Phân tích thực trạng và Đề xuất các giải pháp tổ chức không gian văn phòng của trung tâm tuyển sinh trường Đại học thủ dầu một

KHOA KINH TẾ CTBT QUAN TRI KINH DOANH PHIEU CHAM TIEU LUAN Tén hoc phan: Quan tri hanh chinh van phong Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp tô chức không gian văn phòng

QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

DE TAI: PHAN TICH THUC TRANG VA DE XUAT CAC GIAI PHAP TO CHUC KHONG GIAN VAN PHONG CUA TRUNG TAM TUYEN SINH TRUONG DAI HOC THU DAU MOT

GVGD: Khuong Thi Hué

Lop: HKL.TT.06

Ho và tên sinh viên:

Hỗ Thanh Huong - MSSV: 2123401011482 H6 Thi Thuy Trang - MSSV: 2123403010779

Pham Yén Thuong - MSSV:212510605 1060

> Bình Dương, tháng TÌ năm 20022 <

KHOA KINH TẾ

CTBT QUAN TRI KINH DOANH

PHIEU CHAM TIEU LUAN

Tén hoc phan: Quan tri hanh chinh van phong

Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp tô chức không gian văn phòng của Trung

tâm tuyên sinh Trường Đại học Thủ Dâu Một

Ý KIÊN ĐÁNH GIÁ (Cho điềm vào ô trồng, thang điểm 10/10)

3| C Phân kết luận + Tài liệu tham khảo 1,0

4 | D Hinh thitc trinh bay 1,0

DE TAI: PHAN TICH THUC TRANG VA DE XUAT CAC GIAI PHAP TO CHUC KHONG GIAN VAN PHONG CUA TRUNG TAM TUYEN SINH TRUONG DAI HOC THU DAU MOT

GVGD: Khương Thị Huế

Lop: HK1.TT.06

Ho va tén sinh vién:

H6 Thanh Huong - MSSV: 2123401011482 H6 Thi Thuy Trang - MSSV: 2123403010779

Binh Duong, thang 11 nadm 2022

V

LOI MO DAU

Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn đến trường đại học Thủ Dầu Một đã tạo điều

kiện và đưa môn học Quản trị hành chính văn phòng vào chương trình đào tạo

Đề hoàn thành bài tiêu luận này, đầu tiên chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn

đến cô Khương Thị Huế - giảng viên hướng dẫn môn Quản trị hành chính văn phòng

tại trường Đại học Thủ Dầu Một, cảm ơn cô đã sự nhiệt tình, hết mình trong việc hỗ trợ các kiến thức liên quan, kinh nghiệm thực tế của bản thân đề giúp chúng em hoàn

thành bài tiểu luận đúng với mục tiêu đã đề ra

Qua môn học đã cho chúng em có những kiến thức về nền táng và thực tế về tô chức không gian văn phòng trong các hoạt động tổ chức và phát triên của doanh nghiệp Từ đó phát triển các kỹ năng phân tích cách thức lập kế hoạch, đánh giá; thực hành những kiến

thức cơ bản về văn phòng và vận dụng các chức năng tô chức không gian văn phòng

trong thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp Từ đó đề xuất giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp

Trong quá trình làm bài không thế tránh khỏi những hạn chế và khó khăn Chúng em

rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của cô Đề chúng em tiếp thu và trưởng thành

hơn qua bài tiêu luận này

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

KHÔNG GIAN VAN PHONG Là HH HH HH HH KH HH KH HH gu 4

1.1 Khai miém van phong 176 4 1.2 Chire nang cla van phon 4 1.3 Nhiém vu ctia van pong ố 5

2 T6 chive khéng gian anh huréng dén van phong ues cssssessssessseessesssesessecssesesees 6 2.1 Phương pháp bố trí không gian dựa vào sự liên kết giữa các bộ phận 6 2.2 Phương pháp bố trí không gian dựa vào trình độ tập trung hóa công tác văn

CHUONG 2 THUC TRANG VA UU DIEM, KHUYET DIEM TO CHUC KHONG GIAN VAN PHONG CUA TRUNG TAM TUYEN SINH TRUONG DAI HQC THU

1 Tổng quan về Trung tâm tuyến sinh Trường Đại học Thủ Dầu Một 8 L.1 Co) an ố ố 8 I0) 00 an 8

1.3 Cơ cấu tổ chức 2t nHH,,121.1022 HH 02.2 He 9

2 Thực trạng tô chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyến sinh 10 P4 0 eẦe 10 2.2 Không gian phụ fTỰy - SH HH TH HT HH Hàng HH HT HH ng 10

3 Đánh giá thực trạng tổ chức văn phòng của Trung tâm tuyến sinh 11

hà occ cece eeceesssseeeeeeeeeessssnuneteeeeesssssneesessssnnmecsssssanuneeeessseneeed II

3.2 Nhược điểm 2-2: 22211221122111211121712271122111211111111112111.111.111 11 g1 re 13

CHƯƠNG 3: ĐÈ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP TỎ CHỨC KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG

CHO TRUNG TÂM TUYẾN SINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 15 3.1 Co sé dé xuat giai phap ccc cscs sssssesssesssessssessssssssssssessiessseesssecssscesiesssesseeeees 15

3.1.1 Không gian văn phòng của Trung tâm Tuyến sinh hiện nay 15 3.1.2 Phương hướng đầu tư to chức không gian văn phòng của Trung tâm Tuyen SHI 0 1 15 3.2 Giải pháp nâng cao tô chức không gian văn phòng của Trung tâm 15

C KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC HÌNH ÁNH

Hình 2.1 Các chương trình đảo tạo của Trung tâm Tuyến sinh

Hinh 2.2 Văn phòng sử dụng cửa kính

Hinh 2.3 Bàn ghế và chai xịt khuân được trang bị sẵn tại Trung tam

Hinh 2.4 Khu vực Tư van tuyên sinh

Hình 2.5 Các dãy ghế chờ tại Trung tâm Tuyền sinh

Hình 2.6 Thiếu bản gây khó khăn cho sinh viên trong quá trình thực hiện thủ tục

A PHAN MO DAU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tô chức và doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ thì cần phải t6 chức tốt công tác hành chính văn phòng đầu tiên Văn phòng chính là nơi tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tông hợp và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo Vậy nên, nếu công tác văn phòng được tô chức và làm việc khoa học, trật tự thì việc quản lý thông tin và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, dat chất lượng và thúc đây việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Không gian văn phòng không chỉ để nhân viên làm việc hàng ngảy mả còn là nơi

nghỉ ngơi, khích lệ tinh thần nhân viên sau những giờ làm việc mệt mỏi Vì vậy việc tô chức không gian của văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp vì

tô chức phải có sự hợp lí, thoải mái đề tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình và làm cho văn phòng phát triển trở thành bộ mặt của doanh nghiệp Tại Trường đại học Thủ Dầu Một, văn phòng của Trung tâm tuyên sinh là nơi phụ trách các hoạt động tư vấn tuyên sinh như: cung cấp thông tin tuyên sinh về các bậc, ngành đào tạo của trường øiúp thí sinh năm bắt được những thông tin tuyên sinh của trường Tuy nhiên việc tô chức không gian văn phòng của Trung tâm còn nhiều tồn tại nhiều điểm Xuất phát từ mong muốn tìm hiểu những điểm tổn tại đó trong công tác

tô chức gian của Trung tâm, nhóm 03 chúng em đã quyết định chọn dé tài:” Phân tích thực trạng và để xuất các giải pháp tổ chức không øian văn phòng của Trung tâm tuyến sinh Tường đại học Thủ Dầu Một”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những ưu điểm và khuyết điểm trong công tác tổ

chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyên sinh của Trường đại học Thủ Dầu

Một

Dé xuat các giai phap nham cải tiền, nâng cao công tác tô chức không p1an đề tăng chất lượng công việc cho Trung tâm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tô chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyên sinh Trường đại học Thủ Dầu Một

Pham vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Công tác tô chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyến sinh Trường Đại học Thủ Dầu Một

- Về không gian: Văn phòng Trung tâm tuyên sinh Đại học Thủ Dầu Một

- Về thời gian: Tháng 10 năm 2022

4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Đề tài sử dụng 2 phương pháp:

- Phương pháp phân tích tông hợp

- Phương pháp thông kê so sánh

Nguồn đữ liệu:

- Thu thập dữ liệu thứ cấp: website của Trung tâm tuyên sinh

- Thu thập dữ liệu sơ cấp: sinh viên tự quan sát, thu thập thông tin để đánh giá 5.Y nghia dé tai

Dựa trên cơ sở lý thuyết về Quản trị hành chính văn phòng, đề tài tập trung làm rõ thực trạng tô chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyên sinh Trường đại học Thủ Dầu Một và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác phát triển của Trung tâm

Đối với Trung tâm: Nghiên cứu góp phân giải quyết các vẫn đề liên quan đến việc

tô chức không gian văn phòng của Trung tâm Giúp Trung tâm thấy được những mặt

ưu điểm và khuyết điểm cần khắc phục Mong muốn góp phân cải tiến phong cách làm

việc, nâng cao năng suât, chất lượng làm việc của mọi người tại Trung tâm tuyên sinh

Mong muốn Trung tâm vận dụng các căn cứ khoa học đề quản lí và tô chức không gian văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác

Đối với sinh viên: quá trình nghiên cứu giúp sinh viên thấy rõ hơn về tầm quan trọng của công tác tô chức không gian văn phòng trong doanh nghiệp, đây cũng là cơ

hội đề sinh viên ôn lại kiến thức mình đã học từ đó có thê lên kế hoạch học tập, nâng

cao trinh độ, tích lũy kinh nghiệm phục vụ cho công việc tương lai

6 Kết cau dé tài

Đề tải gồm có 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết và thực tiễn về công tác tô chức không gian văn phòng

- Chương 2: Thực trạng và ưu điểm, khuyết điểm tổ chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyên sinh Trường đại học Thủ Dầu Một

- Chương 3: Đề xuất các giải pháp tô chức không gian văn phòng của Trung tâm tuyên sinh Trường đại học Thủ Dầu Một

B PHẢN NỘI DUNG CHUONG 1 COSO LY THUYET VA THUC TIEN VE CONG TAC TO CHỨC

KHONG GIAN VAN PHONG

1 Cơ sở lý thuyết

1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Người ta có thể gọi là Văn phòng Giám đốc, văn phòng Nghị sỹ

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán

bộ, công chức hàng ngày đến đó đề làm việc Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn phòng Uỷ

ban nhân dân

Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan, doanh nghiệp Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm

những công việc liên quan đên công tác văn thư

Vì vậy văn phòng là bộ máy điều hành tông hợp của cơ quan doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch

vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho mọi hoat động của mỗi cơ quan, doanh

nghiệp, tô chức [ I]

1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có hai nhóm chức năng:

- Nhóm chức năng tham mưu và tông hợp: Nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin đữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

- Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần: Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng

là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng

có hiệu quả [ I]

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây :

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp: Mỗi cơ quan doanh nghiệp có nhiều kế hoạch, do các bộ phân khác nhau xây dựng Văn phfong là đơn vị tông hợp kế hoạch tông thé của các đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, làm kế hoạch công tác hàng quý, hàng tháng, hàng tuần của lãnh đạo Giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kê hoạch đó

- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin: Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác Thông tin gồm nhiều loại, từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thê tự thu thập thông tin, xử ly tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Văn phòng là cửa số, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyền phát tại văn phòng

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng: Văn bản là phương tiện shi

tin, chuyến tin hữu hiệu vả chính xác Thông tin trong văn bản là những thông tin

chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý, quản ly, Cac cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu đề thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý Tuy vậy việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, đoanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót về nội dung và hình thức Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tô chức giải quyết và quản

lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thâm quyền, đúng trình tự thủ tục, đạt được các yêu câu về nội dung và thể thức văn bản

- Xây dựng, củng cô tổ chức bộ máy văn phòng: Văn phòng phải xây dựng được một cơ cấu tô chức thích hợp, năng động và hiệu quả, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa công tác văn phòng Việc chăm lo bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình

độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại: Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy việc tô chức các văn phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng

- Duy tri hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng: Khác với hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tải sản của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên tục (24/24 giờ) ngay cả khí doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ cuối tuân, lễ, tết đề đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chị tiêu, quản lý vật tư tài sản của cơ quan,

doanh nghiệp: Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Văn phòng lập kế

hoạch nhu cầu, dự trù kinh phi, tô chức mua sắm các trang thiết bị hiện đại, phủ hợp, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng [ I]

2 Tổ chức không gian ảnh hưởng đến văn phòng

2.1 Phương pháp bố trí không gian dựa vào sự liên kết giữa các bộ phận

- Bồ trí theo không gian mở: Các phòng ban được ngăn cách bởi các vách ngăn kính, mica trong suốt, khung nhôm, hoặc vật liệu nhẹ cách âm, có mối lắp ghép các ô

vuông cao khoảng 2m

Ưu điểm:

e_ Tiết kiệm chi phí

e Dé giam sat quan ly

e_ Tuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc,

e Dé tap trung các hoạt động văn phòng, dé thay đôi khi cần thiết

- Bồ trí không gian đóng: Tách bạch từng phòng, từng bộ phận với tường xây ngăn

cách, có cửa ra vào có thê đóng kín

Uu diém:

e Dam bao tinh riéng tu cua moi nhan vién trong văn phòng

e Phu hop véi công việc tập trung cao [1]