Đề tài phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng tại công ty tnhh chutex

Một chiến lược quản trị mua hàng tốt không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn gia tăng sức cạnh tranh và củng cô vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Hoạt động mua hàng và quản lý ngu

TRƯỜNG KINH TẺ TÀI CHÍNH KHOA LOGISTICS VA QUAN LY CONG NGHIEP

DE TAI: PHAN TICH THUC TRANG VA DE

XUAT GIAI PHAP NHAM CAI THIEN QUY

TRINH MUA HANG TAI CONG TY TNHH

KHOA KINH TE

CTDT LOGISTICS & QLCCU

PHIEU CHAM TIEU LUAN Tén hoc phan: THUC HANH QUAN TRI MUA HANG

Mã học phan: LOQL025

Lớp/Nhóm môn học: KITE.TH.02

Học kỳ:I Năm học: 2024 - 2025

Họ tên sinh viên: Đặng Phương Nam

Đề tài PHÂN TÍCH THỰC TRẠNGVÀ ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP NHAM CAI THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CHUTEX

Phân tích quy trình đánh giả và 10d

lựa chọn nhà cung cấp của DN

Phân tích bộ tiêu chí đánh giá và 10đ

lựa chọn nhà cung cấp của DN

Phân tích thuận lợi, hạn chế của | ọ s g

quy trỉnh đánh giá và lựa chọn

Cán bộ chấm 2

Tô Trung Nam

LỜI CAM ĐOAN

Tất cả các nội dung va dir ligu trong dé tai déu trung thực và tuân thủ các nguyên tắc đạo đức trong nghiên cứu Các số liệu trong các bảng biểu được sử dụng để phân tích, nhận xét và đánh giá đã được em thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, và đều được ghi rõ ràng trong phần tài liệu tham khảo Em xin cam đoan rằng đây là công trinh nghiên cửu độc lập của riêng em, được thực hiện dưới sự hướng dẫn và hỗ trợ khoa học của thay Tô Trung Nam

Ngoài ra, bài tiểu luận nay con bao gom một số ý kiến, phân tích, hình ảnh và

dữ liệu từ các tác giả, báo chí và tô chức khác, tất cả đều được ghi chú nguồn gốc cụ thé Néu phát hiện bắt kỷ hành vi gian lan nao, em hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội

dung cua bai tiêu luận này Trường Đại học Thủ Dầu Một không chịu trách nhiệm về

bất kỳ vi phạm nảo liên quan đến quyền tác giả hoặc bản quyền mà em có thể gây ra trong quá trình thực hiện (nêu có)

.Bình Dương, ngày 10 tháng 10 năm 2024

Sinh viên thực hiện Dang Phuong Nam

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Thủ Dầu Một

đã đưa môn học “Thực hành quản trị mua hàng” vào chương trình giảng dạy Đặc biệt,

em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy Tô Trung Nam đã dạy dỗ và truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian được thầy hướng dẫn vừa qua

Trong thời gian tham gia lớp học của thầy, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ

ích, tính thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý bau, là hành trang để em có được nền tảng vững chắc cho những học phần tiếp theo và báo cáo thực tập và báo cáo tốt nghiệp thực tập trong tương lai Học phần Thực hành quản trị mua hàng là môn học thú vị, vô cùng bồ ích và có tính thực tế cao, đảm bảo cung cấp đủ kiến thức cho sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế

và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù, em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài báo cáo khó có thế tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong Thầy xem xét và góp ý dé bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Tô Trung Nam đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Nhờ có những lời hướng dẫn, dạy bảo của các thầy cô nên đề tài của em mới có thế hoàn thiện tốt đẹp

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TAT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hinh 1 1 Quy trình mua hàng - 2 0 222121122112 1115115111911 1821121111 1111112111188 k ru Hình 2 I Sơ đồ công ty

Hình 2 2 Sản phâm mẫu thời trang

Hinh 2 3 Quy trình mua hàng

vi

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 22c 1001221112210 1120 10001 iii I0 0.09 0 ẽ.ẽ iv

DANH MỤC VIỆT TẮTT - - s2 EE122121121 1111211 11122211 1E rau Vv DANH MỤC HÌNH ẢNH ST E2 221 21221211 nre vi

hj l0) 98 Bội adiiẳâiẳiiẳaiaddddiiiiiiÝÝŸÝồỀÝ vil

Á PHẦN MỞ ĐẦU 2221 2221111222211 10.110 2 ga l

1 Lý do chọn TT 1

2 Mục tiêu nghiên cứu - 1 2212211121121 1 111112111011 101 10111011111 1111 1111121111111 1 111gr 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu -s- + se S121219118712112112121111 21211201 re 2

4 Phương pháp nghiên cứu - - 1 02211121121 1121 112112 112 1122110111 110111211 1101251 2

5 Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng 5 5s 2111112111121 1.1101 121gnye 2

6 Bao cuc bat DAO CAO cece cccceeecceseesestettectetsaaceseceseccseecececesessserstsetteeceececeuatteesecs 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TÓNG QUAN VẺ CÔNG TY 4

1.1 Khái niệm quản trị mua hàng c2: 2211212221121 121 11211111111 11711 2111111111111 kg 4 1.1.1 Khải niệm mua hảng 2 2c 22 212211121151 1151 151312112 111211011101 1111 11111182111 kg 4 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng c1 1 22122211211 123 151111111111 01 110111011118 1 1E xkg 4 1.2 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hảng c2 2 12212211121 121 1115511112112 4 1.2.1 Mục tiêu của quản trị mua hảng c2 22 22211211121 1121 111111312 1111118111181 1 1 kg 5 1.2.2 Vai trò của quản trị mua hảng c 2 22122211211 123 1511151112121 110115211118 11 kg 5 1.3 Quá trình mua hàng hóa quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam 6 1.3.1 Xae in an na e ddd 6 1.3.2 Đánh giá năng lực nhà cung cấp 5 S1 1 2 1112111211111 1212 xtrdeg 7 1.3.3 Truy cập trang web và đánh giá của nhà cung cấp + s2 test, 8

1.3.5 Dam phan thương mại c2 2222011211211 221 1181151 11111151 111111111 11 81 HH HH 10 1.3.6 Mua bán thử nghiệm - c0 22012211211 111 121212 11181 11111011111 101115011112 011 18x 11 1.4 Tầm quan trong cha quan tri mua hang ccc csc esceceesessesessessessesscseseeseees 12

CHUONG 2: GIOI THIEU VE CONG TY PHAN TICH VA DANH GIA QUY

TRÌNH THU MUA CỦA CÔNG TY :522222122222111222211.11.21111.11 1 ree 13

vii

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH CHUTEX 22-22 22222222222222e2 13 2.1.1 Tổng quan về Công ty TNHH CHUTEX 2-52 S1 1E191121121121152 111 y6 13 2.1.2 Sơ đồ tô chức của công ty 5 TT 221121 1111212222211 11 21g rr re 14

2.2 Giới thiệu tổng quan về sản phâm của doanh nghiệp . 2-52 s2 15 2.2.1 Tổng quan về sản phẩm thời trang 2-51 21SE2E12192111271211111112 221 1t xe 15 2.3 Phân tích quy trình thu mua cla CONG ty cece cece 2112211221191 1911912 rg 18 2.3.1 Sơ đồ quy trình thu mua của công ty -s- 5c c2 1E212112112122121 21 xe 18 2.3.2 Phân tích quy trình thu mua của công ty - 12 122112 HH rưg 20 2.4 Ưu điểm và nhược điểm của quy trình thu mua 2 525222 SESE212522222 6 30

2.4.2 Nhược điểm 522:122211122211222T1 1221111221112 11kg 30 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP 255: 22221112222111122211110212111122111112.0 1111 6 32

3.1 Hệ thống lưu trữ hồ sơ thu mua - 2 S2 2123131515 12515 1515511 15112155 15515121 sse 32

3.2 Quy trình thu mua thanh toán trước kiỂm tra - 2s St SE 2E12121111152272212 xxx 32

3.3 Tối ưu hóa quy trình mua hàng 2-52 St 51212111 8717111121112111 1211121 rrteg 33 3.4 Quy trình mua hàng lĩnh hoạt và thích ứng 2 222 221122112112 1211 1221k 33 3.5 Hệ thống theo dõi và phối hợp quy trình mua hảng 2 S62 E212 22 2zc£x2 34

C KẾT LUẬN 2 S5 S1 1221212121221 22 2 n1 tt trưng 35

D TÀI LIỆU THAM KHẢO -.- 5 5c S E12212112712121271.11 1212 rrrrrue 36

PHỤ LỤC - 2 222121111 12121 1111111011111 1111101111 1111111 11H11 11k HH rủ 37

viii

A PHAN MO DAU

1 Ly do chon dé tai

Trong môi trường kinh tế cạnh tranh và không ngừng phát triển, các doanh nghiệp và nhà kinh doanh cần phải áp dụng những triết lý, phương pháp và nghệ thuật quản trị kinh doanh một cách linh hoạt và sáng tạo để vượt qua thách thức, cũng như tận dụng cơ hội Trong số các yếu tố thiết yếu để đảm bảo hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững, quản lý nguồn cung ứng đầu vào đóng vai trò then chốt Quản lý mua hàng là một thành phần quan trọng trong quy trình này, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, chỉ phí và thời gian giao hàng của sản phẩm và dịch vụ Vì thế, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và phát triển kỹ năng quản trị mua hàng hiệu quả nhằm tôi ưu hóa chị phí, ø1a tăng lợi nhuận và nâng cao uy tín trên thị trường

Quan tri mua hang không chỉ là một yếu tổ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp mà còn là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của họ Quá trình này đòi hỏi sự cần trọng và tỉ mỉ trong từng quyết định, cùng với kiến thức sâu sắc về thị trường, khả năng đàm phán khéo léo và kỹ năng quản lý rủi ro toàn diện Để đạt được hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp cần duy trì một quá trình theo đối và cập nhật liên tục về các nhà cung cấp, điều chỉnh chiến lược mua hàng theo biến động thị trường và nắm bắt các xu hướng mới Điều này cho phép họ nhanh chóng phát hiện các cơ hội thuận lợi, cũng như các rủi ro tiềm an, giup tạo nên

sự linh hoạt và thích ứng cao trone việc lựa chọn nguồn cung ứng Một chiến lược quản trị mua hàng tốt không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn gia tăng sức cạnh tranh và củng cô vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Hoạt động mua hàng và quản lý nguồn cung ứng dau vao dong vai tro quan trọng trong mô hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và lợi nhuận cuối cùng Việc mua sam nguyên vật liệu không chỉ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục mà còn là yếu tố quyết định khả năng tôi ưu

hoa chi phi sản xuất

Mua hàng thông minh không chỉ dừng lại ở việc thực hiện các giao dich mua sắm, mà còn đòi hỏi kiến thức sâu rộng về thị trường, khả năng đàm phán xuất sắc và

sự am hiểu về hệ thống nguồn cung ứng Một quy trình quản trị mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua sắm, lựa chọn nguồn cung ứng chất

lượng và ôn định, cũng như duy trì sự linh hoạt để đễ dàng thích ứng với những thay đổi trên thị trường Bằng cách quản lý mua hàng một cách chiến lược, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất, giảm chỉ phí, và gia tăng sức mạnh cạnh tranh trong môi trường kinh doanh luôn biến động

Quản trị mua hàng là yếu tố then chốt đối với doanh nghiệp thương mại, bởi nó quyết định khả năng tổn tại và cạnh tranh của công ty trên thị trường Để cung cấp sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý, doanh nghiệp không thể bỏ qua bước quan tri mua hàng, nhất là khi hoạt động chính chỉ là mua và bán sản phâm, không tham gia vào sản xuất hay gia công Chi phí đầu vào từ việc mua hàng ảnh hướng trực tiếp đến giá bán va lợi nhuận, vỉ vậy việc quản lý mua hàng hiệu quả sẽ ø1úp công ty duy trì tính cạnh tranh và tối ưu hóa lợi íc Vì vậy, em chọn đề tài: “Phân tích thực trạng và

đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng tại công ty TNHH Chutex”

2 Mục tiêu nghiên cứu

phân tích chi tiết quy trình thu mua hiện tại Công ty TNHH Chutex

Nhận diện các vấn đẻ, thách thức và rủi ro trong quy trình thu mua hiện tại giúp công ty đánh giá tác động của chúng đối với hiệu quả hoạt động và lợi nhuận Các khó khăn đều có thê ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty

Đề xuất các giải pháp quy trình thu mua, doanh nghiệp cần các giải pháp tối ưu như tìm kiếm nhà cung cấp đa dạng, ứng dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cung ứng,

và thực hiện đánh giá định kỳ các nhà cung cấp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thu mua tại Công ty TNHH Chutex

- Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2022 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu báo cáo: Nghiên cứu và tìm hiểu các tài liệu tham

khảo từ sách, báo, và internet để làm rõ các vấn đề lý thuyết liên quan đến đề tài

- Phương pháp thông kê và phân tích số liệu: Tổng hợp vả phân tích số liệu,

nhận điện những xu hướng, điểm mạnh và yếu trong quy trình hiện tại

5.Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dung

Ý nghĩa khoa học: đề tài nâng cao kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực quản trị mua hàng cho sinh viên, nhà nghiên cứu và nhà quản lý Đề tài cung cấp các phương

pháp nghiên cứu, phân tích và đánh giá quy trình thu mua một cách có hệ thống, khách

quan và toàn diện Đồng thời, nó cũng góp phần vào kho tài liệu nghiên cứu về quản trị mua hàng cả trong nước vả quốc tế, trở thành nguồn tham khảo hữu ích cho các nghiên cứu trong tương lai

Giá trị ứng dụng: Đề tài nằm ở việc cải thiện hiệu quả hoạt động thu mua cho Công ty TNHH Chutex thông qua việc đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những

vấn đề, khó khăn và rủi ro hiện có trong quy trình thu mua Đề tài cũng góp phần nâng

cao chất lượng hàng hóa, đồng thời giảm chi phí, thời gian và rủi ro trong hoạt động thu mua, từ đó tăng cường lợi nhuận và uy tín của công ty

6 Báo cục bài báo cáo

Bài báo cáo gồm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết

- Chương 2: Giới thiệu về công ty Phân tích và đánh giá quy trình thu mua của công ty

- Chương 3: Đề xuất giải pháp

B NỘI DUNG

CHUONG 1: CO SO LY THUYET VA TONG QUAN VE CONG TY

1,1, Khái niệm quản trị mua hàng

1,1,1 Khái niệm mua hàng

Mua hàng là quá trình mà một cá nhân hoặc tổ chức mua sắm sản pham, dich

vụ từ người bán hoặc nhà cung cấp nhằm thỏa mãn nhu câu tiêu dùng hoặc phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh Quá trình này bao gồm từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo giá cả, đến việc ký kết hợp đồng và nhận hàng Hoạt động mua hàng có vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa chỉ phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Theo Robert M Monczka: “ một hệ thống mua hàng hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí đầu vào và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua việc lựa chọn nhà cung cấp chất lượng và quản lý hợp đồng chặt chẽ không chỉ đơn thuần là việc mua sắm sản phẩm mà còn liên quan đến việc đánh giá, quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp” [1]

Quy trình mua hàng thường bao gồm các bước: xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá các lựa chọn, thương thảo và ký kết hợp đồng Kenneth Lysons trong cuỗn "Procurement and Supply Chain Management" nhan manh rang mot quy trinh mua hang chặt chẽ giup doanh nghiệp đạt được sự hiệu quả trone việc kiểm soát chỉ phí và giảm thiểu rủi ro về chất lượng và thời gian giao hàng Các do cần có chiến lược mua hàng phù hợp để đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất và kinh

doanh [1]

Chiến lược mua hàng bao gồm việc xác định cách thức lựa chọn nhà cung cấp, cách thức thương thảo hợp đồng, và quản lý mối quan hệ với các bên liên quan Sunil Chopra : “cho rằng chiến lược mua hàng cần được thiết kế sao cho phủ hợp với mục tiêu đải hạn của doanh nghiệp và tối ưu hóa hiệu quả của chuỗi cung ứng Các chiến lược m tập trung hay mua sắm theo hướng linh hoạt có thê được áp dụng tùy vào nhụ cầu cụ thể của doanh nghiệp”.[2]

Mua hàng có tác động lớn đến hiệu quả tông thể của chuỗi cung ứng, bao gồm việc kiếm soát tồn kho, chi phí vận chuyền, và chất lượng sản phẩm Điều này đặc biệt

quan t bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa, khi sự linh hoạt và khả năng quản lý tốt mối quan

hệ với nhà cung cấp trở thành lợi thế cạnh tranh Mua hàng là hoạt động thăm dò thị trường để mua được hàng hóa, dịch vụ có chất lượng, số lượng mong muốn với mức giá thấp nhất và vào thời điểm mong muốn Nhà cung cấp có thể cung cấp các mặt hàng tiêu chuẩn với mức gia cạnh tranh sẽ được lựa chọn

1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng

“Quan tri thu mua hang dong vai trò thiết yếu trong một doanh nghiệp, đòi hói việc tô chức, quản lý và kiểm soát các hoạt động thu mua diễn ra thường xuyên và chặt chẽ Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được mua vào đúng thời điểm, đầy đủ và phù hợp với chính sách thu mua của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tô như giá cả hợp

ly và chất lượng đảm bảo ” [3]

“Theo cách nhìn nhận quy trình: Quản trị mua hàng được định nghĩa là một quy trình bao gồm các hoạt động hoạch định, tô chức, lãnh đạo và kiểm soát Quy trình này bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu nguyên liệu và hàng hóa cần thiết cho sản xuất, từ

đó xây dựng kế hoạch thu mua phủ hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp.”

“Theo cách nhìn nhận tác nghiệp: Quản trị thụ mua hàng được thực hiện thông qua một chuỗi các bước công việc cụ thể, bắt đầu từ việc xác định nhu cầu hàng hóa cần thiết Tiếp theo, quá trình này bao gồm việc tìm kiếm và lựa chọn các nhả cung cấp phù hợp, theo dõi và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa, cũng như đánh giá kết quả của hoạt động thu mua Mục tiêu cudi củng là đạt được những kết quả đã được xác định trước, đảm bảo rằng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp được đáp ứng một cách

hiệu quả và hợp lý ” [3]

1.2 Mục tiêu và vai trò của quan tri mua hang

1.2,1 Mục tiêu của quản trị mua hàng

Đảm bảo an toàn cho hoạt động bán hàng: là mục tiêu chính và quan trọng nhất trong quản trị mua hàng Điều này được thê hiện qua việc bảo đảm rằng hàng hóa mua vào đáp ứng đầy đủ về số lượng, cấu trúc, thời gian và địa điểm phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh và tiêu thụ của đoanh nghiệp Nếu doanh nghiệp không có đủ hàng hóa để cung cấp cho thị trường, thì khả năng tạo ra doanh thu và lợi nhuận sẽ bị

ảnh hưởng nghiêm trọng

Đảm bảo chat lượng hàng hóa mua vào là một mục tiêu thiết yếu trong quản trị mua hàng, liên quan trực tiếp đến việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của khách

hàng và thị trường Hàng hóa cần phải đạt yêu cầu về chất lượng tối ưu, phù hợp với các tiêu chí kỹ thuật, an toàn, sạch sẽ và có độ bền cao Sản phâm đạt chất lượng tốt

không chỉ tăng cường uy tín và sự tin tưởng của khách hàng mà còn góp phần nâng cao mức độ hài lòng của họ Hơn nữa, điều nảy còn giúp doanh nghiệp giảm thiếu chỉ

phí liên quan đến sửa chữa, bảo hành và bồi thường, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Đảm bảo mua hàng với chỉ phí thấp nhất: một mục tiêu quan trọng nhằm tối ưu hóa chỉ phí cho hoạt động thu mua Chi phí mua hàng bao gồm giá cả hàng hóa, chỉ

phí vận chuyên, lưu kho, thuế, phí và các chỉ phí phát sinh khác Khi thực hiện mua

hàng với chỉ phí thấp, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giảm giá thành sản phẩm, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh và lợi nhuận Điều này

không chỉ giúp doanh nghiệp duy tri vi thé trên thị trường mả còn tạo ra cơ hội phát

triển bền vững trong dài hạn

1.2.2 Vai trò của quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định nhụ cầu hàng hóa, lập kế hoạch mua sắm, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, cũng như tiến hành thương thảo, đặt hàng, thanh toán và giao nhận Quy trình này còn bao gồm việc kiểm soát và theo dõi các hoạt động liên quan đến mua hàng để đảm bảo mọi bước đều điễn ra hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra

Quản trị mua hàng có vai trò thiết yếu trong việc bảo đảm an toàn cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, tức là cung cấp đủ số lượng hàng hóa, đúng cấu trúc,

và giao đúng thời điểm cùng địa điểm phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh và tiêu thụ của công ty Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục trong hoạt động và đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh Quản trị mua hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng hàng mua vào, tức là phủ hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, sạch sẽ và bén bi Hàng hóa chất lượng cao sẽ giúp tăng uy tín, niềm tin và sự hải lòng của khách hàng, cũng như giảm

thiểu chí phí sửa chữa, bảo hành và bồi thường

Quản trị mua hàng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu mua sắm với chỉ phí thấp nhất, tức là tối ưu hóa tông chi phí cho hoạt động thu mua Các khoản chí phí này bao gồm giá cả hàng hóa, chí phí vận chuyến, lưu kho, thuế, phí và các chỉ phí khác

Thực hiện mua hàng với chỉ phí thấp không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn mả còn

giúp giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh vả lợi nhuận cho

doanh nghiệp Điều này góp phân tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai Ngoài ra quản trị mua hàng còn góp phân vào việc bảo vệ môi trường và xã hội

1.3 Quá trình mua hàng hóa quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam

Hình 1 1 Quy trình mua hàng

(Nguon: Internet) Một quy trình mua hàng quốc tế bao gồm các bước sau: Xác định nhà cung cấp; Đánh giá năng lực nhà cung cấp; Truy cập Trang web & Đánh giá của Nhà cung cấp; Gửi mẫu; Đàm phán thương mại; Mua bán thử nghiệm [4]

1.3.1 Xác định nhà cung cấp

Quy trình mua bán hàng hóa quốc tế khởi đầu bằng việc nghiên cứu thị trường

và xác định các nguồn cung ứng khả thi cả trong nước và nước ngoài Khi tìm kiếm đối tác cung cấp quốc tế, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích kỹ thuật và chiến lược

để xác định những khu vực phù hợp có thê đáp ứng nhu cầu vật tư của minh Qua trình này bao gồm việc xem xét các yếu tô như giá cả, điều kiện lao động và vị trí địa lý của các nhà cung cấp, nhằm đảm bảo tính cạnh tranh và hiệu quả cho hoạt động mua sam

Đề thu thập thông tin cần thiết, các thương nhân có thê sử dụng nhiều nguồn khác nhau, như tạp chí thương mại và các trane web thương mại điện tử như eBay, Amazon, Alibaba Ngoài ra, tham gia cac sự kiện triển lãm thương mại và cuộc thị cũng øiúp họ mở rộng mạng lưới kết nối và tìm kiếm cơ hội mới

Việc duy trì và củng cố mỗi quan hệ với các nhà cung cấp hiện có cũng đóng vai trò rất quan trọng trong chiến lược mua sắm quốc tế Những mối quan hệ vững chắc này giúp tạo ra sự ôn định trong chuỗi cung ứng, giảm thiêu rủi ro và đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp liên tục, chất lượng ôn định và kịp thời Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động thường xuyên như liên lạc, trao đôi thông tin và hợp tác chặt chẽ với các đối tác cung cấp cũ Sự tương tác này không chỉ giúp giải quyết nhanh chóng các vấn để phát sinh mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương thảo các điều khoản tốt hơn trong tương lai Do đó, duy trì các mỗi quan hệ lâu dài vả hiệu quả với nhà cung cấp là một phần thiết yếu trong chiến lược quốc tế của doanh nghiệp, góp phần vảo sự phát triển bền vững và thành công trong thị trường toàn cầu

Khi đã xác đỉnh được nhu cầu bước tiếp theo là tìm kiếm và xác định các nhà cung cấp tiềm năng, là tiến hành đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho công

ty Quy trình đánh giá này yêu cầu sự chặt chẽ và phân tích tỉ mi, bao gồm việc xem xét các ưu điểm và nhược điểm của từng nhà cung cấp Điều này sẽ giúp so sánh với các tiêu chí đã đặt ra và lập danh sách các nhà cung cấp đủ điều kiện Cuối cung, VIỆC thăm trực tiếp các nhà cung cấp và xác minh lại thông tin đã thu thập sẽ giúp đảm bảo rằng đối tác cung cấp là phủ hợp và đáng tin cậy trước khi tiễn hành ký kết hợp đồng

và bắt đầu quá trình mua bán hàng hóa quốc tế Những bước này không chỉ giúp giảm thiểu rúi ro mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

1.3.2 Đánh giá năng lực nhà cung cấp

Đánh giá năng lực của nhà cung cấp là một bước thiết yếu trong quy trình mua bán hàng hóa quốc tế, và quá trinh này cần được thực hiện một cách cần thận để đảm bảo sự lựa chọn đúng đắn và hiệu quả Đề thực hiện việc đánh gia năng lực, các doanh nghiệp thường thực hiện các bước sau đây:

- Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa nguyên vật liệu mà nhà cung cấp cung cấp là yếu tố then chốt Nhà cung cấp cần phải đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy chuân đã được thông nhất trước Công

ty có thể xác minh chất lượng này bằng cách kiểm tra các chứng nhận, báo cáo kiểm

định hoặc thực hiện kiêm tra sản phẩm

- Mức độ uy tín của nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng cần xem xét trong quy trình đánh giá Nhà cung cấp phải thể hiện sự minh bạch và đáng tin cậy trong việc cung cấp sản phâm và dịch vụ Để đánh giá uy tín của nhả cung cấp, công ty có thể tham khảo nhiều thông tin khác nhau, chẳng hạn như giấy phép kinh doanh, và các hợp đồng đã ký kết trong quá khứ cũng như hiện tại Bên cạnh đó, việc thu thập đánh giá từ các khách hàng trước đó cũng rất hữu ích, vì điều nảy giúp công ty hiểu rõ hơn

về chất lượng dịch vụ và độ tin cậy của nhà cung cấp Ngoài ra, công ty có thé str dung các dịch vụ quản ly nha cung cap cia CRIF D&B Việt Nam để có cái nhìn tông quát hơn về tỉnh hình tải chính và hoạt động của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định hợp

lý hơn trong việc chọn lựa đối tác kinh doanh [4|

- Giá cả của sản phẩm, dịch vụ cùng với phương thức thanh toán là những yếu

tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp Nhà cung cấp phải đưa ra mức giá hợp lý và cạnh tranh so với thị trường Để đảm bảo lựa chọn tối ưu, công ty có thé tiến hành so sánh giá cả giữa nhiều nhà cung cấp khác nhau nhằm tìm ra đối tác có giá

cả tốt nhất Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên chú ý đến các điều khoản và phương thức thanh toán mà nhà cung cấp để xuất, nhằm đảm bảo tính linh hoạt và an toản trong các giao dịch Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dòng tiền và duy trì mỗi quan hệ kinh doanh bền vững

- Hiệu suất cung cấp sản phẩm và địch vụ là một yếu tố then chốt trong việc đánh giá nhà cung cấp Nhà cung cấp cần có khả năng giao hàng đúng thời hạn, đúng

số lượng và chất lượng sản phẩm đã cam kết Đề đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, công ty có thế xem xét các chỉ số quan trọng như tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tý lệ giao hàng sai lệch, và ty lệ khiếu nại từ phía khách hàng Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng

có thê yêu cầu nhả cung cấp cung cấp báo cáo về hiệu suất của họ trong các đợt giao hàng trước đây Những thông tin này sẽ giúp công ty có cái nhìn rõ ràng hơn về khả

năng thực hiện và độ tin cậy của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp

- Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp là yêu tố quan trọng trong việc đánh giá chất lượng hợp tác Nhà cung cấp cần cung cấp dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp và thân thiện Công ty có thê đánh giá dịch vụ này thông qua các yếu tô như tốc độ phản hồi, mức độ hỗ trợ kỹ thuật, khả năng giải quyết khiếu nại, và mức độ hài lòng của khách hàng trước đó Những yếu tố này giúp doanh nghiệp xác định năng lực và cam kết của nhà cung cấp trong việc hỗ trợ khách hàng

- Một yếu tố quan trọng trone việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dải với doanh nghiệp là tính lâu dải và bền vững của nhà cung cấp Để đánh giá khả năng này, công ty cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm tình hình tài chính của nhà cung cấp, chiến lược kinh doanh mà họ đang áp dụng, cũng như các mục tiêu phát triển trong tương lai Ngoài ra, sự tuân thủ các nguyên tắc về trách nhiệm xã hội và môi trường cũng là một chỉ số quan trọng, giúp đảm bảo rằng nhà cung cấp không chỉ hướng tới lợi nhuận mà còn quan tâm đến tác động lâu đài của hoạt động kinh doanh đến cộng đồng và môi trường Những yếu tổ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lựa chọn đối tác đáng tin cậy và có khả năng đồng hành trong thời gian dai

- Yếu tố quan trọng cần xem xét trong quá trình đánh giá là rủi ro tải chính của nhà cung cấp Nhà cung cấp phải có khả năng thanh toán các khoản nợ và thực hiện nghia vu tai chính của mình một cách kịp thời Đề đánh giá rủi ro tài chính, công ty có thể xem xét các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền và tỷ lệ nợ của nhà cung cấp Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thê sử dụng các dịch vụ đánh giá tín đụng của CRIF D&B Việt Nam để có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình tài chính của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định hợp lý trong việc lựa chọn đối tác

1.3.3 Truy cập trang web và đánh giá của nhà cung cấp

Việc đánh giá nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn đối tác cung cấp quốc tế Điều này cho phép doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc

về nhà cung cấp và xác định liệu họ có đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu mà công ty đề ra hay không Để thực hiện việc đánh giá trang web của nhà cung cấp, doanh nghiệp cần áp dụng một số tiêu chí như sau::

10

- Thiết kế trang web: Trang web của nhả cung cấp cần cĩ một giao diện hấp dẫn, dễ nhìn và đễ sử dụng để tạo trải nghiệm tốt cho người dùng Điều này bao gồm việc sử dụng màu sắc hài hịa, bố cục rõ ràng và font chữ dễ đọc Ngồi ra, hình ảnh minh họa và lòo của nhà cung cấp cũng cần phải được trình bảy một cách chuyên

nghiệp Trang web nên cĩ các menu, nút bấm và liên kết hoạt động mượt mà và dễ

dàng tìm kiếm, giúp người dùng nhanh chĩng tiếp cận thơng tin cần thiết

- Thơng tin trên trang web: Trang web của nhả cung cấp cần cĩ thơng tin chính xác, đầy đủ và thường xuyên được cập nhật đề thu hút và giữ chân người dùng Nĩ nên cung cấp các dữ liệu quan trọng liên quan đến cơng ty, các sản phẩm và dịch vụ, chứng nhận, danh sách khách hàng, thơng tin liên hệ và các tin tức cĩ liên quan Nội dung cần được viết bằng ngơn ngữ rõ ràng, súc tích và dễ hiệu để người dùng đễ dàng tiếp cận Bên cạnh đĩ, trang web cũng nên tích hợp các tính năng tương tác như phần binh luận, g6p ý, đăng ký nhận tin tức hoặc yêu cầu báo giá để khuyến khích sự tham

gia của khách hang

- Cải thiện hiệu suất trang web: Trang web của nhà cung cấp cần được cải thiện

để hoạt động tốt trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính để bàn, điện thoại thơng minh

và máy tính bảng Điều này bao gồm việc đảm bảo tốc độ tải trang nhanh, khơng cĩ lỗi hoặc treo trong quá trình duyệt Hơn nữa, việc áp dụng các phương pháp SEO là rất cần thiết để nâng cao thứ hạng trang web trên các cơng cụ tìm kiếm, giúp thu hút nhiều khách truy cập và tăng cường khả năng hiện điện trực tuyến của doanh nghiệp

1.3.4 Gửi mẫu

Gửi mẫu là một giai đoạn thiết yêu trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, đặc biệt khi doanh nghiệp cần xem xét khả năng cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ mà minh yéu cầu Đề thực hiện việc này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây: Bước 1: Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu sản phẩm hoặc dịch

vu cho minh Dé làm điều này, doanh nghiệp sé chuẩn bị một thư yêu cầu mẫu, trong

đĩ chỉ rõ các thơng tin cần thiết như loại sản pham, s6 lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu, cách đĩng gĩi và phương thức vận chuyển mẫu Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên thảo luận với nhà cung cấp về các chỉ phí liên quan và thời gian dự kiến để gui mau

11

Bước 2: Khi nhận mẫu từ nhà cung cấp, doanh nghiệp kiêm tra xem mẫu có đáp ứng yêu cầu về chất lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu, đóng gói và hạn sử dụng không Đồng thời, xác minh tình trạng mẫu không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyền

Bước 3: Sau khi hoàn tất việc kiểm tra mẫu, doanh nghiệp sẽ gửi phản hồi cho

nhà cung cấp, nêu rõ các điểm tốt và chưa đạt của mẫu Néu mau đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ thê hiện sự hài lòng và mong muốn hợp tác tiếp Ngược lại, nếu mẫu không đạt, doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa hoặc gửi sản phẩm mới 1.3.5 Dam phan thương mại

Đây là bước quan trọng trong giao dịch quốc tế, giúp xác định các điều khoản cốt lõi như giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, bảo hành và bảo hiểm Việc thương thảo cũng góp phan xây dựng sự tin cậy và mối quan hệ bên vững giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp :

- Bước 1: Trước khi bước vào quá trình thương thảo, doanh nghiệp cần chuẩn bị

kỹ lưỡng để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiên cứu sâu về nhà cung cấp, các đặc điểm của sản phẩm hoặc địch vụ, bối cảnh thị trường và các quy định pháp lý có liên quan Dựa trên thông tin thu thập được, doanh nghiệp sẽ xác định rõ các mục tiêu và mong muốn trong thương thảo, đồng thời đưa ra các giới hạn cụ thể cho từng điều khoản Việc chuẩn bị cũng bao gồm lập kế hoạch chi

tiết cho buôi đàm phán, như xác định các vẫn đề chính cần giải quyết, xây dựng chiến

lược và lựa chọn ky nang dam phan phù hợp Doanh nghiệp còn phải chuẩn bị các phương án dự phòng nhằm đối phó với các tình huống phát sinh và đưa ra các tiêu chí đánh giá hiệu quả của quá trình đàm phán để đảm bảo lợi ích cao nhất

- Bước 2: Thực hiện quá trình đàm phán, doanh nghiệp sẽ liên hệ trước với nhà cung cấp đề thống nhất về thời gian và địa điểm gặp mặt Buổi đàm phán có thê được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua các kênh truyền thông như cuộc gọi điện thoại, email Trong buôi làm việc, doanh nghiệp sẽ trình bảy các yêu cầu và lợi ích của mình một cách rõ ràng, lịch sự, tạo không khí thân thiện và dễ trao đôi Bên cạnh việc điễn đạt quan điểm của mình, doanh nghiệp cũng sẽ lắng nghe ý kiến từ phía nhà cung cấp

để hiểu rõ hơn về quan điểm của họ, từ đó nhận diện những điểm chung và khác biệt trong các yêu cầu Đồng thời, doanh nghiệp sẽ có gắng giữ thái độ linh hoạt, tìm kiếm

12

giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phát sinh và hạn chế tranh luận không cần thiết Mục

tiêu là đuy trì không khí hợp tác, sự tôn trọng, và thúc đây mối quan hệ lâu dài

- Bước 3: Hoàn tất đàm phán, khi cả hai bên đã thống nhất các điều khoản hợp

đồng, doanh nghiệp sẽ lập một biên bản hoặc bản dự thảo hợp đồng để ghi lại những kết quả và cam kết đã đạt được Doanh nghiệp sẽ rà soát lại văn bản này nhằm đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót nào Sau đó, bản dự thảo hợp đồng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để xác nhận và ký kết Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn đến nhà cung cấp và bày tỏ mong muốn duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững

1.3.6 Mua bán thử nghiệm

Khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp sẽ thực hiện một ø1ao dịch thử nghiệm

để đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp trong điều kiện thực tế Bước này giúp xác nhận rằng sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, nhu cầu thị trường và tuân thủ quy định pháp luật Việc mua bán thử nghiệm cũng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng sự tin tưởng và đánh giá mỗi quan hệ hợp tác với nhà cung cấp

Đề mua bán thử nghiệm, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước sau đây:

- Bước 1: Đặt hàng thử nghiệm Doanh nghiệp sẽ gửi một đơn đặt hàng thử cho nhà cung cấp, với thông tin chỉ tiết về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, bảo hành và bảo hiểm Đồng thời, doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng cách ký tên và gửi lại bản sao của đơn đặt hàng

đã xác nhận

- Bước 2: Khi hàng hóa duoc giao đến, doanh nghiệp sẽ xác nhận tính chính xác của sản phẩm so với đơn đặt hàng Doanh nghiệp sẽ xem xét các tiêu chí như số lượng, chất lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu, đóng gói và hạn sử dụng Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ kiểm tra xem hàng hóa có bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển hay không

- Bước 3: Sau khi hoàn tất việc kiếm tra hàng hóa, doanh nghiệp sẽ tiến hành

cac thir nghiém và đánh giá hiệu suất sản phẩm trong môi trường thực tế Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như kiểm tra tại phòng thí nghiệm, khảo sát người tiêu dùng, thu thập ý kiến khách hàng hoặc theo dõi doanh số bán hàng Qua đó, doanh nghiệp sẽ thu thập và phân tích đữ liệu liên quan đên hiệu quả, độ an toàn, chât lượng sản phâm và mức độ hài lòng của khách hang

13