CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY
2.3 Nhận xét, đánh giá
2.3.1 Kết quả đạt được và nguyên nhân
Kết quả nghiên cứu đã chỉ ra, CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà đạt được một số kết quả chủ yếu như sau:
- Về hoạt động quản lý:
+ Phòng Nội vụ tham mưu UBND quận Sơn Trà đã ban hành một số văn bản hướng dẫn, quy định chung về CTLT và TLLT, trong đó có đề cập đến lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn thuộc UBND quận Sơn Trà, cung cấp cơ sở pháp lý nền tảng cho quản lý lưu trữ tài liệu tại đây.
+ Đã tổ chức bộ phận quản lý và bố trí người làm CTLT.
+ Thường xuyên tổ chức và cử cán bộ, công chức làm nhiệm vụ lưu trữ, tham gia đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ.
+ Bố trí Kho Lưu trữ cơ quan (UBND quận Sơn Trà) độc lập, cơ bản tạm đủ diện tích để bảo quản an toàn tài liệu; các kho lưu trữ có nội quy hoạt động và được trang bị thiết bị bảo quản TLLT.
+ Các phòng chuyên môn của UBND quận Sơn Trà thực hiện tốt chế độ báo cáo thường xuyên, đột xuất về CTLT và TLLT hình thành trong quá trình hoạt động theo quy định.
+ Có kế hoạch và thực hiện tốt hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong CTLT.
- Về thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
+ Các phòng chuyên môn đã thực hiện lập hồ sơ công việc đối với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử; thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND quận Sơn Trà đúng quy định.
+ Bộ phận quản lý lưu trữ đã thực hiện thường xuyên, nghiêm túc việc kiểm tra, hướng dẫn việc lập và nộp lưu hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; có kế hoạch thu thập hồ sơ công việc, TLLT vào Lưu trữ cơ quan và thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
+ Đẩy mạnh ứng dụng những thành tựu công nghệ vào hoạt động quản lý và khai thác, sử dụng TLLT.
* Nguyên nhân của những kết quả đạt được
- Đạt được những kết quả trên là do lãnh đạo UBND quận Sơn Trà, cán bộ, công chức của bộ phận quản lý và làm lưu trữ đã quán triệt và thực hiện ngày một tốt hơn quy định của cấp trên về CTLT.
- Bên cạnh đó là sự quan tâm sát sao, chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo UBND quận Sơn Trà, sự chủ động, tích cực trong thực hiện hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ, công chức bộ phận quản lý và làm lưu trữ tại các phòng chuyên môn thuộc UBND quận.
2.3.2 Hạn chế, tồn tại, nguyên nhân và những vấn đề đặt ra
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, CTLT tại UBND quận Sơn Trà vẫn còn một số hạn chế, tồn tại chủ yếu như sau:
- Về hoạt động quản lý lưu trữ:
+ Chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể về CTLT tài liệu đối với tài liệu giấy hình thành trong trong quá trình hoạt động của các phòng chuyên môn (ví dụ chưa có văn bản chỉ đạo về nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp về quản lý, chưa có quy định, hướng dẫn về hoạt động nghiệp vụ quản lý tài liệu như lập hồ sơ, thu thập, bảo quản …).
+ Bộ phận nhân sự làm CTLT chủ yếu là kiêm nhiệm, thiếu người có trình độ đúng chuyên ngành lưu trữ dẫn đến hiệu quả chưa cao trong việc tham mưu, quản lý và thực hiện CTLT.
+ Chưa có kho lưu trữ chuyên dụng. Kho lưu trữ mặc dù đã được UBND quận Sơn Trà bố trí độc lập, nhưng kho chưa được cải tạo đúng tiêu chuẩn quy định, chưa được bố trí đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu cần thiết, tài liệu trong kho chưa được sắp xếp khoa học, vẫn còn tài liệu đang trong tình trạng bó gói tại kho tạm của các cơ quan, đơn vị.
- Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
+ Việc lập hồ sơ công việc (giấy) vẫn còn một số lỗi: chưa thực hiện nhóm văn bản, sắp xếp văn bản trong hồ sơ; chưa sắp xếp, biên mục hồ sơ giấy… Vẫn còn tài liệu đến hạn chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan và chưa lập biên bản giao nộp và mục lục hồ sơ nộp lưu.
+ Việc thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu chưa triệt để; việc xác định được giá trị tài liệu, trong đó xác định rõ tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời gian bằng số năm cụ thể, xác định tài liệu hết giá trị để hủy vẫn còn nhiều vướng mắc; hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được giao nộp vào lưu trữ lịch sử chưa đúng thời gian quy định.
+ Còn chậm trễ trong công tác số hóa tài liệu giấy của những năm trước khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
+ Việc thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu chưa thường xuyên; sắp xếp tài liệu trong kho chưa đúng quy định, vẫn còn tình trạng bụi, bẩn, ẩm mốc, tài liệu chưa được sắp xếp ngăn nắp; nhiệt độ trong kho lưu trữ chưa đảm bảo duy trì tốt để bảo quản tài liệu.
+ Các đơn vị phòng chuyên môn chưa thực hiện việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đúng quy định (chưa có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng TLLT như: sổ nhập, xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu); 100% các cơ quan, đơn vị chưa bố trí phòng đọc, phương tiện, trang thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ...
*Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại
- Nhận thức về tầm quan trọng của CTLT của lãnh đạo các cấp, các ngành, các địa phương trong thành phố Đà Nẵng và UBND quận Sơn Trà tuy đã được nâng lên nhưng chưa thực sự đầy đủ và toàn diện. Do vậy, sự lãnh đạo, chỉ đạo chưa sâu sát, quyết liệt, chưa quan tâm đầu tư kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu, đặc biệt là tổ chức chỉnh lý và số hóa TLLT còn hạn chế.
- Tổ chức bộ máy của cơ quan quản lý CTLT của quận chưa phát huy tốt vai trò, hiệu quả. Phòng Nội vụ quận Sơn Trà là cơ quan giúp UBND quận quản lý công tác VTLT trên địa bàn, vừa thực hiện các hoạt động VTLT tại cơ quan nên rất khó khăn trong việc quản lý công tác VTLT. Cán bộ phụ trách tham mưu cho UBND quận về hoạt động quản lý công tác VTLT lại không được đào tạo đúng chuyên ngành.
Chính vì vậy, cơ quan này vẫn chưa phát huy được vai trò, chưa thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ do UBND quận giao.
- Bộ phận quản lý lưu trữ và người làm lưu trữ tại các đơn vị chuyên môn chưa phối hợp nghiên cứu, tham mưu kịp thời cho lãnh đạo UBND quận Sơn Trà ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về CTLT tài liệu giấy hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà. Đây là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến một số khâu trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ chưa đạt chất lượng như mong muốn.
- Nguồn nhân lực (lực lượng công chức, viên chức) làm lưu trữ tại các cơ quan tổ chức còn thiếu và yếu về chuyên môn nghiệp vụ, phần đa là kiêm nhiệm nên dành thời gian cho CTLT quá ít, thậm chí bỏ lơ; chưa nghiên cứu sâu các văn bản quy định, hướng dẫn công tác VTLT, chậm trễ trong việc cập nhật các văn bản quy định, hướng dẫn mới, dẫn đến thực hiện chưa đúng quy định về lập hồ sơ công việc. Bên cạnh đó, một số cán bộ, công chức nhận thức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (mặc định coi công việc này là nhiệm vụ của cán bộ hành chính - văn thư).
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ hàng năm vào vào Lưu trữ cơ quan chưa được duy trì nề nếp và thực hiện nghiêm túc, tình trạng tài liệu còn tồn đọng lưu tại bàn làm việc và tủ cá nhân chưa nộp lưu vào lưu trữ đúng quy định là nguyên nhân cơ bản tiếp tục phát sinh tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý và lưu trữ theo đúng quy định trong thời gian tới.
- CTLT chưa được quan tâm đầu tư đúng mức: Kho lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo quy định của Nhà nước. Việc bố trí kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ công việc, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động còn nhiều hạn chế; chủ yếu là kinh phí phục vụ chỉnh lý tài liệu; Trang thiết bị phục vụ cho số hoá TLLT chưa đầy đủ.
- Công tác kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn của bộ phận quản lý lưu trữ có lúc, có thời điểm chưa thật sự quyết liệt, chưa kịp thời; nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức làm lưu trữ về tầm quan trọng của CTLT tài liệu tuy đã được nâng lên nhưng vẫn còn chưa đầy đủ, chưa toàn diện (có xu hướng chú trọng lưu trữ điện tử), dẫn đến việc tổ chức thực hiện còn nhiều hạn chế; chưa có sự quan tâm đúng mức cho công tác này.