Đề tài phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng Đến hoạt Động văn phòng trong phòng Đào tạo

ấ ế ủa đề Từ lâu văn phòng được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, đơn vị hành chính, bao gồm các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thô

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

VĂN PHÒNG TRONG PHÒNG ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT.

Giáo viên hướng dẫn PHẠM THỊ HUYỀN

Lớp

Sinh viên thực hiện HỒ CHU HUY

ĐÀO VÕ NHƯ QUỲNH NGUYỄN THÙY TRANG

Bình Dương, tháng 7 năm 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

THỦ DẦU MỘT.

Giáo viên hướng dẫn PHẠM THỊ HUYỀN

Lớp

Sinh viên thực hiện HỒ CHU HUY

ĐÀO VÕ NHƯ QUỲNH NGUYỄN THÙY TRANG

Bình Dương, tháng 7 năm 2023

KHOA KINH TẾ

CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng

Mã học phần: LING221

Lớp/Nhóm môn học: D22KITO01

Học kỳ: 3 Năm học: 2022

Họ tên sinh viên thực hiện:

Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh

hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong phòng đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu Một

Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

Tiêu chí đánh giá Điểm

tối đa

Điểm đánh giá

Cán bộ chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

Tiêu chí đánh giá Điểm

tối đa

Điểm đánh giá

Cán bộ chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

2.2 Đánh giá, ưu khuyết điểm,

Chương 3

C Phần kết luận + Tài liệu tham

khảo

D Hình thức trình bày

E Chỉnh sửa đề cương + Thuyết

minh tiểu luận

Điểm tổng cộng

Bình Dương, ngày tháng năm 2023

Đối tượ

ứ

ạứ

Phương pháứ

Ý nghĩa đề

– 0.1 điể

Có nhưng không đầy đủ và đúng

ọn đề

ụứĐối tượứạứPhương pháứ

Ý nghĩa đề

ậ

– điể

– điể

Trình bày cơ sở

nhưng chưa đầy đủ ới đề

– điể

– điể

– điể

Trình bày cơ

ánhưng chưa đầy đủ ới đề

– điể

ặc ngượ ạ

– 0.5 điể

Phân tích đá áững ưu, khuyế

– 1.0 điể

Phân tích đá áững ưu, khuyế

ạchương 2

– 0.25 điể

á

ợp lý nhưng chưa khảđầy đủ để ả

ại chương 2 nhưng chưa đầđủ

ạchương 2

– 1.5 điể

tài liệu tham

khảo, hoặc ghi

đúng, đầy đủ, hợp lý phần két luận và ghi đúng quy

Trình bày tương

tương đối đúng quy đị ề ầệả

– 0.75 điể

Trình bày đúng, đầy đủ ợ

– 1.00 điể

10 ĐIỂ

LỜI CẢM ƠN

Kính gửi ban lãnh đạo Trường Đại học Thủ Dầu Một, chúng em xin gửi lời cảm ơn

vì đã tạo điều kiện cho chúng em học và tham gia môn Quản trị hành chính văn phòng

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thành viên trong nhóm, những người đã đóng góp

và hỗ trợ cho việc thực hiện bài luận này Em muốn cảm ơn đến các thầy cô ở phòng đào tạo Đại học đã nhiệt tình hỗ trợ và cung cấp thông tin cho bài tiểu luận của em được đầy

đủ và chi tiết hơn Đặc biệt, em muốn cảm ơn giảng viên của mình đã nhiệt tình giúp đỡ,

cô Phạm Thị Huyền là người đã tận tình hướng dẫn đã dành thời gian, tâm huyết và tạo mọi điều kiện để hỗ trợ nhóm của em trong suốt quá trình nghiên cứu

Là bài luận cuối kỳ của môn Quản trị hành chính văn phòng, tất cả thành viên trong nhóm đã không ngừng nỗ lực và cố gắng, nhưng chắc chắn một điều là không thể tránhđược những điều còn thiếu và sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề bài luận của nhóm được chỉnh chu và hoàn thiện hơn

Một lần nữa, chúng em muốn gửi lời chúc sức khỏe đến ban lãnh đạo nhà trường, toàn bộ quý thầy cô, các thành viên trong nhóm và toàn thể sinh viên Trường Đại học Thủ Dầu Một Chúc mọi người luôn khỏe mạnh và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống

Xin chân thành cảm ơn!

ức năng, nhiệ ụ ủa văn phòng

ức năng của văn phòng

ệ ụ ủa văn phòng

ế ố ấ nh văn phòng

ế ố con ngườ

ệ ố ắ ủ ụ

Ả NH HƯỞNG ĐẾ Ạ T ĐỘ

PHÒNG ĐÀO TẠO ĐẠ ỌC TRƯ ỜNG ĐẠ Ọ Ủ Ầ Ộ

ề phòng đào tạo Đạ ọ ủa trường Đạ ọ ủ ầ ộ

ự hình thành và cơ cấ ủa Phòng Đào tạo Đạ ọ

ức năng và nhiệ ụ ủa phòng đào tạo Đạ ọ

ự ạ ế ố ấu thành văn phòng ảnh hưởng đế ạt độ

văn phòng trong phòng đào tạo Đạ ọ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Giáo sưTiến sĩThạc sĩ

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Bảng 2.2.1: Cơ cấu con người theo giới tính 2023

Bả 2.2.2: Trang thiết bị văn phòng

DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Đào tạo Đại học

Hình 2.2 Trang thiết bị văn phòng

A PHẦN MỞ ĐẦU

ời nói đầ

Trong thời đại hiện nay, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể trong Kinh tế, đây là cơ hội cũng như là thách thức lớn của các doanh nghiệp trong một nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Chính vì vậy một công ty dù lớn hay nhỏ yếu tố quyết định của việc phát triển hay không đều nằm ở bộ phận văn phòng Được coi là cơ quan đầu não là yếu tố quan trọng trong sự nghiệp phát triển của công ty Hành chính văn phòng là nơi diễn

ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh Là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao có hiệu quả nhất

Văn phòng làm việc không chỉ đơn giản là nơi, nhân viên trong một doanh nghiệp làm việc, mà văn phòng làm việc còn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu của một doanh nghiệp Cùng với đó văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của các công ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào Trong một không gian mở và cực kỳ thoải mải như vậy, các viên của họ tha hồ thỏa sức sáng tạo để hoàn thành công việc của mình Nhận địnđược tầm quan trọng của văn phòng làm việc được coi là bước đầu cho sự thành công trong quá trình phát triển của doanh

ấ ế ủa đề

Từ lâu văn phòng được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, đơn vị hành chính, bao gồm các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất, lưu trữ hồ sơ và phương tiện làm việc cho

bộ máy lãnh đạo và quản lý…Vào những năm đầu của thập niên 90, là giai đoạn cách mạng và kháng chiến chống thực dân, lúc bấy giờ văn phòng chưa ra đời, nơi làm việc chỉ mang tính ước lệ vì nó diễn ra ở khắp mọi nơi, nơi nào cũng có thể làm việc từ trên rừng, bên suối cho đến hang động; liên quan đến công việc thuần túy như bàn giấy và công văn sẽ càng hạn chế hơn vì các lãnh đạo phải đi công tác và gặp đối tác ở xa thì mọi công văn, quyết định đều không được giải quyết kịp thời; công việc bị trì trệ và ùn tắc

Nhận thấy tầm quan trọng của văn phòng và để tìm hiểuđá áthực trạng và có giải pháp khắc phục những hạn chế, thiếu sót về công tác văn phòng thì nhóm đã quyết định lựa chọn Đào tạo rường Đại học hủ ầu ột để thực hiện đề tài “thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong phòng đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu Một” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao chất lượng hành chính văn phòng tại Đ Đ

Đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại Đào tạo Đại học rường Đại học hủ ầu ột.

Tạo nền tảng hỗ trợ tối đa công tác văn phòng của các nhà quản trị

ế ấ ủa đề

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính trong phòng Đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu MộtChương 2: Thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong phòng đào tạo Đại học

Chương 3: Đề xuất các giải pháp và kiến nghị

ôn chú trọng đến thái độ làm việc nên, mà đó còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị.Qua đó, sự phát triễn của khoa học và công nghệ cũng đã tác động mạnh mẽ đến sự thay đổi trong cấu trúc vật chất của văn phòng; thời đại 4.0 là lúc con người có những ý tưởng sáng tạo, linh hoạt, giải trí được quan tâm và chú trọng vào trong không gian văn

Theo tác giả Lưu Kiếm Thanh có khái niệm về văn phòng như sau:

Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc v.v…

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liênđến công tác văn thư

Chính từ đó ThS Đoàn Chí thiện đã đưa ra khái niệm Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của lãnh đạo, của một tổ chức, đơn vị, phòng chức năng hoặc đại diện một tập đoàn,

ty, xí nghiệp, doanh nghiệp…

Từ các quan niệm trên, có thể hiểu khái niệm về văn phòng: “ ăn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử ỹ và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”

cơ quan sau đây:

Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thẩm quyền chung, như Văn phòng Chính phủ, văn phòng UBND các cấp tỉnh, huyện, xã

Văn phòng các cơ quan lãnh đạo Đảng từ Trung ương đến địa phương (thường gọi là văn phòng cấp ủy), như Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng tỉnh ủy, văn phòng huyện

ủy, văn phòng Đảng ủy

Nhóm thứ hai, văn phòng là bộ máy giúp việc về tổng hợp, điều phối hoạt động giữa các đơn vị tổ chức trong cơ quan và hành chính – quản trị của lãnh đạo Đặc trưng của loại văn phòng này là trong hoạt động vẫn làm tham mưu tổng hợp, thu thập và xử lý tnhưng thường nặng hơn về công việc cụ thể, sự vụ, giản đơn về hành chính, giấy tờ và cung ứng về trang thiết bị, phương tiện làm việc và các dịch vụ cần thiết khác Khi kiểm tra các đề án, dự thảo văn bản do cấp dưới trình lên cho lãnh đạo cơ quan, văn phòng chủ yếu chỉ kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản như đã được quy định trong Thông tư số 04/2013/TT BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức: “Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức,

kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào

vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” (Điều 9, khoản 2) Loại văn phòng này bao gồm:

Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thẩm quyền riêng như: Văn phòng

Bộ, văn phòng các sở, ban, ngành cấp tỉnh và bộ phận văn phòng của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, v.v

Văn phòng các cơ quan tham mưu giúp việc cho cơ quan lãnh đạo của Đảng như văn phòng các ban Đảng ở trung ương, tỉnh, huyện (ban tổ chức, ban tuyên giáo, ban dân vận, ban nội chính, ban kinh tế…) và văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, v.v

Văn phòng các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, như văn phòng/phòng hành chính trong các trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu và các tổ chức kinh tế, v.v

ệ ề hành chính văn phòng

Thuật ngữ hành chính văn phòng tại Việt Nam được sử dụng phổ biến và rộng rãi Sự

ra đời của nhà nước gắn liền với sự xuất hiện của hoạt động hành chính và theo Nguyễn Hữu Thân, khái niệm về hành chính được hiểu như sau: “Hành chính văn phòng là văn

phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất”

ị ủ văn phòng

Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các

cơ quan, tổ chức và công dân, thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở

Năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiến khu Việt Bắc, Bác đã nêu rõ: “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng” Câu nói của Bác Hồ đã làm nổi bật tầm quan trọng của văn phòng, công việc của văn phòng tác động đến kết quả của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, ảnh hưởng đến quyết định của các nhà lãnh đạo, quản lý

Văn phòng được xem là bộ mặt của cả cơ quan, “là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; là bộ mặt, là “hình ảnh nhìn thấy” của một cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cơ quan và của chính người lãnh đạo”[5] Văn phòng còn là nơi có những đóng góp quan trọng trong việc cải cách hành chính nhà nước như cải cách thể chế hành chính, xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cải cách thủ tục

trong các cơ quan, tổ chức

ủ văn phòng

Tô Thị Thơm (2017) có viết trong đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan” đã nêu ra những vai trò quan trọngcủa văn phòng

ứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốcnhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Như vậy, đây

là chức năng vô cùng quan trọng Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ chức Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.

Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan Ví dụ: Khi trình tự thủ tục quá rườm rà và muốn sửa đổi, bổ sung thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn bản cho thủ trưởng ký để giải quyết

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…

Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan,

tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức

Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức

Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây dựng mới , sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…

ức năng, nhiệ ụ ủ văn phòng

ức năng củ văn phòng

Mỗi một cơ quan, đơn vị hành chính sẽ có những văn phòng lớn hoặc nhỏ, tùy vào quy

mô tổ chức hoạt động và tính chất của đơn vị cũng sẽ khác nhau Nhưng dù là cơ quan nào thì văn phòng vẫn đầy đủ 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần

Chức năng tham mưu, tổng hợp

(Tham mưu là gì ) trích dẫn trong sách quản trị hành chính văn phòng

Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan…Chức năng hậu cần

ệ ụ ủ văn phòng

Theo GS.TS Đồng Thị Thanh Phương và ThS Nguyễn Thị Ngọc An có trong cuốn sách Quản trị hành chánh văn phòng (office management) đã nêu rõ văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

(1) Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp có nhiều kế hoạch, do các bộ phận khác nhau xây dựng Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của các đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện

Mặc khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng quý, hàng tháng, hàng tuần của lãnh đạo Giúp lãnh đạo triễn khai thực hiện các kế hoạch đó

(2) Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính

c Thông tin bao gồm nhiều loại, từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể

tự thu thập, xử lỹ tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đưuọc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác Thông tin trong văn bản là những thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý, quản lý…Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý Tuy vậy việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều

cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức Hiện nay đã

có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đã được sửa đổi, bổ sung năm

2002 và các văn bản dưới luật, hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản.Văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc trợ giúp lãnh đạo về công tác