Quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông

Trong bối cảnh những năm gan đây, khi tình hình kinh tế xã hội đối mặt với nhiều thách thức, việc quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp càng trở nên cấp thiết.. bối cảQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương ĐôngQuản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông

BO GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRUONG DAI HQC NGOẠI THƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

QUAN LY RUI RO TRONG HOAT DONG MUA HÀNG TAI CONG TY TNHH THIET BI Y TE PHUONG DONG

Nganh: Kinh doanh thuong mai

KIEU MINH PHU

Hà Nội - 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUONG ĐẠI HỌC NGOẠI THUONG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

QUAN LY RUI RO TRONG HOAT DONG MUA HANG

TAI CONG TY TNHH THIET BI Y TE PHUONG DONG

Ngành: Kinh doanh thương mại

LOI CAM DOAN

Tôi cam đoan luận văn này là kết quả của sự nỗ lực và công sức của tôi Tôi

đã nghiên cứu một cách trung thực, khách quan, tuân thủ các quy định về đạo đức

của người làm khoa học Nếu phát hiện có bắt kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng về kết quả luận văn của mình

Hà Nội, ngày 06 tháng 10 năm 2023

Người cam đoan

Kiều Minh Phuong

LOI CAM ON

Tác giả xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến PGS TS Trinh Thi Thu Hương Cô

đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn nảy Sự nhiệt tình, chu đáo và những góp ý quý báu của cô đã giúp tác

giả có thể hoàn thành bài luận văn một cách tốt nhất Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm

ơn đến Khoa Sau đại học, các thầy cô, bạn bẻ và gia đình đã luôn động viên, ủng hộ

và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình thực hiện đề tài Cuối cùng, tác giả xin chân thành ghỉ nhận những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè Tác giả sẽ tiếp thu

và hoàn thiện bài luận văn của mình một cách tốt nhất

Hà Nội, ngày 06 tháng 10 năm 2023

Tác giả luận văn

Kiều Minh Phương

CHƯƠNG 1: CO'SO LY LUAN VE QUAN LY RUI RO TRONG HOAT D

MUA HANG TAI DOANH NGHIEP

1.1.2 Quy trình mua hàng cơ bản của doanh nghiệp

1.1.3 Khái niệm và phân loại những rải ro thường gặp trong hoạt động mua

hàng tại doanh nghiệ

12, gi dung quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

1.2.4 Tài trợ riti ro

CHUONG 2: THY'C TRANG QUAN LY RUIRO TRONG HOAT Di

HANG TAI CONG TY TNHH THIET BI Y TE PHUONG DONG

2.2 Giới thiệu về hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Thiết bị Y tế Phuong

Đông

2.3 Phân tích thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại C

TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

2.3.1 Phân tích và nhận dạng rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty

2.3.2 Đo lường rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị

2.3.3 Thực trạng kiểm soát rải ro trong hoạt động mua hàng của Công ty

2.3.4 Thực trạng tài trợ rải ro cho hoạt động mua hàng của Công ty TNHH

50

2.4 Đánh giá thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng t

TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

CHƯƠNG 3: DE XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHAM HOAN THIEN QUAN LY

RUI RO TRONG HOAT DONG MUA HANG TAI CONG TY TNHH THIET

3.1.2 Định hướng cho công tác quản lý rải ro trong hoạt động mua hàng của

3.2 Các giải pháp hoàn thiện quản

ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông

3.2.2 Hoàn thiện quản lý rải ro khi không kiểm tra hoặc xác định sai, không

đây đủ tính chất mặt hàng cần mua

3.2.3 Hoàn thiện quản lý rải ro liên quan đến việc hàng hóa không thể về kho

đúng thời gian cam kết

quá trình giao nhận

3.2.5 Hoàn thiện quản lý rủi ro trong quá trình kiểm tra hàng hóa

3.2.6 Hoàn thiện quản lý rủi ro trong thanh toán

DANH MUC BANG BIEU

Bang 2.1 Bảng chức năng các phòng ban Công ty TNHH Thiết bị Y té Phuong Déng

Bảng 2.6 Bảng ma trận rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Thiết bị

y tế Phương Đông 2222222222222222222721271221 E re

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Quy trình mua hàng cơ bản trong doanh nghiệp — ,

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tô chức Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông 19

Hình 2.2: Quy trình mua hàng - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông 25

TOM TAT LUAN VAN

Hoạt động mua hàng đã và đang là một trong những hoạt động chủ chốt của

doanh nghiệp Hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp hiện nay đang tiềm ân nhiều rủi

ro Tuy nhiên, những rủi ro này chưa được kiểm soát chặt chẽ đề hạn chế đến mức

thấp nhất thiệt hại phát sinh, đề từ đó, giúp ra tăng hiệu quả kinh doanh của doanh

nghiệp Được thành lập năm 2000, Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông là đơn

vị tiên phong và luôn dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế bệnh viện Sau 23 năm thành lập, trị giá đơn hàng và số lượng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang quản

lý ngày cảng tăng cao Trong bối cảnh những năm gan đây, khi tình hình kinh tế xã hội đối mặt với nhiều thách thức, việc quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp càng trở nên cấp thiết Chính vì lẽ đó, tác giả quyết định chọn đề tài

“Quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương

Đông”

Luận văn gồm có 3 chương Chương 1 đưa ra cơ sở lý luận về quản lý rủi ro

trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp Chương 2 trình bày thực trạng quản lý

rủi ro trong hoạt động động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông Chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý rủi ro trong hoạt động mua

hàng tại doanh nghiệp Luận văn đã rút ra được 2 kết luận chính Thứ nhát, có 7 nhóm

rủi ro chính trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

Thông qua quá trình do lường rủi ro, luận văn chỉ ra các rủi ro thuộc nhóm rủi ro thấp, trung bình và cao Thứ hai, luận văn đã tìm hiểu được thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp và đánh giá được ưu điểm, nhược điểm của quá trình này Nhìn chung, doanh nghiệp đã có nhận thức và hành động trong công tác quản lý rủi ro; tuy nhiên, các giải pháp tài trợ rủi ro và kiểm soát rủi ro còn sơ sài,

chưa sâu sắc đề ngăn ngừa tối đa tần suất và hậu quả của rủi ro Do đó, ở chương cuối cùng, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quá trình kiểm soát và tài trợ rủi

ro tại Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông Các kết quả thu được sẽ là nguồn

tài liệu hữu ích cho công tác quản lý rủi ro không chỉ trong Công ty TNHH Thiết bị

y tế Phương Đông mà còn các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực kinh doanh trang

thiết bị y tế

LOIMO DAU

1 _ Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động mua hàng đã và đang là một trong những hoạt động chủ chốt của

doanh nghiệp Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho bắt kì hoạt động kinh doanh nào của doanh nghiệp Có rất nhiều nhiệm vụ khác nhau cấu thành nên hoạt động mua

hàng tại doanh nghiệp nhưng nhìn chung có thể chia ra làm bốn nhiệm vụ chính Một

là lên kế hoạch mua hàng và xác định nhu cầu mua hàng Hai là tìm kiếm, đánh giá

và lựa chọn nhà cung cấp Ba là đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp Bốn

là giao nhận hàng hóa và thanh toán Có thể kết luận đây là nghiệp vụ không hề đơn

giản do công việc mua hàng cần thực hiện làm sao cho chính xác, từ khâu xác định

nhu cầu mua hàng cho đến khâu giao nhận và thanh toán, đề làm sao mua được những mặt hàng đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng và đảm bảo giao hàng đúng

thời điểm

Do tính chất phức tạp đó, hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp hiện nay đang

tiềm ân nhiều rủi ro Rủi ro đầu tiên thường gặp là xác định sai số lượng dat hang khiến hàng tồn kho tăng, tăng chỉ phí lưu kho, dẫn tới nguy cơ hàng hết han sir dung,

phải tiêu hủy và gây lăng phí cho doanh nghiệp Những thiệt hại của hàng hóa trong quá trình vận chuyển, giao nhận như mắt hàng, hư hỏng hàng cũng là rủi ro thường gặp Tuy nhiên, những rủi ro này chưa được doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ để hạn

chế đến mức thấp nhất khả năng rủi ro có thể xảy ra và giảm thiều thiệt hại phát sinh

từ rủi dé từ đó, giúp ra tăng lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Được thành lập năm 2000, Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông là đơn

vị tiên phong và luôn dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế bệnh viện Trong bối cảnh Công ty Phương Đông hướng tới sứ mệnh cung cấp các thiết bị y tế hàng đầu thế giới để nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe cho người dân Việt Nam và tầm nhìn trở thành thương hiệu dẫn đầu trong cung cấp thiết bị y tế cho bệnh viện,

hoạt động của doanh nghiệp này đang ngày càng được mở rộng Do đó, trị giá đơn

hàng và số lượng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang quản lý ngày cảng tăng cao Trong bối cảnh những năm gần đây, khi tình hình kinh tế xã hội đối mặt với nhiều

thách thức, việc quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp càng trở

nên cấp thiết Chính vì lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông”

2 Tình hình nghiên cứu

Ở Việt Nam đã có một số công trình nghiên cứu cả về mặt lý luận và thực tiễn

về rủi ro mua hàng và quản lý rủi ro mua hàng dưới góc độ một phần của công tác

quản lý rủi ro trong doanh nghiệp Nguyễn Thị Quy (2008) đã đưa ra được quy trình

cần thiết để quản lý rủi ro trong doanh nghiệp Theo đó, có 4 bước để quản lý rủi ro,

bao gồm: nhận dạng rủi ro, đo lường rủi ro, kiểm soát rủi ro và tài trợ rủi ro Tuy

nhiên, tài liệu trên chỉ đưa ra các khái niệm chung nhất về rủi ro và quản lý rủi ro trong doanh nghiệp mà chưa đi được chỉ tiết đến từng loại rủi ro cu thé

Ở phạm vi nước ngoài, Frank Knight (1921) đã đưa ra một số giải pháp giúp

đo lường rủi ro Emily Adhiambo Okonjo, Peterson Magutu (2010) cũng đã đưa ra

định nghĩa về quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng và một số phương pháp để

kiểm soát những rủi ro thường xuyên xảy ra trong hoạt động mua hàng tại doanh

nghiệp sản xuất mặt hàng điện thoại di động

OECD (2019) đã liệt một số rủi ro có thể gặp trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp Theo đó, có 7 loại rủi ro mà doanh nghiệp có khả năng gặp phải trong

hoạt động mua hàng, bao gồm: rủi ro khi xác định số lượng hàng mua, rủi ro trong lựa chọn nhà cung cấp, rủi ro khi không xác định đầy đủ tính chất mặt hàng cần mua,

rủi ro trong giao nhận như việc hàng hóa bị chậm trễ trong giao nhận hoặc bị hư hỏng,

đỗ vỡ, rủi ro thanh toán như thanh toán khi đơn hàng chưa được kiểm tra, phê duyệt, rủi ro trong khâu kiểm tra hàng hóa và rủi ro pháp lý Tuy nhiên, tài liệu này cũng chỉ

đề cập tới vấn đề lý thuyết chứ chưa đi sâu vào thực tế hoạt động của các loại hình

doanh nghiệp khác nhau với từng mặt hàng kinh doanh riêng biệt

'Thông qua các công trình nghiên cứu liên quan đến quản lý rủi ro trong hoạt

động mua hàng, tác giả nhận thấy vấn đề quản lý rủi ro, đặc biệt là quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng là đề tài không mới do đã có nhiều công trình nghiên cứu

cả trong và ngoài nước Tuy nhiên, các tài liệu nghiên cứu hiện có chỉ nghiên cứu vấn

đề này ở bề mặt lý thuyết, đưa ra quy trình quản lý rủi ro một cách rất khái quát, chưa

cụ thê Hầu hết, các tài liệu hiện có chỉ nghiên cứu đến vấn đề quản lý rủi ro trong

hoạt động mua hàng nói chung chứ chưa đi sâu vào quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của một loại mặt hàng cụ thể nào Qua đó, tác giả khẳng định rõ luận văn

mà mình thực hiện không có tính trùng lặp với các công trình nghiên cứu đã thực hiện

trước đây về cả đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

~_ Mục đích nghiên cứu: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông, giúp giảm

thiểu tối đa những thiệt hại do các rủi ro gây ra trong hoạt động mua hàng của

công ty

- _ Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến quản lý rủi ro trong hoạt động mua

hàng tại doanh nghiệp

+_ Nghiên cứu thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty

TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

+ Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

~ _ Đối tượng nghiên cứu: Quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

5 Phương pháp nghiên cứu và phương pháp thu thập thông tin

~ Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp quan sát thực tiễn

+ Phương pháp thống kê dựa trên số liệu qua từng thời kỳ có liên quan đến hoạt

động mua hàng và nội dung quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của Công ty

TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông

+ Phương pháp phân tích và tông hợp: trên cơ sở hệ thống tài liệu và số liệu cụ thể, luận văn tiến hành phân tích, tông hợp, phân loại số liệu và tài liệu phù hợp

với mục đích nghiên cứu và cấu trúc của luận văn

~ Phương pháp thu thập thông tỉn:

+ Các số liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp phỏng vấn nhân viên trong công ty có liên quan đến hoạt động mua hàng, kết quả phỏng vấn được sử dụng

để đo lường rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty

+ Các số liệu thứ cấp được lấy từ số liệu nội bộ có liên quan đến hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông

6 Nội dung nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại doanh

nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động động mua hàng tại Công ty

TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

Chương 3: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

CHƯƠNG 1: CO SO LY LUAN VE QUAN LY RUI RO TRONG HOẠT

DONG MUA HANG TAI DOANH NGHIEP

1.1 Tổng quan về hoạt động mua hàng và rủi ro trong hoạt động mua hàng tại

doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của

khách hàng và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Dưới góc độ quản trị doanh nghiệp, mua hàng là các hoạt động và nghiệp vụ của các doanh nghiệp, bao gồm: xem

xét, tìm hiểu về nhà cung cấp, cùng với nhà cung cấp bàn bạc, thoả thuận điều kiện

mua bán; thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận

chuyển nhằm cung cấp cho doanh nghiệp lượng hàng hóa với số lượng, chất lượng,

cơ cấu phi hop va đáp ứng kịp thời các nhu cầu của dự trữ và bán hàng với chi phi tối ưu

Trong doanh nghiệp, hoạt động mua hàng có vị trí rất quan trọng Mua hàng

là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mua hang ding

chủng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng một cách kịp thời sẽ là tiền đề quan trọng

giúp cho hoạt động dự trữ và bán hàng trong doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi và

mang lại nguồn thu cho doanh nghiệp

Căn cứ vào đó, hoạt động mua hàng sẽ có 3 vai trò chính Vai trò thứ nhất là

tạo tiền đề vật chất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề về vật chất, tức là phải có các yếu tố đầu vào, bao gồm hàng hóa và nguyên vật liệu Mục đích kinh doanh của doanh

nghiệp là tìm kiểm lợi nhuận tối đa Do đó, nhân viên mua hàng phải luôn luôn tính

đến việc mua hàng với đúng số lượng và giá cả hợp lý, tránh tình trạng thừa hàng hay thiếu hàng, đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Vai trò thứ hai của hoạt động mua hàng là góp phẩn nâng cao khả năng cạnh

tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện bằng chỉ phí mua hàng của

doanh nghiệp, bao gồm cả giá hàng hóa mua vào của doanh nghiệp và những chỉ phí phát sinh trong quá trình mua hàng doanh như chỉ phí đặt hàng, chỉ phí vận chuyển,

chỉ phí lưu kho Giảm chỉ phí mua hàng sẽ giúp giảm giá đầu vào trên một đơn vị sản phẩm của doanh nghiệp và từ đó, tăng khả năng cạnh tranh cho giá bán đầu ra

Vai trò thứ cuối cùng của hoạt động mua hảng là đảm bảo đủ lượng hàng hóa

bán ra phục vụ yêu cầu của khách hàng Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách

hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho hoạt động kinh

doanh được tiền hành một cách thuận lợi, kịp thời, đây nhanh được tốc độ lưu chuyên

hàng hoá, giúp doanh nghiệp giữ chữ tín với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh

1.12 Quy trình mua hàng cơ bn của doanh nghiệp

1.1.2.1 Khái niệm về quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để hoàn thành một đơn hàng Các doanh nghiệp phải trải qua quy trình này khi mua bắt cứ mặt hàng nào Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thường yêu cầu các công việc

như: nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, tìm kiếm nhà cung cấp, thực hiện quá trình đàm phán với nhà cung cấp, tiến hàng các hoạt động liên quan đến giao

nhận hàng hóa, phát hành chứng từ đầu vào, nhập kho hàng hóa và thanh toán Xây

dựng quy trình mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các nguy cơ thất thoát và đảm bảo chất lượng hàng hóa đầu vào Một số lợi ích mà doanh nghiệp có

thể thu được khi xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng có thể được liệt kê như dưới đây:

~ Quy trình mua hàng giúp đơn giản hóa hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

~ _ Giúp doanh nghiệp duy trì việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, hạn chế các rủi ro va thất thoát xảy ra trong hoạt động của doanh nghiệp

~_ Khi có quy trình mua hàng rõ ràng, cụ thể, doanh nghiệp có thể phổ thông hóa

chuyên môn và trách nhiệm của từng bộ phận, dễ dàng trong quá trình đảo tạo nhân viên

~_ Xây dựng quy trình mua hằng rõ rằng đảm bảo việc doanh nghiệp tìm kiếm được nhà cung cấp thích hợp cho một loại hàng hóa cụ thể, tránh được rủi ro thương mại và giá cả cạnh tranh trên thị trường, do quy trình mua hàng cụ thể

nào cũng có quy định về việc thiết lập báo giá, so sánh giá và lựa chọn nhà

cung cấp

~ _ˆ Quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp quản lý được chất lượng hàng hóa của

nhà cung cấp, có phương án xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp uy tín trong mạng lưới nhà cung cấp của mình

~_ Quy trình mua hàng tạo ra một bộ tiêu chuẩn chung cho hàng hóa đầu vào nhập kho

= Quy trình mua hàng hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi dòng tiền một cách

chính xác nhất, cụ thể, tạo thuận lợi cho kế toán trong quá trình quản lý tài chính, hạch toán tình hình hoạt động của doanh nghiệp

- _ Thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong phong cách làm việc của doanh

nghiệp

1.2.2.2 Các bước của quy trình mua hàng cơ bản

Một quy trình mua hàng cơ bản sẽ gồm 11 bước được trình bảy như dưới đây:

Lập yêu cầu mua HN Si HÀ Đàm phán vụ 5 | eb Bangs sant

hing "Nhận báo giá Sane ee nhà cung cấp | MP | cngcip sin phe dane nà angcÍp

Kiểm trahàng | của lô hàng và Ta nà ae hàng và gửi đơn

hóa É | tạo phiu nhập hàng và làm đụ hàng cho nhà

"Nhận thông tin Bắt

thường (nêu có) điện

tra nguyên nhân hin db thug và lên Lưu trữ chứng từ

bền lên quan

Nguén: William Stevenson (2012)

Chỉ tiết các bước của một quy trình mua hang sé được trình bày như dưới đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng

Bộ phận mua hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu mua hàng của các phòng ban trong công ty khi có nhu cầu để tiền hành mua hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản, công cụ

dụng cụ đáp ứng cho hoạt động vận hành, kinh doanh của doanh nghiệp Yêu cầu

mua hàng sẽ được các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa tạo lập và chuyền cho phòng

mua hàng của doanh nghiệp Yêu cầu mua hàng chỉ được thực hiện khi được trưởng phòng mua hàng hoặc các bộ phận có chuyên môn và thẩm quyền phê duyệt

Mỗi mặt hàng sẽ có yêu cầu về thời gian giao hàng, hạn sử dụng, thông số kỹ thuật khác nhau Nhân viên mua hàng cần xác định các yêu cầu đối với từng đơn đặt hàng cụ thê đề tránh mua nhằm hàng hóa không phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, phòng mua hàng cũng cần làm rõ về giới hạn ngân sách chỉ cho hàng hóa cần mua trong đơn đặt hàng Điều này sẽ giúp nhân viên mua hàng đánh giá

và lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng Ngoài ra, các quản lý trong doanh nghiệp cũng cần phải xem xét các kế hoạch phát triển sản phâm mới của doanh nghiệp Bằng cách tiếp cận và tương tác với các nhóm phát triền sản phẩm, các nhà quản lý trong doanh nghiệp phối hợp với phòng mua hàng triển khai tìm nguồn

cung ứng phủ hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp, nhận báo giá

Dựa trên yêu cầu mua hàng được phê duyệt, nhân viên mua hàng tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp có khả năng cung ứng mặt hàng phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp Nhân viên mua hàng cần thiết lập các tiêu chí và chiến lược đề có căn cứ dễ dàng cho việc tìm kiếm nhà cung cấp 3 tiêu chí chung cho việc mua hang

là chất lượng của sản phẩm, giá cả của sản phẩm và các chính sách chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp như chính sách công nợ, chính sách bảo hành, chính sách hỗ trợ kỹ thuật Mỗi tiêu chi sẽ chiếm tỷ trọng khác nhau tủy vào từng giai đoạn và từng

chiến lược trong mỗi giai đoạn của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp đang có chiến

lược tối ưu hóa chỉ phí, chính sách giá cả và chính sách công nợ sẽ được doanh nghiệp

quan tâm Nếu doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm hàng hóa có chất lượng tốt nhất, yếu tổ chất lượng sản phẩm sẽ được đặt lên hàng đầu

Sau khi đã xác định những tiêu chí và chiến lược chọn nguồn cung ứng, nhân viên mua hàng mới tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp có năng lực đáp ứng yêu cầu,

nhu cầu của doanh nghiệp Nhân viên mua hàng gửi thông tin hàng hóa, dịch vụ cho

nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp gửi lại báo giá chính xác, đúng thông số kỹ

thuật và tiêu chuẩn của mặt hàng cần mua

Bước 3: Đàm phán với nhà cung cấp

Sau khi nhận được báo giá của các nhà cung cấp tiềm năng, nhân viên mua hàng tiến hành thương lượng giá với nhà cung cấp trên cơ sở giá cả thị trường, chỉ phí giá thành của hàng hóa đề có được báo giá tốt nhất của các nhà cung cấp Ngoài yêu cầu về giá cả, các yêu cầu khác cần được bộ phận mua hàng quan tâm và đưa vào đảm phán bao gồm: chính sách công nợ, các giấy tờ pháp lý của nhà cung cắp, chính

nghiệp và chỉ ra được điểm khác biệt về chính sách giá cùng với các chính sách chăm

sóc khách hàng của những nhà cung cấp khác nhau Từ bảng so sánh nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành so sánh một số thông tin sau:

~ So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà

cung cấp khác nhau

~ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của cùng một nhà omg dip:

~ So sánh về thương hiệu của nhà cung cấp

Trén cơ sở thông tin thu thập, so sánh, đánh giá, nhân viên mua hằng tiến hành

xử lý, phân tích ưu điểm, nhược điểm của từng nhà cung cấp, so sánh với yêu cầu,

chiến lược đặt ra để chọn ra những nhà cung phủ hợp và xin phê duyệt của quản lý mua hàng Bộ phận mua hàng phải theo dõi, kiểm tra và đánh giá thường xuyên các

hoạt động của các nhà cung ứng trong quá trình cung ứng để đảm bảo rằng các nhà

cung ứng đã được phê duyệt liên tục duy trì và đáp ứng được các yêu cầu của công

ty Cơ sở của việc đánh giá bao gồm: kết quả theo dõi kiểm tra hàng hóa của nhà cung

ứng, thời gian giao hàng và chính sách chăm sóc khách hàng Ngoài bước đánh giá

ban đầu, phòng mua hàng cần tổ chức đánh giá lại định kỳ hàng năm hoặc hàng quý

Bước 5: Phát hành đơn hàng và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp

Sau khi được phê duyêt nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phát hành đơn hàng

và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp Nhân viên mua hàng yêu cầu nhà cung cấp xác nhận tiến độ giao hàng

Bước 6: Theo dõi đơn đặt hàng và làm dự trù thanh toán

Nhân viên mua hàng theo dõi, kiểm tra lịch giao hàng hàng từ phía nhà cung

cấp Khi nhận được lịch giao hàng không đúng với yêu cầu của doanh nghiệp, nhân viên mua hàng phải điều chỉnh lại và thông báo cho cho bộ phận gửi yêu cầu mua

hàng Nhân viên mua hàng làm dự trù thanh toán dé bộ phận tài chính và bộ phận kế

toán nắm được tiến độ thanh toán và có cơ sở dự trù kinh phí

Bước 7: Nhận chứng từ của lô hàng và tạo phiếu nhập kho

Nhân viên mua hàng nhận chứng từ đầu vào của lô hàng, tiến hành kiểm tra chứng từ Nếu có sai sót, nhân viên mua hàng yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh Nhân viên mua hàng hoặc nhân viên kế toán tạo phiếu nhập kho trên phần mềm quản lý doanh nghiệp và gửi cho kho hàng, thông báo thời gian dự kiến hàng về kho để kho

hàng chuẩn bị nhân lực và vật lực cho quá trình tiếp nhận hàng hóa

Bước 8: Kiểm tra hang hoa

Khi hàng về dến kho, kho hàng kiểm tra hàng hóa thực tế theo phiếu nhập kho Nếu có sai sót cần lập biên bản và thông báo lại với nhân viên mua hàng Nếu không

có sai sót nào, nhân viên kho gửi lại thông tin để lưu kho hàng hóa

'Bước 9: Nhận thông tin bất thường (nếu có), điều tra nguyên nhân và tiến hành

đòi bồi thường các bên liên quan

Trong trường hợp hàng hóa bị bắt thường (hư hỏng, thiếu, mắt ), kho hang cần thông báo lại cho phòng mua hàng Nhân viên mua hàng cần kịp thời thông báo lại cho nhà cung cấp đề tiến hành xác minh nguyên nhân và đòi bồi thường Nếu

hàng hóa hỏng do lỗi ẩn tỳ của hàng hóa: Thông báo tới công ty bảo hiểm (nếu có

mua bảo hiểm) và nhà cung cấp hàng hóa Nếu hàng hóa hư hỏng, thiếu, mắt trong quá trình vận chuyển và đến từ các nguyên nhân do sự thiếu sót, tắc trách trong quá

trình đóng hàng, chèn lót, vận chuyển, lưu giữ thì thông báo tới công ty bảo hiểm

(nếu mua bảo hiểm), các bên vận chuyển và nhà cung cấp để đòi bồi thường

Bước 10: Làm thủ tục thanh toán

Nhân viên mua hàng tập hợp 1 bộ chứng từ đầy đủ và làm đề nghị thanh toán, gửi bộ hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để tiến hành thanh toán tiền hàng và các chỉ phí liên quan khác cho nhà cung cấp

Bước I1: Lưu trữ chứng từ

Nhân viên mua hàng tiến hành lưu trừ chứng từ để phục vụ kiểm tra của cơ quan nhà nước

1.1.3 Khái niệm và phân loại những rủi ro thường gặp trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp

'Theo ISO 9001:2015, rủi ro là ảnh hưởng của sự không chắc chắn và sự không

chắc chắn bất kỳ đó đều có thể có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động

của một tổ chức Tuy nhiên, giới hạn trong kinh doanh, rủi ro mang hàm ý tiêu cực

Rui ro trong kinh doanh định nghĩa là những thiệt hại về vốn đầu tư, tài chính, thi

trường, uy tín mà doanh nghiệp có nguy cơ phải gánh chịu trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình

Theo OCED (2009), trong hoạt động mua hàng, doanh nghiệp có nguy cơ phải

đối mặt với 7 nhóm rủi ro chính sau đây:

~ Rúi ro trong quá trình kiểm đuyệt số lượng hàng mua: rủi ro này phát sinh

khi doanh nghiệp xác định sai số lượng đặt hàng, dẫn đến mua thừa hàng hoặc mua thiếu hàng Số lượng đặt hàng là yếu tố rất quan trong trong một yêu cầu mua hàng

Các yếu tố có thể tác động đến số lượng đặt hàng bao gồm: tồn kho tại thời

điểm đặt hàng của công ty, dự báo nhu cầu của khách hàng, thời gian giao hàng dự

kiến của mặt hàng cần đặt Xác định sai một trong 3 yếu tố này sẽ dẫn đến xác định sai số lượng đặt hàng, gây ra thừa hoặc thiếu hàng mua cho doanh nghiệp Việc mua thừa hàng dẫn đến tăng chỉ phí lưu kho cho doanh nghiệp Đồng thời, lượng hàng

mua thừa có khả năng không bán được do không có nhu cầu từ khách hàng trong

tương lai, một số hàng hóa có thể hết hạn sử dụng, gây ra lãng phí cho doanh nghiệp 'Việc mua thiếu hàng khiến doanh nghiệp giảm sút uy tín khi không có hàng hóa kịp

thời đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời, doanh nghiệp có khả năng mắt đi một

số cơ hội kinh doanh trong tình trạng thiếu hụt hàng hóa

~ Rủi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp: rủi ro này phát sinh do nhân

viên mua hàng không có sự đánh giá kỹ lưỡng và cân thận khi lựa chọn nhà cung cấp, dẫn đến việc lựa chọn phải những nhà cung cấp không có năng lực, không đáp ứng

được tiến độ giao hàng và doanh nghiệp có nguy cơ cao khi mua phải hàng giả, hàng

nhái, hàng kém chất lượng, không đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, tem nhãn

và thiếu các giấy tờ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ

~ Rủi ro do xác định sai hoặc không đây đủ tính chất mặt hàng cần mua: rũi

ro này thường xuyên phát sinh với những mặt hàng yêu cầu nhiều thông số kỹ thuật

phức tạp như các loại máy và linh kiện, phụ kiện của chúng Việc người có nhu cầu

mua hàng không cung cấp, hoặc cung cấp một cách không đầy đủ thông số kỹ thuật

của sản phẩm cần mua cho nhân viên mua hàng là nguyên nhân chính của rủi ro này,

dẫn đến hàng mua về sai quy cách, không sử dụng được, phải đôi trả hàng, gây ra

những lăng phí và thiệt hại không đáng có cho doanh nghiệp

- Riii ro trong quá trình giao nhận hàng hóa: rùi ro trong quá trình giao nhận

hàng hóa là những rủi ro rất phô biến và thường gặp trong hoạt động mua hàng Rủi

ro này có nhiều hình thức biêu hiện khác nhau nhưng phô biến dưới hai hình thức Thứ nhất là rủi ro khi hàng hóa không về kho đúng thời gian quy định, dẫn đến khong đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Đây là rủi ro thường gặp nhất trong quá trình vận chuyên hàng hóa, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa quốc tế Rủi ro này có hai nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan là do năng lực yếu kém của nhà cung cấp dịch vụ logistics Tuy nhiên, nguyên nhân này có thê phòng ngừa và kiểm soát nếu doanh nghiệp có mạng lưới nhà cung cắp rộng lớn và đạt chất lượng Ngoài ra, rủi ro này còn xuất phát từ những nguyên nhân khách quan khó có thê kiểm soát như điều kiện thời tiết, giao thông hư hỏng, tai nạn giao thông dẫn đến tắc nghẽn trong quá

trình vận chuyển hàng hóa

Thứ hai, rủi ro này biểu hiện ở việc hàng hóa xảy ra sự có trong quá trình vận

chuyển, bao gồm mắt hàng, hàng bị âm ướt, rách, vỡ, trầy xước, đặc biệt với các mặt

hàng đễ hỏng hóc, đỗ vỡ như đồ vật làm bằng thủy tỉnh, gồm, sứ Nguyên nhân chính

của rủi ro này là hàng hóa không được đóng gói, chèn lót, sắp đặt đúng quy cách hoặc

do sự thiểu tận tâm, chu đáo, không tôn trọng khách hàng của đơn vị vận chuyển

~ Rúi ro trong quá trình kiểm ra hàng hóa: rủi ro nay phat sinh do sự thiếu

chính xác của nhân viên kho hàng khi kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng hóa

Có thể mặt hàng mua được giao không đúng quy cách nhưng nhân viên kho hàng trong doanh nghiệp không kiểm tra kỳ lưỡng, vẫn cho nhập kho dù hàng hóa không

đạt yêu cầu Việc kiểm tra hàng hóa đầu vào rất quan trọng, cần được thực hiện bởi

bộ phận chuyên trách, có chuyên môn về sản phẩm, đồng thời phải có biên bản kiểm

tra, đảm bảo tính khách quan, không thiên vị trong khâu kiểm tra đầu vào và nhận hàng

~ Rủi ro trong quá trình thanh toán: trong quá trình thanh toán tiền hàng cho

nhà cung cấp, có thể phát sinh một số rủi ro nhất định Với những nhà cung cấp yêu cầu thanh toán tiền hàng trước khi giao hàng, rủi ro phát sinh khi kế toán chấp nhận thanh toán tiền cho những đơn đặt hàng chưa được phê duyệt đúng thâm quyền, tức

là đơn đặt hàng chưa được kiểm duyệt về tính chính xác của số lượng đặt hàng, chất

lượng hàng hóa, thông số kỹ thuật bởi bộ phân có chuyên môn hoặc có thảm quyền nhưng đã được thanh toán toàn bộ tiền hàng hoặc một phần tiền hàng

'Với mặt hàng chấp nhận thanh toán sau khi giao hàng, rủi ro thanh toán phát

sinh khi hàng hóa chưa nhập kho nhưng đã thanh toán tiền hoặc chưa cung cấp đầy

đủ chứng từ thanh toán hợp lệ Một số loại hàng hóa cần được nghiệm thu đạt yêu

cầu bởi khách hàng hoặc bộ phận chuyên môn như máy, linh kiện, vật tư xây dựng

thì mới được coi là hợp lệ đề thanh toán tiền hàng

Thông tin thanh toán của nhà cung cấp, bao gồm tên đơn vị thụ hưởng, số tài

khoản, ngân hàng của đơn vị thụ hưởng và mã định danh của ngân hàng (với trường

hợp thanh toán quốc tế) cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi các bộ phận mua hàng, bộ

phận kế toán và ngân hàng trước khi thực hiện lệnh thanh toán Nếu có thay đổi thông

tin thanh toán, bộ phận có liên quan và ngân hàng cần nhận được thông báo bằng văn

bản có dấu mộc của nhà cung cấp trước khi thực hiện thay đồi trong nội bộ của doanh

nghiệp mình.

~ Rủi ro pháp lý: rủi ro pháp lý thường phát sinh dưới hai hình thức chính Đầu tiên, rủi ro này xảy ra khi doanh nghiệp mua bán hàng hóa mà chứng từ mua bán đầu

vào như hóa đơn thương mại, hóa đơn tài chính, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng không hợp lệ hoặc thiếu các thông tin cần thiết

Thứ hai, với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa và phải kê khai hải quan,

ngoài việc thiếu các giấy tờ chứng minh tính minh bạch và chính xác của việc mua

bán, doanh nghiệp còn có thể gặp phải rủi ro khi nhập khẩu hàng hóa nhưng không nắm được chính sách mặt hàng hoặc các văn bản quy phạm pháp luật quản lý mặt

hàng phức tạp, chồng chéo Điều này dẫn đến một số trường hợp khi hàng về đến cửa khâu mà không có giấy phép nhập khẩu, giấy phép lưu hành của cơ quan chủ quản

Ngoài ra, rủi ro pháp lý còn xảy ra do sự thiếu cẩn trọng, sát sao trong công việc của

nhân viên mua hàng, dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm tra chứng từ đầu vào hoặc

trong quá trình kê khai hải quan như khai sai mã HS của hàng hóa, khai sai thông tin hàng hóa, dẫn đến những khoản xử phạt vi phạm hành chính không đáng có cho doanh nghiệp

1.2 Nội dung quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

1.2.1 Nhận dạng rải ro

'Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định một cách liên tục và có hệ thống các rủi

ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

'Vấn đề cơ bản của nhận dạng rủi ro là xác định nguyên nhân của rủi ro Trong,

hoạt động mua hàng, như đã phân tích ở mục 1.1.2, tùy thuộc vào loại rủi ro, nguyên

nhân có thể xuất phát từ nhiều phía Một là sự thiếu cân trọng và thiếu hiểu biết, sát

sao trong công việc của nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp hoặc của nhà cung cắp

hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ Hai là các nguyên nhân khách quan như thời tiết, thiên tai, giao thông dẫn đến sự mắt mát hoặc hỏng hóc, chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa Cuối cùng là do tính chất phức tạp của pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật, dẫn đến các quy định trong quá trình nhập khâu một số mặt hàng

không được rõ rằng, gây ra những nhằm lẫn không đáng có cho doanh nghiệp

Sau khi nhận dạng được rủi ro là gì, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ nguyên nhân

để làm căn cứ cho các giải pháp kiểm soát và tài trợ rủi ro của mình, nếu không, các

giải pháp này sẽ chỉ là giải pháp giải quyết tình huống tạm thời mà không đi sâu vào gốc rễ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được một cách triệt để tồn thất và tần suất của

rủi ro Một số phương pháp chính đề nhận dạng rủi ro trong hoạt động mua hàng có thể được liệt kê như dưới đây:

~ Phương pháp phân tích báo cáo tài chính

~ Phương pháp thanh tra, kiểm tra hiện trường

~ Phương pháp phỏng vấn, làm việc thực tế với các bộ phận trong doanh nghiệp

- Phương pháp phỏng vấn, làm việc thực tế với các bộ phận ngoài doanh

nghiệp (ví dụ đơn vị vận chuyên, đơn vị bảo hiểm hàng hóa của doanh nghiệp)

~ Phương pháp nghiên cứu số lượng các tổn thất trong quá khứ

1.2.2 Đo lường rấi ro

Đo lường rủi ro bao gồm hai nội dung chính là đo lường tần suất của rủi ro và

đo lường mức độ nghiêm trọng của rủi ro Các phương pháp đo lường rủi ro bao gồm

~ Phương pháp định lượng: gồm có phương pháp trực tiếp, phương pháp gián tiếp và phương pháp xác suất thống kê Phương pháp trực tiếp là phương pháp xác định tồn thất bằng các công cụ đo lường trực tiếp như đo lường dựa trên số liệu của báo cáo tài chính Phương pháp gián tiếp là phương pháp đánh giá tôn thất thông qua việc suy đoán tồn thất, thường được áp dụng đối với những thiệt hại vô hình các chỉ phí cơ hội Phương pháp xác suất thống kê và phương pháp xác định tần suất của rủi

ro bằng cách xác định các mẫu đại diện, tính tỉ lệ trung bình, qua đó xác định tần suất

rủi ro của đối tượng nghiên cứu

- Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp sử dụng kinh nghiệm của các

chuyên gia trong nội bộ và cả bên ngoài doanh nghiệp đề xác định tần suất và mức

độ nghiêm trọng của rủi ro bên trong hoạt động của doanh nghiệp

~ Phương pháp dự báo tôn thất: Phương pháp này dựa trên cơ sở đo lường xác

suất rủi ro, mức độ tôn thất trung bình của mỗi sự có, từ đó dự báo mức tổn thất trung

bình có thê xảy ra trong kỳ kế hoạch và được tính bằng công thức:

T=nxpxt

Trong đó:

T: Tổn thất trung bình có thể có

n: Số lần quan sát hoặc dự đoán số lần có thể xảy sự kiện xảy ra trong tương

lai

p: Xác suất rủi ro

†: Mức độ tồn thất bình quân của mỗi sự cố

1.2.3 Kiểm soát rủi ro

Kiểm soát rủi ro được hiểu là việc sử dụng các giải pháp bao gồm các chiến

lược, kỹ thuật, công cụ, chính sách nhằm né tránh, giảm thiểu, ngăn ngừa hoặc hạn

chế tối đa những tôn thất xảy ra trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chiến lược kiểm soát rủi ro toàn diện sẽ góp phần giúp các doanh nghiệp xây dựng các hàng rào đề tránh khỏi các mối đe dọa tiềm ân và giúp giảm thiêu tối đa tồn thất khi rủi ro xảy ra Khả năng phân tích và kiểm soát rủi ro sẽ là yếu tố giúp các nhà lãnh đạo tự

tin hơn khi đưa ra các quyết định kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu

của mình Các phương pháp kiêm soát rủi ro bao gồm:

~ Né tránh rủi ro: Né tránh rủi ro là loại bỏ hoàn toàn những hoạt động, con người, tài sản có khả năng làm phát sinh rủi ro Lợi ích của phương pháp này là đơn

giản, kỹ lưỡng và chỉ phí thấp Tuy nhiên, doanh nghiệp có thê mắt các lợi ích có

được từ các tài sản và hoạt động mà mình đã loại bỏ Hơn nữa, trong hoạt động kinh

doanh hàng ngày, doanh nghiệp có thể né tránh một vài rủi ro nhưng không thể né tránh tất cả các rủi ro Có một số tình huống hoặc hoạt động mà doanh nghiệp chỉ có thể tìm cách giảm thiểu tôn thất chứ không thẻ né tránh được vì hoạt động đó tạo ra

một nguồn lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp, lớn hơn chỉ phí mà doanh nghiệp phải bỏ

ra để bù đắp tôn thất

~ Giảm thiểu tồn thất: Là các biện pháp nhằm giảm giá trị thiệt hại khi tổn thất

xảy ra (tức là giảm mức độ nghiêm trọng của tồn thất) Các hoạt động giảm thiểu tổn

thất là các biện pháp được thực hiện trước khi mắt mát đã xảy ra Chức năng hoặc mục đích chính của các biện pháp này là đề giảm thiểu một cách hiệu quả nhất tác

động của mất mát đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Phan tán rủi ro: Trong hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp không ngừng đa dạng hóa các phương thức kinh doanh, mặt hàng kinh doanh và danh mục đầu tư, tránh bỏ trứng vào cùng một giỏ Ưu điểm của phương pháp này là giảm được

tôn thất bằng cách phân chia rủi ro thành nhiều dạng khác nhau và tận dụng sự khác biệt đề lợi nhuận của hoạt động này có thể bù đắp tôn thất do hoạt động khác gây ra

1.2.4 Tài trợ rấi ro

Tài trợ rủi ro là hoạt động cung cấp những phương tiện đề đền bù những tôn

thất xây ra hoặc tạo lập các quỹ dự phòng cho các chương trình khác nhau để giảm bớt tổn thất Có hai hình thức tài trợ rủi ro là lưu trữ rủi ro và chuyển giao rủi ro

~ Tự bảo hiểm rủi ro: Là hình thức chấp nhận chịu đựng tôn thất theo hậu quả tài chính trực tiếp Nguồn bù đắp rủi ro là nguồn tài chính tự có của chính tô chức đó cộng thêm với nguồn vay mượn mà tô chức đó Phương pháp lưu giữ rủi ro có thể là

thụ động hoặc chủ động, có kế hoạch hoặc không có kế hoạch

~ Chuyên giao rủi ro: Là một công cụ đề kiểm soát rủi ro, nhằm tạo ra nhiều

thực thể khác nhau thay vì một thực thể chịu rủi ro Chuyển giao rủi ro có thể được

thực hiện theo hai cách Cách đầu tên là chuyền giao hoàn toàn quyền sở hữu tài sản mang rủi ro và hoạt động tiềm ân rủi ro cho doanh nghiệp, tô chức khác Cách thức thứ hai là chuyển giao một số rủi ro bằng các hợp đồng bảo hiểm tức là chỉ chuyên giao rủi ro chứ không chuyên giao quyền sở hữu tài sản Ví dụ như hợp đồng bảo

hiểm vận chuyển hàng hóa hoặc bảo hiểm cháy nổ Trong hoạt động giao nhận hàng

hóa, các hợp đồng bảo hiểm vận chuyển hàng hóa được sử dụng phô biến Hoạt động giao nhận tiềm an nhiều rủi ro như tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, bẹp, vỡ, ướt trong quá trình vận chuyển; vì vậy, bảo hiểm hàng hóa vận chuyền là cần thiết để chuyên

giao một phần rủi ro cho các công ty bảo hiểm hàng hóa.

CHƯƠNG 2: THUC TRANG QUẢN LÝ RỦI RO TRONG HOẠT DON

MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG

2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

2.1.1 Quá trình hình thành

Được thành lập ngày 27/11/2000, Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông

là đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế bệnh viện Sứ

mệnh của công ty là cung cấp các thiết bị y tế hàng đầu thế giới để nâng cao chất

lượng chăm sóc sức khỏe của người dân Việt Nam Sau 23 năm thành lập, công ty có hơn 250 nhân viên, hơn 1000 khách hàng là các bệnh viện, phòng khám trên toàn quốc Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội, 1 chỉ nhánh ở TP Hồ Chí Minh và 3 văn

phòng tại Đà Nẵng, Nha Trang và Cần Thơ

bệnh hoặc phục hồi chức năng của các cơ quan và mô bị ảnh hưởng trong cơ thể người bệnh Linh kiện, phụ kiện cho máy là một sản phẩm được chủ sở hữu trang

thiết bị y tế chỉ định dùng cho mục đích cụ thể cùng với một trang thiết bị y tế nào đó

nhằm tạo điều kiện hoặc hỗ trợ thiết bị đó sử dụng đúng với mục đích dự định của

nó,

Cơ cấu mua hàng được phân chia như sau: Hóa chất, vật tư tiêu hao chiếm

78% giá trị hàng mua, máy chiếm 18% giá trị hàng mua, linh kiện, phụ kiện cho máy

chiếm 4% giá trị hàng mua

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty được phân ra thành 3 khối chức năng chính: Khối Kinh doanh, Khối

các bộ phận trước bán hàng và Khối các bộ phận sau bán hàng.

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

GP quản trị phụ trách khối trước bán hàng GP Kinh doanh 3Ð Kinh doanl —— rách hàng phụ trách khối

ã Các phòng bán hản Phòng Dịch vụ khách Phòng mua hàng “Các phông bán hàng on

được phân theo vũng địa ý hoặc chuyên biệt sho một số nhóm sản

phim: Tr lâm Dich vu Ki|

Ê toán mua bà : ‘rung tim Dich vu Ki}

Kế toán mua hing tùng Đông Bắc Bộ, Hal a aaa

Bảng 2.1 Bảng chức năng các phòng ban Công ty TNHH Thiết bi Y tế

hàng giao hàng của nhà cung cấp

Bộ phận kế toán mua hàng

- Tạo phiêu nhập kho, quản lý chỉ phí mua hàng,

thanh toán công nợ nhà cung cấp

Khối kinh doanh ~ Thúc đây tiêu thu san phim

- Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng

~ Đảm bảo xuất hàng 24/7 cho khách hàng

~ Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa, cài đặt, lắp đặt sản

phẩm từ khách hàng và chuyển yêu cầu tới bộ phận ứng dụng sản phẩm và trung tâm dịch vụ kĩ thuật

Bộ phận kế

toán bán hàng

va cong ng - Xuat héa đơn cho khách hàng

~ Theo dõi công nợ của khách hàng

Nguôn: Tài liệu nội bộ - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

2.1.4 Tinh hinh kinh doanh

Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế bệnh viện Qua 23 năm hoạt động, tình hình

kinh doanh của công ty luôn ổn định va tăng trưởng đều đặn qua từng năm, kể cả trong thời kỳ dịch Covid 19 Doanh nghiệp có mạng lưới khách hàng rộng khắp cả

nước và là nhà phân phối tại thị trường Việt Nam của nhiều nhà sản xuất trang thiết

bị y tế hàng đầu thế giới Một số khách hàng lớn của công ty có thể kế đến: bệnh viện

Trung ương Quân đội 108, bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Đại học Y, bệnh viện Nội

tiết Trung ương, bệnh viện Nhi Trung ương, viện Huyết học Truyền máu Trung ương,

bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện Quân y 175, bệnh viện Đại học Y dược, bệnh viện Nhi

đồng L

Với sứ mệnh cung cấp các thiết bị y tế hàng đầu thế giới để nâng cao chất

lượng chăm sóc sức khỏe của người dân Việt Nam, công ty hiện đã trở thành nhà

phân phối trực tiếp cho nhiều nhà sản xuất trang thiết bị y tế hàng đầu thế giới, có thể

kể dén nhu Baxter, Terumo, Carestream, Qiagen, Seegene, Nihon Kohden, Siemens

2.2 Giới thiệu về hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương

Đông

'Hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông được điều

hành và quản lý chính bởi phòng mua hàng Phòng mua hàng và xuất nhập khẩu của công ty được chia thành 2 bộ phận: Bộ phận kế hoạch mua hàng và bộ phận mua

hàng Nhiệm vụ chính của bộ phận kế hoạch bao gồm: kiểm soát tồn kho, từ đó lên

số liệu mua hàng, gửi số liệu đó dưới dạng các yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng và thúc đây bán hàng, giải quyết hàng tồn kho Các nhiệm vụ của bộ phận mua hàng bao gồm: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, lên đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, kiểm soát tiền độ hàng về, thông quan hàng hóa nhập khâu, khiếu nại các lỗi liên quan đến hàng hóa

Trong 3 mặt loại hàng kinh doanh chính của công ty, bao gồm hóa chất, vật tư

tiêu hao; máy móc; linh kiện, phụ liện, cơ cấu mua hàng được phân chia như sau: Hóa

chất, vật tư tiêu hao chiếm 78% giá trị hàng mua, máy chiếm 18% gid tri hang mua,

lĩnh kiện, phụ kiện cho máy chiếm 4% giá trị hàng mua.

Vat tu tiêu hao trong lĩnh vực y tế là những sản phẩm chỉ sử dụng một lần, khi

đã qua sử dụng thì mất đi hoặc không giữ được tính chất, hình dáng và tính năng sử dụng ban đầu Các sản phẩm vật tư tiêu hao công ty đang phân phối bao gồm: quả lọc máu, phim chụp X-quang, kim luồn, ống thông trong lọc máu và hồi sức cấp cứu, túi đựng máu, các loại dụng cụ đựng mẫu Hóa chất y tế bao gồm các loại hóa chất xét nghiệm đặc dùng với thiết bị như hóa chất xét nghiệm sinh hóa, miễn dịch, huyết học,

đông máu, sinh học phân tử và các loại sinh phẩm xét nghiệm như xét nghiệm viêm gan B, xét nghiệm virus HIV, xét nghiệm ma túy

Máy y tế là các trang thiết bị y tế được ứng dụng công nghệ hiện đại đề giải quyết bắt cứ bất thường nào nhằm chân đoán tình trạng bệnh hoặc phục hồi chức năng

của các cơ quan và mô bị ảnh hưởng trong cơ thể người bệnh Các loại máy đang

được công ty phân phối bao gồm: các hệ thống xét nghiệm hóa sinh, miễn dịch, huyết

học, đông máu tự động, máy chụp X-quang, máy siêu âm, máy lọc máu liên tục, máy

thận nhân tạo, máy đo huyết động học và cung lượng tim Cuối cùng, linh kiện, phụ kiện cho máy y tế là một sản phẩm được chủ sở hữu trang thiết bị y tế chỉ định dùng

cho mục đích cụ thê cùng với một trang thiết bị y tế nào đó nhằm tạo điều kiện hoặc

hỗ trợ thiết bị đó sử dụng đúng với mục đích dự định của nó, ví dụ: đầu dò dùng cho

các loại máy siêu âm, máy vi tính, máy in hỗ trợ các loại máy y tế,

Mỗi mặt hàng sẽ có những đặc điểm và tính chất khác nhau Với mặt hàng hóa

chất và vật tư tiêu hao, những mặt hàng này có hạn sử dụng kéo dài từ 2 tháng đến

24 tháng, đặc biệt, một số loại hóa chất xét nghiệm như hóa chất xét nghiệm sinh hóa,

sinh học phân tử, huyết học có hạn sử dụng tương đối ngắn, cụ thể là dưới 12 tháng Nếu số lượng đặt hàng không được xác định một cách chính xác, tình trạng thừa hàng

có thể xảy ra, gây ra một lượng hàng hết hạn sử dụng tương đối lớn cho công ty Do

đó việc dự báo lượng hàng bán và xác định số lượng đặt hàng với loại hàng hóa này

rất cần thiết và quan trọng Với mặt hàng thứ hai là máy móc y tế, những mặt hàng

này có đặc điểm là giá trị lớn, khả năng kinh doanh phụ thuộc lớn vào chiến lược của

khách hàng Đề giảm thiêu rủi ro, những mặt hàng này thường được đặt hàng sau khi

đã xác định được đầu ra từ phía khách hàng Ngoài ra, khách hàng rất chú trọng năm sản xuất của máy y tế Hầu hết, khách hàng chỉ chấp nhận máy được sản xuất cùng

năm với năm ký hợp đồng mua bán hoặc năm liền kể trước nên những máy có năm sản xuất xa thường có khả năng tiêu thụ giảm dần Với mặt hàng cuối cùng là linh kiện, phụ kiện, đặc điểm của mặt hàng này là tính chất tương đối phức tạp, có nhiều thông số kỹ thuật nên việc mua bán không dễ dàng Nếu không xác định các thông số

đó một cách chính xác, việc mua nhằm hàng rất dễ xảy ra, phải đổi trả hàng gây mất thời gian và lãng phí về mặt tài chính cho công ty

Ngoài cách phân chia thành 3 nhóm mặt hàng chính như trên, trong quy trình mua hàng, phòng mua hàng cũng phân chia các mặt hàng của công ty ra thành 2 nhóm

để dễ dàng trong công việc quản lý, bao gồm: hàng thường quy và hàng không thường, quy Hàng thường quy là những mặt hàng có tốc độ bán hàng ôn định, tốc độ tiêu thụ qua từng kỳ đặt hàng biến động không quá 10%, có hạn sử dụng tương đối dài (từ 12

tháng trở lên) Do đó, việc lên dự tính bán hàng cho hàng thường quy không quá khó khăn và được thực hiện bởi bộ phận quản lý sản phẩm

Hàng không thường quy là những mặt hàng có tốc độ bán hàng thay đổi và

biến động nhiều qua từng kỳ đặt hàng, tốc độ tiêu thụ qua từng kỳ đặt hàng biến động

với biên độ lớn hơn 10% Các mặt hàng không thường quy là các mặt hàng máy y tế

có giá trị lớn, khả năng tiêu thụ phụ thuộc nhiều vào chiến lược của từng khách hang,

các loại linh kiện, phụ kiện và đặc biệt là các mặt hàng hóa chất, vật tư tiêu hao có hạn sử dụng ngắn, cụ thể là nhỏ hơn 12 tháng Việc lên dự tính đặt tính bán hàng được thực hiện bởi nhân viên kinh doanh chuyên trách từng khách hàng Chức năng,

hoạt động, cơ cấu chỉ phí, đối tác chính của phòng mua hàng có thể mô tả bằng mô hình BMC - Business Model Canvas như hình dưới đây Các yếu tố trong mô

hình kinh doanh BMC sẽ phản ánh một cách có hệ thống về cách thức hoạt động của

bắt cứ tô chức nào.

Bang 2.2 Mô hình BMC phòng mua hàng - Công ty TNHH Thiết bị Y tế

Phương Đông

Đổi tác chính: _ [Hoạtđộng Giá trị cung [Quanhệ khách | Phân khúc

- Đối tác nội bộ: | chính cấp cho khách | hàng: khách hàng:

+ Bộ phan (BP) | - Kiểm soát số | hàng - Duy trì mối |- Khách

kinh doanh lượng đặt hàng | - Sự chính xác | quan hệ minh _ | hàng nội bộ +BPquảnlý |-Tìmkiếm, |-Sgkipthời |bạch,cótinh | doanh

sản phẩm lựachọnnhà |-Tốiưuhóa |chuyênmôn | nghiệp

+ Kho hàng cung cấp chỉ phí hóa cao với |-Khách

+ BP kế toán, tài | - Theo dõi tiến | - Đảm bảo an | khách hàng hàng bên

chính độ giao hàng từ | toàn cho hàng _ | bên trong và _ | ngoài doanh

- Đối tác bên nhà cung cấp _ | hóa trong giao | bên ngoài nghiệp:

ngoài: - Thúc đẩy bán | nhận doanh nghiệp _ | khách hàng

+ Nhà cung cấp | hàng, giải - Đội ngũ nhân | ký hợp đồng

+ Các cơ quan

nhà nước: cơ

quan hải quan,

cơ quan thuế

nghiệp, tận tâm trong công việc

Nguồn lực

chính:

- Đội ngũ nhân viên và hệ

thông tin

- Phần mềm

quản lý doanh nghiệp ủy thác nhập

cho hàng hóa hữu hình động ủy thác nhập khẩu

Dòng doanh thu: Đóng góp một phân

doanh thu cho công ty thông qua hoạt

Nguôn: Tài liệu nội bộ - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

Với các nhiệm vụ và chức năng như trình bày ở trên, phòng mua hàng đã xây

dựng quy trình mua hàng gồm các bước như sơ đồ dưới đây:

Hình 2.2: Quy trình mua hàng - Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

Lập dự tính đặt hàng | BỘ, | Tây cầu mua mua hàng trước khi

Giti don hang cho | 4 Tìm kiếm, so sánh và nhà cung cấp và xác Phát hành đơn hàng lựa chọn nhà cung,

Theo d6i don đặt oe ‘ han bé chứng ti, | <1 Hina | Lam thiituc nhap ge HÌờ

mo Yin ee kiểm tra va phản hồi > | khâu hàng hóa với

tông hợp và lên dự tính đặt hàng, lập hội đồng duyệt gồm bộ phận kế hoạch, bộ phận

quản lý sản phẩm, trưởng phòng mua hàng Hội đồng căn cứ vào thị trường và báo

cáo tồn kho duyệt dự tính đặt hàng

- Đối với hàng không thường quy: Nhân viên kinh doanh từng vùng tạo dự tính bán hàng, quản lý vùng bán hàng duyệt các dự tính của vùng phụ trách Bộ phận

kế hoạch tổng hợp dự tính bán hàng của toàn bộ công ty thành dự tính đặt hàng không

thường quy, sau đó sẽ thành lập hội đồng duyệt gồm bộ phận kế hoạch, bộ phận quản

lý sản phẩm, trưởng phòng mua hàng

Bước 2: Lập yêu cầu mua hang

Sau khi hội đồng duyệt dự tính đặt hàng, bộ phận kế hoạch dựa trên đó lập yêu cầu mua hảng, xin xác nhận của trưởng phòng mua hàng và chuyển cho bộ phận mua hàng

Bước 3: Kiểm tra yêu cầu mua hàng

Nhân viên mua hàng kiểm tra lại mục đích mua hàng, số lượng, thời gian yêu

cầu hàng về, phương thức vận chuyển yêu cầu, địa điểm đích của yêu cầu mua hàng, Bước 4: Tìm kiếm, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp

Dựa trên yêu cầu mua hàng, nhân viên mua hàng tìm kiếm và liên hệ với nhà cung cấp đề gửi yêu cầu báo giá, cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp

để có báo giá chính xác Nhân viên mua hàng tiến hành thương lượng giá với nhà cung cắp trên cơ sở giá cả thị trường, chi phí giá thành của sản phẩm, dịch vụ để có

được báo giá tốt nhất của các nhà cung cấp Sau khi có được báo giá tốt nhất của các nhà cung cắp, nhân viên mua hàng tiến hành làm bảng so sánh; từ đó, lựa chọn ra nhà

cung cấp phủ hợp và gửi trưởng phòng mua hàng phê duyệt

Bước 5: Phát hành đơn hàng và xin phê duyệt

Sau khi thông tin nhà cung cắp được phê duyệt, nhân viên mua hàng phát hành

đơn hàng trên phần mềm, sao lưu bản mềm trên máy tính, in bản cứng và trình ký

đơn hàng lên Trưởng Phòng Mua Hàng

Bước 6: Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp và xác nhận đơn hàng

Nhân viên mua hàng gửi đơn hàng sang nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp xác nhận kế hoạch giao hàng cụ thể

Bước 7: Theo dõi đơn đặt hàng và làm dự trù/ đề nghị thanh toán trã trước

Nhân viên mua hàng phải cập nhật kế hoạch giao hàng vào phần mềm quản lý

ngay khi nhận được thông tin lịch giao hàng của nhà cung cấp Khi nhận được lịch

giao hàng không đúng với yêu cầu trên đơn hàng, nhân viên mua hàng phải điều chỉnh

lại và thông báo cho bộ phận đề nghị mua hàng Nhân viên mua hàng làm dự trù thanh

toán gửi cho phòng tài chính và làm đề nghị thanh toán đối với những lô hàng cần trả

trước /đặt coc

'Bước 8: Nhận bộ chứng từ, kiểm tra và phản hồi với nhà cung cấp

'Nhân viên mua hàng nhận bộ chứng từ gồm hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn

tài chính, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, kiểm tra đầy đủ thông tin trên bộ chứng từ và phản hồi lại với nhà cung cấp nếu sai sót Bước 9: Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa với hàng nhập khẩu

Nhân viên mua hàng gửi chứng từ khai hải quan gồm: hóa đơn thương mại,

phiếu đóng gói, vận đơn, thông báo hàng về, hóa đơn cước vận chuyền (nếu có), hóa

đơn bảo hiểm (nếu có), chứng nhận xuất xứ (với hàng hóa được ưu đãi thuế) cho đơn

vị cung cấp dich vụ khai hải quan và kiểm tra, xác nhận tờ khai nháp, in tờ khai chính

thức và chuyển cho kế toán đề đóng thuế

Bước 10: Làm phiếu nhập kho

Nhân viên kế toán mua hàng làm phiếu nhập kho trên hệ thống sau khi nhận

được bộ chứng từ từ nhân viên mua hàng

Bước 11: Nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, lưu kho

Khi hàng về đến kho, kho hàng kiểm tra hàng thực tế theo phiếu nhập kho Nếu có sai sót cần lập biên bản và thông báo lại với bộ phận mua hàng Nếu đúng thì gửi lại thông tin để nhân viên kế toán mua hàng xác nhận và lưu kho Nhân viên kế

toán mua hàng lưu kho sau khi nhận thông tin từ kho

Bước 12: Nhận thông tin bất thường (nếu có), điều tra nguyên nhân, tiến hành đòi bồi thường các bên liên quan

Trong trường hợp hàng hóa bị bắt thường (hư hỏng, thiếu, mắt ), nhân viên

thủ kho có trách nhiệm thông báo lại cho bộ phận mua hàng

+ Nếu hàng hỏng do ẩn tỳ của hàng hóa: Thông báo tới bên bảo hiểm (Nếu có mua bảo hiểm) và nhà cung cấp hàng hóa đề họ tiếp nhận điều tra

+ Nếu hàng hóa hư hỏng, thiếu, mắt trong quá trình vận chuyển và đến từ các nguyên nhân do sự thiếu sót/tắc trách trong quá trình đóng hàng, chèn lót, vận

chuyển, lưu giữ thì thông báo tới bên bảo hiểm (nếu mua bảo hiểm) và các bên vận chuyển đề đòi bồi thường

Nhân viên kế toán mua hàng theo dõi công nợ của các bên nhà cung cấp có

liên quan

Bước 13: Theo dõi đòi bồi thường, gửi kết quả cho các bộ phận liên quan

Nhân viên mua hàng tiến hành theo dõi quá trình đòi bồi thường, sau khi có kết quả, nhân viên mua hàng gửi thông tin cho các bộ phận liên quan và kế toán mua

hàng để hạch toán bỏ khỏi theo dõi công nợ

Bước 14: Lưu chứng từ

Nhân viên mua hàng gửi bộ hồ sơ mua hàng đầy đủ cho kế toán mua hang dé kiểm tra và lưu trữ Bộ hồ sơ sẽ được kế toán lưu trữ đề phục vụ kiểm tra của cơ quan

nhà nước Nhân viên mua hàng lưu trữ các chứng từ khác nếu có

2.3 Phân tích thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty

TNHH Thiết bị y tế Phương Đông

2.3.1 Phân tích và nhận dạng rải ro trong hoạt động mua hàng tại Công y TNHH

Thiết bị Y tế Phương Đông

2.3.1.1 Rudi ro trong quá trình xác định số lượng đặt hàng

Số lượng đặt hàng là yếu tố quan trọng nhất trong một đơn đặt hàng Tại thời

điểm tạo lập yêu cầu mua hàng, theo quy trình mua hàng của công ty Phương Đông,

4 yếu tố cần thiết để xác định số lượng đặt hàng bao gồm: tồn kho đầu kỳ, dự báo

lượng hàng bán trong kỳ, lượng hàng đang đi đường và thời gian giao hàng dự kiến

Chỉ cần xác định sai một trong 4 thông số trên, số lượng đặt hàng có thê sai lệch rất nhiều, gây ra những tôn thất lớn cho công ty, đặc biệt là tình trạng thừa hàng, thiếu

mua hàng, với hàng thường quy, bộ phận quản lý sản phẩm sẽ lên dự tính bán từng

kỳ Để xác định được một cách chính xác nhất số liệu này, nhân viên quản lý sản

phẩm phải là người có sự thấu hiéu thị trường và dự báo được trước một số thay đổi

của thị trường như dịch bệnh chứ không chỉ đơn thuần sử dụng lại số liệu của kỳ bán hàng trước

Với hàng không thường quy, lượng hàng bán trong từng kỳ sẽ không giống nhau Trong quy trình mua hàng, việc lên dự tính lượng hàng bán trong kỳ sẽ được nhân viên kinh doanh từng vùng phụ trách Như vậy, công việc này đòi hỏi nhân viên

kinh doanh phải nắm bắt rất kỹ lưỡng và dự báo được tốc độ tiêu thụ hàng hóa trong

tương lai của khách hàng Việc dự báo này không dễ dàng vì nó phụ thuộc vào nhiều

yếu tố như sự sát sao trong công việc của nhân viên kinh doanh, kinh nghiệm cùng với mối quan hệ và sự thấu hiểu khách hàng của họ Khác với hàng thường quy có hạn sử dụng tương đối dài, từ 12 tháng trở lên, một số mặt hàng không thường quy

như các loại hóa chất xét nghiệm có hạn sử dụng rất ngắn, từ 3 đến 6 tháng Do hạn

sử dụng ngắn, hóa chất xét nghiệm có thể hết hạn sử dụng mà không có khách hang

tiêu thụ, phải tiêu hủy gây ra nhiều lăng phí cho công ty

“Thông số thời gian giao hàng dự kiến cũng là thông số có nhiều biến đổi Nếu hàng về muộn hơn so với dự kiến, tình trạng thiếu hàng trong một thời gian nhất định

có thể khiến doanh nghiệp giảm sút uy tín và mắt đi một số cơ hội kinh doanh Thời gian giao hàng dự kiến chịu nhiều yếu tố chỉ phối, bao gồm: tốc độ đáp ứng hàng hóa

của nhà cung cấp, khả năng đáp ứng lịch tàu biển, lịch bay phù hợp của đơn vị vận

chuyển, tốc độ xử lý hồ sơ kê khai hải quan tại cửa khẩu

Tốc độ đáp ứng hàng hóa của các nhà cung cấp thường cố định vì họ là các nhà sản xuất trang thiết bị y tế lớn trên thế giới Tuy nhiên, vẫn có tình trạng chậm trễ do các yếu tố liên quan đến khâu sản xuất và đóng gói, phân phối hàng hóa của nhà cung cấp Khả năng đáp ứng lịch tàu biển, lịch bay của đơn vị vận chuyển cũng rất quan trọng Trong thời kỳ dịch Covid 19, dé dap ứng nhu cầu hàng hóa tăng đột biến, đồng thời khắc phục những chậm trễ trong vận tải đường biển, doanh nghiệp đã phải thay thế phương thức vận chuyên nhiều mặt hàng từ đường biên sang đường hàng không, khiến tông chỉ phí vận chuyên quốc tế tăng lên đáng kể Tốc độ xử lý hồ

sơ tại các chỉ cục hải quan cửa khẩu cũng gây ra ít nhiều chậm trễ cho doanh nghiệp

khi một số cán bộ hải quan có tình trạng quan liêu, có tình gây khó khăn và chậm trễ

dù hồ sơ kê khai hải quan đây đủ

Như vậy, có thể kết luận, rủi ro trong khâu xác định số lượng đặt hàng là rủi

ro thường xuyên xảy ra và do hai nguyên nhân chính: do xác định sai dự tính bán hàng trong kỳ và do sự biến động thời gian giao hàng Việc xác định sai dự tính bán

hàng trong kỳ chủ yếu đến từ yếu tố chủ quan, do nhân viên quản lý sản phẩm, nhân viên kinh doanh không nắm bắt được tín hiệu thị trường Vấn đề thời gian giao hàng

bị kéo dài cũng có 2 nguyên nhân chính, đến từ sự chậm trễ trong khâu sản xuất, đóng gói của nhà cung cấp hàng hóa và sự yếu kém trong việc đáp ứng dịch vụ của nhà cung cấp vận chuyền

2.3.1.2 Rudi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cắp

Trong quy trình mua hàng, công ty Phương Đông có quy định về việc so sánh

và lựa chọn nhà cung cấp Với nhà cung cấp dịch vụ, để phục vụ quá trình giao nhận hàng hóa hữu hình, doanh nghiệp chủ yếu làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ logistics Rủi ro đầu tiên có thể xảy ra là việc nhà cung cấp có hồ sơ năng lực rất tốt nhưng tốc độ đáp ứng dịch vụ lại kém, không đúng với thực tế hồ sơ năng lực Công

ty đã từng gặp một số rủi ro khi có những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyên là các công ty có hồ sơ và mạng lưới tốt nhưng họ không thể đáp ứng được lịch tàu, lịch bay phù hợp Ngoài việc chất lượng dịch vụ kém so với hỗ sơ năng lực, doanh nghiệp còn gặp tình trạng một số nhà cung cấp dịch vụ vận chuyên không có thái độ hỗ trợ khi

có sự cố xảy ra với hàng hóa

Với nhà cung cắp hàng hóa, rủi ro có thể phát sinh khi hàng hóa có những lỗi

ấn tỳ nhưng nhà cung cấp có tính che giấu mà không thông báo với doanh nghiệp Ân

tỳ là tỳ vết dấu kín mà những phương pháp kiểm tra thông thường trong giao nhận

hàng hóa không phát hiện được Đa số các ẩn tỳ phải qua thời gian sử dụng mới được

phát hiện Do đó, có những trường hợp nhà cung cấp biết nhưng có tính che giấu lỗi

ấn tỳ của hàng hóa, nhất là các loại linh kiện, máy móc Một số nhà cung cấp có chất

lượng hàng hóa tốt nhưng lại có thái độ phục vụ kém, chính sách công nợ và giá cả không hợp lý Cuối cùng, đặc biệt nghiêm trọng trong quá trình mua hàng khi đã xảy.

ra tình trạng một số nhà cung cấp hàng hóa từ chối hỗ trợ kỹ thuật, từ chối trách nhiệm

bảo hành trong thời hạn bảo hành của sản phẩm, gây ra nhiều khó khăn cho doanh

nghiệp,

Như vậy, có thê kết luận một số rủi ro trong quá trình làm việc và lựa chọn

nhà cung cấp Với nhà cung cấp dịch vụ, có 2 rủi ro chính Thứ nhất là tốc độ đáp ứng dịch vụ không đúng với cam kết trong hồ sơ năng lực Thứ hai là nhà cung cấp thoái thác trách nhiệm, không hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến tôn thất của

hàng hóa trong giao nhận Với nhà cung cấp hàng hóa, phat sinh 3 rủi ro chính Thứ

nhất, nhà cung cấp có chất lượng hàng hóa không tốt, có tình che giấu lỗi ân tỳ Thứ hai là nhà cung cấp có chất lượng hàng hóa tốt nhưng chính sách giá cả không tốt,

không hỗ trợ chính sách công nợ như thanh toán trả sau Thứ ba, rủi ro phát sinh khi

nhà cung cấp không hỗ trợ kỹ thuật hoặc có cam kết về bảo hành nhưng không tuân

thủ

2.3.1.3 Rủi ro khi không kiểm tra hoặc xác định sai, không đây đủ tính chất mặt hàng cần mua

Trong quá trình mua hàng, phòng mua hàng của công ty Phương Đông phải

đối mặt với một số khó khăn khi các mặt hàng mua của công ty rất đa dạng Trong

các mặt hàng mua bán, linh kiện, phụ kiện là các mặt hàng có tính chất phức tạp nhất

do có nhiều thông số kỹ thuật Nếu bộ phận mua hàng không kết hợp phòng kỹ thuật kiểm tra kỹ lưỡng trước khi mua thì rất có thê sẽ phát sinh rủi ro khi mua không đúng mặt hàng cần thiết

Với các mặt hàng còn lại, dù tính chất mặt hàng không quá phức tạp nhưng cũng đỏi hỏi nhân viên mua hàng phải cùng các bộ phận có chuyên môn kiểm tra một

số thông tin trước khi đặt hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp Với mặt hàng vật tư tiêu hao và hóa chất, nếu bộ phận mua hàng chấp nhận mua hàng từ nhà cung cấp khi mặt hàng đó chưa được xác nhận về hạn sử dụng bởi bộ phận quản lý sản phẩm và bộ phận kế hoạch, rủi ro có thể xảy ra khi mua hàng với hạn sử dụng quá ngắn, gây ra tình trạng hàng chưa được bán nhưng đã hết hạn sử dụng Với mặt hàng

máy, nhân viên mua hàng phải được bộ phận chuyên môn là bộ phận quản lý sản phẩm và bộ phận kỹ thuật xác nhận năm sản xuất và danh sách đóng gói trước khi đặt