Đề tài phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng trong phòng Đào tạo Đại học trường Đại học thủ dầu một

KHOA KINH TE CTDT QUAN TRI KINH DOANH PHIEU CHAM TIEU LUAN Tén hoe phan: Quan tri hanh chính văn phòng Lớp/Nhóm môn học: D22KITO0I — Học kỳ: 3 Năm học: 2022 — Họ tên sinh viên thực hiệ

be KG

WP rnc Dav sợi

BAI TIEU LUAN

MON HQC: QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

DE TAI: PHAN TICH THUC TRANG VA DE XUAT GIAI PHAP

VE CAC YEU TO CAU THANH VAN PHONG TRONG PHONG DAO TAO DAI HOC TRUONG DAI HOC THU DAU MOT

Giáo viên hướng dẫn Phạm Thị Huyền

Lớp

Sinh viên thực hiện Hồ Chu Huy —

Đào Võ Như Quỳnh — Nguyễn Thùy Trang —

—————>-*>›«}*‡‹»=—= t=———

S6 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

SẺ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

Op HE

WP rnc Dav sợi

BAI TIEU LUAN

| MON HOC: QUAN TRI HANH CHÍNH VĂN PHÒNG (|

DE TAI: PHAN TICH THUC TRANG VA DE XUAT GIAI PHAP

VE CAC YEU TO CAU THANH VAN

DAO TAO DAI HOC TRUONG DAI HOC THU DAU MOT

Giáo viên hướng dẫn Phạm Thị Huyền

Lớp

Sinh viên thực hiện Hồ Chu Huy —

Đào Võ Như Quỳnh — Nguyễn Thùy Trang —

KHOA KINH TE CTDT QUAN TRI KINH DOANH

PHIEU CHAM TIEU LUAN

Tén hoe phan: Quan tri hanh chính văn phòng

Lớp/Nhóm môn học: D22KITO0I —

Học kỳ: 3 Năm học: 2022 —

Họ tên sinh viên thực hiện: Hồ Chu Huy —

Dao V6 Nhu Quynh — Nguyễn Thùy Trang —

Đề tài: Phân tích thực trạng và để xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn trong phòng Đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dâu Một

Chương 2

2.1 Thực trạng vấn đề 20đ

2.2 Đánh giá, ưu khuyết điểm, lsd

Chuong 3 Dé xuất giải pháp lsd

C Kết luận + Tài liệu tham khảo 1.04

RUBLIC CHAM DIEM

0 dié — 1.5 dié

Chương 2:

(3.5 điể

ự a a a

an đề| ấn dé duo chua dang tin ca a é ấn đề| w ự a

é (0.0 dié dug ê| â ủ ự é au

ậ ậ ủ uw) ệ ứ ự ệ (2.0 dié ệ ứ êu nhưng ứ

1,0 dié 1,5 dié 2,0 dié

2.2 Đánh | Phân tích đả á | Phân tích đá á | Phân tích đá á|Phântchđá á

giá ưu, |chưa đầy đủ ữ ững ưu, khuyế ững ưu, khuyế ững ưu, khuyế

é ưu, khuyết điể |điể ặ ự | dié ặ ự | điể ặ ự

điể al a ự ạ a é A a é 4 a é 4

Ậ sợ é A 4 o| 4 oi, khokhin| 4 of, khOkhain| 4 ợ

khó khăn), khó khan nhung | nhung khong phan u khan va nguyén

4 ủ| ủ img u,| điể ặ ự |ưu, khuyết điể

đề đang ững ưu, khuyế ết điể a a é a| a ự

w | dié a ự ự a 4 4 ơi khókhăn| ạ é a (1.5 dié a é al a 4 o andédangnghién| 4 o

ậ ợi khó khăn khăn van đề đang | ứu nhưng chưa ăn vấn đề đang

ấn đề đang nghiên ứ ặ | đầy đủ ứ

Ứ ặcngượ ạ |ngượ ạ — 1.0 dié — 1.5 dié

é a a ữ | éc đã lam duo ữ êcđã

ữ ệc đã làm| éc da lam duo alam duo

a chuong 2 chuong 2 chưa đầy đủ chương 2

— 0.25 dié — 0.5 dié — 1.0 dié — 1.5 dié

a bay tuong dé ợ Trình bày đúng,

é 4 |phần kết luận và| ợ aé a a é 4|day dio

ệ | phan tài liệu tham |và ghi trong đố | nhưng chưa đầy đủ| à A

a |khao, hoặc ghi |đúng quy di ễ | và ghi đúng ghi đúng quy (1.00 dié không đúng quy a ệ quy đi é aldi é oa

dinh a é a | é a (0.00 dié — 0.5 dié — 0.75 dié — 1.00 dié

Trinh bay đúng quy | Trình bay đúng | Trình bày đúng

wr ding quy di định theo hướ theo quy di theo quy di

hướ a a| a 4 hué a a | hud a a điề wuld iu ô á ou rou

ủ ậ|văn bản đúng quy| ủ â & dud

trình bày văn bả | định Số ủ | văn bản đúng quy ủ a

ding quy dinh | é 4 định Số ú | trình bày văn bả

a é ệt đề cương cương tố é cương tố é décuongts é

(0.00 dié a ép bai ding} a ép bai ding} 4 é (1.00 dié oa oa ding tho a

— 0.5 dié — 0.75 dié — 1.00 dié

ö

Ọ

10 DIE

LỜI CẢM ƠN

Kính gửi ban lãnh đạo trường Đại học Thủ Dầu Một, chúng em xin gửi lời cảm ơn

vì đã tạo điều kiện cho chúng em học và tham gia môn Quản trị hành chính văn phòng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thành viên trong nhóm, những người đã đóng

góp và hỗ trợ cho việc thực hiện bài luận nay Em muốn cảm ơn đến các thầy cô ở phòng

Đào tạo Đại học đã nhiệt tình hỗ trợ và cung cấp thông tin cho bài tiêu luận của em được đầy đủ và chỉ tiết hơn Đặc biệt, em muốn cảm ơn giảng viên của mình đã nhiệt tình giúp đỡ, cô Phạm Thị Huyền là người đã tận tình hướng dẫn đã dành thời gian, tâm huyết và tạo mọi điều kiện đề hỗ trợ nhóm của em trong suốt quá trình nghiên cứu

Là bài luận cuối kỳ của môn Quản trị hành chính văn phòng, tất cả thành viên trong

nhóm đã không ngừng nễ lực và cố găng, nhưng chắc chắn một điều là không thê tránh được những điều còn thiếu và sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý

thầy cô để đề bài luận của nhóm được chỉnh chu và hoàn thiện hơn

Một lần nữa, chúng em muốn gửi lời chúc sức khỏe đến ban lãnh đạo nhà trường, toàn bộ quý thầy cô, các thành viên trong nhóm và toàn thể sinh viên trường Đại học

Thủ Dầu Một Chúc mọi người luôn khỏe mạnh và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

ức năng nhệ wy ua van phong

ức năng của văn phòng:

ự ạ ế 6 4uthanh van phòng trong phòng Đào tạođạ ọ

DANH MUC CHU VIET TAT

CHU VIET TAT

ĐIĐH

QD

NOI DUNG Giao su Tién si

Thac si

Nghiên cứu sinh

Đào tạo Đại học

Ủy ban Nhân dân

Bộ Nội Vụ Thông tư Thủ tướng

Quyết định

DANH SÁCH BẢNG BIEU

Bảng 2.0 1: Thống kê tần suất của con người theo giới tính

Bảng 2.0 2: Trang thiết bị văn phòng

DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỎ THỊ

Hình 2.2: Sơ đồ tô chức phòng Dao tạo đại học

Hình 2.3: Trang thiết bị văn phòng

Hình 2.4: Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công việc

A PHẢN MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài

Trên thế giới, cuộc công nghiệp cách mạng 4.0 có sự ảnh hưởng rất lớn đến các nước đã và đang phát triển, nắm giữ nhiều quyết định quan trọng của nên kinh tế, Việt

nam đã có những phát triển vượt bậc về mọi mặt Đất nước phát triển là cơ sở để các nhà lãnh đạo cần đề cao sự hậu thuẫn của văn phòng Theo thống kê tính đến hiện nay

Việt nam có hai loại hình văn phòn đó văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại, đối với văn phòng hiện đại với sức ảnh hưởng cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã

tạo ra nhiều loại hình văn phòng với mô hỉnh và đặc điểm khác nhau

Từ lâu văn phòng được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của

một cơ quan, đơn vị hành chính, bao gồm các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất, lưu trữ hồ sơ và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý Xây dựng văn phòng hiện đại không chỉ còn là công việc của các nước công nghiệp tiên tiến trên thé giới mà nay đã và đang là vấn đề bức thiết của các cơ quan và các tô chức kinh tế ở nước ta

Nghiên cứu về vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng đã trở thành một vấn đề rất phố biến trong ngành quản trị học Nhờ tìm hiểu tài liệu và đi thực tế tại

hòng Đào tạo Đại học, nhóm tác giả mong muốn đưa ra cách nhìn tổng quát hơn về yếu tế cầu thành văn phòng dé từ đó cần giữ gìn, xây dựng môi trường công sở tiện nghỉ

Nhận thấy tâm quan trọng của văn phòng và dé tim hiểu thực trạng và có giải pháp khắc phục những hạn chế, thiếu sót về yếu tổ ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn

phòng thì nhóm đã quyết định lựa chon hong Dao tao Đại học rường Đại học Thủ Dà

Một đề thực hiện đề tài “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cầu thành văn phòng ảnh hướng đến hoạt động hành chính văn phòng trong phòng Đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dâu Một” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng

cổ và nâng cao chất lượng hành chính văn phòng tại hong Dao tao Dai hoc Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lý luận liên quan các yếu tổ cầu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong p DTDH

hoạt động hành chính trong phòng ĐTĐH

Đưa ra giải pháp khắc phục, nâng cao chất lượng làm việc tại phòng ĐTĐH

„ Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu các yếu tố cầu thành văn phòn Yếu tổ con người; Hệ thống trang thiết bị; Hệ thống thủ tục; Hệ thống nghiệp vụ hành chính của

phòng Đảo tạo Đại học Thủ Dầu Một

Phạm vị nghiên cứu: Phòng Đào tạo Đại học Thủ Dầu Một

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Đề tài thực hiện trên cơ sở kết hợp nghiên cứu các tài liệu thứ cấp, sơ cấp, thực hiện các phương pháp nghiên cứu định tính, khảo sát, mô tả, so sánh, đối chiếu và suy

luận logic

Nguồn đữ liệu: Phương pháp thu thập tài liệu từ phòng DTDH, w

báo chí để tìm hiểu lý thuyết đề tài nghiên cứu

Ý nghĩa của đề tài

Làm căn cứ để hoàn thiện công tác hành chính của phòng ĐTĐH

Đây là nguồn tài liệu tham khảo cho các môn học sau có liên quan

Kết cầu của đề tài

Kết cầu của đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý thuyết về các yếu tô cấu thành văn phòng

Chương 2: Thực trạng các yếu tố cầu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động

nh chính văn phòng trong phòng Đảo tạo Đại học

Chương 3: Đề xuất các giải pháp và kiến nghị

B PHAN NOI DUNG CHUONG 1: CO SO LY THUYET VE CAC YEU CAU THANH VAN

1.1 Một số khái niệm

ệ ề hành chính văn phòng heo Nguyễn Hữu Thân định nghĩa: “Hành chính văn phòng là văn phòng diễn ra

các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thao sử đụng và tô chức các hỗ

sơ, công văn giáy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất”.[2]

ệ văn phòng Theo tác giả Lưu Kiếm Thanh có khái niệm về văn phòng như sau:

“Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của mỘI Cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thâm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa

điềm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, don vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc v.v

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tô chức, trong đó điền ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tò, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.”[1]

Tóm lại: “Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều

kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tô chức đó”

i úủ văn phòng

i ua van phong Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tô chức và công dân, thông qua cơ quan, văn phòng thê hiện được tính chất trang nghiêm công sở

Năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiến khu Việt Bắc, Bác đã nêu rõ: “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giú

lãnh đạo giải quyết công việc không đúng” Câu nói của Bắc Hồ đã làm nỗi bật tầm quan trọng của văn phòng, công việc của văn phòng tác động đến kết quả của mọi bộ

ân và nhiều cán bộ, ảnh hưởng đến quyết định của các nhà lãnh dao, quan lý

Văn phòng là một đơn vị tô chức cơ quan Có cơ quan là là có bộ phận văn phòng Văn phòng là bệ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, la “Tai ma?’ cha Thú trưởng

cơ quan

ủa văn phòng Theo Tô Thị Thơm (2017) có viết trong đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan” đã nêu ra những vai trò quan trọng của văn phòng:

“Tứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tô chức Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyên giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo

dõi, đôn đốc, nhắc nhớ việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

Như vậy, đây là chức năng vô cùng quan trọng Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan

sẽ bị ngừng trệ

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối

ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là “công gác thông tin” của cơ quan, tô chức Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyên phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tô chức

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án

Thứ ta, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ

quan, tô chức Văn phòng là nơi trung chuyên mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới

thủ trưởng để đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức

ngoài tô chức

Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tông hợp cho hoạt động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây dựng mới ,

sửa chữa, mua săm các trang thiết bị hoạt động ”

Wwe nang, nhié =u ú văn phòng

ức năng củ văn phòng Chức năng tham mưu ông hợp

“Tham mưu tổng hợp là việc đưa ra các sáng kiến, đề xuất các chủ trương, đưa ra được các giải pháp, cách thức tô chức triển khai thực hiện phù hợp, khoa học, hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo quản lý, chỉ đạo, điều hành tốt mọi công việc của tô chúc” Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc phương pháp tô chức

công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ

Phối hợp với các cơ quan chức năng phô biến và triễn khai các văn bản pháp luật

của cơ quan cấp trên

Tư vấn cho Thủ trưởng và chịu trách nhiệm về thủ tục pháp lý về kỹ thuật trình

bày văn bản do cơ quan ban hành

Biên tập, quản lý hồ sơ, tài liệu các cuộc họp của cơ quan

— tô chức

Thực hiện công tác văn thư — lưu trữ

Tô chức giao tiếp đôi nội, đôi ngoại của cơ quan

Quản lý tổ chức, biên chế, nhân sự của phòng

Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, triển khai, theo đõi về cải cách hành chính trong phạm vi công sở

* Hậu cần

Bề trí, sắp xếp nơi làm việc, mua săm và quản lý thiết bị, phương tiện làm việc,

quản lý, tài chính, kinh phí của cơ quan, tổ chức

Quản lý công tác tài vụ kế toán, tài sản của cơ quan

Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc

Chăm lo các dịch vụ y t6, nhà khách, lễ tân

Các yếu tô cấu thành văn phòng

é conngườ Mọi hoạt động trong văn phòng đều liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến yếu tô con người Tác động đến sự nhiệt tình làm việc của nhân viên văn phòng sẽ quyết định

phần lớn đến hiệu quả làm việc của văn phòng

Là một yếu tế không thẻ thiếu trong văn phòng, bao gồm: máy móc văn phòng, trang thiết bị kỹ thuật, yếu tổ vật chất Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, hệ thông trang thiết bị văn phòng ngày nay càng hiện đại giúp văn phòng thực hiện công việc xử lý, lưu trữ và xử lý thông tin hoạt động truyền tin trong cơ quan, địa phương, ngành, cả nước và giữa các nước được nhanh chóng, thuận tiện và chính xác

ệ 6 a uu

Đây là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của

các bộ phận, cá nhân Các nguyên tac thủ tục này là cơ sở cho việc thực hiện nhiệm vụ

của tất cả các bộ phận và cá nhân, bao gồm cả văn phòng

ệ ố ệ

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được thiết lập đầy đủ với sự hỗ trợ của các

trang thiết bị hiện đại, giúp công việc hành chính văn phòng được thông suốt, trôi chảy

và hợp lý theo các quy tắc, quy trình thống nhất Nghiệp vụ hành chính văn phòng có

vai trò kết nối giữa các thiết bị kỹ thuật với con người làm việc trong văn phòng, tạo nên

sự hài hòa trong cầu trúc văn phòng