Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận sơn trà, thành phố Đà nẵng

lý lưu trữ: thiếu qui định cụ thể về qui trình nghiệp vụ lưu trữ, nhân sự kiêm nhiệm dẫn đến hiệu quả chưa cao, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng … Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: những th

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHAN TRẦN ĐỨC THUẦN

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN SƠN TRÀ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG

Quảng Nam, tháng 12 năm 2024

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ: 83.40.403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TIẾN SĨ TRẦN VIỆT HÀ

Quảng Nam, tháng 12 năm 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân em dựa trên

cơ sở lý thuyết được học tập và qua tham khảo, nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tiễn tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Trần Việt Hà

Các thông tin, kết quả, số liệu nêu trong đề án là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy, đảm bảo tính khách quan; không sao chép nguyên văn của bất kỳ công trình nào của những người đi trước

Trong quá trình nghiên cứu tác giả có tham khảo một số công trình nghiên cứu khoa học trước đây và có trích dẫn khoa học rõ ràng

Quảng Nam, ngày 28 tháng 12 năm 2024

Tác giả đề án

Phan Trần Đức Thuần

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, em xin trân trọng kính gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô tại Học viện Hành chính Quốc gia Hà Nội Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Trần Việt Hà đã tận tình chỉ dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đề án tốt nghiệp

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Ủy ban nhân dân (UBND) quận Sơn Trà, Phòng Nội vụ quận và một số phòng, ban liên quan đã tạo điều kiện thuận lợi, cung cấp cho em số liệu, kiến thức, kinh nghiệm thực tế về công tác lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng để em hoàn thành đề án của mình

Em xin cảm ơn tới quý thân hữu, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ, động viên khích lệ em, đồng thời có những ý kiến đóng góp trong quá trình em thực hiện và hoàn thành đề án

Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hoàn thiện đề án bằng tất cả sự nhiệt tình

và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn

Quảng Nam, ngày 28 tháng 12 năm 2024

Phan Trần Đức Thuần

DANH MỤC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

3.1 Đối tượng nghiên cứu 5

3.2 Phạm vi nghiên cứu 5

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 5

4.1 Mục tiêu nghiên cứu 5

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Hiệu quả của đề án trong ứng dụng thực tiễn 6

7 Kết cấu của đề án 6

NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 7

1.1 Một số khái niệm 7

1.1.1 Công tác lưu trữ 7

1.1.2 Chất lượng 8

1.1.3 Chất lượng công tác lưu trữ 8

1.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 9

1.2.1 Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động quản lý 9

1.2.2 Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ 11

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 14

1.3.1 Nhận thức của lãnh đạo, quản lý và nhân viên về công tác lưu trữ 14

1.3.2 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ 15

1.3.3 Nhân sự làm công tác lưu trữ 15

1.3.4 Hệ thống văn bản quản lý điều hành công tác lưu trữ 16

1.3.5 Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 16

1.3.6 Cơ sở vật chất, nguồn lực tài chính 16

1.4 Cơ sở pháp lý xây dựng đề án 17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN SƠN TRÀ 20

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà 20

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà 21

2.1.3 Nhân sự của Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà 24

2.2 Kết quả khảo sát thực trạng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà giai đoạn 2021 – 2023 26

2.2.1 Thực trạng chất lượng hoạt động quản lý lưu trữ 26

2.2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 32

2.3 Nhận xét, đánh giá 41

2.3.1 Kết quả đạt được và nguyên nhân 41

2.3.2 Hạn chế, tồn tại, nguyên nhân và những vấn đề đặt ra 42

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP, LỘ TRÌNH VÀ CÁC NGUỒN LỰC TỔ CHỨC THỰC HIỆN 45

3.1 Quan điểm, định hướng 45

3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà 46

3.2.1 Giải pháp chung 46

3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng về hoạt động quản lý 49

3.2.3 Giải pháp nâng cao chất lượng về hoạt động nghiệp vụ 53

3.3 Tổ chức thực hiện (phân công, nguồn lực, lộ trình thực hiện) 57

3.3.1 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án 57

3.3.2 Nguồn lực thực hiện đề án 58

3.3.3 Lộ trình thực hiện đề án 61

KẾT LUẬN 63

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

PHỤ LỤC 68

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể nói, tài liệu lưu trữ (sau đây viết tắt là TLLT) là kho tài nguyên thông tin vô cùng quý báu của dân tộc, có ý nghĩa hết sức to lớn trong công cuộc phát triển đất nước trên mọi lĩnh vực, có vai trò vô cùng quan trọng trong sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ Tổ quốc

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức, làm sản sinh ra rất nhiều văn bản, hồ sơ, tài liệu cần được quản lý một cách khoa học Và hơn thế nữa, những văn bản, tài liệu, hồ sơ có giá trị chính trị, lịch sử, khoa học, thực tiễn, còn được lưu trữ để khai thác, tra cứu, sử dụng nhằm phát huy giá trị khi cần thiết

Và khi đó, TLLT trở nên hữu dụng to lớn trong việc đánh giá tình hình, nghiên cứu, tổng kết thực tiễn, định hướng tầm nhìn, xây dựng kế hoạch, phương hướng, chương trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, hoạt động tổ chức quản lý và khai thác sử dụng TLLT, nói chung là công tác lưu trữ (sau đây viết tắt là CTLT) ngày càng trở nên cần thiết, cấp bách vì nó là mắt xích luôn hiện hữu và có vai trò to lớn trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và chức năng, của mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác lưu trữ bao gồm nhiều công việc, liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều người, nhưng hiện nay, ở nhiều nơi vẫn còn không ít hạn chế, tồn tại và chưa có sự quan tâm đúng mức

Tại Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) quận Sơn Trà, hàng năm, trong hoạt động của mình, khối lượng tài liệu được ban hành và thu thập khá lớn, có giá trị cả về chất lượng và số lượng, nội dung phong phú Nhằm quản lý tốt khối tài liệu đó, CTLT của quận từng bước được quan tâm và đã góp phần giải quyết một số nhiệm vụ đặt ra từ chủ trương thực hiện cải cách hành chính nhà nước Trong những năm qua, CTLT tại UBND quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng có những tiến bộ đáng

kể, tuy nhiên trên thực tế, vẫn còn không ít tồn tại, hạn chế, chưa thể đáp ứng hết các yêu cầu đặt ra hiện nay nhằm phục vụ tốt hơn cho chủ trương cải cách hành chính của quận Sơn Trà nói riêng, của nhà nước ta nói chung Cụ thể như: Về hoạt động quản

lý lưu trữ: thiếu qui định cụ thể về qui trình nghiệp vụ lưu trữ, nhân sự kiêm nhiệm dẫn đến hiệu quả chưa cao, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng … Về hoạt động nghiệp

vụ lưu trữ: những thiếu sót trong lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu, chưa làm tốt việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, …Hơn nữa, chuyển đổi số

là vấn đề nóng hiện nay, được nhà nước triển khai quyết liệt ở tất cả các cấp chính quyền và nó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác lưu trữ nói chung, tại UBND quận Sơn Trà nói riêng

Nhận định rõ tầm mức quan trọng và xuất phát từ các hạn chế tồn tại của CTLT, để giúp UBND quận Sơn Trà thấy được bức tranh tổng quan về công tác này

từ đó đề xuất quan điểm, mục tiêu, các giải pháp và lộ trình thực hiện một cách phù hợp nhất nhằm tiến tới nâng cao hiệu quả chất lượng của CTLT thì việc nghiên cứu

đề án này trở nên cấp thiết hơn Chính vì lẽ đó, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất

lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng”

làm Đề án Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Trong thời gian qua đã có hàng loạt đề án, đề tài nghiên cứu các nội dung liên quan đến các khía cạnh khác nhau của CTLT tại các cơ quan, tổ chức Vì vậy, đề tài nâng cao chất lượng CTLT không phải là mới so với hiện nay

2.1 Những nghiên cứu về công tác lưu trữ nói chung

Qua tìm hiểu, tác giả nhận thấy vấn đề nâng cao chất lượng CTLT đã được đề cập trong một số công trình nghiên cứu khoa học, một số giáo trình, đề án, bài viết, báo cáo khoa học của các chuyên gia và nghiên cứu sinh trong lĩnh vực này Có thể

kể ra như sau:

- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân

Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm năm 1990;

- Tác giả Vương Đình Quyền với “Lý luận và thực tiễn về công tác tổ chức

mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam”

Ngoài ra, còn có khá nhiều đề tài, bài viết đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo, bàn hoặc trao đổi, nghiên cứu liên quan đến các nội dung về chuyên môn nghiệp

vụ lưu trữ như “Công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng Tổng cục thuế trung ương”

của học viên Dương Thị Hoa năm 2018; “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

công tác Văn thư – Lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng”

của học viên Lê Thị Lý năm 2019; “Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ

phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp” của học viên Nguyễn Thị Hiền năm

2017; “Công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình” của học

viên Nguyễn Ngọc Ánh năm 2020

2.2 Những nghiên cứu về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại một số cơ quan quản lý nhà nước

- Hồ Thị Phương Quang (2015) với đề tài “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” Tác giả đã chỉ ra: “Hiện nay, chưa có tiêu chí đánh giá chung về chất lượng CTLT vì CTLT có nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau; tuy nhiên, trên cơ sở một số văn bản liên quan đến việc đánh giá chất lượng CTLT và các báo cáo về CTLT có thể đưa ra các tiêu chí đánh giá chất lượng CTLT dựa trên các nội dung của CTLT” Tác giả đề xuất một số tiêu chí dùng để đánh giá chất lượng CTLT dựa trên các khâu nghiệp vụ của CTLT như thu thập, bổ sung TLLT (căn cứ vào Điều 11 và Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011); phân loại, chỉnh lý, lập hồ

sơ TLLT (căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ

về việc Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức); xác định giá trị TLLT (căn cứ vào Điều 16 của Luật Lưu trữ năm 2011); thống kê, lập công cụ tra cứu TLLT (căn cứ vào Điều 27 của Luật Lưu trữ năm 2011); bảo quản TLLT (căn cứ vào Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng); tổ chức phục vụ khai thác,

sử dụng TLLT (căn cứ vào Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ về Quy định việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử) Căn

cứ vào các tiêu chí này, tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng; những thành tựu, hạn chế, nguyên nhân chủ yếu và đề xuất hai nhóm giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng CTLT trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 [21]

- Hoàng Hải Yến (2014) với đề tài “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng CTLT tại Bộ Tư pháp” Dựa vào kết quả nghiên cứu, tổng hợp, tác giả

đã chỉ ra: “Cho đến nay, các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền như Cục Văn

thư – Lưu trữ Nhà nước, các Bộ ngành dù đã tiến hành nhiều đợt kiểm tra chéo đánh giá chất lượng CTLT của các cơ quan, tổ chức song vẫn chưa xây dựng được một bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể Hiện nay, khi đánh giá về chất lượng CTLT, thường sẽ đánh giá trên những khía cạnh: Công tác tổ chức, biên chế và đào tạo; tuyên truyền, phổ biến và xây dựng văn bản; tình hình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về VTLT; tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào CTLT” Căn cứ vào các tiêu chí này, tác giả tiến hành đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của cơ quan Bộ Tư pháp; đề xuất các giải pháp giúp nâng cao chất lượng CTLT ở cơ quan này [20]

- Dương Tuấn Vũ (2015) với đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả CTLT tại UBND thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh” Tác giả đã đánh giá thực trạng CTLT (ở các khía cạnh tình hình nhân sự, lưu trữ cơ quan, công tác lập và quản lý hồ sơ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ) và hệ thống kho lưu trữ tài liệu tại UBND thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh Từ đó, đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng CTLT tại cơ quan này [18]

Có thể nói, nội dung của các công trình nghiên cứu khoa học, các tài liệu nêu trên đây đã phần nào đề cập một cách gián tiếp hoặc trực tiếp đến hầu hết các giải pháp nâng cao chất lượng CTLT ở những phạm vi, mức độ nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau Đây chính là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tác giả khi

sử dụng tham khảo nghiên cứu để xây dựng hoàn thiện một đề án cao học cho mình

Đáng chú ý có các nghiên cứu của Dương Tuấn Vũ (2015), Hồ Thị Phương Quang (2015) và Hoàng Hải Yến (2014) trực tiếp đề cập đến các nội dung và tiêu chí đánh giá chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước các cấp

Cho đến nay, chưa có một đề tài hay công trình nghiên cứu khoa học nào đi sâu vào nghiên cứu một cách cụ thể, chi tiết về CTLT tại UBND quận Sơn Trà Đây

là một khoảng trống nghiên cứu đặt ra cho Đề án để giải quyết Trong phạm vi giới hạn kiến thức và khả năng, tác giả kế thừa phương pháp tiếp cận, nghiên cứu, khảo sát và xây dựng kết cấu nội dung nghiên cứu ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước, nhưng nội dung không trùng lặp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu mà Đề án hướng đến là chất lượng CTLT tại UBND quận

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề án gắn với đối tượng nghiên cứu đã nêu trên đây, được xác định cụ thể là:

- Về nội dung: trong khuôn khổ của một đề án cao học, vì điều kiện thời gian

và hạn chế về khả năng trong nghiên cứu, tác giả chủ yếu đề cập đến chất lượng CTLT đối với tài liệu hồ sơ giấy tại UBND quận Sơn Trà

- Về thời gian: nội dung đề án tập trung khảo sát chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà trong 03 năm, từ năm 2021 đến năm 2023

- Về không gian: các phòng, ban chuyên môn tại UBND quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục tiêu nghiên cứu

Các giải pháp hướng đến nâng cao chất lượng đối với CTLT tại quận và UBND quận Sơn Trà

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Làm rõ một số vấn đề lý luận về việc nâng cao chất lượng CTLT

- Khảo sát và đánh giá về thực trạng chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà

- Phân tích một số yếu tố có ảnh hưởng lớn đến chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà

5 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu về chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà, tác giả đã vận dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Phương pháp hệ thống: Được sử dụng để hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý; xây dựng cấu trúc của đề án

- Phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp: Sử dụng trong quá trình nghiên cứu lý thuyết và hoàn thiện đề án Phương pháp này được vận dụng vào việc phân tích một số yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng CTLT; phân tích thực trạng chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà; kết quả đạt được, các hạn chế, tồn tại và làm rõ những nguyên nhân gây ra hạn chế, tồn tại đó

- Phương pháp quan sát: Phương pháp này được vận dụng để quan sát về đối tượng nghiên cứu, sự thay đổi và phát triển của đối tượng nghiên cứu

- Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp điều tra xã hội học tại tổ chức, thông qua phiếu khảo sát thăm dò ý kiến của những đối tượng có liên quan (mẫu phiếu tại Phụ lục I đính kèm) nhằm có những đánh giá một cách khách quan về thực trạng của vấn đề cần làm rõ trong đề án

6 Hiệu quả của đề án trong ứng dụng thực tiễn

Đề án kế thừa thành tựu của các công trình nghiên cứu trước đây có liên quan, những quyết định, văn bản đã được công bố, thực hiện, gắn trực tiếp vào thực tiễn CTLT tại UBND quận Sơn Trà để nghiên cứu sâu hơn về thực trạng chất lượng của công tác này, từ đó đề xuất phương án, giải pháp khả thi để nâng cao chất lượng hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ của CTLT

Dưới hình thức của một đề án, nếu được hiện thực hóa sẽ góp phần đẩy mạnh việc nâng cao chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà; đóng góp tích cực cho định hướng và tầm nhìn phát triển của CTLT tại quận Sơn Trà trong tình hình hiện nay và giai đoạn sau này

Ngoài ra, đây là một đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi hoàn thiện, có thể làm tư liệu phục vụ cho sinh viên, học viên trong việc học tập, tham khảo, nghiên cứu tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Công tác lưu trữ

Mỗi cơ quan, tổ chức ra đời và phát triển đều sản sinh rất nhiều hồ sơ, tài liệu Chính vì vậy, xuất phát từ những đòi hỏi khách quan trong hoạt động quản lý và sử dụng tài liệu nhằm mục đích phục vụ hiệu quả cho quá trình tồn tại, phát triển của chính cơ quan, tổ chức đó và hơn nữa là nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, CTLT ra đời

CTLT được các nhà nước quan tâm, đầu tư thực hiện trên toàn thế giới CTLT “là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề

lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam của Dương Văn Khảm (năm 2011), Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin-Hà Nội, CTLT được định nghĩa

“là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT”

Với đề án này, nội dung của CTLT bao gồm hai nội dung như sau:

- Nội dung về hoạt động quản lý gồm có: thực hiện các biện pháp quản lý về lưu trữ Cụ thể là quản lý về xây dựng và ban hành văn bản về CTLT; tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; xây dựng kho tàng, đầu tư trang thiết bị phục vụ CTLT

và thống kê, kiểm tra, xử lý vi phạm về CTLT

- Nội dung về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ gồm có: thực hiện các

hoạt động chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và khai thác, sử dụng TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.1.2 Chất lượng

Quan điểm về chất lượng được thể hiện khác nhau trong từng lĩnh vực, với từng mục đích khác nhau Trong quản lý và sản xuất, khái niệm chất lượng càng trở nên quan trọng

Có thể nói: chất lượng chính là mức độ mà một sản phẩm, dịch vụ hay quy trình đáp ứng được các yêu cầu, tiêu chuẩn và mong đợi từ phía khách hàng hay người

sử dụng Nó liên quan đến hoạt động sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp sản phẩm, dịch

vụ, đáp ứng các tiêu chí về các yếu tố như độ tin cậy, hiệu suất, sự thích hợp và sự đáng tin cậy trong quá trình sử dụng cũng như sự hài lòng của người tiêu dùng

Chất lượng vừa là tiêu chuẩn, vừa là một tiến trình liên tục, trong đó tất cả các

bộ phận của cơ quan, tổ chức đó bắt buộc phải có sự cam kết để cải thiện và duy trì

nó theo thời gian

Khái niệm chất lượng (theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015) “là mức độ mà một tập hợp các tính chất liên quan của sản phẩm (hay dịch vụ) đáp ứng được các yêu cầu

và mong đợi của khách hàng”

1.1.3 Chất lượng công tác lưu trữ

Qua việc phân tích các khái niệm đã nêu trên, có thể thấy rằng chất lượng CTLT là mức độ mà các tiêu chí, yêu cầu của hoạt động lưu trữ đáp ứng nhu cầu và

kỳ vọng của cơ quan, tổ chức, cá nhân Nói cách khác, chất lượng CTLT được thể hiện ở việc thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về CTLT

Như vậy nâng cao chất lượng CTLT chính là việc nghiên cứu các giải pháp, phương pháp nhằm mục đích đạt được các yêu cầu, tiêu chí của hoạt động lưu trữ, từ

đó đáp ứng được những nhu cầu và kỳ vọng của cơ quan, tổ chức, cá nhân Nâng cao chất lượng CTLT cũng chính là việc nâng cao chất lượng hoạt động quản lý và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của CTLT nhằm mục đích quản lý thống nhất và đảm bảo việc bảo quản an toàn tài liệu có giá trị, tránh tài liệu bị phân tán, hư hỏng và mất mát phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của toàn xã hội

Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng CTLT còn đề cập đến việc cải thiện và tối ưu hóa quá trình thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu, thông tin trong cơ quan, tổ

chức Hay nói cách khác, đó chính là việc áp dụng các phương pháp hiệu quả để hoạt động chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, tổ chức, lưu trữ bảo quản và truy xuất thông tin, tài liệu một cách có tổ chức, khoa học và dễ dàng, thuận lợi

1.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ

Trong phần tổng quan tình hình nghiên cứu, tác giả đã giới thiệu một số nghiên cứu về chủ đề chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở một

số cơ quan QLNN, nhưng chưa có tiêu chí đánh giá chung hoặc chưa xây dựng được một bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể về chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở các cơ quan này Có thể nói có rất ít hoặc chưa có nghiên cứu nào

đề xuất các tiêu chí đánh giá chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà Do vậy, nghiên cứu này kế thừa kết quả của những nghiên cứu trước đó và tham chiếu những quy định trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về Lưu trữ để đề xuất một số tiêu chí (chủ yếu) đánh giá chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà Theo đó, việc đánh giá chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà được đánh giá dựa trên 02 nhóm tiêu chí chính với 12 tiêu chí cụ thể như sau:

1.2.1 Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động quản lý

Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động quản lý CTLT gồm có các tiêu chí sau:

Tiêu chí về chất lượng xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ (tiêu chí 1)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được ba điều kiện là: (i) có quy chế cụ thể về CTLT tài liệu; (ii) có danh mục hồ sơ và (iii) có kế hoạch CTLT hàng năm Đánh giá đạt một phần khi một hoặc hai trong ba điều kiện nêu trên được đáp ứng Đánh giá không đạt khi cả ba điều kiện nêu trên không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và

tổ chức thực hiện công tác lưu trữ (tiêu chí 2)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được hai điều kiện là: (i) có tổ chức bộ phận quản lý hoặc bố trí người làm CTLT và (ii) trình độ chuyên môn của

người làm CTLT tốt nghiệp đúng chuyên ngành lưu trữ hoặc tốt nghiệp chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Đánh giá đạt một phần khi chỉ đáp ứng được điều kiện (i), nhưng không đáp ứng được điều kiện (ii) (cụ thể là trình

độ chuyên môn của người làm CTLT tốt nghiệp không đúng chuyên ngành lưu trữ và chưa có chứng chỉ bồi dưỡng lưu trữ) Đánh giá không đạt khi cả hai điều kiện (i) và (ii) không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cán bộ làm công tác lưu trữ (tiêu chí 3)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có cử cán bộ làm CTLT tham gia hoạt động bồi dưỡng, đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ do các cơ quan chuyên môn tổ chức Đánh giá đạt một phần khi có cử cán bộ làm CTLT tham gia tập huấn, đào tạo, nhưng không đầy đủ Đánh giá không đạt khi không cử cán bộ làm CTLT tham gia hoạt động tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo

Tiêu chí về chất lượng bố trí, sắp xếp kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ (tiêu chí 4)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được ba điều kiện là (i) có bố trí kho lưu trữ độc lập (đủ diện tích để bảo quản an toàn tài liệu); (ii) có nội quy kho lưu trữ cơ quan và (iii) có đầy đủ trang thiết bị bảo quản TLLT Đánh giá đạt một phần khi một hoặc hai trong ba điều kiện nêu trên được đáp ứng Đánh giá không đạt khi

cả ba điều kiện nêu trên không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (tiêu chí 5)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có thực hiện chế

độ báo cáo thường xuyên hoặc đột xuất về CTLT và TLLT theo quy định Đánh giá đạt một phần khi có thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, hoặc đột xuất, nhưng báo cáo không đầy đủ, thiếu chính xác Đánh giá không đạt khi điều kiện này không thực hiện báo cáo

Tiêu chí về chất lượng kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ (tiêu chí 6)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng năm, kiểm tra gián tiếp qua báo cáo bằng văn bản, có hướng dẫn khắc phục và xử lý vi phạm Đánh giá đạt một phần khi có thực hiện kiểm tra nhưng không đầy đủ hoặc không hướng dẫn khắc phục, xử lý vi phạm Đánh giá không đạt khi điều kiện này không thực hiện kiểm tra, hướng dẫn khắc phục và xử lý

vi phạm

1.2.2 Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

Tiêu chí về chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (tiêu chí 7)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được bốn điều kiện là (i) có danh mục hồ sơ công việc mẫu hàng năm; (ii) có triển khai lập hồ sơ công việc và tài liệu trong hồ sơ công việc được sắp xếp đúng quy định; (iii) thực hiện việc giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định và (iv) thực hiện tiêu hủy tài liệu không

có giá trị hoặc giá trị thấp đúng quy định Đánh giá đạt một phần khi một, hoặc hai, hoặc ba trong bốn điều kiện nêu trên được đáp ứng Đánh giá không đạt khi cả bốn điều kiện nêu trên không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng thu thập, bổ sung hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (tiêu chí 8)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi Lưu trữ cơ quan đáp ứng được ba điều kiện

là (i) có thực hiện kiểm tra, hướng dẫn việc lập và nộp lưu hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; (ii) có kế hoạch thu thập hồ sơ công việc, TLLT vào Lưu trữ cơ quan và (iii) thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định Đánh giá đạt một phần khi một hoặc hai trong ba điều kiện nêu trên được đáp ứng Đánh giá không đạt khi cả ba điều kiện nêu trên không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (tiêu chí 9)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được bốn điều kiện là (i) thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản hồ sơ, TLLT thu thập được trong năm đúng quy định; (ii) xác định được giá trị tài liệu, trong đó xác định rõ tài liệu bảo quản có thời gian bằng số năm cụ thể và tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, xác định tài liệu hết giá trị để hủy; (iii) hồ sơ công việc, tài liệu được hoàn thiện và hệ thống hóa, có mục lục

hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị; (iv) hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được giao nộp vào lưu trữ lịch sử đúng quy định Đánh giá đạt một phần khi một, hoặc hai, hoặc ba trong bốn điều kiện nêu trên không được đáp ứng Đánh giá không đạt khi cả bốn điều kiện nêu trên không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng bảo quản tài liệu lưu trữ (tiêu chí 10)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được bốn điều kiện là (i) bảo quản tốt hồ sơ, TLLT; (ii) bảo vệ an toàn TLLT; (iii) thực hiện chế độ vệ sinh kho và tài liệu thường xuyên, định kỳ (kho sạch sẽ, không bị ẩm mốc, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ, không bị mối mọt) và (iv) không để thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… Đánh giá đạt một phần khi một, hoặc hai, hoặc ba trong bốn điều kiện nêu trên không được đáp ứng Đánh giá không đạt khi cả bốn điều kiện nêu trên không được đáp ứng

Tiêu chí về chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (tiêu chí 11)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT chặt chẽ, đúng quy định (có sổ nhập, xuất tài liệu; sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên các sổ được cập nhật đầy đủ, kịp thời, đúng quy định) Đánh giá đạt một phần khi đáp ứng được điều kiện là có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng TLLT đúng quy định nhưng thông tin ghi vào sổ không đầy đủ, kịp thời Đánh giá không đạt khi chưa có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng TLLT

Mặt khác, việc tiếp cận và khai thác sử dụng TLLT tại UBND quận đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ nhân dân và hỗ trợ công tác quản lý nhà nước Tuy nhiên, quá trình này gặp phải một số vấn đề cần được phân tích thực trạng ở chương

2 và đề xuất giải pháp giải quyết ở chương 3 của đề án

* Quy trình nghiệp vụ khai thác và sử dụng TLLT phục vụ nhân dân gồm:

- Tiếp nhận yêu cầu:

+ Tiếp nhận yêu cầu từ người dân: Người dân có thể gửi yêu cầu tiếp cận TLLT qua nhiều kênh khác nhau như trực tiếp tại văn phòng, qua điện thoại, email hoặc cổng thông tin điện tử

+ Xác nhận yêu cầu: Nhân viên lưu trữ xác nhận yêu cầu và kiểm tra tính hợp

lệ của yêu cầu dựa trên các quy định pháp luật và quy trình nội bộ

- Tìm kiếm và truy xuất tài liệu:

+ Tìm kiếm tài liệu: Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoặc các công cụ tìm kiếm khác để xác định vị trí của tài liệu cần truy xuất

+ Truy xuất tài liệu: Truy xuất tài liệu từ kho lưu trữ hoặc hệ thống lưu trữ điện tử, đảm bảo tài liệu được bảo quản và xử lý đúng quy trình

- Cung cấp tài liệu cho người dân:

+ Cung cấp tài liệu: Tài liệu được cung cấp cho người dân dưới dạng bản sao hoặc bản gốc tùy theo yêu cầu và quy định pháp luật

+ Hướng dẫn sử dụng tài liệu: Nhân viên lưu trữ hướng dẫn người dân cách sử dụng tài liệu một cách hiệu quả và đúng mục đích

- Theo dõi và đánh giá:

+ Theo dõi quá trình sử dụng tài liệu: Theo dõi việc sử dụng tài liệu để đảm bảo tài liệu được sử dụng đúng mục đích và không bị hư hỏng

+ Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của quy trình tiếp cận và khai thác tài liệu, từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình

- Bảo mật và bảo quản tài liệu:

+ Bảo mật thông tin: Đảm bảo thông tin trong tài liệu lưu trữ được bảo mật, không bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích

+ Bảo quản tài liệu: Thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu để đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng hoặc mất mát

Tiêu chí về chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ (tiêu chí 12)

Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có và sử dụng tốt phần mềm quản lý hồ sơ, TLLT (thường xuyên cập nhật thông tin, lưu trữ được các thông điệp dữ liệu và số hóa được TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan); đánh giá đạt một phần khi có phần mềm quản lý hồ sơ, TLLT nhưng chưa sử dụng tốt (thường xuyên cập nhật thông tin, lưu trữ được các thông điệp dữ liệu, nhưng chưa số hóa được TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan); đánh giá không đạt khi chưa có phần mềm quản lý hồ sơ, TLLT

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng CTLT trong mỗi cơ quan, tổ chức Có thể kể ra những yếu tố cơ bản như nhận thức của lãnh đạo và nhân viên về CTLT, tổ chức, đội ngũ nhân sự làm CTLT, hệ thống văn bản quản lý, khoa học công nghệ, cơ sở vật chất nguồn lực của cơ quan phục vụ CTLT

1.3.1 Nhận thức của lãnh đạo, quản lý và nhân viên về công tác lưu trữ

Đây là yếu tố hàng đầu tác động rõ ràng, trực tiếp và gián tiếp đến việc nâng cao chất lượng CTLT Khi người lãnh đạo hoặc quản lý ý thức tốt và nhận định rõ tầm quan trọng của CTLT đối với quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan thì

họ sẽ quan tâm hơn đến CTLT, đến việc nâng cao chất lượng CTLT Điều này dễ thấy rõ trong chủ trương đường lối lãnh đạo, quản lý của họ Trong giới hạn chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của mình, người lãnh đạo, quản lý trở nên tích cực hơn trong hoạt động quản lý liên quan đến lưu trữ như: việc ban hành các văn bản quản

lý về CTLT; kịp thời chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; tích cực và quan tâm đến các hoạt động kiểm tra, khắc phục, xử lý những vi phạm cũng như tổ chức thi đua khen thưởng trong CTLT; chú trọng hơn đến các nguồn lực phục

vụ cho CTLT Và quan trọng hơn là người lãnh đạo, quản lý sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên cấp dưới tích cực thực hiện tốt CTLT Chính vì lẽ đó, chất lượng CTLT của cơ quan tổ chức không ngừng được cải thiện, nâng cao Ngược lại, việc nâng cao chất lượng CTLT luôn trì trệ, thậm chí bị xem nhẹ hoặc đối phó, và kết quả không như mong muốn của người làm CTLT

Mặt khác, nhận thức của nhân viên (trong đó có cả nhân viên trực tiếp làm CTLT) cũng quan trọng không kém Họ là mắt xích chính trong các khâu chuyên môn

nghiệp vụ lưu trữ Với nhận thức tích cực, họ sẽ đóng góp tích cực trong vai trò nhiệm

vụ của mình với CTLT Khi đó, họ sẽ nghiêm túc tuân thủ sự quản lý chỉ đạo điều hành của cấp trên và các khâu nghiệp vụ trong quy trình CTLT được thực hiện tốt hơn, khoa học hơn, nhanh chóng và kịp thời Thậm chí họ còn mạnh dạn đề xuất những ý tưởng sáng tạo, cải tiến phù hợp trong CTLT Từ đó chất lượng CTLT của

cơ quan không ngừng được nâng cao Ngược lại, khi nhận thức lệch lạc, tiêu cực về CTLT thì nhân viên (thậm chí cả người trực tiếp làm CTLT) không tuân thủ quy định quy chế về CTLT, chỉ làm đối phó, bị động, mà thực tế có không ít người xem nhẹ CTLT của cơ quan

1.3.2 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ

Đây là yếu tố hết sức quan trọng có tầm ảnh hưởng trực tiếp đến việc nâng cao chất lượng CTLT của một cơ quan tổ chức Tùy theo quy mô tổ chức, vị trí, nhiệm

vụ, chức năng, cơ quan cần tổ chức bộ phận phụ trách công tác VTLT phù hợp, có thể thành lập phòng, tổ, bộ phận hoặc bố trí nhân sự chuyên trách, kiêm nhiệm công tác VTLT Bên cạnh đó, cần quy định rõ quyền hạn, nhiệm vụ của bộ phận này để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ

Chính bộ phận này thực hiện một cách trực tiếp các khâu nghiệp vụ lưu trữ

Và do đó, họ trực tiếp đẩy mạnh việc nâng cao chất lượng CTLT tại cơ quan tổ chức của mình Việc không tổ chức bộ phận làm lưu trữ tại các cơ quan ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao chất lượng công tác này Vì thực tế nhiều nơi cho thấy khi lãnh đạo không phân công phân nhiệm một cách cụ thể, minh định thì họ thường đùn đẩy trách nhiệm, không tích cực trong các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, dẫn đến kết quả và hiệu quả chất lượng CTLT không cao

1.3.3 Nhân sự làm công tác lưu trữ

Muốn làm tốt CTLT thì con người là chủ thể tích cực và đóng vai trò quyết định trong các khâu chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Nói cách khác, nhân sự làm CTLT phải là người thỏa mãn các yêu cầu về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, để vừa tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan quản lý CTLT, vừa thực hiện một cách trực tiếp những hoạt động nghiệp vụ Nếu nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn,

có năng lực thực tiễn sẽ tạo điều kiện hết sức thuận lợi trong việc nâng cao chất lượng

công tác này Ngược lại, nếu nhân sự kiêm nhiệm (không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ hoặc chỉ thông qua tập huấn, bồi dưỡng kiến thức) thì CTLT sẽ gặp không ít khó khăn, vướng mắc, trong quá trình thực hiện thì kết quả, chất lượng không cao, cần phải qua nhiều thời gian khắc phục, sửa đổi

1.3.4 Hệ thống văn bản quản lý điều hành công tác lưu trữ

Hệ thống văn bản quản lý điều hành CTLT bao gồm hệ thống những văn bản pháp lý (Luật, Nghị định, Thông tư), các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện như các Quy chế, Quy định, Quy trình, Hướng dẫn Nếu ban hành thiếu về số lượng, kém

về chất lượng hoặc ban hành không kịp thời thì sẽ dẫn đến việc triển khai gặp nhiều trở ngại, vướng mắc Từ đó làm cho hiệu quả, chất lượng không cao

1.3.5 Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ

Hiện nay, công nghệ 4.0 phát triển với tốc độ chóng mặt ở mọi lĩnh vực trên toàn thế giới Công tác VTLT nói chung, CTLT nói riêng ứng dụng tối đa những thành tựu của công nghệ thông tin Cụ thể như việc lập hồ sơ điện tử, số hóa, lập trình

cơ sở dữ liệu, tiến đến xây dựng kho lưu trữ điện tử

Nếu lãnh đạo quản lý của cơ quan tổ chức nhạy bén, linh hoạt bắt kịp thời đại, quyết liệt trong việc ứng dụng thành tựu công nghệ vào CTLT tại cơ quan mình thì kết quả hiển nhiên là sẽ thúc đẩy nhanh chóng việc nâng cao chất lượng CTLT của chính cơ quan đó Và hệ quả kéo theo là hàng loạt tiện ích được ra đời giúp cải thiện hiệu quả trong công việc của cả lãnh đạo quản lý và nhân viên không chỉ riêng trong CTLT mà còn trong mọi hoạt động khác của cơ quan

1.3.6 Cơ sở vật chất, nguồn lực tài chính

Mỗi cơ quan tổ chức có nguồn lực tài chính và điều kiện vật chất khác nhau Thực tế cho thấy có nhiều cơ quan tổ chức chưa chú trọng đến nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất để phục vụ tốt CTLT hoặc phục vụ chưa hiệu quả Vì vậy, việc đầu tư nguồn lực tài chính, sử dụng thiết bị phục vụ CTLT chưa phù hợp với quy

mô và nhu cầu thực tế của cơ quan tổ chức Hệ thống kho lưu trữ chưa đáp ứng được những yêu cầu kỹ thuật theo luật định Vì lẽ đó, chất lượng CTLT chưa cao

Ở đâu mà người lãnh đạo, quản lý biết chú trọng đầu tư điều kiện vật chất, tranh thủ nguồn kinh phí ưu tiên cho CTLT thì ở đó chất lượng CTLT không ngừng được nâng cao rõ rệt

Ngoài một số yếu tố tác động nhiều đến việc nâng cao chất lượng CTLT đã phân tích trên đây, mỗi cơ quan, tổ chức (trong đó cả người lãnh đạo quản lý và nhân viên) cần chú trọng học tập, rút kinh nghiệm từ những trải nghiệm thực tiễn; lắng nghe, thu thập phản hồi từ người sử dụng để cải tiến các khâu chuyên môn nghiệp vụ Điều này cũng tác động lớn đến việc nâng cao chất lượng CTLT tại mỗi cơ quan tổ chức

Tóm lại, nếu biết tập trung vào các yếu tố nêu trên, việc nâng cao chất lượng CTLT tại mỗi cơ quan tổ chức là không khó, có thể linh động tiến hành trong ngắn hạn hoặc dài hạn mà vẫn đạt hiệu quả cao

1.4 Cơ sở pháp lý xây dựng đề án

Nhằm tạo ra cơ sở lý luận và căn cứ pháp lý trong việc nghiên cứu, xây dựng

đề án “ Nâng cao chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng” học viên đã nghiên cứu Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2019 Ngoài ra, để thực hiện đề án, học viên phải căn cứ vào các văn bản quy định của ngành lưu trữ

Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, đang có hiệu lực thi hành về lĩnh vực lưu trữ là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Tuy nhiên, ngày ngày 21 tháng 6 năm 2024, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ năm 2024) được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa

XV thông qua tại kỳ họp thứ 7 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025

Văn bản dưới Luật Lưu trữ là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư

Để cụ thể hóa việc thực hiện các điều quy định trong Luật Lưu trữ và các nghị định trên, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành các

Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều mục khoản trong Luật Lưu trữ và các Nghị định Từ nhiều năm qua, những văn bản dưới luật và nghị định này đã góp phần thống nhất trong thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp

vụ lưu trữ tại các tổ chức cơ quan từ trung ương đến địa phương Có thể kể ra như sau:

Thông tư số 46/2005/TT-BNV, ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;

Thông tư 03/2018/TT-BNV, ngày 6 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ;

Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng,

bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ;

Thông tư số 10/2022/TT-BNV, ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu;

Thông tư số 02/2023/TT-BNV ngày 23 tháng 3 năm 2023 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ;

Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy

Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện một cách chi tiết, cụ thể các quy định của trung ương về CTLT tại địa phương mình quản lý

Quyết định số 2817/2020/QĐ-UBND ngày 27 tháng 7 năm 2020 của UBND quận Sơn Trà ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ quận Sơn Trà

* Tính cần thiết của đề tài dưới góc độ Quản lý công

Đây là một đề tài nghiên cứu nói về nội dung của việc nâng cao chất lượng CTLT nhìn từ góc độ quản lý công cho nên tác giả đã hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ như Luật lưu trữ, các nghị định, thông tư … liên quan đến lĩnh vực lưu trữ để hình thành khung pháp lý giúp lãnh đạo có cơ sở pháp lý để thực hiện việc nâng cao chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà Mặt khác, tại UBND cấp huyện, CTLT chỉ thực hiện ở mức độ triển khai thực hiện khung pháp lý và thực hiện quy trình quản lý chất lượng CTLT

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN SƠN TRÀ 2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

Quận Sơn Trà là một trong 08 quận, huyện của thành phố Đà Nẵng

Là cấp hành chính trung gian nên UBND quận Sơn Trà giữ vai trò quan trọng trong việc chuyển tải các đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước xuống các cơ quan hành chính nhà nước cấp cơ sở

UBND quận Sơn Trà do Hội đồng nhân dân (sau đây viết tắt là HĐND) quận Sơn Trà bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND quận Sơn Trà, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân trên địa bàn quận Sơn Trà, HĐND quận Sơn Trà và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên (UBND thành phố Đà Nẵng)

UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở Theo Điều 28 của Luật số 77/2015/QH13 Tổ chức chính quyền địa phương thì UBND quận Sơn Trà có các nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

- “Xây dựng, trình HĐND quận Sơn Trà quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận Sơn Trà

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Sơn Trà

- Tổ chức thực hiện ngân sách quận; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn quận Sơn Trà theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân

tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ

tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên (HĐND và UBND thành phố Đà Nẵng) phân cấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Sơn Trà.”

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận thuộc Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

- Văn phòng Ủy ban nhân dân: Tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND quận Sơn Trà về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt

động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận Sơn Trà, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức

- Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng quản lý nhà nước (sau đây viết tắt là QLNN) về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; VTLT nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng

- Phòng Tài chính-Kế hoạch: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về; Tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp

và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội

- Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật; quản

lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính

- Phòng Văn hóa và Thông tin: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo;

bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; báo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin

- Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển

- Thanh tra: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND quận Sơn Trà; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

- Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp; thương mại

- Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: Cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản

lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông

- Phòng Giáo dục và đào tạo: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

- Phòng Y tế: Tham mưu, giúp UBND quận Sơn Trà thực hiện chức năng QLNN về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình

- Đội Kiểm tra quy tắc đô thị:Tổ chức kiểm tra, phát hiện, lập biên bản (hiện trạng) các hành vi vi phạm về lĩnh vực xây dựng, công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, trật tự đô thị, đất đai, vệ sinh môi trường trên địa bàn quận Sơn Trà (ngoại trừ các

hành vi mà pháp luật chuyên ngành quy định giao cho cơ quan QLNN có thẩm quyền lập biên bản); báo cáo kết quả kiểm tra, phát hiện với UBND quận, Chủ tịch UBND quận để quyết định biện pháp xử lý theo thẩm quyền Hướng dẫn, giải thích cho các

cơ quan, đơn vị, tổ chức, công dân thi hành đúng quy định của nhà nước về xây dựng, công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, trật tự đô thị, đất đai, vệ sinh môi trường trên địa bàn quận Phối hợp với Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài nguyên và Môi trường quận, UBND các phường trong việc quản lý, kiểm tra việc chấp hành các quy định về các biện pháp cưỡng chế, tháo dỡ công trình xây dựng vi phạm trật tự xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn quận Tham gia phối hợp tổ chức thực hiện theo quyết định của cấp có thẩm quyền về các biện pháp cưỡng chế, tháo dỡ công trình xây dựng

vi phạm trật tự xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn quận

- Trung tâm Văn hóa, Thông tin và Thể thao: Tham mưu và tổ chức thực hiện các hoạt động phát triển sự nghiệp văn hóa, thể thao và du lịch; tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội trên địa bàn quận Sơn Trà Hướng dẫn về chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn hóa, thể thao tại UBND các phường thuộc quận Tổ chức cung ứng dịch vụ công đáp ứng nhu cầu hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, du lịch; nhu cầu tiếp nhận thông tin, nâng cao dân trí, nhu cầu sáng tạo và hưởng thụ văn hóa của Nhân dân trên địa bàn quận

2.1.3 Nhân sự của Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

2.1.3.1 Số lượng nhân sự

Tổng số nhân sự: 88 người Trong đó:

+ Chủ tịch UBND quận: 01 người

+ Phó chủ tịch UBND quận: 03 người

+ Ủy viên UBND: 23 người

+ Trưởng phòng: 11 người (Phòng Kinh tế hiện nay chưa có Trưởng phòng) + Phó trưởng phòng: 24 người

2.1.3.2 Cơ cấu nhân sự

Cơ cấu nhân sự tại UBND quận Sơn Trà theo giới tính, theo trình độ đào tạo

và theo ngạch như sau:

Tổng số

(người)

Số lượng

nữ

Số lượng nam

Trên đại học

Đại học

Cao đẳng

Trung cấp

Chuyên viên chính

và tương đương

Chuyên viên và tương đương

Cán

sự và tương đương

(Nguồn: Phòng Nội vụ quận Sơn Trà)

Nhìn tổng quan, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng, có những đặc thù riêng biệt ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân quận Dưới đây là một số yếu tố bối cảnh đặc thù và tác động của chúng:

- Quy mô và dân số: Quận Sơn Trà có quy mô lớn và dân số đông, đòi hỏi cơ

sở hạ tầng lưu trữ phải đủ mạnh để quản lý và bảo quản tài liệu một cách hiệu quả

- Tình hình kinh tế - xã hội: Kinh tế của quận Sơn Trà phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đầu

tư vào cơ sở hạ tầng lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin

- Cơ sở hạ tầng và công nghệ: Quận Sơn Trà đã đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến, giúp nâng cao hiệu quả quản

lý và khai thác tài liệu lưu trữ

- UBND quận Sơn Trà có 07 phường và các phòng ban chuyên môn trực thuộc, nhiều doanh nghiệp hoạt động Hàng năm, sản sinh ra khối lượng tài liệu hồ sơ rất lớn Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng CTLT tại đây

2.2 Kết quả khảo sát thực trạng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà giai đoạn 2021 – 2023

2.2.1 Thực trạng chất lượng hoạt động quản lý lưu trữ

2.2.1.1 Thực trạng chất lượng xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ

Cơ sở việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất về CTLT hiện nay là hệ thống văn bản quy định về lưu trữ đã được nhà nước ban hành tương đối đầy đủ trong thời gian qua Thực tế cho thấy, cần phải có hệ thống các văn bản quản

lý nhà nước chỉ đạo, hướng dẫn về CTLT để hoạt động này được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quận Sơn Trà Chính vì vậy, hằng năm Phòng Nội vụ đã tham mưu cho UBND quận ban hành các văn bản để triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế của quận

- Về quy định chung: Phòng Nội vụ đã giúp UBND quận xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT nói chung, trong đó có CTLT, tác động đến hoạt động này trên phạm vi của quận: Kế hoạch công tác công tác văn thư lưu trữ hàng năm; Công văn số 224/UBND-PNV ngày 25/01/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc triển khai Quyết định Quy chế quản lý TLLT điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; Công văn số 678/UBND-PNV ngày 24/3/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc cập nhật một số tính năng mới liên quan đến lập hồ sơ công việc điện tử và thực hiện chuẩn hóa thư mục hồ sơ công việc điện tử…

Để đáp ứng tình hình của quận, UBND quận đã ban hành Quyết định số 2817/2020/QĐ-UBND ngày 27/7/2020 ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ quận Sơn Trà, áp dụng cho đến hiện nay Quy chế công tác văn thư lưu trữ được áp dụng đối với HĐND và UBND quận; các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận; HĐND và UBND các phường trên địa bàn quận Sơn Trà

- Việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT cũng được các đơn vị quan tâm, xây dựng Theo Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ các năm 2021, 2022, 2023 của Phòng Nội vụ quận Sơn Trà, có 12/12 phòng chuyên môn thuộc UBND quận Sơn Trà (gọi chung là đơn vị) đã xây dựng và

ban hành quy chế văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, nội quy ra vào kho lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu Đối với quy chế khai thác sử dụng TLLT có 11/12 đơn vị ban hành

Tuy nhiên, hiện tại UBND quận Sơn Trà chưa có văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết về công tác quản lý lưu trữ tài liệu giấy (đối với tài liệu điện tử đã có quy chế riêng thực hiện theo quy định của UBND thành phố Đà Nẵng)

Liên quan đến việc xây dựng, cập nhật danh mục hồ sơ công việc và kế hoạch CTLT hằng năm, kết quả khảo sát đã chỉ ra trong giai đoạn nghiên cứu, 12/12 đơn vị tại UBND quận Sơn Trà thực hiện thường xuyên việc xây dựng, cập nhật danh mục

hồ sơ công việc và kế hoạch CTLT hàng năm theo quy định

Trên cơ sở thực trạng trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề

xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 1), có thể đánh giá chất lượng xây dựng và ban hành văn

bản quản lý về CTLT chỉ đạt một phần so với yêu cầu đặt ra Cụ thể là có quy định

chung, nhưng chưa có quy định cụ thể về công tác quản lý lưu trữ tài liệu (đối với tài liệu giấy) Tồn tại một số phòng chuyên môn chưa ban hành quy chế khai thác sử dụng TLLT Thời gian tới, cần thiết phải khắc phục tình trạng này thông qua việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy định cụ thể về công tác này tại UBND quận Sơn Trà Thông qua đó, sẽ giúp hệ thống văn bản quy định về quản lý lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà được hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế

2.2.1.2 Thực trạng chất lượng tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

Bộ phận quản lý CTLT và TLLT là một bộ phận buộc phải có trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lý CTLT có chức năng giúp lãnh đạo quản lý CTLT trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với TLLT của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan; báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan hàng năm và lập kế hoạch thực hiện CTLT của cơ quan trong giai đoạn sắp đến

UBND quận Sơn Trà đã thực hiện Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính Phủ (quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), chuyển chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ về Phòng Nội vụ quận Phòng Nội vụ quận Sơn Trà đã bố trí một công chức trong biên chế được giao làm công tác tham mưu cho UBND quận Sơn Trà trong hoạt động quản lý văn thư lưu trữ trên địa bàn quận Tại Văn phòng HĐND và UBND quận có 02 biên chế công chức chuyên trách văn thư lưu trữ: 01 Đại học văn thư lưu trữ phụ trách công tác văn thư, 01 Trung cấp văn thư lưu trữ phụ trách CTLT Các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc còn lại của UBND quận bố trí một công chức phụ trách công tác VTLT đều là công chức kiêm nhiệm

Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm thống nhất, tổ chức, quản lý công tác VTLT, TLLT của UBND quận Sơn Trà Phòng Nội vụ có nhiệm vụ tham mưu UBND quận Sơn Trà xây dựng các văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác VTLT; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác VTLT đối với các phòng chuyên môn (12 đơn vị) thuộc UBND quận Sơn Trà

Theo Báo cáo thống kê công tác VTLT các năm 2021, 2022, 2023 của Phòng Nội vụ quận Sơn Trà, có 12/12 phòng chuyên môn tổ chức bộ phận làm công tác tham mưu và tổ chức thực hiện CTLT Trong đó có 01 lưu trữ chuyên trách đúng chuyên ngành (trình độ trung cấp), còn lại 11 người kiêm nhiệm (cả văn thư và lưu trữ) Điều này cho thấy trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức làm CTLT hiện chưa đồng đều Tỷ lệ đào tạo đúng chuyên ngành thấp 2/12, tương đương 16,7%

Đa số các cơ quan, đơn vị trực thuộc vì không có biên chế công chức chuyên trách CTLT nên CTLT chưa được thực thi tốt

Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã

đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 2), có thể đánh giá chất lượng tổ chức bộ phận có chức

năng tham mưu và tổ chức thực hiện CTLT tại UBND quận Sơn Trà chỉ đạt một phần

yêu cầu đề ra (có tổ chức bộ phận quản lý hoặc bố trí người làm CTLT; thiếu người

có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành làm CTLT)

Có thể thấy những cán bộ làm công tác văn thư và CTLT của quận chủ yếu là kiêm nhiệm Điều này đã nảy sinh một số khó khăn nhất định trong quá trình triển

khai, tổ chức thực hiện nghiệp vụ của công tác này trên thực tế Do đó, thời gian đến, cần thiết phải khắc phục tình trạng này thông qua việc tuyển dụng thêm nhân sự đúng chuyên ngành lưu trữ hoặc tích cực tổ chức các khóa bồi dưỡng, đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ đối với các công chức kiêm nhiệm nêu trên Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của CTLT hiện nay

2.2.1.3 Thực trạng chất lượng tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ làm công tác lưu trữ

Trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến cách thức

và phương pháp, tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại, sắp xếp tài liệu của

cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm và ngược lại Hơn nữa, hầu hết cán bộ làm lưu trữ là thành phần kiêm nhiệm, nghiệp vụ lưu trữ chưa tốt Chính vì vậy, việc

tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ của cho đội ngũ bộ làm CTLT là việc làm cần được thực hiện thường xuyên Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác này, UBND quận Sơn Trà định kỳ hàng năm tổ chức các hội nghị chuyên đề, mở lớp tập huấn nghiệp vụ về CTLT cho cán bộ phụ trách lưu trữ Khi Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng có kế hoạch, thông báo tổ chức hội nghị chuyên đề hoặc mở lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ (từ 2-3 lớp/năm), UBND quận Sơn Trà luôn cử cán bộ tham gia đầy đủ, nghiêm túc Việc đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư hàng năm chủ yếu là bồi dưỡng; các lớp tập huấn, hướng dẫn nhằm nâng cao chất lập hồ sơ công việc điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của UBND thành phố Đà Nẵng; đối tượng là cán bộ, công chức làm công tác VTLT ở các

cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc quận Qua các lớp tập huấn tuy ngắn hạn, năng lực chuyên môn nghiệp vụ của người làm lưu trữ đều đã được cải thiện

Qua khảo sát thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã

đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 3), có thể đánh giá chất lượng tổ chức bồi dưỡng, tập

huấn cán bộ làm CTLT tại UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra

2.2.1.4 Thực trạng chất lượng chất lượng bố trí, sắp xếp kho tàng, trang thiết

bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Hệ thống các kho quản lý tài liệu tại UBND quận Sơn Trà được đặt tại tầng trệt của tòa nhà 4 tầng, gồm kho quản lý tài liệu của văn phòng UBND, HĐND và các kho quản lý tài liệu của các phòng chuyên môn Tại UBND quận Sơn Trà không

có kho chuyên dụng để bảo quản TLLT

Theo báo cáo thống kê của Phòng Nội vụ thì tổng diện tích kho là 190 m2, trong đó: diện tích kho không chuyên dụng là 152 m2, diện tích kho tạm là 38 m2

Theo quan sát thực tế của tác giả, UBND quận Sơn Trà đã tận dụng các phòng với diện tích lớn nhỏ khác nhau tại khu tầng trệt để làm các kho bảo quản TLLT Hệ thống các kho này chưa được cải tạo, còn mang tính tạm thời, mùa nắng thì nhiệt độ tăng cao, mùa mưa thì ẩm thấp Trong khi đó, trang thiết bị của kho thì còn thiếu thốn (không có hệ thống chống đột nhập, điều hòa trung tâm, máy hút bụi, máy quét); điều hòa nhiệt độ 01 chiếc, đo nhiệt độ, độ ẩm 02 chiếc, camera giám sát 01 chiếc Các trang thiết bị bảo quản tài liệu: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, quạt thông gió thì tương đối Tài liệu trong kho còn bề bộn, được sắp xếp chưa đảm bảo nguyên tắc khoa học, vẫn còn tài liệu bó gói để trong kho tạm

Trên cơ sở các nội dung trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề

xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 4), có thể đánh giá chất lượng bố trí, sắp xếp kho tàng,

trang thiết bị bảo quản TLLT tại UBND quận Sơn Trà chỉ đạt một phần so với yêu

cầu đề ra Thể hiện qua việc diện tích kho chưa đảm bảo, tài liệu chưa được sắp xếp

khoa học, chưa bố trí đầy đủ trang thiết bị bảo quản, Thời gian tới, cần thiết phải xem xét nâng cấp, cải tạo hoặc bố trí địa điểm phù hợp giúp Kho quản lý tài liệu đạt yêu cầu về diện tích, bổ sung thêm trang thiết bị bảo quản, quan tâm sắp xếp TLLT trong kho một các khoa học Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp hoàn thiện hệ thống kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT

2.2.1.5 Thực trạng chất lượng thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Từ năm 2018, chế độ báo cáo được thực hiện theo Thông tư 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ UBND quận Sơn Trà đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác VTLT và

chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác VTLT, trong đó có các nội dung thống kê

về CTLT

Hàng năm, các phòng chuyên môn và UBND các phường thuộc quận, thống

kê số liệu, báo cáo tình hình CTLT của đơn vị mình nộp về Phòng Nội vụ quận Sau

đó, Phòng Nội vụ tổng hợp và báo cáo Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Các đơn vị thuộc quận và Phòng Nội vụ đều xây dựng báo cáo chi tiết về nhân sự làm CTLT, tổ chức bộ phận lưu trữ, thống kê số lượng, hồ sơ tài liệu, thống kê về diện tích kho lưu trữ, trang thiết bị phục vụ lưu trữ, khối lượng TLLT thu thập, kinh phí cho hoạt động lưu trữ

Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị chưa hiểu đúng về thuật ngữ: giá cố định, giá di động dẫn đến thống kê không chính xác trong số liệu báo cáo

Nhìn chung UBND quận Sơn Trà đã thực hiện đầy đủ chế độ thống kê thông tin, báo cáo thường xuyên, định kỳ, đột xuất, báo cáo thống kê tổng hợp về công tác VTLT (trong đó có nội dung CTLT) gửi Sở Nội vụ và UBND thành phố theo đúng nội dung và đúng thời gian quy định

Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã

đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 5), có thể đánh giá chất lượng thống kê về CTLT và

TLLT hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra

2.2.1.6 Thực trạng chất lượng kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ

Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong CTLT luôn được thực hiện kết hợp chung với hoạt động văn thư từ khâu xây dựng ban hành kế hoạch đến khâu tổ chức thực hiện và báo cáo

Hàng năm, thực hiện Kế hoạch VTLT của quận, phòng Nội vụ đã xây dựng

Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT đối với 12/12 phòng chuyên môn với mục đích tăng cường chức năng quản lý nhà nước về công tác VTLT và phục vụ cho đoàn kiểm tra của thành phố Đà Nẵng về công tác VTLT

Các cuộc kiểm tra đã chỉ ra các ưu điểm, cũng như hạn chế về công tác VTLT của các đơn vị góp phần giúp quận chỉ đạo thực hiện đúng các quy định của pháp luật

và văn bản hướng dẫn của cấp trên Đồng thời, qua các cuộc kiểm tra cũng đã góp phần nâng cao trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về công tác VTLT, nâng

cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác VTLT, từng bước đưa công tác VTLT đi vào nề nếp theo các quy định của Nhà nước

Hoạt động kiểm tra với các nội dung tập trung vào việc quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các cơ quan như: thực hiện quản lý, nghiệp vụ công tác VTLT (Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, quản lý con dấu, thực hiện lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại cơ quan

tổ chức) thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác VTLT hàng năm theo quy định của pháp luật

Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã

đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 6), có thể đánh giá chất lượng kiểm tra và xử lý vi phạm

trong CTLT tại UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra

2.2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

2.2.2.1 Thực trạng chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: tại UBND quận Sơn Trà đã thực hiện lập hồ sơ đối với tập lưu văn bản đi điện tử đúng quy định theo các văn bản hướng dẫn: Công văn số 224/UBND-PNV ngày 25/01/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc triển khai Quyết định Quy chế quản lý TLLT điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; Công văn số 678/UBND-PNV ngày 24/3/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc cập nhật một số tính năng mới liên quan đến lập hồ sơ công việc điện

tử (tháng 03 năm 2022) và thực hiện chuẩn hóa thư mục hồ sơ công việc điện tử

Tại UBND quận Sơn Trà, các cơ quan đã thực hiện việc chuẩn hoá thư mục

hồ sơ công việc (2 cấp) theo đúng quy định Về chất lượng hồ sơ công việc: Các đơn

vị đã thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử, hồ sơ giấy, sắp xếp văn bản trong hồ sơ

và kết thúc hồ sơ theo đúng quy định hiện hành Tuy nhiên, vẫn còn một số lỗi: chưa thực hiện nhóm văn bản, sắp xếp văn bản trong hồ sơ; chưa sắp xếp, biên mục hồ sơ giấy…

Về giao nộp tài liệu đến hạn vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định hiện hành: Các đơn vị đã thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lập biên

bản giao nộp và mục lục hồ sơ nộp lưu Tuy vậy, cũng còn có cơ quan tổ chức thực hiện chưa nghiêm Việc lập hồ sơ công việc chưa thành nề nếp đúng quy định, chất lượng hồ sơ giao nộp có bộ phận, đơn vị chưa đạt yêu cầu đề ra Vẫn còn tài liệu đến hạn chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan và chưa lập biên bản giao nộp và mục lục hồ

sơ nộp lưu Việc lập hồ sơ còn mang tính thụ động, tự phát, chưa tạo được mối quan

hệ trong công tác giữa văn thư với cán bộ công chức, cán bộ công chức với lưu trữ cũng như văn thư với lưu trữ Chưa thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu không có giá trị hoặc giá trị thấp theo quy định

Trên cơ sở các nội dụng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng

đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 7), có thể đánh giá chất lượng lập hồ sơ công việc

và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà mới

chỉ đạt một phần yêu cầu đề ra Cụ thể là trong việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy)

vẫn còn một số lỗi; chất lượng chưa đảm bảo; việc giao nộp chưa đúng hạn xảy ra tại một số đơn vị Thời gian tới cần có giải pháp khắc phục hạn chế, tồn tại nêu trên, giúp nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà Thông qua đó nâng cao được chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà

2.2.2.2 Thực trạng chất lượng thu thập, bổ sung hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà

Bộ phận lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà duy trì việc trao đổi, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ với cán bộ, công chức qua điện thoại, hoặc trực tiếp sang hướng dẫn các cán bộ, công chức về bản Danh mục hồ sơ mẫu, hướng dẫn lập hồ sơ công việc

và quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Phòng Nội vụ định kỳ tháng 12 hằng năm có văn bản gửi đến các đơn vị trực thuộc UBND quận Sơn Trà về kế hoạch thu thập hồ sơ công việc, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của năm (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 ) vào Lưu trữ cơ quan (thường là vào cuối quý I của năm kế tiếp; nêu rõ thời gian, địa điểm, đơn vị, cá nhân phụ trách)

Chất lượng hồ sơ cơ bản bảo đảm, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ theo quy định, các tài liệu trong hồ sơ đã được sắp xếp, thống kê chi tiết đến từng tài liệu; tình trạng