CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP, LỘ TRÌNH VÀ CÁC NGUỒN LỰC TỔ CHỨC THỰC HIỆN
3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà
3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng về hoạt động quản lý
3.2.2.1 Xây dựng, ban hành văn bản về quản lý công tác lưu trữ tài liệu
Muốn CTLT đạt hiệu quả thì cần phải hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, điều hành công tác này. Hiện nay, Luật Lưu trữ mới đã được thông qua, vì vậy UBND quận Sơn Trà cần phải xây dựng, ban hành văn bản về quản lý CTLT phù hợp với pháp luật hiện hành. Cụ thể là xây dựng, điều chỉnh, thay thế quy chế, quy định cho phù hợp với Luật Lưu trữ mới.
Bên cạnh việc chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các quy định, hướng dẫn về CTLT đã ban hành, UBND quận Sơn Trà cần ban hành quy định mới để đáp ứng yêu cầu thực tiễn về hoạt động lưu trữ tại địa phương.
Cụ thể là cần bổ sung Quy định về CTLT tài liệu tại UBND quận. Trong đó xác định:
- Phạm vi điều chỉnh của Quy định là quy trình, thủ tục, nội dung nghiệp vụ trong CTLT, bao gồm: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu; chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu; bảo quản và khai thác, sử dụng TLLT.
- Đối tượng áp dụng là các phòng chuyên môn trực thuộc UBND quận Sơn Trà; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các phòng chuyên môn khi có nhu cầu khai thác TLLT tại UBND quận.
- Nguyên tắc chung của Quy định là: (1) Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn phải được lập thành hồ sơ, quản lý chặt chẽ và bảo vệ an toàn. Cùng một vụ việc, vấn đề nhưng có nhiều phòng chuyên môn tham gia giải quyết, thì phòng chuyên môn nào chủ trì phải có trách nhiệm lập hồ sơ về vấn đề đó. (2) Tài liệu có giá trị lưu trữ của các phòng chuyên môn phải được nộp lưu đầy đủ vào Lưu trữ cơ quan của UBND quận Sơn Trà và (3) Tài liệu trong hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp (trong trường hợp không có bản chính).
- Trách nhiệm đối với lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu:
+ Trách nhiệm của Lãnh đạo UBND quận Sơn Trà là chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn.
+ Trách nhiệm của Phòng Nội vụ là (1) Tham mưu cho lãnh đạo UBND quận chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn vào Lưu trữ cơ quan và (2) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn vào Lưu trữ cơ quan.
+ Trách nhiệm của Lãnh đạo các phòng chuyên môn là (1) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lưu trữ cơ quan và (2) Hằng năm, phối hợp với Phòng Nội vụ xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động.
+ Trách nhiệm của người được giao giải quyết, theo dõi công việc tại các phòng chuyên môn là lập hồ sơ về công việc được giao, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang giải quyết cho vụ,
cục, đơn vị hoặc người kế nhiệm; hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
- Quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan (gồm: yêu cầu đối với hồ sơ được lập; nội dung lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu giấy (gồm mở hồ sơ; thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ và kết thúc hồ sơ); thời hạn nộp lưu và thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu giấy);
nội dung lập hồ sơ điện tử, thu thập TLLT điện tử; bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu); về lập hồ sơ điện tử và thu thập TLLT điện tử.
- Quy định về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu (gồm: Chỉnh lý tài liệu; Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu và tổ chức xác định giá trị tài liệu; tổ chức xét hủy tài liệu; hủy tài liệu hết giá trị và giao nộp TLLT vào Lưu trữ Lịch sử của UBND quận).
- Quy định về bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
3.2.2.2 Bố trí, sắp xếp kho tàng, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ
Để tạo tiền đề, điều kiện nâng cao chất lượng CTLT tài liệu, cần hoàn thiện hệ thống kho tàng, trang thiết bị bảo quản hồ sơ công việc TLLT, giúp thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, tránh tình trạng tài liệu tồn đọng kéo dài ảnh hưởng đến diện tích kho và thất lạc tài liệu. Theo đó, thời gian tới cần thiết phải bố trí, sắp xếp các kho lưu trữ theo hướng cải tạo, nâng cấp đảm bảo đạt yêu cầu về diện tích, đồng thời đầu tư mua sắm đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như đầu tư vào hệ thống điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, thiết bị đo độ ẩm và nhiệt độ để duy trì điều kiện môi trường ổn định; thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, tạo môi trường bảo quản tài liệu ổn định đạt tiêu chuẩn theo quy định hiện hành.
Xây dựng và ban hành quy định việc thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu theo định kỳ và thường xuyên. Thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu thường xuyên; sắp xếp tài liệu trong kho đúng quy định.
3.2.2.3 Đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ
Các cấp lãnh đạo tại UBND quận Sơn Trà cần tranh thủ nguồn kinh phí đầu tư có mục đích vào những hạng mục đóng vai trò quyết định đến sự phát triển CTLT tại đây như:
+ Xây dựng, cải tạo Kho lưu trữ.
+ Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực lưu trữ + Kinh phí mua sắm trang thiết bị
+ Kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng + Kinh phí số hóa TLLT
+ Kinh phí đầu tư kho lưu trữ số
Có thể áp dụng các giải pháp cụ thể như sau:
- Xây dựng kế hoạch chi tiết: Lập kế hoạch chi tiết về các hạng mục cần đầu tư, bao gồm số hóa tài liệu, bảo quản tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu, đào tạo nhân viên và bảo mật thông tin.
- Ưu tiên số hóa tài liệu: Đầu tư vào thiết bị quét và phần mềm quản lý tài liệu số để chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng số. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ vật lý và tăng hiệu quả quản lý.
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng: Đầu tư vào các thiết bị bảo quản như tủ chống ẩm, hệ thống điều hòa nhiệt độ và các biện pháp bảo vệ khác để đảm bảo tài liệu được lưu trữ trong điều kiện tốt nhất.
- Đào tạo và phát triển nhân lực: Chi phí đào tạo nhân viên về các kỹ năng cần thiết để quản lý và bảo quản tài liệu, cũng như sử dụng các công nghệ mới trong CTLT.
- Bảo mật thông tin: Đầu tư vào các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng và các hệ thống bảo vệ khác để đảm bảo an toàn cho TLLT.
- Hợp tác công - tư: Khuyến khích sự tham gia của các tổ chức, doanh nghiệp trong việc đầu tư và phát triển công nghệ lưu trữ. Điều này giúp tăng cường nguồn lực và nâng cao hiệu quả CTLT.