CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
1.3.1 Nhận thức của lãnh đạo, quản lý và nhân viên về công tác lưu trữ Đây là yếu tố hàng đầu tác động rõ ràng, trực tiếp và gián tiếp đến việc nâng cao chất lượng CTLT. Khi người lãnh đạo hoặc quản lý ý thức tốt và nhận định rõ tầm quan trọng của CTLT đối với quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan thì họ sẽ quan tâm hơn đến CTLT, đến việc nâng cao chất lượng CTLT. Điều này dễ thấy rõ trong chủ trương đường lối lãnh đạo, quản lý của họ. Trong giới hạn chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của mình, người lãnh đạo, quản lý trở nên tích cực hơn trong hoạt động quản lý liên quan đến lưu trữ như: việc ban hành các văn bản quản lý về CTLT; kịp thời chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; tích cực và quan tâm đến các hoạt động kiểm tra, khắc phục, xử lý những vi phạm cũng như tổ chức thi đua khen thưởng trong CTLT; chú trọng hơn đến các nguồn lực phục vụ cho CTLT. Và quan trọng hơn là người lãnh đạo, quản lý sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên cấp dưới tích cực thực hiện tốt CTLT. Chính vì lẽ đó, chất lượng CTLT của cơ quan tổ chức không ngừng được cải thiện, nâng cao. Ngược lại, việc nâng cao chất lượng CTLT luôn trì trệ, thậm chí bị xem nhẹ hoặc đối phó, và kết quả không như mong muốn của người làm CTLT.
Mặt khác, nhận thức của nhân viên (trong đó có cả nhân viên trực tiếp làm CTLT) cũng quan trọng không kém. Họ là mắt xích chính trong các khâu chuyên môn
nghiệp vụ lưu trữ. Với nhận thức tích cực, họ sẽ đóng góp tích cực trong vai trò nhiệm vụ của mình với CTLT. Khi đó, họ sẽ nghiêm túc tuân thủ sự quản lý chỉ đạo điều hành của cấp trên và các khâu nghiệp vụ trong quy trình CTLT được thực hiện tốt hơn, khoa học hơn, nhanh chóng và kịp thời. Thậm chí họ còn mạnh dạn đề xuất những ý tưởng sáng tạo, cải tiến phù hợp trong CTLT. Từ đó chất lượng CTLT của cơ quan không ngừng được nâng cao. Ngược lại, khi nhận thức lệch lạc, tiêu cực về CTLT thì nhân viên (thậm chí cả người trực tiếp làm CTLT) không tuân thủ quy định quy chế về CTLT, chỉ làm đối phó, bị động, mà thực tế có không ít người xem nhẹ CTLT của cơ quan.
1.3.2 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ
Đây là yếu tố hết sức quan trọng có tầm ảnh hưởng trực tiếp đến việc nâng cao chất lượng CTLT của một cơ quan tổ chức. Tùy theo quy mô tổ chức, vị trí, nhiệm vụ, chức năng, cơ quan cần tổ chức bộ phận phụ trách công tác VTLT phù hợp, có thể thành lập phòng, tổ, bộ phận hoặc bố trí nhân sự chuyên trách, kiêm nhiệm công tác VTLT. Bên cạnh đó, cần quy định rõ quyền hạn, nhiệm vụ của bộ phận này để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ.
Chính bộ phận này thực hiện một cách trực tiếp các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
Và do đó, họ trực tiếp đẩy mạnh việc nâng cao chất lượng CTLT tại cơ quan tổ chức của mình. Việc không tổ chức bộ phận làm lưu trữ tại các cơ quan ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao chất lượng công tác này. Vì thực tế nhiều nơi cho thấy khi lãnh đạo không phân công phân nhiệm một cách cụ thể, minh định thì họ thường đùn đẩy trách nhiệm, không tích cực trong các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, dẫn đến kết quả và hiệu quả chất lượng CTLT không cao.
1.3.3 Nhân sự làm công tác lưu trữ
Muốn làm tốt CTLT thì con người là chủ thể tích cực và đóng vai trò quyết định trong các khâu chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ. Nói cách khác, nhân sự làm CTLT phải là người thỏa mãn các yêu cầu về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, để vừa tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan quản lý CTLT, vừa thực hiện một cách trực tiếp những hoạt động nghiệp vụ. Nếu nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn, có năng lực thực tiễn sẽ tạo điều kiện hết sức thuận lợi trong việc nâng cao chất lượng
công tác này. Ngược lại, nếu nhân sự kiêm nhiệm (không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ hoặc chỉ thông qua tập huấn, bồi dưỡng kiến thức) thì CTLT sẽ gặp không ít khó khăn, vướng mắc, trong quá trình thực hiện thì kết quả, chất lượng không cao, cần phải qua nhiều thời gian khắc phục, sửa đổi.
1.3.4 Hệ thống văn bản quản lý điều hành công tác lưu trữ
Hệ thống văn bản quản lý điều hành CTLT bao gồm hệ thống những văn bản pháp lý (Luật, Nghị định, Thông tư), các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện như các Quy chế, Quy định, Quy trình, Hướng dẫn. Nếu ban hành thiếu về số lượng, kém về chất lượng hoặc ban hành không kịp thời thì sẽ dẫn đến việc triển khai gặp nhiều trở ngại, vướng mắc. Từ đó làm cho hiệu quả, chất lượng không cao.
1.3.5 Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Hiện nay, công nghệ 4.0 phát triển với tốc độ chóng mặt ở mọi lĩnh vực trên toàn thế giới. Công tác VTLT nói chung, CTLT nói riêng ứng dụng tối đa những thành tựu của công nghệ thông tin. Cụ thể như việc lập hồ sơ điện tử, số hóa, lập trình cơ sở dữ liệu, tiến đến xây dựng kho lưu trữ điện tử.
Nếu lãnh đạo quản lý của cơ quan tổ chức nhạy bén, linh hoạt bắt kịp thời đại, quyết liệt trong việc ứng dụng thành tựu công nghệ vào CTLT tại cơ quan mình thì kết quả hiển nhiên là sẽ thúc đẩy nhanh chóng việc nâng cao chất lượng CTLT của chính cơ quan đó. Và hệ quả kéo theo là hàng loạt tiện ích được ra đời giúp cải thiện hiệu quả trong công việc của cả lãnh đạo quản lý và nhân viên không chỉ riêng trong CTLT mà còn trong mọi hoạt động khác của cơ quan.
1.3.6 Cơ sở vật chất, nguồn lực tài chính
Mỗi cơ quan tổ chức có nguồn lực tài chính và điều kiện vật chất khác nhau.
Thực tế cho thấy có nhiều cơ quan tổ chức chưa chú trọng đến nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất để phục vụ tốt CTLT hoặc phục vụ chưa hiệu quả. Vì vậy, việc đầu tư nguồn lực tài chính, sử dụng thiết bị phục vụ CTLT chưa phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế của cơ quan tổ chức. Hệ thống kho lưu trữ chưa đáp ứng được những yêu cầu kỹ thuật theo luật định. Vì lẽ đó, chất lượng CTLT chưa cao.
Ở đâu mà người lãnh đạo, quản lý biết chú trọng đầu tư điều kiện vật chất, tranh thủ nguồn kinh phí ưu tiên cho CTLT thì ở đó chất lượng CTLT không ngừng được nâng cao rõ rệt.
Ngoài một số yếu tố tác động nhiều đến việc nâng cao chất lượng CTLT đã phân tích trên đây, mỗi cơ quan, tổ chức (trong đó cả người lãnh đạo quản lý và nhân viên) cần chú trọng học tập, rút kinh nghiệm từ những trải nghiệm thực tiễn; lắng nghe, thu thập phản hồi từ người sử dụng để cải tiến các khâu chuyên môn nghiệp vụ.
Điều này cũng tác động lớn đến việc nâng cao chất lượng CTLT tại mỗi cơ quan tổ chức.
Tóm lại, nếu biết tập trung vào các yếu tố nêu trên, việc nâng cao chất lượng CTLT tại mỗi cơ quan tổ chức là không khó, có thể linh động tiến hành trong ngắn hạn hoặc dài hạn mà vẫn đạt hiệu quả cao.