Bctt ngành quản trị văn phòng công tác văn thư tại công ty tnhh tổ hợp y tế phương Đông: LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài 2. Mục tiêu nghiên cứu 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng 6. Phương pháp nghiên cứu 7. Cấu trúc của đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG 1.1 Tổng quan về công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 1.2.2 Quản lý văn bản đi 1.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 1.2.5 Lập hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan 1.3 Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư 1.3.1 Vai trò của công tác văn thư 1.3.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 1.4 Yêu cầu của công tác văn thư 1.5 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan 1.5.1 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính nhân sự 1.5.2 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG 2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông 2.1.1 Khái quát về công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự 2.2 Thực trạng công tác văn thư tại công ty TNHH Tổ hợp ổ hợp Y tế Phương Đông 2.2.1 Công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông 2.3 Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Nhược điểm 2.3.3 Nguyên nhân Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG 3.1 Giải pháp đối với lãnh đạo công ty 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản và tăng cường sự hợp tác các phòng ban 3.4 Giải pháp nâng cao chất lượng thông tin phục vụ cho hoạt động của công việc KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh hiện đại hóa đất nước, các cơ quan, đơn vị cần phát triển để không bị lạc hậu và duy trì sức mạnh Sự phát triển này không chỉ giúp cơ quan vững mạnh mà còn góp phần vào sự phát triển chung của quốc gia Để đảm bảo sự phát triển bền vững, mỗi cơ quan cần có một bộ phận văn phòng ổn định và hiệu quả.
Văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong mọi cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của đơn vị Công tác văn thư là một phần quan trọng, đảm bảo lưu trữ và quản lý các tài liệu, văn bản có giá trị phục vụ cho quá trình hoạt động Mặc dù mỗi tổ chức có chức năng riêng, nhưng đều cần hệ thống văn thư để hỗ trợ thông tin kịp thời cho lãnh đạo và quản lý, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
Công tác văn thư đã tồn tại từ lâu, song hành với lịch sử dân tộc và các cơ quan, tổ chức, nhưng nhiều người hiện nay vẫn coi đây là công việc chỉ mới xuất hiện trong vài năm gần đây, gắn liền với giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư Quan niệm này không đúng, vì công tác văn thư cần được nhìn nhận đúng mức và đầu tư xứng đáng, phản ánh vai trò quan trọng của nó trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức, bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi và sử dụng con dấu Dù có vẻ đơn giản, nhưng công tác này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao Vai trò của văn thư không chỉ quan trọng trong các cơ quan nhà nước mà còn đối với tất cả doanh nghiệp Nhờ vào kiến thức được học tại trường và sự hỗ trợ từ nhà trường cũng như doanh nghiệp, tôi đã có cơ hội thực tập tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông Qua trải nghiệm thực tế, tôi nhận thấy rõ vai trò thiết yếu của công tác văn thư, từ đó tôi quyết định chọn đề tài “Công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế”.
Phương Đông” làm đề tài báo cáo của mình Cũng qua đó một phần giúp tôi vận dụng được khối kiến thức đã được học vào thực tế.
Mục tiêu nghiên cứu
Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông đã thực hiện công tác văn thư với nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ thông tin Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số vấn đề cơ bản cần khắc phục, như quy trình xử lý tài liệu chưa được chuẩn hóa và thiếu sự đồng bộ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin Việc đánh giá tình hình thực tế về công tác văn thư sẽ giúp công ty cải thiện quy trình làm việc, tăng cường tính chính xác và bảo mật thông tin.
Bài viết này tập trung vào việc tìm hiểu nguyên nhân và những hạn chế trong công tác Văn thư tại công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông Đồng thời, bài viết cũng đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý và giao tiếp trong tổ chức.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ hai: Thực trạng công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Thứ ba: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông.
Các nguồn tài liệu chính được sử dụng
Để thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu chính như giáo trình văn thư và quản trị văn phòng, cùng với các thông tư hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản và các quy định liên quan Ngoài ra, tôi cũng tham khảo các trang web liên quan đến công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số biện pháp như sau:
- Phương pháp khỏa sát, quan sat thực tế;
- Phương pháp phân tích tổng hợp;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài có kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tácVăn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG
Tổng quan về công tác văn thư
* Khái niệm công tác văn thư
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành, ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức Công tác văn thư đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo và chỉ đạo trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư được định nghĩa là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, cũng như lập hồ sơ hiện hành để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Theo cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền, công tác này bao gồm các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ liên quan đến văn bản giấy tờ, như được nêu trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Dương Văn Khảm.
Các khái niệm về công tác văn thư tuy không đồng nhất nhưng đều mang ý nghĩa tương tự Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, công tác văn thư được định nghĩa tại khoản 2, Điều 1 là bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cùng với việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Nội dung công tác văn thư
1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban hành
Các văn bản cơ quan tổ chức ban hành gồm có 2 loại văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm nhiều loại văn bản khác nhau, tạo thành cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi của công dân.
2 Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
4 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
5 Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
7 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.
9 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
10 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11 Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.
12 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
15 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Chương II của Luật số 80/2015/QH13 quy định rõ ràng về thẩm quyền ban hành và nội dung của văn bản quy phạm pháp luật.
Thứ hai: Văn bản hành chính
Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, có hiệu lực sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, hệ thống văn bản hành chính được quy định rõ ràng nhằm cải thiện công tác Văn thư.
Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, và thư công là những tài liệu quan trọng trong quản lý và giao tiếp hành chính, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong các hoạt động tổ chức.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Các thành phần chính của thể thức này bao gồm các yếu tố cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của văn bản.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại mật, khẩn).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNN ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Đồng thời, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được hướng dẫn bởi Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp, áp dụng cho văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và các cơ quan ngang bộ.
Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước được sắp xếp một cách khoa học, nhằm đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng của văn bản.
* Quy trình soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật tuân theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 Đối với văn bản hành chính, quy trình này được thực hiện qua 4 bước cơ bản, bắt đầu với bước chuẩn bị.
+ Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định
+ Bước 3: Trình duyệt văn bản
+ Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm câc thủ tục phát hành.
1.2.2 Quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản
*Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan cần kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức và kỹ thuật trình bày Dựa vào các quy định hiện hành, văn thư phải xác nhận văn bản có đầy đủ các yếu tố cần thiết hay không và đảm bảo rằng kỹ thuật trình bày tuân thủ đúng quy định Nếu phát hiện sai sót, văn thư có trách nhiệm thông báo cho người có thẩm quyền để kịp thời giải quyết.
* Ghi số, ngày tháng, năm của văn bản
Ghi số, ngày tháng, năm của văn bản là yếu tố bắt buộc cho tất cả các văn bản đi Việc này không chỉ giúp cơ quan quản lý kiểm soát chặt chẽ văn bản mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, thống kê và trích dẫn một cách nhanh chóng và chính xác.
Việc đăng ký văn bản đi là một bước quan trọng và bắt buộc trước khi chuyển giao tài liệu Hiện nay, có hai hình thức đăng ký văn bản phổ biến: đăng ký truyền thống qua sổ và đăng ký bằng máy tính.
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Văn bản được nhân bản đúng số lượng đã xác định trong phần Nơi nhận và theo thời gian quy định Đối với văn bản mật, việc nhân bản phải tuân thủ quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
* Đóng dấu văn bản đi
Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư
1.3.1 Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động thiết yếu trong bộ máy quản lý và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng Nó không chỉ chiếm một phần lớn trong quy trình làm việc mà còn là một mắt xích quan trọng trong guồng máy quản lý của các cơ quan, đơn vị Do đó, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.3.2 Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, đồng thời giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân.
Làm tốt công tác văn thư không chỉ nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc mà còn bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế tình trạng quan liêu trong quản lý giấy tờ.
Bốn là: Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Yêu cầu của công tác văn thư
Để đáp ứng các yêu cầu từ công tác văn thư của Nhà nước và các cơ quan, việc thực hiện công tác này cần đảm bảo những yếu tố thiết yếu nhằm phục vụ nhu cầu và yêu cầu của đơn vị Do đó, công tác văn thư có những yêu cầu chủ yếu cần được chú trọng.
Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung phức tạp, và mỗi cá nhân trong cơ quan có thể tham gia vào các nhiệm vụ cụ thể tùy theo cương vị và khả năng của mình Để đảm bảo mọi công việc được thực hiện hiệu quả, việc phân công trách nhiệm rõ ràng là điều cần thiết.
1.5.1 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính nhân sự
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính là người hỗ trợ Thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn thư Họ có trách nhiệm chỉ đạo nghiệp vụ văn thư cho các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Các công việc chính của Chánh Văn phòng bao gồm việc quản lý và giám sát hoạt động văn thư trong cơ quan.
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ quan.
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gởi đi.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thểđược thủ trưởng giao làm một sốviệc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có quyền ủy quyền cho cấp phó hoặc cấp dưới thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
1.5.2 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan
Tại khoản 2, Điều 29 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan như sau:
Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến là bước quan trọng trong quy trình quản lý tài liệu Sau khi tiếp nhận, văn bản sẽ được trình và chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân liên quan Điều này giúp Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao nhiệm vụ theo dõi và đôn đốc việc giải quyết các văn bản đến một cách hiệu quả.
Tiếp nhận và kiểm tra các dự thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ký ban hành Đảm bảo đúng thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu cùng ngày tháng văn bản; và thực hiện đóng dấu văn bản, bao gồm cả dấu Khẩn và Mật.
Đăng ký và thực hiện các thủ tục cần thiết để phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản Đồng thời, sắp xếp và bảo quản tài liệu để phục vụ cho việc tra cứu và sử dụng các bản lưu một cách hiệu quả.
Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ và quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là rất quan trọng, giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính trong việc đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra công tác lập hồ sơ Việc này đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả trong quản lý hồ sơ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc tuân thủ quy định lưu trữ.
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu hiệu quả là rất quan trọng trong việc đăng ký quản lý văn bản Ngoài ra, việc thực hiện thủ tục cấp Giấy Giới thiệu và Giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức cũng cần được chú trọng để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.
Bảo quản, sử dụng các loại con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
Ngoài các nhiệm vụ chính, văn thư chuyên trách còn có thể đảm nhiệm thêm nhiều công việc khác tùy theo năng lực và yêu cầu của cơ quan, như đánh máy, trực điện thoại, và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị cấp dưới Nếu khối lượng công việc văn thư ít, họ cũng có thể tham gia vào công tác lưu trữ của cơ quan để sử dụng hiệu quả thời gian làm việc.
Trong chương 1, tôi đã tóm tắt các nội dung cơ sở lý luận về công tác văn thư, điều này đã cung cấp cho tôi nền tảng và kiến thức cần thiết để thực hiện các nội dung trong chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY
Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
2.1.1 Khái quát về công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Là đơn vị thành viên của Intracom Group và đánh dấu sự có mặt của thương hiệu Y tế Bệnh viện Đa khoa Phương Đông – Công ty TNHH Tổ hợp
Y tế Phương Đông có vai trò đặc biệt quan trọng với sự phát triển của hệ thống.
Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông, được thành lập vào ngày 19 tháng 03 năm 2010, đã kỷ niệm 9 năm thành lập vào năm 2019, đánh dấu sự trưởng thành và hứa hẹn những bước phát triển mới Với quy mô dự kiến bao gồm bệnh viện, công ty thiết bị y tế, công ty dược và trường đào tạo về y tế, Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông cam kết cung cấp dịch vụ y tế chất lượng cao và đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của cộng đồng.
Công ty TNHH Tổ Hợp Y tế Phương Đông đã có những bước tiến vượt bậc trong năm thứ 9, đặc biệt là việc hoàn thành giai đoạn 1 với tòa tháp D cùng hệ thống hạ tầng kỹ thuật và cảnh quan Bệnh viện Đa khoa Phương Đông chính thức đi vào hoạt động từ nửa cuối năm 2018, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của cộng đồng.
Lễ khai trương Bệnh viện Đa khoa Phương Đông vào ngày 24/02/2019 đã đánh dấu thành công đầu tiên trong năm 2019 và là mốc son quan trọng trong chiến lược phát triển Tổ hợp Y tế Phương Đông Sự kiện thu hút sự tham dự của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Bộ Y tế, cùng nhiều bộ, ban ngành trung ương và địa phương, cũng như sự quan tâm của các đơn vị báo chí và truyền thông trên cả nước.
Bệnh viện Đa khoa Phương Đông hoạt động dưới sự lãnh đạo của Giám đốc TTND.PGS.TS.BS Nguyễn Thái Sơn, với đội ngũ y bác sĩ chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm, cung cấp nhiều chuyên khoa đa dạng.
Bệnh viện Đa khoa Phương Đông đã tiếp nhận chuyển giao công nghệ y tế kỹ thuật cao từ Philips và Bệnh viện thẩm mỹ Sunflower Bệnh viện cũng đã thiết lập hợp tác với các đơn vị bảo hiểm, ký kết với Bảo Việt, Trung tâm Xây dựng và Phát triển Hermes & Sun – HSDC, và ADCV (Pháp) nhằm phát triển Ngoại khoa tại Việt Nam Đặc biệt, bệnh viện sẽ tiến hành lễ ký kết hợp tác với Tập đoàn Sunhouse trong thời gian tới.
Trong suốt 9 năm phát triển, Công ty TNHH Tổ hợp đã trải qua nhiều thăng trầm, đánh dấu một chặng đường trưởng thành không chỉ về mặt kinh doanh mà còn về mọi khía cạnh khác Sự trưởng thành này không chỉ thể hiện qua thành công mà còn qua những bài học quý giá trong hành trình phát triển.
Y tế Phương Đông, được thành lập vào ngày 19/03/2010, khởi đầu với một đội ngũ nhân viên nhỏ từ Intracom Group, chia sẻ chung chí hướng xây dựng một công ty y tế độc đáo Mục tiêu của công ty không chỉ là phát triển dịch vụ y tế mà còn mang tính nhân văn sâu sắc, hướng đến phục vụ và chăm sóc con người.
Hình ảnh lễ tân công ty và toàn cảnh công ty [phụ lục 01,02; tr 52,53]
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông sở hữu một cơ cấu tổ chức rõ ràng và hiệu quả, được xác định theo quyết định số 813/QĐ-HĐTV ban hành vào ngày 28 tháng 12 năm 2018 Sơ đồ cơ cấu tổ chức này đảm bảo sự vận hành trơn tru và đồng bộ trong các hoạt động của công ty.
Sơ đồ cơ cấu [phụ lục 3;tr54]
Các phòng ban trực thuộc của công ty có chức năng nhiệm vụ rõ ràng.
- Ban Kiểm soát: Giúp HĐTV Công ty kiểm soát hoạt động quản trị và kinh doanh của Công ty
- Phòng Quản lý dịch vụ: Giúp HĐTV Công ty quản lý chất lượng dịch vụ của Bệnh viện
- Phòng Kinh doanh: Hoàn thành mục tiêu Doanh số bán hàng, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng (bao gồm: dịch vụ bán hàng, các thủ tục bán hàng…)
Phòng Đầu tư Dự án 1 chịu trách nhiệm quản lý dự án Bệnh viện đa khoa Phương Đông, bao gồm các hoạt động chuẩn bị đầu tư, tổ chức thực hiện dự án, kiểm soát quá trình thực hiện và đánh giá hiệu quả của dự án đầu tư.
Phòng Đầu tư Dự án 2 chuyên trách các dự án ngoài Bệnh viện đa khoa Phương Đông, bao gồm các hoạt động như chuẩn bị đầu tư, tổ chức thực hiện dự án, kiểm soát quá trình thực hiện và đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư.
- Các Ban Quản lý dự án: Triển khai thi công các Dự án của Công ty.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vốn của Công ty một cách an toàn và hiệu quả Đội ngũ này đảm bảo cung cấp nguồn vốn kịp thời cho các hoạt động sản xuất kinh doanh với chi phí hợp lý Đồng thời, công tác kế toán được thực hiện chính xác, kịp thời và an toàn, mang lại lợi ích tối đa cho Công ty.
Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm cung cấp đủ nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ hành chính, công nghệ thông tin và bảo mật thông tin Ngoài ra, phòng cũng bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Công ty và thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ nhân viên.
Phòng Kinh tế - kế hoạch đảm nhiệm việc quản lý chiến lược và xây dựng hệ thống kế hoạch một cách chính xác và kịp thời Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm quản lý tài sản của công ty và kiểm soát rủi ro trong phạm vi kế hoạch đã đề ra.
Chức năng nhiệm vụ phòng Hành chính nhân sự
Sơ đồ cơ cấu phòng hành chính nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng hành chính nhân sự a Chức năng
Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về việc tổ chức bộ máy hoạt động và quản lý nhân sự, nhằm thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách cho người lao động, bao gồm lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng và kỷ luật Đồng thời, cần chú trọng đến quan hệ lao động, bảo hộ lao động và an toàn sức khỏe cho người lao động Bên cạnh đó, cần cải thiện công tác truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân và thư ký để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
- Là cầu nối công tác từ Ban Tổng Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược lại
Đầu mối xây dựng và ban hành các chính sách của Công ty, đồng thời hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chính sách này Ngoài ra, chúng tôi cũng đảm bảo thu nhận phản hồi một cách kịp thời và chính xác.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động SXKD của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
Thực trạng công tác văn thư tại công ty TNHH Tổ hợp ổ hợp Y tế Phương Đông
2.2.1 Công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Công tác Văn thư có thể được hiểu là một hoạt động bao gồm 5 -nhóm công việc đó sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản (Là các công việc như: soạn thảo văn bản, trình duyệt và ký văn bản; Ban hành văn bản).
Tổ chức giải quyết văn bản, nội dung công viêc gồm (Tổ chức
Tổ chức lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu
Văn hóa giao tiếp công sở, các thiết bị và ứng dụng phần mềm trong công tác văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin, vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản cần tuân thủ đúng quy trình và quy định để đảm bảo hiệu quả truyền thông.
Hằng ngày, cơ quan tiếp nhận và gửi đi nhiều văn bản Để quản lý văn bản một cách thống nhất và hiệu quả, cơ quan đã xây dựng quy chế quản lý văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của mình.
Tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông, quy trình ban hành văn bản được thực hiện đúng quy định và thẩm quyền Công ty chủ yếu phát hành các văn bản hành chính, mỗi văn bản đều tuân thủ các quy định hiện hành, dựa trên Thông tư 01/2011/TT-.
BN ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính.
Khi phát hành văn bản, cần tuân thủ quy định và quy trình nhất định để đảm bảo tính chính xác Văn bản phải đáp ứng đúng nội dung, kỹ thuật và thẩm quyền ban hành Tại Công ty, quá trình thực tập cho thấy các văn bản đều được ban hành theo hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Theo đó, mỗi văn bản được soạn thảo đều được thực hiện theo đúng hướng dẫn, và đầy đủ các thể thức, thành phần bắt buộc sau:
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
Công ty, với tư cách là một doanh nghiệp nhỏ, có quy trình ký văn bản khác biệt so với các cơ quan nhà nước Tất cả văn bản hành chính cần được hoàn thiện đầy đủ thể thức trước khi trình ký Quy trình trình ký tại công ty được thực hiện theo các bước nhất định, trong đó các văn bản phải kèm theo phiếu giải quyết công việc để được lãnh đạo xem xét.
Khi trình thì văn bản đều được kiểm tra và ký đầy đủ của các bộ phận.
Công ty TNHH Tổ hợp y tế Phương Đông tọa lạc tại Tầng 14, Bệnh viện đa khoa Phương Đông, Số 9, Phố Viên, P Cổ Nhuế 2, Q Bắc Từ Liêm, Hà Nội Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại tới số (04) 2.2400003 hoặc gửi fax đến (04) 3.7914112 Ngoài ra, quý khách cũng có thể gửi email tới địa chỉ hcnsct@phuongdonghospitail.vn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2019
PHIẾU BÁO CÁO GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Người thực hiện công việc:
Báo cáo chi tiết, ý kiến đề xuất Ý kiến phòng/ban chuyên môn
Các bộ phận khác liên quan:
Bộ phận kiểm soát tài liệu:
Phó Tổng Giám đốc phụ trách
Giải quyết của Phó Chủ tịch Hội đồng thành viên
Công ty không chỉ soạn thảo các văn bản hành chính như quyết định, công văn, tờ trình và thông báo, mà còn có nhiều loại hợp đồng khác nhau, bao gồm hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế.
Phòng Hành chính nhân sự đã hoàn tất việc trình Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động đối với ông Đỗ Đức Hùng, và đã lập phiếu báo cáo giải quyết công việc liên quan [phụ lục]
Sau khi hoàn thành soạn thảo văn bản, người soạn thảo sẽ ký nháy vào cuối văn bản tại phần nơi nhận Văn bản sẽ được phê duyệt bởi trưởng bộ phận và sau khi ký xong, nó sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan (nếu có) trước khi đến Bộ phận kiểm soát tài liệu Bộ phận này, đóng vai trò là Ban thư ký của lãnh đạo, có nhiệm vụ kiểm tra các chữ ký, thể thức và nội dung công việc Sau khi hoàn tất kiểm tra, văn bản sẽ được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng thành viên để xin ý kiến giải quyết.
Công ty TNHH Tổ Hợp Y tế Phương Đông thực hiện quy trình trình ký văn bản theo các bước rõ ràng: bắt đầu từ người soạn thảo, sau đó là sự phê duyệt của trưởng bộ phận và ý kiến từ các bộ phận liên quan Tiếp theo, bộ phận Kiểm soát tài liệu sẽ xem xét trước khi văn bản được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng thành viên để xin ý kiến cuối cùng Chỉ khi nhận được sự đồng ý từ Chủ tịch, người có thẩm quyền mới được ký văn bản, và bộ phận văn thư sẽ tiến hành đóng dấu xác nhận.
Hầu hết các văn bản công ty ban hành đều đảm bảo được các yếu tố theo đúng với thông tư quy định văn bản hành chính.
Ví dụ: Quyết định số 55/QĐ-CT về việc chấm dứt hợp đồng lao động Văn bản do Công ty soạn thảo [phụ lục]
CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2019
Về việc: Chấm dứt hợp đồng
+ Về cỡ chữ và căn lề:
Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, quốc hiệu và cơ quan ban hành văn bản cần được viết bằng chữ in hoa đậm, trừ cơ quan chủ quản Phông chữ sử dụng phải là 12 hoặc 13, và địa chỉ cùng ngày tháng năm ban hành phải thẳng hàng với số ký hiệu, được viết in nghiêng Tuy nhiên, văn bản của công ty có phần gạch chân là sai quy định; thay vào đó, cần sử dụng đường kẻ ngang liền Phần trích yếu nội dung văn bản phải đặt ngay dưới tên loại văn bản, in thường, đứng đậm và có đường kẻ ngang liền dưới dòng trích yếu Nội dung trích yếu trong văn bản hiện tại không đúng khi viết thường, không in đậm và thiếu đường kẻ ngang.
+ Về chữ ký và con dấu
Dấu của văn bản phải được đóng chùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định.
Ví dụ: Công văn số 68 của công ty về việc xin hỗ trợ tuyển dụng [phụ lục]
CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y TẾ
(V/v xin hỗ trợ tuyển dụng nhân sự)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2019
Theo ví dụ về công văn, văn bản được soạn thảo đúng căn lề và cỡ chữ theo hướng dẫn của Thông tư Tuy nhiên, công văn của công ty lại sử dụng chữ viết tắt "CV" trong phần ghi số ký hiệu, điều này không phù hợp với quy định Bên cạnh đó, người soạn thảo cần ký nháy vào phần cuối nơi nhận, nhưng công văn này lại không có chữ ký nháy Tình trạng này không chỉ xảy ra với văn bản này mà còn nhiều văn bản khác cũng thiếu chữ ký nháy.
Công ty không chỉ soạn thảo các văn bản hành chính như quyết định, công văn và thông báo, mà còn có nhiều loại hợp đồng quan trọng như hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế Tất cả các hợp đồng này đều được thực hiện theo đúng quy định pháp luật, trong đó hợp đồng được phân chia thành hợp đồng kinh tế và hợp đồng lao động.
Ví dụ hợp đồng lao động số 01 ngày 06 tháng 01 năm 2019 của công ty [phụ lục]
CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y TẾ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 06 tháng 01 năm 2019
Hợp đồng lao động cần được soạn thảo dưới hình thức văn bản tương tự như các văn bản hành chính như quyết định và thông báo Do đó, hợp đồng của công ty phải tuân thủ đúng các quy định về thể thức văn bản.
Ví dụ hợp đồng kinh tế số 538/2018/TBYT-VĐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -
Số: 538/2018/TBYT-VĐ (Về việc: Mua bán thiết bị nha khoa)
Hợp đồng kinh tế giữa công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông và công ty Cổ phần trang thiết bị Nha khoa Việt Đăng không có tên cơ quan ở phần quốc hiệu tiêu ngữ, khác với hợp đồng lao động Thay vào đó, tên của các bên tham gia hợp đồng sẽ được ghi trong phần nội dung phụ lục Đặc biệt, hợp đồng kinh tế sử dụng phần gạch chân ngang nét liền, trong khi hợp đồng của công ty sử dụng nét đứt.
Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, bao gồm cả Công ty Phương Đông Dù khối lượng công việc văn thư không lớn, nhưng thời gian làm việc tại đây đã giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình và chức năng của công tác này Qua trải nghiệm, tôi nhận thấy một số ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư tại công ty.
Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông, thành viên của tập đoàn Intracom, đã nỗ lực nâng cao hiệu quả công việc, góp phần xây dựng thương hiệu vững mạnh Mặc dù mới thành lập Bệnh viện đa khoa Phương Đông, công ty đã xử lý khối lượng công việc lớn một cách hiệu quả Đặc biệt, công tác văn thư được đẩy mạnh với việc sắp xếp và phân loại văn bản chính xác, nhanh chóng, giúp thông tin luôn được cập nhật kịp thời.
Công ty luôn thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng thời hạn, không xảy ra tình trạng quá hạn Các văn bản được soạn thảo đều tuân thủ quy định và thẩm quyền Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo tiến bộ của công ty Việc tiếp nhận văn bản đến theo đúng quy trình, không sai sót, đảm bảo tính chính xác Quản lý văn bản đi cũng tuân thủ quy định và quy trình, đảm bảo tính chính xác Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trên website của công ty đã giúp quản lý văn bản trở nên thuận tiện, hệ thống và tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra và tra cứu.
Quản lý văn bản đi và đến của công ty được thực hiện một cách linh hoạt và cẩn thận, đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ tại phòng hành chính được bảo quản gọn gàng, sạch sẽ và an toàn, giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Quản lý và lưu trữ văn bản là rất quan trọng, với các tài liệu và sổ sách được sắp xếp khoa học, gọn gàng, giúp dễ dàng tìm kiếm Tất cả các file cứng được bảo quản cẩn thận trong tủ tài liệu.
Công ty thực hiện công tác quản lý con dấu một cách hiệu quả, với việc giao dấu cho một người giữ và bảo quản Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu theo quy định, nhờ đó không xảy ra tình trạng mất con dấu hay lạm dụng quyền hạn, đảm bảo việc đóng dấu đúng cách và đúng quy định.
Việc tổ chức và lập hồ sơ tài liệu lưu trữ của công ty được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo các hồ sơ được bảo quản tốt và xử lý đúng hạn Công ty cam kết không để tài liệu quá lâu hoặc tồn đọng hồ sơ quá hạn, nhằm duy trì tính hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu.
Công ty Phương Đông không chỉ nổi bật với các công tác quản lý hiệu quả mà còn sở hữu cơ sở vật chất hiện đại, được trang bị đầy đủ cho công việc Môi trường làm việc tại đây thoải mái và năng động, với không gian rộng rãi Lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến nhân viên, thường xuyên đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ cho bộ phận văn thư.
Mặc dù công tác văn thư mang lại nhiều lợi ích cho công ty, nhưng với khối lượng công việc và số lượng văn bản lớn, vẫn tồn tại một số hạn chế Qua nghiên cứu, tôi đã nhận diện được một số vấn đề cần khắc phục trong quy trình này.
Một số văn bản được ban hành hiện vẫn chưa tuân thủ đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, như việc nhiều văn bản không có chữ ký nháy hoặc trình bày không chính xác theo quy định.
Quản lý văn bản hiện nay vẫn gặp nhiều vấn đề, đặc biệt là việc nhân bản và đóng dấu không đúng quy định Nhiều văn bản bị nhân bản quá mức, dẫn đến tình trạng thừa thãi Mặc dù các văn bản gốc được giữ lại và đóng dấu, nhưng các cán bộ phụ trách thường không ghi chú rõ ràng vị trí lưu trữ của bản gốc, gây ra tình trạng mất mát văn bản.
Việc trình ký và giải quyết công việc tại công ty gặp khó khăn do quy trình phức tạp và sự phân tán địa điểm làm việc giữa các lãnh đạo Sự chuyển trụ sở về Bệnh viện Đa khoa Phương Đông đã làm tăng thời gian di chuyển, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Bên cạnh đó, quá trình quản lý văn bản đến còn chậm chạp, khi chuyên viên hành chính chưa xử lý kịp thời ý kiến từ Chủ tịch Hội đồng thành viên Hơn nữa, sổ quản lý văn bản đến thiếu thông tin về bộ phận phụ trách, dẫn đến khó khăn trong việc truy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Chất lượng hồ sơ và tài liệu lưu trữ tại công ty chưa đạt yêu cầu, do người phụ trách chưa chú trọng đúng mức đến việc lập và quản lý hồ sơ Nhiều tài liệu không được kiểm tra định kỳ và không được hủy bỏ theo quy định, dẫn đến tình trạng lưu trữ kém hiệu quả.
Dấu của công ty được sử dụng đúng quy định, nhưng việc quản lý dấu gặp khó khăn do phòng kế toán giữ, trong khi các cơ quan khác như văn thư hay phòng hành chính lại quản lý dấu của họ Điều này gây bất tiện vì nhân viên kế toán kiêm nhiệm công việc văn thư, dẫn đến sự không khoa học trong quy trình sử dụng dấu.
Máy photo của công ty, mặc dù hiện đại, nhưng lại có số lượng hạn chế và được đặt ở tầng 12, trong khi công ty làm việc trên tầng 14, gây bất tiện cho việc in ấn và photo tài liệu Thêm vào đó, máy photo này còn được sử dụng chung cho khối phi y tế của bệnh viện.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH TỔ HỢP Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG
Giải pháp đối với lãnh đạo công ty
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo mọi hoạt động của công ty Để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc, cần tăng cường việc đôn đốc và kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của nhân viên.
Cần nâng cao trách nhiệm cá nhân trong công việc và chú trọng đến việc tuyển dụng nhân sự phù hợp với năng lực và chuyên môn của họ.
Trong các chuyến đi công tác phải ủy quyền rõ ràng và phân công công việc cho phù hợp.
Giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Đảm bảo việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng thể thức, thẩm quyền, nội dung quy định vậy để đảm bảo việc đó thì Công ty phải:
Để đảm bảo việc soạn thảo văn bản hiệu quả, cần phổ biến các văn bản và thông tư hướng dẫn, đặc biệt là Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 25/2011/TT-BTP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư Tất cả các đơn vị cần thực hiện nghiêm túc và bám sát theo hướng dẫn của các thông tư này.
Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức trong lĩnh vực soạn thảo và quản lý văn bản là cần thiết để nâng cao trình độ chuyên môn Việc này giúp cải thiện kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản, đảm bảo hiệu quả trong công tác hành chính.
Cần tổ chức các lớp đào tạo chuyên sâu về công tác văn thư cho cán bộ các phòng bộ môn, nhằm nâng cao kiến thức soạn thảo và ban hành văn bản Điều này đặc biệt quan trọng đối với cán bộ, công chức, viên chức trong Cục có chuyên ngành nông nghiệp, đặc biệt là trồng trọt, để đảm bảo chất lượng trong công tác văn thư.
- Nên có biện pháp cho việc rút gọn các bước trình ký văn bản và hạn chế tối đa khoảng cách vị trí làm việc của các lãnh đạo.
- Tăng cường việc đôn đốc kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các quy trình soạn thảo văn bản của các đơn vị.
Giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản và tăng cường sự hợp tác các phòng ban
và tăng cường sự hợp tác các phòng ban
Việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác quản lý là rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Để đảm bảo việc gửi văn bản chính xác, cần có thông tin địa chỉ đầy đủ của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Việc áp dụng công nghệ trong công tác văn thư, như gửi văn bản qua email và thiết bị internet, đòi hỏi phải có số điện thoại liên hệ để xác nhận việc nhận văn bản Điều này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng lớn đến tiến trình công việc liên quan đến nội dung văn bản.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cần không ngừng hiện đại hóa quy trình làm việc và tăng cường kiểm tra, giám sát Điều này sẽ góp phần nâng cao ý thức làm việc và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên trong lĩnh vực văn thư.
Sự phối hợp giữa các phòng ban phải diễn ra một cách nhịp nhàng và nghiêm túc theo Quy chế phối hợp công tác Cần xác định rõ ràng nội dung, mức độ, phạm vi, phương thức phối hợp và trách nhiệm của từng bên liên quan trong các hoạt động cần sự hợp tác.
Để đạt được hiệu quả trong công việc, cần duy trì tác phong làm việc nghiêm túc và ổn định Việc xây dựng các chương trình làm việc theo tuần, tháng và quý phải tuân thủ quy định và được thực hiện một cách chủ động Điều này sẽ giúp tăng cường hoạt động của công ty và đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện đúng hạn.
Giải pháp nâng cao chất lượng thông tin phục vụ cho hoạt động của công việc
Thông tin là tài nguyên thiết yếu cho hoạt động quản lý hiệu quả của cơ quan Để đảm bảo thông tin luôn chính xác, nhanh chóng và kịp thời, việc thu thập thông tin cần được thực hiện một cách cẩn thận Lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp là rất quan trọng để tránh sai sót trong quá trình thu thập dữ liệu.
Để nâng cao hiệu quả trong việc cung cấp thông tin, cần thường xuyên cập nhật dữ liệu và tổ chức kênh thông tin một cách hợp lý Việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào quy trình thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng Đồng thời, công ty cũng nên nâng cấp trang thiết bị và cơ sở vật chất để đảm bảo luôn trong tình trạng ổn định và sẵn sàng phục vụ cho công việc.
Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty cần xây dựng và củng cố bộ máy làm việc với đội ngũ cán bộ chuyên môn cao Môi trường làm việc thoải mái, hòa đồng và thân thiện sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Ngày nay, trong bối cảnh xã hội phát triển, mô hình văn phòng xanh ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm Việc bổ sung cây xanh, đặc biệt là cây canry, tại các phòng họp và hành lang không chỉ tạo ra không gian làm việc trong lành, thoải mái mà còn làm đẹp và tăng tính thẩm mỹ cho nơi làm việc.
Cần nâng cấp và bổ sung cơ sở vật chất, đặc biệt là máy photo và biển hiệu các phòng ban, nhằm tạo ra môi trường làm việc thoải mái, đầy đủ và đảm bảo các điều kiện làm việc tốt nhất.
Trong chương 3, tôi đã trình bày các nhóm biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông, dựa trên những đánh giá về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân đã nêu ở chương 2.
