CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY
2.2 Kết quả khảo sát thực trạng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Sơn Trà giai đoạn 2021 – 2023
2.2.1 Thực trạng chất lượng hoạt động quản lý lưu trữ
2.2.1.1 Thực trạng chất lượng xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ
Cơ sở việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất về CTLT hiện nay là hệ thống văn bản quy định về lưu trữ đã được nhà nước ban hành tương đối đầy đủ trong thời gian qua. Thực tế cho thấy, cần phải có hệ thống các văn bản quản lý nhà nước chỉ đạo, hướng dẫn về CTLT để hoạt động này được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quận Sơn Trà. Chính vì vậy, hằng năm Phòng Nội vụ đã tham mưu cho UBND quận ban hành các văn bản để triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế của quận.
- Về quy định chung: Phòng Nội vụ đã giúp UBND quận xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT nói chung, trong đó có CTLT, tác động đến hoạt động này trên phạm vi của quận: Kế hoạch công tác công tác văn thư lưu trữ hàng năm; Công văn số 224/UBND-PNV ngày 25/01/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc triển khai Quyết định Quy chế quản lý TLLT điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; Công văn số 678/UBND-PNV ngày 24/3/2022 của UBND quận Sơn Trà về việc cập nhật một số tính năng mới liên quan đến lập hồ sơ công việc điện tử và thực hiện chuẩn hóa thư mục hồ sơ công việc điện tử…
Để đáp ứng tình hình của quận, UBND quận đã ban hành Quyết định số 2817/2020/QĐ-UBND ngày 27/7/2020 ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ quận Sơn Trà, áp dụng cho đến hiện nay. Quy chế công tác văn thư lưu trữ được áp dụng đối với HĐND và UBND quận; các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận; HĐND và UBND các phường trên địa bàn quận Sơn Trà.
- Việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT cũng được các đơn vị quan tâm, xây dựng. Theo Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ các năm 2021, 2022, 2023 của Phòng Nội vụ quận Sơn Trà, có 12/12 phòng chuyên môn thuộc UBND quận Sơn Trà (gọi chung là đơn vị) đã xây dựng và
ban hành quy chế văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, nội quy ra vào kho lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Đối với quy chế khai thác sử dụng TLLT có 11/12 đơn vị ban hành.
Tuy nhiên, hiện tại UBND quận Sơn Trà chưa có văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết về công tác quản lý lưu trữ tài liệu giấy (đối với tài liệu điện tử đã có quy chế riêng thực hiện theo quy định của UBND thành phố Đà Nẵng).
Liên quan đến việc xây dựng, cập nhật danh mục hồ sơ công việc và kế hoạch CTLT hằng năm, kết quả khảo sát đã chỉ ra trong giai đoạn nghiên cứu, 12/12 đơn vị tại UBND quận Sơn Trà thực hiện thường xuyên việc xây dựng, cập nhật danh mục hồ sơ công việc và kế hoạch CTLT hàng năm theo quy định.
Trên cơ sở thực trạng trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 1), có thể đánh giá chất lượng xây dựng và ban hành văn bản quản lý về CTLT chỉ đạt một phần so với yêu cầu đặt ra. Cụ thể là có quy định chung, nhưng chưa có quy định cụ thể về công tác quản lý lưu trữ tài liệu (đối với tài liệu giấy). Tồn tại một số phòng chuyên môn chưa ban hành quy chế khai thác sử dụng TLLT. Thời gian tới, cần thiết phải khắc phục tình trạng này thông qua việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy định cụ thể về công tác này tại UBND quận Sơn Trà. Thông qua đó, sẽ giúp hệ thống văn bản quy định về quản lý lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà được hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế.
2.2.1.2 Thực trạng chất lượng tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý CTLT và TLLT là một bộ phận buộc phải có trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý CTLT có chức năng giúp lãnh đạo quản lý CTLT trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với TLLT của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan; báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan hàng năm và lập kế hoạch thực hiện CTLT của cơ quan trong giai đoạn sắp đến.
UBND quận Sơn Trà đã thực hiện Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính Phủ (quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), chuyển chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ về Phòng Nội vụ quận. Phòng Nội vụ quận Sơn Trà đã bố trí một công chức trong biên chế được giao làm công tác tham mưu cho UBND quận Sơn Trà trong hoạt động quản lý văn thư lưu trữ trên địa bàn quận. Tại Văn phòng HĐND và UBND quận có 02 biên chế công chức chuyên trách văn thư lưu trữ: 01 Đại học văn thư lưu trữ phụ trách công tác văn thư, 01 Trung cấp văn thư lưu trữ phụ trách CTLT. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc còn lại của UBND quận bố trí một công chức phụ trách công tác VTLT đều là công chức kiêm nhiệm.
Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm thống nhất, tổ chức, quản lý công tác VTLT, TLLT của UBND quận Sơn Trà. Phòng Nội vụ có nhiệm vụ tham mưu UBND quận Sơn Trà xây dựng các văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác VTLT; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác VTLT đối với các phòng chuyên môn (12 đơn vị) thuộc UBND quận Sơn Trà.
Theo Báo cáo thống kê công tác VTLT các năm 2021, 2022, 2023 của Phòng Nội vụ quận Sơn Trà, có 12/12 phòng chuyên môn tổ chức bộ phận làm công tác tham mưu và tổ chức thực hiện CTLT. Trong đó có 01 lưu trữ chuyên trách đúng chuyên ngành (trình độ trung cấp), còn lại 11 người kiêm nhiệm (cả văn thư và lưu trữ). Điều này cho thấy trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức làm CTLT hiện chưa đồng đều. Tỷ lệ đào tạo đúng chuyên ngành thấp 2/12, tương đương 16,7%.
Đa số các cơ quan, đơn vị trực thuộc vì không có biên chế công chức chuyên trách CTLT nên CTLT chưa được thực thi tốt.
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 2), có thể đánh giá chất lượng tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện CTLT tại UBND quận Sơn Trà chỉ đạt một phần yêu cầu đề ra (có tổ chức bộ phận quản lý hoặc bố trí người làm CTLT; thiếu người có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành làm CTLT).
Có thể thấy những cán bộ làm công tác văn thư và CTLT của quận chủ yếu là kiêm nhiệm. Điều này đã nảy sinh một số khó khăn nhất định trong quá trình triển
khai, tổ chức thực hiện nghiệp vụ của công tác này trên thực tế. Do đó, thời gian đến, cần thiết phải khắc phục tình trạng này thông qua việc tuyển dụng thêm nhân sự đúng chuyên ngành lưu trữ hoặc tích cực tổ chức các khóa bồi dưỡng, đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ đối với các công chức kiêm nhiệm nêu trên. Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của CTLT hiện nay.
2.2.1.3 Thực trạng chất lượng tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ làm công tác lưu trữ
Trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến cách thức và phương pháp, tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại, sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm và ngược lại. Hơn nữa, hầu hết cán bộ làm lưu trữ là thành phần kiêm nhiệm, nghiệp vụ lưu trữ chưa tốt. Chính vì vậy, việc tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ của cho đội ngũ bộ làm CTLT là việc làm cần được thực hiện thường xuyên. Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác này, UBND quận Sơn Trà định kỳ hàng năm tổ chức các hội nghị chuyên đề, mở lớp tập huấn nghiệp vụ về CTLT cho cán bộ phụ trách lưu trữ. Khi Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng có kế hoạch, thông báo tổ chức hội nghị chuyên đề hoặc mở lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ (từ 2-3 lớp/năm), UBND quận Sơn Trà luôn cử cán bộ tham gia đầy đủ, nghiêm túc. Việc đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư hàng năm chủ yếu là bồi dưỡng; các lớp tập huấn, hướng dẫn nhằm nâng cao chất lập hồ sơ công việc điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của UBND thành phố Đà Nẵng; đối tượng là cán bộ, công chức làm công tác VTLT ở các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc quận. Qua các lớp tập huấn tuy ngắn hạn, năng lực chuyên môn nghiệp vụ của người làm lưu trữ đều đã được cải thiện.
Qua khảo sát thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 3), có thể đánh giá chất lượng tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ làm CTLT tại UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra.
2.2.1.4 Thực trạng chất lượng chất lượng bố trí, sắp xếp kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Hệ thống các kho quản lý tài liệu tại UBND quận Sơn Trà được đặt tại tầng trệt của tòa nhà 4 tầng, gồm kho quản lý tài liệu của văn phòng UBND, HĐND và các kho quản lý tài liệu của các phòng chuyên môn. Tại UBND quận Sơn Trà không có kho chuyên dụng để bảo quản TLLT.
Theo báo cáo thống kê của Phòng Nội vụ thì tổng diện tích kho là 190 m2, trong đó: diện tích kho không chuyên dụng là 152 m2, diện tích kho tạm là 38 m2.
Theo quan sát thực tế của tác giả, UBND quận Sơn Trà đã tận dụng các phòng với diện tích lớn nhỏ khác nhau tại khu tầng trệt để làm các kho bảo quản TLLT. Hệ thống các kho này chưa được cải tạo, còn mang tính tạm thời, mùa nắng thì nhiệt độ tăng cao, mùa mưa thì ẩm thấp. Trong khi đó, trang thiết bị của kho thì còn thiếu thốn (không có hệ thống chống đột nhập, điều hòa trung tâm, máy hút bụi, máy quét); điều hòa nhiệt độ 01 chiếc, đo nhiệt độ, độ ẩm 02 chiếc, camera giám sát 01 chiếc. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, quạt thông gió thì tương đối. Tài liệu trong kho còn bề bộn, được sắp xếp chưa đảm bảo nguyên tắc khoa học, vẫn còn tài liệu bó gói để trong kho tạm.
Trên cơ sở các nội dung trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 4), có thể đánh giá chất lượng bố trí, sắp xếp kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT tại UBND quận Sơn Trà chỉ đạt một phần so với yêu cầu đề ra. Thể hiện qua việc diện tích kho chưa đảm bảo, tài liệu chưa được sắp xếp khoa học, chưa bố trí đầy đủ trang thiết bị bảo quản,. Thời gian tới, cần thiết phải xem xét nâng cấp, cải tạo hoặc bố trí địa điểm phù hợp giúp Kho quản lý tài liệu đạt yêu cầu về diện tích, bổ sung thêm trang thiết bị bảo quản, quan tâm sắp xếp TLLT trong kho một các khoa học. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp hoàn thiện hệ thống kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT.
2.2.1.5 Thực trạng chất lượng thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Từ năm 2018, chế độ báo cáo được thực hiện theo Thông tư 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
UBND quận Sơn Trà đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác VTLT và
chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác VTLT, trong đó có các nội dung thống kê về CTLT.
Hàng năm, các phòng chuyên môn và UBND các phường thuộc quận, thống kê số liệu, báo cáo tình hình CTLT của đơn vị mình nộp về Phòng Nội vụ quận. Sau đó, Phòng Nội vụ tổng hợp và báo cáo Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng. Các đơn vị thuộc quận và Phòng Nội vụ đều xây dựng báo cáo chi tiết về nhân sự làm CTLT, tổ chức bộ phận lưu trữ, thống kê số lượng, hồ sơ tài liệu, thống kê về diện tích kho lưu trữ, trang thiết bị phục vụ lưu trữ, khối lượng TLLT thu thập, kinh phí cho hoạt động lưu trữ.
Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị chưa hiểu đúng về thuật ngữ: giá cố định, giá di động dẫn đến thống kê không chính xác trong số liệu báo cáo.
Nhìn chung UBND quận Sơn Trà đã thực hiện đầy đủ chế độ thống kê thông tin, báo cáo thường xuyên, định kỳ, đột xuất, báo cáo thống kê tổng hợp về công tác VTLT (trong đó có nội dung CTLT) gửi Sở Nội vụ và UBND thành phố theo đúng nội dung và đúng thời gian quy định.
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 5), có thể đánh giá chất lượng thống kê về CTLT và TLLT hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra.
2.2.1.6 Thực trạng chất lượng kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong CTLT luôn được thực hiện kết hợp chung với hoạt động văn thư từ khâu xây dựng ban hành kế hoạch đến khâu tổ chức thực hiện và báo cáo.
Hàng năm, thực hiện Kế hoạch VTLT của quận, phòng Nội vụ đã xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT đối với 12/12 phòng chuyên môn với mục đích tăng cường chức năng quản lý nhà nước về công tác VTLT và phục vụ cho đoàn kiểm tra của thành phố Đà Nẵng về công tác VTLT.
Các cuộc kiểm tra đã chỉ ra các ưu điểm, cũng như hạn chế về công tác VTLT của các đơn vị góp phần giúp quận chỉ đạo thực hiện đúng các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn của cấp trên. Đồng thời, qua các cuộc kiểm tra cũng đã góp phần nâng cao trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về công tác VTLT, nâng
cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác VTLT, từng bước đưa công tác VTLT đi vào nề nếp theo các quy định của Nhà nước.
Hoạt động kiểm tra với các nội dung tập trung vào việc quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các cơ quan như: thực hiện quản lý, nghiệp vụ công tác VTLT (Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, quản lý con dấu, thực hiện lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại cơ quan tổ chức) thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác VTLT hàng năm theo quy định của pháp luật.
Trên cơ sở thực trạng nêu trên và căn cứ vào tiêu chí đánh giá chất lượng đã đề xuất tại Mục 1.2 (Tiêu chí 6), có thể đánh giá chất lượng kiểm tra và xử lý vi phạm trong CTLT tại UBND quận Sơn Trà đạt yêu cầu đề ra.