Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng Đường biển công ty tnhh thương mại dịch vụ janus

V €ndéi dung: Nghiên cứu tập trung xác dinh the trang bao gdm nhifng han ché& va đưa ra một số giải pháp góp ph hoàn thiện quy trình giao nhận tại Công ty 4.0Phueng pháp nghiên cứu Trong

BO CONG THUONG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH in

MON: GIAO NHAN, VAN TAI VA BAO HIEM TRONG

KINH DOANH QUOC TE

BAO CAO

D € tai

QUY TRINH GIAO NHAN HANG HOA NHAP KHAU

NGUYEN CONTAINER BANG DUONG BIEN CONG TY

TNHH THUONG MAI DICH VU JANUS

Lớp học ph`ân:420300332701_DHKQ17A Nhóm: 4

GVHD: Lé Thi H Gg Nhung Niên khóa: HK2 2023-2024

Thành phố H Chí Minh, tháng 3 năm 2024

LOT NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN

STT

DANH SACH NHOM 4

HO VA TEN

NGUYỄN HIỀN THẢO (NT)

NGUYEN THI THUY HANG

PHAM HOAI PHUONG LINH

TRAN THI THU THAO

NGUYEN THI HUONG GIANG

LOI CAM ON

Lời đầi tiên, nhóm 4 chúng em với tình cảm chân thành và sâu sắc nhất xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Trưởng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa Thương Mại Du Lịch và tất cả giảng viên của trưởng Đặc biệt là Cô Lê Thi H “ng Nhung đã tận tâm giảng dạy luôn tạo đi `âi kiện giúp lớp cũng như cá nhân nhóm chúng em trong học tập, cung cấp cho chúng em rất nhi ân kiến thức bể ích về ngành ngh`và cuộc sống nói chung và môn Giao nhận, vận tải và bảo hiểm trong Kinh doanh quốc tế nói riêng Giúp chúng em hiểu được bản chất của môn học

Nhóm 04 chúng em và tất cả các bạn trong lớp cảm thấy rất vui khi Cô luôn tạo cảm giác thoải mái để chúng em có thể dễ dàng tiếp thu kiến thức Nhở những lời truy ê đạt, những kiến thức mà chúng em chưa bao giờ tìm hiểu Giờ đây chúng

em đã có cơ hội nghiên cứu và mong muốn hoàn thành nó một cách hoàn thiện nhất

Trong quá trình viết tiểu luận, cũng như thuyết trình mặc dù chúng em đã cế gắng hoàn thành bài tiểu luận thật tốt nhưng vì vốn kiến thức còn hạn chế và chưa

có nhi 'âi kinh nghiệm nên khó có thể tránh những sai sót Nhóm chúng em rất mong rằng Cô có thể bỏ qua Bên cạnh đó trình độ lý luận và trải nghiệm thực tiễn của chúng em còn hạn chế nên nhóm 04 chúng em mong nhận được sự góp ý tn Cô để

tn đó tiếp thu được những kiến thức mới, được tích lũy thêm kinh nghiệm để viết những bài tiểu luận sắp tới tốt hơn nữa

Nhóm 04 chúng em xin chân thành cảm ơn!

Thành phố H ôChí Minh, ngày O01 thang 4 nam 2024

Nhóm thực hiện

Nhóm 04

MUC LUC

ID voan 10

2 Mục tiêu nghiên CỨU c2 S321 1 1113215112115 1111 111g xe 11

3 Đối tượng và phạm vi nghiên CỨU 5- 6+ sex resersv2 11

4 Phương pháp nghién CỨU - - 6 2t TH HH mg 11

1]: oan con e a 12

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 22- 2222222221 2211221211221 c1.cxe2 13

1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận - 5 - 5 SH ng re 13

1.2 Khái niệm nhập khẩểiu - - G25 SH He, 14

2.1.2 Chire nding va nhi€m Vue cece ecccceessceseeseseceseseesccsesseesensesseeeeeeesees 20

2.1.3 Cœ cấu tổ chỨC cv TH HH HH Hee 21

2.1.3.1 Sơ đ Ôtổ chứỨC ác ST TH H1 HH HH HH nhe 21

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban -.- - ~-sc 21

2.1.4 Khách hàng của công ty - 5 v.v SH HH ng vn Hy như 22

2.2 Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty TNHH Thương mại

Dịch vụ ÏañUS G2 ng ng TH ng 23

2.3 Mối quan hệ giữa các bên liên quan trong hoạt động mua bán và hoạt động giao nhận hàng hóa SH ng 23

2.4 Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

confainer bằng đường biển - 5c 2S 322 EEve> ng 24

2.4.1TIQuy trình chung v`Êgiao nhận hàng hóa nhập khẩu

nguyên container bằng đường biểi| 5-5-5: 24

2.4.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty[TTNHH Thương mại Dịch vụ Janus

110110111101 111 HH HT TT TT TT HH TH cv ch 28

2.4.3 So sánh quy trình thực tế và lý thuyẾ - Ăn eo 28

2.4.4 So d6Quy trinh giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container bằng đường biển công tyLTTNHH Thương mại Dịch

VU JANUS 30

2.4.5 Phân tích Sơ đ'ôQuy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

VI

container bằng đường biển của công ty[TTNHH Thương mại Dịch vụ

2.4.5.1 Tìm kiếm khách hàng - - - 5 5< cà Sex ke 30

2.4.5.2 Đàm phán và ký kết hợp đ ông dịch vụ với khách

¡01 31

2.4.5.3 Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu 34

2.4.5.4 Khai hải quan điện tỬ 5 5- 5 2233 rerrsrrrsersks 37

2.4.5.5 Tiếp nhận, kiểm tra lệnh giao hàng và in phiếu EIR 45

2.4.5.6 Làm thủ tục thông quan nhập khẩiu 555 5555 + 46

2.4.5.7 Thanh lý Hải quan S2 S1 set 47

2.4.5.8 Nhận hàng - - + + k2 nọ nung 48

2.4.5.9 Giao hàng cho khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có} 49

2.4.5.10 Trả container rỗng và lấy lại tin cước c-c-c+ss-+ 50

2.4.5.11 Quyết toán và bàn giao chứng tn cho khách hàng 50

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ -:-55«¿ 55

3.2 Ki@N Nght 56

3.2.1 Đối với cơ quan Nhà hưỚC - càng re 56

3.2.2 Đối với CÔNG ÍY ch HH HH TH TT 111kg HH 57

Vill

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.Sơ đ ôtổ chức công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Janus 21

Hình 2 Sơ đ ôQuy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Jannus - 5 5S stress 30 Hình 3 Mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại - 55 55s sxseseessvee 35

Hình 4 Sơ đ ôcác bước khai Hải quan hàng nhập khẩu bằng đường biển 38 Hình Š Giao diện khi đăng nhập theo h ôsơ doanh nghiỆp - - 5555 << << 38

Hình 6 Giao diện đăng ký tờ khai nhập khẩu IDA - 5555 se ssssssereeee 39 Hình 7 Mô tả tờ khai hải quan thông tin chung 5 55c sereseeees 40 Hình 8 Mô tả tờ khai Hải quan — Vận đơn Tình n HH HH TH HH 4I

Hình 9 Mô tả tờ khai Hải quan — Thông tin chung 5 5ĂS-+ Sex sss se 42 Hình 10 Mô tả tờ khai Hải quan — Danh sách hàng nhập khẩù 44

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 Bảng giá dịch vụ hải quan và vận chuyểï -Ặ- Snsesnsnneerye 32

Bang 2 Các loại phí liên quan đến COnfaiTI€T G5 Scx xe 32

DANH MUC CAC KY HIEU, CHU VIET TAT

BCT Bộ chirng tn

B/L Van don ( Bill of lading)

C/O Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin) D/O Lệnh giao hang ( Delivery Order)

FCL Hang nguyén container ( Full container load) BCT Bộ chirng tn

NVCT Nhân viên chứng tn

NVGN Nhan vién giao nhan

10

PHAN MO'DAU

1.OLy do chon d€tai

Trong một thế giới hiện đại ngày nay, sự phát triển của kinh tế thị trưởng đòi hỏi các quốc gia phải mở rộng thị trưởng, hình thành thị trường khu vực và quốc tế Đây chính là động lực chủ yếu thúc đẩy quá trình hội nhập quốc tế, toàn cân hóa Vì thế, thương mại quốc tế là một trong những lĩnh vực hoạt động đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển n`ân kinh tế của mỗi quốc gia

Việt Nam đang đứng trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế đó vna là cơ hội mà cũng là một thách thức đối với nước ta, nhi `âi vấn đêkinh tế chịu ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xuất - nhập khẩu của Việt Nam Là nước đang phát triển nên Việt Nam vẫn là một nước nhập siêu, việc gia nhập tổ chức thương mại cùng với việc ký kết các hiệp định thương mại song phương và đa phương đã mở ra nhi `âi cơ hội cho Việt Nam

để phát huy những thế mạnh, tháo gỡ hạn chế v ềthị trưởng nhập khẩu và tạo lập môi trưởng thương mại mới Sự tăng trưởng nhập khẩu và đóng góp của nó vào sự phát triển kinh tế trong thời gian qua như một minh chứng cho thấy Việt Nam đã biết tận

dụng các cơ hội này một cách hiệu quả

Cùng với sự phát triển đó những năm gì đây, khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới WTO Sự hòa nhập vào n`â kinh tế thế giới đã phát sinh và làm tăng đáng kể khối lượng hàng hóa giao dịch nước ta và các nước trên thế giới Hoạt động giao nhận vận tải trở thành một khâu không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu Nắm bắt được những lợi ích của loại hình vận tải đường biển Công ty TNHH Thương mại dich vu Janus đã trở thành một trong những doanh nghiệp giao nhận Việt Nam với khá nhỉ 'âi thành tựu Tuy nhiên, để có thể vươn cao hơn nữa trong tình hình đầy sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cẦn có những giải pháp thực tế, linh hoạt và nhạy bén với thị trưởng hơn để thúc đẩy hoạt động có hiệu quả hơn nữa

Nhận thức được tân quan trọng và lợi ích của ngành logistics nói chung và trong lĩnh vực giao nhận nói riêng nên em đã chọn đêtài: “Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển” với mục tiêu giúp làm rõ và

11

nắm vững các cơ sở lý thuyết liên quan v`êlogistics, vận tải biển, thủ tục hải quan và các quy định pháp lý liên quan Đi Yâi này sẽ giúp nhóm phát triển kỹ năng và hiểu biết chuyên môn và có thể hoàn thành bài báo cáo của mình

2.DMục tiêu nghiên cứu

Đtài nghiên cứu v`êphân tích và đánh giá hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

Dé dat được mục tiêu trên đ tài nghiên cứu khoa học cẦn hoàn thiện các mục

mai Dich vu Janus

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng container qua đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus 3.TĐối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đài tập trung nghiên cứu

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

V €ndéi dung: Nghiên cứu tập trung xác dinh the trang bao gdm nhifng han ché&

va đưa ra một số giải pháp góp ph hoàn thiện quy trình giao nhận tại Công ty 4.0Phueng pháp nghiên cứu

Trong bài báo cáo này, nhóm chúng em dựa trên lý thuyết cũng như quan sát thực tế để trình bày và nhận xét tnng quy trình liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

Tn đó đưa ra những đánh giá và nhận xét cụ thể giữa lý thuyết và thực tế

Có 3 phương pháp nghiên cứu được nhóm chúng em áp dụng:

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân chia đối tượng nghiên cứu thành những bộ phận, những mặt, những yếu tế đơn giản hơn để phân tích, tn đó hiểu rõ v`ề quá trình hình thành và quy trình hoạt động bao quát của Công ty

- Phương pháp thu thập thông tin: Ð êtài được thu nhập những thông tin c Ân thiết qua quá trình kiến tập tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

- Phương pháp quan sát thực tiễn: Thu thập số liệu, tư liệu qua quan sát, theo dõi, nghe, nhìn của một nhân viên thực hiện hợp đ ông giao nhận tn đó hiểu rõ hơn v`Êquy trình làm việc trên thực tế Quan sát thực tế v `êcác nghiệp vụ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty để có cái nhìn thực tiễn và tổng quan

S.LBố cục bài báo cáo

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

13

PHAN NOI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1Khái niệm dịch vụ giao nhận

“Theo Quy tắc mẫu của FIATA v`êdịch vụ giao nhận:

Dịch vụ giao nhận trong tiếng Anh la Freight Forwarding

Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom

hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay

có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đ êhải quan, tài chính, mua bảo hiểm,

thanh toán, thu thập chứng tn liên quan đến hàng hóa.”

Giao nhận hàng hóa là sự phối hợp và vận chuyển hàng hóa tn nơi này đến nơi khác thông qua một hoặc nhi âi hãng vận chuyển qua đường hàng không, hàng hải, đường sắt hoặc đường cao tốc

“ Theo luật thương mại Việt Nam:

Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận kho

vận Trn phi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình tham gia làm bất kỳ khâu thủ tục, chứng tn nào đó, còn thông thưởng người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các cung đoạn cho đến tay người nhận cuối cùng.”

Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng tn người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của những người thứ ba khác

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một thành phẦn thiết yếu của thương mại toàn cần, cho phép các doanh nghiệp di chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế một cách hiệu quả và tiết kiệm chỉ phí Nó đồi hỏi kiến thức chuyên môn về các quy định thương mại quốc tế, hậu cân và quản lý chuỗi cung ứng

14

Vận tải đường biển là hình thức sử dụng tàu chuyên chở có tải trọng lớn, kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển, để vận chuyển hàng hóa đến khu vực trong hoặc ngoài phạm vi một quốc gia Điểm nổi bật của vận tải đường biển là chỉ phí thấp, không phát sinh phụ phí như các hình thức khác Ngoài ra, tuyến đường giao thông trên biển vô cùng thông thoáng, hạn chế xảy ra va chạm nên đảm bảo an toàn cho hàng hóa

Hiện nay, h*âi hết các quốc gia có biển đi đang khai thác hình thức vận tải hàng hoá này Thậm chí một số quốc gia nằm trong đất liền còn dùng biện pháp trung chuyển, đưa hàng hoá tới những cảng biển gì nhất để vận chuyển quốc tế

Là một loại hình giao thông vận tải xuất hiện sớm nhất, vận chuyển hàng hoá bằng đường biển chưa bao giờ giảm sút vai trò Không chỉ vậy, với sự phát triển bùng

nổ của kinh tế toàn cÂI, ngày càng nhi êi doanh nghiệp sử dụng hình thức nay để phát triển giao thương hàng hoá

1.2 Khái niệm nhập khẩu

Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy tiên tệ

là môi giới Nó không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là một hệ thống các quan

hệ buôn bán trong một n`â kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên ngoài

Nhập khẩu của doanh nghiệp là hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ tn nước

ngoài phục vụ cho nhu cân trong nước hoặc tái xuất nhằm phục vụ mục đích thu lợi

nhuận Hay nhập khẩu là việc mua hàng hóa tn các tổ chức kinh tế, các công ty nước

ngoài và tiến hành tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại thị trưởng nội địa hoặc táI xuất

khẩu với mục đích thu lợi nhuận và nối li sản xuất với tiêu dùng

Theo quy định tại Đi`âi 28 Luật Thương mại 2005: “Nhập khẩu hàng hóa là việc

hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam tn nước ngoài hoặc tn khu vực đặc biệt

nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật” (Đoàn Thị H ng Vân, 2010)

Nhập khẩu hàng nguyên container hay còn gọi là Full container load (FCL) được xem là hình thức nhập hàng hóa với số lượng lớn được đóng trong 1 container voi

15

kích thước và số khối theo yêu c`âu Vì để dễ kiểm soát được lượng hàng hóa nhập vào

và tránh những rủi ro mất mát vê hàng hóa nên nhi`âi khách hàng chọn nhận hàng nguyên container

Vận tải đường biển đang nắm giữ vị trí quan trọng nhất trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, chiếm hơn 60% khối lượng hàng hóa được vận chuyển trên toàn thế giới Loại hình vận tải này không chỉ đảm bảo sự liên kết toàn câi mà còn giúp tối ưu hóa quá trình di chuyển hàng hóa một cách hiệu quả

Bên cạnh xuất khẩu thì nhập khẩu là “nửa còn lại” giúp cấu thành lên hoạt động Ngoại thương Do đó, hoạt động này có vai trò vô cùng quan trọng đối với n`â kinh tế một nước nói riêng và n`âi kinh tế thế giới nói chung Một số vai trò có thể kể đến như:

- Giúp đáp ứng nhu c3 tiêu dùng trong nước của người dân: Nhập hàng tn nước ngoài v` góp phần giải quyết vấn đ` vê khan hiếm ngu ồn hàng trong nước Trong trưởng hợp, quốc gia đó không thể sản xuất hoặc sản xuất được nhưng không đủ ngu ôn cung cho người dân thì nhập hàng tn bên ngoài vào là cách tối ưu nhất Bởi, nó vna đáp ứng được nhu c3 tiêu dùng của người dân trong nước, vna đảm bảo cân đối

ni kinh tế và phát triển b`n vững

- Giúp thị trưởng hàng hóa đa dạng, nhộn nhịp hơn: Việc nhập khẩu hàng tn bên ngoài vào thị trưởng trong nước giúp đa dạng ngu ôn cung cho người dân lựa chọn Dựa vào nhu c3 thực tế, họ có thể so sánh tnng sản phẩm để chọn được cho mình mặt hàng phù hợp nhất với mức sống của mình

- Xóa bỏ tình trạng độc quy ân hàng hóa: Cùng một sản phẩm, nhưng lại có nhi ân thương hiệu đến tn nhiâi quốc gia cùng “có mặt” trên thị trưởng giúp xóa bỏ tình

16

trạng độc quy n, tự cung tự cấp như trước đây Thay vào đó là một thị trưởng năng động, nhi `âi cơ hội để hợp tác và phát huy lợi thế so sánh của mỗi quốc gia

- Tạo “cú hích” giúp doanh nghiệp trong nước “chuyển mình”: Hàng hóa được

nhập về nhi ầi giúp ngươi dân có nhi êi sự lựa chọn, nhưng lại “vô hình” tạo ra sự

cạnh tranh với doanh nghiệp trong nước Đứng trước tình hình đó, doanh nghiệp buộc phải cập nhật cái mới, tìm tòi, cải tiến chất lượng sản phẩm để giữ chân khách hàng

- Cải thiện trình độ sản xuất giữa các quốc gia: Quá trình chuyển giao công nghệ giúp nhi `âi quốc gia có cơ hội tiếp xúc với cái mới Nhờ đó, trình độ sản xuất giữa các quốc gia dần đưa v`êmức cân bằng và không tốn quá nhi ân thời gian để thay đổi

- Giúp thúc đẩy xuất khẩu, nâng cao giá trị cũng như chất lượng sản phẩm D ông thoi, tăng độ uy tín của quốc gia trên trưởng quốc tế

Nói chung, ngành vận tải đường biển có vai trò to lớn đối với việc buôn bán, kinh doanh trong khu vực và quốc tế mà cụ thể hơn đó là việc xuất, nhập khẩu, giao nhận hàng hóa

1.4 Đặc điểm

So với hoạt động kinh doanh, buồn bán trong nước thì nhập khẩu được biết đến

là lĩnh vực khá phức tạp và có nhi i đặc điểm riêng biệt Cụ thể, phải kể đến một số đặc điểm như:

- Nhập hàng hóa tn nước ngoài v`êchịu sự đi `âi chỉnh của quy tắc, đi `âi luật như

đi âi ước quốc tế và ngoại hương, tập quán Thương mại quốc tế, luật quốc gia tại các nước có liên quan

- Phương thức giao dịch trên thị trưởng đa dạng, phong phú với nhi`âi hình thức như giao dịch trực tiếp, giao dịch gián tiếp (qua trung gian), giao dịch tại hội chợ triển lãm

- Cho phép sử dụng đa dạng phương thức thanh toán khi giao dịch như Thư tín dung (Letter of Credit — L/C), hàng đổi hàng, nhờ thu

- Tiên tệ được sử dụng để thanh toán khi giao dịch là những ngoại tệ có sức chuyển đổi cao như đ ông Đô la, đằng bảng Anh

17

- Sử dụng nhi Yêu đi âi kiện cơ sở giao hàng khác nhau, nhưng phổ biến thường là

[1 Tiết kiệm chi phí

So với tàu hỏa, đường bộ và đường hàng không, thì vận chuyển hàng hóa đường biển là một chọn lựa để tiết kiệm chỉ phí và có tính kinh tế hơn khi vận chuyển hàng hóa c Ông k*nh

H Chỉ phí bảo trì thấp

Chi phí bảo dưỡng của tàu vận chuyển thường rẻ hơn chi phí bảo dưỡng ở đường

xe lửa và đương hàng không Đây là một trong những lý do chính giúp cho vận chuyển hàng hóa đương biển có một mức giá khá cạnh tranh, bạn có thể tiết kiệm được chi phí

1 Phù hợp nhất để vận chuyển hàng hóa c ông k`*nh

Các loại hàng hóa nặng và c ng knh có thể được vận chuyển dễ dàng bằng đường biển mà không bị phát sinh thêm chi phí quá lớn vì giá cước vận chuyển đường biển thường rất rẻ Ngoài ra, mỗi con tàu có kích thước lớn và dài có khả năng chứa vai tram container thi sé dng nghĩa với việc chúng hoàn toàn có thể chở những mặt hang nặng và c tông kh và không bị giới hạn ở khoang chứa đ ônhư máy bay

[1 Vận chuyển hàng hóa đường biển có vai trò quan trọng trong giao thương quốc tế

18

Trong khi vận chuyển đường hàng không quốc tế mới chỉ được sử dụng rộng rãi trong thời gian g3Ần đây, thì đường biển đã nắm giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối các thị trưởng quốc tế tn rất lâu đời Thậm chí cho toi thoi điểm hiện tại, thị trưởng giao thương quốc tế đang phụ thuộc rất lớn vào vận chuyển đường biển [1 Thân thiện với môi trưởng

Tàu có lượng khí thải carbon rất ít vì tàu tiêu thụ ít nhiên liệu hơn so với máy

bay Nhờ ưu điểm bảo vệ môi trưởng này mà các tổ chức lớn thưởng ưu tiên chuyển hàng hóa bằng đường biển

H Hiệu quả cao

Không quan trọng vào việc đơn hàng của bạn có kích thước bao nhiêu, các công

ty vận chuyển đường biển có thể đáp ứng được các nhu cân của bạn

Với các đơn hàng nhỏ lẻ, chúng sẽ được xếp vào nhóm với các hàng hóa khác để làm đầy 1 container, phí vận chuyển sẽ được chia dựa trên số lượng hàng của bạn Với các đơn hang lớn vna đủ hoặc nhi âi hơn 1 container, thì công ty vận chuyển

sẽ đưa cho bạn những gói vận chuyển ưu đãi và hấp dẫn dành cho hàng hóa số lượng lớn

Thực sự thì tàu là một phương tiện vận chuyển hoàn hảo dành cho hàng hóa có khối lượng lớn vì chúng được chế tạo để chở rất nhi 'âi hàng hóa hoặc các nguyên liệu thô

1.5.2 Nhược điểm

Mặc dù có rất nhi li ưu điểm, nhưng vận chuyển đường biển cũng có rất nhi âi khó khăn khá nan giải Cụ thể:

O Phu thuộc khá nhi `âi vào thời tiết

Nhược điểm lớn nhất của phương thức vận chuyển bằng đường biển đó là phụ thuộc khá nhi ân vào yếu tố thời tiết, đây cũng là nhược điểm mà ít khi khắc phục được

do thời tiết không chịu sự tác động của con người và thưởng thay đổi liên tục Khi thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến lịch trình giao nhận hàng hóa, trì hoãn trong một thời gian dài mới được ra khơi, có khi kéo dài hơn 1 tháng

19

Nếu thời tiết quá xấu như mưa bão, lũ, sóng thần, trong quá trình di chuyển, có thể gây ảnh hưởng nặng n`êv `êhàng hóa, nguy hiểm đến tính mạng người trên tau

L1 Tốc độ tàu còn thấp

Đa phần các loại tàu biển trên thế giới đi âi di chuyển với tốc dé khá chậm chạp, đặc biệt những lúc gặp trở ngại vêmưa bão, sóng võ thì việc di chuyển càng trở nên khó khăn hơn Chính vì đi `âi này mà việc giao nhận hàng hóa nhanh ở những địa điểm

có khoảng cách địa lý xa thưởng ít khi được chọn lựa

H Khó khăn trong việc bảo quản hàng hóa

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển không bằng phẳng như đường bộ hoặc đường sắt, biển luôn dập đ`nh sóng sẽ ảnh hưởng không ít tới việc bảo quản hàng hóa, đặc biệt hàng dễ vỡ Nếu không sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý thì sản phẩm có thể

bị hỏng khi đến tay người nhận

[1 Vận chuyển đường biển không thể đến tận nơi

Kích thước của những con tàu khá lớn và không di chuyển được ở những khu vực khô cạn, nên khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, chỉ có thể di chuyển tàu ngang đến cảng

H Rủi ro

Vì khoảng tn gian tn lúc gửi hàng đến lúc giao hàng càng lâu, thì những rủi ro xảy đến với hàng hóa vận chuyển đường biển càng cao Hàng hóa của bạn có thể bị trì hoãn hoặc gặp phải những trưởng hợp thời tiết xấu có thể xảy ra tình trạng mất hay bị

hư hại

[1 Thiếu cơ sở hạ tầng

Một số cảng trên thế giới chưa có đủ đi âi kiện và cơ sở hạ tầng để đón tàu lớn để giao, nhận container Phải c3n mệt khoảng vốn đầu tư đáng kể để xử lý các container qua mạng lưới

20

CHUONG 2 PHAN TICH QUY TRINH GIAO NHAN HANG HOA

NHAP KHAU NGUYEN CONTAINER BANG DUONG BIEN

2.1 Gioi thiéu v €céng ty TNHH Thuong mai Dich vu Janus

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Giới thiệu công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus

Địa chỉ: 357D Trần Đình Xu, Phường Cân Kho, Quận 1, TP H ôChí Minh

Các chức năng phụ bao gân: Thu mua và chia lẻ hàng, kho bãi, khai thuê hải

quan, tư vấn v`êhợp tác đần tư và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu

L Nhiệm vụ

Các nhiệm vụ chính của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus như sau:

- Đặt ra mục tiêu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch

` s ^“ ⁄.11^A > +z Z s Z y A > A

vụ và các kế hoạch có lién quan nham dap wng cac chức năng hoạt động của Công ty

- Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế, tự trang trải nợ và làm tròn nghĩa vụ với Nhà Nước

- Quản lý việc sử dụng vốn hợp lý có hiệu quả đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh và ngày càng mở rộng quy mô Công ty

21

- Không ngnng b` dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, nghiệp vụ cho nhân viên, tạo đi êi kiện cho nhân viên tự phát triển bằng cách thưởng phạt xứng đáng với năng

lực

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

2.1.3.1 Sơ đ`ôtổ chức

HLTnh 1.Sơ đ ồtổ chức công ty TNHH Thương Mai Dịch vụ Janus

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

H Giám đốc

Là người nắm quy ` hành cao nhất trong công ty, nhân danh công ty dé dia hành và quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trách nhiệm trước cơ quan pháp luật vênhững quyết định đó Hỗễ trợ, đôn đốc hoạt động tổng thể của công ty, giải quyết phát sinh và khích lệ tỉnh thần cho nhân viên làm việc hiệu quả Quyết định những khoản chỉ phí liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định

Là người trực tiếp đưa ra các phương án kinh doanh, các phương hướng phát triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề

H Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

22

La bé phan rat quan trong trong cong ty, vi day la bé6 phan tim ngu ‘th khách hàng, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thông tin cẦn thiết cho khách hàng, tn

đó có thể đưa ra phương hướng nhằm thu hút được nhi `âi khách hàng mới mà vẫn giữ chân được các khách hàng quen thuộc Ngoài ra, bộ phận này còn tìm hiểu tình hình cạnh tranh trên thị trưởng (đối thủ cạnh tranh), tn đó có thể cùng Giám đốc đêra những phương án cạnh tranh và thưởng xuyên theo dõi thực hiện soạn thư báo giá, liên hệ khách hàng và tham mưu cho Giám đốc trong việc soạn thảo ký kết hợp đồng giao nhận Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn phải phối hợp với Giám đốc tiến hành đàm phán với khách hàng để ký hợp đ'ềng Với phương châm: “Thỏa mãn nhu cân của khách hàng là ni ầm tự hào của chúng tôi”

O Phòng chứng tn

Luôn theo dõi đơn hàng, quản lý đơn hàng, soạn thảo và lưu trữ chứng tn, công văn Soạn thảo bộ h ôsơ và đảm bảo cho chứng tn không bị sai sót và các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao với thời gian ngắn nhất Phương châm mà bộ phận này đặt ra là “Khách hàng luôn luôn đúng” Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên tục tiếp xúc với khách hang để thông báo những thông tin cẦn thiết của lô hàng Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, kiểm tra bộ chứng tn được khách hàng gửi đến, L1 Phòng giao nhận

Chủ động liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu câi khách hàng cung cấp những chứng tn c3 thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ Hải Quan (khi khách hàng yêu cân) như: Invoice (hóa đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O (certificate of Origin — Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa),

O Phong Nhan su

Di & hanh, quan lý các hoạt động hành chính nhân sự của toàn công ty Thiết lập

ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển ngu ôn nhân lực Tư vấn cho Giám đốc đi `êi hành các hoạt động hành chính nhân sự Xây dựng nội quy, chính sách v êhành chính

và nhân sự cho toàn công ty Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy

chế, chính sách v`êhành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế độ

23

hiện hành của nhà nước Tư vấn cho nhân viên v`êcác vấn đ liên quan đến quy ân lợi

và nghĩa vụ của họ đối với Công ty

L1 Phòng Kế toán

Đi âi hành, quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán Tư vấn cho Giám đốc v tình hình tài chính và các chiến lược v tài chính Tiếp nhận và giám sát các đơn hàng trong tháng Quản lý và lập báo cáo thu chỉ thanh toán với khách hàng và nội bộ Công ty Lập báo cáo tài chính, dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách cho toàn bộ hoạt động của Công ty

2.1.4 Khách hàng của công ty

Khách hàng của công ty là tất cả những người có nhu câi vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước, lưu kho lưu bãi Công ty luôn chú trọng việc đáp ứng được những yêu cần của khách hàng mệt cách tốt nhất

2.2 Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty[TTNHH

Thương mại Dịch vụ Janus

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus là công ty kinh doanh, cung cấp các hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Ngành ngh`êkinh doanh của công

ty TNHH Thuong mai Dich vu Janus bao g ‘Gn:

- Dịch vụ giao nhận hang hóa xuất nhập khẩu (FCL, LCL) bằng đường biển, đường hàng không

- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương

- Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương

- Vận tải hành khách đường thủy nội địa

- Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa

- Kho bãi và lưu trữ hàng hóa

- Bốc xếp hàng hóa

- Dịch vụ đóng gói

24

2.3 Mối quan hệ giữa các bên liên quan trong hoạt động mua

bán và hoạt động giao nhận hàng hóa

Hàng ngày dựa trên nhu cf sản xuất của khách hàng, khách hàng gửi thêng tin bằng các phương thức Mail, điện thoại, fax, tổ trưởng nghiệp vụ có trách nhiệm tiếp nhận thông tin của khác hàng sau đó chuyển thông tin cho nhân viên đi`âi vận Nhân viên đi ân vận kiểm tra các phương tiện của công ty chưa có lệnh vận chuyển xem có đáp ứng được nhu c*âi của khách hàng hay không trong trưởng hợp thiếu thì nhân viên

đi `âi vận sẽ tiến hành liên hệ với các nhà th`âi phụ để đặt xe và báo lại cho tổ trưởng nghiệp vụ Sau khi được phê duyệt của tổ trưởng nghiệp vụ thì nhân viên đi âi vận sẽ

di ‘Gi động xe đến địa điểm khách hàng thông báo để chở hàng Tài xế sẽ di chuyển xe tới nơi đóng hàng và đăng ký nhận hàng và tiến hành nhận hàng kiểm đếm đúng đủ số lượng, chất lượng theo đơn hàng của khách hàng Sau khi nhận hàng xong nhân viên tài xế sẽ đi giao hàng tại địa điểm giao hàng của khách hàng thông báo và giao hàng theo đúng số lượng trên đơn hàng, lấy xác nhận của nơi giao hàng Sau khi giao hàng xong nhân viên tài xế chuyển chứng tn v`êcho nhân viên đi âi vận Nhân viên điêu vận tiếp nhận và ghi nhận lại đơn hàng theo số lượng và chủng loại hàng Cuối kỳ vận chuyển (thường là 1 tháng) nhân viên đi ân vận sẽ tiến hành lập bảng kê sản lượng và tính chỉ phí và đối chiếu với khách hàng Sau khi hai bên thống nhất thì nhân viên đi ôi vận chuyển chứng tn sang phòng kế toán Nhân viên kế toán tiếp nhận và xuất hóa đơn VAT theo đúng giá trị đã được xác nhận của khách hàng Nhân viên kế toán chuyển chứng tn thanh toán cho khách hàng và ghi nhận công nợ Căn cứ vào hợp đồng đã ký giữa hai bên kế toán sẽ theo dõi việc thanh toán của khách hàng Bên cạnh

đó nhân viên kế toán sẽ ghi nhận kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng

2.4 Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu

nguyên container bằng đường biển

2.4.10Quy trình chung v giao nhận hàng hóa nhập khẩu

nguyên container bằng đường biển

Tùy vào tnng đơn hàng và tình hình tnng công ty mà mỗi công ty có một quy trình nghiệp vụ giao nhận khác nhau Tuy nhiên theo tìm hiểu của tác giả, nhìn chung

25

nhi `âi công ty giao nhận có một quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tổng quát tương tự nhau g ân các bước như sau:

[1 Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra chứng tn xuất nhập khẩu

Sau khi hai bên thống nhất và thỏa thuận ký hop dng giao nhận thì khách hàng

sẽ gửi bộ chứng tn gần: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading thông tin con tàu, ngày tàu đến dự kiến,

Sau khi hai bên đã thỏa thuận các đi âu khoản, thống nhất v`ề giá và ký kết hợp đồng giao nhận, bên khách hàng sẽ gửi cho nhân viên chứng tn một bộ chứng tfn cơ

bản g ôn: Sales Contract, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading, kém voi

đó là các thông tin quan trọng như ngày tàu dự kiến cập cảng, thông tin — số hiệu tàu,

Lúc này, nhân viên chứng tn sẽ rà soát kiểm tra xem các thông tin giữa các loại chứng tn nêu trên có trùng khớp với nhau hay không, đảm bảo mọi thông tin c3n thiết đồi đ$ đủ và chính xác Nếu phát hiện thiếu sót hoặc có sự bất nhất không trùng khớp giữa các thông tin của chứng tn, thì nhân viên chứng tn c3n lập tức liên hệ lại với khách hàng đi ai chỉnh hoặc bổ sung kịp thời

1 Bước 2: Lấy D/O- Delivery Order — Lệnh giao hàng điện tn

Delivery Order hay còn gọi là Lệnh giao hàng D/O - là một loại chứng tn quan trọng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container Theo đó, D/O do công ty vận chuyển (có thể là hãng tàu hoặc forwarder) phát hành dùng để chỉ thị cho đơn vị đang lưu kho giữ hàng tại cảng giao hàng cho người chủ hàng đã được chỉ định

Thông thưởng bạn sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) khoảng 1-2 ngày trước ngày dự kiến hàng đến Để lấy lệnh giao hang D/O, sau khi tau cập cảng, nhân viên giao nhân đem theo bộ chứng tn đw đủ cùng giấy giới thiệu của bên công ty khách hàng, tới hãng tàu để lấy lệnh giao hàng D/O Nếu là lệnh nối thì có thể bạn phải tới một đại lý giao nhận chỉ định khác

Lưu ý, bạn sẽ phải đóng một số loại phí khi lấy lệnh giao hàng như phí làm D/O,

phi THC, phi vé sinh container, Handling,

26

Đối với hàng nguyên container FCL (Full container ), tùy theo yêu cân của tnng hãng tàu, nhân viên giao nhận cn làm giấy mượn container đông thời đóng tỉ `âi cược container nếu thuộc hình thức hàng giao thẳng, giao nguyén container Lic nay, trén D/O sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THANG” Hoặc nếu là hang rút ruột thì trên lệnh giao hàng sẽ đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” cùng với ghi chú thời gian hết hạn

Bên cạnh đó, nhân viên giao hàng sẽ được hãng tàu đưa cho ky vao 01 ban D/O,

và đây là bản mà hãng tàu sẽ giữ lại lưu trữ Trong trưởng hợp phát sinh trục trặc, thì bản D/O này giúp họ xác nhận đã hoàn tất nhiệm vụ trao lệnh D/O Ngoài ra, người giao nhận còn cẦn phải đối chiếu các thông tin giữa B/L và D/O, trong trưởng hợp phát hiện sai lệch c3n yêu cân hãng tàu sửa ngay

L1 Bước 3: Mở tờ khai hải quan

Bạn có thể thực hiện việc khai báo hải quan online dng thoi voi viéc lay lay lệnh giao hàng D/O Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhi i so với trước đây Bởi trước khi có hình thức khai báo điện tử, bên nhập hàng phải di’ to khai giấy thủ công, sau đó đem ra hải quan để nhập thông tin Chưa kể tới việc điền sai phải điên lại rất phi phức và mất thời gian Còn hiện nay, nhờ tờ khai điện tử mà mọi việc trở nên rất nhanh chóng, nếu đi ân sai sẽ có thông báo đi `âi chỉnh ngay

Hiện nay để khai tờ khai hải quan điện tử, ngươi dùng có thể sử dụng phì m`ền ECUSYZVNACCS của cơ quan Hải quan hoặc có thể dùng các phần m`ần khác đã đăng ký với cơ quan chức năng và được cấp phép Khi truy ên tờ khai hải quan thành công, thì hệ thống tiếp nhận sẽ thông báo tự động cho bạn các thông tin như: số tiếp nhận, số tở khai và tình trạng phân lu ông hàng hóa (xanh/vàng/đỏ)

Nếu được thông báo lu ng xanh, xem như bạn hoàn tất phần khai báo hải quan điện tử, mọi thứ suôn sẻ (trong khi luồng vàng cẦn bổ sung sửa đổi và kiểm tra bộ chứng tn gốc, còn luồng đỏ bên cạnh kiểm tra chứng tn gốc sẽ phải kiểm hóa trực tiếp) Lúc này, bạn sẽ nhận được tở khai hải quan hàng nhập Bạn in bộ tờ khai này ra

và tiến hành liên hệ với khách hàng nộp thuế

Bước 4: Chuẩn bị h`ôsơ va đăng ký kiểm hóa (nếu phân lu “ng đỏ)

27

Khi khai báo hải quan điện tử thành công va in to khai Viéc ban c%h làm tiếp theo là chuẩn bị bộ h ôsơ đầ đủ để đăng ký tở khai tại cảng Cụ thể:

¢ To khai hai quan nhập khẩu

* Invoice

* Vận đơn (B/L)

*C/O

* Packing list

« Giấy nộp ti â vào ngân sách nhà nước

« Giấy giới thiệu

¢ Dang ký kiểm hóa (trưởng hợp luồng đỏ)

Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng tn đầw đủ nên trên, nhân viên giao nhận sẽ đem tới hải quan Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận h ôsơ và tiến hành kiểm tra Nếu không có gì bất thưởng thì chuyển h ôsơ sang bộ phận tính giá thuế để báo mức thuế cn đóng Lưu ý, trưởng hợp hàng hóa của bạn rơi vào luồng đỏ, thì c3n tiến hành kiểm hóa Lúc này, nhân viên giao nhận cân dựa vào bảng phân công để liên hệ với hải quan kiểm hóa và thực hiện thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa Khi tới bãi, thì cont được

cất seal, dỡ hàng ra kiểm hóa

1 Bước 5: Nhận kết quả tờ khai hải quan

Khi quá trình kiểm tra bộ chứng tn (hoặc kiểm hóa) hoàn tất, bộ chứng tn được đóng dấu, r ä chuyển sang cửa trả tờ khai hải quan Lúc này, nhân viên giao nhận sẽ mua tem để dán vào tở khai (tem được xem như là lệ phí hải quan)

Aux

Bộ h 6so trả v`ềsẽ bao g ôm: Tơ khai Hải quan đã đóng dấu, phiếu kết quản kiểm tra chứng tn, nếu là lu ông đỏ thì có thêm phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa) Nhân viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra xem đã đủ h sơ chưa Nếu đủ thì tiến hành bước tiếp theo

Bước 6: Xuất phiếu EIR

28

Phiếu EIR còn được gọi là phiếu giao nhận container Nó chính là phơi phiếu xác nhận tình trạng của container Đây được xem là một trong những loại giấy tờ quan trọng hàng đi hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa

Để xuất phiếu EIR thì nhân viên giao nhận cần tới phòng Thương vụ tại cảng để nộp lệnh giao hàng D/O đã có dấu giao thẳng của hãng tàu Tiếp đó nhân viên giao nhận cn đóng t¡ ân nâng/hạ và lưu confainer

[1 Bước 7: Thanh ly hai quan

Nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ hễ trợ thanh lý hải quan ma giờ đây bạn

đã có thể tiết kiệm khá nhi ôi thời gian trong việc thanh lý cổng Nhưng hạn chế là hiện tại, thủ tục này mới chỉ được áp dụng cho các tở khai hải quan được mở ở Hải quan Sài Gòn khu vực I Còn ở các khu vực khác, vẫn phải tiến hành theo cách truy ` thống

Để thực hiện thanh lý hải quan cổng, thì nhân viên giao nhận sẽ mang bộ h sơ gần Lệnh giao hàng D/O, phiếu EIR, Tơ khai hải quan (gồm cả bản chính và bản photo), cùng danh sách container nộp cho Hải quan Đơn vị này sẽ lưu thông tin lô hàng vào sổ hải quan, đồng thời đóng dấu vào tở khai, phiếu EIR, và xác nhận vào tờ danh sách container Sau đó trả các h `ôsơ này lại cho nhân viên giao nhận

[1 Bước 8: Nhận hàng

Lúc này quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container v`Êcơ bản là hoàn tất Bây giờ nhân viên giao nhận chỉ cần đưa phiếu EIR, danh sách container, cùng giấy mượn container cho tài xế container của mình, và lái xe chạy vào cảng hoặc ICD

để nhận hàng

H Bước 9: Trả vỏ cont rỗng và nhận lại cược tn hãng tàu

Sau khi hoàn tất việc rút hàng, dựa trên chỉ định ghi trên giấy mượn container, tài xế sẽ mang trả container rỗng v lại cho cảng hoặc ICD Tiếp đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu EIR, giấy cược container cùng phiếu thu tới đại lý hãng tàu để

làm thủ tục nhận lại tỉ cược container đã đóng trước đó

H Bước 10: Hoàn thiện h ôsơ

29

Sau khi hoàn thiện các quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container trên, bước cuối cùng bạn thực hiện là tổng hợp và lưu hô sơ Tức sau khi hoàn tất thông quan nhập hàng và hàng đã được chuyển cho khách, thì nhân viên chứng tn sẽ

có trách nhiệm kiểm tra và sắp xếp đầ% đủ, cẩn thận các chứng tn thành bộ hoàn chỉnh Một bộ sẽ trao trả lại cho khách hàng, và một bộ sẽ đưa vào lưu trữ Cùng với

đó sẽ gửi cho khách hàng một bản Debit Note (Giấy báo nợ)

2.4.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container

bằng đường biển của công ty[TTNHH Thương mại Dịch vụ Janus

1) Tìm kiếm khách hàng

2) Đàm phán và ký hợp đ ông dịch vụ khách hàng

3) Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng tn nhập khẩu

4) Khai hải quan điện tử

5) Tiếp nhận và kiểm tra lệnh giao hàng

6) Làm thủ tục thông quan nhập khẩu

7) Thanh lý hải quan

8%) Nhận hàng

9) Giao hàng cho khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có)

10)Trả container rỗng và lấy lại ti cước

11) Quyết toán và bàn giao chứng tn cho khách hàng

2.4.3 So sánh quy trình thực tế và lý thuyết

« Giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển của Janus

Qua quá trình kiến tập tại Công ty Janus, với sự hướng dẫn, hỗ trợ tận tình của

các anh chị tại công ty em nhận thấy quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên cont

đã dựa đúng theo cơ sở lý thuyết nhưng trên thực tế thì ngắn gọn và đơn giản hơn do công ty đã thành lập lâu năm, đội ngũ nhân viên sáng tạo, năng động, có nhi kinh nghiệm Đặc biệt, công ty đã có mối quan hệ thân thiết với các đối tác như: Hải quan, hãng tàu nên việc thực hiện một số bước đơn giản và không phức tạp như trên lý thuyết

30

Di ai nay cho thấy cơ sở lý thuyết là nân tang, 1a hanh trang c% thiét cho mỗi sinh viên Logisfics áp dụng vào thực tế công việc để không phải bo ngỡ, hụt hãng khi

chính mình làm những công việc mà mình được học Và hơn hết, thời gian kiến tập tại

công ty đã giúp em bể sung thêm kiến thức c3n thiết cũng như thu thập được một vài kinh nghiệm và hiểu một cách rõ ràng, sâu sắc hơn những kiến thức lý thuyết đã học

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của TNHH Thương mại Dịch vụ Janus được đội giao nhận phối hợp với các phòng ban khác hoàn thành nhằm đáp ứng tốt các dịch vụ cho khách hàng Quy trình được trải qua 11 bước nhi `âi hơn số bước trong quy trình lý thuyết mà chúng ta được học

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty được xây dựng trên nến tảng lý thuyết nhưng có một vài điểm khác nhau:

+ Quy trình nhận hang tại cảng ngoài sự kiên hóa của cơ quan hải quan còn có

sự giám sát của xí nghiệp cảng

+ Có nhi `âi chứng tn phát sinh trong quá trình nhận hàng tại cảng

+ Thưởng xuyên phải cập nhật các thông tư, văn bản, quyết định, của nhà nước

Đồi hỏi bộ phận nhân viên phải có kiến thức chuyên môn và linh hoạt cập nhật kiến

thức nhanh để đáp ứng nhu câi khách hàng

+ Quy trình điễn ra hoạt động linh hoạt, đan xen với nhau trong tnng công việc

và phân đoạn để tiết kiệm thời gian, mang lại trải nghiệm tốt đến tay khách hàng Tnng bước trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty được thực hiện chỉnh chu và nghiêm ngặt theo tnng bước nhỏ Công ty rất chú trọng đến bước đi tiên đó là tìm kiếm khách hàng Ở giai đoạn này, dường như trên lý thuyết chúng ta nghĩ rất là dễ Nhưng thật chất đây là giai đoạn tất yếu và là mấu chốt quyết định cho sự thành công của một doanh nghiệp Nhất là đối với tình hình kinh tế bấy giờ, hệ quả của dịch Covid đã đem lại sự khó khăn trong các ngành nói chung và ngành xuất nhập khẩu nói riêng

31

2.4.4 Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển công tyLTTNHH Thương mại Dịch vụ Janus

Hnh 2 Sơ đ ôQuy trETnh giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

công ty TNHH Thuong mai Dich vu Janus

2.4.5 Phân tích Sơ đồ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công tyLTTNHH Thương mại Dịch vụ Janus 2.4.5.1 Tìm kiếm khách hàng

Janus luôn có những chiến lược cụ thể cho bước tìm kiếm khách

hàng Bởi nếu không có khách hàng nghĩa là không có người sử dụng

dịch vụ hay nói cách khác, nếu không có khách hàng thì hoạt động

kinh doanh của Công ty là bằng không Đứng ở cương vị là một Công

ty cung cấp dịch vụ , đòi hỏi phải tìm được khách hàng phù hợp và

đảm bảo đáp ứng tốt yêu c`Äi của khách hàng

Đi tiên, nhân viên kinh doanh — nhân viên sales của Công ty sẽ

tiến hành tìm kiếm khách hàng là những người có hoặc không có sản

xuất kinh doanh, có nhu cầi xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế

Nhân viên sales tiến hành tìm kiếm và thu thập thông tin khách

32

hang théng qua nhi & cach khac nhau nhv tim kiém théng tin khách hàng trên các trang vàng, thông qua các hội nhóm liên quan trong

ngành, triển lãm, Sau đó, nhân viên sẽ gọi tư vấn và trao đổi với

khách hàng v`êcác dịch vụ mà Công ty có cung cấp và phải chứng mỉnh cho khách hàng thấy được năng lực cung cấp dịch vụ của Công

ty như tài chính, thời gian, sự tiện lợi và sự hiệu quả trong công việc

Trong bước đầi tiên này, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Janus thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên còn gặp không ít khé khan Công ty gặp khó khăn trong khâu tìm kiếm khách hàng một phân vì

sự cạnh tranh khốc liệt trong giai đoạn kinh tế hiện nay (dịch bệnh

phức tạp, cước vận tải biển tăng ngất ngưỡng), một phẦn vì đội ngũ Sales của Công ty chủ yếu là nhân viên trẻ, còn ít kinh nghiệm VỊ trí Sales thưởng là nhân viên mới có cả thực tập sinh, do vậy để tìm kiếm khách hàng thường tốn nhi âi thời gian Tuy vậy, đội Sales của Công ty cũng rất nỗ lực, thưởng xuyên tham gia các triển lãm, các diễn đàn giao nhận, để có nhi`âi cơ hội tiếp xúc với khách hang

ti ân năng

2.4.5.2 Đàm phán và ký kết hợp đông dịch vụ với khách hang Sau khi trao đổi và xác định được đối tượng phù hợp, nhân viên kinh doanh (nhân viên sales) của Công ty sẽ tiếp xúc khách hàng tiền năng này Một đi nhỏ nhưng lại là một trong các yếu tố góp phần làm cho cuộc tiếp xúc thêm phân thành công chính là nét lịch

sự và tỉnh tế của Công ty khi gặp khách hàng Lịch sự trong cách ăn mặc và tỉnh tế trong thanh toán ti coffee, đến sớm hoặc đúng giờ, Và thông thưởng ở khâu này, Công ty sẽ cử nhân viên sale là

nữ cùng trưởng phòng kinh doanh để tiến hành đàm phán với khách hàng Vận dụng những kiến thức chuyên môn, am hiểu những dịch

vụ hiện có của Công ty, khéo léo trong giao tiếp và cách thuyết phục

để có thể tư vấn rõ hơn cho khách hàng biết v`êcác lợi ích mà họ sé được cung cấp đối với một lô hàng cụ thể, đảm bảo cuộc tiếp xúc

diễn ra thoải mái và súc tích nhất Lúc này, nhân viên sẽ đưa cho

khách hàng bảng báo giá chung cho các loại dịch vụ mà công ty cung cấp, bảng giá đơn và bảng giá với các dịch vụ gộp Để khách hàng tự tham khảo và sau đó trình bày sơ lược, cụ thể chi tiết từng

33

đơn giá để khách hàng nắm được mức phí đó, phía Công ty sẽ làm

những gì và phía khách hàng cn làm gì

Trong quá trình đàm phán v êgiá và các yêu c`â liên quan, phía

khách hàng có thể “trả giá” hoặc có thêm các yêu cân khác, trên cơ

sở đánh giá vê mức độ tin năng của khách hàng và so sánh với

mặt bằng chung của các công ty giao nhận khác, nhân viên sẽ đưa

ra ý kiến phù hợp nhất trao đổi với khách hàng, trong hợp đồng giao

nhận sẽ được trình bày cụ thể các hoạt động mà TNHH Thương mại

Dịch vụ Janus cung cấp, trình bày rõ ràng giá cước cho từng loại hoạt

động dịch vụ đó

Các mức phí dịch vụ của TNHH Thương mại Dịch vụ Janus hiện

đang cung cấp minh bạch như sau:

Đơn vị: VNĐ

B>ng 1 B>ng giá dịch vu h>i quan va vận chuyển

Container 20ft Container 40ft

Phi dich vu Hai quan 1.600.000 1.850.000

Phi kéo cont tn cang Cat

- 2.700.000 3.100.000 Lai, ICD

Phi kéo cont tn Tan

; 2.800.000 3.000.000 Cang

Ngu ‘mn: Phong kinh doanh TNHH Thuong mai Dich vu Janus

Don vi: USD

B>ng 2 Các loại phí liên quan dén container

Các loại phí Container 20ft Container 40ft

THC 80-85 140 - 150

34