Phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp tổ chức không gian làm việc tại ngân hàng tmcp xuất nhập khẩu việt nam tại bình dương

Tính cấp thiết của đ tài Công việc hành chính văn phòng là một hoạt động thiết yếu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp2. Vì vậy, nếu công việc của văn phòng được tổ chức thực hiện mộ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

CI

DAT HOC

| lim) DAU MOT

2009 THỦ DAU MOT UNIVERSITY

BÀI TIỂU LUẬN

1 2223402010960 — Pham Ngoc Anh

2 2223402010928 — Nguyén Nhat Hao

3 2223402010283 — Nguyén Thi Huong Tra

- Bình Dương, 20 tháng 11 năm 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ Bình Dương, tháng 11 năm 2023

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Học phẦn: LING221_ Quản trị hành chính văn phòng (0+2)

Nhóm môn hoe: TT.36

Hoc ki: 1 năm học 2023-2024

Nhóm sinh viên:

1 2223402010960 — Pham Ngoc Anh

2 2223402010928 — Nguyén Nhat Hao

3 2223402010283 — Neuyén Thi Huong Tra

Đềtài: Phân tích thực trạng và đ`ềxuất giải pháp tổ chức không gian làm việc tại

Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam tại Bình Dương

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

TT Tiêu chí đánh giá Điểm Điểm đánh giá

Trinh Quynh Lé

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀCÔNG TÁC TỔ CHỨC KHÔNG

GIAN LÀM VIỆC TAI NGAN HANG EXIMBANK CHI NHANH BINH

DUONG ioe eccscsesssssesesesssessesssesesesesescsesueceussesesesesesesesesesessaucsesesesesesesseseseecseseeesenseses 7

1.1 Khái niệm văn phòng -. - «+ TH ng ng v 7

1.2 Chức năng của văn phòng - «+5 tk SH HH HH ng nen, 7

1.2.1 Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợpp - +5 sc++< sex 7

1.2.2 Nhóm chức năng dịch vụ hậu c 5-55 < S5 sscxsersesrersss 7

1.3 Nhiém vu ctla van phon eceeeeseseeceesseceeseeceeeeeeaceeeeseeaeeseeesaceseneeeaeensees 8

1.3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh

"1001 PP 8

1.3.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tỉn -<<2 8

1.3.3 Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng ‹- 8

1.3.4 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng - « -<<++ 9

1.3.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại 5 Ặ 25c esxee 9

1.3.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng 9

1.3.7 Bảo đảm nhu c1 hậu cân, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư tài sản

của cơ quan, doanh nghiỆP - + +3 93 E19 193 1 HT ng HH 9

1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng - - «+ sen 9

1.5 Các phương pháp bố trí không gian văn phòng - ‹ - 10

CHƯƠNG 2: ƯU ĐIỂM KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC KHÔNG GIAN

LAM VIEC CUA NGAN HANG EXIMBANK Q.cecccscsscscscssescsesesesesesesesesesescseees 13

2.1 Giới thiệu chung v`êngân hàng Eximbank - ««cs« «<< s+se2 13

2.2 Các hoạt động chính của ngân hàng Eximbank - -««-s«<+ 14

2.3 Tổ chức văn phòng tại ngân hàng Eximbank - «+ << << <2 15

2.3.1 Thực trạang - - G9 HH ch HH ch Họ ch 15

2.3.3 Nhược điểm 2-222ct SE tt E 1221112112211 221171 reo 18

2.4 Con người làm việc trong văn phòng «6 set te cre 19

2.4.1 V €trinh dé chuyên môn và tổ chức nhân sự văn phòng: 19

2.4.2 V`ềvăn hóa, ứng xử - giao tiếp của nhân sự văn phòng 20

CHƯƠNG 3: ĐỀXUẤT CÁC GIẢI PHÁP CẢI TIẾN TỔ CHỨC KHÔNG

GIAN LẮM VIẸC CUA NGÀN HÀNG EXIMBANK se 22

3.1 Một số đ`ềxuất giải pháp cải tiến không gian làm việc của ngân hàng

Eximbank chi nhánh Bình [Dương - 5 5S 3 3 930 1 Y1 ng 22

Mục lục hình ảnh, đ ồthi Hình 1: Ảnh minh họa văn phòng đóng

Hình 2: Ảnh minh họa văn phòng mở

Hình 3: Phía ngoài ngân hàng Eximbank chỉ nhánh Thủ D'ầi Một Bình Dương

Hình 4: Phòng giao dịch của Eximbank chi nhánh Bình Dương

Hình 5: Phòng làm việc của các bộ phận khác ở Eximbank Bình Dương

Hình 6: Một góc của văn phòng Eximbank chi nhánh Bình Dương

Hình 7: Báo cáo thưởng niên của Eximbank năm 2020

Hình 8: Ảnh minh họa một phòng giao dịch của Eximbank

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lời mở đầi Loi df tién, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám

hiệu, khoa kinh tế của Trưởng Đại Thủ Di Một đã đưa môn học Quản trị hành

chính văn phòng vào chương trình giảng dạy Và đặc biệt, chúng em xin gửi lởi

cảm ơn sâu sắc đến cô Trịnh Quỳnh Lê đã truy đạt tất cả những kiến thức quý

báu, dẫn dắt tận tình cho chúng em trong suốt quãng thời gian học tập vừa qua

Trong suốt quãng thời gian tham gia lớp học Quản trị hành chính văn phòng

của cô, thì chúng em đã có thêm cho bản thân minh nhi‘&u kiến thức bổ ích v`ê

Quản trị hành chính văn phòng song cạnh đó chúng em cũng mong muốn mình cố

gắng học hỏi nhi `âi hơn nữa từ cô Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu

và là hành trang để chúng em có thể vững bước sau này

Bộ môn Quản trị hành chính văn phòng là môn học rất thú vị, vô cùng bổ ích

và có tính thực tế cao cũng như đảm bảo cung cấp đủ kiến thức cân thiết nhất, gấn

li với nhu cầi thực tế của chúng em Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhỉ 'âi hạn

chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhi ti bỡ ngỡ Mặc dù nhóm chúng em đã cố

gắng hết sức nhưng chắc chấn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót

và nhi 'âi chỗ còn chưa được hợp lý, kính mong quý th cô xem xét và góp ý để

bài tiểu luận của nhóm chúng em được hoàn thiện hơn nữa

Nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến quý th ¥y,

cô!

2 Tính cấp thiết của đ tài

Công việc hành chính văn phòng là một hoạt động thiết yếu của các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp Cơ quan, tổ chức, công ty muốn hoàn thành tốt chức năng,

nhiệm vụ thì trước hết phải tổ chức tốt công tác văn phòng Văn phòng chính là

nơi tổ chức hỗ trợ các nhà quản lý, nơi thông tin được biên soạn và xử lý để phục

vụ việc ra quyết định của các nhà quản lý Vì vậy, nếu công việc của văn phòng

được tổ chức thực hiện một cách khoa học, có trật tự thì việc quản lý và đi âi hành

hoạt động kinh doanh sẽ suôn sẻ, chất lượng cao sẽ thúc đẩy việc thực hiện hiệu

quả các hoạt động Mỗi doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào, đ`ôi sẽ có các công

tác tổ chức văn phòng riêng biệt Điầt này tùy thuộc vào văn hóa của doanh

nghiệp tổ chức và các đi lâi kiện khác như tài chính, vị trí, Là sinh viên năm hai,

nhóm em may mắn có cơ hội được tham quan ngân hàng Eximbank trong khóa

học kiến tập Qua đó chúng em được tận mắt nhìn nhận công tác tổ chức văn

phòng giao dịch khách hàng ở Eximbank chi nhánh Bình Dương

Mọi công tác tổ chức văn phòng đ`âi phải cho thấy được sự thuận tiện trong công tác làm việc để có thể đáp ứng khách hàng một cách tốt nhất và nhanh chóng

nhất Đi âi đó còn là yếu tố để tạo cho khách hàng có một cách nhìn thiện cảm đối

với doanh nghiệp Có thể nói rằng, khâu tổ chức văn phòng là tạo dựng bộ mặt của

doanh nghiệp, tổ chức Vì nhìn nhận được tầm quan trọng của vấn đ êtổ chức văn

phòng nói riêng và công tác quản trị hành chính văn phòng nói chung Nhóm

chúng em đềxuất đề tài “ Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp tổ chức

không gian làm việc của phòng giao dịch khách hàng tại ngân hàng tmcp xuất

nhập khẩu việt nam tại Bình Dương.” Qua đó phân tích được các ưu điểm và

những khuyết điểm còn t ân đọng Dựa vào đó góp ph đưa ra giải pháp cải tiến tổ

chức văn phòng giao dịch khách hàng

3 Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu, phân tích thực trạng, những ưu và nhược điểm trong công tác tổ chức không gian làm việc tại ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam tại Bình

5 Phạm vi nghiên cứu

- Vềnội dung: Nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp tổ chức

không gian làm việc tại ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam tại Bình

Dương

- Về không gian: Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam tại Đại 16 Binh

Dương

- V*thời gian: Tháng 11/2023

6 Phương pháp nghiên cứu và ngu Ân dữ liệu

Ð tài sử dụng hai phương pháp:

-_ Phương pháp phân tích tổng hợp hệ thống các tài liệu có liên quan

-_ Phương pháp thống kê so sánh

Neu ồn dữ liệu:

- _ Thu thập dữ liệu thứ cấp: https://eximbank.com.vn/

- _ Phu thập dữ liệu sơ cấp: sinh viên quan sát, sưu tần va thu thập thông tin

để đánh giá

7 Ý nghĩa của đềtài Dựa trên cơ sở lý thuyết v`êQuản trị hành chính văn phòng đ ềtài này nhằm phân tích thực trạng v`ề công tác tổ chức không gian làm việc của ngân hàng

TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam tại Bình Dương như thế nào Quản lý không gian

làm việc có ý nghĩa lớn trong công tác làm việc của các tổ chức, công ty, doanh

nghiệp Đây là phương pháp các công ty sử dụng để tăng năng suất, hiệu quả của

nhân viên, đ ông thời giảm chỉ phí và cải thiện hiệu suất kinh doanh

Nghiên cứu này góp phần nhìn nhận rõ ràng v`êtổ chức không gian làm việc của ngân hàng Eximbank tại Bình Dương Giúp doanh nghiệp thấy được mặt ưu

và khuyết điểm c3 khắc phục Và với mong muốn góp phn đưa ra giải pháp cải

tiến không gian làm việc cho mọi người tại ngân hàng

Qua quá trình nghiên cứu này, sinh viên chúng em có thể thấy rõ hơn v`êt ân quan trọng của công tác tổ chức không gian văn phòng

8 Kết cấu đềêtài Đ°tài g ôn 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết v`êcông tác tổ chức không gian làm việc

- Chương 2: Thực trạng và ưu điểm, khuyết điểm của tổ chức không gian làm việc

của ngân hàng Eximbank

- Chương 3: Ð xuất các giải pháp cải tiến tổ chức không gian làm việc của ngân

hang Eximbank

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG !: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀCÔNG TÁC TỔ CHỨC KHÔNG

GIAN LÀM VIỆC TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH BÌNH

DƯƠNG

1.1 Khái niệm văn phòng

Theo giáo trình của D “ng Thị Thanh Phương:

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Ngươi ta có thể gọi là: Văn phòng Giám đốc, văn phòng Nghị sỹ

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm

mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi

công việc Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn phòng Uỷ ban nhân dân

Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên v việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn

giấy tờ trong cơ quan, doanh nghiệp Nói đến văn phòng người ta thưởng nghĩ

đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư

Như vậy: Văn phòng là bộ máy đi `âi hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm

lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các đi `âi kiện vật chất cho hoạt động

của mỗi cơ quan, doanh nghiệp,tổ chức

1.2 Chức năng của văn phòng

Theo Ð ông Thị Thanh Phương, văn phòng có hai nhóm chức năng:

- _ Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp

- _ Nhóm chức năng dịch vụ hậu cẦn

1.2.1 Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp

- - Nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn văn phòng

- _ Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin

dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

1.2.2 _ Nhóm chức năng dịch vụ hậu cẦn

- - Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các đi 'âi kiện vật

chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí các phương tiện, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu

quả

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Theo D ng Thị Thanh Phương, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

- Bảo đảm nhu c3 hậu cẦn, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư tài sản của

doanh nghiệp

1.3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp Mỗi cơ quan, doanh nghiệp có nhi`âi kế hoạch, do các bộ phận khác nhau xây dựng Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của các đơn vị

và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng quý, hàng tháng, hàng tuần của lãnh đạo Giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó

1.3.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Thông tin là là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, đính xác Thông tin bao ø ân nhỉ 'âi loại, từ nhi lâi ngu lân khác nhau Ngươi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin mà cẦn phải có bộ phận trợ giúp-đó chính là văn phòng Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất

cả các thông tin đến hay đi đầâi được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

1.3.3 Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác Thông tin trong văn bản là những thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý, quản lý Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truy ` đạt các quyết định quản lý Tuy vậy việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhỉ `âI cơ quan, doanh nghiệp còn

bộc lộ nhi `âi sai sót cả v`êềnội dung và hình thức Hiện nay đã có Luật Ban hành

văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đã được sửa đổi bổ sung năm 2002 và

các văn bản dưới luật, hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản Văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc trợ giúp lãnh đạo v`êcông tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quy ân, đúng trình tự thủ tục, đạt được các yêu câi vê nội dung và thể thức văn bản

1.3.4 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Văn phòng phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và hiệu quả, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa công tác văn phòng Việc chăm lo b` dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp

1.3.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy việc tổ chức

các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại

công việc là rất quan trọng

1.3.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

Khác với hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh

trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng phải có một

bộ phận làm việc liên tục (24/24 giở) ngay cả khi doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ cuối tu ân, lễ, tết để đảm bảo trật tự, an ninh

và thông tin thông suốt

1.3.7 Bảo đảm nhu c % hậu c ân, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư tài sản của

cơ quan, doanh nghiệp

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Văn phòng lập kế hoạch nhu c3, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm các trang thiết bị hiện đại, phù hợp, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng

Oo Con người: mọi hoạt động của van phong d& truce tiép hodc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người Sự hiểu biết và tỉnh thần của mọi người sẽ

quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng

Oo Hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao ø ân: máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất Với

sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truy thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác

Oo Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định v` chức năng, nhiệm vụ, quy hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, tửng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng

oO Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đ 3y đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết

bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tấc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa

1.5 Các phương pháp bố trí không gian văn phòng

- Bố trí văn phòng đóng: gọi là văn phòng kín, văn phòng mở Đây là kiểu

bố trí văn phòng theo hình khối và sử dụng tưởng, cửa, vách ngăn để phân chia không gian, tạo ra các không gian riêng cho mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân trong môi trường làm việc

Oo

Tăng hiệu suất làm việc của từng bộ phận

Nhược điểm

Chi phí xây dựng cao

Tăng chi phí bảo dưỡng, vệ sinh

Yêu e3 diện tích không gian lớn hơn

Hạn chế sự tương tác giữa các nhân viên

Hạn chế trong việc quản lý nhân viên

Hạn chế khả năng tái cấu trúc văn phòng

Hình 1: Ảnh minh họa văn phòng đóng (Ngu: Internet)

- Bố trí văn phòng mở: là kiểu văn phòng được bố trí theo không gian chung G ấn nhi ôi phòng ban, bộ phận, nhân viên sẽ làm việc trong một không gian có ít sự tách biệt, ít phòng riêng biệt và ít không gian kin

Ưu điểm:

Tăng sự tương tác, thân thiện giữa các nhân viên

Tăng hiệu quả làm việc nhóm

Di chuyển linh hoạt

Giảm chỉ phí xây dựng và đi tư thiết bị

Tận dụng được tối đa không gian diện tích

Dễ dàng thay đổi bố trí, tái cấu trúc

Nhược điểm:

Giảm sự tập trung