quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty cổ phần vnpt technology

Nhiệm vụ nghiên cứu: Nội dung của đề tài tập trung vào những biện pháp nhằm nâng cao hiểu quả quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của VNPT Technology bằng việc thực hiện các mục tiêu

Lý thuyết về rủi ro trong hoạt động mua hàng

Khái niệm về rủi ro

Theo giáo trình môn “Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng – Đại học Thăng Long”, rủi ro là mối đe doạ rằng điều gì đó có thể xảy ra làm gián đoạn các hoạt động bình thường hoặc dừng lại mọi việc diễn ra theo kế hoạch Chúng ta có thể sử dụng các dự báo tốt nhất và thực hiện mọi phân tích có thể, nhưng ở đó luôn không chắc chắn về các sự kiện trong tương lai Chính sự không chắc chắn này đã mang lại rủi ro

Vấn đề cơ bản khi thảo luận về rủi ro là rủi ro có quá nhiều các hình thức khác nhau Chúng có thể xuất hiện bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng từ đầu nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng; có thể làm gián đoạn việc cung cấp nguyên vật liệu hoặc nhu cầu về sản phẩm; có thể gây ra đỉnh nhu cầu đột ngột hoặc sụp đổ; chúng có thể nằm trong phạm vi từ một sự chậm trễ nhỏ đến tự nhiên thảm hoạ Tác động của rủi ro có thể từ ngắn hạn và chỉ kéo dài một vài từ phút cho đến thiệt hại vĩnh viễn Hiệu ứng của rủi ro có thể được bản địa hoá trong một phần của chuỗi cung ứng hoặc được chuyển giao để đe doạ toàn bộ chuỗi.

Khái niệm về mua hàng

Theo giáo trình môn “Quản lý mua hàng – Đại học Thăng Long”, mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định vị trí và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua hàng, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

Mua hàng được coi là thực hiện 5R: mua đúng chất lượng – Right quality, mua đúng số lượng – Right quantity, mua đúng thời điểm – Right time, mua đúng giá – Right price, mua đúng nguồn gốc/ xuất xứ hàng hoá – Right source

Thư viện ĐH Thăng Long

Tầm quan trọng của việc mua hàng được thể hiện qua các ý sau:

Tăng giá trị và tiết kiệm chi phí: trong lĩnh vực sản xuất, tỉ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp Không khó để thấy tại sao mua hàng rõ ràng là một lĩnh vực để tiết kiệm chi phí Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp Vậy nên việc nắm vững các nguyên tắc và kỹ thuật mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động mua hàng hiệu quả, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới: mua hàng từ các nhà cung cấp uy tín, có năng lực sản xuất tốt sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cấp ổn định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Về lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp nhận được mức giá tốt và các dịch vụ bổ sung, cũng như tiếp cận với các công nghệ mới Từ đó thúc đẩy đổi mới sản phẩm, dịch vụ

Nâng cao chất lượng sản phẩm và danh tiếng: mua hàng tốt sẽ tạo ra sản phẩm chất lượng cao, phù hợp với thị hiếu và xu hướng của thị trường, cũng như sẽ tạo lợi thế về giá cả, chất lượng, dịch vụ và đổi mới Từ đó tặng sự hài lòng, niềm tin của khách hàng và tạo ra uy tín, giá trị cho sản phẩm của doanh nghiệp

Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường: một hoạt động mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ kịp thời, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường

Quản lý rủi ro nhà cung cấp: những rủi ro được quản lý bằng cách tìm nguồn cung ứng chiến lược nhấn mạnh nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ và hàng tồn kho JIT (Just In Time) Các nhà quản lý phải liên tục theo dõi cơ sở cung ứng của họ về rủi ro và phát triển các kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này

Tạo ra tác động kinh tế: quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể Ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh đối với nền kinh tế như: tăng cường doanh số bán hàng, tạo ra việc làm, tăng GDP, thúc đẩy đầu tư, … Đóng góp vào lợi thế cạnh tranh: tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh Một dấu hiệu cho thấy đại vị, danh

3 tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng.

Khái niệm về quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

Có thể rút ra từ hai khái niệm trên, rủi ro trong mua hàng là các sự kiện không lường trước được có thể xảy ra trong hoạt động mua hàng – hay nói đúng hơn, sự không chắc chắn về các sự kiện trong hoạt động mua hàng tạo ra rủi ro

Mục tiêu cốt lõi của quản lý rủi ro trong mua hàng là bảo đảm hoạt động mua hàng diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch, duy trì dòng chảy liên tục và không bị gián đoạn nguồn nguyên vật liệu từ phía nhà cung cấp đầu vào cho đến khi nhận được hàng Nói một cách khác, đây chính là hoạt động giảm thiểu các nguy cơ về nguồn cung, gia tăng khả năng chịu đựng trước các sự kiện bất ngờ, cải thiện tính bền vững hoặc tăng khả năng phục hồi của doanh nghiệp.

Khi xuất hiện rủi ro trong hoạt động mua hàng, có thể gây ra các hậu quả:

- Gây chậm trễ, làm hỏng hàng hoá

- Ảnh hưởng đến các hoạt động bình thường (nhưng hậu quả sẽ tác động sẽ rộng hơn nhiều so với ban đầu)

- Giao hàng muộn nguyên liệu thô có thể ngừng sản xuất

- Có thể tăng chi phí bằng cách buộc phải di chuyển để vận chuyển, vật liệu hoặc hoạt động thay thế

- Có thể tăng lượng công việc trong tiến trình

- Có thể khiến đối tác, khách hàng xem xét lại các mối quan hệ thương mại của họ Việc quản lý rủi ro trong mua hàng nếu thích hợp, các lợi ích đạt được bao gồm:

- Các vấn đề xung quanh rủi ro được xem xét sớm và là một phần của thực hành quản lý trở nên bình thường

- Có thể có các quyết định cân bằng, bao gồm cả việc tham chiếu đến rủi ro

- Tránh các hoạt động quá rủi ro hoặc không chắc chắn về mặt tài chính

- Hiệu suất quản lý có thể được đo lường, tạo ra sự khác biệt giữa may mắn và quản lý tốt

- Rủi ro được xác định trước khi các sự kiện thực sự xảy ra và tạo ra khủng hoảng

- Đánh giá sớm các rủi ro cho phép lập kế hoạch, ưu tiên và phân bổ nguồn lực tốt hơn

Thư viện ĐH Thăng Long

- Các phản ứng thay thế đối với rủi ro có thể được thiết kế, đánh giá, so sánh và đã lên kế hoạch

- Các kế hoạch và dự phòng có thể được thực hiện nhanh chóng khi xảy ra các sự kiện rủi ro thực sự

- Hoạt động ít bị gián đoạn và biến động

- Hoạt động không bị gián đoạn sẽ cải thiện hiệu suất tài chính, khách hàng dịch vụ, hình ảnh công ty, v.v

- Các hoạt động được giám sát liên tục để xác định các vấn đề mới nảy sinh

- Hồ sơ về các rủi ro lịch sử được xây dựng thành một sổ đăng ký để cải thiện các phản ứng rủi ro trong tương lai

- Cải thiện thông tin liên lạc về rủi ro mang lại sự tham gia chung và sự hiểu biết

- Kỹ năng phân tích của con người được phát triển và họ được phép đưa ra chủ ý đến những vấn đề quan trọng nhất.

Nội dung về quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

Nội dung về hoạt động mua hàng

- Đánh giá nhu cầu: xem xét kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp để xác định số lượng và thời gian sản xuất các sản phẩm cũng như các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm để lên danh sách mua hàng

- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào các tiêu chí về nguồn cung ứng, nhà quản lý mua hàng đưa ra quyết định để lựa chọn nhà cung cấp cho chiến lược mua hàng của mình Các tiêu chí có thể kể đến như: giá cá, chất lượng dịch vụ cung ứng, tuân thủ trong giao nhận, chất lượng sản phẩm, công nghệ, khả năng quản lý, …

- Thương lượng và đặt hàng: doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng cung ứng bán với nhà cung cấp

- Tổ chức và thực hiện việc nhận hàng: bao gồm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa nhập vào kho, đồng thời xác định trách nhiệm giữa các bên trong việc chuyển giao hàng hóa

- Lưu trữ và quản lý tài liệu: quá trình lưu trữ tài liệu đúng cách giúp tăng tính hiệu quả và đảm bảo sự truy cập nhanh chóng và đáng tin cậy vào thông tin liên quan đến cung ứng hàng hóa Hoạt động này có thể bao gồm: phân loại tài liệu, gắn nhãn mô tả, bảo quản,

Các tổ chức cần đảm bảo thực hiện đúng 5 giai đoạn quản lý vòng đời thông tin (tạo ra, sử dụng, bảo quản, lưu trữ và hủy), tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ và bảo mật thông tin.

Nội dung các bước quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

Quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng là quá trình xác định, phân tích một cách có hệ thống và ứng phó với rủi ro trong toàn bộ tổ chức trong hoạt động mua hàng

- Xác định rủi ro: kiểm tra toàn bộ hoạt động mua hàng, xác định các hoạt động riêng biệt và các mối quan hệ của chúng, và nghiên cứu một cách có hệ thống những điều này để tìm ra các khu vực có nguy cơ Đầu ra từ bước đầu tiên này là danh sách các rủi ro mà chuỗi cung ứng phải đối mặt

Sau khi xác định các rủi ro, bước tiếp theo là phân tích tác động tiềm ẩn của chúng Những tác động này phụ thuộc vào hai yếu tố: khả năng xảy ra của sự kiện rủi ro và mức độ nghiêm trọng của hậu quả khi nó xảy ra Từ đó, các nhà quản lý có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các rủi ro này dựa trên tác động của chúng và quyết định sẽ tập trung nguồn lực vào đâu Những rủi ro có tác động cao nhất nên được ưu tiên trước tiên Tuy nhiên, các yếu tố khác cũng cần được cân nhắc, như khả năng thực sự có thể giảm thiểu tác động của rủi ro.

- Thiết kế các phản ứng thích hợp đối với rủi ro: Ở đây các nhà quản lý xem xét nghiêm túc rủi ro và tìm các cách khác nhau để đối phó với chúng Có nhiều các loại phản ứng, nhưng ba loại phổ biến là: phòng ngừa (để giảm xác suất xảy ra sự kiện rủi ro), giảm nhẹ (để giảm hậu quả) và ứng phó (chờ đánh giá các sự kiện thực tế trước khi quyết định trên một phản hồi).

Vai trò của quản trị rủi ro trong hoạt động mua hàng

Tác dụng của quản trị rủi ro

- Các hoạt động quản trị rủi ro là bảo vệ và đóng góp những giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp và các đối tác liên quan của doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua những nội dung cơ bản thể hiện tác dụng của quản trị rủi ro doanh nghiệp

- Xây dựng khuôn khổ nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch tương lai có tính nhất quán và có thể kiểm soát

- Tăng cường năng lực trong việc ra quyết định, lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trên cơ sở hiểu biết thấu đáo và chặt chẽ về hoạt động kinh doanh, môi trường kinh doanh, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp

Thư viện ĐH Thăng Long

- Góp phần phân bố và sử dụng hiệu quả những nguồn lực trong doanh nghiệp

- Giảm thiểu những sai sót trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp

- Bảo vệ và tăng cường tài sản cũng như hình ảnh doanh nghiệp

- Phát triển và hỗ trợ nguồn nhân lực và tăng nền tri thức của doanh nghiệp

- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động

Vai trò quản trị rủi ro

Nhận dạng, giảm thiểu và triệt tiêu những nguyên nhân gây ra rủi ro trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, qua đó xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh bên trong và bên ngoài cho doanh nghiệp

Nếu gặp phải những rủi ro không mong muốn thì công tác quản trị rủi ro trong hoạt động mua hàng sẽ hạn chế, xử lý tốt nhất các tổn thất và giúp doanh nghiệp nhanh ổn định, hồi phục, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Tối ưu hóa chính sách kinh doanh, tạo điều kiện thúc đẩy các doanh nghiệp triển khai hiệu quả chiến lược, mục tiêu đề ra Tận dụng tối đa cơ hội, làm chủ tình thế, biến khó khăn thành thời cơ để doanh nghiệp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất.

Quản trị rủi ro trong hoạt động mua hàng góp phần nâng cao vị thế uy tín của tổ chức, cá nhân, giúp doanh nghiệp gặp thuận lợi và thu hút tốt hơn với các đối tác, thực hiện thành công nhiều hơn các hợp đồng trong kinh doanh.

Một số công cụ phân tích rủi ro trong hoạt động quản lý hoạt động mua hàng

Phân tích Pareto

Phân tích Pareto là một phương pháp thống kê và quản lý chất lượng được sử dụng để xác định và ưu tiên các nguyên nhân quan trọng gây ra vấn đề hay hiện tượng trong một hệ thống Phương pháp này dựa trên Định luật Pareto, cũng được biết đến là quy tắc 80/20, mô tả sự phân phối không đều của các yếu tố ảnh hưởng đến một sự kiện nào đó Dưới đây là một số điểm chính về phân tích Pareto:

- Quy tắc 80/20: Pareto quan sát rằng khoảng 80% của các vấn đề thường xuyên xuất hiện do khoảng 20% của các nguyên nhân Điều này có thể áp dụng trong nhiều tình huống, ví dụ như 80% doanh số bán hàng của một doanh nghiệp có thể đến từ 20% khách hàng

- Biểu đồ Pareto: Để thể hiện sự quan trọng của từng yếu tố, người ta thường sử dụng biểu đồ Pareto Biểu đồ này sắp xếp các yếu tố theo độ giảm dần của đóng góp của chúng và giúp nhìn thấy rõ những yếu tố quan trọng nhất

Phân tích Pareto giúp doanh nghiệp ưu tiên công việc và tập trung vào giải quyết những vấn đề quan trọng nhất để đạt được hiệu quả tối đa Trong lĩnh vực quản lý mua hàng, phân tích Pareto không chỉ giúp tối ưu hoá quá trình mua sắm mà còn hỗ trợ quản lý rủi ro, cải thiện chất lượng, và tối ưu hoá nguồn lực Bằng cách này, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về sự phân phối của các yếu tố ảnh hưởng và đưa ra quyết định thông minh về việc ưu tiên vấn đề nào hơn.

Sơ đồ nhân quả

Sơ đồ nhân quả, còn được gọi là biểu đồ Ishikawa hoặc biểu đồ xương cá, là một công cụ đồ họa được sử dụng trong quản lý chất lượng để phân tích và hiểu nguyên nhân gốc của một vấn đề hay sự cố cụ thể Sơ đồ này được đặt tên theo Kaoru Ishikawa, một chuyên gia quản lý chất lượng người Nhật Bản, người đã phát triển nó vào những năm

Thư viện ĐH Thăng Long

Sơ đồ nhân quả có dạng một biểu đồ dạng xương cá, trong đó trục chính đại diện cho vấn đề hoặc sự cố cần giải quyết Các "xương" của cá đại diện cho các nhóm nguyên nhân có thể gây ra vấn đề

Hình 1.2: Biểu đồ xương cá

Các nguyên nhân gây vấn đề được phân chia thành các nhóm lớn, thường được gọi là "6M": Man (Con người), Machine (Máy móc), Material (Vật liệu), Method (Phương pháp làm việc), Measurement (Phương pháp đo lường), và Mother Nature (Thiên nhiên)

Sơ đồ giúp phân tích và hiểu rõ các nguyên nhân gốc của một vấn đề hoặc sự cố Nó tập trung vào việc xác định nguyên nhân chủ yếu, từ đó giúp tổ chức tìm ra giải pháp hiệu quả cũng như giảm thiểu lãng phí nguồn lực

Chương 1 của bài khóa luận tập trung vào khái quát cơ sở lý thuyết về mua hàng và quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng, mục đích hướng tới giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của Công ty VNPT Technology Chương 1 tập trung vào 4 nội dung chính:

Mục 1.1: Lý thuyết về rủi ro trong hoạt động mua hàng

Mục 1.2: Nội dung về quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng

Mục 1.3: Vai trò của quản trị rủi ro trong hoạt động mua hàng

Mục 1.4 Một số công cụ phân tích rủi ro trong hoạt động quản lý hoạt động mua hàng

Dựa trên nền tảng lý thuyết về mua hàng và quản lý mua hàng, nghiên cứu đã thống kê, phân tích các lỗi và hạn chế trong hoạt động mua hàng tại Chương 2 Từ đó, Chương 3 đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.

Thư viện ĐH Thăng Long

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNPT TECHNOLOGY

Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần VNPT Technology

Quá trình hình thành và phát triển

VNPT Technology được thành lập ngày 06/01/2011 với sự góp vốn của Tập đoàn VNPT cùng VNPost và Pacifab Công ty hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần với vốn điều lệ 500 tỷ đồng Sau khi thành lập, VNPT Technology mua lại vốn cổ phần của Alcatel Lucent trong ANSV và Siemens trong TELEQ, chuyển đổi thành công ty thành viên.

VNPT Technology đã kế thừa tài nguyên và kinh nghiệm tích lũy trong suốt gần 20 năm từ ANSV và TELEQ Công ty đã sở hữu và đã không ngừng phát triển đội ngũ chuyên gia từ những ngày đầu của sự phát triển mạng lưới viễn thông số hóa Đồng thời, VNPT Technology cũng đã thừa kế cơ sở hạ tầng mạng lưới đã có sẵn Với những tài sản và kiến thức này, công ty đã đóng vai trò tiên phong trong việc nghiên cứu, phát triển và sản xuất các sản phẩm điện tử, viễn thông và công nghệ thông tin Công ty này cũng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, Công nghiệp Bưu chính, Viễn thông, Truyền thông và Công nghiệp Nội dung số của Tập đoàn VNPT

Hiện tại, VNPT Technology có ba công ty thành viên, hoạt động theo mô hình hợp nhất nguồn lực, bao gồm:

ANSV (Advanced Network Systems Vietnam): Hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu phát triển, cung cấp dịch vụ kỹ thuật như tư vấn, thiết kế, tối ưu hóa, tích hợp hệ thống mạng viễn thông, CNTT và kinh doanh thương mại

VIVAS (Vietnam Innovation Value Added Services Co Ltd): Thực hiện nghiên cứu phát triển các nền tảng, giải pháp và kinh doanh dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Viễn thông

TELEQ (Telecoms Equipments Co Ltd): Cung cấp dịch vụ kỹ thuật mạng Viễn thông và CNTT; thiết kế, xây dựng, tư vấn, lắp đặt thiết bị, hệ thống

Hình 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của VNPT Technology

Nguồn: Văn phòng tổng hợp - VNPT Technology 2.1.2 Bộ máy tổ chức

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức trong công ty VNPT Technology

Nguồn: Văn phòng tổng hợp - VNPT Technology

Các phòng, ban, trung tâm phụ trách các hoạt động chính như sau, mỗi khối sẽ gồm các phòng, ban trung tâm do một phó tổng giám đốc phụ trách chuyên môn:

Thư viện ĐH Thăng Long

Phòng mua hàng: có nhiệm vụ mua sắm vật tư phục vụ sản xuất, phụ trách nghiệp vụ logistics của doanh nghiệp, tìm kiếm các nhà cung cấp

Trung tâm kinh doanh: tìm kiếm khách hàng, phụ trách đàm phán hợp đồng đầu ra, bán hàng, quan hệ khách hàng

Trung tâm phần mềm giải pháp: chịu trách nhiệm nạp phần mềm vào các sản phẩm sau khi sản xuất, xây dựng các phần mềm mới đáp ứng nhu cầu khách hàng

Trung tâm điều phối sản xuất: lên kế hoạch sản xuất, báo nhu cầu về vật tư linh kiện sản xuất cho trung tâm cung ứng vật tư linh kiện

Nhà máy điện tử: phụ trách các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Tổng kho Hòa Lạc: chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hàng hóa, linh kiện, nhập kho xuất kho, cung cấp cho dây chuyền sản xuất

Trung tâm nghiên cứu phát triển: chuyên nghiên cứu các sản phẩm công nghệ mới, phát triển và cập nhật các sản phẩm hiện tại để đáp ứng nhu cầu khách hàng

Trung tâm công nghệ điện tử: phối hợp với trung tâm cung ứng vật tư linh kiện để xây dựng tiêu chuẩn về kỹ thuật đối với các vật tư linh kiện trước khi mua, phối hợp với trung tâm nghiên cứu phát triển để kiểm tra tính khả thi của các sản phẩm công nghệ trước khi đưa ra thị trường

Ban chất lượng: kiểm soát và xây dựng hệ thống quy trình của các phòng ban trung tâm trong công ty, kiểm tra đánh giá việc thực hiện đúng quy trình

Ban quản lý dự án đầu tư: quản lý và lên kế hoạch đầu tư cho doanh nghiệp

Trung tâm dịch vụ kỹ thuật là bộ phận đảm nhiệm trọng trách hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình vận hành, sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm bảo hành sản phẩm, tiếp nhận, xử lý các khiếu nại về mặt kỹ thuật một cách nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.

Trung tâm vận hành hệ thống: Phụ trách các công việc liên quan đến mạng, máy tính,

IT và hệ thống quản lý của doanh nghiệp

Khối tài chính, tổng hợp:

Văn phòng tổng hợp: Phụ trách các công việc chung của công ty như mua sắm trang thiết bị văn phòng, quản lý đội xe, dịch vụ bếp ăn, bảo vệ, lễ tân, tiếp khách, y tế cơ quan, dịch vụ lao công, điện nước…

Ban nhân lực: Quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ khen thưởng, phúc lợi, tiền lương, chấm công

Ban tài chính kế toán: Phụ trách các vấn đề liên quan đến tài chính của doanh nghiệp Ban pháp chế và kiểm soát nội bộ: phụ trách các vấn đề về mặt pháp lý, tham mưu cho các phòng ban khác về các điều khoản trong hợp đồng, phối hợp với ban chất lượng để kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp

Hình 2.3 Thị trường hoạt động của VNPT trên toàn cầu

Nguồn: Văn phòng tổng hợp - VNPT Technology

*Ghi chú: CMC Telecom, VTVcab, StreamNet, Nepal Telecom, IndosatM2, MNC, Moratelindo là các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ tương tự VNPT Technology tại địa điểm được đề cập đến trên bản đồ

VNPT Technology là một công ty con của Tập đoàn VNPT, hoạt động trong các lĩnh vực Công nghệ thông tin, Công nghiệp Điện tử Viễn thông, Truyền thông và Công nghiệp nội dung số.

Hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần VNPT Technology

Để đảm bảo hoạt động mua hàng của công ty được tối ưu hóa, công ty đã xây dựng quy trình thu mua VTLK riêng để phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như đặc điểm về ngành sản xuất của công ty Quy trình thu mua VTLK được lập nhằm mục đích xác định các nguyên tắc và trình tự thực hiện nghiệp vụ vật tư, linh kiện nhằm đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, tối ưu chất lượng của công tác thu mua của công ty VNPT Technology và tuân thủ, phù hợp với các quy định của Luật pháp, của các cơ quan có thẩm quyền và các quy định của công ty

Quy trình này được áp dụng cho việc thực hiện cung ứng vật tư linh kiện phục vụ hoạt động nghiên cứu & phát triển và sản xuất kinh doanh các sản phẩm của Công ty theo chức năng, nhiệm vụ đã được Tổng giám đốc phê duyệt Trong quá trình cung ứng VTLK, các bộ phận, cơ quan ban ngành liên quan trong công ty có trách nhiệm phối hợp với bộ phận Mua hàng để hoàn thành công tác mua hàng phục vụ cho mục đích của công ty

Thư viện ĐH Thăng Long

Cụ thể, quy trình triển khai mua sắm VTLK của VNPT được tiến hành như sau:

Sơ đồ 2.7 Quy trình triển khai mua hàng của VNPT Technology

Nguồn: Phòng mua hàng - VNPT Technology

Bước 1: Lập kế hoạch triển khai

Bộ phận mua hàng của công ty sẽ căn cứ vào Kế hoạch sản xuất để lập Kế hoạch mua hàng và trình lên Tổng giám đốc Các đơn vị khác là Trung tâm công nghệ điện tử (HEC), Ban Công nghiệp (BCN), nhà máy (NM) cần phải cung cấp các thông tin cần thiết để ban Bộ phận mua hàng của công ty có thể lên kế hoạch phù hợp

Các hoạt động mua hàng tại VNPT Technology được chia ra theo các mục đích:

Sản xuất pilot (sản xuất thử nghiệm)

Sản xuất thử nghiệm ở quy mô pilot là giai đoạn quan trọng, sử dụng quy trình và thiết bị mô phỏng điều kiện sản xuất thực tế để đánh giá tính ổn định của các lô sản phẩm khác nhau và giữa các sản phẩm trong cùng một lô.

Là quá trình sản xuất hàng hóa trong số lượng lớn và đồng nhất Nó được áp dụng để sản xuất các sản phẩm đồng nhất trong quy mô lớn, sau khi công ty đã trải qua giai đoạn sản xuất thử nghiệm Đây là phần yêu cầu số lượng lớn nhất VTLK của công ty Nó giúp công ty tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất Do đó cần lên kế hoạch mua sắm phù hợp để đảm bảo tiến độ sản xuất và giảm chi phí cho doanh nghiệp

Yếu tố then chốt để duy trì hoạt động bảo hành hiệu quả là đảm bảo sự liên tục và chất lượng của linh kiện thay thế Việc lựa chọn nguyên vật liệu phù hợp và có chất lượng cao là điều kiện tiên quyết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Vật tư linh kiện mua được chọn phải tương thích với các linh kiện và thiết bị đã được sản xuất Điều này đảm bảo rằng các bộ phận sửa chữa hoạt động tương thích với hệ thống tổng thể và không gây ra sự cố khác

Vật tư tiêu hao phục vụ sản xuất

Vật tư tiêu hao trong sản xuất là những nguyên liệu và thành phẩm được sử dụng để thực hiện quá trình sản xuất và dùng hết trong quá trình sản xuất hoặc không thể tái sử dụng Chúng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng sản phẩm Một số vật tư tiêu hao có thể kể đến như: nguyên liệu, linh kiện, nhiên liệu và năng lượng, đồ gia dụng và dụng cụ, bảo vệ lao động và an toàn, …

Với từng mục đích cụ thể, các phòng ban cung cấp cho bộ phận mua hàng các thông tin như sau:

Mục đích Thông tin cần cung cấp

Tờ trình mua sắm được TGĐ phê duyệt kèm theo các thông tin:

- Tên sản phẩm và số lượng

- R&D BOM được phê duyệt (HEC cung cấp)

- MFG BOM được phê duyệt (BCN cung cấp)

- Kế hoạch sản xuất – VTLK kỳ vọng được Ban lãnh đạo phê duyệt (BCN cung cấp)

- R&D BOM được phê duyệt (HEC cung cấp)

- MFG BOM được phê duyệt (BCN cung cấp)

- Tên sản phẩm cần sửa chữa, bảo hành

- Danh mục VTLK bao gồm:

- Mô tả, định mức, tên nhà sản xuất, mã nhà sản xuất và toàn bộ các option tương ứng trong R&D BOM của từng hạng mục VTLK

- Số lượng cần mua (số lượng VTLK tổng hợp & số lượng VTLK chi tiết tương ứng cho từng sản phẩm)

Thư viện ĐH Thăng Long

- Giá tham khảo & dự toán chi phí

- Tình trạng và Kế hoạch sửa chữa, bảo hành: đối chiếu số lượng đã sử dụng thực tế so với kế hoạch xin trình duyệt trước đó, số lượng tồn kho hiện tại để tính toán số lượng cần mua cho những lần tiếp theo

- Thời gian dự kiến bắt đầu và hoàn thành hoạt động sửa chữa bảo hành

- Nhu cầu sử dụng từng VTLK theo tháng

VTTH phục vụ sản xuất

- Danh mục VTTH bao gồm:

- Mô tả, định mức, tên nhà sản xuất, mã nhà sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật đi kèm và toàn bộ các lựa chọn tương ứng của từng hạng mục VTTH

- Tình trạng và kế hoạch sử dụng VTTH: đối chiếu số lượng đã sử dụng thực tế so với kế hoạch xin trình duyệt trước đó và số lượng tồn kho hiện tại để tính toán số lượng cần mua cho những lần tiếp theo

- Thời gian yêu cầu nhận được VTTH

- Nhu cầu sử dụng từng VTTH theo tháng

Bảng 2.8 Thông tin cần cung cấp theo từng mục đích sản xuất

Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài liệu nội bộ của VNPT Technology

Bước 2: Gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng lập hồ sơ mời chào giá và gửi cho các NCC đã được lựa chọn trong danh sách NCC tiềm năng Hồ sơ mời chào giá bao gồm Thư hỏi giá kèm theo danh mục và các tiêu chuẩn kỹ thuật (nếu có) của các VTLK/VTTH

Danh sách NCC tiềm năng bộ phận mua hàng lập để cung cấp cho hoạt động cung ứng Có thể sử dụng các nguồn tài nguyên như mạng Internet, danh sách nhà cung cấp đã hợp tác trước đó, đề xuất từ người quen trong ngành hoặc tìm kiếm thông qua các hội thảo, triển lãm

Dựa trên thông tin nhu cầu đã xác định, chuẩn bị một số yêu cầu báo giá chi tiết và rõ ràng bao gồm: thông tin về vật tư linh kiện, yêu cầu kỹ thuật, số lượng, yêu cầu về giao hàng, thông tin liên hệ và các điều khoản thanh toán để công ty có thể cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp hợp lý

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng

Bộ phận mua hàng sẽ đánh giá các báo giá dựa trên tiêu chí như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và các yếu tố quan trọng khác để trình lên ban lãnh đạo nhà cung cấp hợp lý được lựa chọn

Phân tích một số rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần VNPT

2.4.1 Phân tích thực trạng rủi ro liên quan đến nhà cung cấp

STT Chi tiết 2020 2021 2022 Tổng Tỷ lệ %

4 Cung cấp thông tin sai lệch 8 5 9 22 6%

5 Mâu thuẫn, xung đột mối quan hệ 3 1 1 5 1%

Bảng 2.16: Các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp

Nguồn: Phòng mua hàng công ty VNPT Technology

Biểu đồ 2.17: Biểu đồ Pareto các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp

Dựa vào biểu đồ Pareto, ta có thể thấy khoảng 80% vấn đề xảy ra ở hai nơi, đó là rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hoá và thiếu hụt hàng hoá khi nhận hàng Vậy nên ta sẽ tập trung phân tích về hai lỗi sai này

Vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá

Hình 2.18: Sơ đồ nhân quả rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hoá

Từ sơ đồ nhân quả rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hoá, ta có thể phân tích các nguyên nhân chính dẫn đến điều này:

- Nhân viên thiếu trình độ, kỹ năng hoặc không được đào tạo bài bản có thể dẫn đến sai sót trong quá trình sản xuất

- Ý thức trách nhiệm kém, thiếu cẩn thận hoặc không tuân thủ quy trình có thể dẫn đến sản phẩm lỗi hoặc không đạt chất lượng

- Thiết bị cũ, lỗi thời có thể dẫn đến sản phẩm lỗi hoặc không đạt chất lượng

- Thiết bị không được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ có thể dẫn đến hỏng hóc, gián đoạn sản xuất

- Quy trình sản xuất không hợp lý, khoa học có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, giảm năng suất

Thư viện ĐH Thăng Long

- Phương pháp kiểm tra chất lượng không hiệu quả có thể dẫn đến sản phẩm lỗi lọt ra thị trường

Ba yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm là con người, thiết bị và phương pháp Do đó, khi lựa chọn nhà cung cấp, VNPT Technology cần cân nhắc kỹ lưỡng cả ba yếu tố này để đảm bảo chất lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn cao và đáp ứng được nhu cầu của thị trường.

Hình 2.19: Sơ đồ nhân quả rủi ro thiếu hụt hàng hoá

Từ sơ đồ nhân quả lỗi rủi ro thiếu hụt hàng hoá từ NCC, ta có thể phân tích các nguyên nhân chính dẫn đến điều này:

- Nhu cầu thị trường tăng đột biến: Xu hướng tiêu dùng thay đổi hoặc có thể do

NCC tung ra sản phẩm mới thành công, dẫn đến lượng mua vượt qua kỳ vọng

- Dự báo nhu cầu không chính xác: NCC chưa sử dụng phương pháp dự báo phù hợp, không thu thập đầy đủ thông tin thị trường và cập nhật dự báo nhu cầu thường xuyên

Hệ thống quản lý kho hàng yếu kém là do các nhà cung cấp không sử dụng phần mềm quản lý kho hàng, không có quy trình quản lý kho rõ ràng và không giám sát chặt chẽ tình trạng hàng hóa trong kho Điều này dẫn đến việc không thể theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả.

- Quy trình đặt hàng chưa hợp lý: NCC có các quy trình phức tạp và rườm rà, chưa được tối ưu

Năng lực sản xuất không đáp ứng kịp cầu do năng suất sản xuất hạn chế và nhu cầu thị trường tăng vọt Ngoài ra, các sự cố bất ngờ như bảo trì thiết bị hay dịch bệnh cũng ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất.

- Chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu: quy trình sản xuất, nguyên liệu đầu vào không đảm bảo chất lượng và kiểm tra chất lượng không hiệu quả dẫn đến nhiều hàng hoá bị hỏng, không thể mang bán

Việc thiếu hụt hàng hóa từ nhà cung cấp có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau Vậy nên VNPT Technology cần thực hiện các biện pháp như đa dạng hóa nhà cung cấp, chọn được những NCC có dự báo nhu cầu chính xác, hệ thống quản lý kho hàng hoàn thiện để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả

2.4.2 Phân tích thực trạng rủi ro xuất phát từ nhân lực trong công ty

STT Chi tiết 2020 2021 2022 Tổng Tỷ lệ %

Bảng 2.20: Các rủi ro phát sinh gây ra từ nhân lực trong công ty

Phòng Hành chính & Nhân sự - VNPT Technology

Ta có thể thấy khoảng 80% vấn đề xảy ra ở hai nơi, đó là từ bộ phận Logistics và bộ phận Kế toán Vậy nên ta sẽ cần tập trung phân tích các về hai bộ phận này với các yếu tố liên quan trong quá trình mua hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

Hình 2.21: Sơ đồ nhân quả sai sót từ bộ phận Logistics

- Sai sót trong hồ sơ thủ tục: nhân viên thiếu kinh nghiệm về thủ tục nhập khẩu, nhập sai thông tin vào hồ sơ, và cũng có thể do hồ sơ không được cập nhật theo quy định mới

- Thiếu hụt thông tin cần thiết: Nhân viên không thu thập đầy đủ thông tin từ NCC, không biết cách thu thập thông tin cần thiết cũng như do NCC không cung cấp đầy đủ thông tin

- Hồ sơ không được chuẩn bị đúng quy định: Nhân viên không hiểu rõ quy định về hồ sơ nhập khẩu; hồ sơ không được sắp xếp theo đúng thứ tự; hồ sơ không được đóng dấu và ký tên đầy đủ

- Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận: Các bộ phận không trao đổi thông tin với nhau, không phối hợp trong việc xử lý các công việc cũng như mục tiêu chung

- Kế hoạch không được lập hợp lý: không dựa trên mục tiêu cụ thể, không được tính toán kỹ lưỡng và chưa dự phòng cho các trường hợp rủi ro

- Thiếu trình độ chuyên môn: nhân viên không có kinh nghiệm làm việc, không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ Logistics, không có kiến thức về thủ tục nhập khẩu

- Thiếu kinh nghiệm làm việc: do các yếu tố: nhân viên mới vào làm việc, chưa có kinh nghiệm thực tế xử lý các tình huống phát sinh Nhân viên chưa được đào tạo về cách xử lý các tình huống phát sinh

Hình 2.22: Sơ đồ nhân quả sai sót từ bộ phận Kế toán

- Sai sót trong hồ sơ thanh toán: Nhân viên nhập sai thông tin vào hồ sơ cũng như không kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ trước khi thanh toán

- Quy trình làm việc không hiệu quả: Quy trình làm việc phức tạp, rườm rà, không rõ ràng, thiếu minh bạch và không được cập nhật thường xuyên

Đánh giá thực trạng quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần

- Công ty đã có sự chú trọng trong hoạt động nghiên cứu rủi ro và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động mua hàng

- Đã có thiết lập, tuân thủ và thực hiện các nội dung công việc giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua hàng

- Một số biện pháp kiểm soát, phòng ngừa nguy cơ rủi ro nhập khẩu được thực hiện triệt để và có hiệu quả: Chỉ định hãng vận chuyển uy tín, tăng cường mua bảo hiểm hàng hoá quốc tế

- Các nội dung công việc quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng chưa được thiết lập chi tiết, hoàn thiện, chưa có chính sách phù hợp

Hoạt động xác định rủi ro vẫn còn nhiều hạn chế khi chưa thật sự toàn diện Hiện nay, việc xác định rủi ro chủ yếu dựa vào các phương pháp phân tích và báo cáo truyền thống, thiếu đi sự hỗ trợ của các mô hình định lượng và các công cụ tiên tiến giúp nhận diện rủi ro một cách hiệu quả hơn.

- Phân tích rủi ro và các phản ứng đối phó rủi ro còn chưa triệt để: mặc dù nhận diện được rủi ro nhưng chưa đánh giá, tính toán và đưa ra chính xác con số cụ thể mức độ thiệt hại có thể xảy ra là bao nhiêu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty ở khía cạnh nào

- Ít khi áp dụng các biện pháp kiểm soát, phòng ngừa nguy cơ và rủi ro mua hàng đối với các đối tác lâu năm

- Nhân viên thực hiện vẫn xảy ra sai sót trong công việc Trong khi việc kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên tại công ty vẫn chưa được chặt chẽ

Chương 2 tập trung vào việc phân tích thực trạng quản lý mua hàng tại công ty VNPT Technology Trong phần này, đã giới thiệu về Công ty Cổ phần VNPT Technology và hoạt động mua hàng tại đây Đồng thời, thông qua việc sử dụng các công cụ quản lý và kiểm soát như biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, đã được tìm ra những nguyên nhân gốc rễ gây ra các lỗi chính trong quá trình thực hiện

Dựa vào phân tích trong Chương 2, ta nhận thấy các rủi ro trong hoạt động mua hàng tập trung chủ yếu liên quan đến nhà cung cấp và nhân sự nội bộ của doanh nghiệp Các nguyên nhân chính này sẽ cung cấp cơ sở để đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần VNPT Technology

Thư viện ĐH Thăng Long

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỚI VẤN ĐỀ QUẢN LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNPT

Định hướng phát triển trong quản lý hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần

Với tầm nhìn trở thành doanh nghiệp công nghệ hàng đầu khu vực vào năm 2030, VNPT Technology đặt mục tiêu mở rộng thị trường ra quốc tế, xuất khẩu những sản phẩm công nghệ tiên tiến của Việt Nam Công ty dự kiến xuất khẩu 35-40 triệu thiết bị, bao gồm thiết bị mạng và điện tử tiêu dùng, hướng đến doanh thu 1 tỷ USD vào năm 2030, trong đó doanh thu từ thị trường nước ngoài chiếm 30-40%.

Mục tiêu kinh doanh quốc tế của công ty tập trung vào các thị trường ở khu vực Đông Nam Á và Nam Á, đặc biệt là các nước láng giềng Các quốc gia như Nepal, Bangladesh, Phillippines, Indonesia, Lào, Campuchia, Myanmar, và Thái Lan, đều chưa phát triển hạ tầng mạng quang đầy đủ Vì vậy, VNPT Technology hướng tới các đối tượng khách hàng như các nhà mạng, doanh nghiệp và người dùng cuối ở những thị trường này

Cùng với việc mở rộng thị trường quốc tế, công ty cũng tập trung vào việc nghiên cứu, phát triển và áp dụng các công nghệ cốt lõi vào sản phẩm của mình Với định hướng và tầm nhìn như vậy, công ty cần nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và nhất là hoạt động mua hàng - có vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty Dưới đây sẽ là một số giải pháp đề xuất cho doanh nghiệp để hoàn thiện hoạt động quản lý mua hàng.

Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần VNPT Technology

3.2.1 Giải pháp về nhà cung cấp

Cơ sở của giải pháp

Việc đánh giá nhà cung cấp là một quá trình hệ trọng giúp quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng, đảm bảo các đối tác cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng, hiệu quả và đạo đức Thông qua đánh giá, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhà cung cấp, từ đó có thể đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp và cải thiện mối quan hệ hợp tác.

45 thiện mối quan hệ cung ứng Vậy nên, ngoài việc đánh giá nhà cung cấp trong giai đoạn đầu mới mua hàng, thì cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc phân tích trong cả toàn bộ quá trình làm việc để phòng ngừa rủi ro

Mục tiêu của giải pháp

Phân tích chi tiết hiệu suất thực hiện đơn hàng, năng lực cung ứng cũng như dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp

Nội dung của giải pháp

Xây dựng và thiết lập bảng đánh giá các tiêu chí năng lực cung ứng, hiệu suất thực hiện đơn hàng và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp của công ty VNPT Technology:

Thư viện ĐH Thăng Long

- Năng lực cung ứng của nhà cung cấp:

Bảng 3.1: Đánh giá năng lực cung ứng của nhà cung cấp

Tiêu chí Đánh giá Thang điểm

(1) Khả năng tự chủ về nguồn hàng và chất lượng hàng

(2) Số lượng hàng hoá và đề nghị sẵn có cho khách hàng mới

(3) Khả năng xử lý các phát sinh liên quan đến nguồn hàng cung cấp và giao hàng

□ Xử lý nhanh, ổn thoả

□ Xử lý chậm, phát sinh chi phí

(4) Khả năng hỗ trợ khi có rủi ro chi phí tăng

□ Có hỗ trợ (một phần hoặc hoàn toàn)

(5) Khả năng mở rộng nguồn cung ứng và phát triển phạm vi hợp tác

□ Có kế hoạch và khả năng mở rộng thêm nguồn hàng về số lượng các mặt hàng

□ Có kế hoạch và khả năng tăng thêm sản lượng

Tiêu chí (3), (4), (5) được đánh giá cao: 10

- Có thể chấp nhận được: (1), (2): 5

- Hiệu suất thực hiện đơn hàng:

Bảng 3.2: Đánh giá hiệu suất thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp

Tiêu chí Đánh giá Thang điểm

- Thực hiện cam kết về thời gian, địa điểm và khả năng giao hàng (2)

- Độ tin cậy của giao hàng, giao hàng chắc chắn (1)

- Thời gian thực hiện đơn hàng: Nhanh, Trung bình, Chậm (2/1/0)

+ Thời gian tính từ lúc bắt đầu đặt hàng

+ Xác định (VD từ Trung Quốc): N (10-15days); TB (15-20days); C (>20 days)

- Xử lý chứng từ: nhanh, chính xác (2)

- Trao đổi thông tin: chính xác, hiệu quả (1)

Xử lý các vấn đề phát sinh (2)

- Các vấn đề phát sinh khi thực hiện đơn hàng (1)

- Quy trình xử lý phát sinh (0.5)

- Xử lý chi phí phát sinh (0.5)

Thư viện ĐH Thăng Long

Bảng 3.3: Đánh giá dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp

Tiêu chí Đánh giá Thang điểm

- Khả năng hỗ trợ (Tốc độ báo cáo, Khả năng đàm phán, Khả năng xử lý các phát sinh, Chăm sóc khách hàng) (1)

- Kinh nghiệm về ngành hàng (1)

- Năng lực chuyên môn về xuất nhập khẩu (1)

- Hiệu quả giao tiếp, phối hợp (1)

- Tính phân quyền và tính hoạt động rõ ràng của hệ thống (Làm thế nào để một vấn đề được chuyển đến lãnh đạo cấp cao) (1)

- Tính linh hoạt của hệ thống với phát sinh/ thay đổi (1)

Phát triển khách hàng (Mở rộng sản phẩm, thị trường) (2)

- Có thể chấp nhận được:

Dự kiến kết quả đạt được

Nếu nhà cung cấp đạt đủ 3 tiêu chí trên ở mức tốt, VNPT Technology có thể yên tâm về chất lượng nhà cung cấp này trong những đơn hàng Nếu chỉ đạt ở mức trung bình, doanh nghiệp có thể xem xét kết hợp với các tiêu chí khác, cũng như giám sát chi tiết hơn tình hình những đơn hàng của nhà cung cấp này để đưa ra đánh giá, kết luận Còn nếu như nhà cung cấp không thể đáp ứng được các chỉ tiêu, có hiệu suất thấp và dịch vụ kém, công ty nên cân nhắc đến việc thay đổi nhà cung cấp càng sớm càng tốt Vì nếu không thể đáp ứng được những tiêu chí này, khả năng xảy ra vấn đề, rủi ro trong hoạt động mua hàng sẽ là rất cao

3.2.2 Giải pháp về nhân sự

Cơ sở của giải pháp

Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp Tuy nhiên, cũng chính con người là yếu tố khó kiểm soát và mang đến nhiều rủi ro trong vận hành, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên Do đó, các biện pháp kích thích và tăng cường năng lực cho nguồn nhân lực là điều bắt buộc để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Mục tiêu của giải pháp

Phân tích chi tiết hiệu suất làm việc, hiệu quả công việc của mỗi cán bộ nhân viên

Từ đó đưa ra phương án, giải pháp phù hợp nhất với mỗi người

Nội dung của giải pháp

Sau khi theo dõi và phân tích nhiệm vụ của các bộ phận Kế toán và Logistics, tác giả đã thống kê thời gian xử lý từng công việc của mỗi nhân viên vào một bảng báo cáo Bảng này giúp tổng hợp và so sánh hiệu suất làm việc của từng nhân viên với mức hiệu suất trung bình chung của cả nhóm, từ đó có thể đánh giá năng suất làm việc của họ.

Thư viện ĐH Thăng Long

- Bộ phận Logistics: Bảng 3.4: Tiêu chí công việc bộ phận Logistics

Tiêu chí công việc Công việc chi tiết

Thời gian xử lí (giờ)

Tổng thời gian thực hiện trong tháng

Kiểm tra chứng từ hải quan Xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các chứng từ hải quan, bao gồm tờ khai nhập khẩu, hóa đơn, vận đơn, và các giấy tờ liên quan - - - Lập bảng kê theo dõi hàng hóa

Tạo bảng kê chi tiết về hàng hóa nhập khẩu, bao gồm thông tin về số lượng, giá trị, và các yếu tố khác - - -

Kiểm tra CO Kiểm tra và xác nhận thông tin về hóa đơn xuất xứ của hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định - - -

Xác nhận thông tin thuế Xác định và xác nhận các thông tin liên quan đến thuế nhập khẩu, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ - - -

Lập hóa đơn đầu vào Lập hóa đơn đầu vào để ghi chép đầy đủ thông tin về giá trị và các chi phí liên quan đến hàng hóa nhập khẩu - - -

Xác nhận thanh toán Xác nhận việc thanh toán các khoản phí và chi phí liên quan đến hàng hóa nhập khẩu - - -

- Bộ phận kế toán: Bảng 3.5: Tiêu chí công việc bộ phận kế toán

Tiêu chí công việc Công việc chi tiết

Thời gian xử lí (giờ)

Tổng thời gian thực hiện trong tháng

Thanh toán quốc tế Thanh toán quốc tế chuyển USD (check, xử lý hồ sơ, hạch toán, lập hồ sơ, gửi trước cho ngân hàng check, bổ sung hồ sơ) - - -

Thanh toán tiền mặt Hạch toán thu, chi tiền mặt (hạch toán, in, ký duyệt), phân loại đóng quyển thu chi thuê và Nội bộ - - -

Thu thập, hạch toán các chứng từ hồ sơ=> hoàn thiện kê khai thuế

Nhận bộ chứng từ, check đủ số lượng => hoàn thiện bộ tờ khai, nhập liệu phần mềm thuế - - -

Kiểm soát chi phí cước

Kiểm tra cước phí theo bảng kê, ghi thông tin vào hóa đơn, điền thông tin vào tệp đơn hàng, hạch toán vào phần mềm nội bộ, gộp các tệp thành một bảng tổng hợp.

Lên hóa đơn các chi phí Gửi mail hóa đơn cho các nhà cung cấp - - -

Theo dõi tờ khai nhập khẩu Nhập liệu file theo dõi tờ khai nhập khẩu file Check bảng kê danh sách tờ khai (nộp lệ phí, công đoàn Hải quan) - - -

Thư viện ĐH Thăng Long

Dự kiến kết quả đạt được

Dựa vào thông tin của bảng trên, VNPT Technology sẽ biết được nhân viên nào đang làm tốt và nhân viên nào còn phải cải thiện kỹ năng làm việc Cũng như công ty có thể biết được rằng nhân viên đó đang kém trong mảng việc cụ thể nào, từ đó có thể sắp xếp lịch đào tạo tăng cường, điều phối nhân viên đi các lớp học đào tạo liên quan hay cũng có thể sắp xếp nhân viên vào vị trí phù hợp hơn

Chương 3 đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần VNPT Technology Công ty cần phải có các giải pháp để giữ chân nhân tài, nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên qua các buổi đào tạo nội bộ, các khoá học thêm… Cải tiến quy trình mua hàng để phù hợp với sự thay đổi của thế giới và mở rộng mạng lưới các đối tác cung ứng Các giải pháp được thực hiện được đưa ra dựa trên phân tích thực trạng hiện tại nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý rủi ro trong hoạt động mua hàng tại công ty Giải pháp phải được thực hiện đồng bộ, đúng đối tượng; phải được thường xuyên theo dõi và điều chỉnh phù hợp với kế hoạch, điều kiện thị trường Công tác quản lý nhà cung cấp cần phải thực hiện một cách có chiến lược để đảm bảo công ty có nguồn cung ứng đảm bảo với chi phí tối ưu Công tác đào tạo, phát triển kỹ năng cho đội ngũ nhân viên cần được quan tâm hơn nữa

Thư viện ĐH Thăng Long