CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY
2.2 Kết quả khảo sát thực trạng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà giai đoạn 2021 – 2023
2.2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
2.2.2.1 Thực trạng chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: tại UBND quận Sơn Trà đã thực hiện lập hồ sơ đối với tập lưu văn bản đi điện tử đúng quy định theo các văn bản hướng dẫn: Công văn số 224/UBND-PNV ngày 25/01/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc triển khai Quyết định Quy chế quản lý TLLT điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; Công văn số 678/UBND-PNV ngày 24/3/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc cập nhật một số tính năng mới liên quan đến lập hồ sơ công việc điện tử (tháng 03 năm 2022) và thực hiện chuẩn hóa thư mục hồ sơ công việc điện tử.
Tại UBND quận Sơn Trà, các cơ quan đã thực hiện việc chuẩn hoá thư mục hồ sơ công việc (2 cấp) theo đúng quy định. Về chất lượng hồ sơ công việc: Các đơn vị đã thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử, hồ sơ giấy, sắp xếp văn bản trong hồ sơ và kết thúc hồ sơ theo đúng quy định hiện hành. Tuy nhiên, vẫn còn một số lỗi: chưa thực hiện nhóm văn bản, sắp xếp văn bản trong hồ sơ; chưa sắp xếp, biên mục hồ sơ giấy…
Về giao nộp tài liệu đến hạn vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định hiện hành: Các đơn vị đã thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lập biên
bản giao nộp và mục lục hồ sơ nộp lưu. Tuy vậy, cũng còn có cơ quan tổ chức thực hiện chưa nghiêm. Việc lập hồ sơ công việc chưa thành nề nếp đúng quy định, chất lượng hồ sơ giao nộp có bộ phận, đơn vị chưa đạt yêu cầu đề ra. Vẫn còn tài liệu đến hạn chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan và chưa lập biên bản giao nộp và mục lục hồ sơ nộp lưu. Việc lập hồ sơ còn mang tính thụ động, tự phát, chưa tạo được mối quan hệ trong công tác giữa văn thư với cán bộ công chức, cán bộ công chức với lưu trữ cũng như văn thư với lưu trữ. Chưa thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu không có giá trị hoặc giá trị thấp theo quy định.
Trên cơ sở các nội dụng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 7), có thể đánh giá chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà mới chỉ đạt một phần yêu cầu đề ra. Cụ thể là trong việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy) vẫn còn một số lỗi; chất lượng chưa đảm bảo; việc giao nộp chưa đúng hạn xảy ra tại một số đơn vị. Thời gian tới cần có giải pháp khắc phục hạn chế, tồn tại nêu trên, giúp nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà. Thông qua đó nâng cao được chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà.
2.2.2.2 Thực trạng chất lượng thu thập, bổ sung hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà
Bộ phận lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà duy trì việc trao đổi, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ với cán bộ, công chức qua điện thoại, hoặc trực tiếp sang hướng dẫn các cán bộ, công chức về bản Danh mục hồ sơ mẫu, hướng dẫn lập hồ sơ công việc và quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Phòng Nội vụ định kỳ tháng 12 hằng năm có văn bản gửi đến các đơn vị trực thuộc UBND quận Sơn Trà về kế hoạch thu thập hồ sơ công việc, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của năm (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 ) vào Lưu trữ cơ quan (thường là vào cuối quý I của năm kế tiếp; nêu rõ thời gian, địa điểm, đơn vị, cá nhân phụ trách)
Chất lượng hồ sơ cơ bản bảo đảm, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ theo quy định, các tài liệu trong hồ sơ đã được sắp xếp, thống kê chi tiết đến từng tài liệu; tình trạng
vật lý của tài liệu cơ bản tốt, hình thức văn bản đẹp, giấy tốt, mực in rõ ràng, bảo đảm tính pháp lý và giá trị lưu trữ; việc giao nhận hồ sơ công việc, tài liệu bảo đảm chặt chẽ, đúng nguyên tắc. Khi tiếp nhận tài liệu nộp lưu, cán bộ Lưu trữ cơ quan đã kiểm tra, đối chiếu hồ sơ công việc, tài liệu, lập biên bản có đủ chữ ký của người giao, người nhận, xác nhận của lãnh đạo đơn vị giao và lãnh đạo đơn vị nhận
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 8), có thể đánh giá chất lượng thu thập, bổ sung hồ sơ công việc, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra. Cụ thể là có thực hiện kiểm tra, hướng dẫn việc lập và nộp lưu hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; có kế hoạch thu thập hồ sơ công việc, TLLT vào Lưu trữ cơ quan và thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
2.2.2.3 Thực trạng chất lượng chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Tại UBND quận Sơn Trà, việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng bước đầu đã được quan tâm nhưng chưa đầy đủ. Theo Báo cáo thống kê công tác VTLT các năm 2021, 2022, 2023 của Phòng Nội vụ quận Sơn Trà, đến cuối năm 2023, tài liệu giấy có trong kho lưu trữ của UBND quận Sơn Trà là 575 mét, trong đó có 497 mét chỉnh lý hoàn chỉnh, 20 mét chỉnh lý sơ bộ, còn 58 mét chưa chỉnh lý. Như vậy, vẫn còn tài liệu tồn đọng trong kho chưa được chỉnh lý hết.
Công tác xác định giá trị tài liệu chưa được quan tâm, chú trọng, tài liệu hết giá trị chiếm số lượng lớn trong thành phần tài liệu của các cơ quan nhưng chưa được loại hủy. Tài liệu có giá trị giữ lại chưa được quy định thời hạn bảo quản để thống kê giao nộp vào lưu trữ tỉnh. Các Hội đồng xác định giá trị tài liệu chưa được thành lập để giúp người đứng đầu cơ quan lựa chọn và loại hủy tài liệu hết giá trị. Công tác thẩm tra tài liệu hết giá trị của các đơn vị đã chỉnh lý gặp nhiều vướng mắc do không nắm được quy định, hướng dẫn của Trung ương và địa phương.
Về giao nộp tài liệu vĩnh viễn đến hạn vào lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện chưa đúng quy định, như trong năm 2021, có 05/12 phòng đã thực hiện giao nộp tài
liệu vào lưu trữ lịch sử (Văn phòng UBND quận, Phòng Nội vụ, Phòng TCKH, Phòng Tư pháp, Thanh tra quận).
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 9), có thể đánh giá chất lượng chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử chỉ đạt một phần yêu cầu đề ra.
Cụ thể là việc thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu chưa triệt để; việc xác định được giá trị tài liệu, trong đó xác định rõ tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời gian bằng số năm cụ thể, xác định tài liệu hết giá trị để hủy vẫn còn nhiều vướng mắc; và hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được giao nộp vào lưu trữ lịch sử chưa đúng quy định. Thời gian tới cần có giải pháp khắc phục hạn chế, tồn tại nêu trên, giúp nâng cao chất lượng chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Thông qua đó nâng cao được chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà.
2.2.2.4 Thực trạng chất lượng bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà trang bị cơ bản các trang thiết bị để bảo quản tài liệu: Kệ bảo quản, quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy. Tuy nhiên, kho lưu trữ UBND quận Sơn Trà hiện đang bảo quản chưa đạt các thông số kỹ thuật của kho lưu trữ chuyên dụng, tại đây chưa có các biện pháp để tu bổ, phục hồi, phục chế tài liệu nên những tài liệu có thời hạn bảo quản dài chưa đáp ứng được yêu cầu, gây ảnh hưởng đến tình trạng vật lý của tài liệu. Hiện tại, có một số tài liệu vẫn đang trong thời hạn bảo quản nhưng đã mờ chữ, ẩm mốc, một số rách nát. Nhiệt độ trong kho chưa được duy trì ở mức lý tưởng để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu (nhiệt độ trong kho bằng với nhiệt độ môi trường xung quanh). Công tác vệ sinh kho và tài liệu chưa được chú trọng thực hiện thường xuyên. Tài liệu trong kho lưu trữ chưa được sắp xếp đảm bảo theo nguyên tắc sắp xếp: Số thứ tự của hộp liên tiếp, xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho; vẫn còn tài liệu bó thành cục.
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 10), có thể đánh giá chất lượng bảo quản TLLT tại UBND quận Sơn Trà chỉ đạt một phần so với yêu cầu đề ra. Cụ thể là việc thực hiện
chế độ vệ sinh kho và tài liệu chưa thường xuyên; sắp xếp tài liệu trong kho chưa đúng quy định; nhiệt độ trong kho chưa đảm bảo duy trì tốt để bảo quản tài liệu. Thời gian tới cần khắc phục những tồn tại hạn chế này giúp nâng cao chất lượng bảo quản TLLT tại UBND quận Sơn Trà. Thông qua đó nâng cao được chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà.
2.2.2.5 Thực trạng chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo báo cáo kết quả thực hiện công tác VTLT tại các phòng chuyên môn và UBND các phường thuộc quận Sơn Trà, về quản lý, khai thác, sử dụng TLLT: Các đơn vị chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng TLLT. Trong thời gian qua, UBND thành phố Đà Nẵng đang đẩy mạnh việc thực hiện lưu trữ điện tử tiến tới thành lập và sử dụng kho lưu trữ điện tử trên toàn thành phố. Hơn nữa, hệ thống hồ sơ, tài liệu giấy trong kho lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà đang được chỉnh lý, số hóa và từng bước đưa vào quản lý, lưu trữ điện tử. Việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT giấy chưa được thực hiện đúng quy định (chưa có sổ nhập, xuất tài liệu; chưa có sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu). Tuy nhiên, theo báo cáo năm 2023, có 11/12 đơn vị ban hành quy chế khai thác sử dụng TLLT.
Mặt khác việc tiếp cận và khai thác sử dụng TLLT tại UBND quận Sơn Trà phục vụ cho nhân dân còn gặp phải một số vấn đề tồn tại như:
- Tiếp cận TLLT:
+ Hạn chế về cơ sở hạ tầng: UBND quận chưa có cơ sở hạ tầng hiện đại để bảo quản và truy cập TLLT. Điều này gây khó khăn cho việc tiếp cận và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả.
+ Quy trình phức tạp: Quy trình tiếp cận TLLT thường phức tạp và mất nhiều thời gian, gây khó khăn cho người dân khi cần tra cứu thông tin.
- Khai thác sử dụng TLLT:
+ Thiếu nhân lực chuyên môn: UBND quận thiếu nhân lực có chuyên môn về lưu trữ, dẫn đến việc khai thác và sử dụng tài liệu không đạt hiệu quả cao.
+ Công nghệ thông tin chưa được ứng dụng rộng rãi: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ còn hạn chế, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 11), có thể đánh giá chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT không đạt so với yêu cầu đề ra. Thời gian tới, các đơn vị cần phải thực hiện việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đúng quy định (có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng TLLT).
2.2.2.6 Thực trạng chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ Từ nhiều năm nay, UBND quận Sơn Trà đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc vào công tác văn thư kết nối và liên thông trong toàn thành phố Đà Nẵng.
UBND quận Sơn Trà đã ban hành Công văn số 224/UBND-PNV ngày 25/01/2022 về việc triển khai Quyết định Quy chế quản lý TLLT điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; Công văn số 678/UBND-PNV ngày 24/3/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc cập nhật một số tính năng mới liên quan đến lập hồ sơ công việc điện tử và thực hiện chuẩn hóa thư mục hồ sơ công việc điện tử. Các đơn vị phòng chuyên môn tại UBND quận Sơn Trà đã thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử, sắp xếp văn bản trong hồ sơ và kết thúc hồ sơ theo đúng quy định; thực hiện việc chuẩn hoá thư mục hồ sơ công việc (2 cấp) theo đúng quy định.
Về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan:
Trước đây, TLLT được thu thập chủ yếu dưới các dạng phi số (giấy tờ, sách, phim, băng ghi âm...). Gắn với ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của UBND quận Sơn Trà, đã hình thành ngày càng nhiều loại hình tài liệu số hay tài liệu điện tử với đa dạng về loại hình, định dạng kỹ thuật (văn bản text, audio, image, file...). Việc tồn tại đồng thời cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử đang đặt ra những yêu cầu mới trong thực thi các hoạt động quản lý, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử như lập hồ sơ, thống kê, thu thập, khai thác, bảo quản...
Ngoài các dạng tài liệu truyền thống như giấy, ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, các loại hình tài liệu mới đó là tài liệu điện tử đã xuất hiện ngày càng nhiều dưới dạng các tệp tin tài liệu. Trong đó tài liệu điện tử chủ yếu là tài liệu số hóa (tài liệu truyền thống được số hóa), ngoài ra còn có tài liệu số (tài liệu số nguyên sinh hay tạo lập ra đã là số) gồm tài liệu số được tạo lập từ các thiết bị số (như tài liệu ghi âm,
ghi hình…) và tài liệu số được tạo lập từ văn bản điện tử có chữ ký số được hình thành theo các hướng dẫn về sử dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch điện tử của các cơ quan, tổ chức.
Theo báo cáo thống kê công tác VTLT các năm 2021, 2022, 2023 của Phòng Nội vụ quận Sơn Trà, tài liệu thu thập được đa số là tài liệu điện tử. Số lượng tài liệu điện tử (văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ) tăng dần qua các năm (từ 2021 – 2023). Cụ thể là:
- Năm 2021, có 20556/20556 văn bản đi điện tử (100% văn bản đi điện tử); có 64179/68857 văn bản đến điện tử (chiếm tỉ lệ 93,2% tổng số văn bản đến); có 1008/1103 hồ sơ điện tử (chiếm 91,3% tổng số hồ sơ);
- Năm 2022, có 23321/23321 văn bản đi điện tử (100% văn bản đi điện tử); có 59470/62057 văn bản đến điện tử (chiếm tỉ lệ 95,8% tổng số văn bản đến); có 1044/1335 hồ sơ điện tử (chiếm 78,2% tổng số hồ sơ);
- Năm 2023, có 36543/36543 văn bản đi điện tử (100% văn bản đi điện tử); có 74480/83950 văn bản đến điện tử (chiếm tỉ lệ 88,7% tổng số văn bản đến); có 1421/2335 hồ sơ điện tử (chiếm 60,8% tổng số hồ sơ);
Điều này cho thấy xu hướng hiện nay (không chỉ tại UBND quận Sơn Trà mà trong toàn thành phố Đà Nẵng) là chuyển từ tài liệu giấy (truyền thống) sang tài liệu điện tử (tài liệu số và số hóa). Do vậy CTLT cũng theo xu hướng trên.
Việc hình thành đồng thời cả văn bản điện tử và văn bản giấy đang đặt ra thách thức đối với công tác quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ (từ khâu lập hồ sơ ở khâu văn thư đến khâu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan). Tuy nhiên, UBND thành phố Đà Nẵng và quận Sơn Trà đã kịp thời đầu tư cơ sở vật chất cần thiết như phần mềm, phương tiện lưu trữ…, nhất là việc ban hành các văn bản (như đã nêu trên), tổ chức tập huấn, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về yêu cầu, tiêu chuẩn, quy trình xử lý văn bản thống nhất, cách thức lập hồ sơ và phương pháp thu thập, lưu trữ tài liệu điện tử.
Về số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng cơ sơ dữ liệu quản lý TLLT tại lưu trữ cơ quan Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà
Công tác số hoá TLLT của nhiều năm trước khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của thành phố, bước đầu được thực hiện tại kho lưu trữ UBND quận Sơn Trà; các cơ sở dữ liệu, tài liệu số hoá bước đầu đáp ứng các yêu cầu khai