CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP, LỘ TRÌNH VÀ CÁC NGUỒN LỰC TỔ CHỨC THỰC HIỆN
3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà
3.2.3 Giải pháp nâng cao chất lượng về hoạt động nghiệp vụ
3.2.3.1 Nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà
Về nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc: Giải pháp này thực hiện thông qua việc tăng cường hơn nữa công tác lãnh đạo, chỉ đạo cán bộ, công chức tại các phòng chuyên môn phải thực hiện triệt để việc lập hồ sơ công việc đầy đủ. Tài liệu trong hồ sơ công việc cần được biên mục đầy đủ, sắp xếp theo trình tự thời gian đảm bảo mối liên hệ khách quan, phản ánh trình tự diễn biến hoặc trình tự công việc. Đồng thời, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ tài liệu điện tử đối với tất cả các loại công việc. Từng bước nâng cao chất lượng và yêu cầu nghiệp vụ đối với các hồ sơ tài liệu nộp lưu (cả hồ sơ tài liệu giấy và tài liệu điện tử) vào Lưu trữ cơ quan UBND quận.
Bên cạnh đó, nghiên cứu xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ công việc hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn, giúp lãnh đạo và công chức chủ động trong việc lập và quản lý hồ sơ công việc, tài liệu được chặt chẽ và khoa học; góp phần lưu giữ, bảo vệ an toàn toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn. Cán bộ, công chức các phòng chuyên môn cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ danh mục hồ sơ công việc để có ý kiến bổ sung các nội dung công việc còn thiếu, tạo ra nguồn tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan đầy đủ, phong phú, đa dạng; đồng thời kiểm soát được thành phần, khối lượng hồ sơ công việc, tài liệu đến hạn nộp lưu, tránh tình trạng để sót hồ sơ công việc, tài liệu đến hạn nhưng tại phòng làm việc. Thực hiện tốt giải pháp này sẽ giúp khắc phục được tình trạng yếu kém, nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức các phòng chuyên môn.
Về nâng cao chất lượng giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Ủy ban nhân dân quận: Để thực hiện tốt giải pháp này, cần tiến hành theo 2 bước:
Bước 1: Thực hiện tốt việc thu thập hồ sơ công việc. Cụ thể:
(1) Công chức hành chính - văn thư tại các phòng chuyên môn cần làm tốt các nhiệm vụ:
- Giúp lãnh đạo tại các phòng chuyên môn hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi phụ trách đúng thời hạn quy định.
- Định kỳ hàng năm báo cáo với lãnh đạo về tình hình lập hồ sơ công việc và bàn giao hồ sơ, tài liệu về Kho lưu trữ cơ quan của mỗi cán bộ, công chức (lập danh sách số lượng hồ sơ, tài liệu đã nộp và chưa nộp hàng tuần của cán bộ, công chức).
Đồng thời, có thể đề nghị lãnh đạo phòng chuyên môn phối hợp với Công đoàn phòng chuyên môn căn cứ bản tổng hợp tình hình lập và bàn giao hồ sơ, tài liệu để xét thành tích thi đua khen thưởng cuối năm của cán bộ, công chức. Đây có thể đánh giá là một trong những biện pháp hữu hiệu tác động tới ý thức của cán bộ, công chức phòng chuyên môn đối với việc lập hồ sơ công việc và bàn giao hồ sơ, tài liệu về Kho lưu trữ cơ quan.
- Thu thập, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, bảo quản và quản lý việc khai thác, sử dụng hồ sơ, TLLT tại Kho lưu trữ cơ quan.
(2) Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
* Chuẩn bị hồ sơ công việc để giao nộp vào Kho lưu trữ cơ quan
- Mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm kiểm tra lại các hồ sơ công việc đã kết thúc (kiểm tra sự thiếu, đủ tài liệu, cách sắp xếp tài liệu, đánh số tờ, cách biên mục tài liệu trong hồ sơ), hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản hồ sơ công việc theo đúng quy định; hệ thống hóa hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ công việc đã được duyệt và thống kê các hồ sơ công việc cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp.
- Trách nhiệm của lãnh đạo mỗi phòng chuyên môn: (1) Chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan. (2) Yêu cầu cán bộ, công chức của mỗi phòng chuyên môn có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của mình vào Kho lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định.
* Cần thu thập đầy đủ thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ cơ quan:
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao của từng cán bộ, công chức để xác định thành phần tài liệu nộp lưu, gồm:
- Về loại hình tài liệu: gồm tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu ảnh;
tài liệu điện tử (nếu có) ở tất cả các cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụ.
- Về thể loại tài liệu: Bản gốc, bản chính, bản sao (trong trường hợp không có bản gốc, bản chính).
* Thời hạn giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan - Tài liệu hành chính: Trong thời hạn 01 năm kể ngày tiếp nhận xử lý công việc.
- Tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử: nộp lưu cùng tài liệu hành chính.
* Thủ tục giao nộp và tiếp nhận tài liệu
- Cán bộ, công chức phòng chuyên môn kiểm tra chất lượng hồ sơ công việc đã lập trong năm (trong đó cần thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, sắp xếp tài liệu, đánh số tờ, biên mục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết tiêu đề hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn hiện hành của Phòng Nội vụ, xác định rõ thời hạn bảo quản) và thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu cho công chức hành chính - văn thư phòng chuyên môn.
- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao (cán bộ, công chức xử lý công việc), bên nhận (công chức hành chính - văn thư) có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với mục lục hồ sơ, tài liệu để phát hiện những hồ sơ, tài liệu còn thiếu. Việc giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phải lập thành biên bản có đủ chữ ký người giao, người nhận và xác nhận của lãnh đạo phòng chuyên môn; không tự ý loại tài liệu và tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu sau khi thu thập về Kho lưu trữ cơ quan cần được tổng hợp thành danh mục và sắp xếp theo thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 5 năm đánh giá lại, 1 năm đánh giá lại) để tạo thuận lợi cho công tác tra cứu, khai thác, sử dụng khi cần thiết.
Bước 2: Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan UBND quận đúng quy định. Cụ thể:
Khi nhận được kế hoạch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của Lưu trữ cơ quan UBND quận hằng năm, công chức hành chính - văn thư tại phòng chuyên môn cần tổng hợp danh mục hồ sơ, tài liệu (đã phân loại theo thời hạn bảo quản) tiếp nhận trong năm của mỗi cán bộ, công chức và của tập thể phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; báo cáo lãnh đạo phòng chuyên môn kế hoạch chi tiết về việc thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của phòng chuyên môn đó vào Lưu trữ cơ quan.
Đến thời hạn quy định, lãnh đạo phòng chuyên môn chỉ đạo công chức hành chính – văn thư thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan UBND quận. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp là toàn bộ các hồ sơ công việc hình thành trong năm đã kết thúc.
3.2.3.2 Đẩy mạnh hoạt động chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu và số hóa tài liệu giấy Lãnh đạo các phòng chuyên môn tích cực đôn đốc, chỉ đạo thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu một cách triệt để; thành lập các hội đồng xác định được giá trị tài liệu, trong đó xác định rõ tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời gian bằng số năm cụ thể, xác định tài liệu hết giá trị để hủy. Tăng cường quản lý các hoạt động chỉnh lý tài liệu, đảm bảo các yêu cầu, nguyên tắc, quy trình do nhà nước quy định. Hiện nay, khối lượng tài liệu tồn đọng tại các phòng chuyên môn thuộc UBND quận chiếm khối lượng tương đối lớn. UBND quận cần tăng cường hơn nữa nguồn ngân sách triển khai thực hiện hoạt động này. Tăng cường kiểm tra kết quả chỉnh lý của các cơ quan, đáp ứng yêu cầu do nhà nước quy định.
Tăng cường quản lý các hoạt động số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu số hóa đáp ứng các nguyên tắc, yêu cầu của TLLT điện tử. Tuy nhiên, cần phải nhấn mạnh rằng nếu muốn công tác số hóa tài liệu được thực hiện đúng quy định, các cơ quan phải tổ chức chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại, sắp xếp khoa học, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, xây dựng cơ sở dữ liệu, sau đó tiến hành số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm. Việc số hóa tài liệu trước khi chỉnh lý sẽ không mang lại bất kỳ lợi ích nào, ngược lại có thể gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc.
3.2.3.3 Nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định
Tổ chức khai thác và sử dụng TLLT đúng quy định là một nhiệm vụ quan trọng của Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà. Qua phân tích thực trạng hoạt động này, tác giả đề xuất một số giải pháp để thực hiện tốt hơn. Cụ thể như:
Lãnh đạo UBND quận và các phòng chuyên môn tích cực chỉ đạo và ban hành những quy định về thực hiện việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại cơ quan.
Trang bị các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng TLLT như: sổ nhập, xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu.
Bố trí phòng đọc, phương tiện, trang thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Đây là hình thức phổ biến nhất, cho phép độc giả nghiên cứu tài liệu trực tiếp tại phòng đọc. Tại đây, độc giả có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và sao chụp những tài liệu cần thiết. Cung cấp bản sao và chứng thực TLLT cho các đối tượng cần sử dụng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của tài liệu.
* Nhóm giải pháp tăng cường khai thác, sử dụng TLLT phục vụ nhân dân - Nâng cấp cơ sở hạ tầng: Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng lưu trữ, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, để đảm bảo tài liệu được bảo quản và truy cập một cách hiệu quả.
- Đơn giản hóa quy trình: Cải tiến quy trình tiếp cận tài liệu lưu trữ, giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.
- Đào tạo nhân lực: Tăng cường đào tạo nhân lực chuyên môn về lưu trữ, đảm bảo có đủ nhân lực có trình độ để quản lý và khai thác tài liệu.
- Ứng dụng công nghệ thông tin: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử để dễ dàng tra cứu và sử dụng tài liệu.