Đề tài phân tích thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng tại ngân hàng mb chi nhánh bình dương

Từ lâu văn phòng được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờcủa một cơ quan, đơn vị hành chính, bao gồm các công việc cụ thể như: tổ chức vănthư, đảm bảo thông tin liên

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

Sinh viên thực hiện : Võ Trần Thành Tiến – 2225106050990

Đào Quang Dương – 2223402010974

Huỳnh Ngọc Thanh Tú - 2225106050710

Bình Dương, tháng 12 năm 2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

Sinh viên thực hiện : Võ Trần Thành Tiến – 2225106050990

Đào Quang Dương – 2223402010974 Huỳnh Ngọc Thanh Tú - 2225106050710

Họ tên sinh viên thực hiện: Võ Trần Thành Tiến – 2225106050990

Đào Quang Dương – 2223402010974

Huỳnh Ngọc Thanh Tú - 2225106050710

Đề tài: Phân tích thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng tại Ngân

hàng MB chi nhánh Bình Dương

Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

TT

Tiêu chí đánh giá Điểm tối

Cán bộ chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

2.1 Thực trạng vấn đề2.2 Đánh giá, ưu khuyết điểm, nguyên nhân

Chương 3- Đề xuất/ giải pháp

2.0 đ1.5 đ

1.5 đ

3 C Kết luận + Tài liệu tham khảo 1.0 đ

TT

Tiêu chí đánh giá Điểm tối

Cán bộ chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

4 D Hình thức trình bày 1.0 đ

5 E Chỉnh sửa đề cương + Thuyết

minh tiểu luận

- Lý do chọn đề tài tiểu luận;

- Mục tiêu nghiên cứu;

- Đối tượng nghiên cứu;

- Phạm vi nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu;

- Ý nghĩa đề tài;

- Kế cấu tiểu luận

(0.15 – 0.3 điểm)

Có đầy đủ và đúng các mục:

- Lý do chọn đề tài tiểu luận;

- Mục tiêu nghiên cứu;

- Đối tượng nghiên cứu;

- Phạm vi nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu;

- Ý nghĩa đề tài;

- Kế cấu tiểu luận

(0.35 – 0.4 điểm)

Có đầy đủ, đúng

và hay các mục:

- Lý do chọn đề tài tiểu luận;

- Mục tiêu nghiên cứu;

- Đối tượng nghiên cứu;

- Phạm vi nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu;

- Ý nghĩa đề tài;

- Kế cấu tiểu luận

(0.1 – 0.5 điểm)

Trình bày cơ sở

lý thuyết và các

dữ liệu khác liênquan nhưng chưa đầy đủ với

đề tài tiểu luận

(0.6 – 1.0 điểm)

Trình bày đầy

đủ cơ sở lý thuyết và các dữliệu khác liên quan và phù hợpvới đề tài tiểu luận

(1.1 – 1.5 điểm) Chương 2: (3.5

Trình bày, mô

tả trung thực, thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện

Trình bày, mô tảđầy đủ, trung thực, thực trạng vấn đề được nêutrong tiểu luận của nhóm thực hiện

2.2 Đánh giá

ưu, khuyết Phân tích đánh giá chưa đầy đủ Phân tích đánh giá những ưu, Phân tích đánh giá những ưu, Phân tích đánh giá những ưu,

đang nghiên cứu

hoặc ngược lại

(0.1 – 0.25

điểm)

khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tíchnguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứuhoặc ngược lại

(0.3 – 0.5 điểm)

khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đềđang nghiên cứunhưng chưa đầy

đủ

(0.5 – 1.0 điểm)

khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đềđang nghiên cứu

(0.3 – 0.5 điểm)

Trình bày các giải pháp cụ thể,hợp lý, khả thi

để giải quyết các vấn đề còn tồn tại, hạn chế

và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 nhưngchưa đầy đủ

(0.6 – 1.0 điểm)

Trình bày đầy

đủ các giải pháp

cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các vấn đềcòn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2

(0.1 – 0.5 điểm)

Trình bày hợp

lý phần kết luận nhưng chưa đầy

đủ và ghi đúng quy định về phần tài liệu tham khảo

(0.6 – 0.75 điểm)

Trình bày đúng, đầy đủ, hợp lý phần két luận vàghi đúng quy định về phần tài liệu tham khảo

(0.8 – 1.00 điểm)

Trình bày đúngtheo quy địnhhướng dẫn, mẫutrang bìa, sửdụng khổ giấyA4, in dọc, cỡchữ 12 – 13,font chữ Times

Trình bày đúngtheo quy địnhhướng dẫn, mẫutrang bìa, sửdụng khổ giấyA4, in dọc, cỡchữ 12 – 13,font chữ Times

15 trang Không

có minh hoạbằng biển, bảng,hình ảnh

(0.3 – 0.5 điểm)

New Roman,khoảng cáchdòng 1.5 line, lềtrái 3cm, lề phải2cm, lề trên2cm, lề dưới2.5cm, thủ thuậttrình bày vănbản đúng quyđịnh… Số trangcủa tiểu tối thiểu

15 trang Tối đa

25 trang Cóminh hoạ bằngbiển, bảng, hình

không nhiều,không sắc nét

(0.6 – 0.75 điểm)

New Roman,khoảng cáchdòng 1.5 line, lềtrái 3cm, lề phải2cm, lề trên2cm, lề dưới2.5cm, thủ thuậttrình bày vănbản đúng quyđịnh… Số trangcủa tiểu tối thiểu

15 trang Tối đa

25 trang Cóminh hoạ bằngbiển, bảng, hìnhảnh rõ ràng, sắcnét

và nộp bài đúngthời hạn

(0.1 – 0.5 điểm)

Sinh viên trìnhcho giảng viênchỉnh sửa vàduyệt đề cươngtối thiểu 2 lần

và nộp bài đúngthời hạn

(0.6 – 0.75 điểm)

Sinh viên trìnhcho giảng viênchỉnh sửa vàduyệt đề cươngtối thiểu 3 lần

và nộp bài đúngthời hạn

(0.8 – 1.00 điểm) TỔNG CỘNG

10 ĐIỂM

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đaọ trường Đại họcThủ Dầu Một vì đã tạo điều kiện cho chúng em học và tham gia môn Quản trị hànhchính văn phòng Em muốn cảm ơn đến các anh chị ở chi nhánh MB Thủ Dầu Một đãnhiệt tình hỗ trợ và cung cấp thông tin cho bài tiểu luận của em được đầy đủ và chi tiếthơn Đặc biệt, em muốn cảm ơn giảng viên của mình đã nhiệt tình giúp đỡ, cô PhạmThị Huyền là người đã tận tình hướng dẫn đã dành thời gian, tâm huyết và tạo mọiđiều kiện để hỗ trợ nhóm của em trong suốt quá trình nghiên cứu

Tất cả thành viên trong nhóm đã không ngừng nỗ lực và cố gắng vì bài tiểu luậncuối kì này, nhưng chắc chắn một điều là không thể tránh được những điều còn thiếu

và sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề bài luận củanhóm được chỉnh chu và hoàn thiện hơn

Một lần nữa, chúng em muốn gửi lời chúc sức khỏe đến ban lãnh đạo nhàtrường, toàn bộ quý thầy cô, các thành viên trong nhóm và toàn thể sinh viên trườngĐại học Thủ Dầu Một Chúc mọi người luôn khỏe mạnh và gặt hái được nhiều thànhcông trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT i

DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ ii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU iii

A MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng & phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu & nguồn dữ liệu 2

5 Ý nghĩa của đề tài 2

6 Kết cấu đề tài 2

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU CẤU THÀNH VĂN PHÒNG 3 1.1 Một số khái niệm liên quan 3

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 3

1.1.2 Khái niệm về hành chính văn phòng 3

1.1.3 Vị trí, vai trò của một văn phòng 3

1.1.3.1 Vị trí 3

1.1.3.2 Vai trò 4

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 5

1.1.4.1 Chức năng 5

1.1.4.2 Nhiệm vụ 5

1.2 Các yếu tố cấu thành nên một văn phòng 6

1.2.1 Yếu tố về con người 6

1.2.2 Hệ thống trang thiết bị 6

1.2.3 Hệ thống nghiệp vụ hành chính 6

1.2.4 Hệ thống nguyên tắc thủ tục 6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH NÊN VĂN PHÒNG TẠI MB BANK 8

2.1 Vài nét về MB Bank 8

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về MB Bank 8

2.1.2 Sự hình thành và cơ cấu của MB Bank chi nhánh Bình Dương 9

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của ngân hàng MB 9

2.2 Thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng trong MB Bank 11

2.2.1 Yếu tố con người 11

2.2.2 Hệ thống trang thiết bị 11

2.2.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục 12

2.2.4 Hệ thống nghiệp vụ hành chính 12

2.2.4.1 Công tác Văn thư – Lưu trữ 12

2.2.4.2 Xử lý thông tin 15

2.3 Đánh giá thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng trong MB Bank 16

2.3.1 Ưu điểm 16

2.3.2 Nhược điểm 16

2.3.3 Nguyên nhân 16

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG MB CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG 18

3.1 Nâng cao chất lượng nhân sự 18

3.1.1 Đối với người lãnh đạo 18

3.1.2 Đối với nhân viên văn phòng 19

3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 19

3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty 20

3.4 Đổi mới trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 20

C KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 2.1: Logo MB Bank 7

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức 8

12

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Bảng 2.3: Trang thiết bị 11

13

A MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công cuộc công nghiệp cách mạng 4.0 ngày càng có sự ảnh hưởng rất lớn đếncác nước đã và đang phát triển, nắm giữ nhiều quyết định quan trọng của nền kinh tế,Việt Nam đã có những phát triển vượt bậc trong thế kỉ vừa qua về mọi mặt Một đấtnước muốn phát triển thì phải có một bộ máy hành chính vững vàng, và tiền đề cho sựvững vàng ấy đến từ những văn phòng dưới cấp Theo những thống kê tính đến hiệnnay, Việt Nam có hai loại hình văn phòng đó là văn phòng truyền thống và văn phònghiện đại, đối với văn phòng hiện đại với sức ảnh hưởng cuộc cách mạng công nghiệp4.0 đã tạo ra nhiều loại hình văn phòng với mô hình và đặc điểm khác nhau

Từ lâu văn phòng được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờcủa một cơ quan, đơn vị hành chính, bao gồm các công việc cụ thể như: tổ chức vănthư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất, lưu trữ hồ sơ và phương tiệnlàm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…Xây dựng văn phòng hiện đại không chỉcòn là công việc của các nước công nghiệp tiên tiến trên thế giới mà nay đã và đang làvấn đề bức thiết của các cơ quan và các tổ chức kinh tế ở nước ta

Nghiên cứu về vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng đã trởthành một vấn đề rất phổ biến trong ngành quản trị học Với những sự tìm hiểu và đithực tế tại Ngân hàng MB Bình Dương, nhóm chúng em mong muốn đưa ra cách nhìntổng quát hơn về các yếu tố cấu thành văn phòng để từ đó cần giữ gìn, xây dựng môitrường công sở tiện nghi và thông minh

Nhận thấy tầm quan trọng của văn phòng và để tìm hiểu thực trạng và có giảipháp khắc phục những hạn chế, thiếu sót về yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động hànhchính văn phòng thì nhóm đã quyết định lựa chọn Ngân hàng MB Bình Dương để thựchiện đề tài: “Phân tích thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng tại Ngân hàng

MB chi nhánh Bình Dương ” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nângcao chất lượng hành chính văn phòng tại Ngân hàng MB

2 Mục tiêu nghiên cứu

1

Tìm hiểu cơ sở lý luận liên quan các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đếnhoạt động hành chính văn phòng trong Ngân hàng MB.

Tìm hiểu,phân tích thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đếnhoạt động hành chính trong Ngân hàng MB

Kiến nghị, đề xuất ra những giải pháp để nâng cao chất lượng văn phòng

3 Đối tượng & phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu bốn yếu tố cấu thành nên văn phòng: Yếu tố

con người; Hệ thống trang thiết bị; Hệ thống thủ tục; Hệ thống nghiệp vụ hành chínhcủa văn phòng MB Bank

Phạm vi nghiên cứu: Tầng 1 của Ngân hành MB

4 Phương pháp nghiên cứu & nguồn dữ liệu

Đề tài được hoàn thiện dựa trên những nguồn tài liệu từ website, sách, báo chí

để tìm hiểu về lí thuyết của đề tài Bên cạnh việc tìm hiểu trên cơ sở kết hợp nghiêncứu các tài liệu thứ cấp, sơ cấp, nhóm còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu địnhtính, khảo sát, mô tả, so sánh, đối chiếu và suy luận logic

5 Ý nghĩa của đề tài

Là tiền đề vững chắc để hoàn thiện công tác hành chính của văn phòng

Là nguồn tài liệu tham khảo dành cho các môn học sau này

6 Kết cấu đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành nên văn phòng

Chương 2: Thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng trong MB Bank.Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại Ngânhàng MB chi nhánh Bình Dương

2

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU CẤU THÀNH VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan.

1.1.1 Khái niệm về văn phòng.

Theo tác giả Lưu Kiếm Thanh có khái niệm về văn phòng như sau:

“Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm

cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc v.v…

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.”[3]

Tóm lại: “Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”

1.1.2 Khái niệm về hành chính văn phòng.

Theo Nguyễn Hữu Thân định nghĩa: “Hành chính văn phòng là văn phòng diễn

ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các

hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất”.[4]

1.1.3 Vị trí, vai trò của một văn phòng.

1.1.3.1 Vị trí.

Văn phòng là nơi trụ sở làm việc của cơ quan là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơquan với các cơ quan, tổ chức và công dân, thông qua cơ quan, văn phòng thể hiệnđược tính chất nghiêm túc, lịch sự nơi công sở

Năm 1950, chủ tịch Hồ Chí Minh đã đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng

ở Chiến khu Việt Bắc, Bác đã nêu rõ: “ Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán

3

bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”[7] Qua câu nói của Bác đã làm rõ cho

ta thấy tầm quan trọng của văn phòng, công việc văn phòng tác động sâu sắc thế nàođến kết quả của những bộ phận khác và nhiều cán bộ, ảnh hưởng đến việc quyết địnhcủa các nhà lãnh đạo, quản lý

Văn phòng là một đơn vị tổ chức cơ quan Có cơ quan là có bộ phận vănphòng Văn phòng là bộ máy giúp việc, là “tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan

1.1.3.2 Vai trò.

Theo Tô Thị Thơm (2017) có viết trong đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan” đã nêu ra những vai tròquan trọng của văn phòng:

“Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện các quá trình quản lý, điều hành

của cơ quan, tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông quavăn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệmtheo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo

cơ quan Như vậy, đây là chức năng vô cùng quan trọng Các bộ phận, phòng ban khácthực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt độngcủa cơ quan sẽ bị ngừng trệ

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ

đối ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổchức Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từnhững nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo nhữngkênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng Nóquyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng là bộ

máy làm việc giúp thủ trưởng Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện cácmục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…

Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc cá nhân, phòng ban tớithủ trưởng để đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức

Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và

ngoài tổ chức

4