Quản lý vận Đơn của giao hàng tiết kiệm (ghtk)

Với sứ mệnh cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng, tiết kiệm và đáng tin cậy, GHTK đã không ngừng cải tiến hệ thống quản lý vận đơn, ứng dụng các công nghệ tiên tiên để đảm bảo sự thuận

DAI HOC DIEN LỰC

ELECTRIC POWER UNIVERSITY

BAO CAO CHUYEN DE HOC PHAN

E-LOGISTICS

DE TAL:

QUAN LY VAN DON CUA GIAO HANG TIET KIEM (GHTK)

: NGUYEN VAN DANG

Giảng viên hường dẫn : NGUYÊN THỊ PHƯƠNG HẠNH

Chuyên ngành : HỆ THÓNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN

Sinh viên thực hiện:

PHIEU CHAM DIEM

Tran Anh Quang

Nguyên Van Dang

Giang Vién Cham:

MUC LUC

CHƯƠNG I1: TÔNG QUAN VẺ E-LOGISTIC SE HH 22121212 g nguy 1

1.1 Lý thuyết về E-logistics wel 1.2.1 0053 2 EECLEE ELE EE EEE CLES ELISE DES cLEELLEESDHESEGED LEEDS buEE Ee tGGGEEEE ES 2

1.2.2 Chuan bi dom hang ccccccscsssssessessessusssessessessussvessessessussressetserssesietsersutsresetsersussseserses 3

1.2.3 Cao hằng - c1 1 t1 HH1 1511111111111 1111111111 11111 11 11111 HH 1k1 T111 11111115 Ea 3 1.2.4 Giao hang tại kho người bán 1c 1 11211 211 111111112111 1111 1111101111 1110111111111 1 key 4

1.2.5 Giao hàng tại địa chỉ người IUa (c1 211212111211 111111 1111111 1111111111 111111115181 x tre 4

1.2.6 1011551577777 ằĂăăĂẶăằ 4 1.3 Vai trò của E-ÏOBISẨICS SH ng ng HH HH kh KH 111121111111 kg 5 1.4 Công nghệ hỗ trợ trong E-logistics 55: 2c 21221221 11221221 1122112121012 a 5 1.5 _ Ứng dụng của E-logistics trong doanh nghiỆp - ác TH tH 11 tr tre 6

1.6 _ Giới thiệu về công ty Giao hàng tiết kiệm (GHTTK) 2-5 ST SE r2 Ự2tE H2 2g reguờn 6

1.6.1 Giao hàng tiết kiệm (GHTK) 12c nh 2H 222121222 12012120 ng ra 6

1.6.3 Tầm nhìn và sứ mệnh +-222++2222112221122271112 1111711121211 11 ca 8 1.6.4 Thamb turn n6i Dat ccc ccc cecesseesssseessssesessseessnsccssseceeniessusnessusseeeesiessnniessuseeeenessnesensneen 8

1.7 Kết luận chương Ì cà TH ng n2 tru re CHUGNG 2: HE THONG QUAN LY VAN DON CỦA DOANH NGHIỆP GHTK

2.1 Cấu trúc và chức năng ctia hé théng quan by van dom cece ccscsssessessessesssessessesssessessessessestisene: 2.1.1 Tông quan về hệ thống quản lý vận đơn tại GHTK 50c ch nhang rướ 10

2.1.3 Các thành phân chính trong hệ thống quản lý vận đơn của GHTK nh ertye 10

2.1.4 Công nghệ được ứng dụng trong quản lý vận đơn - 1212211121 11x re 13

2.2 Quy trình vận hành và quản lý vận đơn tại GHỈTTK c1 1211211011211 111 11 111 1119k Hye 15

2.2.1 Quy trình vận hành tại GHITTK - 1 2212112111 111112191 1911511111111 111 010111111111 111 11 181 tskg 16 2.2.2 Các điểm kiểm soát quan trọng trong quy trình quản lý vận đơn của GHTK ¿ 16 2.2.3 Cách thức quản lý và theo dối thời gian thực của GHÍTÍK c2 21 2 11v re 19 2.2.4 Các chính sách và quy trình xử lý đơn hàng lỗi, hoàn hàng tại GHTK o5 c5: 21 2.3 Đánh giá hiệu quả quy trình quản lý vận đơn của GHITK c2 1 221211 Hye 23

2.3.1 Tính chính xác và độ tin cậy - L1 9n n1 1111111111111 11 11111011111 1 E11 1111111111 kkg 23

2.3.2 Tốc độ xử lý và thời gian giao hàng 50 ch ng n2 HH HH n rang rre 23

2.3.3 Tính linh hoạt và khả năng mở rỘng - 12211 21111 111111121111111111111111111 11 11111511 1H vkg 24 2.3.4 Ứng dụng công nghệ hiện đại 2 00112111 1211111111 1111011111 111111 1111111 111111 x ky 24

2.3.5 Chi phí vận hành - c1 122121121111 191 1211111111111 11111110111 11 1115 HH KH HH HH HH kg

2.3.6 Độ hài lòng của khách hàng

2.4 Kết luận chương 2 ch nh HH tt HH 2121 2 2n 212211 e se reryg

LOI MG DAU

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện

tử, logistics đã và đang trở thành một yếu tố then chót giúp tôi ưu hóa chuỗi cung ứng và đáp ứng nhu câu tiêu dùng hiện đại Sự kết hợp giữa công nghệ và logistics, được gọi là E-logistics, đã mở ra những bước đột phá trong việc quản lý và vận hành, giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chỉ phí

Một trong những doanh nghiệp điển hình trong việc ứng dụng E-logistics tại Việt Nam là Công ty Giao hàng Tiết kiệm (GHTK) Với sứ mệnh cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng, tiết kiệm và đáng tin cậy, GHTK đã không ngừng cải tiến hệ thống quản lý vận đơn, ứng dụng các công nghệ tiên tiên để đảm bảo sự thuận tiện và chính xác trong quá trình giao nhận Từ đó, công ty đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của thị trường thương mại điện tử trong nước, đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng

Quản lý vận đơn là một trong những khâu quan trọng và phức tạp nhất trong logistics, đặc

biệt là đối với các doanh nghiệp phục vụ thương mại điện tử Với sự phát triển nhanh

chóng của thương mại điện tử, yêu cầu về thời gian giao hàng, chi phí vận hành và độ chính xác ngày cảng cao, đòi hỏi các doanh nghiệp logistics phải có những giải pháp quản

lý vận đơn hiệu quả Chính vì lý do này, tôi đã chọn đề tài "Quản lý vận đơn của Giao hàng Tiết kiệm" nhằm phân tích, tìm hiểu cách thức GHTK ứng dụng E-logistics trong việc quản lý và vận hành, qua đó đưa ra những nhận định về hiệu quả và tiềm năng phát triên của hệ thong nay

Trong báo cáo này, chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào lý thuyết về E-logistics, phân tích hệ thống vận hành của GHTK và đánh giá vai trò của công nghệ trong việc nâng cao hiệu qua logistics cua doanh nghiệp

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE E-LOGISTIC

E-logistics trong TMDT B2C (Business to Customer) la toan bộ các

- E-logistics trong TMDT B2C (Business to Customer) là toàn bộ các hoạt động nhằm hỗ trợ việc di chuyên hàng hóa từ nơi cung ứng đến nơi tiêu dùng thông qua các giao dịch mua bán điện tử

- TMĐT là mô hình bán hàng online thông qua kênh bán hàng trực tuyến Với đặc thù là độ phủ thị trường rộng, độ phân tán hàng hóa cao, quy mô bán lẻ, tần suất mua lớn, mặt hàng đa dạng, thường yêu cầu giao hàng nhanh chóng và thu tiền

tận nơi

- Toàn bộ các hoạt động nhằm hỗ trợ việc di chuyển hàng hóa từ nơi cung ứng đến nơi tiêu dùng qua các giao dịch mua bán điện tử được gọi là hoat d6ng e-logistics 1.2 _ Các thành phân chính của E-logistics

Các thành phần chính của E-Logistic bao gồm:

- - Lưu kho

- Chuan bi don hang

- Giao hang

- Giao hang tại kho của người bán

- _ Giao hàng tại địa chỉ người mua

- Dropshipping

1.2.1 Lưu kho

Lưu kho: là việc duy trì một lượng hàng hóa tại các điểm dự trữ hợp lý nhằm đáp ứng nhanh nhất các yêu cầu hàng đặt Tuy nhiên do nhu cầu của khách hàng rất đa dạng nên mức độ phức tạp của hàng hóa dự trữ cũng lớn hơn gấp nhiều lần Việc quản lý và duy trì

dự trữ cần đảm bảo chính xác, linh hoạt, yêu cầu cao trong áp dụng các loại máy móc thiết bị tự động và sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý kho nhằm hỗ trợ tối đa cho các hoạt động nhận hàng, kiêm tra hàng hóa, gắn nhãn/mã vạch, phân loại, thiết lập danh mục hàng đảm bảo về thời gian, tốc độ

Hinh 1.2 Hinh ảnh lưu kho

1.2.2 Chuan bi don hang

Chuan bị đơn hàng: là hệ thống tiếp nhận, xử lý và chuân bị hàng hóa theo đơn hàng đặt từ các kênh bán khác nhau Bao gôm việc đặt hàng theo đơn hàng, đóng gói theo tiêu chuẩn để giao hàng Mức độ ứng dụng công nghệ cơ giới hóa và tự động hóa vào khâu này hết sức quan trọng vì sẽ cho phép tăng năng suất cung ứng, nâng cao tính chính xác, giảm thời gian chờ đợi của khách, nâng cao hiệu qua ban hang

lý đội ngũ giao hàng

— ở

Hinh 1.4 Hinh anh giao hang 1.2.4 Giao hàng tại kho người bản

Giao hàng tại kho của người bán: (Buy onlme, pick-up In-store) hay mua hàng online, khách đến lay hàng tại cửa hàng Cách này, khách hàng đến tận kho, cửa hàng của nhà cung cấp đề thanh toán và nhận hàng Đây là phương thức sơ khai nhất của TMĐT và không thuận tiện cho khách hàng Tuy nhiên các DN không có khả năng cung ứng dịch vụ logistics van có thé str dung

1.2.5 Giao hang tai dia chi nguoi mua

Phương thức giao hang tại địa chỉ người mua: (Buy online, ship to store) con gọi là mua hàng online, giao hàng tận nhà Cho phép hàng hóa được giao đến vị trí khách hàng yêu cầu, tạo thuận lợi cho khách nhưng lại làm tăng chi phí và nguôn luc logistics dang

kê Lúc này nhà bán lẻ B2C sẽ phải chịu toàn bộ chỉ phí vận chuyên và giao hàng, trong trường hợp còn hạn chế về vốn và năng lực giao nhận vận chuyển thì rất khó thực hiện

1.2.6 Dropshiping

Dropshipping hay giao hang bd qua khau van chuyên là một mô hình rất tối ưu, cho phép DN mua sản phẩm cá biệt từ người bán buôn và chuyên trực tiếp đến khách hàng của DN Thay vì phải mua một số lượng lớn hàng tồn kho, Nhà bán lẻ B2C chỉ đơn giản là hợp tác với một nhà cung cấp có khả năng vận chuyên và liệt kê đanh mục hàng hóa của họ có để bản Sau đó, khi nhận được đơn đặt hàng, đơn này sẽ được chuyên tiếp tới các nhà cung cấp đề thực hiện Các nhà cung cấp sẽ xuất xưởng sản phẩm trực tiếp từ nhà kho của họ tới khách hàng của DN, và DN chỉ trả phí vận chuyên cho đơn hàng

Hinh 1.5 Hinh anh Dropshipping Lợi ích của phương thức này là không cần nhiều vốn, không phải tồn kho, quay vòng vốn nhanh, không có áp lực về thời gian Đặc biệt nó phù hợp với các Doanh nghiệp bán lẻ B2C hoàn toàn thiếu mạng lưới nhà kho, phương tiện vận tải, đội ngũ giao hàng vì

đã tận dụng được toàn bộ năng lực logistics của nhà cung ứng

1.3 Vai trò của E-logistics

E-logistics đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ kinh tế số và bối cảnh thương mại điện tử ngày càng phát triển Những vai trò nôi bật của E-logistics bao gồm:

Tôi ưu hóa quy trình vận hành: Giảm thiêu các bước thủ công và lỗi sai nhờ việc tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng, giao hàng, và quản lý kho

Theo dõi và quản lý theo thời gian thực: E-logistics cho phép doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyền, định vị hàng hóa và dự đoán thời gian giao hàng thông qua các

hệ thống theo đối GPS và phần mềm quản lý vận tai (TMS)

Tăng cường khả năng phục vụ khách hàng: Khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác về tình trạng đơn hàng giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ đó tăng cường sự hai long va lòng trung thành

Giảm chỉ phí: Sự tự động hóa trong quản lý logistics giúp đoanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên, tiết kiệm chi phí vận hành và tăng cường hiệu suất

Hỗ trợ quản lý đữ liệu lớn: Hệ thống E-logistics cho phép doanh nghiệp thu thập, phân tích và sử dụng đữ liệu lớn (Big Data) để ra quyết định chính xác hơn, từ việc dự

báo nhu cầu đến tối ưu hóa kho và vận tải

1.4 Công nghệ hỗ trợ trong E-logistics

Internet of Things (IoT): Két nối các thiết bị, phương tiện và kho hàng đề thu thập

dữ liệu về vị trí, trạng thái hàng hóa và tình trạng kho bãi

Blockcham: Tăng cường tính minh bạch và bảo mật trong chuỗi cung ứng, đám bảo rằng các dữ liệu về quá trình vận chuyên và đơn hàng không thê bị thay đổi

và cải thiện các quyết định vận hành dựa trên đữ liệu thời gian thực

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Machme Learnng: Tự động hóa quá trình phân tích dữ liệu, tối ưu hóa lộ trình vận tải, và quản lý kho hàng

1.5 Ứng dụng của E-logistics trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp sử dụng E-logistics để quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của họ,

từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng Một số lĩnh vực chính bao gồm:

Thương mại điện tử (E-commerce): E-logistics đảm bảo quá trình vận chuyên nhanh chóng và chính xác cho các đơn hàng trực tuyến

Dịch vụ hậu cần (Logistics Services): Tự động hóa quản lý vận tải và kho bãi, tối

ưu hóa quy trình vận hành, giảm thời gian giao hàng và chị phí

Ngành bán lẻ (Retail): Tối ưu hóa quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng và phân phối hiệu quả đến các cửa hàng hoặc khách hàng

1.6 Giới thiệu về công ty Giao hàng tiết kiệm (GHTK)

1.6.1 Giao hàng tiết kiệm (GHTK)

6

khăng định vị thế của mình trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là trong môi trường thương mại điện tử đang bùng nỗ Giao hàng tiết kiệm chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyên hàng hóa nội địa với mạng lưới phủ sóng khắp 63 tỉnh thành

GHTK sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, với hàng ngàn tài xế

và nhân viên giao hàng Công ty không ngừng đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên đê phục vụ khách hàng tốt nhất Cùng với hơn 1000 trang thiết bị máy móc hiện đại, doanh nghiệp đã ứng dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động Logistics như:

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS): Tự động hóa quy trình tiếp nhận, xử lý và giao hàng

Ứng dụng di động: Giúp tài xế và khách hàng theo dõi đơn hàng, cập nhật trạng thái giao hàng theo thời gian thực

Công nghệ GPS: Giúp theo đối vị trí và tình trạng đơn hàng, nâng cao độ chính xác trong giao hàng

XFAST 2H Lấy - giao hàng lớn ee , GIAO THU TIN DICH VU :

Gloo nhanh chỉ CA Gioo nhơnh - An toỏn, GIA TĂNG

_ = ea ese + Bảo hiểm hàng hóa

~ Xuất giae tiếp

~ Hàng nguyên hộp + Giao hỏng theo lịch hẹn

GHTK cung cấp một loạt các dịch vụ giao hàng, bao gồm:

Giao hàng nhanh: Đảm bảo thời gian giao hàng ngắn nhất, phục vụ cả giao hàng trong nội thành và liên tỉnh

Giao hàng tiết kiệm: Dịch vụ giao hàng với chỉ phí thấp, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Dịch vụ thu hộ (COD): GHTK hỗ trợ thu tiền hàng khi giao hàng, giúp doanh nghiệp giảm thiêu rủi ro

Theo đối đơn hàng: Khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng qua ứng dung va website của GHTK, giúp tăng cường sự tin tưởng và tiện lợi

1.6.3 Tầm nhìn và sứ mệnh

Tâm nhìn: Ban hàng ở mọi nơi và được hậu cần bởi GHTK Xây dựng nen tang hau can

GHTK, lay céng nghé lam trung tam, lấy trải nghiệm khách hàng làm mục tiêu, ứng dụng

sâu rộng công nghệ và đữ liệu để tạo nên phương thức vận hành tiết kiệm và hiệu quả cao

GHTK đã phục vụ hàng triệu đơn hàng cho hàng ngàn doanh nghiệp, trở thành một trong

những đối tác logistics tin cdy cho nhiéu thương hiệu lớn tại Việt Nam Với mạng lưới có

mặt tại tat cả các tỉnh thành trên cả nước, với đội ngũ tài xế đông đáo và hệ thống kho bãi

hiện đại Công ty luôn đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ vào logistics, từ quản lý đơn hàng đến theo dõi vận chuyên, giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí GHTK đã nhận được nhiều giải thưởng trong lĩnh vực logistics và thương mại điện tử, khăng định

uy tín và chất lượng dịch vụ

1.7 Kết luận chương l

Chương I đã cung cấp cái nhìn toàn điện về khái niệm E-logistics va vai trò của nó trong việc tôi ưu hóa quy trình quản lý vận đơn Quản lý vận đơn là một yếu t6 then chốt trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp theo dõi, điều phối hàng hóa và đảm bảo giao hàng đúng hẹn, từ đó cải thiện trải nghiệm khách hàng Với sự phát triển của thương mại điện

tử, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý vận đơn ngày càng trở nên cần thiết nhằm nâng cao tính chính xác, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả vận hành

Qua phần giới thiệu về Công ty Giao hàng Tiết kiệm (GHTK), chúng ta có thê thấy rõ rằng việc áp dụng các giải pháp E-logistics hiện đại đã giúp doanh nghiệp tôi ưu hóa quy

trỉnh giao nhận, cải thiện chất lượng dịch vụ và giảm chi phí vận hành GHTK đã thành

công trong việc kết hợp công nghệ với hoạt động quản lý vận đơn, từ đó đạt được hiệu quả cao trong việc phục vụ nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Chương này đã tạo nên táng lý thuyết vững chắc đề bước sang các chương tiếp theo, noi chung ta sẽ phân tích

chi tiết cách GHTK triển khai và vận hành hệ thống E-logIstics trong thực tiễn, đặc biệt là

trong quản lý vận đơn

CHUONG 2: HE THONG QUAN LY VAN DON CUA DOANH NGHIEP GHTK 2.1 Cầu trúc và chức năng của hệ thống quản lý vận đơn

2.1.1 Tông quan vẻ hệ thống quản lý vận đơn tại GHTK

Hệ thống quản lý vận đơn (Order Management System - OMS) của Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) là nền tảng công nghệ chủ chốt giúp quản lý và theo đõi toàn bộ quy trình

giao nhận hàng hóa từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công cho khách

Hệ thống này giúp GHTK tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất giao hàng, đồng thời đảm bảo độ chính xác và minh bạch trong quản lý đơn hàng Nó bao gom cac chức năng từ nhập đữ liệu đơn hàng, xử lý thông tin, phân bổ nguồn lực đến giao nhận hàng hóa và quản lý thu hộ (COD)

2.1.2 Mục tiêu và vai trò

Hệ thông quản lý vận đơn tại GHTK được xây dựng với mục tiêu:

Tôi ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa: Nhờ vào hệ thống tự động hóa và các thuật toán tối ưu, GHTK giảm thiểu tôi đa thời gian xử lý đơn hàng, rút ngắn thời gian giao hang và giảm thiêu các sai sót có thể xảy ra

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khả năng theo dõi đơn hàng theo thời gian thực

và giao hàng nhanh chóng giúp tăng độ hài lòng của khách hàng, đông thời tạo ra sự tin

tưởng và trung thành đôi với dịch vụ của GHTK

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Trong bối cảnh thị trường giao hàng ngày cảng cạnh tranh, hệ thông quản lý vận đơn tiên tiên của GHTK giúp doanh nghiệp có lợi thê cạnh tranh về tôc độ, độ chính xác, và khả năng quan ly tot cac quy trinh logistics

Giảm chi phí vận hành: Hệ thống tự động giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực

như nhân viên, phương tiện, nhiên liệu và kho vận, từ đó giảm thiêu chỉ phí vận hành cho

doanh nghiệp

2.1.3 Các thành phần chính trong hệ thống quản lý vận đơn của GHTK

Hệ thông quản lý vận đơn tại Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) là nền tảng cốt lõi trong chuỗi cung ứng logistics của đoanh nghiệp Hệ thống nay bao gom nhiéu thanh phan liên kết chặt chẽ, giúp quản lý toàn bộ quy trình vận hành từ tiếp nhận đơn hàng đến giao nhận

và thu tiền Dưới đây là phân tích chi tiết các thành phần chính:

s* Nhập đơn hàng (Order Entry)

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý vận đơn Hệ thống nhập đơn hàng tại GHTK được thiết kế đề tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn và kiểm soát tính hợp lệ của đơn hàng ngay khi được tạo ra

Nguồn tiếp nhận đơn hàng:

10