Luận văn thạc sĩ Hệ thống thông tin quản lý: Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại một công ty giáo dục

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh 2170515 3 Tính thực tiễn: Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích: + Hiệu quả kinh tế o Tiết kiệm chi phí vận hành o Nâng cao

Giới thiệu

Lý do chọn đề tài và ý nghĩa thực tiễn

- Nền kinh tế và công nghệ biến đổi không ngừng: Nền kinh tế và công nghệ ngày nay phát triển và thay đổi với tốc độ chóng mặt, đòi hỏi các doanh nghiệp cần thích ứng và đổi mới để theo kịp xu hướng

- Covid-19 tác động chuyển đổi số: Đại dịch Covid-19 đã tác động mạnh mẽ, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trên toàn cầu, trong đó có Việt Nam Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực giáo dục, trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết

- Doanh nghiệp giáo dục cần ứng dụng công nghệ: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực giáo dục cần ứng dụng công nghệ để mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng dịch vụ, và gia tăng lợi thế cạnh tranh

- Chính sách thúc đẩy chuyển đổi số: Chính phủ Việt Nam đã ban hành nhiều chính sách, công văn, quyết định thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục Một số văn bản tiêu biểu bao gồm:

+ Quyết định số 749/QĐ-TTg [1] ngày 03/06/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

+ Quyết định số 131/QĐ-TTg [2] ngày 25/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025, định hướng đến năm 2030”;

+ Quyết định số 505/QĐ-TTg [3] ngày 22/04/2022 của Thủ tướng Chính phủ quyết định lấy ngày 10/10 hằng năm là ngày Chuyển đổi số quốc gia;

+ Công văn số 1112/CT-BGDĐT [4] ngày 19/8/2022 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và thống kê giáo dục năm học 2022 - 2023;

+ Công văn số 4771/BGDĐT-CNTT [5] ngày 31/08/2023 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ ứng dụng CNTT, CĐS và thống kê giáo dục năm học 2023 – 2024

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 2

Xu hướng và lợi ích

- Xu hướng hội nhập công nghệ: Doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp giáo dục nói riêng cần bắt kịp xu hướng ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trong thị trường

- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Ứng dụng công nghệ giúp cải thiện sản phẩm, dịch vụ giáo dục, mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, học viên và sinh viên

- Tăng năng suất làm việc: Tự động hóa các quy trình thủ công giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, và nâng cao năng suất làm việc

- Gia tăng lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn so với các đối thủ khác

- Số hóa/ Tự động hóa/ Công nghệ hóa hoạt động: Ứng dụng công nghệ giúp số hóa, tự động hóa, công nghệ hóa các hoạt động quản lý, vận hành doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả và hiệu suất

- Quản trị dữ liệu hiệu quả: Ứng dụng công nghệ giúp đồng bộ và quản trị dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả, từ đó hỗ trợ phân tích, đánh giá và ra quyết định chính xác

- Tăng lợi nhuận và doanh thu: Ứng dụng công nghệ hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động, từ đó gia tăng lợi nhuận và doanh thu Doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp trong lĩnh vực giáo dục nói riêng cần sớm hội nhập kịp thời với sự phát triển của công nghệ và cuộc sống

1.1.1 Đề tài và lý do lựa chọn

Dựa vào những phân tích về bối cảnh, xu hướng và lợi ích trên, đề tài luận văn lựa chọn là: Ứng dụng công nghệ hỗ trợ Chuyển đổi số Cụ thể hơn là “Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại một công ty giáo dục”

Lựa chọn đề tài “Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại một công ty giáo dục” phù hợp xu hướng và mang tính ứng dụng cao Hệ thống mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp giáo dục như KDI Education (doanh nghiệp đề tài tiếp cận): hỗ trợ quản lý, tăng cường khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Hơn nữa, đề tài phù hợp xu hướng chuyển đổi số trong ngành giáo dục hiện nay Lựa chọn này không chỉ mang tính ứng dụng cao mà còn có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp giáo dục

Tính cấp thiết: Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu trong giáo dục: Doanh nghiệp giáo dục cần ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trong thời đại công nghệ số

Tính thực tiễn: Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích:

Đối tượng nghiên cứu

Công ty được đề cập trong luận văn này là Công ty Cổ phần Giáo dục KDI, gọi tắt là KDI Education Được thành lập từ năm 2017, KDI Education là đơn vị tiên phong cung cấp các giải pháp giáo dục STEM (Science-Technology-Engineering-Mathematics) cho trường học thông qua mô hình Không gian sáng chế IS (Innovation Space) KDI cung cấp các chương trình đào tạo STEM, tư vấn thiết kế và tổ chức các sự kiện, cuộc thi về STEM cho các đối tượng học sinh, sinh viên, thầy cô của hơn 200 trường học ở Việt Nam

Hình 1.1 – Logo Công ty Cổ phần Giáo dục KDI 1

- STEM (Science-Technology-Engineering-Mathematics) là môn học kết hợp các kiến thức Khoa học, Công nghệ, Kỹ thuật và Toán học khi thực hiện các sản phẩm hoặc xử lý tình huống trong mỗi bài học

1 Nguồn: Website Công ty (Truy cập từ https://kdi.edu.vn/)

- Không gian sáng chế (Innovation Space - IS) là một không gian mà ở đó học sinh được tự tay sử dụng các công cụ sáng chế từ đơn giản đến phức tạp và hiện đại như kìm, kéo, máy in 3D, máy cắt laser, robot, AI, các thiết bị điện tử thông minh khác để thực hiện những dự án của mình

Hình 1.2 – Không gian lớp học STEM của KDI Education 2

Sản phẩm chính của KDI Education

- Giải pháp STEM cho trường học với mô hình Không gian sáng chế (IS);

- Giải pháp STEM cho trường học với Học liệu số DigiSTEM (Số hoá Giáo án STEM);

- Khóa học dành cho học sinh với chương trình Học viện Công nghệ trực tuyến;

- Khóa học dành cho học sinh với nội dung Kỹ năng công dân số;

- Khóa học STEM cho giáo viên được triển khai với hình thức hướng dẫn Giáo viên Thiết kế Bài dạy, bài học STEM theo chương trình Giáo dục phổ thông 2018;

- Khóa học STEM cho giáo viên về Phương pháp giảng dạy STEM Đối tượng khách hàng

- Khách hàng của KDI Education chủ yếu là nhóm khách hàng B2B gồm các trường học từ tiểu học đến đại học ở Việt Nam

- Nhóm khách hàng thứ yếu là các Thầy/ Cô, học sinh, sinh viên Gọi chung là B2B2C

2 Nguồn: Phòng Marketing KDI Education

- Nhóm đối tượng thứ ba là các đối tác hợp tác, chuyển nhượng mô hình triển khai STEM cho trường học ở các tỉnh thành Việt Nam

Sau hớn 6 năm hoạt động, KDI Education với gần 300 nhân sự đã xây dựng hơn

200 không gian sáng chế (IS), hiện diện tại 08 tỉnh/ thành phố của Việt Nam và đã đào tạo hơn 150.000 học sinh trên cả nước Những con số này vẫn đã, đang và ngày một tăng thêm Đối tượng đề tài tập trung nghiên cứu trong KDI Education

- Con người (theo cấp bậc/ vị trí công việc)

- Quản lý khu vực/ Quản lý vận hành

- Trưởng nhóm/ Trưởng bộ phận

- Ban Giám đốc/ Ban Quản trị

- Các thiết bị di động

- Các thiết bị mạng liên quan

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Các hệ thống quản lý/ Giải pháp công nghệ

- Công cụ lưu trữ, quản trị và phân tích dữ liệu

- Phân hệ Quản lý nhân viên

+ Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên

- Phân hệ Quản lý khách hàng

+ Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng

- Phân hệ Quản lý kho

+ Quy trình Tạo mới vật tư + Quy trình Đặt vật tư + Quy trình Xuất Nhập Kho + Quy trình Kiểm kê tồn Kho

- Phân hệ Quản lý ngân sách

+ Quy trình Tạo và quản lý ngân sách

- Dữ liệu Thông tin nhân viên

- Dữ liệu Thông tin khách hàng

- Dữ liệu Thông tin vật tư

- Dữ liệu Thông tin nhà cung cấp

- Dữ liệu Kiểm kê tồn kho

- Dữ liệu Xuất nhập kho

- Dữ liệu Thông tin ngân sách

Mục tiêu & Nhiệm vụ của đề tài

Luận văn tập trung ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại KDI Education Việc chuyển đổi số bao gồm phân tích chiến lược số, đề xuất công nghệ, hạ tầng sử dụng và tối ưu nguồn nhân lực nội tại Chuyển đổi số tại KDI cần thực hiện kết hợp cả bên trong và bên ngoài công ty

Bên ngoài KDI Education được hiểu là ứng dụng chuyển đổi số để cải tiến sản phẩm, giúp tăng doanh thu: Số hoá chương trình giảng dạy, đào tạo, thiết lập nền tảng lập trình của riêng KDI theo nhu cầu và năng lực của học viên

Bên trong KDI Education là việc tối ưu chi phí hoạt động, tiết kiệm thời gian làm việc của nhân viên hoặc tăng hiệu suất công việc nhờ cải tiến vận hành nội tại công ty: số hoá quy trình, đồng bộ dữ liệu, thay thế các thao tác thủ công thành tác vụ tự động và thiết lập hệ thống quản lý vận hành Cụ thể bài toán mục tiêu:

1 Xây mới/ chuẩn hoá và số hoá, tự động hóa toàn bộ quy trình, hệ thống điều hành, quản lý con người và dữ liệu => Chuyển đổi mô hình hoạt động theo phương thức quản lý dựa trên công nghệ và dữ liệu số, Cải thiện hiệu suất làm việc nhân viên Mong đợi tối ưu ít nhất 10% chi phí vậnn hành

2 Tập trung lưu trữ điện tử hồ sơ, dữ liệu => Chuẩn hoá và đồng bộ dữ liệu toàn công ty Mong đợi giảm 30%-50% thời gian làm việc của nhân viên

3 Xây dựng hệ thống quản lý vận hành 4 phân hệ (Quản lý thông tin nhân viên, Quản lý thông tin khách hàng, Quản lý kho và Quản lý thông tin ngân sách) => Giảm tác vụ thủ công, giảm thời gian làm việc của nhân viên, tăng cường tính bảo mật, phân quyền và sử dụng hệ thống chung trong quản lý, hỗ trợ việc ra quyết định Mong đợi sau khi hoàn chỉnh hệ thống có thể đóng gói thành giải pháp quản lý vận hành chuyển giao mô hình sản phẩm/ dịch vụ mới cho các đối tác địa phương, phát triển thị trường và tăng doanh thu cho công ty

Chi phí và thời gian thực hiện:

- Thời gian thực hiện: 18 tháng (từ tháng 02/2023 đến hết tháng 08/2024)

- Thời gian dự phòng: 04 tháng (từ tháng 09/2024 đến hết tháng 12/2024)

- Chi phí thực hiện: Tổng ngân sách thực hiện không quá 1.5% trên Tổng doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh trong thời gian hiện thực giải pháp hoặc một tỷ rưỡi Việt Nam đồng (không bao gồm chi phí nhân sự cố định thực hiện dự án)

Phân tích và đánh giá các quy trình hoạt động hiện tại, hệ cơ sở dữ liệu cũng như cách thức hoạt động của công ty Từ đó đề xuất giải pháp tối ưu, ứng dụng hệ thống thông tin quản lý triển khai hệ thống quản trị một cách hiệu quả hỗ trợ Chuyển đổi số tại KDI Education trong thời gian yêu cầu Công việc cụ thể gồm:

- Phân tích hiện trạng quy trình, hệ thống và cách thức hoạt động hiện tại;

- Xác định nhu cầu chuyển đổi số cần ưu tiên thực hiện;

- Đánh giá nguồn lực và tính khả thi của dự án chuyển đổi số;

- Đề xuất và triển khai giải pháp hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số;

- Đánh giá hiệu quả và đưa ra khuyến nghị phát triển giải pháp.

Yêu cầu & Phạm vi thực hiện

- Đổi mới phương thức quản lý và điều hành dựa trên công nghệ và dữ liệu;

- Điều chỉnh hoặc thay đổi các chính sách nội bộ để hợp thức hoá với các công văn, quyết định của nhà nước và các cơ sở, công ty giáo dục khác;

- Số hoá, tự động hoá các quy trình, hệ thống điều hành, quản lý con người và dữ liệu;

- Cải thiện, gia tăng hiệu suất làm việc các cán bộ nhân viên qua ứng dụng công nghệ thông tin vào toàn bộ các công tác vận hành, giảng dạy và hoạt động kinh doanh;

- Triển khai hệ thống thông tin quản lý vận hành quy mô toàn công ty;

- Lưu trữ điện tử hồ sơ, dữ liệu và các tài liệu khác

- Triển khai dự án Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại KDI Education (phân tích chiến lược số, nguồn lực và giải pháp công nghệ), tập trung cải tiến vận hành (bên trong công ty) và đóng gói hệ thống quản lý vận hành, giải pháp công nghệ để chuyển giao mô hình quản lý ra bên ngoài

- Thực hiện tuần tự hoặc song song:

- Xây dựng hệ thống quản lý vận hành gồm các phân hệ: Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý kho và Quản lý ngân sách

- Liên kết dữ liệu thuộc các phòng ban: Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Vận hành Sản phẩm và Phòng Tài chính Kế toán

- Chuẩn hoá và đồng bộ các dữ liệu liên quan: Thông tin nhân viên, Thông tin khách hàng, Thông tin vật tư, Thông tin Xuất Nhập Tồn kho và Thông tin ngân sách

- Xây mới/ chuẩn hoá và số hoá các quy trình liên quan: Quy trình Tạo mới thông tin Nhân viên/ Khách hàng/ Vật tư/ Ngân sách và các Quy trình con trong phân hệ Quản lý kho vật tư

Cơ sở lý thuyết

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) là một hệ thống thông tin được thiết kế để hỗ trợ quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức nhờ góc nhìn từ các loại báo cáo Hệ thống này bao gồm việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định và quản lý hoạt động của tổ chức

Hình 2.1 – Sơ đồ phân nhánh các loại Hệ thống thông tin 3

Chuyển đổi số

Theo Cẩm nang Bộ Thông tin và Truyền thông, chuyển đổi số là hành trình thay đổi tư duy, ứng dụng công nghệ số để tái cấu trúc, tối ưu hóa mô hình kinh doanh, mở ra cơ hội mới, gia tăng doanh thu và giá trị cho tổ chức

Như Gartner định nghĩa, chuyển đổi số là bước ngoặt mang tính tư duy lại về cách thức tổ chức vận hành, kết nối con người, dữ liệu và quy trình, từ đó tạo ra những giá trị đột phá, chưa từng có trước đây

Hoặc theo Microsoft khẳng định, chuyển đổi số là quá trình tái định vị vai trò của con người trong kỷ nguyên số Nhờ ứng dụng công nghệ số, con người được giải phóng khỏi những công việc thủ công, tập trung vào những hoạt động sáng tạo, có giá trị cao hơn Đồng thời, chuyển đổi số cũng giúp gia tăng sự gắn kết, tương tác giữa con người, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và năng động hơn

Chuyển đổi số là sự kết hợp của việc số hoá dữ liệu (digitization), số hoá quy trình doanh nghiệp (digitalization) và chuyển đổi số mô hình kinh doanh (digital transformation) Việc thực hiện chuyển đổi số phải mang tính chất toàn diện và là việc cần thiết thực hiện cho các doanh nghiệp dù ở quy mô nào Các doanh nghiệp nếu muốn mang về các lợi ích từ việc chuyển đổi số thì cần phải có chiến lược chuyển đổi số ngay khi thực hiện Chuyển đổi số không chỉ là mua công nghệ hay ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại hay công nghệ mắc tiền mà phải chọn lựa ứng dụng công nghệ phù hợp với đặc thù và mục tiêu chuyển đổi số của từng doanh nghiệp, quan trọng là công nghệ sử dụng phải mang lại sự đổi mới, cách tân và tạo được dòng doanh thu mới qua việc thay đổi/ cải tiến mô hình kinh doanh, kênh bán hàng mới cho công ty giúp nâng tầm lợi thế hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường chung hoặc lợi thế cạnh tranh

Khi thực hiện Chyển đổi số, cần có chiến lược số đi cùng các tiêu chí để đánh giá mực độ hiệu quả và điều chỉnh chiến lược linh hoạt khi cần Những lợi thế từ chuyển đổi số như kết nối công nghệ thông tin, tăng tính tự động hoá, tối ưu quy trình, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc hay việc thích ứng tốt hơn đáp ứng nhu cầu thị trường, khách hàng để tạo các sản phẩm phù hợp,… thì vai trò và yếu tố con người vẫn là chìa khoá quyết định sự thành công của việc Chuyển đổi số Hệ thống dù có hiện đại cỡ nào mà con người không sử dụng hay cố tình sử dụng sai mục đích thì kết quả mang lại vẫn là sự thất bại Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị bài toán con người song song với việc xây dựng chiến lược số khi thực hiện chuyển đổi số.

Nền tảng Appsheet

AppSheet là một nền tảng xây dựng ứng dụng trên các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng và web "no-code" (không cần lập trình) cho phép người dùng tạo ứng dụng một cách dễ dàng mà không cần có kỹ năng lập trình Điều này làm cho việc tạo ứng

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 10 dụng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn đối với nhu cần và mục đích riêng của người dùng

AppSheet cho phép người dùng kết nối và sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm cả cơ sở dữ liệu trực tuyến và ngoại tuyến như Google Sheets, Dropbox, Microsoft Excel, SQL Server, Oracle và nhiều hơn nữa Điều này giúp người dùng có thể tương tác với các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và tạo ra các ứng dụng đa dạng

AppSheet cung cấp cho người dùng một bộ công cụ để thiết kế và tùy chỉnh các ứng dụng của mình, bao gồm các tính năng như tạo biểu mẫu, thêm hình ảnh và video, định vị GPS, đọc mã QR và nhiều hơn nữa Ngoài ra, AppSheet cũng hỗ trợ tích hợp các ứng dụng với các dịch vụ bên ngoài như Google Calendar và Salesforce AppSheet có chi phí thấp hơn so với việc thuê một nhà phát triển để tạo ra một ứng dụng tương tự Người dùng chỉ phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng nền tảng

Hình 2.2 – Giới thiệu Appsheet và logo Appsheet [6]

Vào năm 2020, Google đã mua lại AppSheet và tích hợp nó vào hệ sinh thái Google, cho phép người dùng kết nối và sử dụng các dịch vụ của Google như GoogleSheets, Google Forms và Google Drive để tạo ra các ứng dụng Điều này giúp người dùng có thể tận dụng các dịch vụ của Google để tạo ra các ứng dụng phù hợp với nhu cầu người tạo ứng dụng Một số tính năng của Appsheet cho người tạo phát triển ứng dụng:

- Phát triển bằng mô hình trực quan (Visual Modeling)

- Bảo mật nền tảng (Platform Security): Các tính năng bảo mật tích hợp sẵn trong nền tảng như quản lý quyền, mã hóa dữ liệu

- Quản lý người dùng (Platform User Management): Công cụ kiểm soát phân quyền người dùng, cho phép tạo vai trò, cấp phép cho các tính năng

- Khả năng tái sử dụng (Reusability): Thiết kế các components (thành phần) có thể tái sử dụng cho nhiều dự án, tiết kiệm thời gian phát triển

- Khả năng mở rộng (Platform Scalability): Nền tảng có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu hệ thống gia tăng (số lượng người dùng, xử lý dữ liệu )

- Hỗ trợ đa nền tảng (iOS, Android, Web App): Nền tảng cho phép phát triển ứng dụng chạy trên nhiều hệ điều hành

- Biểu mẫu, Chỉnh sửa nhanh & thiết lập giao diện người dùng (Forms, Quick Edits & UX Displays): Cung cấp các công cụ hỗ trợ nhanh việc xây dựng biểu mẫu (Form), chỉnh sửa dữ liệu, và thiết kế giao diện

- Hiển thị Lịch, Bản đồ, Gallery, Bảng (Calendar, Maps, Galleries & Table

Views): Các thành phần hiển thị dữ liệu ở các định dạng đa dạng, tăng khả năng trực quan hóa ứng dụng

- Bảng tin & Biểu đồ (Interactive Dashboards & Charts): Nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, theo dõi KPI (chỉ số đánh giá) bằng các biểu đồ trực quan

- Workflow Email, SMS & Thông báo (Email, SMS & Push Notification

Workflows): Cho phép ứng dụng chủ động tương tác với người dùng qua nhiều kênh khác nhau

- Tùy chỉnh thương hiệu & thiết lập định dạng (Custom Branding & Format

Rules): Khả năng cá nhân hóa ứng dụng, thay đổi giao diện, màu sắc để phù hợp với thương hiệu

- Bản địa hóa & Cài đặt người dùng (Localization & Custom User Settings): Hỗ trợ đa ngôn ngữ, cho phép người dùng tùy chỉnh thiết lập cá nhân

- Đồng bộ dữ liệu nền & Chế độ ngoại tuyến (Background Data Syncing & Offline

Mode): Cho phép ứng dụng hoạt động ngay cả khi mất kết nối, dữ liệu được đồng bộ khi thiết bị online trở lại

- Kết nối với cơ sở dữ liệu (Basic Data Sources): Google Sheets, Forms, Calendar,

Excel Spreadsheet on Dropbox, Office365, Box, Socrata, AirTable, Smartsheet

- Tích hợp sẵn với các dịch vụ đám mây phổ biến của Google (Advanced Data Sources): SQL, Salesforce, Jira,…

- Xác định vị trí toạ độ với độ chính xác cao (High-precision Geocoding): sử dụng

- Quét mã vạch/ NFC (Barcode/ NFC scanning): Dễ dàng tích hợp với tính năng scan/ đọc mã vạch hay dùng công nghệ NFC

- Trợ lý thông minh (Smart Assistant): Tính năng tương tự như chatbot, trợ lý ảo nâng cao tương tác với người dùng

- Data & Webhook Workflows: Xử lý nghiệp vụ, logic tự động dựa trên bộ workflow đã xây dựng

- Bộ nhớ đệm máy chủ và hình ảnh (Server & Image Data Chaching): Cải thiện hiệu suất bằng công nghệ lưu trữ tạm, hạn chế truy xuất dữ liệu trực tiếp

- Lưu lịch sử hoạt động (Audit History): Lưu vết thao tác người dùng để kiểm tra, quản lý hệ thống

- Phân tích sử dụng (Usage Analytics): Theo dõi cách ứng dụng được dùng, thống kê hành vi người dùng

- Phân vùng dữ liệu (Data Partitioning): Quản lý dữ liệu cho các khu vực địa lý/ người dùng theo quy định

- Tích hợp (Integrations: Domain Authorization, Custom Authentication Provider,

REST API): Ủy quyền, Đăng nhập tùy chỉnh, API, Hỗ trợ các phương thức xác thực đa dạng

- Hybrid Cloud Enabled (On-Premise Servers, Offline Accessibility, Two Way

Syncing): Linh hoạt về triển khai, thích hợp với các yêu cầu bảo mật cao

Nhìn chung AppSheet là một nền tảng xây dựng ứng dụng "no-code" với chi phí thấp

“low-cost”, dễ sử dụng cho mọi đối tượng và hỗ trợ tạo ứng dụng trên nhiều thiết bị AppSheet của Google Cloud từng được vinh danh dẫn đầu trong các nền tảng no-code phát triển ứng dụng doanh nghiệp [7] do Forrest Research tổng hợp nhận định.

Mô hình “Horizon-based model”

Mô hình Horizon-based (Mô hình Chân trời) được giới thiệu bởi McKinsey & Company trong cuốn sách "The Alchemy of Growth" (Baghai, Coley, & White, 1999)[8], là một khung lý thuyết trong quản lý chiến lược và đổi mới, được sử dụng để phân loại và quản lý các sáng kiến đổi mới dựa trên tiềm năng tác động và khung thời gian của chúng

Mô hình này chia các sáng kiến đổi mới thành ba chân trời (horizons):

- Đặc điểm: Các sáng kiến này tập trung vào việc cải tiến và mở rộng các sản phẩm, dịch vụ và quy trình hiện có để tối ưu hóa hiệu suất và lợi nhuận

- Mục tiêu: Tạo ra sự tăng trưởng ổn định và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại

- Ví dụ: Cải tiến sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất, mở rộng kênh phân phối

- Đặc điểm: Các sáng kiến này tập trung vào việc phát triển các sản phẩm, dịch vụ và quy trình mới để mở rộng thị trường và tạo ra các nguồn doanh thu mới

- Mục tiêu: Tạo ra sự tăng trưởng đột phá và chuẩn bị cho tương lai

- Ví dụ: Phát triển sản phẩm mới, thâm nhập thị trường mới, xây dựng mô hình kinh doanh mới

- Đặc điểm: Các sáng kiến này tập trung vào việc khám phá và thử nghiệm các công nghệ, sản phẩm và dịch vụ mới có tiềm năng thay đổi căn bản ngành nghề và tạo ra các thị trường hoàn toàn mới

- Mục tiêu: Tạo ra sự tăng trưởng vượt bậc và đảm bảo sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp

- Ví dụ: Nghiên cứu và phát triển công nghệ đột phá, đầu tư vào các công ty khởi nghiệp, thử nghiệm các mô hình kinh doanh mới Ứng dụng của mô hình Horizon-based

- Lập kế hoạch chiến lược: Mô hình giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý cho các sáng kiến đổi mới khác nhau, đảm bảo sự cân bằng giữa tăng trưởng hiện tại và chuẩn bị cho tương lai

- Quản lý danh mục đầu tư: Mô hình giúp doanh nghiệp đánh giá và ưu tiên các dự án đổi mới dựa trên tiềm năng tác động và rủi ro

- Thúc đẩy văn hóa đổi mới: Mô hình khuyến khích doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm và thử nghiệm các ý tưởng mới, tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và năng động

Nhìn chung, mô hình Horizon-based là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp muốn quản lý và thúc đẩy quá trình đổi mới một cách hiệu quả Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải kết hợp mô hình này với các công cụ và phương pháp khác để đảm bảo thành công trong việc triển khai các sáng kiến đổi mới.

Mô hình năng lực doanh nghiệp

Mô hình năng lực doanh nghiệp (Business Capability Model - BCM) là một khuôn khổ chiến lược giúp doanh nghiệp xác định, đánh giá và phát triển các năng lực cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh BCM tập trung vào việc khai thác và phát triển các năng lực nội tại của doanh nghiệp để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững

BMC phân chia năng lực doanh nghiệp thành ba nhóm chức năng chính:

- Chức năng Chiến lược: Nhóm này tập trung vào khả năng thích ứng và đổi mới của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi (Teece, Pisano, & Shuen, 1997) [9] Các năng lực chiến lược cho phép doanh nghiệp phát triển các năng lực mới, tái cấu trúc các năng lực hiện có và từ bỏ các năng lực không còn phù hợp Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, quản lý danh mục đầu tư, phát triển sản phẩm mới, tiếp thị và bán hàng

- Chức năng Hỗ trợ: Nhóm này bao gồm các tài sản vô hình quan trọng, khó có thể sao chép hoặc thay thế, góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp (Barney, 1991)[10] Ví dụ: Quản lý tài chính, quản lý nhân sự, công nghệ thông tin, quản lý chất lượng

- Chức năng Vận hành: Nhóm này liên quan đến các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, tạo ra giá trị trực tiếp cho khách hàng và đóng góp vào hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp (Porter, 1985) [11] Ví dụ: Sản xuất, cung ứng, phân phối, dịch vụ khách hàng Ứng dụng của BMC:

- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động

- Tăng cường khả năng cạnh tranh

- Thích ứng với môi trường kinh doanh

- Tạo ra giá trị bền vững

Mô hình năng lực doanh nghiệp được ứng dụng ở đa dạng các ngành nghề và là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp muốn quản lý và phát triển năng lực hiệu quả.

Cơ sở phương pháp luận

Khảo sát trực tiếp là phương pháp nghiên cứu thu thập dữ liệu từ đối tượng nghiên cứu (cá nhân, tổ chức, sự kiện) thông qua hỏi đáp hoặc quan sát trực tiếp

- Mô tả số lượng, đối tượng và chủ đề nghiên cứu

- Thu thập thông tin chi tiết, đầy đủ để phân tích

- Bảng câu hỏi: Câu hỏi mở hoặc đóng được thiết kế phù hợp mục đích nghiên cứu, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy

- Thiết kế bảng câu hỏi: o Xác định mục tiêu nghiên cứu o Lựa chọn loại câu hỏi phù hợp o Viết câu hỏi rõ ràng, súc tích, dễ hiểu

- Thu thập dữ liệu: o Hỏi đáp trực tiếp: Gặp gỡ, phỏng vấn đối tượng nghiên cứu o Hỏi đáp gián tiếp: Sử dụng điện thoại, email, bảng khảo sát trực tuyến o Quan sát trực tiếp: Ghi chép, quay phim, chụp ảnh hành vi, sự kiện

- Xử lý và phân tích dữ liệu: o Sắp xếp, mã hóa dữ liệu o Phân tích dữ liệu bằng phương pháp thống kê phù hợp

- Rút ra kết luận: o Trình bày kết quả nghiên cứu o Đưa ra kết luận, đề xuất, chiến lược

Phương pháp Khảo sát trực tiếp có nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng thu thập dữ liệu trực tiếp từ các đối tượng nghiên cứu, giúp đề tài nghiên cứu có thể phân tích chi tiết và đầy đủ các thông tin cần thiết Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số hạn chế, như khả năng ảnh hưởng của nghiên cứu viên đến dữ liệu thu thập được, mất mát dữ liệu khi các đối tượng không muốn trả lời hoặc trả lời không đầy đủ, hoặc là sự thiên vị trong việc lựa chọn đối tượng nghiên cứu Do đó, điều quan trọng là chúng ta cần phải lựa chọn và áp dụng phương pháp Khảo sát trực tiếp một cách chính xác và đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu thu thập được

Phương pháp này bao gồm việc phân tích các yếu tố nội và ngoại tại của một tổ chức hoặc dự án để xác định các mối đe dọa và cơ hội, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp để giảm thiểu rủi ro và tăng cường lợi thế Phương pháp này được sử dụng để mô tả các chủ đề liên quan đến nghiên cứu và để đưa ra các đề xuất và chiến lược phù hợp cho nghiên cứu

SWOT là viết tắt của Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) Phương pháp nghiên cứu SWOT là một công cụ phân tích chiến lược kinh doanh phổ biến được sử dụng để đánh giá tình hình hiện tại và tương lai của một tổ chức, một sản phẩm hoặc một dịch vụ

- Thu thập thông tin: Khảo sát, phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu

- Phân loại thông tin: o Điểm mạnh: Ưu điểm nội tại giúp tăng hiệu quả kinh doanh o Điểm yếu: Hạn chế nội tại cản trở hiệu quả kinh doanh o Cơ hội: Yếu tố bên ngoài thuận lợi cho phát triển o Thách thức: Yếu tố bên ngoài gây khó khăn cho phát triển

- Phân tích và đề xuất chiến lược: o Tận dụng điểm mạnh: Phát huy lợi thế cạnh tranh o Khắc phục điểm yếu: Cải thiện hiệu quả hoạt động o Nắm bắt cơ hội: Mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới o Đối phó thách thức: Hạn chế rủi ro, xây dựng thế mạnh chống lại khó khăn

Phương pháp SWOT là một công cụ quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và định hướng chiến lược kinh doanh của các tổ chức và sản phẩm Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan và chính xác của phân tích SWOT, chúng ta cần phải xem xét đầy đủ các yếu tố liên quan đến tổ chức hoặc sản phẩm, không bị ảnh hưởng bởi những quan điểm, suy nghĩ cá nhân và cần phải đánh giá, kiểm tra tính khả thi, độ tin cậy của các kết quả phân tích để đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy của nghiên cứu

Phương pháp luận triển khai kết hợp giữa Waterfall và Agile là sự kết hợp giữa hai phương pháp quản lý dự án phổ biến: Waterfall và Agile Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, do vậy việc kết hợp cả hai có thể giúp khắc phục những hạn chế và phát huy tối đa lợi thế của từng phương pháp Đặc điểm chính:

- Triển khai dự án theo milestone (Waterfall): Dự án được chia thành các giai đoạn rõ ràng, có đầu ra và kết quả cụ thể cho mỗi giai đoạn Việc triển khai được thực hiện tuần tự, hoàn thành một giai đoạn mới chuyển sang giai đoạn tiếp theo

- Triển khai dự án linh hoạt (Agile): Dự án được chia thành các chu kỳ phát triển ngắn (sprint), tập trung vào việc cung cấp giá trị liên tục cho khách hàng Mỗi sprint có thời gian cố định, thường từ 1 đến 4 tuần Trong mỗi sprint, nhóm dự án thực hiện các công việc như lập kế hoạch, phát triển, thử nghiệm và triển khai phần mềm

- Kết hợp triển khai và tối ưu hóa đồng thời: Phương pháp này cho phép thực hiện đồng thời các hoạt động triển khai và tối ưu hóa Nhóm dự án có thể liên tục thu thập phản hồi từ khách hàng và điều chỉnh sản phẩm theo nhu cầu thị trường Ưu điểm

- Giảm thiểu rủi ro: Việc chia nhỏ dự án thành các giai đoạn và sprint giúp giảm thiểu rủi ro và dễ dàng quản lý hơn

- Tăng cường tính linh hoạt: Phương pháp này cho phép nhóm dự án dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường

- Cung cấp giá trị liên tục: Nhờ triển khai theo sprint, khách hàng có thể sử dụng sản phẩm sớm hơn và liên tục nhận được các cải tiến mới

- Tăng cường sự tham gia của khách hàng: Khách hàng được tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng

Phân tích hiện trạng

Tổng quan hiện trạng

Ở phần này, chúng ta sẽ đánh giá năng lực nội tại và tài lực của doanh nghiệp đề tài luận văn tập trung phân tích – KDI Education, từ đó xác định tiềm năng và hạn chế trong việc triển khai các giải pháp cải tiến Đầu tiên chúng ta dùng phương pháp phân tích SWOT để có cái nhìn tổng quan hiện trạng của doanh nghiệp (Bảng 3.1.1) và tìm hiểu về sơ đồ tổ chức công ty (Hình 3.1.1)

Bảng 3.1 - Phân tích SWOT tổng quan hiện trạng KDI Education

Strengths - Điểm mạnh Weaknesses - Điểm cần cải thiện

• Nhận thức & chỉ đạo Chiến lược chuyển đổi số từ Ban Lãnh đạo (Quy chế, quy định, triển khai dự án, )

• Vận hành chưa sẵn sàng khi kinh doanh mở rộng quy mô

• Chưa có sự xác minh, kiểm soát nội bộ chặt chẽ

• Đội ngũ nhân sự trẻ, kinh nghiệm, chủ động

• Thiếu thiết lập và chuẩn hóa quy trình trước khi hiện thực

• Tư duy mở trong triển khai vận hành quy mô vừa/ lớn và tiếp cận các công nghệ mới thay vì IT truyền thống

• Nhân viên thực hiện tác vụ thủ công

• Chưa có hệ thống ghi nhận và lưu trữ thông tin

• Chưa khai thác được dữ liệu sẵn có

Opportunities - Cơ hội Threats - Thách thức

• Đa dạng giải pháp công nghệ trên thị trường • Sự cạnh tranh của các công ty đối thủ

• Hành vi người dùng có sự thay đổi sau

Covid19 • Rủi ro an toàn thông tin, an ninh mạng

• Chủ trương từ nhà nước về việc chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo 2023-2025

• Khả năng kết nối các giải pháp công nghệ trên thị trường

Hình 3.1 - Sơ đồ tổ chức công ty tại Hội Sở (Bên trái) và tại Chi nhánh (Bên phải) 4

3.1.1 Năng lực doanh nghiệp Để hiểu được năng lực nội tại của KDI Education, luận văn tìm hiểu từ tổng quan cách thức hoạt động của doanh nghiệp, xác định vị trí các phòng ban sản sinh dữ liệu tiếp cận mục tiêu đã được đề cập từ trước và sử dụng mô hình năng lực doanh nghiệp để mô tả chức năng và nhiệm vụ cốt lõi trong toàn KDI Education

4 Nguồn: Phòng Nhân sự - Quy chế tổ chức Công ty Cổ phần Giáo dục KDI

Tổng quan cách thức hoạt động kinh doanh

Hình 3.2 – Tổng quan hoạt động kinh doanh KDI Education

Từ hình 3.1.1 và 3.1.2 ta thấy, KDI Education đang hoạt động theo cách thức vòng tròn khép kín xuyên suốt các phòng ban trong công ty Có thể hiểu bắt nguồn từ việc Phát triển chương trình (Khối Vận hành sản phẩm), chuyển tiếp thông tin đến Quản lý kho (Do

Phòng Vận hành Sản phẩm - Khối Vận hành Sản phẩm phụ trách) Phòng Kinh doanh thuộc Khối Kinh doanh sẽ bán hàng và thu về doanh thu cho công ty, gọi chung là Quản lý kinh doanh Việc Báo cáo kinh doanh và Quản lý ngân sách sẽ do Phòng Tài chính kế toán

(Khối Hỗ trợ kinh doanh) phụ trách Riêng phần Quản lý nhân sự để triển khai toàn bộ hoạt động doanh nghiệp sẽ do Phòng Nội vụ (Khối Hỗ trợ kinh doanh) đảm nhiệm Ở mỗi phân hệ hoạt động có các quy trình con được bao hàm bên trong khi triển khai vận hành hoạt động kinh doanh tổ chức (Hình 3.1.3)

Hình 3.3 – Một số quy trình con trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh

Mô hình năng lực doanh nghiệp

Theo mô hình năng lực doanh nghiệp (Hình 3.1.4), ta thấy KDI Education có 3 nhóm chức năng cốt lõi:

- Chức năng chiến lược (Business Strategic): do nhóm quản lý cấp cao phụ trách

+ Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

+ Phân tích môi trường kinh doanh, đánh giá lợi thế cạnh tranh, quản trị doanh nghiệp

+ Lập kế hoạch chiến lược tài chính dài hạn cho doanh nghiệp

+ Quản lý rủi ro và cơ hội kinh doanh

+ Vận hành công nghệ thông tin và kiến trúc doanh nghiệp

- Chức năng cơ bản phục vụ việc vận hành (Middle Office): các phòng ban như

Trung tâm đào tạo, Phòng Phát triển sản phẩm, Phòng PR-Marketing, … thực hiện + Nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, chương trình để cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hành

+ Đào tạo chuyên môn, dịch vụ, điều phối vật tư,… đảm bảo chất lượng dịch vụ

- Chức năng hỗ trợ (Business Support): các phòng ban như Phòng Tài chính kế toán, Phòng Mua sắm đấu thầu, Phòng Công nghệ, Phòng Nội vụ (Phòng Nhân sự) phụ trách

+ Quản lý kế hoạch ngân sách, Quản lý công nợ và dòng tiền,…

+ Phát triển hệ thông quản trị, quy trình hỗ trợ

+ Hỗ trợ pháp lý, hành chính,…

Các nhóm chức năng trong mô hình năng lực doanh nghiệp hoạt động liên kết và hỗ trợ lẫn nhau để đạt mục tiêu của doanh nghiệp Nhóm chức năng Chiến lược định hướng hoạt động cho doanh nghiệp, nhóm chức năng Cơ bản/ Vận hành thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, và nhóm chức năng Hỗ trợ cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho hai nhóm chức năng còn lại Việc phối hợp hiệu quả giữa các nhóm chức năng là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công cho doanh nghiệp

Hình 3.4 – Mô hình năng lực doanh nghiệp (Business Capacity Model)

Theo số liệu thống kê trong năm tài chính 2023 theo năm học 2023-2024, KDI Education ghi nhận nguồn doanh thu của công ty được tổng hợp từ 4 nhóm đối tượng chính:

- Nhóm khách hàng Đối tác: 11,4%

- Nguồn thu khác từ các sự kiện: 2,9%

Từ dữ liệu thu về trong cuộc khảo sát/ phỏng vấn từ tháng 02/2024 đang ghi nhận chi phí vận hành cho riêng chi nhánh Hồ Chí Minh chiếm hơn 65% tổng doanh thu của Chi nhánh Hồ Chí Minh Trong đó:

- 75% chi phí cho việc mua sắm vật tư dạy học, triển khai chương trình

- 50% chi phí cho việc trả lương nhân sự triển khai vận hành

- 30% chi phí cho việc chi trả cơ sở vật chất, đầu tư và phân bổ sử dụng

Nhìn chung ta thấy, KDI Education đang có những chi phí, ẩn phí về vận hành chiếm phần trăm khá hơn trong tổng thể doanh thu (hơn 65%) Số phần trăm tiết kiệm được về chi phí vận hành hoặc tăng nguồn doanh thu chính là một trong những mục tiêu hoá của dự án Chuyển đổi số tại KDI Education Mục tiêu đầu tiên là giảm 10% chi phí vận hành trong năm đầu tiên khi thực hiện chuyển đổi số và giảm tiếp 15-20% chi phí vận hành cho năm tiếp theo.

Mức độ số hoá quy trình

Đánh giá mức độ số hoá các quy trình là nội dung ở phần này Từ nội dung hình 3.1.3 được đề cập ở trên, chúng ta sẽ chỉ phân tích chi tiết các quy trình trong phạm vi nhiệm vụ đề tài luận văn Cụ thể chúng ta sẽ thực hiện các công việc:

- Xác định số lượng quy trình hiện có và số quy trình cần xây dựng mới

- Đánh giá mức độ cải tiến, tự động hóa của các quy trình hiện có

- Xác định các bước cần thực hiện để số hóa các quy trình thủ công Đầu tiên là tìm hiểu về Quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp

Hình 3.5 – Quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp

Tổng hợp dữ liệu từ khảo sát (Xem hình 3.2.2), KDI Education hiện có hơn 79 số quy trình sẵn có Trong đó cao nhất ở Phòng Vận hành sản phẩm với 68% số quy trình cần được cải tiến tự động (47 QT sẵn có và 18 QT cần được xây mới) Trong đó, trung bình 46% các bước trong quy trình nói chung cần được số hoá, chuẩn hoá Chi tiết số liệu thống kê ở 4 phòng ban đề tài tập trung chính được tổng hợp ở hình sau:

Hình 3.6 – Thống kê số quy trình hiện có và nhu cầu xây mới ở các phòng ban

Trong mỗi phân hệ có các yêu cầu nghiệp vụ từ đó tạo ra các dữ liệu và thống kê tổng hợp được các bên liên quan trong mỗi phân hệ quản lý Ở Bảng 3.2.1 có các dòng dữ liệu được gạch dưới chính là đối tượng chi tiết đề tài luận văn tập trung phân tích, chia

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 25 thành 4 phân hệ: Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý kho và Quản lý ngân sách

Bảng 3.2 – Hiện trạng dữ liệu và các bên liên quan

Phân loại Yêu cầu nghiệp vụ Dữ liệu tạo ra Các bên liên quan

● QT Đào tạo nội bộ

● QT Tạo mới thông tin nhân viên

● QT Chấm công và tính lương

● QT Giao và Quản lý công việc

● QT Đánh giá và tái ký hợp đồng

● Dữ liệu thông tin nhân viên

● Dữ liệu quản lý công việc nhân viên

● Dữ liệu thông tin đào tạo và đánh giá nhân viên

● Phòng Nội vụ/ Nhân sự

● Phòng Vận hành chương trình

● Phòng Tài chính Kế toán

● QT Tạo mới khách hàng

● QT Quản lý bán hàng

● Dữ liệu thông tin khách hàng

● Dữ liệu kinh doanh và hoá đơn

● Phòng Phát triển sản phẩm

● Phòng Mua sắm - đấu thầu

● QT Tạo mới thông tin vật tư

● QT Kiểm kê tồn Kho

● QT Xuất báo cáo Xuất-Nhập-Tồn Kho

● Dữ liệu thông tin nhà cung cấp

● Dữ liệu thông tin vật tư

● Dữ liệu kiểm kê vật tư

● Phòng Mua sắm - đấu thầu

● Phòng Phát triển sản phẩm

● QT Lập kế hoạch kinh doanh

● QT Tạo mới thông tin ngân sách

● QT Kiểm soát ngân sách

● Dữ liệu kế hoạch ngân sách

● Dữ liệu kế hoạch kinh doanh

● Phòng Nội vụ/ Nhân sự

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 26 Đối với các quy trình trong phạm vi đề tài luận văn tập trung phân tích, kết quả khảo sát cho thấy số quy trình hiện sẵn có là 3/8, trong đó có 2/3 số quy trình sẵn có (~66,67%) có nhu cầu cần cải tiến Số quy trình cần xây mới là 5/8 Ta xem thông tin minh hoạ cụ thể ở bảng 3.2.2:

Bảng 3.3 – Thống kê nhu cầu cải tiến Quy trình hiện trạng

Quy trình đề tài tập trung phân tích Cần xây mới

Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên

Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng

Quy trình Quản lý Kho

Quy trình Tạo mới thông tin vật tư

Quy trình Đặt vật tư

Quy trình Xuất Nhập Kho

Quy trình Tạo mới và quản lý ngân sách

Như vậy, chúng ta cần tiến hành:

- Tái xây dựng 2 quy trình sẵn có:

+ Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng

+ Quy trình Đặt vật tư

- Xây mới 5 quy trình chưa có:

+ Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên

+ Quy trình Quản lý kho

+ Quy trình Tạo mới thông tin vật tư

+ Quy trình Xuất Nhập Kho

+ Quy trình Tạo mới thông tin ngân sách

- Riêng Quy trình Kiểm kê không cần cải tiến, vẫn sử dụng quy trình hiện có.

Khả năng đồng bộ dữ liệu

Ở phần này chúng ta sẽ tìm hiểu về nơi đang lưu trữ dữ liệu hiện tại của KDI Education, các dữ liệu hiện có, độ chuẩn hoá dữ liệu, thời gian xuất dữ liệu,… để đánh giá khả năng đồng bộ dữ liệu Các công việc cụ thể:

- Xác định và phân loại dữ liệu cần thiết cho việc vận hành và quản lý

- Phân tích các thức tổng hợp, lưu trữ, xử lý và phân quyền truy cập dữ liệu

- Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý dữ liệu hiện có

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 27 Đầu tiên là thông tin các nơi lưu trữ dữ liệu hiện tại ở các phòng ban:

Hình 3.7 – Thống kê các nơi lưu trữ dữ liệu KDI Educaion

Từ Hình 3.3.1 ta thấy, Microsoft Office bản offline như word/ excel hay online như docs/ sheets vẫn đang được các phòng ban KDI Education sử dụng chủ yếu Riêng phòng Tài chính kế toán có sử dụng thêm một số nơi lưu trữ khác như database ở server vật lý, phần mềm đặc thù nghiệp vụ kế toán MISA và các dữ liệu chưa được số hoá, vẫn lưu trữ thủ công

Tiếp đến là tìm hiểu số lượng dữ liệu hiện có, mức độ chuẩn hoá, khả năng tổng hợp hiện tại các phòng ban đang tự đánh giá và thống kê cũng như tổng hợp mong muốn của mọi người về việc đồng bộ dữ liệu

Hình 3.8 – Thống kê sự đồng bộ dữ liệu ở các phòng ban

Từ hình 3.3.2 ta thấy, mức độ mong muốn việc phân tích dữ liệu hiện có, lưu trữ tập trung, sử dụng dữ liệu thuận tiện liên các phòng ban và tự động xuất báo cáo chiếm phần lớn ở tất cả các phòng ban so với mức độ hiện tại mọi người đang thực hiện Đây là một tín hiệu tốt về việc người dùng thật sự có nhu cầu và mong muốn được thay đổi, khả năng cao hơn trong việc thích nghi trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện ở các phòng ban

Một thống kê khác về thời gian hiện tại và mong muốn được thay đổi của mọi người trong việc thực hiện công việc ở mỗi phòng ban

Hình 3.9 – Thống kê thời gian thực hiện công việc ở các phòng ban

- Phòng Nhân sự và Phòng Kinh doanh cần 20-24 giờ làm việc/ tháng (tương đương 2.5-3 ngày làm việc) cho việc tổng hợp dữ liệu theo nhu cầu sử dụng ở hiện tại Mong muốn của nhân viên ở 2 phòng ban trên muốn giảm thời gian thực hiện công việc và tự động xuất báo cáo chỉ còn khoảng 6-8 giờ làm việc/ tháng (khoảng 1 ngày làm việc) Như vậy, mong muốn của mọi người muốn tiết kiệm 30% thời gian so với hiện tại

- Phòng Vận hành sản phẩm cần 40 giờ làm việc/ tháng (tương đương 1 tuần ~ 5 ngày làm việc) để thực hiện tổng hợp dữ liệu vận hành Với số lượng dữ liệu vận hành nhiều và rải rác ở nhiều nơi, phòng Vận hành mong muốn thời gian thực hiện các việc tổng hợp, đồng bộ dữ liệu này chỉ còn khoảng 16 giờ (2 ngày làm việc) tương đương mong muốn giảm 60% thời gian làm việc so với hiện tại

- Tương tự Phòng Tài chính kế toán mong muốn được giảm 50% thời gian thực hiện việc tổng hợp dữ liệu phục vụ cho các nhu cầu thống kê, báo cáo, nghiệp vụ của phòng ban (từ 72 giờ xuống còn 36 giờ/ tháng)

Mức độ tự động hoá

Để đánh giá được tính tự động hoá ở hiện trạng và mong muốn của người dùng, chúng ta cần tập trung:

- Phân tích cách thức thiện hiện các quy trình hiện tại và mong muốn cải thiện

- Xác định các tác vụ có thể tự động hoá và đề xuất giải pháp tự động hoá phù hợp

Hình 3.10 – Thống kê mức độ tự động trong các thao tác ở các Phòng ban

Từ hình 3.4.1 ta thấy, hiện tại các Phòng ban đang thực hiện các tác vụ rất thủ công:

- Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh và Phòng Vận hành sản phẩm đang tự nhận định gần như 100% mọi người đang thực hiện thủ công

- Phòng Tài chính kế toán tự nhận định 80% các tác vụ đang thực hiện thủ công Ở đây chưa tổng hợp về tính chính xác dữ liệu của việc thực hiện tác vụ thủ công, nhưng theo số liệu tổng hợp, ta dễ dàng nắm được nhu cầu của người dùng

- Có mong muốn được thay đổi, tăng tính tự động ở các tác vụ công việc (thấp nhất là 60%, cao nhất là 85% muốn tự động tác vụ thực hiện công việc)

- 60%-90% dường như là số phần trăm an toàn, người dùng vẫn còn e dè trong việc thay đổi tự động hoàn toàn hoặc do cần thời gian để đối chiếu tính chính xác dữ liệu trong việc chuyển đổi hoặc do đặc thù nghiệp vụ chuyên môn ở mỗi phòng ban không thể thay thế tự động hoàn toàn, chưa kể đặc thù yếu tố con người chiếm phần quan trọng trong việc vận hành công ty về lĩnh vực giáo dục (khác các ngành về bán lẻ hay F&B, )

- Do đặc thù công việc vận hành là những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, không cần tính toán dữ liệu nhiều nhưng cần ghi nhận chính xác dữ liệu (như phân hệ Kho), Phòng Vận hành sản phẩm mong muốn đến 90% việc sử dụng hệ thống, tăng tính tự động cho các công việc thực hiện, tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên, đặc biệt với sự tăng trưởng số lượng nhân viên khi tăng số lượng khách hàng

Tính khả thi mức độ cải tiến

Tổng hợp từ các phân tích hiện trạng trên chúng ta tiến hành đánh giá tính khả khi của việc cải tiến Công việc cụ thể gồm:

- Xác định nhu cầu cải tiến cụ thể cho từng khía cạnh

- Đánh giá khả năng thực hiện các giải pháp cải tiến dựa trên các yếu tố như chi phí, nguồn lực, thời gian,…

Theo số liệu thống kê ở các phần trên ta có những mong muốn cải tiến ở các phòng ban:

- Cải tiến vận hành (tối ưu chi phí)

+ Tiết kiệm chi phí vận hành hoặc tăng nguồn danh thu (Giảm 10%)

+ Giảm thời gian làm việc của nhân viên cho các tác vụ hiện tại (Giảm 30%-50%) + Sử dụng hệ thống quản lý, tăng tính tự động cho các tác vụ (100% mong muốn)

- Ngoài ra, việc đóng gói thành một giải phảp hệ thống quản lý là mục tiêu lớn của việc chuyển đổi số từ top-down (chuyển giao mô hình, phát triển thị trường)

Số lượng tổng nhân sự hiện có của KDI Education (cả công ty khoảng 300 nhân sự, trong đó nhóm nhân sự quản lý cấp trung/ cao khoảng 30 người – đây là nhóm trực tiếp đại diện đầu mối ở các phòng ban phối hợp thực hiện cùng nhóm kỹ thuật thuộc phòng Công nghệ phụ trách triển khai xây dựng hạ tầng, hệ thống trong kế hoạch Chuyển đổi số ở KDI Education Thời gian và chi phí thực hiện dự án đã được nêu rõ ở mục 1.4

Như vậy, đánh giá ban đầu về khả năng thực hiện giải pháp cải tiến vào khoảng:

- 50% khả năng đạt được việc tối ưu 10% chi phí vận hành (cần tập trung vào phân hệ Quản lý kho và Quản lý ngân sách để tối ưu chi phí)

- 50%-70% khả năng giảm 30%-50% thời gian làm việc của nhân viên (cần tập trung vào chuẩn hoá, tự động hoá quy trình và các tác vụ trong quy trình cũng như ứng dụng hệ thống khi nhân viên thực hiện, thuận lợi trong việc tập trung và chuẩn hoá cơ sở dữ liệu)

- 70%-90% khả năng hoàn thành dự án và xây dựng, đóng gói hệ thống quản lý vận hành

Đề xuất giải pháp

Hướng tiếp cận

Dựa trên phân tích hiện trạng cho thấy cần có giải pháp can thiệp với các công việc:

- Xây dựng hệ thống quản lý vận hành gồm các phân hệ: Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý kho và Quản lý ngân sách

- Liên kết dữ liệu thuộc các phòng ban: Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng

Vận hành Sản phẩm và Phòng Tài chính Kế toán

- Chuẩn hoá và đồng bộ các dữ liệu liên quan: Thông tin nhân viên, Thông tin khách hàng, Thông tin vật tư, Thông tin Xuất Nhập Tồn kho và Thông tin ngân sách

- Xây mới/ chuẩn hoá và số hoá các quy trình liên quan: Quy trình Tạo mới thông tin Nhân viên/ Khách hàng/ Vật tư/ Ngân sách và các Quy trình con trong phân hệ Quản lý kho vật tư Áp dụng mô hình “Horizon-based model/ The three Horizons model”, chia quá trình Chuyển đổi số của KDI Edu thành ba giai đoạn chính:

- Horizon 1: Nâng cao mức độ hiệu quả các quy trình hiện có và tối ưu đồng bộ dữ liệu đảm bảo các hoạt động kinh doanh cốt lõi vẫn duy trì lợi nhuận và sự ổn định

- Horizon 2: Đầu tư triển khai hệ thống quản lý bằng công nghệ và tận dụng các cơ hội, nâng cao thế mạnh quản lý vận hành hiện có

- Horizon 3: Tập trung mở rộng thị trường và mô hình kinh doanh mới giúp định hình tăng trưởng trong tương lai Áp dụng phương pháp luận triển khai kết hợp giữa Waterfall và Agile

- Triển khai dự án theo milestones (Waterfall): Phương pháp tiếp cận tuần tự, từng bước, phù hợp với các giai đoạn horizon 1,2,3 đã có yêu cầu rõ ràng

- Triển khai dự án linh hoạt (Agile): Phương pháp linh hoạt, lặp lại, phù hợp cho giai đoạn horizon 2, 3 (giai đoạn phát triển và tinh chỉnh) khi có yêu cầu thay đổi hoặc cần thay đổi trong quá trình đánh giá/ thực hiệp, giúp tối ưu và kịp thời thích ứng với sự thay đổi nhưng vẫn đảm bảo thực hiện kịp thời các giải pháp

Kết hợp các yếu tố trên, chúng ta tập trung vào ba nhóm tiếp cận: Quy trình, Dữ liệu và Hệ thống vận hành

Quy trình

Dựa trên phân tích quy trình tổng thể của doanh nghiệp và tham khảo các thành phần cấu trúc quy trình , luận văn đề xuất các giải pháp tập trung vào việc xây mới, cải tiến hoặc tự động hóa các quy trình hiện có

Từ Quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp (Hình 3.2.1) chúng ta xác định được các đối tượng phân tích trong giải pháp đề xuất (những mô tô màu xám)

Hình 4.1 – Đối tượng phân tích trong Quy trình doanh nghiệp

4.2.1 Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên Đề xuất: (từ hiện thực vận hành thực hiện nhưng chưa có quy trình văn bản chính thống)

Hình 4.2 – Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên (Tái xây dựng)

- Đề xuất quy trình cải tiến

Hình 4.3 – Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên (Đề xuất cải tiến)

Sau khi cải tiến quy trình, chúng ta nhận thấy những kết quả tích cực:

+ Tăng cường tác vụ người dùng tương tác với hệ thống - user task (↓Time):

Thời gian hoàn thành công việc giảm xuống đáng kể

+ Cải thiện chất lượng dữ liệu (↑Quality): Việc ghi nhận dữ liệu vào cùng một nguồn giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin

+ Tăng tính linh hoạt (↑Flexibility): Việc tập trung dữ liệu giúp dễ dàng truy cập, phân tích và sử dụng thông tin cho nhiều mục đích khác nhau

4.2.2 Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng Đề xuất: (từ quy trình đã được ban hành chính thống trong công ty)

- Mô hình hoá từ quy trình sẵn có thành quy trình BPMN

Hình 4.4 – Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng (Mô hình hoá theo BPMN)

Hình 4.5 – Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng (Đề xuất cải tiến)

Sau khi phân tích quy trình hiện tại, việc cải tiến quy trình sẽ mang lại những lợi ích:

+ Giảm thiểu tác vụ thủ công (↓Time): Tự động hóa các công đoạn lặp lại và tốn nhiều thời gian sẽ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, tăng năng suất và hiệu quả làm việc

+ Tăng tính linh hoạt của quy trình (↑Flexibility): Thiết kế quy trình linh hoạt hơn, cho phép tùy chỉnh và điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể sẽ giúp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp

+ Nâng cao chất lượng dữ liệu (↑Quality): Ghi nhận và lưu trữ lịch sử dữ liệu đầy đủ, chi tiết sẽ giúp cải thiện chất lượng dữ liệu, đảm bảo tính chính xác, đồng thời hỗ trợ việc truy xuất và phân tích thông tin khi cần thiết.

4.2.3 Quy trình Quản lý kho Đề xuất: (từ hiện thực vận hành thực hiện nhưng chưa có quy trình văn bản chính thống)

Hình 4.6 – Quy trình Quản lý kho (Tái xây dựng)

Hình 4.7 – Quy trình Quản lý kho (Đề xuất cải tiến và số hoá)

Sau khi số hóa quy trình quản lý kho có những cải tiến:

+ Giảm thiểu tác vụ thủ công, tiết kiệm thời gian (↓Time): Việc tự động hóa các công đoạn lặp lại và tốn nhiều thời gian như nhập liệu, tính toán, tạo báo cáo giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, tăng năng suất và hiệu quả làm việc

+ Tăng tính linh hoạt của quy trình (↑Flexibility): Quy trình số hóa linh hoạt hơn, cho phép dễ dàng tùy chỉnh, mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp

+ Nâng cao chất lượng dữ liệu (↑Quality): Ghi nhận và lưu trữ lịch sử dữ liệu đầy đủ, chi tiết, minh bạch giúp cải thiện chất lượng dữ liệu, đảm bảo tính chính xác, đồng thời hỗ trợ việc truy xuất, phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu

+ Kiểm soát chi phí hiệu quả (↓Cost): Số hóa quy trình xuất-nhập-tồn kho giúp theo dõi sát sao giá trị vật tư, giảm thiểu sai sót, thất thoát, từ đó tối ưu hóa chi phí quản lý kho

+ Minh bạch quy trình xuất-nhập kho nội bộ và quy trình kiểm kê: Số hóa quy trình giúp làm rõ các bước thực hiện, trách nhiệm của từng bộ phận, tăng cường kiểm soát và minh bạch trong quản lý kho

Hình 4.8 - Quy trình con trong Quy trình Quản lý kho (Đề xuất cải tiến và số hoá) (Quy trình Xuất Nhập kho nội bộ - Hình ở trên, Quy trình Kiểm kê – Hình bên dưới)

4.2.4 Quy trình Tạo và quản lý ngân sách Đề xuất (từ hiện thực vận hành thực hiện nhưng chưa có quy trình văn bản chính thống)

Hình 4.9 – Quy trình Tạo và quản lý thông tin ngân sách (Tái xây dựng)

Hình 4.10 – Quy trình Tạo và quản lý thông tin ngân sách (Đề xuất cải tiến)

Sau khi cải tiến quy trình mới có những kết quả tích cực:

+ Tăng cường tác vụ User Task (↓Time): Thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn đáng kể, giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn

+ Nâng cao chất lượng dữ liệu (↑Quality): Việc ghi nhận dữ liệu vào cùng một nguồn giúp đảm bảo tính nhất quán, chính xác và đầy đủ của thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và báo cáo

+ Tăng cường kiểm soát chi phí (↓Cost): Quy trình mới giúp theo dõi và kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, từ đó phát hiện và ngăn chặn các rủi ro lãng phí, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

+ Tăng tính linh hoạt, đáp ứng nhu cầu người dùng (↑Flexibility): Quy trình mới được thiết kế linh hoạt, cho phép tùy chỉnh và điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng người dùng, giúp nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của người dùng.

Dữ liệu

Để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng mở rộng của hệ thống sẽ xây dựng, giải pháp đề xuất cho phần Cơ sở dữ liệu như sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Đồng bộ dữ liệu từ các nguồn

- Hạ tầng lưu trữ và xử lý dữ liệu

4.3.1 Công nghệ cơ sở dữ liệu

Mô hình dữ liệu đề xuất sử dụng dạng quan hệ

Phân quyền và ràng buộc

- Phân quyền theo: Phòng ban, vị trí, loại dữ liệu, cấu trúc, trạng thái, logic, thời gian, đối tượng phụ trách,…

- Các quyền: Thêm (add), sửa (update), xóa (delete), chỉ đọc (read only), xuất dữ liệu (export), tạo tệp (create files), gửi email tự động

4.3.2 Đồng bộ và chuẩn hoá dữ liệu

- Tập trung dữ liệu từ các nguồn phân tán, đảm bảo tính nhất quán và chính xác

- Theo phân tích thực trạng dữ liệu ở chương 3, nguồn dữ liệu cần tập trung chủ yếu từ tất cả các trang tính Google Sheets ở tất cả các phòng ban trong công ty

- Tập trung dữ liệu: Sử dụng hệ thống để tổng hợp dữ liệu từ các Google Sheets riêng lẻ của từng phòng ban

- Chuẩn hóa dữ liệu: Làm sạch, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu theo định dạng chung

- Ràng buộc dữ liệu: Thiết lập các ràng buộc ngay từ đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu

4.3.3 Hạ tầng lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Giai đoạn 1: Sử dụng Google Sheets và Google Drive để lưu trữ và xử lý dữ liệu, tận dụng lợi thế về chi phí và tính tiện lợi

- Giai đoạn 2: Nghiên cứu và đánh giá chi phí, phương án triển khai để chuyển đổi sang Google Cloud Platform khi cần thiết Tối ưu chi phí ban đầu, đồng thời chuẩn bị cho việc mở rộng và nâng cấp hệ thống trong tương lai

Bảng 4.1 – Đánh giá giải pháp hạ tầng lưu trữ dữ liệu

Giai đoạn Hạ tầng Ưu điểm Nhược điểm

Chi phí thấp, dễ sử dụng (tận dụng gói Google Workspace cho Education Plus)

Khả năng mở rộng hạn chế, không phù hợp với việc xử lý lượng dữ liệu lớn

Khả năng mở rộng cao, hiệu suất tốt, bảo mật mạnh mẽ

Chi phí cao hơn, cần kiến thức chuyên môn để quản lý

- Lưu ý: Xem xét kỹ lưỡng dựa trên nhu cầu hiện tại và kế hoạch phát triển dữ liệu trong tương lai để tối ưu chi phí ban đầu đồng thời đảm bảo chuẩn bị sẵn sàng cho việc mở rộng và nâng cấp hệ thống tương lai.

Hệ thống

Phần đề xuất giải pháp cho việc xây dựng hệ thống vận hành bao gồm:

- Mô tả tính năng, chức năng

- Đề xuất giải pháp công nghệ

- Đề xuất Kiến trúc hệ thống

4.4.1 Mô tả tính năng, chức năng

Bảng 4.2 – Bảng Mô tả tính năng, chức năng hệ thống quản lý vận hành đề xuất

1 Tạo mới và lưu trữ thông tin nhân viên

3 Phê duyệt/ Xác nhận thông tin

4 Xuất file thông tin theo mẫu thống nhất

5 Chèn hình ảnh, chữ ký, file

6 Gửi thông tin email tự động

7 Biểu đồ hoá thông tin

+ Tổng hợp lưu trữ thông tin nhân viên + Theo dõi chi tiết hồ sơ nhân viên + Thống kê dữ liệu nhân viên, quản lý dữ liệu thông tin nhân viên

+ Theo dõi, lên kế hoạch tuyển dụng/ phân bổ công việc

1 Tạo mới và lưu trữ thông tin khách hàng

2 Lưu trữ thông tin sản phẩm triển khai cho khách hàng

4 Xác nhận/ Tạo file thông tin

+ Tổng hợp lưu trữ thông tin khách hàng + Theo dõi chi tiết hồ sơ khách hàng + Thống kê dữ liệu khách hàng

1 Tạo mới và lưu trữ thông tin vật tư/ nhà cung cấp

2 Tạo phiếu Xuất-Nhập/ Kiểm kê kho

+ Theo dõi và thống kê thông tin vật tư/ nhà cung cấp

+ Theo dõi lịch sử sử dụng/ di chuyển của vật tư + Thống kê chi phí vật tư theo vị trí kho/ phân loại

+ Rà soát/ Kiểm soát số liệu Xuất-Nhập-Tồn kho

+ Ưu tiên sử dụng tồn kho và quản lý giá trị kho

1 Tạo mới và lưu trữ thông tin ngân sách

2 Tạo phiếu Đề xuất sử dụng ngân sách

+ Theo dõi ngân sách (theo hạng mục/ tiêu chí) + Theo dõi lịch sử sử dụng

+ Cập nhật thực chi/ ngân sách + Rà soát/ Kiểm soát ngân sách + Thống kê nhanh chóng, kịp thời số liệu theo các tiêu chí/ mục đích

4.4.2 Đề xuất giải pháp công nghệ Để lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp nhất với nhu cầu và nguồn lực của KDI Education, bảng so sánh dưới đây sẽ giúp Ban quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về ưu nhược điểm của từng lựa chọn dựa trên các tiêu chí ưu tiên xác định:

Bảng 4.3 – Bảng so sánh các đề xuất giải pháp công nghệ

Mua hệ thống/ công cụ sẵn có

Thuê ngoài xây dựng hệ thống

Nội bộ tự xây dựng hệ thống Ưu tiên 1 Đảm bảo các tính năng cơ bản

Thường đáp ứng tốt Có thể đáp ứng tốt nếu lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Phụ thuộc vào năng lực đội ngũ

Khả năng lưu trữ CSDL Tuỳ thuộc vào gói dịch vụ Tuỳ thuộc vào thoải thuận với nhà cung cấp

Cần đầu tư hạ tầng

Nguồn lực triển khai Ít Trung bình Nhiều

Thời gian hoàn thành Nhanh Trung bình Chậm

Chi phí đầu tư và triển khai Trung bình đến Cao (phí bản quyền, tuỳ chỉnh, tích hợp, )

Cao (phí phát triển, quản lý dự án, rủi ro phát sinh,…)

Thấp (chủ yếu chi phí nhân sự)

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 43 Ưu tiên 2

Tương thích nhu cầu công ty Có thể không đáp ứng đầy đủ Có thể tuỳ chỉnh theo yêu cầu Tuỳ chỉnh cao

Khả năng tích hợp/ truy vấn/ truy xuất dữ liệu

Tuỳ thuộc vào công cụ Thường tốt nếu thiết kế tốt Tuỳ thuộc vào thiết kế và năng lực đội ngũ

Chi phí đầu tư và triển khai Biến đổi (phí duy trì, nâng cấp, hỗ trợ,…)

Biến đổi (phí bảo trì, nâng cấp, đào tạo, …)

Thấp (chủ yếu chi phí bảo trì) đến trung bình (nếu cần nâng cấp thường xuyên) Ưu tiên 3

Tính năng nâng cao Hạn chế, phụ thuộc vào nhà cung cấp

Có thể tuỳ chỉnh Tuỳ chỉnh cao

Sở hữu CSDL và hệ thống Không Tuỳ thuộc vào thoả thuận Có

Khả năng tuỳ biến Thấp Trung bình Cao

Chi phí đầu tư và triển khai Phụ thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ

Phụ thuộc vào thoả thuận và yêu cầu

Thấp (nếu không cần nâng cấp nhiều) đến cao (nếu cần phát triển liên tục)

Một số so sánh với các nền tảng no-code platform khác:

Bảng 4.4 – Bảng so sánh tính năng các nền tảng No-Code

Tính năng/ Nền tảng AppSheet Airtable Bubble

Mục đích chính Chuyển đổi bảng tính thành ứng dụng

Quản lý dữ liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu

Xây dựng ứng dụng web phức tạp

Giao diện người dùng Dễ sử dụng, trực quan Dễ sử dụng, giao diện giống bảng tính Linh hoạt, tùy biến cao

Kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau (Google Sheets, Excel, SQL)

Cơ sở dữ liệu nội bộ mạnh mẽ Kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau

Tự động hóa Tự động hóa quy trình làm việc đơn giản

Tích hợp với Zapier để tự động hóa

Có thể xây dựng các quy trình tự động phức tạp

Phát triển ứng dụng Chủ yếu tập trung vào ứng dụng di động

Quản lý dữ liệu, xây dựng các ứng dụng đơn giản

Xây dựng ứng dụng web phức tạp, có thể tích hợp với các dịch vụ bên thứ ba

Cộng đồng Cộng đồng lớn, hỗ trợ tốt Cộng đồng lớn, nhiều tài liệu hỗ trợ

Cộng đồng đang phát triển, nhiều tài liệu và khóa học

Giá cả Có phiên bản miễn phí, các gói trả phí linh hoạt

Có phiên bản miễn phí, các gói trả phí linh hoạt

Tiêu chí của KDI khi lựa chọn công nghệ sử dụng: Điều quan trọng khi ứng dụng công nghệ, hệ thống thông tin quản lý, cần lưu ý việc không nhất thiết phải luôn chọn sử dụng các công nghệ xịn, đắt tiền Công nghệ lựa chọn phải là công nghệ phù hợp với bài toán cần giải ở công ty triển khai giải pháp công nghệ Công nghệ lựa chọn cần Phù hợp với định hướng giải pháp, nguồn lực triển khai, tài lực công ty và thời gian thực hiện

• Tiết kiệm chi phí (Đặc thù biên lợi nhuận của ngành giáo dục rất thấp): đầu tư ban đầu, bản quyền, thuê ngoài

• Tính làm chủ cao: hệ thống cần tuỳ biến và điều chỉnh theo nhu cầu đặc thù của KDI

• Tối ưu nguồn lực nội bộ: Tận dụng tối đa và tạo cơ hội phát triển cho nhân viên

Sau khi phân tích kỹ lưỡng các lựa chọn giải pháp công nghệ, kết hợp với lợi thế hiện có về đội ngũ nhân sự đã sử dụng thành thạo nền tảng Appsheet trong hơn một năm, ban quản lý dự án KDI Education ưu tiên lựa chọn phương án tự xây dựng hệ thống (Lựa chọn 3), sử dụng nền tảng Appsheet Lý do lựa chọn:

- Tối ưu nguồn lực nội bộ: Tận dụng được kiến thức và kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự hiện tại, đồng thời tạo cơ hội phát triển cho nhân viên

- Tính làm chủ cao: KDI Education có thể chủ động điều chỉnh và tùy biến hệ thống theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp giáo dục, sản phẩm riêng của KDI Education

- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí bản quyền, chi phí thuê ngoài và các chi phí phát sinh khác

4.4.3 Đề xuất kiến trúc hệ thống

Từ kết quả lựa chọn giải pháp công nghệ ở phần trước, kiến trúc hệ thống được đề xuất như sau:

Phần cứng và cơ sở hạ tầng

- Giai đoạn đầu: Tận dụng Google Workspace (Google Sheets) làm cơ sở dữ liệu tạm thời, giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu

- Giai đoạn sau: Chuyển đổi sang Google Cloud SQL (PostgreSQL) để đảm bảo khả năng mở rộng, hiệu suất và tính bảo mật cao hơn

- Cân nhắc: Đầu tư thêm vào máy chủ, lưu trữ và các thiết bị mạng nếu cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và đáp ứng nhu cầu phát triển

Hình 4.11 – Kiến trúc hệ thống tổng quan đề xuất

Phần mềm và yếu tố con người

- Nền tảng: Sử dụng Appsheet làm nền tảng phát triển ứng dụng, tận dụng lợi thế về kiến thức và kinh nghiệm của đội ngũ hiện tại

- Phát triển: Tập trung vào việc thiết kế cơ sở dữ liệu tối ưu, đảm bảo tính liên kết, ràng buộc và hợp lý (logic) của dữ liệu

- Đào tạo: Tiếp tục đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân sự để nhân viên của KDI có thể làm chủ công nghệ và phát triển hệ thống một cách hiệu quả

- Cân nhắc: Tuyển dụng thêm nhân sự chuyên về quản trị cơ sở dữ liệu và phát triển ứng dụng nếu cần thiết

- Tích hợp: Đảm bảo hệ thống mới có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của KDI

Education (nếu có), kết hợp thêm các tính năng AI, Machine learning (nếu được)

- Giao diện: Thiết kế giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng và phù hợp với đặc thù của ngành giáo dục

- Báo cáo: Xây dựng hệ thống báo cáo linh hoạt, cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả

- Google Cloud Platform: Tận dụng các tính năng bảo mật mạnh mẽ của Google

Cloud Platform để bảo vệ dữ liệu và hệ thống

- Kiểm soát truy cập: Thiết lập các chính sách kiểm soát truy cập chặt chẽ để ngăn chặn truy cập trái phép, sử dụng phân quyền của Admin Console theo Domain hiện tại KDI Education sử dụng

- Mã hóa dữ liệu: Mã hóa dữ liệu nhạy cảm để đảm bảo tính bảo mật trong quá trình lưu trữ và truyền tải

- Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng tránh mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc thiên tai

- Giai đoạn 1: Thiết kế và xây dựng hệ thống trên nền tảng Appsheet, sử dụng CSDL là Google Sheets, tập trung vào việc tối ưu cơ sở dữ liệu và đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cơ bản

- Giai đoạn 2: Triển khai hệ thống thử nghiệm, thu thập phản hồi từ người dùng và điều chỉnh nếu cần thiết

- Giai đoạn 3: Chuyển đổi cơ sở dữ liệu sang Google Cloud SQL, mở rộng và nâng cấp hệ thống theo nhu cầu

- Giai đoạn 4: Tiếp tục phát triển và cải tiến hệ thống, đảm bảo tính ổn định, bảo mật và hiệu quả

Theo dõi và đánh giá

- Trong quá trình triển khai, cần theo dõi sát sao tiến độ và chất lượng công việc để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đề ra Sau khi triển khai, cần đánh giá hiệu quả của hệ thống và tiếp tục cải tiến để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của KDI Education

- Ban hành các chính sách, công văn quy định rõ ràng về việc thực hiện dự án, khen thưởng/ phạt cho đội ngũ nội bộ tham gia thực hiện dự án.

Thiết kế giải pháp

Kiến trúc hệ thống

Kiến trúc hệ thống (Xem Hình 5.1.1) được thiết kế gồm các thành phần chính sau:

- Giao diện người dùng (UI)

+ Người dùng (hoặc nhóm người dùng) tương tác với hệ thống thông qua giao diện web trên máy tính hoặc ứng dụng di động trên điện thoại thông minh/ máy tính bảng + Giao diện được phân quyền truy cập theo vai trò và chức năng của người dùng (được thiết lập trong hệ thống)

- Hệ thống xử lý (Back-end)

+ Sử dụng nền tảng Appsheet để xây dựng quy trình nghiệp vụ (workflows), mô hình dữ liệu (data models) và tạo ứng dụng (apps)/ giao diện người dùng (UI/UX) + Dữ liệu dạng quan hệ được lưu trữ trong các bảng (tables) Các thuộc tính trường dữ liệu của các cột (meta data) sẽ được thiết lập trực tiếp tại phần Data của Appsheet + Kết hợp dữ liệu (Data) và phân quyền (Security) có thể hiệu chỉnh giao diện (UI/UX) để đáp ứng nhu cầu và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng

+ Behaviors và Automations cho phép thực hiện các hành động: o Cập nhật dữ liệu vào các bảng Data o Gửi thông báo cho người dùng o Tính toán logic: Tự động hóa các tác vụ, quy trình nghiệp vụ o Tích hợp dữ liệu (Integrations): Kết nối với các nguồn dữ liệu khác o Phân vùng dữ liệu (Partitions): Chia nhỏ dữ liệu để tối ưu hóa hiệu suất

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 48 o Kích hoạt dữ liệu/ quy trình (Triggers): Tự động thực hiện hành động khi có sự kiện xảy ra o Tương tác với các hệ thống bên ngoài thông qua API (xem bản đồ Google Maps, mã hóa mã vạch, truy cập tệp, tạo email tự động, )

+ Bảo mật (Security) được thiết lập tại từng thành phần và toàn hệ thống, cho phép phân tách quyền truy cập theo nhu cầu: Phân quyền người dùng, thiết lập ràng buộc dữ liệu, tích hợp dữ liệu từ nhiều bảng, phân vùng dữ liệu, …

- Cơ sở dữ liệu (Database)

+ Dữ liệu được lưu trữ tập trung trong database Appsheet cung cấp 3 lựa chọn database: o Database trực tiếp từ Appsheet: lưu trữ tạm thời trên cloud của Appsheet o Database Google Sheets: phân quyền có thể kết hợp với Admin Console của Google Workspace (KDI sử dụng database này) o Database Cloud SQL: kết nối trực tiếp với server của người dùng (Định hướng phát triển thực hiện ở giai đoạn sau luận văn)

+ Sử dụng Google Sheets hoặc SQL tùy theo nhu cầu và ngân sách Việc kết nối database phụ thuộc vào giấy phép của người dùng (licenses) Giấy phép người dùng sẽ được tính theo cùng một domain kdi.edu.vn

- Luồng xử lý cơ sở dữ liệu (Data Processing)

+ Thiết lập đồng bộ và chuyển đổi dữ liệu từ Google Sheets lên Cloud Database SQL

+ Dòng dữ liệu từ Google Sheets được thiết lập cập nhật và lưu trữ định kỳ thông qua hệ quản trị Cloud Composer (với dịch vụ Airflow) Hệ thống này tự động điều phối, khớp nối và ghi nhận nhật ký lịch sử thay đổi dữ liệu

+ Dữ liệu dạng thô (raw) được đưa vào Cloud Storage, sau đó được chuyển đổi và phân tích (data analytics) trong dịch vụ BigQuery

+ BigQuery ML có thể được sử dụng cho việc kết hợp thêm các mô hình AI, máy học (machine learning) để dự đoán dữ liệu, mô hình, xu hướng, v.v Từ đó, hệ thống tạo ra các mô hình hóa dữ liệu (visualizations) hoặc báo cáo (reports)

+ Dữ liệu có thể kết nối trực tiếp đến các dịch vụ bên ngoài (external services) như PowerBI hoặc Looker (thuộc hệ sinh thái Google) để hiển thị các biểu đồ (charts)

- Người dùng cuối (End-user)

+ Người dùng cuối truy cập Looker (công cụ BI - Business Intelligence) để xem biểu đồ hoặc truy vấn dữ liệu trực tiếp trong Cloud Composer.

Hình 5.1 – Minh hoạ thiết kế kiến trúc hệ thống

Mô hình kiến trúc này có khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu phát sinh, cho phép thực hiện những thay đổi nhỏ trong quá trình triển khai Mô hình tận dụng tối đa tính bảo mật và phân quyền của cả Appsheet và dịch vụ Google Cloud Platform, đồng thời tối ưu hóa khả năng phân tích dữ liệu thông qua các engine của Google Việc tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai, ví dụ như thay thế Appsheet, cũng không ảnh hưởng đáng kể đến luồng xử lý cơ sở dữ liệu theo mô hình kiến trúc hiện tại

Cơ sở dữ liệu

Mô hình ý niệm mô tả cho hệ thống quản lý vận hành 4 phân hệ: quản lý nhân viên, khách hàng, kho và ngân sách

Hình 5.2 – Mô hình ý niệm (ERD) cho hệ thống quản lý vận hành

Hình 5.2.1 minh hoạ các mối quan hệ giữa các 7 thực thể Nhân viên, Người phụ thuộc (thực thể yếu), Khách hàng,

Vật tư, Nhà cung cấp, Kho và Ngân sách trong hệ thống cùng mô tả các thuộc tính của mỗi thực thể

- Thực thể Nhân viên có các thuộc tính:

+ Đơn trị: Họ Tên, Giới tính, Chức vụ,… Trong đó Mã nhân viên là khoá chính của thực thể Nhân Viên

+ Đa trị: Số điện thoại, Bằng cấp

- Kiểu thực thể yếu Người phụ thuộc của Nhân viên dùng để lưu thông tin người phụ thuộc của mỗi nhân viên Thuộc tính của Người phụ thuộc gồm: Mã số thuế người phụ thuộc (MST NPT) là khoá chính, Họ tên, giới tính, ngày sinh

- Mối quan hệ giữa 2 thực thể này được hiểu là mỗi nhân viên có thể có 1 hoặc nhiều người phụ thuộc, nhưng mỗi người phụ thuộc chỉ có thể gắn với một nhân viên Mỗi người phụ thuộc có một MST NPT riêng và mỗi nhân viên có một mã nhân viên duy nhất trong cùng một công ty

(Tương tự mô tả cho các thành tố còn lại trong hình 5.2.1)

- Số lượng bảng: Tối thiểu 16 bảng (xem Hình 5.2.2), bao gồm:

+ Thông tin nhân viên (+Thông tin cá nhân): mối liên kết 2 ngôi 1-1, mối liên kết khoá ngoại

+ Thông tin khách hàng (+Thông tin hợp tác): mối liên kết 2 ngôi 1-N, mối liên kết khoá ngoại

+ Thông tin ngân sách (+Chi tiết ngân sách) : mối liên kết 2 ngôi 1-N, mối liên kết khoá ngoại

+ Thông tin vật tư: mối liên kết 2 ngôi N-N với các bảng như Thông tin nhà cung cấp, Danh sách kho

+ Thông tin nhà cung cấp: mối liên kết 2 ngôi N-N với các bảng như Thông tin vật tư, Danh sách kho

+ Danh sách Kho: mối liên kết 2 ngôi N-N với các bảng Thông tin vật tư, Danh sách kho

+ Nhập kho (+Chi tiết nhập kho): mối liên kết 2 ngôi 1-N, mối liên kết khoá ngoại

+ Xuất kho (+Chi tiết xuất kho) : mối liên kết 2 ngôi 1-N, mối liên kết khoá ngoại

+ Tồn kho: mối liên kết 2 ngôi N-N với các bảng như Thông tin nhà cung cấp, Danh sách kho,…

+ Kiểm kê (+Chi tiết kiểm kê) : mối liên kết 2 ngôi 1-N, mối liên kết khoá ngoại

Hình 5.3 – Thiết kế luận lý hệ thống quản lý vận hành

+ Trung bình: 35~50 cột/bảng, tệp dữ liệu đề tài sử dụng ~ 250.000

+ Phân hệ quản lý kho: ~250 dòng mới mỗi ngày

+ Các phân hệ khác: ~50-100 dòng mới mỗi ngày

5.2.3 Mô hình vật lý Để thiết kế được mô hình vật lý cho hệ thống đề tài luận văn, chúng ta sẽ tìm hiểu các kiểu dữ liệu cơ bản của nền tảng lựa chọn là Appsheet rồi thiết kế dữ liệu dạng bảng

Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Appsheet [12]

- Change types: dữ liệu được lưu lại tự động khi có bất cứ thay đổi nào

+ ChangeCounter: Đếm tổng số lần dữ liệu đã được chỉnh sửa trong cùng một bảng + ChangeLocation: Tự động lấy vị trí GPS tại nơi thực hiện sửa đổi

+ ChangeTimestamp: Lấy dấu thời gian tại thời điểm mục nhập được chỉnh sửa lần cuối

- Communication types: tận dụng các giá trị để thực hiện việc giao tiếp

+ Email: Định dạng và hiểu là địa chỉ email

+ Phone: Định dạng và hiểu là số điện thoại

- Content types: dữ liệu dạng nội dung

+ Drawing: Bảng vẽ và được lưu dưới dạng hình ảnh

+ Image: Hình ảnh định dạng jpg, png và gif Giá trị có thể là URL hình ảnh hoặc tên của các file trong hệ thống file nguồn của bảng tính Hình ảnh được chụp trên thiết bị bằng camera hoặc từ thư viện camera

+ Thumbnail: Hình ảnh hiển thị biểu tượng và dạng hình ảnh thu nhỏ

+ Signature: Ký hiệu/ chữ ký được ghi nhận và lưu trữ dưới dạng hình ảnh

+ File: Dữ liệu dạng tệp như tài liệu PDF, Excel

+ Video: Video định dạng mpeg và url công khai

- Enumerated types: dữ liệu dạng liệt kê

+ Color: Lấy 1 giá trị màu sắc từ danh sách các màu cơ bản: đen, xanh dương, xanh lá, cam, tím, đỏ, vàng và trắng

+ Enum: Lấy 1 giá trị duy nhất từ danh sách cho phép

+ Enumlist: Lấy nhiều giá trị từ danh sách cho phép

+ List: danh sách từ 0 đến nhiều giá trị (chỉ hỗ trợ đối với các cột ảo)

+ Progress: Lấy 1 giá trị duy nhất từ danh sách: trống, một phần tư, một nửa, ba phần tư và đầy

- Mappable types: dữ liệu được biểu diễn hiển thị ở bản đồ

+ Address: Định dạng và hiểu là dạng địa chỉ theo bản đồ google maps

+ Latlong: Định dạng vĩ độ, kinh độ theo bản đồ google maps

+ XY: Định dạng vị trí toạ độ X (trục X) và toạ độ Y (trục Y) theo một bản đồ dạng hình ảnh cho phép (dạng URL)

- Numeric types: giá trị được biểu diễn trên đồ thị và sử dụng trong các phép tính toán toán học

+ Decimal: Số thực, số có phần thập phân

+ Number: Số nguyên, số không có phần thập phân Giá trị được lưu trữ dưới dạng số nguyên 54 bit, cho phép giá trị từ -2^53 đến 2^53

+ Percent: Giá trị thập phân biểu thị tỷ lệ phần trăm 0% được lưu trữ dưới dạng 0.00 và 100% được lưu trữ dưới dạng 1.00

+ Price: Giá trị tiền tệ

- Show types: kiểu hiển thị dữ liệu ở giao diện người dùng

- Temporal types: giá trị hiển thị theo múi giờ và định dạng hiển thị theo thiết bị người dùng

+ Date: Định dạng ngày, tháng, năm

+ Datetime: Định dạng ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây

+ Duration: Khoảng thời gian được biểu thị bằng số giờ, số phút và số giây

+ Time: Định dạng giờ, phút, giây (không liên quan đến ngày)

- Text types: loại dữ liệu văn bản

+ LongText: Một hoặc nhiều dòng văn bản

+ Name: Giá trị văn bản đại diện cho tên của người hoặc địa điểm

+ Text: Một dòng văn bản duy nhất

- Other types: các loại kiểu dữ liệu khác

+ URL: Địa chỉ của một trang web (hyperlink hoặc display hyperlink)

+ App: Cho phép điều hướng đến một ứng dụng AppSheet khác hoặc đến một chế độ xem khác trong cùng ứng dụng đang mở

+ Ref: Tham chiếu đến dữ liệu theo mối quan hệ giữa các bảng

+ Yes/No: Còn được gọi là kiểu dữ liệu Boolean Ghi nhận một giá trị duy nhất theo cặp Yes/No: hoặc Yes (Có) hoặc No

(Không); hoặc cặp True/ False: hoặc True (Đúng) hoặc False

Các bảng trong hệ thống

- Từ các bảng ở mô hình luận lý, ta thực hiện tạo các bảng (Bảng 5.2.1 và bảng 5.2.2) trong CSDL Google

Sheets, tạo các cột và thiết lập kiểu dữ liệu cột 5 , tạo các ràng buộc, mối quan hệ giữa các bảng và thêm dữ liệu vào bảng.

5 Các cột sẽ phát sinh thêm trong lúc hiện thực hệ thống

Hình 5.4 – Giới thiệu phân mục Data trong Appsheet

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 55 Các tác vụ thiết lập kiểu dữ liệu sẽ thực hiện ở phần Data trong Appsheet (Hình 5.2.3)

Bảng 5.1 – Bảng mô tả dữ liệu (1)

Bảng 5.4 – Dữ liệu mẫu bảng Thông tin Nhân viên

Bảng 5.5 – Dữ liệu mẫu bảng Thông tin Cá nhân

Thực hiện thêm dữ liệu tương tự cho các bảng còn lại

Bảng 5.6 – Dữ liệu mẫu bảng Thông tin Người phụ thuộc

Số hoá thao tác và tự động hoá quy trình

Giải pháp được thiết kế như sau:

- Số hoá thao tác người dùng: Sử dụng giao diện người dùng (UX) của Appsheet để người dùng có thể thao tác nhập liệu trực tiếp vào hệ thống bằng thiết bị điện tử (máy tính/ điện thoại thông minh/ máy tính bảng)

- Tự động hoá các quy trình và luồng công việc dựa trên tài liệu đã được thiết lập: Sử dụng Bot của Appsheet với các chức năng:

+ Email automation: tự động gửi email

+ SMS automation: tư động gửi tin nhắn SMS

+ Notification automation: tự động gửi thông báo

+ File automation: tự động tạo và lưu file

+ Script automation: chạy script theo tích hợp Google Appscript

+ Chat message automation: tự động gửi tin nhắn chat với các nội dung được thiết lập sẵn

+ Templates: tạo và sử dụng các mẫu templates

+ Document processing: tùy chỉnh nội dung bằng cách sử dụng mẫu trong quy trình tự động với các định dạng Google docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel

+ External eventing: gọi API đến các ứng dụng/ dịch vụ bên ngoài Appsheet (kết nối với Telegram/ Zalo, )

Các chức năng này sẽ được thiết lập hoạt động theo lịch trình thời gian biểu hoặc khi kích hoạt một quy trình (gọi chung là Event – sự kiện) (Xem bảng 5.3.1)

Bảng 5.7 – Bảng mô tả các loại sự kiện trong Appsheet

Loại sự kiện (Event type) Kích hoạt bởi sự kiện (triggers)

Thay đổi dữ liệu (Data change) Thêm, sửa hoặc xóa dữ liệu thông qua ứng dụng

Theo lịch trình (Scheduled) Được thiết lập để xảy ra định kỳ vào một thời điểm cụ thể Ứng dụng Google Chat (Google chat app) Tương tác trong ứng dụng Chat, bao gồm tương tác với lệnh chéo trong phòng

Chat hoặc thêm/xóa ứng dụng Chat trong phòng Chat

Google Forms (Beta) Nhận được phản hồi cho biểu mẫu từ Google Forms

Khi các sự kiện được kích hoạt

(triggers) thì Bot automation của Appsheet sẽ hoạt động và tiến hành theo quy trình tự động (process) gồm các bước (step), hành động (action) (Xem hình 5.3.1)

Việc số hoá và tự động hoá quy trình giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, tăng tính tự động, ứng dụng công nghệ cải thiện hiệu quả chung về cả dữ liệu và cách vận hành hệ thống

Hình 5.5 – Hình minh hoạ nội dung bên trong Bot tự động hoá của Appsheet

Bảo mật, phân quyền

Phần phân quyền, bảo mật sẽ được thực hiện kết hợp giữa 2 thành phần: Các văn bản, quy trình, quy định, quyết định,… đã được phổ biến chính thức trong công ty (Hình 5.4.1) và sử dụng hệ thống bảo mật, phân quyền từ các hệ thống công nghệ thông tin triển khai, sử dụng:

- Bảo mật theo phân quyền quản lý domain từ Admin Console: phân quyền, bảo mật thông tin, truy cập, … theo người dùng (user), hoặc ứng dụng (apps), hoặc quy tắc thiết lập (rules),…

- Bảo mật theo phân quyền quản lý tài liệu, truy cập từ Google Workspace: hiệu chỉnh phân quyền theo nhóm chức năng/ folder,… các quyền tạo mới/ tải/ xem/ xoá/ sửa

Hình 5.6 – Hệ thống phân quyền KDI Education

- Bảo mật theo phân quyền trong Appsheet (Hình 5.4.2):

+ Thiết lập/ giới hạn quyền yêu cầu truy cập hệ thống (Require sign-in)

+ Thiết lập/ giới hạn quyền truy cập dữ liệu (Security Filters)

+ Xác thực tên miền: đảm bảo rằng chỉ những người dùng hoặc ứng dụng được ủy quyền mới có thể truy cập tài nguyên hoặc thực hiện hành động liên quan trong hệ thống (Domain Authentication)

+ Thiết lập khác (Options): mã hoá dữ liệu thiết bị, bảo mật hình ảnh, bảo mật truy cập PDF,…

Hình 5.7 – Phân quyền bảo mật (security) trong Appsheet

Giao diện người dùng

Link truy cập hệ thống

- Truy cập browser qua link: http://mis.kdi.edu.vn

- Truy cập điện thoại thông minh/ máy tính bảng: Tải app và truy cập qua link: http://appmis.kdi.edu.vn Đăng nhập

- Người dùng trong KDI Education: sử dụng email công ty

- Người dùng ngoài KDI Education: sử dụng gmail (nếu được phân quyền sử dụng hệ thống)

- Giao diện đăng nhập trên các thiết bị/ máy tính: Tích hợp single sign-on, ghi nhớ đăng nhập của người dùng Hình 5.8 – Giao diện đăng nhập

- View Truy cập, đăng nhập: Xem thông tin chung toàn hệ thống

- View Thông tin cá nhân: Xem thông tin cá nhân người dùng

- View Thông tin nhân viên: Xem thông tin nhân viên

- View Thông tin khách hàng: Xem thông tin khách hàng

- View Thông tin ngân sách : Xem thông tin ngân sách

- View Thông tin vật tư: Xem thông tin vật tư

- View Thông tin nhà cung cấp: Xem thông tin nhà cung cấp

- View Danh sách Kho: Xem thông tin kho

- View Kiểm kê: Xem thông tin kiểm kê

- View Tồn kho: Xem thông tin tồn kho

- View Nhập từ mua mới: Xem thông tin nhập từ mua mới

- View Luân chuyển nội bộ: Xem thông tin xuất nhập nội bộ/ luân chuyển nội bộ

- View Dashboard: xem các biểu đồ hoá dữ liệu

Kế hoạch thực hiện

Dựa trên quy trình Vòng đời phát triển hệ thống (SDLC - System Development Life Cycle) [13], kế hoạch thực hiện giải pháp xây dựng hệ thống quản lý được chia thành các giai đoạn:

- Phân tích hệ thống (System analysis)

- Thiết kế ý tưởng (Conceptual design)

- Thiết kế vật lý (Physical design)

- Triển khai & chuyển giao (Implementation & Conversion)

Kế hoạch thực hiện được chia thành các công việc có thể thực hiện tuần tự hoặc song song Các công việc được thực hiện theo thứ tự sau: phân hệ Quản lý thông tin nhân viên, phân hệ Quản lý thông tin khách hàng, phân hệ Quản lý kho và phân hệ Quản lý ngân sách.

Bảng 5.8 – Bảng Mô tả kế hoạch thiết kế và triển khai giải pháp

Theo bảng kế hoạch 5.6.1 ta thấy, Phân hệ Quản lý Kho với đặc thù cần xử lý số lượng dữ liệu đầu vào nhiều và phức tạp nên yêu cầu nhiều thời gian hơn để thiết kế, phát triển và kiểm thử so với các phân hệ khác Việc xử lý lượng lớn dữ liệu đòi hỏi tối ưu hóa hiệu suất hệ thống và đảm bảo tính chính xác cao, dẫn đến quá trình phát triển tỉ mỉ và tốn nhiều thời gian hơn

Hiện thực và triển khai giải pháp

Hiện thực giải pháp

Từ quy trình đã thống nhất và các kiến trúc, mô hình ở phần thiết kế giải pháp, chúng ta tiến hành hiện thực việc xây dựng hệ thống quản lý vận hành với các công việc:

- Tạo bảng cơ sở dữ liệu (Google Sheets) (Xem hình 6.1.1)

Hình 6.1 – Bảng cơ sở dữ liệu

- Tạo app hệ thống quản lý vận hành MIS (Appsheet) (Xem hình 6.1.2)

Hình 6.2 – Giao diện tạo app

- Thêm bảng vào app (theo mô hình luận lý) (Xem hình 6.1.3)

Hình 6.3 – Giao diện Thêm bảng vào hệ thống

- Thiết lập kiểu dữ liệu (theo mô hình vật lý) (Xem hình 6.1.4)

Hình 6.4 – Thiết lập kiểu dữ liệu (Thực hiện tương tự cho bảng dữ liệu còn lại)

- Thiết lập ràng buộc dữ liệu (theo mô hình ý niệm, mô hình vật lý) (Xem hình 6.1.5)

Hình 6.5 – Thiết lập ràng buộc dữ liệu

Ví dụ định dạng Số điện thoại phải là dạng số, có giá trị < 100.000.000, độ dài 10 kí tự Nếu nhập sai thì sẽ hiện câu thống báo lỗi " Sai định dạng số điện thoại!"

(Thực hiện tương tự cho các ràng buộc còn lại.)

- Thiết lập các nút chức năng (Xem hình 6.1.6)

Hình 6.6 – Thiết lập các nút chức năng theo mô tả tính năng ở phần 4.4.1 (Thực hiện tương tự cho các chức năng, tính năng còn lại theo mục 4.4.1)

- Thiết lập các tác vụ tự động

Ví dụ tác vụ tính tuổi tự động của nhân viên vào lúc 00:00 giờ mỗi ngày Chúng ta sẽ sử dụng kết hợp tác vụ tính toán tự động (Hình 6.1.7) và thực hiện theo lịch của Bot trong phần tự động hoá của Appsheet (Hình 6.1.8 và 6.1.9) Cuối cùng là kiểm thử hoạt động của Bot đã hoạt động đúng chưa (Hình 6.1.10)

Hình 6.7 – Thiết lập tính năng tính toán tuổi tự động

Hình 6.8 – Thiết lập Bot tự động thực hiện tính năng tính tuổi theo lịch trình

Hình 6.9 – Thiết lập các dòng dữ liệu sẽ thay đổi khi tự động tính tuổi nhân viên

Hình 6.10 – Kiểm thử hoạt động của Bot tự động quy trình tính tuổi nhân viên (Thực hiện tương tự cho các chức năng, tính năng còn lại theo mục 4.4.1)

- Thiết lập giao diện người dùng

Thiết lập từng view theo người dùng, chức năng, tính năng Sắp xếp các trường dữ liệu muốn hiển thị và cách thức hiển thị cho người sử dụng (Hình 6.1.11)

Hình 6.11 – Thiết lập giao diện người dùng (Thực hiện tương tự cho các view theo chức năng, tính năng còn lại theo mục 4.4.1)

- Thiết lập phân quyền, bảo mật

Trong Appsheet có các phân quyền, bảo mật theo:

+ Trạng thái dữ liệu (Data Valid)

Khi thiết lập cần thực hiện tuần tự và hạn chế các phân quyền chồng chéo hay mâu thuẫn nhau (Xem hình 6.1.12 và 6.1.13)

Hình 6.12 – Thiết lập phân quyền theo bảng, ràng buộc các dòng và trường dữ liệu

Hình 6.13 – Gán công thức thực hiện phân quyền theo điều kiện (Thực hiện tương tự cho các phân quyền còn lại theo mục 5.4)

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 73 Để có thể deploy được app (mở chia sẻ cho người dùng), hệ thống cần hoàn thành các yêu cầu thiết lập theo chính sách của Appsheet cũng như đảm bảo việc thanh toán/ quản lý các giấy phép người dùng (license) phù hợp (Hình 6.1.14 đến 6.1.18)

Hình 6.14 – Thiết lập deploy app

Hình 6.15 – Các yêu cầu cần đảm bảo hoàn thành để deploy app

Hình 6.16 – Giao diện đủ điều kiện được deploy app

Hình 6.17 – Thông tin hệ thống sau khi được xác thực deployed

Hình 6.18 – Thông tin phiên bản hệ thống sau khi được deploy Để thực hiện đưa hệ thống lên cửa hàng iOS hoặc Android store, KDI Education cần thực hiện thêm các thủ tục đăng kí theo quy định.[14]

Hệ thống sau khi được hoàn thiện sẽ có đầy đủ các tính năng và chức năng như mô tả của phần 4.4.1 Một số hình ảnh hệ thống xây dựng cho riêng đề tài luận văn:

Hình 6.19 – Minh hoạ hệ thống (1)

Hình 6.20 – Minh hoạ hệ thống (2)

Kiểm thử hệ thống là một quá trình quan trọng nhằm đảm bảo rằng hệ thống phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và hoạt động chính xác, hiệu quả Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm:

- Đưa dữ liệu đầu vào và kiểm tra dữ liệu đầu ra: Cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống và kiểm tra xem kết quả đầu ra có chính xác như mong đợi hay không

- Xác định đầu ra mong đợi: Xác định rõ ràng kết quả mong đợi cho từng trường hợp kiểm thử

- Kiểm tra tính hoàn chỉnh của chức năng: Đảm bảo rằng tất cả các chức năng được yêu cầu đều được thực hiện đầy đủ và chính xác

- Kiểm tra tính tương thích: Đảm bảo rằng hệ thống hoạt động chính xác trên các nền tảng và trình duyệt khác nhau

Kiểm thử phi chức năng

- Kiểm thử tải: Đo lường khả năng của hệ thống xử lý đồng thời nhiều người dùng và yêu cầu

- Kiểm thử hiệu suất: Đo lường tốc độ và thời gian phản hồi của hệ thống

- Kiểm thử bảo mật: Đảm bảo rằng hệ thống được bảo vệ khỏi các truy cập trái phép và dữ liệu được bảo mật

- Kiểm thử khả năng sử dụng: Đảm bảo rằng hệ thống dễ sử dụng và dễ hiểu đối với người dùng

Kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT - User Acceptance Testing)

- Cho phép người dùng thực tế sử dụng hệ thống và cung cấp phản hồi

- Xác định các lỗi hoặc vấn đề mà người dùng gặp phải

- Đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng nhu cầu và mong đợi của người dùng

Kiểm thử hệ thống là một quá trình lặp đi lặp lại, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan, bao gồm nhà phát triển, người kiểm thử và người dùng Bằng cách thực hiện kiểm thử hệ thống một cách cẩn thận và đầy đủ có thể đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của người dùng và mang lại giá trị cho doanh nghiệp

6.1.3 Biên soạn tài liệu liên quan Để đảm bảo quá trình triển khai hệ thống diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc biên soạn các tài liệu liên quan đóng vai trò vô cùng quan trọng Các tài liệu này bao gồm:

- Văn bản hướng dẫn sử dụng hệ thống: nội dung bản hướng dẫn gồm:

+ Mục tiêu: Xác định mục đích của hệ thống và lợi ích mang lại cho người dùng + Đối tượng và phạm vi sử dụng: Xác định rõ ràng đối tượng sử dụng hệ thống và phạm vi ứng dụng

+ Chức năng: Mô tả chi tiết các chức năng chính của hệ thống và cách thức hoạt động của từng chức năng

+ Quy trình: Hướng dẫn người dùng từng bước thực hiện các thao tác trên hệ thống để hoàn thành các công việc cụ thể

+ Cách sử dụng: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng từng tính năng của hệ thống, bao gồm cả các phím tắt và mẹo sử dụng

- Video hướng dẫn: Bổ sung cho văn bản hướng dẫn sử dụng bằng hình ảnh và video trực quan, giúp người dùng dễ dàng hiểu và làm theo

+ Xác định đối tượng tham gia đào tạo, nội dung đào tạo và phương pháp đào tạo phù hợp

+ Lập kế hoạch chi tiết cho từng buổi đào tạo, bao gồm thời gian, địa điểm, tài liệu đào tạo và người hướng dẫn

+ Chuẩn bị các bài kiểm tra đánh giá để đảm bảo người học đã nắm được kiến thức và kỹ năng cần thiết

Bằng cách biên soạn đầy đủ và chi tiết các tài liệu liên quan có thể đảm bảo người dùng có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và tối ưu hóa lợi ích mà hệ thống mang lại, giúp việc hiện thực và triển khai giải pháp được hiệu quả.

Triển khai giải pháp

6.2.1 Triển khai quy mô nhỏ

Triển khai qui mô nhóm nhỏ là cách đánh giá hiệu quả và khả năng thích ứng của giải pháp hệ thống quản lý vận hành tại KDI Education trước khi triển khai toàn diện Lộ trình triển khai giải pháp đã và đang theo đúng bảng kế hoạch ở mục 5.6 như sau:

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Nội vụ (Nhân sự) và các phụ trách admin ở chi nhánh + Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý thông tin nhân viên + Quy trình áp dụng: Quy trình Tạo mới thông tin nhân viên

+ Mục tiêu: Tiếp nhận, tổng phản hồi góp ý, điều chỉnh ứng dụng

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, nhóm triển khai vận hành các chi nhánh

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý thông tin khách hàng + Quy trình áp dụng: Quy trình Tạo mới thông tin khách hàng, tự động hoá quy trình thông tin khách hàng giữa các phòng ban và hỗ trợ phân tích dữ liệu khách hàng + Mục tiêu: Tiết kiệm thời gian cho các tác vụ nhập liệu và truyền tin thủ công, thay thế bằng các thao tác tương tác trực tiếp với hệ thống và hệ thống ghi nhận tự động chuyển thông tin đến các phòng ban, đối tượng thực hiện liên quan

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Mua sắm đấu thầu, Phòng Tài chính Kế toán, Quản lý kho, quản lý vận hành các chi nhánh và ban Kiểm soát nội bộ

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý Kho vật tư

+ Quy trình áp dụng: Quy trình quản lý Kho, Quản lý nhập kho, xuất kho, tồn kho vật tư, tự động hóa quy trình kiểm kê, theo dõi số lượng và giá trị vật tư, cũng như việc hỗ trợ lập báo cáo, phân tích dữ liệu về tình hình quản lý kho vật tư

+ Mục tiêu: Quản lý kho bằng hệ thống theo dõi, giảm thiểu các tác vụ thủ công, kiểm soát thất thoát và truy vết được lịch sử sử dụng vật tư toàn công ty

(Do tính chất phức tạp và đòi hỏi sự thống nhất cao giữa các chi nhánh, việc triển khai phân hệ quản lý kho tốn nhiều thời gian hơn so với các phân hệ khác Đây là nội dung được mong đợi thay đổi nhất trong năm tài chính 2023-2024 của KDI Education)

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Tài chính kế toán và Ban Giám đốc, nhóm quản lý cấp cao các chi nhánh

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý Ngân sách

+ Quy trình áp dụng: Quy trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách cho từng phòng ban, chi nhánh, theo dõi và kiểm soát chi tiêu ngân sách

+ Mục tiêu: Thay thế được cách quản lý và ghi nhận ngân sách thủ công hiện tại

(Do đặc thù theo năm học của ngành giáo dục, việc chuyển giao hệ thống và ứng dụng công nghệ mới chỉ phù hợp thực hiện trong giai đoạn này để chuẩn bị cho năm tài chính tiếp theo)

6.2.2 Triển khai quy mô công ty

Chuyển đổi số là việc mang tính toàn diện, cần thực hiện đồng bộ ở phương diện cả công ty Tiếp theo sự hiệu quả của việc triển khai hệ thống giải pháp quản lý vận hành ở qui mô nhóm nhỏ, triển khai toàn diện quy mô toàn công ty là việc cần thực hiện tiếp theo

Kế hoạch triển khai vẫn đã và đang theo đúng tiến bộ kế hoạch ở mục 5.6 Cụ thể như sau:

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Nội vụ (Nhân sự) và các bạn phụ trách admin ở chi nhánh

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý thông tin nhân viên + Mục đích mong đợi đạt được: Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân viên, đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ dữ liệu toàn công ty, ở tất cả các phòng ban

+ Mục tiêu hành động kế tiếp: Tiếp tục thảo luận về Quy trình đánh giá nhân viên và đưa vào hệ thống nâng cấp ở giai đoạn tiếp theo

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, nhóm triển khai vận hành các chi nhánh

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý thông tin khách hàng + Mục đích mong đợi đạt được: Hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin khách hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng và thu thập dữ liệu kinh doanh có giá trị

+ Mục tiêu hành động kế tiếp: Thực hiện ghi nhận doanh thu theo khách hàng trên hệ thống quản lý khách hàng và tự động hoá các quy trình ký hợp đồng, nghiệm thu

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Mua sắm đấu thầu, Phòng Tài chính Kế toán, Quản lý kho, quản lý vận hành các chi nhánh và ban Kiểm soát nội bộ

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý Kho vật tư

+ Mục đích mong đợi đạt được: Hoàn thiện hệ thống quản lý kho toàn diện trong công ty, 100% việc xuất nhập vật tư được theo dõi về số liệu sổ sách kế toán và hệ thống ghi nhận thực tế

+ Mục tiêu hành động kế tiếp: Từ dữ liệu kho tổng hợp được sẽ tiến hành lập kế hoạch và quản lý ngân sách cho từng phòng ban, chi nhánh Siết chặt chi phí vật tư và tận dụng giá trị tồn kho Theo dõi ghi nhận chi phí vật tư thực tế mỗi khách hàng sử dụng từ đó đánh giá mức độ hiệu quả triển khai ở từng nhóm đối tượng khách hàng, đề xuất các chính sách phù hợp

+ Đối tượng tiếp nhận: Phòng Tài chính kế toán và Ban Giám đốc, nhóm quản lý cấp cao các chi nhánh

+ Ứng dụng triển khai: Hệ thống vận hành phân hệ Quản lý Ngân sách

Đánh giá độ hiệu quả của giải pháp

Đánh giá tổng quan

Trong việc đánh giá tổng quan độ hiệu quả của giải pháp thực hiện, tiến hành phân tích ưu điểm và nhìn nhận những điểm cần thiện để có cái nhìn khách quan là việc cần làm Ưu điểm hiện tại về giải pháp

- Chuyển đổi từ thao tác thủ công sang quy trình tự động:

+ Loại bỏ các tác vụ thủ công mang tính lặp lại, giảm gánh nặng cho nhân viên + Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí

+ Giảm sai sót do con người gây ra, nâng cao độ chính xác, nhất quán quy trình

- Quản lý và sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn:

+ Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy cập và quản lý

+ Định dạng dữ liệu được chuẩn hóa, đảm bảo tính thống nhất và chính xác

+ Dễ dàng phân tích dữ liệu để tạo thông tin chi tiết có giá trị cho việc ra quyết định

- Nâng cao khả năng ra quyết định:

+ Các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu và thông tin chi tiết thực tế, thay vì chỉ dựa trên trực giác hoặc kinh nghiệm

+ Quyết định sáng suốt hơn, dẫn đến hiệu quả hoạt động cao hơn, lợi nhuận tốt hơn + Giảm thiểu rủi ro và sai sót trong việc ra quyết định

- Tăng cường bảo mật, an toàn và quản trị:

+ Dữ liệu được bảo vệ an toàn khỏi truy cập trái phép, sửa đổi hoặc xóa

+ Việc tuân thủ các yêu cầu quy định được đảm bảo

+ Nâng cao niềm tin của khách hàng, nhân viên nội bộ và đối tác vào tổ chức Điểm cần cải thiện tự đánh giá

- Mở rộng hơn phạm vi tự động hóa:

+ Cần tự động hóa thêm nhiều quy trình thủ công để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động hơn nữa

+ Tích hợp các hệ thống hoặc cách làm khác nhau để tạo ra quy trình liền mạch và thống nhất với những quy trình mang tính phức tạp hoặc cần linh hoạt thay đổi

+ Sử dụng trí tuệ nhân tạo và các mô hình dự đoán, máy học để nâng cao khả năng tự động hóa và ra quyết định

- Phát triển các phân tích dữ liệu tiên tiến:

+ Cần áp dụng các kỹ thuật phân tích dữ liệu tiên tiến hơn để trích xuất thông tin chi tiết sâu sắc hơn từ dữ liệu

+ Sử dụng máy học và trí tuệ nhân tạo để dự đoán xu hướng và đưa ra các khuyến nghị hành động

+ Phân tích sâu và biến dữ liệu thành tri thức chiến lược để tạo ra lợi thế cạnh tranh

- Nâng cao nhận thức về dữ liệu toàn diện:

+ Thúc đẩy nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của dữ liệu và cách sử dụng dữ liệu hiệu quả

+ Đào tạo nhân viên về các kỹ năng phân tích dữ liệu và sử dụng công cụ dữ liệu + Kết hợp xây dựng các chính sách nội bộ công ty khuyến khích văn hóa dữ liệu trong tổ chức.

Đánh giá theo thang đo định tính

Sau khi hiện thực và triển khai giải pháp, ta tiến hành đánh giá độ hiệu quả so với ước tính ban đầu Kết quả thực hiện bài toán mục tiêu đặt ra ở phần phân tích hiện trạng mục 3.5 được tổng hợp như sau:

Bảng 7.1 – Đánh giá theo thang đo định tính

Mục tiêu Dự đoán mong đợi Thực tế thực hiện

Tối ưu 10% chi phí vận hành (Phân hệ kho và quản lý ngân sách)

Phân hệ Quản lý ngân sách theo kế hoạch tháng 6/2024 mới triển khai nên hiện tại chỉ đạt 50% mức độ hiện thực phân hệ Quản lý kho Trong quá trình thực hiện, có mục QT đặt vật tư được cải tiến và số hoá để tối ưu việc sử dụng số lượng tồn kho, luân chuyển nội bộ, nhìn chung kết quả đã giảm được chi phí mua sắm đáng kể so với trước khi sử dụng hệ thống

=>Kết quả thực tế đạt 50% khả năng thực hiện so với mục tiêu ban đầu tính đến thời điểm hiện tại (tháng 5/2024) Xem hình 7.2.1 các nguyên nhân khách quan

Giảm 30%-50% thời gian làm việc của nhân viên

Kết quả thực tế ban đầu khả quan đạt

>90% (chi tiết số liệu từ kết quả thực hiện khảo sát ở mục 7.3 minh chứng)

Hoàn thành dự án và xây dựng, đóng gói hệ thống quản lý vận hành

Kết quả thực tế đạt 70% (còn phân hệ

Quản lý ngân sách chưa chính thức triển khai, nhưng vẫn đúng kế hoạch và tiến độ thực hiện)

Hình 7.1 – Mô hình xương cá nguyên nhân khách quan kết quả hiện thực giải pháp

Trong quá trình thực hiện việc xây dựng và triển khai hệ thống theo nhu cầu đã được khảo sát tổng hợp, các phòng ban có nhu cầu phát sinh ngoài kế hoạch và việc xử lý dữ liệu ở phân hệ Quản lý Kho tốn thêm nhiều thời gian cũng có ảnh hưởng ít nhiều đến tổng quan dự án, tuy nhiên hiện vẫn đang trong thời gian thực hiện dự án chuyển đổi số của KDI Education (tháng 02/2023 đến hết tháng 08/2024) nên trên đây là kết quả tham khảo cho việc triển khai tính đến hiện tại Kết quả thực tế có thể sẽ có những thay đổi ở những tháng cận kề thời điểm kết thúc dự án (tháng 8/2024).

Đánh giá theo thang đo định lượng

- Đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống (Trước và Sau khi sử dụng)

- Đánh giá nhu cầu sử dụng hệ thống

- Khảo sát với bảng câu hỏi cho từng phòng ban Đối tượng

- Bộ phận/ Phòng ban Nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D)

- Bộ phận/ Phòng ban Trung tâm đào tạo

- Bộ phận/ Phòng ban Kinh doanh

- Bộ phận/ Phòng ban Vận hành sản phẩm

- Bộ phận/ Phòng ban Kho

- Bộ phận/ Phòng ban Nội vụ (Nhân sự)

- Bộ phận/ Phòng ban Tài chính kế toán

- 3 đợt: Tháng 10/2023, tháng 3/2024 và tháng 8/2024 (đợt cuối sẽ thêm phần so sánh hiệu quả ngân sách sử dụng)

- Mỗi đợt sẽ chia nhóm khảo sát tương ứng phần triển khai theo phân hệ hệ thống

- Thời gian thực hiện khảo sát mỗi đợt là 07 (bảy) ngày

- Đánh giá mức độ và thời gian giải quyết nhu cầu công việc

- Đánh giá nhu cầu cải tiến

- Đánh giá tính chính xác

- Đánh giá tính bảo mật/ phân quyền

- Đánh giá giao diện & tiện ích

Nội dung bộ câu hỏi 6

Kết quả khảo sát (Xem Bảng 7.3.1)

Nhìn chung ta thấy, kết quả thu về có sự khả năng về mức độ hiệu quả của việc triển khai hệ thống Sự thay đổi rõ rệt nhất là thời gian thực hiện các tác vụ thủ công khi chuyển thành tương tác với hệ thống được rút ngắn đáng kể so với thời khi chưa triển khai hệ thống

6 Đính kèm ở Phần phụ lục2

Bảng 7.2 – Kết quả đánh giá theo thang đo định lượng

Kế hoạch điều chỉnh, cải tiến

Kế hoạch hành động để cải thiện hơn nữa về mức độ hiệu quả của việc triển khai giải pháp:

- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống, đặc biệt là 2 phân hệ Quản lý kho và Quản lý ngân sách Triển khai xây dựng phân hệ Quản lý ngân sách và theo dõi, đảm bảo tiến độ tổng dự án theo đúng thời gian kế hoạch thực hiện đã nêu (Mục 5.6)

- Cập nhật, điều chỉnh hoặc thêm các tính năng ở 2 phân hệ đã hoàn tất triển khai là Quản lý Thông tin nhân viên và khách hàng

- Thực hiện các mục tiêu hành động tiếp theo của các phân hệ theo nội dung mục 6.2.2

- Có kế hoạch dự phòng tuyển dụng nhân sự thời vụ kịp thời hỗ trợ việc xây dựng hệ thống, đảm bảo tiến độ dự án

Tổng kết

Khuyến nghị trước và sau khi triển khai giải pháp

Việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại KDI Education, cụ thể là việc ứng dụng triển khai giải pháp công nghệ vào công ty là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện bài bản Để đảm bảo thành công cho dự án, cần có những khuyến nghị cụ thể cho cả giai đoạn trước và sau khi triển khai

8.1.1 Trước khi triển khai giải pháp

Trước khi triển khai, cần chú trọng vào việc chuẩn bị nguồn nhân lực, đảm bảo sự lãnh đạo và phối hợp giữa các phòng ban, cũng như chuẩn bị tâm lý cho sự thay đổi cho tất cả nhân sự trong công ty Chi tiết bao gồm:

Chuẩn bị nguồn nhân lực (Yêu cầu năng lực)

- Tư duy hệ thống: Nhìn nhận tổng thể hệ thống, hiểu rõ mối liên hệ giữa các thành phần và tác động của từng thay đổi

- Kiến thức kỹ thuật: Nắm vững kiến thức về giải pháp công nghệ, hệ thống hiện có và các quy trình liên quan

- Tinh thần đổi mới: Sẵn sàng tiếp thu và ứng dụng công nghệ mới, không ngại khó khăn và thử thách

- Khả năng thích nghi: Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch và phương án triển khai theo thực tế

- Tính trách nhiệm: Cam kết hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ và chất lượng triển khai Đào tạo và bồi dưỡng tri thức cho đội ngũ triển khai

- Cập nhật kiến thức về công nghệ mới nhất

- Nâng cao kỹ năng sử dụng giải pháp công nghệ

- Rèn luyện tư duy hệ thống và khả năng giải quyết vấn đề

- Trau dồi kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

Sự lãnh đạo từ trên xuống (Top-down)

- Ban lãnh đạo cần thể hiện cam kết và quyết tâm triển khai giải pháp công nghệ

- Giao quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các bộ phận liên quan

- Cung cấp nguồn lực và tài lực cần thiết cho việc triển khai

Sự phối hợp liên bộ phận

- Các bộ phận liên quan cần phối hợp chặt chẽ trong suốt quá trình triển khai

- Xác định đầu mối liên hệ tại mỗi bộ phận để đảm bảo các thông tin được trao đổi chính thống

- Giải quyết các mâu thuẫn và bất đồng một cách hiệu quả nếu có

Chuẩn bị tâm lý cho sự thay đổi trong và ngoài tổ chức

- Nhận thức vai trò của công nghệ:

+ Giải thích rõ ràng lợi ích của việc ứng dụng công nghệ đối với tổ chức và cá nhân + Giúp nhân viên hiểu cách thức hoạt động của giải pháp công nghệ mới

+ Đào tạo nhân viên sử dụng giải pháp công nghệ hiệu quả

- Hỗ trợ nhân viên thích nghi:

+ Cung cấp các tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết

+ Tổ chức các buổi tập huấn và hội thảo để giải đáp thắc mắc của nhân viên

+ Khuyến khích nhân viên chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau

8.1.2 Sau khi triển khai giải pháp

Sau khi triển khai, cần tập trung vào việc hoàn thiện quy trình, thay đổi tư duy và động viên nhân viên, đồng thời đánh giá hiệu quả và bảo trì công nghệ/ hệ thống Cụ thể: Quy trình

- Ban hành các văn bản chính thức thống nhất quy trình triển khai toàn công ty

- Các quy trình đã chính thống cần rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu

- Quy trình cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với thực tế

Con người (cải tiến, thay đổi tư duy)

+ Giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ + Khuyến khích nhân viên tư duy sáng tạo và đổi mới, phát triển bản thân

+ Tạo động lực, môi trường làm việc khuyến khích học hỏi và chia sẻ kiến thức + Có chính sách khen thưởng, động viên, khích lệ và khuyến khích những nhân viên có thành tích tốt trong việc ứng dụng công nghệ

- Triển khai đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống sau khi triển khai

- Xác định những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến

- Có kế hoạch điều chỉnh và nâng cấp hệ thống khi cần thiết

- Có kế hoạch cập nhật thường xuyên bảo trì hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định

- Cập nhật hệ thống với các phiên bản mới nhất để nâng cao hiệu quả và tính năng Tóm lại, việc triển khai giải pháp công nghệ cần được thực hiện một cách bài bản và khoa học Cần có sự tham gia và hỗ trợ của tất cả các bộ phận liên quan và phải được theo dõi, đánh giá hiệu quả triển khai để có những điều chỉnh phù hợp Điều quan trọng khi ứng dụng công nghệ, hệ thống thông tin quản lý, cần lưu ý việc không nhất thiết phải luôn chọn sử dụng các công nghệ xịn, đắt tiền Công nghệ lựa chọn phải là công nghệ phù hợp với

SVTH: Hoàng Đức Thục Trinh (2170515) 88 bài toán cần giải ở công ty triển khai giải pháp công nghệ Công nghệ lựa chọn cần Phù hợp với định hướng giải pháp, nguồn lực triển khai, tài lực công ty và thời gian thực hiện.

Nhận xét thực tiễn từ doanh nghiệp triển khai giải pháp

Hình 8.1 – Nhận xét thực tiễn và xác nhận từ Ban lãnh đạo công ty

Hướng phát triển

Nâng cấp hạ tầng: Chuyển đổi từ Google Workspace sang Google Cloud Platform

- Giải quyết vấn đề giới hạn lưu trữ và bảo trì server vật lý

- Tăng cường phân quyền truy cập và bảo mật dữ liệu

Nâng cấp cơ sở dữ liệu: Chuyển từ Google Sheets sang Google Cloud SQL

- Giải quyết vấn đề giới hạn số lượng dữ liệu (trên 1 triệu ô)

- Tận dụng kiến trúc kho dữ liệu và các dịch vụ của Google Cloud

- Đảm bảo tính ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng cho hệ thống, đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng cao

Phát triển tính năng nâng cao

- Tích hợp các công nghệ tiên tiến:

+ Gemini: Ứng dụng Gemini vào Google Workspace, nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt và hiệu quả hơn

+ Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine learning): Tự động hóa các tác vụ thủ công, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động Ứng dụng Google

AI đã được tích hợp sẵn trong Appsheet là OCR (tự động nhận diện hình và chuyển thành chữ - Optical Character Recognition), voice assistant khi quick search (Trợ lý giọng nói khi tìm kiếm nhanh)

+ Mô hình dự đoán (Prediction model) trong Appsheet: Dự đoán xu hướng, nhu cầu và hành vi của khách hàng, hỗ trợ ra quyết định chiến lược và phát triển sản phẩm/dịch vụ phù hợp

+ Phân vùng dữ liệu (Partition) trong Appsheet Enterprise: Cải thiện hiệu suất truy vấn dữ liệu, đảm bảo bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu

+ Deploy app lên iOS và tích hợp với Zalo: Mở rộng kênh giao tiếp và hỗ trợ khách hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và nhân viên nội bộ

- Tối ưu hóa quản trị với Appsheet Admin Console:

+ Quản trị người dùng, người tạo ứng dụng trong tổ chức

+ Nâng cao khả năng quản lý và vận hành hệ thống, giúp quản trị viên dễ dàng theo dõi, giám sát và điều chỉnh hệ thống

+ Tự động hóa các tác vụ quản trị, tiết kiệm thời gian và công sức

+ Cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về hiệu suất hệ thống, giúp đưa ra quyết định cải tiến hiệu quả

Nâng cao năng lực nhân sự

- Tài trợ cho nhân viên đạt chứng nhận đào tạo chứng chỉ Appsheet quốc tế: Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, giúp họ sử dụng hiệu quả các tính năng nâng cao của hệ thống

- Khuyến khích nhân viên luôn cập nhật kiến thức và công nghệ tiên tiến: Giúp nhân viên hiểu biết và ứng dụng hiệu quả các công nghệ mới nhưng phải phù hợp vào hệ thống chung trong công ty

- Ứng dụng so sánh thêm hiện tại và hướng phát triển với các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế như

+ So sánh mức độ hiệu quả các quy trình xây mới và cải tiến với tiêu chuẩn ISO

+ Thiết lập/ ban hành quy định về an toàn hệ thống thông tin điện tử theo chuẩn ISO 27001/ GDPR/ Luật an ninh mạng Việt Nam,…

+ So sánh mức độ chuyển đổi số với hệ quy chiếu theo mô hình Data Maturity của Dell hoặc Gartner, v…v…

Thương mại hóa giải pháp

- Đóng gói hệ thống thành một giải pháp hoàn chỉnh, cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai cho các doanh nghiệp giáo dục khác

- Nhấn mạnh vào tính hiệu quả, chi phí thấp và tiết kiệm thời gian của giải pháp.

Kết luận

Nghiên cứu này đã đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại doanh nghiệp giáo dục, cụ thể là xây dựng hệ thống quản lý vận hành mạnh mẽ, linh hoạt, an toàn và tiết kiệm chi phí cho KDI Education Giải pháp này mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng cường khả năng cạnh tranh và giải quyết các bài toán quản lý một cách hiệu quả Tuy nhiên, để triển khai giải pháp thành công, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng như: sự đồng thuận của lãnh đạo, lộ trình phát triển chi tiết, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và theo dõi, đánh giá hiệu quả sau khi triển khai

Do tính bảo mật, hệ thống MIS trong luận văn là hệ thống mô phỏng so với hệ thống thực tế của KDI Education triển khai và dữ liệu đã được thay đổi

Tiêu đề	Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ chuyển đổi số tại một công ty giáo dục
Tác giả	Hoàng Đức Thục Trinh
Người hướng dẫn	TS. Phan Trọng Nhân
Trường học	Đại học Quốc gia TP. HCM
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin quản lý
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2024
Thành phố	TP. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	108
Dung lượng	8,43 MB