Chúng tôi luôn cố gắng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng về mọi lĩnh vực liên quan đến chuyến đi như: lựa chọn điểm đến, thiết kế chương trình hợp lý, dịch vụ hướng dẫn, hoạt
Trang 1BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG HÀ NỘI
-BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: Tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch quốc tế tại Công ty Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS
Giáo viên hướng dẫn:NGUYỄN THỊ MINH PHƯƠNG
Sinh viên thực hiện:TRƯƠNG DUY PHONG
Lớp:HD22-A10
Ngành:HƯỚNG DẪN DU LỊCH
Năm: 2023-2024
Trang 2BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG HÀ NỘI
Đề tài: Tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch quốc tế tại Công ty Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS
Giáo viên hướng dẫn:NGUYỄN THỊ MINH PHƯƠNG
Sinh viên thực hiện:TRƯƠNG DUY PHONG
Lớp:HD22-A10
Ngành:HƯỚNG DẪN DU LỊCH
Năm: 2023-2024
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Được mệnh danh là “Ngành Công Nghiệp không khói”, ngành du lịch đang đóng góp
to lớn vào sự phát triển của nền kinh tế không chỉ nước ta mà còn rất nhiều nước trên thế giới Với chủ trương “Việt Nam muốn làm bạn với tất cả các dân tộc, các quốc gia”, định hướng phát triển của Đảng và nhà nước trong giai đoạn sắp tới khẳng dịnh: “Phát triển dulịch thực sự trở thành một ngành kinh tế mũi nhọn, nâng cao chất lượng và hiệu quả trên
cơ sở khai thác lợi thế và Điều kiện tự nhiên sinh thái truyền thống văn hóa, lịch sử” Đây
là cơ sở cho ngành du lịch phát triển làm đòn bẩy phát triển kinh tế các vùng miền trong
cả nước
Đón nhận thời cơ phát triển nhiều cá nhân đã bỏ vốn đầu tư xây dựng doanh nghiệp kinh doanh trong đó có kinh doanh lữ hành Công ty TNHH Giáo dục và đầu tư du lịch LOTUS là một trong số đó
Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, hiệu quả kinh doanh là điều kiện sống còn của mỗi doanh nghiệp Vì vậy, nghiên cứu và tìm ra lời giải cho bài toán nâng cao hiệu quả kinh doanh là rất cần thiết và liên tục
Sau 1 tháng thực tập tại Công ty TNHH Giáo dục và đầu tư du lịch LOTUS, em đã rút ra rất nhiều kinh nghiệm cho bản thân, em nhận thấy rằng Sen Xanh luôn tìm cách phát triển kinh doanh lữ hành sao cho tốt hơn Bên cạnh đó là những nhận xét, kiến nghị
và giải pháp phát triển hoạt động kinh doanh du lịch của Sen Xanh Vì thế kết cấu bài báocáo của em gồm 4 Phần:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty du lịch Sen Xanh
Chương 2:Tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch quốc tế công
ty giáo dục và đầu tư du lịch LOTUS
Chương 3: Đánh giá những lợi thế, thuận lợi, những khó khăn khi thực tập
Chương 4: Kiến nghị và đề xuất
Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức có hạn nên bài báo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót, em rất mong có được sự góp ý của thầy cô và các bạn sinh viên để có cơ hội bổ sung kiến thức nhằm rút ra kinh nghiệm cho bản thân
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn … và các anh chị ở Công ty TNHH Giáo dục và đầu tư du lịch LOTUS đã cung cấp thông tin để em có thể hoàn thành bài báo cáo này
Hà Nội, ngày tháng 08 năm 2024
Trang 4MỤC LỤC
Lời nói đầu 3
Phiếu đánh giá và nhận sét 4
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty du lịch LOTUS 8
1.1.1 Thông tin chung 8
1.2 Chức năng và nhiệm vụ 9
1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty du lịch LOTUS 12
1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 13
Chương 2: Tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch 16
2.1:Quy Trình Tổ Chức Trương Trình Du Lịch 16
2.1.1 Tổ chức chương trình du lịch quốc tế đi vào 22
2.1.1.1 Khái niệm 24
2.1.1.2 Đặc điểm của chương trình du lịch quốc tế 26
2.1.1.3 Yêu cầu khi tổ chức thực hiện chương trình quốc tế 28
2.1.2 Quy trình 31
2.1.2.1 Giao đoạn chuẩn bị chương trình du lịch quốc tế 35
2.1.2.1 Giai đoạn thực hiện chương trình du lịch 38
2.1.2.3:giai đoạn sau chuyến đi của chương trình du lịch quốc tế 41
2.2:Thuận lợi khi làm về chương trình du lịch quốc tế 43
2.2.1khó khăn khi làm về chương trình du lịch quốc tế 44
2.2.2 về nhận sự và cơ sở vật chất 46
2.2.3 thực trạng tổ chức chương trình du lịch 46
2.2.4 đề suất và kiến nghị 49
Kết luận 57
Tài liệu tham khảo 58
Trang 5CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-PHIẾU NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Ngày sinh: ……/……/……
Lớp: Ngành: Khóa
Thực tập tại:
Từ ngày: đến ngày 1.Về tinh thần, thái độ, ý thức tổ chức kỷ luật:
2 Về những công việc được giao:
3 Kết quả đạt được:
Xác nhận của lãnh đạo cơ sở thực tập …., ngày tháng năm 20
Ký, ghi rõ họ tên Cán bộ hướng dẫn thực tập
Đóng dấu (của cơ sở thực tập)
Trang 6NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Trang 7
PHẦN I:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁ VỀ CƠ SỞ KINH DOANH DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ
LỮ HÀNH CỦA CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ ĐẦU TƯ DU LỊCH LOTUS.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty du lịch LOTUS.
1.1.1 Thông tin chung
+ Công ty TNHH Giáo dục và đầu tư du lịch LOTUS được thành lập theo giấy chứng nhận được đăng ký kinh theo doanh số: 0107858094 do sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nộicấp
+ Đăng ký lần đầu: Ngày 24 tháng 5 năm 2017
+ Đăng ký thay đổi lần thứ hai: ngày 30 tháng 10 năm 2018
+ Có trục sở chính tại: Số 2 ngách 160/9 đường Thụy Khuê, Phương Thị Khuê
+ Văn phòn giao dịch tại: 52/18 Hoàng Công Chất, Bắc Từ Liê, Hà Nội
+ Tên công ty: Công ty TNNH Giáo dục và đầu tư du lịch LOTUS
+ Tên viết tắt: LOTUS EDUCATION AND TOURIMS CO.,LTD
+ Địa chỉ: CT1A-SH45 Số 119 đường K2, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
+ Đại diện: Đào Thị Vân
Trang 8nâng cao tay nghề, phát huy khả năng kinh doanh và sáng tạo.
1.1.2 lịch sử hình thành
- Từ ngày thành lập đến nay, công ty TNHH du lịch LOTUS hoạt động chủ yếu về lĩnh vực dịch vụ lữ hành Đây là mô hình công ty du lịch LOTUS hoạt động trong lĩnh vực Du lịch Ngay từ ban đầu thành lập công ty đã xác định tiêu chí phát triển “Cho những kỷ niệm đẹp”, đối với mỗi cuộc hành trình cùng công ty du lịch LOTUS Chúng tôi luôn cố gắng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng về mọi lĩnh vực liên quan đến chuyến đi như: lựa chọn điểm đến, thiết kế chương trình hợp lý, dịch vụ hướng dẫn, hoạt náo viên tốt nhất, các dịch vụ bổ trợ… Ngay từ những ngày đầu tiên, công ty
du ịch LOTUS được khách hàng đánh giá cao về tính chuyên nghiệp, chất lượng, độ an toàn và tính tin cậy trong việc thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch
chuyên nghiệp và uy tín của nguồn nhân lực nội bộ với mạng lưới các nhà cung cấp dịch
vụ có chất lượng đáng tin cậy Công ty du lịch LOTUS đặt mục tiêu trở thành một trong những người bạn đồng hành tin cậy của quý khách hàng - Những giá trị mà công ty du lịch LOTUS luôn hướng đến: Niềm tin, chất lượng, sự đảm bảo, sự hài lòng của khách hàng
1.2.1.2 Sứ mệnh
+ Sẵn sàng phục vụ” là sứ mệnh mà công ty du lịch LOTUS luôn mong muốn đem đến cho quý khách
1.2.2 Giá trị cốt lõi
Trang 9- Luôn thay đổi.
+ Với nhu cầu ngày càng cao của khách du lịch, Bình An Việt luôn nỗ lực hoàn thiện
để đem lại những làn gió mới cho từng chuyến đi của khách hàng
1.2.2.1 Chất lượng dịch vụ
+ Đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu, công ty du lịch LOTUS xin cam kết sẽ mang đến cho quý khách những trải nghiệm du lịch tốt nhất, từ khâu tư vấn, tổ chức cho đến hậu mãi
1.2.2.2 Uy tín và trách nhiệm
+ Công ty luôn giữ vững uy tín trong mọi giao dịch, đảm bảo trách nhiệm với khách hàng, đối tác và cộng đồng Uy tín là nền tảng giúp công ty du lịch LOTUS xây dựng mốiquan hệ lâu dài và đáng tin cậy
1.2.2.3 Sáng tạo và đổi mới
Công ty du lịch LOTUS không ngừng sáng tạo, cải tiến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của khách hàng Sự đổi mới là động lực thúc đẩy công
ty tiến xa hơn trên thị trường
1.2.2.4 Tôn trọng khách hàng
Công ty du lịch LOTUS luôn coi trọng yếu tố con người, từ khách hàng đến nhân viên Công ty xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, nơi mọi người được tôn trọng và phát triển tối đa tiềm năng của mình
Trang 101.2.2.5 Phát triển bền vững.
Công ty du lịch LOTUS hướng tới sự phát triển bền vững, không chỉ trong kinh doanh
mà còn trong việc bảo vệ môi trường và đóng góp vào cộng đồng Công ty cam kết thực hiện các hoạt động kinh doanh có trách nhiệm với xã hội
1.2.3 Thông điệp:
+ Cho những kỷ niệm đẹp.
+ Cảm xúc đong đầy trong mỗi chuyến đi.
+ Đội ngũ tư vấn viên, hỗ trợ viên nhiệt tình, kinh nghiệm
+ 100% các chương trình tour đều đã được khảo sát kỹ lưỡng về chất lượng
+ Cam kết chất lượng đúng với giá thành quý khách đã bỏ ra
1.2.4 Một số khách hàng đã và đang đồng hành cùng du lịch LOTUS
- Trải qua 4 năm xây dựng và phát triển, Công ty với thương hiệu LOTUS đã và đang
ngày càng không chỉ khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực dịch vụ du lịch và lữhành tại thị trường Việt Nam mà còn trên thị trường quốc tế Một hành trình phát triển liêntục không ngừng, Công ty đã gặt hái được nhiều thành tích đáng kể như tốc độ tăng trưởngkinh doanh đều đạt 100 % so với năm trước, quy mô và đội ngũ nhân sự dày dặn kinhnghiệm, số lượng khách hàng tăng cao, hệ thống đối tác dịch vụ đa dạng và hợp tác chặt chẽ
- Trong những năm qua, công ty đã thực hiện rất nhiều chương trình tour mang ý nghĩatầm cỡ Thể hiện được khả năng cũng như tính chuyên nghiệp của công ty Qua đó nhậnđược sự tín nhiệm cũng như tin tưởng của các đối tác và khách hàng
- Từ những ngày đầu thành lập còn gặp nhiều khó khan Nhờ những chiến lược cùng tầmnhìn đúng đắn đã giúp công ty từ bước phát triển và khẳng định được thương hiệu trên thitrường du lịch
- Bên cạnh đó công ty không ngừng đổi mới công nghệ, trang bị máy móc, phương thức
tổ chức và hết nối dịch vụ hiện đại, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào đổi mới biện
Trang 11pháp quảng bá và kinh doanh theo hướng thương mại điện tử Qua đó, đã tạo được uy tínvới các đối tác cung ứng dịch vụ, đồng thời tạo được nền móng vững chắc để Công ty pháttriển trong điều kiện mới.
- Có được những kết quả trên, không chỉ có sự nỗ lực cố gắng của Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty mà còn là sự quan tâm, tạo điều kiện của các ban ngành liên quan đến công tác quản lý du lịch Hà Nội, chính quyền địa phương, các đơn vị đối tác dịch vụ và du lịch trên cả nước và trên hết là những khách hàng thân quen Nhờ đó Công ty có thêm nhiều cơ hội để khẳng định vị thế của mình, không ngừng lớn mạnh, vươn cao, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có uy tín, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành dịch vụ du lịch nói riêng Đây cũng chính
là động lực để Lãnh đạo, cán bộ công nhân viên Công ty tiếp tục vươn lên, gặt hái được nhiều thành tích cao hơn nữa trong thời gian tới
1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty du lịch LOTUS
1.3.1 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty du lịch LOTUS
-
Ban Giám đốc
Trang 12+ Giám đốc hiện nay là ông Lê Văn Tám, là người trực tiếp quản lý và lãnh đạo công
ty Ngoài Giám đốc thì Phó Giám đốc là bà Nguyễn Thị Tuyết Nhung cũng là người đề racác chương trình và chiến lược kinh doanh Giám Đốc có nhiệm vụ thiết lập các báo cáo
và kế hoạch cho hoạt động từng tháng, quý và năm, có quyền tổ chức bộ máy quản lý củachi nhánh, tuyến và sa thải nhân viên cho phù hợp với nhu cầu
1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
1.4.1 Phòng kinh doanh
- Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS là bộ phận chủ chốt, chịu trách nhiệm quản lý và phát triển các hoạt động kinh doanh liên quanđến dịch vụ du lịch và lữ hành Các nhiệm vụ chính của Phòng Kinh doanh bao gồm:
- Phát triển thị trường và khách hàng
+ Xây dựng và mở rộng mạng lưới khách hàng, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, và phát triển mối quan hệ với các đối tác trong ngành du lịch
- Lập kế hoạch kinh doanh
+ Thiết kế và triển khai các chiến lược kinh doanh, kế hoạch bán hàng, và các
chương trình khuyến mãi để đạt được mục tiêu doanh thu và tăng trưởng
- Quản lý và chăm sóc khách hàng
+ Đảm bảo khách hàng được tư vấn và hỗ trợ một cách tốt nhất, từ khâu lên kế hoạchcho đến khi kết thúc chuyến đi Phòng Kinh doanh cũng chịu trách nhiệm xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ
- Phát triển sản phẩm du lịch
+ Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm du lịch mới, cải tiến các tour hiện có để đápứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
- Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh
+ Theo dõi và phân tích xu hướng thị trường, hoạt động của đối thủ cạnh tranh để đề xuất các chiến lược kinh doanh phù hợp
Trang 13+ Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của công ty, góp phần xây dựng thương hiệu LOTUS trong lĩnh vực du lịch và lữ hành.
1.4.2 Phòng điều hành
- Phòng Điều hành của Công ty TNHH Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS là bộ phận quan trọng, chịu trách nhiệm quản lý và triển khai các hoạt động điều hành liên quan đến các tour du lịch và dịch vụ lữ hành Các nhiệm vụ chính của Phòng Điều hành bao gồm
- Tổ chức và quản lý tour
+ Phòng Điều hành có trách nhiệm lên kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện các tour
du lịch từ lúc khởi đầu đến khi kết thúc Điều này bao gồm việc phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, và các đơn vị vận chuyển để đảm bảo tour diễn ra suôn sẻ
- Quản lý lịch trình và nguồn lực
+ Đảm bảo lịch trình của các tour được thực hiện đúng theo kế hoạch, điều phối các nguồn lực như hướng dẫn viên, xe cộ, và các dịch vụ liên quan để đáp ứng yêu cầu của từng tour
- Giám sát và giải quyết sự cố
+ Trong quá trình thực hiện tour, Phòng Điều hành giám sát chặt chẽ các hoạt động
và sẵn sàng giải quyết bất kỳ sự cố hoặc tình huống phát sinh nào để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng
- Tối ưu hóa quy trình
+ Phòng Điều hành thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình làm việc để nâng caohiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng
- Phối hợp với các phòng ban khác
+ Phòng Điều hành làm việc chặt chẽ với Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing và các bộ phận khác để đảm bảo mọi hoạt động của công ty đều diễn ra đồng bộ và hiệu quả
Trang 14+ Phòng Điều hành là mắt xích quan trọng trong việc đảm bảo các dịch vụ du lịch và
lữ hành của LOTUS được thực hiện một cách chuyên nghiệp và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng
1.4.2.1 Hướng dẫn viên
- Hướng dẫn viên của Công ty TNHH Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS là những người trực tiếp dẫn dắt và đồng hành cùng du khách trong các tour du lịch Họ đóng vai trò quan trọng trong việc mang đến trải nghiệm du lịch tuyệt vời và tạo dấu ấn tích cực cho khách hàng Nhiệm vụ chính của Hướng dẫn viên bao gồm:
- Cung cấp thông tin và hướng dẫn
+ Hướng dẫn viên có trách nhiệm cung cấp cho khách hàng những thông tin chính xác và hữu ích về các điểm đến, bao gồm lịch sử, văn hóa, phong tục, và các địa danh nổitiếng Họ giúp du khách hiểu sâu hơn về địa điểm tham quan và tận hưởng chuyến đi mộtcách trọn vẹn
- Quản lý lịch trình và hoạt động
+ Hướng dẫn viên đảm bảo mọi hoạt động trong tour diễn ra theo đúng lịch trình đã định, bao gồm thời gian khởi hành, các điểm dừng chân, và các hoạt động tham quan Họ cũng phải linh hoạt điều chỉnh lịch trình nếu có sự cố phát sinh để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
- Chăm sóc và hỗ trợ du khách
+ Hướng dẫn viên là người trực tiếp chăm sóc du khách trong suốt chuyến đi, từ việcgiải đáp thắc mắc, hỗ trợ nhu cầu cá nhân đến việc đảm bảo an toàn cho du khách Họ phải sẵn sàng xử lý mọi tình huống khẩn cấp hoặc bất ngờ một cách chuyên nghiệp
- Tạo không khí vui vẻ và gắn kết
+ Một hướng dẫn viên giỏi không chỉ là người cung cấp thông tin mà còn biết cách tạo không khí vui vẻ, thân thiện, giúp du khách cảm thấy thoải mái và gắn kết với nhau trong suốt chuyến đi
Trang 15- Đại diện cho công ty.
+ Hướng dẫn viên là bộ mặt của LOTUS trong mắt khách hàng Do đó, họ cần thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự, và thái độ phục vụ tận tâm để góp phần xây dựng và duy trì hình ảnh tốt đẹp của công ty
+ Hướng dẫn viên của LOTUS luôn được đào tạo chuyên sâu về kiến thức, kỹ năng mềm, và các tiêu chuẩn dịch vụ để mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và độc đáo cho
du khách
1.4.2.2 Sales & Marketing
- Phòng Sales & Marketing của Công ty TNHH Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS
là bộ phận chịu trách nhiệm thúc đẩy doanh số và xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty Đây là bộ phận then chốt trong việc mở rộng thị trường và tạo dựng vị thế của LOTUS trong ngành du lịch và lữ hành Các nhiệm vụ chính của Phòng Sales &
Marketing bao gồm:
- Chiến lược tiếp thị và quảng bá thương hiệu
+ Phát triển và triển khai các chiến lược tiếp thị để quảng bá các dịch vụ du lịch và lữhành của công ty
+ Sử dụng các kênh truyền thông như website, mạng xã hội, email marketing, và các hình thức quảng cáo trực tuyến để tiếp cận khách hàng mục tiêu
Xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu LOTUS qua các chiến dịch tiếp thị sáng tạo vàhiệu quả
Trang 16+ Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại và tiềm năng + Xây dựng các chương trình khách hàng thân thiết và chiến lược chăm sóc khách hàng để tăng cường sự gắn bó và trung thành của khách hàng đối với thương hiệu
LOTUS
- Bán hàng và phát triển kênh phân phối
+ Tạo dựng và phát triển các kênh phân phối, bao gồm cả trực tuyến và trực tiếp, để tối ưu hóa doanh số bán hàng
+ Phát triển mạng lưới đối tác và đại lý bán lẻ để mở rộng phạm vi kinh doanh của công ty
- Tổ chức sự kiện và hội chợ
+ Tổ chức hoặc tham gia các sự kiện, hội chợ du lịch để quảng bá sản phẩm và dịch
vụ của LOTUS, đồng thời tạo cơ hội gặp gỡ và tiếp cận khách hàng tiềm năng
Thực hiện các chiến dịch quảng bá tại chỗ để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tốt với khách hàng
- Phân tích và đo lường hiệu quả
+ Theo dõi, phân tích hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và bán hàng, từ đó điều chỉnh chiến lược để đạt kết quả tốt hơn
Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hành vi khách hàng, xu hướng thị trường, và hiệu quả kinh doanh
+ Phòng Sales & Marketing của LOTUS đóng vai trò then chốt trong việc định hướng phát triển thị trường và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong ngành
du lịch
1.4.3 Phòng kế toán
- Phòng Kế toán của Công ty TNHH Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác
Trang 17trong việc ghi nhận, báo cáo và kiểm soát các dòng tiền của công ty Các nhiệm vụ chính của Phòng Kế toán bao gồm:
- Quản lý tài chính và kế toán
+ Ghi nhận và xử lý chứng từ phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi nhận tất cả các chứng từ kế toán phát sinh từ các hoạt động kinh doanh, bao gồm hóa đơn mua hàng, bánhàng, phiếu thu chi, và các tài liệu liên quan
+ Lập báo cáo tài chính định kỳ lập báo cáo tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ để cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính của công ty
- Quản lý chi phí và ngân sách
+ Kiểm soát chi phí theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí hoạt động để đảm bảo chi tiêu hợp lý và hiệu quả, đồng thời tìm kiếm các giải pháp tối ưu hóa chi phí
+ Lập kế hoạch ngân sách phòng kế toán phối hợp với các phòng ban khác để lập kế hoạch ngân sách hàng năm, dự báo chi tiêu và phân bổ nguồn lực tài chính cho các hoạt động của công ty
- Quản lý công nợ và thanh toán
+ Quản lý công nợ theo dõi và quản lý các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo dòng tiền của công ty luôn được duy trì ổn định Điều này bao gồm việc đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn và xử lý các khoản nợ tồn đọng
+ Thực hiện thanh toán phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác, và các khoản lương cho nhân viên, đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra đúng thời hạn và chính xác
- Quản lý thuế và tuân thủ pháp luật
+ Kê khai và nộp thuế phòng kế toán đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật, bao gồm kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanhnghiệp, và các loại thuế khác
Trang 18+ Tuân thủ quy định pháp lý đảm bảo rằng mọi hoạt động kế toán và tài chính của công ty đều tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực kế toán.
- Kiểm toán và quản lý rủi ro
+ Hỗ trợ kiểm toán nội bộ và bên ngoài phòng kế toán chuẩn bị các tài liệu cần thiết
và hỗ trợ các cuộc kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài để đảm bảo tính chính xác và trung thực của các báo cáo tài chính
+ Quản lý rủi ro tài chính đánh giá và quản lý các rủi ro liên quan đến tài chính, đảm bảo rằng công ty có các biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp
- Hỗ trợ quản lý và ra quyết định
+ Cung cấp thông tin tài chính phòng kế toán cung cấp các báo cáo và thông tin tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo để hỗ trợ quá trình ra quyết định và định hướng chiến lược cho công ty
+ Phân tích tài chính thực hiện phân tích tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nhận diện các cơ hội và thách thức tài chính
+ Phòng Kế toán của LOTUS đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định
và phát triển bền vững về tài chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý trong mọi hoạt động của công ty
*Bảng Kết quả của công ty du lịch LOTUS trong giai đoạn 2020 – 2023
Trang 191.5 Các dịch vụ hiện tại trong công ty du lịch LOTUS.
- Công ty du lịch LOTUS được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu đi du lịch ngày càngtăng trong thời buổi kinh tế hội nhập và phát triển như hiện nay Để có thể đáp ứng trong một môi trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt của quy luật thị trường, Công ty du lịch LOTUS đã có những cách làm riêng và tạo nên một thương hiệu riêng Công ty không chỉchọn các hình thức quảng cáo như các công ty khác mà còn lấy sự phục vụ khách hàng đểlàm nên thương hiệu Mỗi khách hàng khi đi với công ty du lịch LOTUS sẽ là một đại sứ
quảng bá thương hiệu cho công ty và đó là phương pháp quảng cáo hiệu quả nhất
- Công ty khai thác các tour du lịch nội địa là thế mạnh của công ty và tour du lịch nước ngoài, bên cạnh đó công ty còn nhận tổ chức các sự kiện, các tour du lịch kết hợp
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
1 Doanh thu
các hoạt
động
2 874.000.000
1.847.800.000
1.987.000.000
2.786.900.000
7
CĐ, Đại học
9Đại học
6Đại học
Trang 20với hội thảo, thăm thân nhân ở nước ngoài,… nhằm đa dạng hóa các loại hình du lịch đáp ứng nhu cầu của khách du lịch.
- Bên cạnh việc khai thác các tuyến điểm du lịch trong và ngoài nước công ty còn tăng cường quảng bá hình ảnh, văn hóa, con người của các vùng miền trong cả nước cũngnhư hình ảnh của đất nước con người Việt Nam đến với bạn bè quốc tế Với đội ngũ nhânviên năng động, nhiệt tình, hết lòng phục vụ khách hàng, đặt sự hài lòng của du khách lênhàng đầu, đó là cách tốt nhất để mang Việt Nam lại gần với bạn bè thế giới
- Trong các chương trình tour của mình, công ty đã tự làm mới mình bằng việc đưa vào đó các tuyến điểm du lịch còn nguyên sơ và hoang dã, nhằm tạo ra sự hứng thú, lôi cuốn, cảm giác mới lạ cho du khách với các điểm mới, nhằm khai thác hết tiềm năng du lịch của đất nước, đồng thời tạo ra môi trường du lịch mới ít tác động tới môi trường tự nhiên
- Trong quá trình hoạt động đi đôi với mục đích thu lợi nhuận của doanh nghiệp, công ty còn tham gia vào việc tổ chức cho các đoàn khách tham gia các chương trình thiện nguyện, Công ty du lịch LOTUS góp phần tạo thêm việc làm cho xã hội, ngày càng nâng cao chất lượng đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty Đồng thời đóng góp thuế vào ngân sách của nhà nước để phát triển đất nước
- Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh lữ hành, thường tổ chức tour du lịch nội địa và quốc tế Tổ chức các package tour, từng phần cho khách hàng là công nhân viên của các cơ quan, xí nghiệp, học sinh, sinh viên, nhân dân lao động tham gia du lịch trong nước Việt Nam (nội địa)
+ Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam, Miền Tây và Cao Nguyên
+ Tổ chức các tour du lịch trọn gói và từng phần cho khách du lịch trong và ngoài nước đi du lịch ra nước ngoài (Outbound)
+ Thái Lan, Singapore, Trung Quốc, Malaysia, Pháp, Mỹ, Canada, Ấn Độ, Đức…
Tổ chức tour Inbound
Trang 21+ Hoạt động bên lĩnh vực thực hiện các chương trình cho khách du lịch vào Việt
Nam.
+ Nhận thực hiện các tour theo yêu cầu
+ Ngoài ra công ty còn là nhà cung ứng các lĩnh vực chuyên môn khác trong kinh doanh lữ hành
Các dịch vụ hỗ trợ chương trình tour như
+ Hoạt náo, giao lưu tập thể, MC
+ Sinh hoạt cộng đồng, huấn luyện kĩ năng thanh niên, lửa trại, dã ngoại, thám hiểm
- Các hoạt động khác
+ Thông qua các hoạt động liên doanh, liên kết các khách sạn trong thành phố và các thành phố khác cùng các tỉnh có điểm du lịch, công ty đăng kí, đặt trước các khách sạn, nhà hàng cho khách
+ Làm trung gian cho việc làm hộ chiếu, visa, thủ tục xuất nhập cảnh cho khách… + Làm đại lí cho các hãng vận chuyển như: hàng không, xe vận chuyển, cung cấp thông tin, tư vấn về du lịch, giúp đỡ khách trong quá trình đi du lịch,
+ Bộ phận Kinh doanh - Marketing được hỗ trợ bởi Trần Thị Hà - một nhân viên Marketing Sale tận tình và nhiệt tình Có trách nhiệm giúp đỡ bộ phận này trong việc nghiên cứu thị trường, đề xuất chiến lược marketing và triển khai các chiến dịch quảng cáo để thu hút khách hàng Bằng kinh nghiệm và tâm huyết của mình, cô đã đóng góp rất nhiều cho sự phát triển của bộ phận Kinh doanh - Marketing
+ Bộ phận điều hành được hỗ trợ bởi Đỗ Thị Lương - một nhân viên Điều hành Dịch
vụ tận tâm và chuyên nghiệp Có trách nhiệm giúp đỡ bộ phận này trong việc quản lý và điều hành các dịch vụ của công ty, đảm bảo rằng các dịch vụ được cung cấp đầy đủ, chất lượng và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Với sự kiên trì và nỗ lực của mình, cô ấy
đã giúp bộ phận Điều hành hoạt động hiệu quả hơn và tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Trang 22+ Bộ phận Hướng dẫn viên được hỗ trợ bởi Mr Tám - Giám đốc của công ty Ông là một người giỏi về kinh doanh và quản lý, và cũng là một hướng dẫn viên tận tâm và giàu kinh nghiệm Ông giúp đỡ bộ phận này trong việc đào tạo và hướng dẫn các hướng dẫn viên trẻ tuổi, giúp họ có được kỹ năng và kiến thức cần thiết để cung cấp dịch vụ du lịch tốt nhất cho khách hàng Với sự nhiệt tình và tâm huyết của mình, ông đã đóng góp rất nhiều cho sự phát triển của bộ phận Hướng dẫn viên và sự thành công của công ty.
Chương 2: Tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch quốc tế tại Công ty Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS
2.1:Quy Trình Tổ Chức Trương Trình Du Lịch
Chuẩn bị trước tour:
a, Nhận chương trinh du lịch
- Chuong trinh, danh sách đoàn, trưởng đoàn, yêu cau dặc biệt
- Tên lái xe, số diện thoại, thời gian và diem dón
- Tiền tạm ứng
- Phiéu dánh giá tour của khách
- Báo cáo di doàn của hdv
- Giấy xác nhận đặt dịch vụ, vé tham quan (néu có)
- Trang thiết bị: biển đón đoàn, micro, tập gắp, khăn ướt, nước, mũ
b, Chuẩn bị cho doàn (nghiệp vụ)
- Thông tin tuyén diểm
- Thời tiết, giao thông, tỷ giá
- Luu trú, ăn uống, mua såm, an ninh và an toàn
- Quy định về thủ tục hải quan
-Quy tắc ứng xử tại điểm du lịch
- Kế hoạch tổ chức sinh hoạt vui choi (neu có)
- Chuan bi bài thuyết minh
Trang 23- Xác nhận lại các dịch vụ đặc biệt
c, Chuẩn bị cá nhân
- Giấy tờ tùy thân
- Tư trang, trang phục
- Gioi thieu bản thân và lái xe
- Cung cap tóm luợc thông tin về lịch trinh, lo trinh
c, Hỗ trợ khách check in
-Làm thu tục đăng ký với nhân viên le tân
- Nhan chia khóa và phân phòng theo danh sách
-Giao chia khóa và mời khách lên phong
-Hen thoi gian cho các hoạt đong tiếp theo
- Chúc khách có thời gian thư giãn
d, Hỗ trợ khách check out
- Nhác khách kiểm tra tư trang hành lý khi check out
- Xác nhan dịch vụ khách sử dụng trên phòng
- Nhan chìa khóa phòng từ khách và làm thủ tục trà phong
e, Hỗ trợ thu xếp dịch vụ ăn uống
- Xác nhân lại dịch vụ ( thời gian, số lượng bàn, xuất ăn, thực đơn, yêu cầu dặc
biệt )
Trang 24- Bố trí chỗ ngổi
- Giám sát và hỗ trợ phục vụ của nhân viên nhà hàng
- Giới thiệu thực đơn
- Thanh toán và hỗ tro thanh toán
f, Thuyét Minh
>Thuyét minh trên xe:
- Dam bảo súc khoe cho khách
- Su dung thành thạo và hiệu quả micro, dièu tiét âm lượng của bản thân
- Hiểu ro lộ trình
- Chon loc thông tin
>Thuyết minh tại điểm
-Thuc hien thuyết minh tại điểm hoặc bàn giao cho thuyết minh viên tại diem
h,Đón khách tham quan
- Thông báo thời gian
- Thông báo diem dón doàn
- Các luu ý can thiét: sản phẩm đặc biệt, giá, chất luợng, hóa don
Hỗ trợ khách hàng
g, Giải quyết tình huống
-Giải quyết trược tiếp với khách
- Chu ý lång nghe, ghi nhận sự việc
-Trao đổi với trưởng đoàn
-Báo cáo lai về điều hành, thống nhất hoặc chờ phuơng án giải quyết
Ngăn ngừa tình huống tái diễn
k, Tiến đoàn
- Chia se càm nghĩ cá nhân Luu y các gidy to, tur trang hanh lỷ của khách
- Nhân lai phiểu dánh giá
Trang 25Làm thu tuce sán bay (nếu khách di chuyển bing máy bay)
- Tam biet khách và chúc khách
Kết thúc tour
- Báo cáo của hdv
- Báo cáo tour ( khách, nhà cung cấp dịch vụ, điểm tham quan )
- Đề xuất ý kiến để hoàn thiện chương trình (nếu có)
- Nộp báo cáo tự liệu , hóa đơn trứng từ và thiết bị
Phieu dánh giá cùa khách
2.1.1 Tổ chức chương trình du lịch quốc tế đi vào
Tổ chức một chương trình du lịch quốc tế là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng
và quản lý hiệu quả Quy trình tổ chức có thể được chia thành nhiều bước chính để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và thành công Dưới đây là một hướng dẫn tổng quát về quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch quốc tế:
1 **Xác định Mục Tiêu và Đối Tượng**
- **Mục tiêu:** Xác định rõ mục tiêu của chương trình du lịch (ví dụ: nghỉ dưỡng, khám phá văn hóa, hội thảo quốc tế)
- **Đối tượng:** Xác định đối tượng khách hàng hoặc người tham gia (doanh nhân, sinh viên, gia đình, nhóm bạn)
2 **Lên Kế Hoạch và Lập Ngân Sách**
- Kế hoạch: Xác định các điểm đến, lịch trình, các hoạt động chính, và thời gian tổ chức
- **Ngân sách:** Tính toán chi phí dự kiến cho từng phần của chuyến đi (vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hoạt động, bảo hiểm, v.v.) Đảm bảo ngân sách phù hợp với mục tiêu và đối tượng
3 **Tổ Chức và Đặt Dịch Vụ**
- **Vận chuyển:** Đặt vé máy bay, xe buýt, tàu hỏa, hoặc các phương tiện di chuyển khác
Trang 26- **Lưu trú:** Đặt phòng khách sạn hoặc các cơ sở lưu trú khác.
- **Ăn uống:** Xác định các lựa chọn ăn uống và đặt bàn hoặc tổ chức bữa ăn nếu cần
- **Hoạt động:** Sắp xếp các hoạt động, tour du lịch, và các chương trình giải trí
4 **Xử Lý Thủ Tục Pháp Lý và Hành Chính**
- **Visa:** Hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong việc xin visa và các giấy tờ cần thiết
- **Bảo hiểm:** Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có bảo hiểm du lịch quốc tế
- **Hồ sơ:** Chuẩn bị các tài liệu liên quan như hợp đồng dịch vụ, giấy phép tổ chức sự kiện, v.v
5 **Truyền Thông và Quảng Cáo**
- **Quảng bá:** Thực hiện các hoạt động quảng bá chương trình du lịch qua các kênh truyền thông (mạng xã hội, email, trang web)
- **Thông tin:** Cung cấp thông tin chi tiết về chương trình cho khách hàng hoặc người tham gia
6 **Quản Lý và Giám Sát**
- **Giám sát:** Theo dõi tiến độ chuẩn bị và các vấn đề phát sinh
- **Hỗ trợ:** Cung cấp hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho người tham gia
7 **Thực Hiện Chương Trình**
- **Đảm bảo:** Đảm bảo tất cả các dịch vụ được cung cấp đúng theo kế hoạch
- **Giải quyết sự cố:** Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi
8 **Đánh Giá và Tổng Kết**
- **Phản hồi:** Thu thập phản hồi từ người tham gia về trải nghiệm du lịch
- **Đánh giá:** Đánh giá hiệu quả của chương trình, xác định các điểm mạnh và điểm cần cải thiện
- **Báo cáo:** Lập báo cáo tổng kết để rút kinh nghiệm cho các chương trình sau
9 **Hậu Mãi**
- **Cảm ơn:** Gửi lời cảm ơn đến người tham gia và các đối tác
Trang 27- **Duy trì mối quan hệ:** Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác để tạo cơ hội cho các chương trình du lịch trong tương lai.
Mỗi bước trong quy trình này đều quan trọng và cần được thực hiện một cách cẩn thận đểđảm bảo sự thành công của chương trình du lịch quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm
Quy trình tổ chức thực hiện cho chương trình du lịch quốc tế tại Công ty Giáo dục và Đầu tư
Du lịch LOTUS có thể được cấu trúc như sau:
2 **Phân Tích và Đánh Giá Nguồn Lực**
- **Ngân Sách**: Xác định ngân sách tổng thể cho chương trình, bao gồm chi phí vậnchuyển, lưu trú, ăn uống, và các dịch vụ khác
- **Nhà Cung Cấp Dịch Vụ**: Lựa chọn các đối tác cung cấp dịch vụ như khách sạn, công
ty vận chuyển, và nhà hàng
- **Nguồn Nhân Lực**: Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên và hướng dẫn viên dulịch
3 **Lên Kế Hoạch Marketing và Bán Hàng**
- **Chiến Lược Tiếp Thị**: Xây dựng chiến lược quảng bá chương trình qua các kênhtruyền thông, mạng xã hội, và các sự kiện quảng cáo
- **Đặt Chỗ và Đăng Ký**: Tạo hệ thống đặt chỗ trực tuyến hoặc qua điện thoại và xử lýcác đơn đăng ký từ khách hàng
Trang 284 **Chuẩn Bị Tài Liệu và Thủ Tục**
- **Visa và Thủ Tục Nhập Cảnh**: Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong việcxin visa và các thủ tục nhập cảnh
- **Tài Liệu Du Lịch**: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết như vé máy bay, phiếu xác nhậnđặt phòng, và hướng dẫn du lịch
5 **Triển Khai Chương Trình**
- **Giám Sát và Điều Phối**: Theo dõi việc thực hiện chương trình, đảm bảo mọi hoạtđộng diễn ra theo kế hoạch
- **Xử Lý Tình Huống**: Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và điều chỉnh lịch trình nếucần thiết
6 **Đánh Giá và Rút Kinh Nghiệm**
- **Phản Hồi của Khách Hàng**: Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng để đánh giámức độ hài lòng và nhận diện các điểm cần cải thiện
- **Phân Tích Hiệu Quả**: Đánh giá kết quả của chương trình dựa trên các tiêu chí nhưdoanh thu, chi phí, và sự hài lòng của khách hàng
- **Báo Cáo và Rút Kinh Nghiệm**: Lập báo cáo tổng kết và rút kinh nghiệm cho cácchương trình du lịch quốc tế trong tương lai
7 **Duy Trì Mối Quan Hệ Khách Hàng**
- **Chăm Sóc Khách Hàng**: Duy trì liên lạc với khách hàng để tạo cơ hội cho cácchương trình du lịch tiếp theo
- **Chương Trình Khách Hàng Thân Thiết**: Xây dựng các chương trình ưu đãi hoặcphần thưởng cho khách hàng thường xuyên
Công ty Giáo dục và Đầu tư Du lịch LOTUS cần đảm bảo rằng quy trình này được thực hiệnmột cách chuyên nghiệp và hiệu quả để tạo ra trải nghiệm du lịch quốc tế chất lượng cao chokhách hàng
2.1.1.2 Đặc điểm của chương trình du lịch quốc tế
Trang 291 Đa Dạng Điểm Đến
Lịch Trình Quốc Tế: Chương trình bao gồm nhiều điểm đến ở các quốc gia khác
nhau, mang đến trải nghiệm phong phú về văn hóa, phong cảnh và lịch sử
Lịch Trình Linh Hoạt: Có thể là hành trình theo nhóm cố định hoặc tùy chỉnh
theo yêu cầu của khách hàng
2 Yêu Cầu Về Visa và Thủ Tục Nhập Cảnh
Visa: Du khách cần xin visa cho các quốc gia trong hành trình, điều này thường
đụng đến quy trình và yêu cầu khác nhau cho từng quốc gia
Thủ Tục Nhập Cảnh: Bao gồm việc chuẩn bị giấy tờ và đáp ứng các yêu cầu
nhập cảnh
3 Tổ Chức và Quản Lý
Đơn Vị Tổ Chức: Thường được thực hiện bởi các công ty du lịch quốc tế chuyên
nghiệp, cung cấp dịch vụ từ lập kế hoạch, vận chuyển, lưu trú đến hướng dẫn viên
Quản Lý Chuyến Đi: Theo dõi và điều phối các hoạt động trong suốt hành trình
để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
4 Lịch Trình Chi Tiết và Được Sắp Xếp
Hoạt Động Tham Quan: Bao gồm các điểm tham quan nổi tiếng, hoạt động văn
hóa, và các sự kiện đặc biệt ở từng điểm đến
Lịch Trình Cố Định: Chương trình thường có lịch trình cụ thể với thời gian và
địa điểm rõ ràng cho từng hoạt động
5 Dịch Vụ Vận Chuyển và Lưu Trú
Vận Chuyển Quốc Tế: Có thể bao gồm vé máy bay, tàu hỏa, hoặc các phương
tiện di chuyển khác giữa các quốc gia
Lưu Trú: Đặt chỗ tại các khách sạn, nhà nghỉ, hoặc resort ở các điểm đến khác
nhau