hạch toán NVL, CCDC
Hiện nay, trong hạch toán NVL, CCDC, công ty chỉ sử dụng một tài khoản đó là TK 152 để theo dõi, phản ánh tình hình biến động và số hiện có của toàn bộ NVL, CCDC sử dụng trong toàn công ty. Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai, trong đó CCDC được theo dõi trên cả hai tài khoản là:
TK 1521- Vật liệu chính, phụ
TK 1524 - Nhiên liệu, vật tư dùng cho sửa chữa
Việc ghi chép và phản ánh như vậy chưa đúng với nguyên tắc hạch toán và chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. NVL sử dụng tại công ty gồm rất nhiều chủng loại, quy cách, phẩm chất lại khác nhau, CCDC tuy có giá trị thấp nhưng cũng đa dạng và sử dụng thường xuyên cho nên việc hạch toán chung NVL, CCDC trở nên phức tạp, thiếu khoa học, dễ gây nhầm lẫn. Việc quản lý cũng gặp khó khăn, không biết phải phân chia theo tiêu thức nào để quản lý, do đó ảnh hưởng hoạt động SXKD của công ty.
Thứ ba: Về hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC - đây là phương pháp phù hợp với đặc điểm của công ty. Song vấn đề quan tâm là yêu cầu của phương pháp này: Định kỳ, 5-7 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho và nhận các chứng từ kế toán về phòng kế toán để tập hợp, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trung thực, kịp thời. Nhưng tại công ty, cuối tháng công việc này mới được thực hiện, do đó cuối tháng công việc rất bận rộn, lượng chứng từ nhiều làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Do phần hành kế toán NVL, CCDC vẫn phải thực hiện bằng tay (có sự trợ giúp của máy tính) nên việc tính toán, vào sổ sách, bảng biểu (Sổ chi tiết vật tư, bảng kê xuất vật tư) của tháng này nhiều khi sang tháng sau mới làm được. Điều này đã làm ảnh hưởng đến việc thực hiện không đúng tiến độ và không phục vụ kịp thời yêu cầu nắm bắt thông tin nhanh về NVL, CCDC. Cũng vì cuối tháng kế toán mới xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ về phòng nên làm cho công tác quản lý NVL, CCDC ở công ty lỏng lẻo, công ty không nắm bắt được kịp thời tình hình biến động vật tư trong công ty.
Thứ tư: Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo số liệu cuối năm 2005 cho thấy khối lượng vật tư tồn kho của công ty lớn (82 loại khác nhau) tương ứng với số tiền là
5.163.424.548.Nguyên liệu đầu vào hầu hết là nhập khẩu từ nước ngoài ,giá nguyên liệu cao và chịu ảnh hưởng lớn của sự biến động tỷ giá Đôla Mỹ.
Trong khi đó hiện nay, công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà chỉ tiền hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng trong kinh doanh là để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hoá,... Do vậy, công ty cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi của vật tư,...Đặc biệt đối với một số nguyên vật liệu chính như Tripoly, Natri Sunfat, LAS…Các nguyên liệu này tồn kho với khối lượng lớn, giá cả lại thường xuyên biến động.
Cụ thể:
Cuối 2005 Đầu 2006
Natri Sunfat 1.500 đ/Kg 1.100 đ/ Kg
Tripoly 10.000 đ/Kg 9.300 đ/Kg
Việc tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: căn cứ vào tình hình tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng. Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 = Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N
X hàng tồn khoĐơn giá gốc -
Đơn giá ước tính có
thể bán Sau khi xác định số dự phòng cần lập kế toán ghi sổ như sau
+ Cuối niên độ kế toán xác định mức trích dự phòng cần lập (theo chế độ tài chính) tính vào chi phí
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng đến thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung như trường hợp trích lập năm nay. Nếu số dự phòng năm nay < Số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán