Công nghệ cấp phòng ban trong tổ chức Được xác Định qua những phương diện nào? trình bày phương pháp Định vị công nghệ cấp phòng ban của charles perrow

Trong phương pháp định vị công nghệ cấp phòng ban, Charles Perrow đã phân loại công nghệ dựa trên sự đa dạng và phân tích nhiệm vụ, từ đó đề xuất các mô hình cấu trúc tổ chức phù hợp cho

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA QUAN TRỊ KINH DOANH

-000 -

University of Economics

BÀI TẬP CÁ NHÂN MON: LY THUYET & THIẾT KẾ TỎ CHỨC

CHU DE SO 16:

“Công nghệ cấp phòng ban trong tổ chức được xác định qua những phương điện nào? Trình bày phương pháp định vị công nghệ cấp phòng ban của Charles Perrow Khi công nghệ của của một phòng ban là công nghệ theo thủ tục, thì cầu trúc của phòng ban này cần thiết kế theo mô hình nào? Cầu trúc của phòng ban này có đặc điểm gì? Bạn hãy chỉ

ra một phòng ban của công ty mà bạn biết trên thực tế có công nghệ theo thủ tục, cho biết cầu trúc của phòng ban này có đặc điểm gì?”

Giảng viên : Th.S Ngô Xuân Thủy

Họ và tên sinh viên : Trần Dương Quỳnh Trang

Đà Nẵng, tháng 10 năm 2024

MỤC LỤC

) 00909 2 — 2

IL Công nghệ cấp phòng ban trong tổ chức s5 s E2 E111 1111k 3

1 Khái niệm - - L LH S910 ng g5 111k HE 1 1500555111 kkkkkkkk vsy 3

2 Xác định công nghệ cấp phòng ban trong tổ chức - - 5: t3 set 4 III Phương pháp định vị công nghệ cấp phòng ban của Charles Perrow 6

IV Khi công nghệ của của một phòng ban là công nghệ theo thủ tục, thì cầu trúc của phòng ban này cần thiết kế theo mô hình nào) 52 c1 SE SE te EtExExererrret 10

1 Công nghệ theo thủ tỤc L2 1 212221122112 2212 2118211111111 Hà 10

2 Thiết kế mô hình và đặc điểm cầu trúc phòng ban 525 sex cerren 10

3 Dac diém cau tric cla phong ban cccccccccsscssescesessessessesessessesesessesecsesecseeeeees 10

V Vi dụ thực tế: Phòng quản lý kho của Công ty TNHH TIKI -5 ¿ 12

1 Tổng quan về Công ty TNHH TÍ KĨ - 5 +SE‡ESEE2EE‡EEEEEEEEEEEEEEEtEErrkerres 12

2 Công nghệ theo thủ tục và đặc điểm cấu trúc phòng ban 5c: 13

Câu 16: Công nghệ cấp phòng ban trong tố chức được xác định qua những phương diện nào? Trình bày phương pháp định vị công nghệ cấp phòng ban của Charles Perrow Khi công nghệ của của một phòng ban là công nghệ theo thủ tục, thì cấu trúc của phòng ban này cần thiết kế theo mô hình nào? Cấu trúc của phòng ban này

có đặc điểm gì? Bạn hãy chỉ ra một phòng ban của công ty mà bạn biết trên thực tế

có công nghệ theo thủ tục, cho biết cấu trúc của phòng ban này có đặc điểm gi?

I Dat van dé

Trong một tô chức, các phòng ban sẽ đảm nhận những nhiệm vụ và chức năng khác nhau

Để thực hiện những nhiệm vụ này một cách hiệu quả, mỗi phòng ban cần áp dụng các công nghệ và phương pháp làm việc phù hợp Công nghệ cấp phòng ban không chỉ bao gồm các thiết bị, máy móc, phần mềm mà còn liên quan đến các quy trình, phương pháp

và hệ thông tô chức thông tin để hoàn thành công việc Việc xác định công nghệ cấp phòng ban là một yếu tố quan trọng đề xây dựng cấu trúc tô chức phù hợp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng ban và toàn bộ tổ chức

Trong phương pháp định vị công nghệ cấp phòng ban, Charles Perrow đã phân loại công

nghệ dựa trên sự đa dạng và phân tích nhiệm vụ, từ đó đề xuất các mô hình cấu trúc tổ

chức phù hợp cho từng loại công nghệ Đặc biệt, khi một phòng ban áp dụng công nghệ

theo thủ tục — tức là các công việc được điện tử hóa, tuân theo quy trình chính thức hóa

và tiêu chuân hóa — cầu trúc của phòng ban này thường cần được thiết kế theo mô hình cơ giới để đảm bảo tính hiệu quả, kiêm soát chặt chẽ và giảm thiểu sai sót trong quá trình

làm việc

Dé làm rõ hơn lý thuyết này, bài tập dưới đây sẽ phân tích phương pháp định vị công

nghệ của Charles Perrow và đưa ra ví dụ thực tế về một phòng ban trong một tô chức có

áp dụng công nghệ theo thủ tục, cùng với những đặc điểm cấu trúc cụ thê của phòng ban đó

H Công nghệ cấp phòng ban trong tô chức

1 Khái niệm:

Công nghệ của một công việc là phương pháp, quá trình, công cụ và kỹ năng được sử dụng đề hoàn thành công việc đó

Công nghệ cấp phòng ban là khái niệm để chỉ các cách thức và phương tiện mà mỗi phòng ban trong tô chức sử dụng đề thực hiện các công việc của mình Công nghệ ở đây không chỉ bao gồm thiết bị, máy móc hay phần mềm mà còn bao gồm các quy trình, phương pháp làm việc, phương thức tổ chức thông tin để hoàn thành cách nhiệm vụ cụ thể Ở nước ngoài, công nghệ của công việc chính là công nghệ của phòng ban Ở Việt Nam, công việc có mức độ chuyên môn hóa chưa cao vì vậy mà mỗi phòng ban vẫn sẽ có nhiều công nghệ Tuy nhiên từng công việc sẽ có công nghệ nôi trội và mang tính đặc thù của một phòng ban

Vi dụ của công nghệ cấp phòng ban: Phòng Nhân sự sẽ làm các công việc tuyên dụng, đào tạo, chính sách tưởng thưởng Tuyên dụng và chính sách lương thưởng có công nghệ thủ tục vì các công việc này được chính thức hóa và có tiêu chuẩn cao Nhưng đào tạo cần phải nghiên cứu nhu cầu của nhân viên ở từng bộ phận, công việc để đưa ra các phương án đào tạo thích hợp Tuy mỗi công việc sẽ có công nghệ khác nhau, nhưng công

nghệ nỗi trội tại phòng nhân sự vẫn là công nghệ theo thủ tục

2 Xác định công nghệ cấp phòng ban trong tố chức

Ch.Perrow đã chia các hoạt động phòng ban thành hai loại phù hợp với quá trình và cầu trúc tổ chức: Tính đa dạng của công việc và mức độ có thé phân tích

- Tính đa dạng của công việc: Được quyết định bởi mức độ thường xuyên của các sự kiện đặc biệt, không được mong đợi và mang tính đột xuất, ngoài dự tính xảy ra trong quá trình thực hiện công việc Trong đó:

+ Tính đa dạng thấp: Khi ít có sự kiện bất ngờ xuất hiện; công việc ngày qua ngày được lặp đi lặp lại, thường xuyên giống nhau, ít phức tạp, ít sự cô xảy ra

Ví dụ: Trong dây chuyền đóng giày, những người công nhân làm việc dựa theo bản mô tả công việc Người công nhân được phân công làm ở công đoạn lắp đề giày thì sẽ năm rõ quy trình đề thực hiện công việc này và nó sẽ được lặp đi lặp lại hàng ngày, hàng tháng, hàng năm

+ Tính đa dạng cao: Khi thường xuyên gặp các vấn đề xảy ra trong tình huống không mong đợi, công việc phức tạp, nhiều sự kiện đột xuất nảy sinh,cùng một công việc nhưng

hôm nay thực hiện theo một cách khác ngày mai thực hiện theo một cách khác

Ví dụ: Trong việc nghiên cứu đề đưa ra một phương án ra mắt cho một sản phẩm mới, khi hành vi, thị hiễu của khách hàng đang thay đổi hằng ngày cùng với đó là sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin; nhân viên bộ phận Marketing cần phải có sự linh hoạt trong nghiên cứu đề áp dụng chiến lược quảng cáo, thu hút khách hàng phù hợp với

doanh nghiệp của mình

- Mức độ có thể phân tích: Mức độ được lập trình sẵn để giải quyết vấn đề, công việc

được phân chia theo từng bước với tiêu chuẩn cụ thẻ, được thủ tục hoá

+ Tính phân tích thấp: Một công việc không thể phân tích được, khi có vẫn dé phat sinh rất khó để xác định giải pháp đúng Không có nhiều kỹ thuật và thủ tục đề có thể nói cho nhân viên biết chính xác những gì cần phải làm Nguyên nhân hay giải pháp cho những vấn đề này là không rõ ràng nên chủ yếu dựa vào kinh nghiệm dự đoán, khả năng trực giác và óc phán đoán chứ không phải do các thủ tục tiêu chuẩn

Ví dụ như tạc tượng, người thợ đếo một khúc gỗ lớn và không có mô hình cụ thé dé lam

theo, tiêu chuẩn cũng không được xác định trước mà có tính linh hoạt, người thợ đựa vào

kỹ năng kinh nghiệm của mình mà tạc phần đầu trước hay đuôi trước, cũng như phác họa hình đáng sơ khai trước hay tạo ngay đường nét chỉ tiết cho bức tượng

+ Tính phân tích cao: Được cụ thé hóa thành thủ tục với tiêu chuẩn rõ ràng, phân chia

từng bước công việc rõ ràng bắt đầu từ đâu theo trình tự nào và kết thúc ở đâu Thực thi

và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng theo hướng dẫn hay kế hoạch cụ thê đã đề ra

Ví dụ: Sản xuất một sản phẩm công nghiệp như điện thoại thông minh Trong quy trình

sản xuất nay, mỗi bước công việc được cụ thé hóa thành các thủ tục với tiêu chuẩn rõ ràng và được phân chia từng bước một, bắt đầu từ việc chuân bị vật liệu và linh kiện, tiền

hành lắp ráp và kiểm tra chất lượng, cho đến cuối cùng là xuất xưởng sản phẩm hoàn thành Người công nhân sẽ có bản mô tả công việc cụ thê rõ ràng, có cách thức làm việc

nhằm hoàn thành công việc; việc thực hiện công việc sẽ bị ràng buộc bởi các thủ tục, quy

trình, các tiêu chuân cô định

II Phương pháp định vị công nghệ cấp phòng ban của Charles Perrow

Bước 1: Đề xác định được công nghệ của một phòng ban nào đó trong tô chức thì trước hết cần phải xác định công nghệ cho từng công việc mà phòng ban đó thực hiện dựa trên

hai khía cạnh sau:

- Tính đa dạng của công việc: Mức độ xuất hiện các sự kiện không mong đợi Để xác

định tính chất này, chúng ta cần trả lời ba câu hỏi:

(1) Mức độ nào phản ảnh công việc của bạn là không giống nhau từ ngày này qua ngày khác?

Ví dụ: Trong bộ phận chăm sóc khách hàng của một doanh nghiệp kinh doanh linh kiện

máy tính, nhân viên phải xử lý và hỗ trợ các tình huống khác nhau mà khách hang phan hồi mỗi ngày Từ các vấn đề về hàng hóa cho đến chất lượng địch vụ đều được cá nhân hóa theo mỗi khách hàng —> Tính đa dạng cao

(2) Có phải mọi người làm cùng một công việc giống nhau nhưng không theo một cách như nhau trong hầu hết thời gian?

Ví dụ: Các nhân viên tuyên dụng đều có nhiệm vụ chiêu mộ 5 ứng viên cho cùng một vị

trí mà cấp trên đưa ra, nhưng họ làm theo các cách khác nhau Nhân viên A sẽ đăng tải thông báo tuyên dụng lên các diễn đàn việc làm, nhân viên B sẽ đi đến hội chợ việc làm

đề tìm kiếm ứng viên và nhân viên C sẽ nhờ mối quan hệ của mình đề tiếp cận đến các

ứng viên mục tiêu —> Tính đa dạng cao

lại/hay một cách không giống nhau?

Ví dụ: Với các đơn vị (công ty tô chức khác nhau), những nhân viên cùng thực hiện công việc kế toán chi phi nhưng nhân viên kế toán tại công ty cao su sẽ khác với nhân viên kế toán tại công ty đệt may —> Tính đa dạng cao

- Tính phân tích được của công việc: Mức độ phân chia các bước và tiêu chuân hóa từng

bước công việc Đề xác định, chúng ta cần trả lời 3 câu hỏi:

(1) Mức độ bạn hiểu rõ về các bước công việc của mình đang làm? Công việc có quy

trỉnh rõ ràng, biết bắt đầu như thế nào, trình tự thực hiện công việc ra sao và kết thúc ở

đâu —> Tính phân tích cao

Ví dụ: Nhân viên quầy thu ngân sẽ có nhiệm vụ kiêm tra thiết bị và số tiền trong quỹ đề sẵn sàng làm việc Tiếp theo là tiếp nhận khách hàng, xử lý giao dịch và cung cấp hóa đơn cho các khách hàng Cuối cùng họ cần báo cáo doanh thu cho quản lý sau mỗi ca làm

(2) Mức độ rõ ràng về tiêu chuẩn của từng bước công việc của bạn? Với các bước thực hiện công việc có thê quy định cụ thể và có các tiêu chuân rõ ràng —> Tính phân tích cao

Ví dụ: Nhân viên thực hiện quy trình đóng khuy áo trong ngành may mặc biết rõ tiêu chí

của một chiếc áo có khuy đạt chuẩn

(3) Mức độ bạn dựa vào thủ tục (hoặc kinh nghiệm thực tiễn) đề thực hiện công việc của mình Công việc được thực hiện theo trình tự thủ tục, tiêu chuẩn rõ ràng bao gồm các

bước công việc và theo trình tự các bước —> Tính phân tích cao Ngược lại, công việc

được thực hiện dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm thực tiễn — Tính phân tích thấp

Ví dụ: Nhân viên đóng gói bao bì thực hiện công việc của họ theo trình tự thủ tục, tiêu chuẩn theo bản mô ta công việc được đưa ra từ trước và họ dựa theo đó để làm nhiệm vụ

của mình mỗi ngày —> Tính phân tích cao

% Kỹ thuật định vị công nghệ cấp phòng ban:

Dùng phương pháp cho điểm, với các mức độ từ l - 7 điểm, như vậy điểm tối đa cho mỗi câu hỏi ở trên là 7 điểm với mức trung bình cá ba câu theo mỗi chiều hướng là 10,5 điểm

Tối đa 21 điểm

Cao

Mức

độ có

thể

phân Công nghệ thủ công ông nghệ không theo thủ tục

tích

được

Thấp

Thấp — _ Sudadang y Cao

công việc

nh 1: Kỹ thuật định vị công nghệ cấp phòng ban

Ví dụ: Nhân viên thu ngân

- Tính đa dạng của công việc

(1) Mức độ nào phản ảnh công việc của bạn là không giống nhau từ ngày này qua ngày

khác? (3 điểm)

(2) Có phải mọi người làm cùng một công việc giống nhau nhưng không theo một cách như nhau trong hầu hết thời gian? (3 điểm)

(3) Có phải nhân viên tại các đơn vị thực hiện cùng một công việc nhưng không lặp đi lặp lại/hay một cách không giống nhau? (4 điểm)

—> Tổng điểm: 10 điểm

- Tính có thê phân tích được

(1) Mức độ bạn hiểu rõ về các bước công việc của mình đang làm? (6 điểm)

(2) Mức độ rõ ràng về tiêu chuẩn của từng bước công việc của bạn? (5 điểm)

mình (6 điểm)

—> Tổng điểm: 17 điểm

=> Tính đa dạng thấp và tính phân tích cao từ đó định vị được công nghệ: công nghệ cơ khi

TA

Cao

Mức

độ có

thêu

re Công nghệ thủ công ` nghệ không theo thủ tục

tíc :

được

Thấp —— Sự đa 8" ———(Cao 24

công việc

Hình 2: Vĩ dụ về kỹ thuật định vị công nghệ cấp phòng ban

Kết luận: Nếu trả lời của các câu hỏi trên có số điểm ở mức độ có thé phân tích được cao nhưng tính đa dạng công việc có điểm thấp, vì vậy đây là công nghệ thủ tục Nếu trường hợp ngược lại xảy ra thì công nghệ là không theo thủ tục Tính đa dạng thấp và tính có thê phân tích thấp xác định ra công nghệ thủ công Tính đa đạng và có thê phân tích đều

cao thì được xác định là công nghệ cơ khí

Bước 2: Xác định công nghệ của toàn bộ phòng ban

Thông thường, một bộ phận có nhiều loại công việc cũng sử dụng nhiều loại công nghệ khác nhau, thậm chí trong phòng ban có thê xuất hiện cả 4 loại công nghệ, tuy nhiên cần

phải xác định rằng công nghệ nào mang tính ni trội nhất Từ đó thiết kế cầu trúc phòng

ban phù hợp với công nghệ nỗi trội của phòng ban đó

IV Khi công nghệ của của một phòng ban là công nghệ theo thủ tục, thì cấu trúc của phòng ban này cần thiết kế theo mô hình nào?

1 Công nghệ theo thủ tục

Công nghệ theo thủ tục được đặc trưng bởi tính đa dạng công việc thấp, tính phân tích

cao và sử dụng tính khách quan, thủ tục được điện tử hóa Các công việc này được chính

thức hóa và tiêu chuân cao hơn Công việc được thực hiện theo quy trình các bước đã thiết lập theo quy chuẩn và thường ít bị thay đôi

Ví dụ: Bộ phận gửi hàng ở bưu điện, các công việc như khai báo thông tin và dịch vụ, xác định cước phí dựa trên trọng lượng và dịch vụ vận chuyền, thu tiền cước phi, in va dan

mã van đơn lên hàng hóa được ký gửi đều được thực hiện theo các quy trình cụ thể và

tiêu chuẩn hóa Các nhân viên bưu điện sử dụng hệ thông máy tính và các quy trình điện

tử để thực hiện tất cả các thủ tục trên

2 Thiết kế mô hình và đặc điểm cấu trúc phòng ban

Khi công nghệ của của một phòng ban là công nghệ theo thủ tục, thì cầu trúc của phòng ban này cần thiết kế theo mô hình cơ giới Bởi vì, công nghệ theo thủ tục yêu cầu các

công việc phải được thực hiện theo một chuỗi bước cô định va theo một quy chuẩn đã

được xác định từ trước Mô hình cơ giới hỗ trợ việc này bằng cách thiết lập các quy tắc, chuan mực, và hệ thống hướng dẫn chỉ tiết cho từng bước công việc Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong phòng ban đều thực hiện công việc theo cùng một cách thức, giảm thiêu sai sót Bên cạnh đó, công nghệ theo thủ tục tập trung vào việc thực hiện các công việc lặp lại, nên ít cần sự sáng tạo hay điều chỉnh liên tục Mô hình cơ giới phù hợp

trong bối cảnh nay vi no nhân mạnh sự ôn định và tuân thủ quy tác hơn là sự linh hoạt hay đôi mới

3 Dac diém câu trúc của phòng ban