Quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG
Tổng quan về hoạt động mua hàng và rủi ro trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng
Mua hàng là hoạt động thiết yếu để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng yêu cầu về chất lượng cho nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Trong quản trị doanh nghiệp, mua hàng bao gồm việc tìm hiểu và đánh giá nhà cung cấp, thương thảo điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục thanh toán và giao nhận hàng hóa Mục tiêu là cung cấp sản phẩm với số lượng và chất lượng phù hợp, đáp ứng nhu cầu dự trữ và bán hàng một cách hiệu quả với chi phí tối ưu.
Trong doanh nghiệp, hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng, là bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh Việc mua hàng đúng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng kịp thời là yếu tố then chốt giúp đảm bảo hoạt động dự trữ và bán hàng diễn ra suôn sẻ, từ đó mang lại nguồn thu ổn định cho doanh nghiệp.
Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, với ba vai trò chính Đầu tiên, nó tạo tiền đề vật chất cho doanh nghiệp, bởi để bán hàng, doanh nghiệp cần có hàng hóa và nguyên vật liệu Mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, vì vậy nhân viên mua hàng cần đảm bảo mua đúng số lượng và giá cả hợp lý, nhằm tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Chi phí mua hàng, bao gồm giá hàng hóa và các chi phí phát sinh như đặt hàng, vận chuyển và lưu kho, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Giảm chi phí mua hàng sẽ giúp giảm giá đầu vào trên mỗi sản phẩm, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh về giá bán ra.
Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đủ lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Khi mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động kinh doanh một cách thuận lợi và kịp thời Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ lưu chuyển hàng hóa mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh.
1.1.2 Quy trình mua hàng cơ bản của doanh nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm về quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng là các bước cần thiết để doanh nghiệp hoàn thành một đơn hàng, bao gồm nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung, nhà cung cấp, đàm phán, giao nhận hàng hóa, phát hành chứng từ, nhập kho và thanh toán Xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất thoát và đảm bảo chất lượng hàng hóa đầu vào Một quy trình mua hàng rõ ràng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tăng cường hiệu quả hoạt động và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Quy trình mua hàng giúp đơn giản hóa hoạt động mua hàng của doanh nghiệp
- Giúp doanh nghiệp duy trì việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, hạn chế các rủi ro và thất thoát xảy ra trong hoạt động của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp thiết lập một quy trình mua hàng rõ ràng và cụ thể, việc phân chia chuyên môn và trách nhiệm giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc đào tạo nhân viên mới.
Xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp cho từng loại hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro thương mại và đảm bảo giá cả cạnh tranh trên thị trường.
Lập yêu cầu mua hàng
Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, nhận báo giá chi tiết, và tiến hành đàm phán với họ Sau đó, đánh giá các nhà cung cấp và lập bảng so sánh để dễ dàng đưa ra quyết định Cuối cùng, xin phê duyệt nhà cung cấp đã chọn để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Nhận thông tin bất thường (nếu có), điều tra nguyên nhân và tiến hành đòi bồi thường các bên liên quan
Làm thủ tục thanh toán Lưu trữ chứng từ nào cũng có quy định về việc thiết lập báo giá, so sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Quy trình mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng hàng hóa từ các nhà cung cấp Đồng thời, quy trình này cũng tạo điều kiện để xây dựng và duy trì mối quan hệ vững chắc với những nhà cung cấp uy tín trong mạng lưới của doanh nghiệp.
- Quy trình mua hàng tạo ra một bộ tiêu chuẩn chung cho hàng hóa đầu vào nhập kho
Quy trình mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ kế toán theo dõi dòng tiền một cách chính xác Điều này không chỉ giúp cải thiện quản lý tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong phong cách làm việc của doanh nghiệp
1.2.2.2 Các bước của quy trình mua hàng cơ bản
Một quy trình mua hàng cơ bản sẽ gồm 11 bước được trình bày như dưới đây:
Hình 1.1: Quy trình mua hàng cơ bản trong doanh nghiệp đây:
Chi tiết các bước của một quy trình mua hàng sẽ được trình bày như dưới
Bước 1: Xác định nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng
Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty để mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản và công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh Các bộ phận có nhu cầu sẽ lập yêu cầu mua hàng và chuyển đến phòng mua hàng Yêu cầu mua hàng chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của trưởng phòng mua hàng hoặc các bộ phận có chuyên môn và thẩm quyền.
Mỗi mặt hàng có yêu cầu riêng về thời gian giao hàng, hạn sử dụng và thông số kỹ thuật, vì vậy nhân viên mua hàng cần xác định rõ các yêu cầu cho từng đơn đặt hàng để tránh mua nhầm hàng hóa không phù hợp Đồng thời, phòng mua hàng cần làm rõ ngân sách cho hàng hóa trong đơn đặt hàng, giúp nhân viên đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Ngoài ra, các quản lý doanh nghiệp cũng nên xem xét kế hoạch phát triển sản phẩm mới, phối hợp với phòng mua hàng để tìm nguồn cung ứng phù hợp với chiến lược phát triển trong tương lai.
Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp, nhận báo giá
Dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng tiến hành tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp phù hợp Họ cần thiết lập tiêu chí và chiến lược rõ ràng để hỗ trợ quá trình tìm kiếm Ba tiêu chí chính trong mua hàng bao gồm chất lượng sản phẩm, giá cả và chính sách chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp, như chính sách công nợ, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật Tầm quan trọng của mỗi tiêu chí có thể thay đổi tùy theo từng giai đoạn và chiến lược của doanh nghiệp Trong giai đoạn tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp sẽ chú trọng đến giá cả và chính sách công nợ, trong khi nếu mục tiêu là tìm kiếm sản phẩm chất lượng cao, yếu tố chất lượng sẽ được ưu tiên hàng đầu.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG
Giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
2.1.1 Quá trình hình thành Được thành lập ngày 27/11/2000, Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông là đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế bệnh viện Sứ mệnh của công ty là cung cấp các thiết bị y tế hàng đầu thế giới để nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe của người dân Việt Nam Sau 23 năm thành lập, công ty có hơn 250 nhân viên, hơn 1000 khách hàng là các bệnh viện, phòng khám trên toàn quốc Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội, 1 chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh và 3 văn phòng tại Đà Nẵng, Nha Trang và Cần Thơ.
Công ty chuyên cung cấp bốn nhóm hàng chính: vật tư tiêu hao, hóa chất, máy móc, và linh kiện phụ kiện cho máy Vật tư tiêu hao trong y tế là sản phẩm sử dụng một lần, không giữ được tính chất ban đầu sau khi sử dụng Hóa chất bao gồm các loại hóa chất xét nghiệm đặc biệt cho thiết bị như sinh hóa, miễn dịch, huyết học, đông máu và sinh học phân tử Máy móc là trang thiết bị y tế ứng dụng công nghệ hiện đại để chẩn đoán bệnh hoặc phục hồi chức năng cơ quan bị ảnh hưởng Linh kiện và phụ kiện cho máy là sản phẩm được chỉ định sử dụng với thiết bị y tế cụ thể nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động đúng mục đích.
Cơ cấu mua hàng được phân chia rõ ràng: Hóa chất và vật tư tiêu hao chiếm 78% tổng giá trị hàng mua, trong khi máy móc chiếm 18% và linh kiện, phụ kiện cho máy chỉ chiếm 4%.
Công ty được phân ra thành 3 khối chức năng chính: Khối Kinh doanh, Khối các bộ phận trước bán hàng và Khối các bộ phận sau bán hàng.
Kế toán bán hàng và công nợ Phòng Ứng dụng sản phẩm Trung tâm Dịch vụ Kĩ thuật Phòng Dịch vụ khách hàng
PGĐ Trung tâm chăm sóc khách hàng phụ trách khối sau bán hàng
Các phòng bán hàng được phân theo vùng địa lý hoặc chuyên biệt cho một số nhóm sản phẩm:
Vùng Đông Bắc Bộ, Hà Nội 1, Hà Nội 2, Bắc Trung Bộ, Nam Trung Bộ, Hồ Chí Minh 1,2,3, Đông Nam Bộ, Tây Nam Bộ
Phòng bán hàng cho sản phẩm sinh học phân tử
Phòng đăng ký sản phẩm
Phòng quản lý sản phẩm
Phòng pháp chế và đấu thầu
Kế toán mua hàng Phòng mua hàng
GĐ quản trị phụ trách khối trước bán hàng
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Nguồn: Tài liệu nội bộ - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Bảng 2.1 Bảng chức năng các phòng ban Công ty TNHH Thiết bị Y tế
Nguồn: Tài liệu nội bộ - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Phòng ban, bộ phận Chức năng, nhiệm vụ chính
- Kiểm soát tồn kho, theo dõi và kiểm soát tiến độ giao hàng của nhà cung cấp
Bộ phận kế toán mua hàng
- Tạo phiếu nhập kho, quản lý chi phí mua hàng, thanh toán công nợ nhà cung cấp
Phòng pháp chế và đấu thầu
- Tư vấn trợ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến pháp luật và đấu thầu
Phòng quản lý sản phẩm
Chúng tôi tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm, không ngừng đổi mới sáng tạo nhằm cung cấp cho khách hàng những thiết bị y tế tiên tiến nhất với công nghệ hiện đại.
Phòng đăng ký sản phẩm
- Đảm bảo các vấn đề liên quan tới tem nhãn, giấy phép nhập khẩu, đăng ký lưu hành, phân loại trang thiết bị y tế của doanh nghiệp
Khối kinh doanh - Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm
- Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng
Phòng dịch vụ khách hàng
- Đảm bảo xuất hàng 24/7 cho khách hàng
Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, cài đặt và lắp đặt sản phẩm từ khách hàng, sau đó chuyển giao thông tin này tới bộ phận ứng dụng sản phẩm và trung tâm dịch vụ kỹ thuật.
Trung tâm dịch vụ kỹ thuật - Lắp đặt phần cứng trang thiết bị y tế cho khách hàng
Phòng ứng dụng sản phẩm
- Nhận yêu cầu cài đặt phần mềm sản phẩm từ phòng dịch vụ khách hàng và đến các bệnh viện để cài đặt cho khách hàng
Bộ phận kế toán bán hàng và công nợ
- Xuất hóa đơn cho khách hàng
- Theo dõi công nợ của khách hàng
Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông là doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong cung cấp thiết bị y tế bệnh viện, với 23 năm hoạt động ổn định và tăng trưởng liên tục, ngay cả trong thời kỳ dịch Covid-19 Công ty sở hữu mạng lưới khách hàng rộng khắp cả nước và là nhà phân phối cho nhiều nhà sản xuất thiết bị y tế hàng đầu thế giới Một số khách hàng lớn của công ty bao gồm bệnh viện Trung ương Quân đội 108, bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Đại học Y, bệnh viện Nội tiết Trung ương, bệnh viện Nhi Trung ương, viện Huyết học Truyền máu Trung ương, bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện Quân y 175, bệnh viện Đại học Y dược, và bệnh viện Nhi đồng I.
Công ty chúng tôi cam kết cung cấp thiết bị y tế hàng đầu thế giới nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe cho người dân Việt Nam Hiện tại, chúng tôi là nhà phân phối trực tiếp cho nhiều nhà sản xuất thiết bị y tế hàng đầu như Baxter, Terumo, Carestream, Qiagen, Seegene, Nihon Kohden và Siemens.
Giới thiệu về hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông
Hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông được quản lý bởi phòng mua hàng, bao gồm hai bộ phận: kế hoạch mua hàng và mua hàng Bộ phận kế hoạch có nhiệm vụ kiểm soát tồn kho, lập số liệu mua hàng và gửi yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng, đồng thời thúc đẩy bán hàng và giải quyết hàng tồn kho Trong khi đó, bộ phận mua hàng tập trung vào việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, duy trì mối quan hệ với họ, lập đơn đặt hàng, kiểm soát tiến độ giao hàng, thông quan hàng hóa nhập khẩu và xử lý khiếu nại liên quan đến hàng hóa.
Trong 3 mặt loại hàng kinh doanh chính của công ty, bao gồm hóa chất, vật tư tiêu hao; máy móc; linh kiện, phụ liện, cơ cấu mua hàng được phân chia như sau:Hóa chất, vật tư tiêu hao chiếm 78% giá trị hàng mua, máy chiếm 18% giá trị hàng mua, linh kiện, phụ kiện cho máy chiếm 4% giá trị hàng mua.
Vật tư tiêu hao trong lĩnh vực y tế là những sản phẩm chỉ sử dụng một lần và không thể tái sử dụng sau khi đã qua sử dụng Các sản phẩm này bao gồm quả lọc máu, phim chụp X-quang, kim luồn, ống thông trong lọc máu và hồi sức cấp cứu, túi đựng máu, cùng với các dụng cụ đựng mẫu Ngoài ra, hóa chất y tế bao gồm các loại hóa chất xét nghiệm đặc dụng cho thiết bị như hóa chất xét nghiệm sinh hóa, miễn dịch, huyết học, đông máu, sinh học phân tử, và các sinh phẩm xét nghiệm như xét nghiệm viêm gan B, virus HIV, và ma túy.
Máy y tế là thiết bị y tế hiện đại giúp chẩn đoán và phục hồi chức năng cho cơ thể người bệnh Công ty phân phối nhiều loại máy, bao gồm hệ thống xét nghiệm hóa sinh, miễn dịch, huyết học, máy chụp X-quang, máy siêu âm, máy lọc máu, máy thận nhân tạo và máy đo huyết động học Ngoài ra, linh kiện và phụ kiện cho máy y tế được sử dụng để hỗ trợ thiết bị hoạt động hiệu quả, như đầu dò cho máy siêu âm và máy in cho các loại máy y tế.
Mỗi mặt hàng hóa chất và vật tư tiêu hao đều có đặc điểm và tính chất riêng, với thời gian sử dụng từ 2 đến 24 tháng Đặc biệt, các hóa chất xét nghiệm như hóa chất sinh hóa, sinh học phân tử và huyết học thường có hạn sử dụng ngắn, dưới 2 tháng.
Việc dự báo lượng hàng bán và xác định số lượng đặt hàng là rất cần thiết để tránh tình trạng thừa hàng và hàng hết hạn sử dụng, đặc biệt đối với mặt hàng có chu kỳ tồn kho 12 tháng Đối với máy móc y tế, giá trị lớn và sự phụ thuộc vào chiến lược khách hàng yêu cầu đặt hàng chỉ sau khi đã xác định đầu ra, đồng thời khách hàng thường chỉ chấp nhận máy sản xuất trong năm ký hợp đồng hoặc năm liền kề, khiến máy sản xuất xa khó tiêu thụ Cuối cùng, linh kiện và phụ kiện có tính chất phức tạp với nhiều thông số kỹ thuật, do đó cần xác định chính xác các thông số để tránh mua nhầm, gây lãng phí thời gian và tài chính cho công ty.
Trong quy trình mua hàng, phòng mua hàng phân chia mặt hàng thành hai nhóm chính: hàng thường quy và hàng không thường quy Hàng thường quy bao gồm những mặt hàng có tốc độ bán hàng ổn định, với biến động tiêu thụ không quá 10% qua từng kỳ đặt hàng và có hạn sử dụng từ 12 tháng trở lên Nhờ vào đặc điểm này, việc dự tính bán hàng cho hàng thường quy trở nên dễ dàng hơn và được thực hiện bởi bộ phận quản lý sản phẩm.
Hàng không thường quy là những mặt hàng có tốc độ bán hàng biến động lớn, vượt quá 10% qua từng kỳ đặt hàng, bao gồm máy y tế có giá trị cao, linh kiện, phụ kiện và các hóa chất, vật tư tiêu hao có hạn sử dụng dưới 12 tháng Việc dự tính đặt hàng được thực hiện bởi nhân viên kinh doanh chuyên trách từng khách hàng Chức năng và cơ cấu chi phí của phòng mua hàng có thể được mô tả qua mô hình BMC – Business Model Canvas, phản ánh cách thức hoạt động của tổ chức một cách hệ thống.
Bảng 2.2 Mô hình BMC phòng mua hàng – Công ty TNHH Thiết bị Y tế
Phương Đông Đối tác chính:
+ Bộ phận (BP) kinh doanh
+ BP quản lý sản phẩm
+ BP kế toán, tài chính
+ Các cơ quan nhà nước: cơ quan hải quan, cơ quan thuế
- Kiểm soát số lượng đặt hàng
- Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp
- Theo dõi tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp
- Thúc đẩy bán hàng, giải quyết tồn kho
Giá trị cung cấp cho khách hàng:
- Tối ưu hóa chi phí
- Đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong giao nhận
- Duy trì mối quan hệ minh bạch, có tính chuyên môn hóa cao với khách hàng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm trong công việc
- Khách hàng nội bộ doanh nghiệp
- Khách hàng bên ngoài doanh nghiệp: khách hàng ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu
- Đội ngũ nhân viên và hệ thống quy trình
- Phần mềm quản lý doanh nghiệp
- Chi phí mua hàng hóa hữu hình
- Chi phí mua dịch vụ phục vụ trực tiếp cho hàng hóa hữu hình
Dòng doanh thu: Đóng góp một phần doanh thu cho công ty thông qua hoạt động ủy thác nhập khẩu
Nguồn: Tài liệu nội bộ - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Với các nhiệm vụ và chức năng như trình bày ở trên, phòng mua hàng đã xây dựng quy trình mua hàng gồm các bước như sơ đồ dưới đây:
Lập dự tính đặt hàng
Lập yêu cầu mua hàng Kiểm tra yêu cầu mua hàng trước khi phát hành đơn hàng
Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp và xác nhận đơn hàng
Tìm kiếm, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp
Theo dõi đơn đặt hàng và làm dự trù/ đề nghị thanh toán trả trước
Nhận bộ chứng từ, kiểm tra và phản hồi với nhà cung cấp Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa với hàng nhập khẩu
Nhận thông tin bất thường, điều tra nguyên nhân, tiến hành đòi bồi thường các bên liên quan Nhận hàng Kiểm tra hàng hóa Lưu kho trên phần mềm
Theo dõi đòi bồi thường Gửi kết quả cho các bộ phận liên quan Lưu trữ chứng từ
Hình 2.2: Quy trình mua hàng - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Nguồn: Quy trình mua hàng – Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Bước 1: Lập dự tính đặt hàng:
Mỗi tháng, nhân viên quản lý sản phẩm gửi dự tính bán hàng cho bộ phận kế hoạch Dựa trên dự tính này, bộ phận kế hoạch tổng hợp và lập dự tính đặt hàng, sau đó tổ chức hội đồng duyệt bao gồm các thành viên từ bộ phận kế hoạch, quản lý sản phẩm và trưởng phòng mua hàng Hội đồng sẽ xem xét dự tính đặt hàng dựa vào tình hình thị trường và báo cáo tồn kho.
Đối với hàng không thường quy, nhân viên kinh doanh từng vùng thực hiện dự tính bán hàng và quản lý vùng bán hàng sẽ phê duyệt các dự tính này Bộ phận kế hoạch tổng hợp các dự tính bán hàng của toàn công ty để tạo ra dự tính đặt hàng không thường quy Sau đó, một hội đồng duyệt sẽ được thành lập, bao gồm bộ phận kế hoạch, bộ phận quản lý sản phẩm và trưởng phòng mua hàng.
Bước 2: Lập yêu cầu mua hàng
Sau khi hội đồng duyệt dự tính đặt hàng, bộ phận kế hoạch sẽ lập yêu cầu mua hàng dựa trên quyết định này Yêu cầu sau đó được gửi để xin xác nhận từ trưởng phòng mua hàng trước khi chuyển cho bộ phận mua hàng thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra yêu cầu mua hàng
Nhân viên mua hàng cần xác nhận mục đích, số lượng, thời gian yêu cầu hàng, phương thức vận chuyển và địa điểm giao hàng Bước tiếp theo là tìm kiếm, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Dựa trên yêu cầu mua hàng, nhân viên mua hàng tìm kiếm và liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu báo giá chính xác Họ thương lượng giá dựa trên thị trường và chi phí sản phẩm để đạt được mức giá tốt nhất Sau khi nhận được báo giá, nhân viên sẽ làm bảng so sánh và chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó gửi cho trưởng phòng mua hàng phê duyệt.
Bước 5: Phát hành đơn hàng và xin phê duyệt
Sau khi thông tin nhà cung cấp được phê duyệt, nhân viên mua hàng sẽ phát hành đơn hàng qua phần mềm, đồng thời sao lưu bản mềm trên máy tính Họ cũng in bản cứng và trình ký đơn hàng cho Trưởng Phòng Mua Hàng.
Bước 6: Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp và xác nhận đơn hàng
Nhân viên mua hàng gửi đơn hàng sang nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp xác nhận kế hoạch giao hàng cụ thể
Bước 7: Theo dõi đơn đặt hàng và làm dự trù/ đề nghị thanh toán trả trước
Nhân viên mua hàng cần cập nhật kế hoạch giao hàng vào phần mềm quản lý ngay khi nhận thông tin từ nhà cung cấp Nếu lịch giao hàng không phù hợp với yêu cầu đơn hàng, họ phải điều chỉnh và thông báo cho bộ phận đề nghị mua hàng Đồng thời, nhân viên mua hàng cũng cần làm dự trù thanh toán gửi cho phòng tài chính và đề nghị thanh toán cho các lô hàng cần trả trước hoặc đặt cọc.
Bước 8: Nhận bộ chứng từ, kiểm tra và phản hồi với nhà cung cấp
Phân tích thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công
2.3.1 Phân tích và nhận dạng rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông
2.3.1.1 Rủi ro trong quá trình xác định số lượng đặt hàng
Số lượng đặt hàng là yếu tố then chốt trong mỗi đơn đặt hàng Khi tạo yêu cầu mua hàng, quy trình mua sắm của công ty Phương Đông sẽ xem xét kỹ lưỡng số lượng này để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa chi phí.
Để xác định số lượng đặt hàng chính xác, cần chú ý đến bốn yếu tố quan trọng: tồn kho đầu kỳ, dự báo lượng hàng bán trong kỳ, lượng hàng đang vận chuyển và thời gian giao hàng dự kiến Việc sai lệch trong bất kỳ một thông số nào có thể dẫn đến sự không chính xác trong số lượng đặt hàng, gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.
Trong 4 thông số nêu trên, chỉ có 2 thông số là tồn kho đầu kỳ và lượng hàng đang đi đường có thể được xác định một cách chắc chắn Tuy nhiên, 2 thông số còn lại là dự báo lượng hàng bán trong kỳ và thời gian giao hàng dự kiến là 2 thông số có tính rủi ro cao Với hàng thường quy, lượng hàng bán trong kỳ thường không thay đổi và giữ ổn định trong thời gian dài Tuy nhiên, trong một số trường hợp, số liệu này có thể biến động, đặc biệt là các yếu tố liên quan đến dịch bệnh Trong quy trình mua hàng, với hàng thường quy, bộ phận quản lý sản phẩm sẽ lên dự tính bán từng kỳ Để xác định được một cách chính xác nhất số liệu này, nhân viên quản lý sản phẩm phải là người có sự thấu hiểu thị trường và dự báo được trước một số thay đổi của thị trường như dịch bệnh chứ không chỉ đơn thuần sử dụng lại số liệu của kỳ bán hàng trước.
Trong ngành hàng không thường quy, lượng hàng bán ra trong mỗi kỳ không đồng nhất, đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải dự đoán chính xác nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Công việc này yêu cầu nhân viên có khả năng nắm bắt thông tin và dự báo tốc độ tiêu thụ hàng hóa, điều này không dễ dàng do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sự tận tâm, kinh nghiệm và mối quan hệ với khách hàng Đặc biệt, các mặt hàng không thường quy như hóa chất xét nghiệm có hạn sử dụng ngắn, từ 3 đến 6 tháng, dễ dẫn đến tình trạng hết hạn mà không có khách hàng tiêu thụ, gây lãng phí cho công ty.
Thời gian giao hàng dự kiến là yếu tố quan trọng và có thể thay đổi, ảnh hưởng lớn đến uy tín doanh nghiệp Nếu hàng hóa giao muộn, doanh nghiệp có thể
Tốc độ đáp ứng hàng hóa của các nhà cung cấp, thường là các nhà sản xuất trang thiết bị y tế lớn, thường cố định nhưng vẫn gặp phải tình trạng chậm trễ do sản xuất, đóng gói và phân phối Khả năng đáp ứng lịch trình vận chuyển cũng rất quan trọng Trong thời kỳ dịch Covid-19, doanh nghiệp đã chuyển từ vận chuyển đường biển sang đường hàng không để đáp ứng nhu cầu tăng cao, dẫn đến chi phí vận chuyển quốc tế tăng đáng kể Thêm vào đó, tốc độ xử lý hồ sơ tại các chi cục hải quan cũng gây ra chậm trễ, do một số cán bộ hải quan có tình trạng quan liêu, gây khó khăn dù hồ sơ đã đầy đủ.
Rủi ro trong việc xác định số lượng đặt hàng thường xuyên xảy ra, chủ yếu do hai nguyên nhân: xác định sai dự tính bán hàng và sự biến động thời gian giao hàng Việc dự đoán sai doanh số thường xuất phát từ sự thiếu hiểu biết của nhân viên quản lý sản phẩm và nhân viên kinh doanh về tín hiệu thị trường Bên cạnh đó, thời gian giao hàng bị kéo dài do chậm trễ trong sản xuất và đóng gói của nhà cung cấp, cũng như sự yếu kém trong dịch vụ của nhà cung cấp vận chuyển.
2.3.1.2 Rủi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp
Trong quy trình mua hàng, công ty Phương Đông tuân thủ quy định so sánh và lựa chọn nhà cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp dịch vụ logistics để phục vụ giao nhận hàng hóa Rủi ro đầu tiên có thể xảy ra là nhà cung cấp có hồ sơ năng lực tốt nhưng tốc độ đáp ứng dịch vụ kém Công ty đã gặp phải rủi ro khi làm việc với các nhà cung cấp vận chuyển có hồ sơ và mạng lưới tốt nhưng không đáp ứng được lịch tàu và lịch bay Bên cạnh chất lượng dịch vụ không đạt yêu cầu, doanh nghiệp còn đối mặt với tình trạng một số nhà cung cấp thiếu hỗ trợ khi xảy ra sự cố với hàng hóa.
Rủi ro trong việc hợp tác với nhà cung cấp hàng hóa có thể xảy ra khi họ cố tình che giấu những lỗi ẩn tỳ mà không thông báo cho doanh nghiệp Những lỗi này thường không được phát hiện qua các phương pháp kiểm tra thông thường và chỉ lộ diện sau một thời gian sử dụng Một số nhà cung cấp, dù có chất lượng hàng hóa tốt, nhưng lại thể hiện thái độ phục vụ kém và có chính sách công nợ, giá cả không hợp lý Đặc biệt nghiêm trọng là tình trạng một số nhà cung cấp từ chối hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành trong thời gian quy định, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình mua sắm.
Trong quá trình làm việc và lựa chọn nhà cung cấp, có một số rủi ro cần lưu ý Đối với nhà cung cấp dịch vụ, hai rủi ro chính là tốc độ đáp ứng dịch vụ không đúng với cam kết và việc nhà cung cấp thoái thác trách nhiệm trong việc giải quyết tổn thất hàng hóa Đối với nhà cung cấp hàng hóa, có ba rủi ro chính: chất lượng hàng hóa kém và cố tình che giấu lỗi, chính sách giá cả không hợp lý và thiếu hỗ trợ về công nợ, cùng với việc không cung cấp hỗ trợ kỹ thuật hoặc không tuân thủ cam kết bảo hành.
2.3.1.3 Rủi ro khi không kiểm tra hoặc xác định sai, không đầy đủ tính chất mặt hàng cần mua
Trong quá trình mua sắm, phòng mua hàng của công ty Phương Đông gặp khó khăn do sự đa dạng của các mặt hàng Linh kiện và phụ kiện là những mặt hàng phức tạp nhất, yêu cầu nhiều thông số kỹ thuật Nếu bộ phận mua hàng không phối hợp chặt chẽ với phòng kỹ thuật để kiểm tra kỹ lưỡng trước khi mua, sẽ có nguy cơ cao xảy ra rủi ro khi chọn sai mặt hàng cần thiết.
Khi mua sắm các mặt hàng không phức tạp, nhân viên cần phối hợp với các bộ phận chuyên môn để kiểm tra thông tin trước khi đặt hàng và thanh toán Đối với vật tư tiêu hao và hóa chất, việc mua hàng mà không xác nhận hạn sử dụng có thể dẫn đến rủi ro hàng hết hạn trước khi bán Đối với máy móc, nhân viên mua hàng cần xác nhận năm sản xuất và danh sách đóng gói từ bộ phận quản lý sản phẩm và kỹ thuật Năm sản xuất của máy y tế rất quan trọng, vì khách hàng chỉ chấp nhận máy sản xuất trong năm ký hợp đồng hoặc năm trước đó Việc kiểm tra phiếu đóng gói cũng cần thiết để đảm bảo không thiếu linh kiện cần thiết trong quá trình giao hàng.
Có một số rủi ro chính mà công ty có thể gặp phải khi xác định sai hoặc không đầy đủ tính chất của mặt hàng cần mua Thứ nhất, rủi ro phát sinh từ việc xác định sai hoặc không đầy đủ thông số kỹ thuật của linh kiện, phụ kiện Thứ hai, rủi ro cũng có thể xảy ra nếu mặt hàng cần mua không được kiểm tra kỹ về danh sách đóng gói, hạn sử dụng và năm sản xuất trước khi đặt hàng.
2.3.1.4 Rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, rủi ro có thể xảy ra khi hàng không về kho đúng thời gian cam kết hoặc bị hư hỏng trong vận chuyển, như ướt, rách, vỡ, bẹp, móp méo Thời gian giao nhận phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bắt đầu từ khi nhà cung cấp hoàn thành đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển Rủi ro đầu tiên phát sinh khi nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế không đáp ứng lịch trình tàu bay, do năng lực yếu kém Thứ hai, tình trạng tắc nghẽn tại cảng biển và cảng hàng không cũng gây ra chậm trễ trong xử lý hàng hóa Cuối cùng, việc xử lý tờ khai tại hải quan có thể bị chậm trễ do sự quan liêu của công chức hải quan.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp thường gặp rủi ro mất hàng hoặc hư hỏng, chủ yếu do ba nguyên nhân chính Đầu tiên, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất có thể thiếu cẩn thận trong việc đóng gói, dẫn đến việc hàng hóa cồng kềnh hoặc có giá trị cao không được bảo vệ đúng cách, dễ bị bẹp, vỡ hoặc rách khi vận chuyển Thứ hai, một số nhà cung cấp không sử dụng vật liệu chèn lót cần thiết trong container, khiến hàng hóa dễ bị xô lệch, rơi hoặc đổ trong quá trình vận chuyển đường biển kéo dài Đặc biệt, với các mặt hàng hóa chất và dịch lọc máu nặng được vận chuyển từ Mỹ hoặc châu Âu về Việt Nam trong thời gian 35-45 ngày, việc thiếu vật liệu chèn lót có thể gây ra hư hỏng nghiêm trọng cho hàng hóa.
ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN LÝ RỦI
Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến xác định dự tính bán hàng
Xác định đúng dự tính bán hàng là yếu tố quan trọng để tính toán chính xác số lượng đặt hàng Đối với mặt hàng thường quy, dự tính bán hàng thường được xây dựng hàng năm hoặc nửa năm và thường không thay đổi Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro từ việc xác định sai dự tính, hội đồng phê duyệt gồm bộ phận kế hoạch, quản lý sản phẩm và trưởng phòng mua hàng cần xem xét và phê duyệt lại dự tính trước mỗi kỳ đặt hàng Trước khi yêu cầu mua hàng, hội đồng cần kịp thời cập nhật những thay đổi liên quan Để tổng hợp dự tính bán hàng chính xác, bộ phận quản lý sản phẩm cần theo dõi sát sao và nhạy bén với biến động thị trường, không chỉ dựa vào số liệu quá khứ mà còn phải nắm bắt nhu cầu sử dụng của từng khách hàng.
Đối với mặt hàng không thường quy, bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng dự tính bán hàng dựa trên nhu cầu của từng khách hàng Mỗi kỳ đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thực hiện dự tính và gửi lên quản lý kinh doanh vùng để phê duyệt Để đảm bảo tính chính xác trong dự tính bán hàng, việc theo dõi sát sao nhu cầu của khách hàng là rất cần thiết.
Nhân viên kinh doanh cần nắm bắt nhu cầu của khách hàng để điều chỉnh lượng hóa chất xét nghiệm phù hợp với số lượng bệnh nhân và yêu cầu hàng ngày của bệnh viện Việc xây dựng mối quan hệ và thấu hiểu khách hàng là rất quan trọng để dự báo nhu cầu một cách chính xác Do hóa chất có hạn sử dụng ngắn, thường dưới 12 tháng, bộ phận quản lý sản phẩm và kế hoạch cần triển khai các giải pháp nhằm kiểm soát chặt chẽ dự tính bán hàng.
Để giải quyết tình trạng nhân viên kinh doanh lập dự tính bán hàng không chính xác, gây ra thừa hoặc thiếu hàng, bộ phận kế hoạch cần phối hợp với ban giám đốc công ty để đưa ra các giải pháp hiệu quả Khi hàng về kho, cần thiết lập bảng theo dõi từ quá trình dự tính đến thực tế bán hàng, nhằm phát hiện kịp thời những nhân viên không thực hiện xuất bán hàng đã đặt, tránh tình trạng hàng tồn kho và hết hạn sử dụng.
Bộ phận kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và giải quyết hàng tồn kho, có quyền yêu cầu nhân viên kinh doanh và quản lý kinh doanh vùng tìm kiếm giải pháp khắc phục, như xác định khách hàng tiềm năng trong danh sách hiện tại Giải pháp này cũng giúp phát hiện những nhân viên không thực hiện dự tính bán hàng nhưng lại xuất hàng của đồng nghiệp, dẫn đến tình trạng thiếu hàng Để ngăn chặn vấn đề này, bộ phận kế hoạch có quyền chặn phiếu xuất kho, đảm bảo hàng hóa được xuất đúng cho những đối tượng tuân thủ quy trình công ty.
Hoàn thiện quản lý rủi ro khi không kiểm tra hoặc xác định sai, không đầy đủ tính chất mặt hàng cần mua 58 3.2.3 Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến việc hàng hóa không thể về
đủ tính chất mặt hàng cần mua
Trong quá trình kiểm soát rủi ro tại Công ty TNHH thiết bị y tế Phương Đông, một trong những điểm yếu lớn là việc không kiểm tra hoặc xác định sai tính chất mặt hàng cần mua Điều này dẫn đến việc thiếu giải pháp kiểm soát rủi ro, mặc dù tiêu chuẩn cơ bản trong hoạt động mua sắm là phải mua đúng mặt hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp Nếu không có biện pháp kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ mua sai hàng và hàng không phù hợp, gây ra thất thoát nghiêm trọng.
Khi mua linh kiện, việc xác định chính xác thông số kỹ thuật là rất quan trọng để tránh rủi ro Nhân viên mua hàng chỉ nên mua từ nhà cung cấp khi các bộ phận chuyên môn như quản lý sản phẩm, IT và kỹ thuật đã xác nhận các thông số như điện áp, công suất và cấu hình sản phẩm Do tính chất phức tạp của linh kiện, việc thiếu kiểm tra có thể dẫn đến việc mua sai hàng, gây lãng phí thời gian cho việc đổi trả Đối với những linh kiện thường xuyên mua như máy vi tính và bộ lưu điện, bộ phận mua hàng cần phối hợp với IT và kỹ thuật để lập danh sách các nhà cung cấp uy tín, từ đó ký hợp đồng nguyên tắc lâu dài nhằm đảm bảo nguồn hàng, giá cả và chất lượng sản phẩm.
Khi làm việc với nhà cung cấp về hóa chất và vật tư tiêu hao, bộ phận mua hàng cần yêu cầu thông tin về hạn sử dụng trước khi xác nhận đơn hàng Hạn sử dụng là yếu tố quan trọng, bởi nếu nhập khẩu hóa chất với hạn sử dụng ngắn, công ty có thể gặp khó khăn trong việc tiêu thụ và phải hủy hàng, dẫn đến lãng phí Trước khi xác nhận với nhà cung cấp, bộ phận kế hoạch và quản lý sản phẩm cần xác nhận hạn sử dụng Các bộ phận này cũng cần có chiến lược rõ ràng; với những mặt hàng có nhu cầu cao, có thể chấp nhận hạn sử dụng ngắn tạm thời, nhưng đối với hàng hóa lưu kho lâu dài, yêu cầu hạn sử dụng nên trên 1 năm cho hóa chất và ít nhất 18 tháng cho vật tư tiêu hao.
Hiện nay, khách hàng của công ty yêu cầu nghiêm ngặt về năm sản xuất của máy móc, thường là năm ký hợp đồng hoặc năm liền kề trước đó Do đó, bộ phận quản lý sản phẩm cần ghi rõ yêu cầu này trong đơn đặt hàng Để đảm bảo thông tin về năm sản xuất được truyền đạt chính xác, cần thiết lập phần mềm quản lý doanh nghiệp để ngăn chặn các yêu cầu mua hàng thiếu thông tin này Bên cạnh đó, danh sách đóng gói của máy cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xác nhận với nhà cung cấp, vì máy y tế thường đi kèm nhiều giấy tờ và linh kiện Nhân viên mua hàng cần yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách đóng gói trước khi vận chuyển để kịp thời thông báo về bất kỳ thiếu sót nào, nhằm tránh tình trạng thiếu hướng dẫn sử dụng hoặc linh kiện, phụ kiện, điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí bổ sung linh kiện từ trong nước hoặc nhập khẩu.
3.2.3 Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến việc hàng hóa không thể về kho đúng thời gian cam kết
Thời gian giao nhận hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu đặt hàng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tốc độ đáp ứng của nhà cung cấp, lịch tàu biển và lịch bay của đơn vị vận chuyển Bên cạnh đó, tốc độ xử lý hồ sơ kê khai hải quan tại cửa khẩu cũng đóng vai trò quan trọng Tuy nhiên, hiện nay, việc xử lý hồ sơ tại các chi cục hải quan đôi khi gặp phải chậm trễ do thái độ quan liêu của một số cán bộ hải quan, gây ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa.
Tốc độ đáp ứng hàng hóa của các nhà cung cấp thường cố định, nhưng vẫn có thể xảy ra chậm trễ do sản xuất, đóng gói và phân phối Để xử lý tình huống này, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng đốc thúc nhà sản xuất và nhà cung cấp đảm bảo tiến độ Việc đốc thúc hợp lý sẽ giúp ưu tiên hàng hóa của doanh nghiệp khi có sự chậm trễ Doanh nghiệp nên quy định rõ ràng về việc phạt hợp đồng trong trường hợp giao hàng chậm trễ trong hợp đồng với nhà cung cấp Đối với nhà cung cấp nước ngoài, công ty có quyền yêu cầu thanh toán chi phí vận chuyển nếu phương thức vận chuyển bị thay đổi từ đường biển sang đường hàng không.
Để giảm thiểu rủi ro hàng hóa không về kho đúng cam kết do yếu kém trong dịch vụ logistics, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp đã tham gia hiệp hội ngành nghề quốc tế, đảm bảo chất lượng dịch vụ và mạng lưới đại lý toàn cầu Để kiểm soát rủi ro khi hàng hóa bị chậm trễ trong quá trình thông quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ rõ ràng và chú ý đến việc kê khai hải quan cho linh kiện, phụ kiện, vì những mặt hàng này thường không có giấy phép nhập khẩu và gặp khó khăn do thông số kỹ thuật phức tạp Nhân viên mua hàng cần thu thập thông tin chi tiết từ bộ phận kỹ thuật về điện áp, công suất, và loại động cơ để khai báo chính xác ngay từ đầu Đồng thời, thông tin khai báo cần rõ ràng và dễ hiểu để tránh hiểu lầm, giúp giảm thiểu khó khăn từ cán bộ hải quan và ngăn chặn tình trạng chậm trễ không cần thiết.
3.2.4 Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến việc hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình giao nhận
Ngoài quy định về nhiệt độ và xếp chồng, việc chèn lót và đóng gói cũng rất quan trọng trong kiểm soát rủi ro giao nhận Vật liệu chèn lót phổ biến bao gồm túi khí, cao su, mút xốp và chặn gỗ Túi khí chèn hàng, với nhiều kích thước và tính linh hoạt, là lựa chọn hàng đầu cho cả vận chuyển đường biển và hàng không, giúp ổn định hàng hóa và giảm lực va đập Doanh nghiệp cần chọn túi khí phù hợp với kích thước khoảng trống để đạt hiệu quả tối ưu Mút xốp thường được sử dụng để bảo vệ góc và cạnh của linh kiện, trong khi chặn gỗ, mặc dù ít phổ biến hơn do chi phí cao, vẫn là lựa chọn hữu ích để ngăn hàng hóa bị dội ra ngoài khi vận chuyển bằng container.
Để đảm bảo hàng hóa an toàn trong quá trình vận chuyển, cần sử dụng pallet gỗ và quấn màng chít bao phủ toàn bộ Pallet gỗ giúp ngăn chặn tình trạng đổ vỡ, trong khi màng chít bảo vệ hàng hóa khỏi ẩm ướt, đặc biệt trong điều kiện thời tiết xấu như mưa hay bão Việc sử dụng màng chít không chỉ bảo vệ thùng carton mà còn đảm bảo tính an toàn và nguyên vẹn cho hàng hóa.
Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, là thành viên của các hiệp hội ngành nghề quốc tế Hợp đồng với nhà cung cấp vận chuyển cần quy định rõ trách nhiệm của họ trong việc bảo vệ hàng hóa, bao gồm đảm bảo nhiệt độ, tính nguyên vẹn và an toàn của hàng hóa, cũng như tuân thủ quy định về xếp chồng Mặc dù có những nguyên nhân khách quan như thời tiết hay tai nạn không thuộc trách nhiệm của đơn vị vận chuyển, nhưng các yêu cầu cơ bản vẫn phải được thực hiện Nếu không tuân thủ và gây ra thiệt hại cho hàng hóa, hợp đồng cần quy định việc bồi thường thiệt hại tương ứng với giá trị hàng hóa bị hư hỏng.
3.2.5 Hoàn thiện quản lý rủi ro trong quá trình kiểm tra hàng hóa
Hiện nay, kiểm tra hàng hóa được thực hiện bởi nhân viên kho hàng, bao gồm việc xác minh mã số và số lượng hàng hóa theo từng lô sản xuất dựa trên phiếu nhập kho Để giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình kiểm đếm, nhân viên kho có thể áp dụng phương pháp blind count, tức là kiểm đếm hàng hóa trước khi nhận phiếu nhập kho Sau khi kiểm đếm, họ sẽ nhận phiếu từ bộ phận kế toán để đối chiếu và kiểm tra lại, nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất trong quy trình kiểm tra hàng hóa.
Đối với các mặt hàng như linh kiện, phụ kiện và máy móc, việc kiểm tra sản phẩm cần được thực hiện bởi các bộ phận chuyên môn như IT, kỹ thuật và quản lý sản phẩm Do các mặt hàng này có nhiều thông số kỹ thuật phức tạp, nhân viên kho thường khó có thể kiểm soát hết Vì vậy, việc xác nhận và kiểm tra bởi các bộ phận chuyên môn là cần thiết để đảm bảo phát hiện và kiểm soát mọi sai sót có thể xảy ra.
Hoàn thiện quản lý rủi ro trong thanh toán
3.2.6.1 Hoàn thiện kiểm soát rủi ro xảy ra do sai thông tin thanh toán của nhà cung cấp
Thông tin thanh toán của nhà cung cấp có thể bị sai sót do sự thiếu cẩn thận của nhân viên mua hàng hoặc do hành vi lừa đảo Mặc dù bộ phận mua hàng và kế toán đã thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro để ngăn ngừa sai sót, nhưng vẫn cần phòng ngừa các trường hợp giả mạo thông tin Khi có sự thay đổi đột ngột về thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra và xác minh kỹ lưỡng để tránh rủi ro Nhân viên mua hàng nên yêu cầu nhà cung cấp gửi thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng bằng bản cứng có đóng dấu mộc và chữ ký để làm bằng chứng, đồng thời có thể xin thêm bản xác nhận từ ngân hàng của nhà cung cấp Bộ phận kế toán sẽ phối hợp với ngân hàng để đối chiếu thông tin Ngân hàng cũng cần xác thực tính pháp lý của tài khoản nhận để phát hiện kịp thời các trường hợp giả mạo, nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
3.2.6.2 Hoàn thiện kiểm soát rủi ro xảy ra do quy trình thanh toán khi đơn hàng chưa được kiểm tra, phê duyệt bởi các bộ phận có thẩm quyền và chuyên môn nhưng đã được thanh toán
Hiện tại, quy trình thanh toán và kiểm soát rủi ro chưa có yêu cầu rõ ràng về việc phê duyệt đơn hàng trước khi thanh toán Chẳng hạn, đối với đơn hàng hóa chất, việc thanh toán trước khi giao hàng cần có xác nhận về hạn sử dụng từ bộ phận kế hoạch và quản lý sản phẩm Rủi ro có thể phát sinh khi nhà cung cấp giữ tiền của công ty nhưng không thể cung cấp sản phẩm phù hợp, như máy móc có năm sản xuất đạt yêu cầu hoặc hóa chất có hạn sử dụng đủ dài để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Để đảm bảo quy trình thanh toán hiệu quả, cần bổ sung xác nhận từ các bộ phận chuyên môn cho từng mặt hàng cụ thể Đối với hàng hóa hóa chất, yêu cầu xác nhận hạn sử dụng qua email từ bộ phận kế hoạch hoặc quản lý sản phẩm Với mặt hàng máy móc, cần có xác nhận từ bộ phận kỹ thuật và quản lý sản phẩm về danh sách đóng gói và năm sản xuất trước khi tiến hành thanh toán, nhằm tránh tình trạng nhận hàng không đạt yêu cầu Đối với linh kiện và phụ kiện, xác nhận cấu hình sản phẩm từ bộ phận IT là cần thiết, cùng với các thông số kỹ thuật như điện áp và công suất từ bộ phận kỹ thuật Nếu không có đủ xác nhận, kế toán thanh toán có quyền từ chối hồ sơ và chỉ chấp nhận khi nhân viên mua hàng đã kiểm tra và xin đầy đủ xác nhận từ các bộ phận liên quan.
Hoàn thiện quản lý rủi ro trong lựa chọn nhà cung cấp
3.2.7.1 Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến nhà cung cấp hàng hóa
Trong quản lý rủi ro, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc kiểm soát lỗi ẩn tỳ của hàng hóa và cam kết bảo hành từ nhà cung cấp Để kiểm soát lỗi này, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa một cách nghiêm ngặt và quy định rõ ràng các điều khoản bảo hành trong hợp đồng Nếu phát hiện lỗi ẩn tỳ, doanh nghiệp có quyền yêu cầu nhà cung cấp đổi trả hoặc sửa chữa miễn phí theo chính sách bảo hành Đối với những hợp đồng lớn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp phát hành thư bảo lãnh bảo hành, với giá trị từ 3-5% giá trị hợp đồng và có thời hạn dài hơn thời hạn bảo hành của hàng hóa, thường là từ 1 đến 2 tháng Ví dụ, với hàng hóa trị giá 100.000.000 VND và thời hạn bảo hành 12 tháng, thư bảo lãnh sẽ có giá trị 5.000.000 VND trong thời gian 13-14 tháng.
Thư bảo lãnh bảo hành giúp nhà cung cấp cam kết trách nhiệm bảo hành cho hàng hóa đã cung cấp Nếu nhà cung cấp không đồng ý thực hiện thư bảo lãnh do thủ tục ngân hàng phức tạp, bộ phận mua hàng có thể đàm phán giữ lại 3-5% giá trị hợp đồng để thanh toán sau thời hạn bảo hành Cụ thể, 95-97% sẽ được thanh toán sau khi hàng hóa được bàn giao, nghiệm thu và đưa vào sử dụng, trong khi 3-5% còn lại sẽ được thanh toán sau khi hết thời gian bảo hành nhằm đảm bảo trách nhiệm của nhà cung cấp trong việc thực hiện các điều khoản bảo hành.
3.2.7.2 Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ
Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics uy tín, bao gồm dịch vụ vận chuyển quốc tế và kê khai hải quan, với yêu cầu cụ thể về hồ sơ năng lực Nhà cung cấp phải hoàn thiện hồ sơ tham gia vào các hiệp hội ngành nghề quốc tế để đảm bảo năng lực đã được kiểm tra và chuẩn hóa, cùng với mạng lưới đại lý toàn cầu rộng khắp Việc kiểm tra chất lượng dịch vụ khó khăn trước khi sử dụng, do đó, lựa chọn nhà cung cấp đã có chứng chỉ quốc tế và tham gia hiệp hội ngành nghề là giải pháp an toàn để kiểm soát rủi ro.
Liên đoàn các hiệp hội Giao nhận quốc tế (FIATA) là tổ chức phi chính phủ đại diện cho các công ty giao nhận hàng hóa tại khoảng 150 quốc gia FIATA có 108 hiệp hội thành viên và hơn 5.800 thành viên cá nhân, đại diện cho hơn 40.000 công ty trong lĩnh vực giao nhận và logistics trên toàn cầu.
Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) là cơ quan thương mại quốc tế, đại diện cho khoảng 250 hãng hàng không, chiếm 94% lưu lượng hàng không theo lịch trình quốc tế IATA không chỉ đại diện mà còn lãnh đạo và phục vụ cho ngành hàng không toàn cầu.
Liên minh hàng hóa thế giới (WCA) là mạng lưới giao nhận hàng hóa lớn nhất và mạnh nhất toàn cầu, với hơn 7.313 văn phòng tại 191 quốc gia WCA kết nối các công ty vận chuyển hàng hóa độc lập, giúp mỗi thành viên dễ dàng liên hệ với các đối tác vận chuyển trong mạng lưới toàn cầu.
Doanh nghiệp nên thay đổi nhà cung cấp vận chuyển quốc tế sau 6 tháng đến 1 năm để trải nghiệm và so sánh dịch vụ, từ đó lựa chọn nhà cung cấp tốt hơn Việc này giúp tránh phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất trong thời gian dài Dịch vụ khó kiểm tra trước khi mua, chỉ có thể đánh giá trong hoặc sau khi sử dụng Do đó, lựa chọn nhà cung cấp logistics có chứng chỉ quốc tế và tham gia hiệp hội ngành nghề là giải pháp an toàn để kiểm soát rủi ro.
Hoàn thiện quản lý rủi ro pháp lý
3.2.8.1 Hoàn thiện quản lý rủi ro liên quan đến vấn đề sai sót chứng từ đầu vào Để nâng cao quá trình kiểm tra chứng từ đầu vào chính xác 100%, phòng mua hàng cần đề ra tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ cụ thể thay vì việc mỗi nhân viên kiểm tra theo kinh nghiệm của bản thân; từ đó, tránh tình trạng dù đã kiểm tra chứng từ nhưng do không có tiêu chuẩn kiểm tra nên nhân viên mua hàng bỏ sót những thông tin cần thiết Các thông tin cần đưa vào kiểm tra trên chứng từ bao gồm:
Ngày ghi trên đơn đặt hàng cần trùng hoặc cùng ngày với hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói; đồng thời, ngày ghi trên hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói cũng phải trước hoặc cùng ngày với vận đơn.
- Thông tin trên hóa đơn thương mại và đơn đặt hàng phải khớp nhau về: + Tên nhà cung cấp
+ Đơn vị tính/ Đồng tiền thanh toán
- Thông tin trên hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói phải khớp với vận đơn về: + Tên nhà cung cấp
+ Số cân (GW – Gross weight (khối lượng cả bao bì), NW – Net weight (khối lượng tịnh)), số kiện và kích thước
- Tên hàng trên hóa đơn thương mại cũng cần phải trùng khớp với tên hàng trong giấy phép nhập khẩu.
- Hóa đơn thương mại và chứng nhận xuất xứ cần khớp nhau về:
Khi mua sắm máy móc, việc ghi rõ tên hàng, mã hàng, số lot và số seri là rất quan trọng Chứng nhận xuất xứ đóng vai trò then chốt trong hồ sơ thầu đầu ra, vì vậy nhân viên mua hàng cần yêu cầu nhà cung cấp điền đầy đủ thông tin về số seri máy vào chứng nhận xuất xứ nếu có.
+ Số hóa đơn thương mại và ngày hóa đơn thương mại
- Chứng nhận xuất xứ và vận đơn cần khớp nhau về:
+ Tên phương tiện vận chuyển, ngày khởi hành của chuyến tàu, chuyến bay + Cân nặng, số kiện hàng
- Hóa đơn thương mại và chứng nhận chất lượng cần khớp nhau về thông tin hàng
3.2.8.2 Hoàn thiện quản lý rủi ro khi không nắm vững tính chất pháp lý của mặt hàng cần mua
Phòng mua hàng cần chú trọng kiểm tra tính chất pháp lý của hàng hóa trước khi xác nhận nhập khẩu, đặc biệt là đối với các mặt hàng y tế Nhân viên mua hàng phải tìm hiểu kỹ thông tin liên quan, bao gồm việc kiểm tra giấy phép nhập khẩu để đảm bảo giấy phép còn hiệu lực và phù hợp với mặt hàng Đối với hàng hóa có nhiều xuất xứ và cơ sở sản xuất, cần xác minh giấy phép nhập khẩu chính xác Trong những trường hợp này, phòng mua hàng và bộ phận đăng ký sản phẩm cần thảo luận trước khi lập kế hoạch mua hàng Khi có mặt hàng mới hoặc thay đổi xuất xứ, bộ phận mua hàng phải thông báo kịp thời cho bộ phận đăng ký sản phẩm để xin giấy phép nhập khẩu và giấy phép lưu hành mới.
Bộ phận mua hàng cần liên tục cập nhật các thông tư, nghị định và luật liên quan đến xuất nhập khẩu, thuế và hải quan để điều chỉnh quy trình nhập khẩu hàng hóa Các nghị định về ưu đãi thuế thường xuyên thay đổi hàng năm, do đó việc theo dõi thông tin kịp thời và chính xác là rất quan trọng để áp dụng đúng biểu thuế theo từng năm.
Vấn đề mã HS là một khía cạnh phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro, đòi hỏi doanh nghiệp cần có giải pháp kiểm soát hợp lý và phù hợp Xác định mã HS chính xác là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.
Việc xác định HS cho linh kiện và phụ kiện rất phức tạp, do đó, bộ phận mua hàng cần tham khảo thông tin chi tiết từ nhà sản xuất cũng như các bộ phận chuyên môn như quản lý sản phẩm và kỹ thuật Để đảm bảo tính chính xác, các thông tin này cần phải được hỗ trợ bởi tài liệu kỹ thuật đầy đủ.
Trong trường hợp doanh nghiệp không có thông số kỹ thuật chi tiết để xác định mã HS chính xác, họ có thể sử dụng mã HS gần đúng và ước lượng Để thuận lợi trong thủ tục hải quan và kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp nên chọn mã HS có thuế nhập khẩu cao hơn, nhằm đảm bảo an toàn và tránh tranh cãi trong quá trình kiểm tra hồ sơ tại chi cục hải quan, đồng thời giảm thiểu rủi ro bị xử phạt vì khai báo thông tin hàng hóa thiếu tài liệu chứng minh.
Hoàn thiện tài trợ rủi ro cho hoạt động mua hàng của công ty
Quỹ dự phòng rủi ro cho doanh nghiệp là giải pháp tài chính cần thiết nhưng chưa được áp dụng rộng rãi Doanh nghiệp thường phải chấp nhận một số thiệt hại do rủi ro không thể tránh khỏi, miễn là thiệt hại đó không quá lớn Mục đích của quỹ này là bù đắp chi phí khi chi phí vận chuyển tăng hoặc để đảm bảo an toàn cho hàng hóa Đối với nhà cung cấp, quỹ dự phòng cũng rất quan trọng để duy trì chất lượng sản phẩm, đôi khi doanh nghiệp phải chấp nhận giá cao để đảm bảo nguồn gốc xuất xứ Quỹ dự phòng rủi ro cho năm sau được quy định là 1% lợi nhuận của năm trước, tuy nhiên, nếu việc dự phòng làm tăng chi phí, chi phí này không được vượt quá 50% giá vốn hàng hóa.