Hoạch Định nguồn nhân lực Đề tài liên hệ thực tiễn hệ thông tin nguồn nhân lực tại một doanh nghiệp

Trong các thành phân của hệ thống thông tin quản lý thì hệ thông thông tin nguồn nhan lye Human Resours Information System - HRIS la m6t mat xich dong vai trò quan trong duoc hiểu như sa

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẢN: HOẠCH ĐỊNH NGUÒN NHÂN LỰC

Đề tài: Liên hệ thực tiễn hệ thông tin nguồn nhân lực tại một

doanh nghiệp

Lóp học phần: 232 HRMGI311 02 Nhóm trình bày: Nhóm 8

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Liên

Hà Nội, thẳng 4 năm 2024

MỤC LỤC

nhân lực 9 1.3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực - 2-2-2 ses=ssesese 9 1.3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực . 5-55 - 11 1.4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực 12 1.4.1 Thiết lập thống thông tin nguồn nhân lực 12 1.4.2 Sir dung thong thong tin nguồn nhân lực 13 1.4.3 Kiểm soát thống thông tin nguồn nhân lực 14

II Liên hệ thực tiễn hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Công ty truyền thông

2

2.2.3 Hệ thống thông tin về chính sách nguồn nhân lực tại công ty 22 2.3 Các phần mềm công ty sử dụng để quản lý hiệu quản hệ thống thông tin

nguồn nhân lực 33 2.3.1 Phần mềm Quản trị nhân sự Misa Amis 33 2.3.2 Phần mềm Quản lý công việc Lark 36 2.4 Đánh giá hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Công ty truyền thông Le

Cơ cầu tô chức của Le Bros

: Phân mềm Quan tri nhan sw Misa Amis Phan mềm Quản lý công việc Lark

Mẫu hồ sơ nhân việc của Le Bros Mẫu quản lý đơn, biểu mẫu của nhân viên Hệ thống nhắc nhớ trên Amis của Le Bros Hệ thống thông tin quản lý lương Le Bros Bang cham công của nhân viên Le Bros

10 Phiếu lương của nhân viên Le Bros Giao diện tổng quan hệ thống quản lý lương trên Amis Giao diện hệ thống quản lý lương của từng nhân viên Bảng lương của nhân viên Le Bros nam 2023 Bang danh gia hiệu quả công việc thang tai Le Bros Quy định, quy trình tuyển dụng nhân sự của Le Bros Tuyển dụng trên Website chính Le Bros

` Tuyển dụng trên Facebook của Le Bros Quy trinh dao tao cua Le Bros Quy trinh quản trị nhan sw Le Bros

17

19

19 Phần mềm Amis quản lý nhân sự của Tập đoàn truyền Thông Lê Bros

MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghệ sô hiện nay, việc quản lý thông tin nguồn nhân lực đã trở nên vô cùng quan trọng và phức tạp đối với các tổ chức và doanh nghiệp Hệ thống thông tin nguồn nhân lực không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ vả quản lý thông tin về nhân sự, mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định chiến lược

và quản lý nguồn lực con người hiệu quả Trong bối cảnh này, nghiên cứu về liên hệ thực tiễn hệ thông thông tin nguồn nhân lực tại một doanh nghiệp trở thành một đề tài đáng quan tâm và cần thiết Bằng việc khám phá và phân tích thực tiễn của hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong một môi trường thực tế, chúng ta có thế hiểu rõ hơn về vai trò, tính hiệu quả cũng như thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt trong việc quản lý nguồn nhân lực Điều này không chỉ mang lại thông tin hữu ích cho quản

lý nhân sự mà còn giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu suất lao động Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào nghiên cứu về liên hệ thực tiễn hệ thông thông tin nguồn nhân lực tại một doanh nghiệp và khám phá những phát hiện và kết luận quan trọng từ nghiên cứu nảy

L Cơ sở lý thuyết

1.1 Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.1.1 Khải niệm

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm

vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để đạt được một mục tiêu xác định của tô chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có sứ mệnh cung cấp thông tin phục vụ người sử dụng với đầu vào là dữ liệu được thu thập từ các hoạt động, nghiệp vụ của tô chức, doanh nghiệp và từ các dữ liệu của môi trường hoạt động: còn đầu ra là những thông tin có ý nghĩa, gắn với mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp

Hé théng thong tin quan ly (Management Information System - MIS) la mét cau

trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập, truyền,

và trinh bày thông tin để phục vụ cho việc hoạch định, tô chức, lãnh đạo và kiểm soát thông qua tô chức nhiều cấp để hoàn thành một mục tiêu thống nhất Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tô chức, doanh nghiệp, nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và

phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo

các quyết định trong tổ chức

Trong các thành phân của hệ thống thông tin quản lý thì hệ thông thông tin nguồn nhan lye (Human Resours Information System - HRIS) la m6t mat xich dong vai trò quan trong duoc hiểu như sau:

Hệ thống thông tín nguồn nhân lực là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu vả

dòng thông tín liên quan đến nguồn nhân lực được xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các hoạt động kh

ác của tô chức, doanh nghiệp

6

là cơ sở đề các nhà quản trị ra quyết định phân bố nguồn lực tài chính, lựa chọn nguồn lực công nghệ

- Cung cấp phương tiện đề hiểu rõ lực lượng lao động

HRIS giúp lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu nhân viên như: tên, địa chỉ, ID quốc gia, thông tin về an sinh xã hội (số số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y té ), théng tin vé thi thực hoặc giấy phép lao động và thông tin về người phụ thuộc Ở góc độ tô chức, những thông tin này là phương tiện để vận hành các chức năng như tuyển dụng, theo dõi ứng viên Mặt khác, nó cũng có thể là phương tiện để thực hiện các chức năng tự phục vụ của nhân viên

- Góp phân tăng năng suất lao động

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS góp phần tăng năng suất lao động của tổ chức, doanh nghiệp bởi vì khả năng tham gia triển khai có hiệu quả các giao dịch nội

bộ, các p1ao dịch trực tuyến, các dịch vụ nguồn nhân lực chất lượng Thông tin phản

hồi đối với nhân lực góp phần tạo động lực, gợi ý những điều chỉnh phù hợp mỗi nhân

lực Ngày nay, hệ thống thông tin nguồn nhân lực được tạo ra bới việc ứng dụng trình

độ công nghệ thông tin, theo đó có một kho lưu trữ tập trung dữ liệu mềm về nhân viên được hình thành sẽ thay thế nhu cầu lưu trữ các tệp dữ liệu giấy, cé thé dé dang bi hỏng và cần phải tìm kiếm trong lượng tệp lớn Trên cơ sở thông tin nền tảng đó sẽ tiết kiệm thoi gian, tang nang suất lao động cho bộ phận nhân sự và các công việc liên quan khác

- Tăng cường sự hợp tác trong tô chức, doanh nghiệp

Hợp tác giữa các thành viên trong bộ phận nhân lực được kích hoạt trên nền tảng của việc tích hợp các modul đữ liệu nguồn nhân lực HRIS được phát triển ứng dụng ở các bộ phận tác nghiệp khác Việc tích hợp các hệ thống yêu cầu dữ liệu nhân viên, chẳng hạn như: Bảng lương hoặc hệ thống quản lý đảo tạo trực tuyến LMS (Learning Management System) nham mục đích giải quyết các nhu cầu tương tác của các chủ thé trong tô chức

- Góp phân nâng cao năng lực cạnh tranh của tô chức, doanh nghiệp

Hệ thong thông tin nguồn nhân lực - HRIS thực sự trở thành công cụ, vù khí chiến lược của tô chức, doanh nghiệp Xét một cách tổng thế, việc giảm giá thành do tăng năng suất lao động, gia tăng liên kết; tăng doanh thu và khuyến khích hoạt động sáng tạo và đối mới trong tổ chức, doanh nghiệp (sáng kiến mới, sản phẩm mới, quy trình

7

mới, giải pháp mới ) Hệ thống thông tin nguồn nhân lực có thể tạo ra bộ phận nhân

sự chiến lược hơn, gop phan tao ra va gia tang lợi thế cạnh tranh của tổ chức, đoanh nghiệp

- Bảo mật và quyên riêng tư

Đây là vai trò xuất hiện trong bối cảnh mới - bối cảnh ứng dụng công nghệ của hệ thông thông tin nguồn nhân lực Hệ thống thông tin nguồn nhân lực số có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo mật dữ liệu nhân viên và p1ữ thông tin riêng tư Trước đây, khi sử dụng biểu mẫu giấy dưới dạng bản in hoặc bảng tính, những người có thê không có quyên truy cập thông tin vẫn có thê đễ dàng truy cập thông tin Hiện nay, HRIS có thế bảo mật thông tin tốt hơn, có nghĩa là chỉ những cá nhân có quyền truy cập thông tin

đó mới có thể truy cập được

1.2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.2.1 Chức năng lưu trữ thông tin

Chức năng lưu trữ là chức năng nên tảng của hệ thông thông tin nguồn nhân lực và

là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác Thực hiện chức năng lưu trữ có nghĩa

là thông tin nguồn nhân lực được sắp xếp, hệ thống hóa, cất giữ để phục vụ cho việc khai thác đúng mục đích

Có hai hình thức lưu trữ phố biến là lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng) và lưu trữ trên máy tính (bản mềm) Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình thức lưu trữ Việc lưu trữ thông tin trên nền tảng hệ thống chạy bởi một nền quản

trị cơ sở đữ liệu đảm bảo tính hiện đại, đữ liệu phải được thiết kế và cầu hình liên kết

chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong quản trị nguồn nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thông thông tin nguồn nhân lực phải đảm bảo tính đa chiều, tính lich sử, tính hiện tại (thông tin kịp thời)

1.2.2 Chức năng tìm kiếm thông tin

Chức năng tìm kiêm thông tin la chức năng cơ bản của hệ thông thông tin nguon nhân lực trên nền tảng lưu trữ Nhu cầu tìm kiếm trong công tác quản trị nguồn nhân

lực rất đa dạng, bao gồm: tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin đơn giản, tìm kiếm thông tin phức hợp Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, thì HRIS cho phép cán bộ nhân sự và các đối tượng liên quan thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp

1.2.3 Chức năng thông kê, phân tích, tông hợp

Thống kê, phân tích, tổng hợp là một chức năng tất yếu của hệ thông thông tin nguồn nhân lực Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các thống kê có mức độ phức tạp khác nhau theo tập các tiêu chí khác nhau phục vụ ra quyết định

Một số dạng thống kê, phân tích, tông hợp như: Số lượng nguồn nhân lực với cơ cầu nguồn nhân lực theo bằng cấp, trình độ; theo thâm niên; theo giới tính; theo tính chất công việc; theo loại hợp đồng lao động

1.2.4 Chức năng hỗ trợ

Hệ thông thông tin nguôn nhân lực còn thực hiện chức năng của một người hồ trợ như trợ lý, p1úp việc của cán bộ nhân sự Khả năng p1úp việc cho phép ví HRIS như cánh tay đắc lực của bộ phận nhân sự giúp việc trong thực hiện các tác nghiệp có tính

hệ thông, tính lặp, tính kết nối Đến HRIS có thể thực hiện được các công việc hỗ trợ như: Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân sự và biêu mẫu lưu trong hệ thống; Trích xuất, kết xuất: Kết quả đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các quyết định khen thưởng

1.3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực và cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực

Thông tin nguồn nhân lực được nhận diện với rât nhiêu loại khác nhau tùy thuộc vào tiêu thức phân loại

> Phân loại theo cap dé

Thông tin chiến lược là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính sách dai hạn của tô chức, doanh nghiệp Thông tin nảy chủ yếu phục vụ cho các nhà quản trị

cấp cao khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp cao Các dữ liệu dé xử lý loại thông tin này thường là từ phân tích môi trường quản trị

nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp

Thông tin chiền thuật là những thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức doanh nghiệp Loại thông tin nguồn nhân lực này cần vừa mang tính tổng hợp vừa đòi hỏi ở mức độ chỉ tiết nhất định dạng thống kê Thông tin chiến thuật được cấp định kỳ làm cơ sở ban hành các quyết định mang tính chiến thuật Hệ thông thông tin này bao gồm có hệ thống thông

tin phân tích và thiết kế công việc, hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực, hệ thông thông tin dao tao va phat triển nguồn nhân lực,

Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) là thông tín sử dụng trong công tác điều hành quản trị nhân lực của tổ chức, đoanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp Thông tin điều hành cân phải chỉ tiết; được rút ra

từ quá trinh xử lý các dữ liệu trong doanh nghiệp

> Phân loại theo nội dung thông tin gồm:

- Hệ thống thông tin về tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực: Có bao nhiêu tác nghiệp quản trị nhân lực thì có bấy nhiêu hệ thống thông tin con được hình thành, cập nhật và duy trì Trong đó có:

+ Hệ thống thông tin quản lý lương: với các thông tin chỉ tiết như công việc chấm công hàng ngày, bảng chấm công, thực hiện việc kiểm tra đối chiếu với số lượng báo cáo nếu đúng sẽ tiến hành cập nhật thông tin chấm công đề tính lương cho người lao động

+ Hệ thống thông tín vị trí làm việc: với các thông tin chỉ tiết như Xác định từng vị trí việc làm trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân lực đảm đương với vị trí đó; tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của phòng ban sau đó lấy thông tin của nhân lực trong công ty phù hợp với yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề và danh mục vị trí làm việc còn thiếu nhân lực

+ Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân: cụ thể như thông tin ban đầu: hỗ sơ

xin viéc, so yếu lý lịch, ; cập nhật thông tin nguồn nhân lực vào máy tính để quản ly như mã nhân lực, mã phòng ban, họ tên nhân lực, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, trình

độ học vấn, mức lương cơ bản, bậc lương,

+ Hệ thống thông tin tuyển dụng của nhân lực: bao gồm các thông tin về nhu cầu tuyến dụng như thời gian nhu cầu tuyên dụng, phòng ban có nhu cầu tuyến dụng; nhập

đữ liệu tuyển chọn để tiễn hành tuyển chọn; bộ phận tuyển dụng gửi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc và đồng thời thông báo quyết định tuyến dụng

+ Hệ thống thông tin bố trí nhân lực bao gồm các thông tin vê chuyền hóa thông tin ứng viên thành công đưa vào hồ sơ nhân sự; gắn hồ sơ nhân lực mới vào vị trí việc làm

và phòng ban tương ứng

10

+ Hệ thống thông tin đề đánh giá tình hình thực hiện công việc: với các nội dung cụ thể như các bộ phan/ phòng ban tiến hành đánh gia thực hiện công việc nhân lực của

phòng ban mình theo định kỷ; nhân viên đánh giá kiểm tra, đối chiếu rồi trình ban

giám đốc đề quyết định khen thưởng hay kỷ luật,:

+ Hệ thống thông tin đào tạo và phát triên nguồn nhân lực: bao gồm các nội dung chủ yếu là thiết kế các biêu mẫu xác định nhu cầu dành cho đối tượng đảo tạo, xác định nhu cầu đào tạo bồi đưỡng và phát triển nguồn nhân lực thuộc mỗi đơn vị; kiêm tra, đối chiếu, tông hợp, trình giám đốc đề xây dựng kế hoạch đào tạo;

+ Hệ thống thông tin về các nội dung khác: một số nội dung khác trong hệ thống thông tin nguồn nhân lực như là dữ liệu của hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đữ liệu về an toàn của người lao động như tai nạn lao động:

- Hệ thống thông tin về các yếu tố ảnh hưởng: gồm các thông tin về yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân sự Có thê kế đến như thông tin thị trường lao động

và dự báo các chỉ số thị trường: thông tin pháp luật lao động và xu hướng sửa đôi, bổ sung: thông tin về mức lương trên thị trường, dự báo xu hướng biến động: thông tin về

hệ thống giáo dục và đảo tạo; thông tin về cung ứng dịch vụ nhân sự

1.3.2 Cấu trúc hệ thông thông tin nguồn nhân lực

- Thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp

- Thông tin về chiến lược và sự thay đổi chiến lược, chính sách ngành nghề sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Thông tin về hoạt động bán hàng và Logistic của doanh nghiệp

- Thông tin về hoạt động marketing và PR

- Thông tin về hoạt động sản xuất và R&D của doanh nghiệp

- Thông tin về hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

- Thông tin về hiện trạng nguồn nhân lực:

+ Thông tin về số lượng đội ngũ nhân lực

+ Thông tin về cơ cầu nhân lực theo độ tuôi, giới tính, quê quán, trình độ, thâm niên công tác, tính chất công việc

+ Thông tin về chất lượng đội ngũ nhân lực: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất

+ Thông tin về những mong muốn kỳ vọng của người lao động

11

- Thông tin về bộ máy cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và bộ máy quản trị nhân lực trong doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp phản công chức năng quyền hạn giữa các

bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, hệ thống vị trí chức danh công việc trong doanh nghiệp

- Thông tin về hệ thống chính sách nhân lực tuyển dụng đảo tạo đánh giá, phát triển trả công

- Thông tin về hiện trạng các hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp như: hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc tuyển dụng nhân lực tổ chức và định mức lao động đảo tạo và phát triển nhân lực đánh giá nhân lực trả công nhân lực quan

hệ lao động anh toàn và vệ sinh lao động

- Thông tin về hệ thông giá trị văn hóa của doanh nghiệp

- Thông tin về năng lực tài chính và trình độ công nghệ của doanh nghiệp

- Thông tin về đội ngũ nhà quản trị trong doanh nghiệp: số lượng, chất lượng, cơ

cầu

1.4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.4.1 Thiết lập thông thông tin nguồn nhân lực

Thiết lập hệ thông thông tin nguồn nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu

thô, xử lý dữ liệu và lưu trữ thông tin nguồn nhân lực

- Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực

+ Rõ ràng: các loại thông tin làm cơ sở ra quyết định và cách nhu cầu ra quyết định

cần phải rõ rang

+ Thống nhất: nguyên tắc này có nghĩa là phương tiện lưu trữ và truyền tải thông tin, trách nhiệm quản lý quá trình, quyền truy cập vào hệ thống và mục tiêu sử dụng hệ thông thông tin cần phải được thống nhất trong một hệ thông tô chức, doanh nghiệp + Tương đồng: có nghĩa là trong hệ thống thông tin nguồn nhân lực cần phải đảm bảo: đầu ra của một hợp phần này phải là đầu vào trong một hợp phần khác

+ Duy nhất: tính duy nhất của dữ liệu được hiểu là mọi dữ liệu chỉ được phép đưa vào một lần, bởi về một đầu mối có trách nhiệm đề đảm bảo tính chính xác

+ Liên kết và kế thừa: phải có sự liên kết với các đữ liệu từ các chức năng hoạt động chính của doanh nghiệp; đồng thời phải được kế thừa tại các hệ thống thông tin nguồn nhân lực Nguyên tắc này đảm bảo tính khoa học cho hệ thống

- Các căn cứ đề thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực là: chiến lược phát triển của doanh nghiệp, tổ chức; mức độ nhất quán của hệ thống quản trị tổ chức, doanh

12

nghiệp; năng lực của nhà quản trị; quy mô hình vận hành của tô chức, doanh nghiệp và

năng lực tài chính của doanh nghiệp

- Quy trình thiết lập thông tin nguồn nhân lực gồm 2 bước là thu thập thông tin nguồn nhân lực và phân loại, lọc nhiễu, tập hợp thông tin

+ Với thu thập thông tin:

Thông tin được thu thập là những dữ liệu, thông tin hữu dụng từ nguồn bên trong và bên ngoài của tổ chức, doanh nghiệp Khi thu thập thông tin cần phải đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời Thông tin thu thập cần được triển khai một cách có

hệ thống và tương thích với quy trình, thủ tục của tô chức, doanh nghiệp

Một số phương pháp đề thực hiện công tác thu thập thông tin này như là nghiên cứu tài liệu, sử dung dịch vụ mua ngoài, (đối với dữ liệu thứ cấp) Còn đối với dữ liệu sơ cấp có các phương pháp như là khảo sát, điều tra, phỏng vấn, shi chép, quan sát trực tiếp

+ Với phân loại, lọc nhiều, tập hợp thông tin

Dữ liệu, thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau phải được phân thành các nhóm Nhưng chủ yếu được phân làm 2 nhóm là thông tin có cấu trúc và thông tin không có cầu trúc

Sau khi phân loại, thông tin được đọc nhiều để loại bỏ các thông tin thừa, thông tin không liên quan đến tô chức, doanh nghiệp Tiếp theo đó, những thông tin hữu ích sẽ được cấu trúc hóa để khai thác với sự hỗ trợ của máy tính và các phương tiện công

nghệ

1.4.2 Sir dung thong thong tin nguồn nhân lực

- Hệ thông thông tin hệ thông thông tin nguôn nhân lực được sử dụng bởi nhà quản trỊ cấp cao, quan tri cap trung, b6 phan nhan sw va nhân viên

+ Nha quan trị cấp cao là chủ thê sử dụng hệ thông thông tin nguồn nhân lực để có những thông tin hữu dụng bao gồm các thông tin quá khứ, dự báo tương lai, phân tích

xu hướng nguồn nhân lực để đưa ra các khuyến nghị, chính sách quản trị và phát triển nhân lực; các chương trình cải thiện hệ thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý, xây dựng văn hóa tô chức, doanh nghiệp,

+ Nhà quản trị cấp trung là chủ thể sử dụng hệ thông thông tin nguồn nhân lực để tạo ra các thông tin đóng vai trò phục vụ việc quản lý trực tiếp nguồn nhân lực; ra quyết định trong thu hút, phát triên và giữ chặt nhân viên dưới quyền

13

+ Bộ phận nhân sự là chủ thể sử dụng HRIS để chuẩn hóa các quy định, quy trình

và hướng dẫn nhất quán của cán bộ quản lý cấp trung Đồng thời tư vấn cho họ trong quá trình ra quyết định đối với các tình huống cụ thê

+ Nhân viên là chủ thể sử đụng HRIS để tìm hiểu những thông tin phục vụ cho quá

trình trao đôi hai chiều với nhả quản lý và đồng nghiệp

- Nội dung sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực:

+ Sử dụng để ra quyết định quản trị nguồn nhân lực của tô chức, doanh nghiệp: hệ thông thông tin nguồn nhân lực được sử dụng trong một số công việc cụ thể như tập hợp hồ sơ nhân lực; hệ thống chức danh công việc; thông tin cơ cấu nguồn nhân lực; hoạch định chiến lược, chính sách, kế hoạch tác nghiệp của nhân lực; làm ra các báo cáo quản trị nguồn nhân lực như tuyên dụng nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ nhân lực, kiểm soát quản trị

nguồn nhân lực thông qua cách chỉ tiêu quản lý hiệu quả công việc, chỉ số KPI cá

+ Sử dụng trone việc hoạch định nguồn nhân lực của tổ chức doanh nghiệp: hệ thông thông tin quản trị nhân lực có có khả năng kết nối và và ứng dụng với các thông

tin khác trong hệ thông nguồn lực của tô chức Đồng thời cung cấp khả năng tích hợp

để thực hiện việc điều hành hiệu quả hoạt động các nguồn lực khác của doanh nghiệp + Sử dụng trong hệ thống thông tin quản trị trí thức: hệ thống thông tin quản tri tri thức là một chuỗi các hoạt động nhằm sáng tạo, cung cấp, tổng hợp, chuyền hóa, phố biến và ứng dụng trí thức trong tô chức, doanh nghiệp Quản trị tri thức là nhu cầu tự thân của tô chức, doanh nghiệp để thích ứng với nền kinh tế trí thức gắn liền với sự sáng tạo của nguồn nhân lực và sự phát triển của công nghệ thông tin Quản trị trí thức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tổ là cơ sở hạ tầng và các yêu tố mềm như cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp; văn hóa tô chức và đặc điểm là hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân

lực

1.4.3 Kiểm soát thông thong tin nguon nhân lực

> Kiém soát hệ thông thông tin nguôn nhân lực là việc kiếm tra đánh giá sự phù hợp giữa kết quả đạt được và mục tiêu hệ thống hệ thống thông tin nguồn nhân lực đề ra

> Mục đích:

14

- Xây dựng các tiêu chuân kiêm soát gắn liền với hiệu quả hệ thống thông tin nguồn

nhân lực của tô chức, doanh nghiệp

- Đưa ra và thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời những dấu hiệu sai sót nhằm đảm bảo kết quả đáp ứng được mục tiêu đã đề ra

>_ Nội dung của kiểm soát

- Tiêu chuẩn kiểm soát

- Chất lượng của hệ thống thông tin: đảm bảo đạt được mục tiêu thiết kế đã đề ra; chất lượng thông tin của hệ thống đáp ứng được các chuẩn mực của hệ thống thông tin hiện hành như đảm bảo độ tin cậy, tiện lợi, kịp thời, tối ưu khả năng lưu trữ

- Việc sử dụng thông tin thi để dàng trong việc sử dụng: ứng dụng

- Mức độ thỏa mãn của người sử dụng thông tin: tạo ra những thông tin đầu ra có giá trị gia tăng, hữu dụng trong việc giải quyết và thực thi các hoạt động của tô chức, doanh nghiệp

- Tác động của hệ thống thông tin đến cá nhân và tô chức: chi phí phù hợp với điều kiện của tổ chức; mềm dẻo, linh hoạt, dễ đàng điều chỉnh, bảo trì định ky hệ thống thông tin của nhân lực

- Điều chỉnh hệ thống thông tin nguồn nhân lực

- Cập nhật đữ liệu nguồn nhân lực thường xuyên và định kỳ

- Rà soát điều chỉnh và nâng cấp hệ thống thông tin nguồn nhân lực dé dam bao tính

chính xác, kịp thời và khách quan

15

II Liên hệ thực tiễn hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Công ty truyền thông Le Bros

2.1 Khái quát công ty Công ty truyền thông Le Bros

- Giới thiệu công tp

Tập đoản Truyền thông Lê (Le Group of Companies) được hình thành từ Công ty

TNHH Lê và Anh Em (Le Bros) (thành lập năm 2002) CÔNG TY TNHH LÊ & ANH

EM (LE BROS) là một đối tác tư vấn và thực thí các giải pháp tiếp thị — truyén thong tông thế mang tính chiến lược Chúng tôi mang lại tiếng nói chung giữa các thương hiệu với người tiêu dùng của họ Chúng tôi không ngừng tìm kiếm những giải pháp, cơ hội để khách hàng đạt được những bước đột phá về tăng trưởng giá trị thương hiệu

Công ty Cô phần Truyền thông Lê (thành lập năm 2004)

Và 2014, Le Digital Co., Ltd được thành lập nhằm cung cấp các giải pháp truyền thông số (digital marketing)

Nam 2018, Vietnam CEO Corporation được thành lập, hoạt động trong lĩnh vực mở

rộng quan hệ kinh doanh

Nam 2018, Céng ty Creativa chuyén vé digital marketing duoc thanh lap

- Cac linh vực hoạt động của LeBros

+ Bao in

+ Truyén hinh

+ Báo trực tuyến

+ Truyền thông đa phương tiện

+ Giải pháp tiếp thị và quảng cáo

+ Lập kế hoạch và mua quảng cáo

+ Quan hệ công chúng

+ Tổ chức sự kiện & kích hoạt thương hiệu

16

Sang tạo — Tiên phong — Nghệ thuật - Dam mé — Nhân văn

- Cơ cấu tô chức

Le Bros là một trong những thành viên tiên phong của Le Group bao gồm rất nhiều đơn vị trực thuộc như Le Media, Le Club, CEO club, Pro Gold Le Bros được xây dựng theo cơ cấu tổ chức sau:

Hình 2 1 Cơ cấu tổ chức của Le Bros

CẤU TRÚC TẬP ĐOÀN

Công ty Tư vấn Thương hiệu,

Marketing, Quan hệ Công chúng fi RIES

Công ty chuyên

và Quản lý Sự kiện

ia — _ Công ty tư vấn truyền về giải phá

_ giảipháp -

thông, sáng tạo trên nền CREATIV® fi ÏÌiiln| ea ny ele

: thư niig (digital

~~ marketing) tảng công nghê - Digital â

si „ Tae

om, P

6 6 Côn hoạt độn

Cc hoạt đ ea 7 | II: A F ce =m Me ø ty hoạt ni động

chí chuyên nghiệp y bi rộng quan hệ kinh

2.2.1 Hệ thông thông tin về bộ máy, cơ cấu, tô chức của doanh nghiệp

Tai Céng ty Le Bros thi hé thống thông tin bộ máy cơ cầu được hoạt động dưới các phần mềm hệ thống thông tin rất bảo mật và đễ dàng sử dụng cho cả người lao động va ca quan ly

17

- Các tranp web bảo mật của công ty như website chính: https:/lebros.vn là trang web để cung cấp, cập nhật thông tin về các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như các sản phẩm, thông tin về lịch sử, quy mô, tầm nhìn, các gia tri cốt lỗi của công

ty

- Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS: Human resource information systems)

kết hợp tất cả các thông tin mà tô chức cần lưu trữ về nhân viên và vị trí Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ đề ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp

do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện

- Các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, sẽ phục

vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thế (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân nhân sự, ) Các phần mềm này sẽ cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp đồng thời cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiéu tương tác, không phải theo định ky),

- Phần mềm quản trị hệ thông: Các hệ thống điều hành, các hệ thống quan tri CSDL, phan mềm hỗ trợ hệ thống giúp cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức đễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành

Công ty hiện đang sử dụng 2 phần mềm quản trị hệ thống chính là:

- Phan mém Quan tri nhan su Misa Amis dé quản ly thông tin cá nhân, thực hiện chức năng tự phục vụ của nhân viên, bảo mật và lưu giữ thông tin riêng tư p1úp doanh nghiệp số hóa quy trình quản trị nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tôi ưu nguồn lực

18

Hình 2 2: Phần mềm Quản tri nhan su Misa Amis

AMIS THONG TIN NHAN SU é = @ AMIS CHAM CONG

h Chấm công nhiếu hình thức Quản lý thông tin, quy hoạch, bổ nhiệm

AMIS TUYỂN DỤNG @ ¬ 6 oe" Tap gms Q AMIS TIỀN LƯƠNG

AMIS BHXH @ MISAAMIS A © AMIS THUE TNCN

Quản lý, kê khai BHXH % 44 HRM ⁄ Kết nối, kê khai,

os 24 4, sh nhận kết quả Online

% So, o we “`

CS G2 AMIS MỤC TIÊU 4

Quản trị muc tiéu (KPI/OKRs)

- Phần mễm Quản lý công việc Lark đễ tăng cường và duy trì các tương tác, giao

° © AMIS DANH GIA

= Đánh giả năng suất định kỳ

(Nguôn: Ban nhân sự của Le Bros)

tiếp nội bộ, tích hợp các dữ liệu công việc (tải liệu, email, cuộc họp)

Hình 2 3 Phần mềm Quản lý công việc Lark

2.2.2 Hệ thông thông tin quản If thông tin cá nhân người lao động

Hình 2 4 Phan mém Amis quản lý nhân sự của Tập đoàn truyền Thông Lê Bros

(Nguôn: Ban nhân sự của Le Bros)

Le Bros str dung phần mềm AMIS Thông tin nhân sự đề giúp quản lý hồ sơ nhân sự

- Cập nhật thông tin (thêm, sửa, xóa), tìm kiếm, sắp xếp hé so nhân sự(theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt)

Hình 2 5 Mẫu hồ sơ nhân việc của Le Bros

20

(Nguôn: Ban nhân sự của Le Bros)

- Cơ cấu tô chức đơn vị được thể hiện dưới dang cay phan cap, Truong phong Nhan

sự sẽ tự thiết lập hệ thong va sap xếp thứ tự các bộ phận theo mô hình tổ chức cụ thể của công ty

- Thực hiện các quy trình, quy định, biểu mẫu cơ bản (nghỉ phép, di công tác, tạm ứng, thanh toán, đề xuất trang thiết bị )

Hình 2 6 Mau quan lý đơn, biều mầu của nhan viên

OO Martie vite Người nộp đơn 'Đơn vị công tác Nowy nip on — Từngày Số giờ nghỉ — LoạïngÝ Người ays

Ota @ menu te Bop 22108/202408 00 000920210800

CO Meih © Le Tr Hucre Nha Carwrunicsban Execute Nghỉ ep

D Bects @© S5herseie Content se Deo Online 22/08/2024 (900 Nahi ep Ting 28 bin ght 4

(Nguôn: Ban nhân sự của Le Bros)

21