Hoàn thiện quy trình quản lý sử dụng vật tư nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội

Trình tự, thủ tục xuất kho NVL,CCDC

Trong quá trình SXKD, NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Có thể xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, đưa đi gia công chế biến, xuất phục vụ cho quản lý, bán hàng hoặc có thể xuất đưa đi bán,. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp. Do đặc điểm NVL của công ty là các hoá chất, do đó việc tồn kho nhiều, lâu sẽ dẫn đến hư hỏng nên khi mua NVL về phục vụ cho sản xuất, phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật phải tính toán lượng NVL nhập kho dùng trong kỳ và dự phòng cho các trường hợp cần thiết.

Hàng tháng căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, phòng Kỹ thuật lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. -Hai liên còn lại giao cho thủ kho giữ tại kho để vào thẻ kho, cuối tháng giao lại cho kế toán vật tư của phòng Kế hoạch - Tài vụ. Căn cứ để xuất kho CCDC là định mức sử dụng CCDC cho sản xuất hoặc nhu cầu sử dụng CCDC cho công tác quản lý hay bán hàng.

Khi NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho các mục đích mà không theo phiếu lĩnh vật tư hạn mức thì phải có sự đồng ý của các phòng ban chuyên môn ,còn nếu là trường hợp đặc biệt thì phải có sự đồng ý của giám đốc. Cuối tháng, sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển cho phòng Kỹ thuật 01 liên và 01 liên cho bộ phận kế toán vật tư của phòng Kế hoạch - Tài vụ. Khi khách hàng có nhu cầu mua NVL, CCDC của công ty, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu viết hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT- mẫu số 01- GTKT).

Phương pháp kế toán

• Một liên giao lại cho khách hàng khi đã tiến hành thanh toán hay chấp nhận thanh toán với kế toán tiền mặt. Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liên: Liên 01 do phân xưởng có nhu cầu lĩnh giữ, liên 02 giao cho thủ kho và liên 02 gửi cho phòng Kế toán để vào sổ chi tiết NVL. Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư với số liệu trên Báo cáo sử dụng vật tư, kế toán lập Bảng phân bổ vật tư sử dụng cho từng phân xưởng.

Tại công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay đang thực hiện chế độ khoán vật liệu cho các phân xưởng theo hạn mức sử dụng, nếu trong quá trình sản xuất, phân xưởng tiêu dùng NVL ít hơn hạn mức mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm thì phần NVL phân xưởng tiết kiệm được sẽ quy ra giá trị thực xuất và cộng vào lương cho nhân viên trong phân xưởng, định mức vật tư được tính cho cả vật liệu chính và vật liệu phụ. Tại công ty không thực hiện việc mua vật tư không qua nhập kho chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng, mà mọi NVL được mua về đều phải tiến hành nhập kho sau đó mới xuất cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng. Kế toán vật tư là người mở thẻ kho, sau khi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho thì giao lại cho thủ kho ghi chép và bảo quản.

Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất NVL, CCDC phát sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL, CCDC và ghi số lượng thực Từ nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào những chứng từ này, thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của thứ, loại NVL, CCDC vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trên một dòng của thẻ kho và cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho để ghi.

Kế toán tổng hợp NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC là cần thiết vì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, hư hỏng trong quá trình SXKD mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Bộ máy kế toán của công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung, tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung của kế toán trưởng cũng như việc chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động SXKD của công ty. Nhờ sự hỗ trợ của chương trình kế toán máy FAST trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro công ty đưa vào sử dụng từ năm 1998, mà việc kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo hình thức Nhật ký chung phát huy được nhiều ưu điểm, đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách, cung cấp bảng biểu phục vụ cho việc quản trị nội bộ cũng như việc lập các bảng biểu, báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Mặc dù, khối lượng NVL, CCDC cần sử dụng lớn, đa dạng về chủng loại quy cách, phẩm chất, lại có nhiều NVL, CCDC rất phức tạp trong khâu thu mua (về nguồn cung cấp, về quá trình vận chuyển, bốc dỡ,.) nhưng công ty luôn đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất vì thiếu vật tư. Phũng Kế toỏn, đặc biệt là kế toỏn vật tư đó theo dừi sỏt sao cụng tỏc thu mua vât tư, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cùng với bộ phận kế hoạch của phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm trong việc tham mưu, tư vấn về mặt chuyêm môn, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua NVL, CCDC ở công ty. Việc xây dựng định mức vật tư đã giúp cho công tác quản lý NVL, CCDC trở nên hiệu quả hơn, kiểm tra, kiểm soát được kế hoạch sản xuất đối với từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng và tránh được những mất mát, hao hụt trong quá trình sản xuất, tạo ra chất lượng ổn định và uy tín trên thị trường.

Thứ hai: Về việc sử dụng chung một tài khoản để hạch toán NVL, CCDC Hiện nay, trong hạch toán NVL, CCDC, công ty chỉ sử dụng một tài khoản đú là TK 152 để theo dừi, phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động và số hiện cú của toàn bộ NVL, CCDC sử dụng trong toàn công ty. Song vấn đề quan tâm là yêu cầu của phương pháp này: Định kỳ, 5-7 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho và nhận các chứng từ kế toán về phòng kế toán để tập hợp, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trung thực, kịp thời. Muốn tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC khoa học, từ đó tính toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất bỏ ra cũng như phân bổ chi phí chính xác cho từng đối tượng tính giá.

Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng là một tất yếu, khách quan mà một doanh nghiệp SXKD nào cũng nên làm để đáp ứng hơn nữa các yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng, đó là lợi nhuận. Trong những năm gần đây, công ty Xà phòng Hà Nội nắm bắt được tình hình biến động của nền kinh tế nên cũng không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, áp dụng các khoa học kỹ thuật mới, sử dụng phần mềm kế toán nên việc thực hiện công tác kế toán ở công ty được thuận tiện hơn so với trước đây.

Việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Như vậy TK 152 chỉ theo dừi, phản ỏnh số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của NVL, tránh được sự phức tạp, rắc rối trước đây. Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất kinh doanh có một số phế liệu, phế phẩm có thể thu hồi nhưng chưa được theo dừi trờn tài khoản nào, nờn trong TK 152, cụng ty nờn mở thờm một tài khoản cấp hai nữa là TK 1528 - Nguyên liệu, vật liệu khác. Tài khoản này sẽ theo dừi những NVL khỏc khụng xếp vào cỏc nhúm đó phõn loại và phế liệu thu hồi đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư được toán diện hơn.

+ Nguyên vật liệu phụ: Gồm các loại hộp nhựa, túi nilông, nhãn mác sản phẩm,.

Phương pháp ghi thẻ song song