Báo cáo nhóm học phần hệ thống thông tin quản lý chủ Đề 7 hệ thống quản lý văn bản tài liệu

Các bước của quy trình quản lý văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành kể cả bản fax, văn bả

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NANG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

HE THONG QUAN LY VAN BAN - TAI LIEU

Nhóm sinh viên thực hiện : MIS2002_48KI7.I_ Nhóm 2

MUC LUC

A CO SO LY THUYET cccsssssssssssesscsssssssssessssssssessscssssssssssessssssssesessssasseasessessescescenes 5

I TONG QUAN VE NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN - TÀI LIỆU 5

H TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIÊN THÔNG VIỆT NAM (VNPT) VÀ QUY

1 Khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) csssss 6

2 Các bước của quy trình quản lý văn bản đến 2-5 2 2111152121211 11112121 2e te 7 2.1 Tiếp nhận văn bản đến 222 S1 S111 111111111511 11 1512111111111 151 01 551 nẻ 8 2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến -¿- 22 2221221122211 8 2.3 Đóng dấu văn bản đến, vào số, đính phiếu giải quyết van ban eee: 9 2.4 Trinh, chuyén giao van ban dén (Phân công đơn vị, cá nhân thye hién) 10 2.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến se cssằa 11 2.6 Lưu trữ văn bản hoặc chuyền qua Quy trình Soạn thảo văn bản đi 12

I TONG QUAN VE ODOO VA MODULE QUAN LY VAN BAN - TAI LIEU

3.2 Nhược điểm ST T121 1511111155111 51 E121 1n TH HH HH nhung 15

Il UNG DUNG PHAN MEM ODOO VA MODULE ODOO DOCUMENTS VÀO QUY TRINH QUAN LY VAN BAN DEN CUA TAP DOAN VNPT 15

1 Dang ky va str dung hé thong ccccsecceeceeseesesseseeseeseessesecsesseseetsesesssesessesees 16

2 Ứng dụng các tinh nang phan mém vao quy trình quản lý văn bản đến 17

2.1 Tiếp nhận văn bản đến 222 SH 5111111 535315151111 1515151151111 12121 E525 17

1

DANH MỤC HÌNH

lì 0i ai 7

Hình 2 — Quy trình xử lý văn bản đến 5-52 SE E1221121211.1121 2112112 2g 7

Hình 3 — Odoo và các modules của doO c1 21211111111 21111111 1011111111111 va 12

Hình 5 — Quy trình xử lý văn bản đến 5-52 S1 22121121121 11.11 21212222 xg re 15

Hinh 7 — Két nối với công ty đã thiết lập - + 2 1T E1 2111121111121121121 11121 x2 16

Hinh 8 — Chon Module Odoo Documents 000000 000i cccecenesececeeneenssececeentntieeseees 17 Hinh 9 — Giao diện chính của phân hệ - 5 0 2: 2222212121121 121112211181 1 122211112 17

Hình 10 — Tải lên văn bản - - - S2 2 2112122121111 11111 1110111111111 11111111 11 11111611 1kg 18

Hình 12 - Yêu cầu văn bản s: 2222 2221112221122 12k 19 Hinh 13 - Thêm thông tin văn bản yêu cầu 2: 552 2S 212212512125125221222212122 2e 19

Hình 14 - Tải lên văn bản yêu cầu - 52 1111 11111111127111 11112111 1212121 erreg 20

Hình 15 — Xem thông tin văn bản c1 2021211211 121111112 112 11 1120111111118 1 kg 20 Hình 16 — Xem nội dung văn bản 2 2 22 122122211211 151 11311111511 11211 1110111182111 rkg 21 Hình 17 — Giao diện xem nội dụng văn bản - cece 1211221122112 111211812 1812811 s2 21 Hinh 18 — Khu vực làm viỆc n HS HH HS HS n ST ST T1 1111151111151 1 1111 11k tk 1n 1 1xx xẻ 22

Hit 19 — The aaaaaaaiaiaiiiaiađaiaiadiaadađddiididdả4Ả 23 Hình 20 — Người phụ trách, người liên hệ -.- 2 2 2122 1122111111121 1211111 xe, 23 Hinh 21 — Thong tin chi tiết của văn bản - 2 2 2s22E219EE22122712221212221212 22 2e 24

Hinh 22 — Thêm người liên hệ - ccc ce 22112111221 121 1151113 11111111 1111111111118 1 ng 24 Hinh 23 — Chọn người liên hệ L1 2212211121121 1121 1111122111211 111 1111111111111 1 E8 xk 25 Hinh 24 — Chọn người phụ trách - 122122211211 12111211111 1111121211211 181 10111111111 xk6 25

Hinh 25 — Giao diện quan sát các hoạt động cần làm 1S SH 1111112111 te 26 Hinh 26 — Tạo nhiệm vụ - - G0102 10 11111111111 Sn SH n SE nnnn ng 111511111115 11111111 sxx 26 Hinh 27 — Thêm thông tin nhiệm vụ 2 22121122112 11251 1211121112111 11 211182111 kg 27

Hình 28 — Một số tính năng khác 5 s22 E151E7111271211111211111 1212111 1n 27

Hinh 29 — Chia sẻ văn bản - 12 112112211211 1211111111 1211110111011 1 1110111211112 kg 28 Hinh 30 — Giao diện văn bản nhận được khi được chia sẻ 2G 2222221122 28 Hình 31 — Cắt văn bản thành nhiều van ban no ccs eesseeeseeeseseeeeeneeeeesees 29 Hinh 32 — Khung chat thảo luận - 5 2c 2212222211121 1211221122111 111 1111811111 cờ 29 Hình 33 — Bộ lọc tìm kiếm 55 2221 12221122221122211122111221112.1 2 rde 30

Quản lý tài liệu đề cập đến các quy trình và tài nguyên cần thiết

để tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu và tự động hóa quy trình làm

việc trong một công ty hoặc tổ chức Tài liệu có thể ở định dạng bản cứng hoặc kỹ thuật số và một doanh nghiệp có thể cần lưu trữ hợp

đồng, biểu mẫu, hóa đơn, đơn xin việc, thông tin ghi danh phúc lợi và nhiều hồ sơ khác

Quản lý văn bản - tài liệu trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ chính sau:

= Quan ly van ban di: Cac van bản được tổ chức soạn thảo và gui ra ngoai pham vi don vi

= Quan ly van ban dén: Cac van bản được gửi đến từ các cơ

quan, tổ chức bên ngoài

= Quan ly van ban ndi bé: Cac văn bản, tài liệu thuộc phạm vi lưu hành nội bộ trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp

"._ Quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản

= Quy trinh théng kê, tra cứu và sử dụng tài liệu

= Bdo quan, lưu trữ tài liệu

z” Bảo mật và quản lý quyền truy cập

Il TAP DOAN BUU CHINH VIEN THONG VIET NAM (VNPT) VÀ QUY TRINH QUAN LY VAN BAN DEN

1 Khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT)

a/Tén giao dịch quốc tế:Vienam Posts and

Cung cấp cho khách hàng và đối tác các sản phẩm, dịch vụ Viễn thông - CNTT - Truyền thông và Dịch vụ số chất lượng, đột phá, sáng tạo

Trở thành trung tâm số (Digital Hub) của khu vực châu Á

Tôn vinh và đánh giá giá trị đích thực của người lao động Tiên phong trong các hoạt động về cộng đồng

Dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin và

truyền thông đa phương tiện

= Khao sat, tu vấn, thiết kế, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa

chữa, cho thuê các công trình viễn thông, công nghệ thông tin

- Nghiên cứu, phát triển, chế tạo, sản xuất thiết bị, sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin

- Thương mại, phân phối các sản phẩm thiết bị viễn thông,

công nghệ thông tin

“_ Dịch vụ quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tổ chức hội nghị hội thảo, triển lãm liên quan đến lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin

“_ Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng

= Dich vy tài chính trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông đa phương tiện

2 Các bước của quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy

phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể

cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, qua phần mềm quản lý

văn bản và điều hành, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

= Truong hợp tài liệu bị thiếu, mất, không còn đảm bảo tính nguyên vẹn thì người nhận phải báo cáo với người có trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập báo cáo

= Đối với văn bản được chuyển giao bằng máy fax hoặc qua mạng, người nhận phải kiểm tra số lượng văn bản, đối chiếu,

kiểm tra sai sót và báo cáo

2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

“_ Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn

thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận

Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng

ký

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu câu:

Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc

trước để giải quyết kịp thời

Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu

vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp

phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến

mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại

bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

2.3 Dong dau van ban den, vào số, dính phiêu giải quyềt văn bản

a/ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong

những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được

chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,

phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

âu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn

b/ Đăng ký văn bản đến:

Việc đăng ký văn bản đến phải bảo dam day đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc

theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến

Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc

Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Lập Sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ số lượng văn bản đến hàng

năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

Đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

* Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn

bản đến trên máy vi tính

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình

phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản

đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản

lý

Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng

để đăng ký văn bản mật đến

10

2.4 Trình, chuyển giao văn bản đến (Phân công đơn vị, cá nhân thực hiện)

a/ Trình văn bản đến:

Văn bản đến được văn thư trình cho lãnh đạo xem xét, lãnh đạo

ghi ý kiến xử lý các văn bản đến

b/ Chuyển giao văn bản đến:

Văn bản phải được trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày

làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền và chuyển giao cho đơn

vị hoặc cá nhân được giao xử lý theo quy chế công tác văn thư và cơ

quan, tổ chức

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Việc chuyển giao phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản

Căn cứ nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan,

chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, giải quyết Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời

hạn giải quyết

= Trinh, chuyén giao van bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết

được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” hoặc Phiếu giải

quyết văn bản đến theo mẫu Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển

cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết có ký xác nhận

“_ Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư

cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ

đạo giải quyết trên Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào

Hệ thống các thông tin: Đơn vị người nhận, ý kiến chỉ đạo xử

lý, thời hạn quyết định, chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết

ll

= Truong hgp van ban điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư

cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có

thẩm quyền giao chủ trì giải quyết 2.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a/ Giải quyết văn bản đến:

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản

đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

“ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm

phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá

nhân

b/ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

> Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được

theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

> Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

> Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được

giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính

để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

âu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ

> Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

12

2.6 Lưu trữ văn bản hoặc chuyển qua Quy trình Soạn thảo văn bản đi

Lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định và tạo thêm một bản mềm

để dự phòng Danh sách hồ sơ, tài liệu có thể tạo bằng bảng tính

excel để dùng chức năng dẫn link, liên kết với tập tin hình ảnh lưu

trữ của bộ hồ sơ, tài liệu tương ứng

B CAC TINH NANG CUA PHAN MEM

I TONG QUAN VE ODOO VA MODULE QUAN LY VAN BAN - TAI

LIEU ODOO DOCUMENTS

1 Giới thiệu về phần mềm Odoo

Odoo (tên gọi cũ là OpenERP) là một trong những phần mềm ERP mã nguồn mở

hàng đầu trên thế giới, tích hợp nhiều ứng dụng và module cơ bản như CRM, POS (quan lý bán hàng), HRMI (quản lý nhân sự), WMS (quản lý hàng tổn kho), quản lý dự án vào một phần mêm duy nhật

Odoo Community Edition (Phién ban mién phú: Đã được tích hợp sẵn một số

module như CRM, HRMI, POS và với mã nguồn mở Một vải điểm hạn chế chính là

khó nâng cấp phiên bản, thiếu hỗ trợ lưu trữ và các tính năng nâng cao so với phiên bản Odoo Enterprise Ngoài ra, phiên bản Odoo Community miễn phí cũng không hỗ

13

trợ phiên bản điện thoại và mobile app, các tính năng của module cũng bị hạn chế hơn

so với phiên bản trả phí

Odoo Enterprise Edition (Phiên bản trả phú): Được hỗ trợ nhiều tính năng không giới hạn bên trong hệ thống, được nhà phát triển nâng cấp thường xuyên và hỗ trợ lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây từ Odoo SA, có thé str dụng các tính năng nâng cao bên trong module kế toán, quản lý dự án, quản lý khách hàng, kho hàng & sản xuất mà phiên bản Odoo Community không thể đáp ứng được Phiên bản Odoo

Enterprise được tính phí dựa trên mỗi user trong một hệ thống

2 Odoo Documents la gi?

Odoo Document giống như một kho lưu trữ tập trung với khả năng lưu trữ và tô chức các tệp và tải liệu, cho phép truy cập, chia sẻ và hợp tác thuận tiện p1ữa các người dùng Cho đù các tài liệu đó là hợp đồng, các đề xuất, kế hoạch dự án hoặc bắt kỳ tài liệu quan trọng nảo khác, module này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể quản lý các tệp của mình một cách dê dàng, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất công việc

14

3 Ưu điềm và nhược điểm của phân mêm trong quản ly văn bản - tài liệu

3.1 Ưu điểm

Tổ chức tài liệu dé dàng: Tài liệu có thể được phân loại theo các danh mục, thẻ, vả thư mục riêng, giúp việc tìm kiếm và truy cập không chỉ trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian mà cảm đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất của

tài liệu

Chia sẻ tài liệu linh hoạt: Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với các thành viên trong tổ chức một cách nhanh chóng và an toản Bên cạnh đó, Odoo Document cũng hỗ trợ việc chia sẻ tài liệu với bên ngoài tô chức thông qua việc tạo các liên kết và cung cấp quyên truy cập cho người dùng bên ngoài Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác: Quản lý dự án, Quản lý khách hang (CRM) va Quan ly nhan sự Việc tích hợp giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả của các quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất

Quản lý phiên bản tài liệu: Cung cấp chức năng quản lý phiên bản tài liệu,

giúp người dùng xem lai va so sánh các phiên bản trước đó của một tài liệu,

theo đối quá trinh chỉnh sửa của tài liệu

Bảo mật và quyền truy cập: Cung cấp các cài đặt bảo mật và quyên truy cập chi tiết, cho phép người quản trị xác định quyền truy cập của từng người dùng Điều này đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thê truy cập

và sửa đôi tài liệu, đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp Tăng cường sự hợp tác: Nhờ tính năng chỉnh sửa đồng thời, nhiều người có thể làm việc trên củng một tải liệu củng một lúc Các thành viên có thé gui tin nhắn, bình luận và chia sẻ ý kiến trực tiếp trên tài liệu, tạo điều kiện cho sự giao tiép liền mạch và hiệu quả

Ngoài ra còn có các ưu điểm khác như: Chỉ phí triển khai ban đầu hợp lý, là

nên tảng hỗ trợ toàn cầu, có đội ngũ chuyên gia đăng cấp và giàu kinh nghiệm

để phát triển và nâng cấp phần mềm, thiết kế tối giản hóa - thân thiện với người dùng

15

3.2 Nhược điểm

H

Quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp: Điều này sẽ tạo nên áp lực lớn đối với doanh nghiệp, gây lãng phí thời gian, sức lực, tiền của

Thiếu sự hỗ trợ từ nhà cung cấp: Việc sửa lỗi của Odoo thường mất nhiều

thời gian để giải quyết, và một số người cũng đã đề cập rằng giá của các lớp dao tạo là quá cao

Khó duy trì hệ thống: Nếu doanh nghiệp không có kiến thức về IT và đội

ngũ CNTT nội bộ cần thiết, điều này sẽ là một trở ngại lớn khi doanh nghiệp

sử dụng giải pháp của Odoo

Khó khăn trong việc mở rộng và phát triển phần mềm: Đề có thể đễ dàng tủy chỉnh theo mọi mô hình hoạt động thì phan mềm Odoo ERP đã được đóng

gói sẵn Việc nảy gây khó khăn không nhỏ cho công cuộc mở rộng và nâng

cấp hệ thống quản trị theo dòng thời gian phát triển của các doanh nghiệp Đặc biệt, nếu không thế thay đổi, chỉnh sửa kịp thời thì công ty rất dé bi su biến động thị trường chèn ép và bị đối thủ bỏ lại phía sau

Không đáp ứng được hết các nhu cầu nâng cao: Phần mềm được lập trình sẵn như phần mềm Odoo chắc chắn không thể thỏa mãn hết nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp Bởi cơ sở dữ liệu nhân sự nếu lên đến cả nghìn người

sẽ khiến phần mềm Odoo trở nên vô hiệu ngay lập tức

Chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ ỨNG DỤNG PHẢN MÈM ODOO VÀ MODULE ODOO DOCUMENTS

VÀO QUY TRINH QUAN LY VAN BAN DEN CUA TAP DOAN VNPT

Vận hành doanh nghiệp chí cần một nền tắng duy nhất

ứng dụng được tích hợp, dễ sử dụng và được hàng triệu người dùng yêu thích

Bắt đầu ngay Hoàn toàn miên ph Gp chuyén gia

Một ứng dụng mọi nhu cầu

THÚC ĐẤY KINH DOANH TICH HOP DICH VỤ DON GIAN VAN HANH

CRM Pos Bán hàng Dự án Bảng chấm Hồ trợ Tên kho MRP Mua We

Hinh 6 — Chọn vùng dữ liệu

> Sau khi ấn chọn [My Databases], màn hình xuất hiện công ty mà nhóm đã

tạo Ấn [Kết nói] để đi đến màn hình chung của hệ thống

cong-ty-tnhh-van-toan2 @ >

Hình 7 — Kết nồi với công ty đã thiết lập

> Án [Tài liệu| đê được chuyên đên Module Odoo Documents mà nhóm đã chọn lúc tạo tài khoản

17

® » + ©

Hinh 8 — Chon Module Odoo Documents

> Man hinh chuyén dén giao dién chinh cua phan hé quan ly van ban - tải liệu

của công ty

Báo cáo tài chính T1/2 210604_CV 2506 NS T PL3.VPSAS.12 pdf 10604_CV 2506 NS_T

Tài liệu yêu cầu _VB liên thông điển tử

Hinh 9 — Giao điện chính của phân hệ

2 Ứng dụng các tính năng phần mềm vào quy trình quản lý văn bản đến

2.1 Tiếp nhận văn bản đến

* Thêm văn bản đến:

Hệ thống cho phép người dùng tải các công văn, báo cáo, tài liệu từ máy chủ lên

hệ thống Nếu văn bản đến là văn bản giấy, người dùng phải scan văn bản giấy và nhập các thông tin từ văn bản giấy vào hệ thống Sau đó, sử dụng chức năng [Tải lên]

18

Hinh 10 — Tải lên văn bản

lỀ niiệu niệu céuhin

Bộ Phận Nhân sự DS eee eee sirer!

Bộ Phận Sản xuất = báo các tài chính - Vinamilk

Hình II — Tải lên văn bản

Ngoài ra, người dùng còn có thê sử dụng tính năng [Yêu cầu] đê yêu câu một ca

nhân, phòng ban tải tài liệu lên trong một khoảng thời gian nhất định

19